Сфери застосування інформаційних систем та їх використання в зовнішньоекономічній діяльності

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

Сфери застосування інформаційних систем та їх використання в зовнішньоекономічній діяльності

Основні характеристики інформації та інформаційні системи зовнішньоекономічної діяльності

Чільне місце в системі інформаційної економіки відводиться джерелу знань. Об'єкт, в якому виникає інформація, є джерелом інформації. Через засоби матеріального носія інформація передається її користувачеві, що й визначає її цінність щодо цільового наступного використання. Наявність джерела і користувача інформації визначає цикл життя інформації, в якому головними є такі процеси, як зародження, перетворення, передача, збереження, використання і знищення (рис. 2.1). У даному разі йдеться не про знищення інформації у прямому розумінні цього слова.

Рис. 2.1. Цикл життя інформації

Після завершення функціонування інформація не зникає безслідно, а ще продовжує діяти. Американський учений Норберт Вінер довів, що, на відміну від використаного ресурсу, використана інформація має властивість не зникати, навпаки, поширюючись, вона підвищує свої якість і значення [17].

На всіх цих етапах існування інформації можна виділити деякі важливі спільні для неї особливості. Розглянемо їх сутність з погляду прийняття рішень.

Основна характеристика інформації -- це її цільове призначення. В управлінських системах цільовими різновидами використання інформації є: створення нових цільових концепцій, постановка проблем, визначення методів вирішення проблем, прийняття рішень, виявлення та аналіз ситуацій.

Цінність інформації для прийняття рішень визначається в основному двома чинниками: 1) цінністю самого рішення, для прийняття якого використовується інформація, та очікуваними результатами його реалізації; 2) ступенем впливу інформації на прийняття рішення; цей показник неможливо розрахувати формально, оскільки він залежить від певного користувача та конкретного випадку використання інформації.

Цінність інформації є залежною від способу і швидкості її передачі, своєчасності і низки інших характеристик, таких як достовірність, надійність тощо. Зміна цінності інформації в часі може відбуватися стрибкоподібно у тому разі, коли існує критичний термін ухвалення рішення, для якого вона призначена, або поступово. В останньому випадку цей процес називають "старінням інформації".

Для передачі й відтворення інформації істотне значення має її обсяг. Залежність між обсягом повідомлень і цінністю інформації зазвичай має нелінійний характер -- цінність зростає повільніше, аніж обсяг. Проте іноді стисле повідомлення з однієї-двох фраз має несумірно більшу цінність, ніж текст, викладений на багатьох сторінках. Водночас одне й те саме повідомлення одному одержувачеві може давати багато інформації, а для іншого -- мало, або воно може бути позбавлено будь-якого сенсу.

До основних критеріїв цінності інформації належать:

- повнота інформації, що означає наявність у ній усіх тих значень параметрів щодо певного об'єкта, які є істотними з погляду розв'язування задачі;

- надійність інформації. Цей критерій залежить скоріше від технічних можливостей джерел, засобів передачі й обробки інформації. Надійність визначає наявність помилок у даних;

- достовірність інформації характеризує ступінь її відповідності тому процесу чи об'єктові, який вона відображає. Інформація, будучи достовірною і надійною, може бути не повною; або повною, але не достовірною і т. п.;

- надмірність інформації: під нею розуміють збільшення обсягу повідомлення без зростання його інформативної цінності. Проте надмірність істотно важлива для підвищення достовірності і надійності інформації, тому що вона дозволяє виявити, а в разі значної надмірності і виправити помилки, що є в даних;

- швидкість передачі й обробки. Швидкодія технічних систем визначається обсягом даних, оброблюваних або переданих за одиницю часу. Висока швидкодія необхідна для динамічних систем, з якими управляються в реальному масштабі часу;

- періодичність передачі або прийому інформації. Періодичність істотно пов'язана з її цінністю. Нерідко інформація про незначні зміни в стані відображуваного об'єкта має низьку цінність, хоча й обходиться дорожче. Водночас дуже нечасті повідомлення, що не дозволяють ефективно управляти системою, не мають великої цінності з погляду вирішення завдань управління.

Інформація потребує витрат на її одержання, передачу й обробку в місці приймання. Тому перед тим, як організувати збір, передачу й обробку інформації, необхідно переконатися, що вартість інформації не перевищує її цінності.

Обсяг необхідної і достатньої інформації істотно залежить від динамічних властивостей контрольованого параметра. Ряд параметрів залишається незмінним у часі, як, наприклад, відстань між населеними пунктами тощо. Інші параметри можна вважати умовно постійними: це, зокрема, вартість сировини, розклад рейсів та ін. Постійні й умовно постійні параметри, до яких відносять не мінливі протягом трьох-чотирьох циклів прийняття рішень, не потребують систематичного й частого відновлення значень і їх передачі. Необхідно лише забезпечити їх надійне збереження і зрідка контролювати правильність. Проте будь-які зміни значень постійних та умовно постійних параметрів необхідно відразу доводити до відома всіх користувачів -- як людей, так і відповідних програм, що використовують ці дані.

