Сортировка и выбор записей базы данных

Размещено на http://www.allbest.ru/

Лабораторная работа

Тема: Сортировка и выбор записей Базы данных. Построение сводных таблиц. табличный редактор фильтр макрос

Цель работы: Научиться использовать команды сортировки а также выбирать записи по определенным критериям.

Выполнение работы.

1. Запустить табличный редактор и создать шапку таблицы: фамилия, пол, полная дата рождения, возраст, курс, группа, средний бал, количество пропущенных часов, назначение стипендии.

2. Заполнить таблицу, введя 30 записей по каждому столбцу, кроме возраста и назначение стипендии.

3. В ячейки J1 используя функцию «Сегодня».

4. Вычислить возраст первого студента и скопировать формулу для всех остальных студентов.

5. В ячейки I2 создать формулу для вычисления стипендии: если средний бал больше 8--стипендия обычная, больше 10--повышенная, иначе стипендии нет. Формула должна выглядеть следующим образом: =ЕСЛИ(G2<=8;”Стипендии нет”;ЕСЛИ(G2<=10;”Стипендия обычная”;”Стипендия повышенная”)).

6. Выполнить сортировку по фамилиям студентов по возрастанию. Для этого выполните команду Данные - Сортировка. В открывшемся окне Сортировать по выберите Фамилия, кнопка по возрастанию.

7. Зайдите опять в сортировку и в строке Затем по