Визначаючи обсяги необхідної й достатньої інформації для параметрів, що змінюються від циклу до циклу прийняття рішень, потрібно вдаватися до більш складних методів. Насамперед, слід з'ясувати, що розуміється під істотною зміною значення параметра. До таких відносять зміни, якими не можна знехтувати з погляду ухвалення рішення. Вихідним для розв'язання цієї задачі є визначення допустимого відхилення процесу управління. Потім, застосовуючи модель процесу, встановлюють, яким відхиленням на виході відгукується зміна параметра на вході.

Можна вважати, що доцільним є вибір однієї з нижчезазначених стратегій управління:

Стратегія 1. Рішення про вплив на управлінський процес приймається через рівні проміжки часу, обумовлені середніми характеристиками зміни вхідних і вихідних параметрів.

Стратегія 2. Рішення приймається щоразу, коли відхилення системи управління від прийнятого перевищує допустиме.

Стратегія 3. Рішення приймається щоразу, коли зміна значення контрольованого параметра стає істотною.

Стратегія 4. Рішення приймається після кількох повідомлень про істотне відхилення контрольованого параметра.

Для стратегій 1 і 4 обсяг необхідної і достатньої інформації визначається частотою й обсягом повідомлень про зміни вхідних і вихідних параметрів. Частота контролю вибирається так, щоб істотні відхилення не могли бути пропущені.

Обсяг необхідної і достатньої інформації для стратегій 2 і 3 залежить від динамічних показників керованої системи та контрольованих вхідних параметрів, що обумовлюють частоту появи істотних відхилень. При цьому слід враховувати вартість одержання інформації про відхилення й можливі втрати через відсутність інформації чи внаслідок її невірогідності.

На використання інформації в процесі прийняття рішень впливає характер розв'язуваних задач, обумовлений багаторівневою структурою управління. Охарактеризуємо ці рівні:

На першому рівні відбувається збір первинних даних. На ньому забезпечується виявлення і реєстрація повідомлень про показники і процеси, що характеризують функціонування об'єкта.

На другому рівні групують і підсумовують первинні дані в різних розрізах з метою одержання більш узагальнених показників. При цьому усувається структурна і статистична надмірність шляхом урахування вірогідних характеристик повідомлень. Результати обробки подають у вигляді різного роду зведень, рапортів, звітів.

На третьому рівні забезпечується виокремлення інформації, необхідної для вирішення завдань управління.

Обробка інформації за допомогою ЕОМ на більш високих рівнях полягає в підготовці варіантів можливих рішень. Прийняття остаточного рішення -- це завжди прерогатива керівника.

Розгляд ієрархії системи управління дозволяє дійти таких висновків:

- усі рівні обробки інформації орієнтовані на того, хто приймає рішення;

- автоматизація перших трьох рівнів обробки інформації в процесах управління відповідає структурній побудові автоматизованої інформаційної системи;

- під час формування автоматизованих інформаційних систем часто недооцінюється той факт, що ефективність системи суттєво залежить від наявності в ній інформаційного фільтра, який відповідає третьому рівню обробки інформації;

- систему управління не можна автоматизувати без автоматизації інформаційної системи.

Потоки інформації, що надходять від нижчих рівнів управління до вищих, являють собою практично ті ж самі відомості, які лише узагальнюються в міру просування до верхніх рівнів управління. Звідси випливає потреба агрегації інформації.

У міру передачі інформації від вузлів системи нижчого до вузлів вищого рівня відбувається інтеграція, стискування інформації. Абсолютна кількість інформації, що виходить з аналізованого вузла управління, зменшується порівняно з сумарною кількістю інформації, що до нього входить.

Іншими словами, під час передачі інформації "уверх" по ієрархії вузли системи управління виконують роль споживачів частини інформації, а в разі прямування розпорядницької інформації "униз" вузли системи є генераторами додаткової інформації.

Ступінь інтеграції інформації або, навпаки, "розмноження" можна характеризувати коефіцієнтом В, що визначається згідно з формулою:

В = А / С,

де А -- кількість інформації, яка виходить із вузла системи (число показників або трудомісткість обробки);

С -- кількість інформації, що входить у вузол системи (число показників або трудомісткість обробки).

Для інформації, призначеної для ознайомлення, зазвичай В менше або дорівнює 1, для розпорядницької -- В більше або дорівнює 1.

Відфільтрована й у разі потреби агрегована інформація може бути стиснута (згорнута). Операція стискування (згортання) інформації передбачає, що в результаті деякого перетворення якомусь повідомленню ставиться у відповідність більш стисле. Сутність всякого стискування інформації полягає в усуненні надмірності, наявної у вихідному повідомленні. Надмірність характеризує зайву довжину повідомлення, складеного із символів даного алфавіту порівняно з мінімальною довжиною, необхідною для передачі даної інформації.

У теорії інформації однією із найважливіших є теорема про усунення надмірності в повідомленнях, що передаються. Така надмірність може бути усунута кодуванням, тобто однозначним перетворенням однієї вихідної послідовності символів в іншу з тим або іншим алфавітом. При цьому повідомленням, які часто зустрічаються, варто ставити у відповідність більш короткі кодові комбінації, а повідомленням, що рідко зустрічаються, більш довгі.

Подання повідомлень словами різної довжини установилося й у природній мові. Так, найкоротшими є найуживаніші слова -- "я", "так", "дай", "пити", "їсти". Довгими словами позначаються поняття, які рідко зустрічаються в повсякденній мові, це "електрифікація", "порозуміння", "протиприродність". Більш того, коли яке-небудь слово або словосполучення починає зустрічатися частіше, ми використовуємо їхні скорочення -- "міськрада", "вуз", "облстат".

Можна запропонувати певну класифікацію різновидів способу стискування інформації.

За видом елемента, на основі якого здійснюється стискування, слід розрізняти:

- побуквене стискування;

- словесне стискування;

- стискування словосполучень, фраз;

- стискування текстів.

За характером операції стискування інформації:

- у разі побуквенного стискування повідомлень -- оптимальне нерівномірне кодування символів алфавіту, укорочення допустимої для даного алфавіту довжини кодової комбінації символу;

- у разі словесного стискування слів, а також стискування словосполучень і фраз -- абревіатура, усунення деяких символів у повідомленні природною мовою, заміна даного повідомлення відповідним більш коротким, обчислення ідентифікатора або адреси вихідного повідомлення за його вихідним записом або поданням;

- у разі стискування текстів -- більш щільне упаковування інформації, записаної в пам'яті, бібліографічний опис, анотування, реферування, індексація.

За характером взаємозв'язку елементів інформації в процесі стискування:

- автономне стискування;

- стискування з урахуванням взаємозв'язку інформаційних елементів. Оскільки економічна інформація являє собою велику розмаїтість

економічних процесів, розглянемо її на таких рівнях:

- синтаксичному;

- семантичному;

- прагматичному.

Синтаксичний рівень дає можливість абстрагуватися від значеннєвого змісту і ступеня корисності інформації та розглядати відношення між знаками системи економічних даних, а також характер цих відношень. На цьому рівні встановлюються правила побудови певних груп даних, документів, інформаційних утворень тощо.

На семантичному рівні аналізуються значеннєві характеристики інформації з метою усунення багатозначності висловлювань, виявлення в останніх синонімії, омонімії тощо.

На прагматичному рівні розглядаються категорії корисності і цінності інформації для споживача даних, частота використання семантичних одиниць у вирішенні конкретних управлінських задач, а також оцінюються вартість одержання інформації і трудомісткість її обробки.

Економічну інформацію можна класифікувати за такими ознаками, як функція управління, ступінь участі в обробці, ступінь її сталості, структурний склад тощо.

Характеризуючи економічну інформацію відносно функцій управління, можна виокремити планову, облікову та звітну інформації.

Відповідно кожна з них, тобто планова, облікова та звітна інформації, у свою чергу, поділяються на вхідну і вихідну. Вхідна інформація відображає всі відомості, що надходять в економічну інформаційну систему об'єкта управління. Вона складається із вхідної зовнішньої (надходить із зовнішнього світу), і вхідної внутрішньої (продукується об'єктом управління системи).

Розрізняють два види вихідної інформації: зовнішню, що надсилається такою в інформаційну систему вищого органа управління, і внутрішню, що складається з команд управління для даного об'єкта.

До вхідної інформації належить необроблювана (надходить відразу на вихід економічної інформаційної системи) і оброблювана інформації. Тобто одна частина вхідної інформації призначається для подальшої обробки, а інша безпосередньо відповідає цілям впливу на об'єкт.

За структурним складом у загальному масиві економічних даних розрізняють реквізити, повідомлення, показники, інформаційні утворення різноманітних рівнів.

Реквізити є інформаційними сукупностями, що не підлягають подальшому значеннєвому розподілу на більш дрібні одиниці економічної інформації. Реквізити відображають окремі властивості різноманітних сутностей. Окремо взятий реквізит не містить повної інформації, для цього необхідна сукупність реквізитів. Один і той же реквізит може зазначатися в різних інформаційних сукупностях. Наприклад, якщо реквізитом є ім'я постачальника, то його можуть вказати і в прибутковому ордері, і в платіжній вимозі.

Реквізити діляться на дві групи: основи й ознаки. Основи відображають кількісні властивості сутностей (кількість, сума, ціна), а ознаки -- їх якісні властивості (назва підприємства, склад, сорт). Сукупність, що складається з кількох ознак і основ, утворює повідомлення. Із повідомлень може бути виділений різновид, що називається показником. Показник -- це інформаційна сукупність, що складається з кількох ознак і тільки однієї основи. Показник має мінімальний склад, який проте є цілком достатнім для документотворення. Крім того, кожен окремо взятий показник має свій визначений алгоритм виведення. Наприклад, показником може бути "ціна матеріалу", до якого входять такі характеристики, як найменування матеріалу, номенклатурний номер, одиниця виміру, ціна. Якщо реквізит є елементарною одиницею виміру інформації, то показник -- складною. Крім показників, розрізняють інші складні одиниці виміру, їх називають складеними. Складені одиниці можуть припускати не одне значення складових, а деякий їхній набір, тобто, за своїм типом вони належать до масивів.

Кожна інформаційна сукупність має свою, властиву лише їй форму, відображену або в її найменуванні, або в найменуваннях інформаційних сукупностей більш низького рівня, що входять до складу даної сукупності. У межах однієї форми інформаційні сукупності відрізняються одна від іншої властивим їм змістом, тобто властивим тільки їм визначеним числовим значенням. Наприклад, формою деякого реквізиту є найменування постачальника, а змістом -- Дніпроважмаш.

Інформаційна система (ІС) -- це система, в якій організовані певним чином процеси утворення, збереження, оброблення і перетворення інформації.

Структурно ІС складається з таких компонентів:

- власне інформація;

- системи оброблення інформації;

- вхід;

- вихід;

- внутрішні і зовнішні канали.

У державному стандарті України ДСТУ 2874-94 наведене таке означення ІС:

ІС -- система, яка обґрунтовує пам'ять і маніпулювання інформацією щодо проблемної сфери.

На рис. 2.2 представлено схему, що ілюструє складові інформаційної системи. Особливістю ІС є те, що в ній людина відіграє роль активного учасника інформаційного процесу. Це, зокрема, має місце в умовах функціонування автоматизованого робочого місця (АРМ), коли людина (користувач) вводить інформацію в систему, підтримує систему в активному стані, обробляє інформацію і використовує одержані результати в управлінні. Інформація є способом опису для забезпечення взаємодії між джерелом інформації та її одержувачем. Потенційні можливості ІС реалізуються через її функції, до яких належать:

- обробка інформації з усіх напрямків, що цікавлять систему управління;

- формування всієї необхідної для управління зовнішньої та внутрішньої інформації;

- забезпечення неперервного накопичення, систематизації, збереження і відновлення всієї необхідної інформації;

- передача необхідної інформації в задані пункти;

- реалізація швидкісного доступу, пошуку і видачі необхідної інформації;

Рис. 2.2. Складові інформаційної системи

- здійснення інформативно-керівного впливу на об'єкт управління і його ланки в разі відхилення їхніх параметрів функціонування від заданих значень;

- забезпечення оптимальних розрахунків в міру зміни мети, критеріїв та умов функціонування об'єктів управління;

- перевірка та ідентифікація документів;

- інформаційна безпека;

- визначення основних тенденцій, закономірностей та показників розвитку об'єкта управління;

- визначення основних показників техніко-економічного рівня виробництва і господарської діяльності;

- формування всіх обліково-звітних, планово-організаційних, конструкторсько-технологічних та інших форм документів.

У функціональному аспекті інформаційні системи повинні безпомилково провадити арифметичні розрахунки; забезпечувати підготовку, заповнення, перевірку й роздрук документів будь-якої форми, здійснювати безпомилкове перенесення даних з однієї друкованої форми в іншу, провадити нагромадження підсумків і вирахування відсотків будь-якого ступеня складності, забезпечувати звертання до даних і звітів за минулі періоди (вести архів).

Для того щоб забезпечити зазначені можливості, система повинна мати єдину базу даних щодо поточного стану і на підприємстві, і в архівних матеріалах.

Надійність системи в комп'ютерному розумінні означає захищеність її від випадкових збоїв, а в деяких випадках і від навмисного спотворення даних. Важливо, щоб після збою зруйновану базу даних можна було легко відновити, а роботу системи налагодити в найкоротший термін.

Вибираючи інформаційну систему в торговельній мережі, слід пам'ятати, що до продавця доведеться неодноразово звертатися чи то за порадою, чи то за консультацією, або ж із приводу заміни застарілої версії на більш сучасну.

Деталізуємо відому на сьогодні типізацію інформаційних систем (рис. 2.3).

За характером організації пошуку виокремлюють системи:

- інформативно-пошукові (ІПС);

- інформативно-управлінські (ГУС);

- інформативно-довідкові (ІДС).

ІПС та ІДС здійснюють збір і збереження інформації. У даному разі рух інформації здійснюється по замкнутому колу -- спочатку від джерела до споживача, а потім, навпаки, -- від споживача до джерела і т. д. Важливими вимогами до інформаційно-пошукової системи є її пертинетність (відповідність знайденого тексту або документа фактичній інформаційній потребі споживача), а також значеннєва й формальна релевантність -- відповідність одного тексту (документа) іншому.

За реалізацією режиму поширення й пошуку інформації розрізняють:

- системи з режимом вибіркового поширення та пошуку інформації;

- системи з ретроспективним режимом поширення й пошуку;

- інтегральні системи.

Системи з ретроспективним режимом поширення й пошуку, на відміну від систем з режимом вибіркового поширення та пошуку, здійснюють обидві операції в межах усього інформаційного фонду. Інтегральні системи поєднують можливості системи з режимом вибіркового поширення та пошуку інформації і системи з ретроспективним режимом поширення та пошуку інформації.

За характером функціональності 1С діляться на:

- монофункціональні;

- багатофункціональні.

За масштабами реалізації маємо системи:

- глобальні;

- регіональні;

- локальні.

Рис. 2.3. Типи фінансово-економічних систем

Глобальні інформаційні системи охоплюють кілька країн, інколи це загальносвітові системи. Регіональні ІС стосуються певної території в межах однієї країни. Локальні мережі діють у межах однієї корпоративної одиниці.

За рівнем безпеки розрізняють:

- інформаційні системи з найвищим рівнем безпеки;.

- з високим рівнем безпеки;

- з низьким рівнем безпеки.

В інформаційних системах з найвищим рівнем безпеки майже нульовий рівень ризику порушення роботи системи. В інформаційних системах з високим рівнем безпеки ризик сягає величини порядку 80 %, а в ІС з низьким рівнем безпеки він приблизно дорівнює 50 % і нижче.

Під час проектування автоматизованих інформаційних систем (АІС) слід дотримуватися певних принципів:

1. Принцип системного підходу щодо створення АІС припускає дослідження й аналіз керівної і керованої підсистем в їх органічній єдності з визначенням мети і критеріїв управління, які забезпечують оптимальне функціонування об'єкта регулювання.

2. Принцип неперервного розвитку уможливлює впровадження нових і заміну морально застарілих управлінських задач відповідно до можливостей технічних засобів.

3. Принцип глибинних зв'язків між окремими функціями управління потребує реалізації множинної комплексності розв'язуваних задач (взаємозв'язок задач).

4. Принцип відповідності інформації тому класу систем управління, для яких вона створювалася, дозволяє установити взаємооднозначну відповідність між об'єктами і засобами управління.

5. Принцип усталеності, що є реакцією ІС на збурення будь-якого характеру без істотної зміни власної структури, дозволяє конструювати досить стабільні системи за структурою.

6. Принцип оптимальності вимагає, щоб витрати часу і засобів на функціонування системи були мінімальними в межах певного періоду. Як правило, цей період визначається терміном окупності капітальних вкладень на придбання обчислювальної та іншої оргтехніки.

7. Принцип раціоналізації документообігу визначає зміну складу і структури документів, що функціонують у системі управління об'єктом, а також зміну маршрутів обігу документів.

8. Принцип єдиної інформаційної бази припускає формування масивів даних. Цей принцип стосується усіх функцій управління об'єктом або групою об'єктів, що має оптимальний склад і структуру.

9. Принцип мінімізації введення-виведення даних сприяє оптимізації роботи системи.

10. Принцип спілкування кінцевого користувача (дослідника, проектувальника, конструктора, технолога, плановика) із системою автоматизації повинен забезпечуватися на професійно-специфічній і природній мові тау звичній і зручній для користувача формі.

11. Принцип незалежності можливостей вирішення завдань планування, проектування, управління, підготовки виробництва і наукових досліджень щодо їх постановки та вихідних даних передбачає їх максимальну реалізацію незалежно від складності і наявності формальних математичних моделей цих завдань.

12. Принцип створення для кінцевого користувача таких умов роботи, за яких він здійснює процес управління, планування, проектування і пошук нових рішень у режимі активного, розширеного діалогу з ЕОМ, оперуючи поняттями своєї предметної області, використовуючи фаховий досвід і навички та приймаючи рішення одночасно відносно множини критеріїв, частина з яких не описана формально і не має кількісного вираження.

Створюючи інформаційну систему, слід подбати як про більш раціональну організацію інформаційних потоків, так і про істотне підвищення їхньої інтенсивності, тобто прискорення передачі й обробки інформації, що надходить від її джерела до споживача. Для вирішення завдань щодо проектування інформаційних систем насамперед необхідно провести аналіз інформаційних потоків, який дозволяє встановити:

- особливості організації тих процесів (виробництво, управління, проектування і т. ін.), що складають основу проектованої інформаційної системи;

- перелік, структуру й базу документів, які визначають склад вхідної і результуючої інформації даної інформаційної системи;

- сукупність нормативних і довідкових даних, що використовуються в даній інформаційній системі;

- сукупність і зміст різноманітних нормативних і методичних матеріалів, що регламентують процеси накопичення, збереження, обробки й надання інформації з аналізованої предметної області;

- прийняту систему класифікації і кодування інформації. Аналіз інформаційних потоків здійснюється в два етапи: 1-й етап -- обстеження;

2-й етап -- побудова й аналіз інформаційної структури організаційної чи технічної системи, що аналізується.

Значну роль відіграють інформаційні системи в організації управлінської діяльності підприємства. Управлінська діяльність за сучасних умов є одним із найважливіших факторів функціонування й розвитку офісу. Вона повинна постійно удосконалюватися відповідно до об'єктивних вимог розвитку підприємства.

Останні досягнення в галузі мікроелектроніки обумовили появу нових концепцій в організації інформаційних служб. Завдяки високопродуктивним і економічним мікропроцесорам інформаційно-обчислювальні ресурси інтегруються в робочі місця менеджерів, бухгалтерів, плановиків, адміністраторів, інженерів та інших категорій робітників. Удосконалюються персональні системи обробки даних, автоматизовані робочі місця на базі персональних комп'ютерів (ПК), які за вартістю наближаються до терміналів, а за можливостями -- до ЕОМ третього покоління. На цьому підґрунті в 1980-х роках окреслилася нова тенденція розвитку інформаційно-обчислювальної техніки -- створення локальних обчислювальних мереж (ЛОМ) різноманітного призначення. На сьогодні внаслідок сформованих економічних умов найпоширенішими є ЛОМ комерційного призначення.

В умовах ринкової економіки інформація є одним із основних товарів. Успіх комерційної і підприємницької діяльності залежить від налагодження зв'язків з муніципальними, банківськими, біржовими інформаційними системами, він пов'язаний з інформатизацією оптової і роздрібної торгівлі, торгових домів, служб управління працею і зайнятістю, зі створенням банку даних ринку товарів і послуг, розвитком центрів довідкової й аналітико-прогнозно-котирувальної інформації, електронної пошти, електронного обміну даними та ін. Як правило, робота цих систем побудована на основі локальних обчислювальних мереж різноманітної архітектури або їх об'єднань, що одержали назву корпоративних мереж.

Наявність в офісі, конторі ЛОМ створює для користувачів принципово нові можливості інтегративного характеру завдяки прикладним системам ПК та іншому обладнанню мережі. Організується автоматизований документообіг (електронна пошта), створюються різноманітні масиви управлінської, комерційної та інших видів інформації загального призначення, персонально використовуються обчислювальні ресурси всієї мережі, а не тільки окремого ПК. З'явилася можливість використання різноманітних засобів або інструментів (наприклад, засобів машинної графіки) до розв'язання фахових задач (підготовка звітів, відомостей, доповідей, публікацій та інших документів). Крім функціонування внутрішніх служб, ЛОМ дозволяють налагодити діяльність зовнішніх служб, таких як телексний (телетайпний) зв'язок, поштова кореспонденція, електронні дошки оголошень, газети тощо, а також вихід у глобальні (регіональні) мережі ЕОМ і використання їхніх послуг.

У сучасних умовах важливим є інформаційне забезпечення, яке полягає у збиранні й обробці інформації, необхідної для прийняття обґрунтованих управлінських рішень. Передача на вищий рівень управління інформації про становище і діяльність офісу та взаємообмін інформацією між усіма підрозділами офісу здійснюються на базі сучасної електронно-обчислювальної техніки та інших технічних засобів зв'язку.

У діяльності комерційних структур, що являють собою комплекси численних і тісно пов'язаних між собою підприємств і взаємодія між якими є повсякденною справою, передача інформації є першорядним і неодмінним фактором нормального функціонування всієї структури. При цьому особливого значення набуває забезпечення категорій оперативності й достовірності інформації. У багатьох фірмах внутрішня система інформації, маючи виробничий характер, вирішує завдання організації технологічного процесу. Це стосується, насамперед, процесів забезпечення підприємств кооперованою продукцією, що надходить зі спеціалізованих підприємств по внутрішньофірмових каналах. У цьому разі ІС надає зведення для прийняття управлінських рішень і є одним із чинників, що забезпечують зниження витрат виробництва і підвищення його ефективності.

Важливу роль у прийнятті рішень відіграє науково-технічна інформація про нові наукові відкриття і винаходи, про технічні новинки власного офісу. Безперервне поповнення загального фонду знань і технічних рішень, практичне і своєчасне його використання забезпечує фірмі високий рівень конкурентоспроможності.

Інформація є основою для підготовки доповідей, звітів, пропозицій щодо вироблення і прийняття оптимальних рішень.

Отримання конкретної інформації визначається потребами кожної управлінської ланки, від якої залежить вироблення управлінських рішень. З цієї точки зору до інформації висувається низка вимог:

- стосовно об'єкта і якості інформації -- стислість і чіткість формулювань, своєчасність надходження;

- щодо цілеспрямованості -- задоволення конкретних потреб;

- стосовно точності й достовірності -- правильний вибір початкових відомостей, оптимальність систематизації і безперервність збирання й обробки відомостей.

Сьогодні характерним є створення високоефективної внутрішньофірмової системи інформації, заснованої на використанні новітніх технічних засобів автоматизованої обробки цифрової і текстової інформації на базі персональних комп'ютерів, об'єднаних в єдину фірмову локальну обчислювальну мережу.

Управлінська внутрішньофірмова інформаційна система забезпечує реалізацію сукупності інформаційних процесів для задоволення потреби в інформації різних рівнів прийняття рішень.

Інформаційний процес, аналогічно до процесу виробництва продукції, має наслідком вироблення певного цілісного за змістом набору даних, необхідного для прийняття управлінського рішення.

Інформаційний процес управління -- це сукупність управлінських операцій, головним предметом яких є інформація.

Інформаційна система складається з компонентів обробки інформації, внутрішніх і зовнішніх каналів передачі. Управлінські інформаційні системи послідовно реалізують принципи інформаційного процесу, організації збирання, накопичення, обробки і передачі інформації за допомогою технічних засобів у поєднанні із застосуванням аналітичних методів математичної статистики і моделей прогностично-аналітичних розрахунків.

Інформаційний процес, спрямований на одержання науково-технічної, планової, контрольної, облікової й аналітичної інформації, в інформаційних системах уніфікований і базується на використанні електронно-обчислювальної техніки.

Підвищення ефективності використання інформаційних систем досягається на основі забезпечення наскрізної структурної сумісності інформаційних систем, що дозволяє усунути дублювання і гарантувати багатократне використання інформації, реалізувати конкретні інтеграційні зв'язки, обмежити кількість показників, зменшити обсяг інформаційних потоків, підвищити рівень використання інформації. Інформаційне забезпечення припускає: поширення інформації, тобто надання користувачам інформації, необхідної для реалізації науково-виробничих завдань; створення більш сприятливих умов для поширення інформації через запровадження відповідних адміністративно-організаційних, науково-дослідницьких і виробничих заходів.

Важливу роль в інформаційному процесі відіграють засоби реєстрації, обробки, накопичення і передачі інформації; систематизоване збереження інформації і видача її в необхідній формі; вироблення нової числової, графічної та інших видів інформації.

У 1980-ті роки відбувся перехід від окремих управлінських інформаційних систем до створення єдиної внутрішньоофісної системи збирання, оброблення, збереження й надання інформації. Відбулася переорієнтація всієї діяльності у сфері обробки інформації на забезпечення її кінцевої мети: задоволення потреб в інформації керівників на всіх рівнях внутрішньоофісного управління. У зв'язку з цим головна увага приділяється точному формулюванню питань, що виникають у сфері оперативного управління, і одержанню інформації в найкоротші терміни для прийняття необхідних рішень. Залежно від характеру й змісту необхідної інформації визначаються відповідні технічні засоби й методи обробки інформації.

Нині у великих організаціях створені й ефективно діють інформаційні системи, що обслуговують процес підготовки і прийняття управлінських рішень, що стосуються таких завдань, як обробка даних та інформації, реалізація інтелектуальної діяльності.

Для визначення рівня ефективності внутрішньофірмової системи управління на багатьох підприємствах в обліку і звітності введено новий показник -- відношення одержуваного прибутку до витрат на технічні засоби і забезпечення функціонування внутрішньоофісної системи інформації.

Основними завданнями внутрішньоофісних систем інформації є:

1. Визначення вимог до змісту інформації та до її характеру залежно від цілеспрямування.

2. Вироблення системи збереження, використання і надання інформації в умовах централізованого та децентралізованого управління.

3. Визначення потреб у технічних засобах (у тому числі щодо комп'ютерної техніки).

4. Розробка програмного забезпечення, створення і використання банків даних.

5. Здійснення розрахунків у процесі розробки програм маркетингу, контролю, збирання та обробки цифрової інформації.

6. Автоматизована обробка і надання текстової інформації.

7. Забезпечення копіювальними пристроями, телексами, усіма засобами зв'язку і комунікації.

Цільові завдання внутрішньофірмової системи управління можна сформулювати так:

- координація діяльності системи збору й обробки фінансових звітів на вищому рівні управління й у виробничих відділеннях із метою підвищення якості і своєчасного надходження фінансової інформації з офісу в цілому;

- визначення основних напрямків системи збору, обробки і збереження первинних даних;

- визначення основних напрямків розвитку технології обробки інформації.

Визначення потреб кожного керівника в необхідній йому конкретній інформації -- завдання надзвичайно складне, і його реалізація залежить від досвіду і функцій керівника, а також від його повноважень у прийнятті управлінських рішень. Автоматизовані управлінські інформаційні системи покликані завдяки короткострокової обробки інформації своєчасно видавати інформацію про відхилення від запланованих показників.

Ефективне застосування ЕОМ залежить від таких факторів: придбання сучасних обчислювальних засобів, їх програмне забезпечення, підготовка середовища їх застосування.

У сучасних умовах найбільш характерним є використання електронної техніки за двома напрямками:

- у конторській справі -- на заміну секретарів-друкарок і діловодів;

- у бухгалтерській справі -- для упорядкування письмових фінансових документів, здійснення безкасових зв'язків із банками і фінансовими установами.

ЕОМ, насамперед, призначаються для обробки даних і розв'язування задач. Нині ЕОМ усе частіше застосовують для обробки нечислової інформації (текстової, графічної), і термін "обчислювальна техніка" перестав відповідати типові задач, розв'язуються за допомогою комп'ютера. Сучасні ЕОМ спроможні одночасно обробляти цифрову, текстову і графічну інформацію.

Розвиток систем телекомунікацій, зокрема технологій локальних обчислювальних мереж, дозволив об'єднати всі технічні засоби обробки цифрової і текстової інформації в єдину внутрішньофірмову інформаційну систему. Найбільш ефективною у цьому розряді є система, в якій паралельно з обчислювальною технікою об'єднані і засоби автоматизованої обробки текстової інформації.

Розглянемо різні покоління АІС, які найбільш повно відповідають вимогам процесу управління і які останнім часом набули популярності на ринку АІС в Україні

Перше покоління -- єдиний мейнфрейм виконує всю обробку інформації; оператори за допомогою терміналів вводять дані і формують завдання системі Зараз такі АІС майже не використовуються. У 1980-х роках, коли ЕОМ були великі та дуже дорогі, такий спосіб організації був найдоцільнішим.

Друге покоління -- їх поява пов'язана зі створенням доступних за ціною персональних ЕОМ та ЛОМ. Усю обробку інформації виконує АРМ. Сервер призначений лише для надання даних із загальної БД. Це робиться для підтримки актуальності даних. У деяких АІС сервера взагалі немає: система і БД знаходяться на одній ПЕОМ, АРМ або АРМи запускаються на тій самій ПЕОМ одночасно чи по черзі Це найпоширеніша категорія АІС. Використовується всюди завдяки простоті запуску, експлуатації і невисокій вартості

Третє покоління -- системи з використанням технології "клієнт -- сервер". На сервер (СУБД) припадає від тридцяти до вісімдесяти відсотків обсягів обробки всієї інформації Показник залежить від архітектури системи. Подібні системи доцільні на підприємствах, де одночасно запускаються двадцять чи більше АРМів, що інтенсивно працюють з базами даних. На цьому етапі почали використовувати "макромови" для перепрограмування систем під конкретні потреби підприємства. Такі системи отримали безпрецедентну гнучкість та універсальність, але при цьому дуже ускладнився етап впровадження системи. Використовуються на великих підприємствах, де важлива оперативність надходження інформації (наприклад, у торгівлі). Ці системи складні з точки зору впровадження та дорогі в експлуатації. Для ефективної роботи потребують дорогого сучасного апаратного забезпечення.

Четверте покоління -- інтегровані системи управління підприємством. Складаються з великої кількості модулів, що працюють за різними технологіями. Мета впровадження такої системи полягає не лише в інтеграції новітніх інформаційних технологій передачі, збереження та пошуку інформації, а й у повному контролі підприємства в реальному часі Подібні системи дуже складні. Часто їх компоненти та технології, на яких вони базуються, розробляються за спеціалізованою схемою. На підприємстві всюди встановлюють автоматичні системи реєстрації подій, а машини підключають до схем управління цієї системи. Таким чином, людину замінюють на компонент цієї системи всюди, де це можливо. Оператор системи має безпрецедентну можливість спостерігати за роботою будь-якої ланки виробництва та коригувати будь-який технологічний процес у реальному часі Такі системи особливо доцільні на великих виробництвах.

Останні розробки у системах дистанційної ідентифікації дають поштовх створенню повністю автоматичних магазинів.

Размещено на Allbest.ru

...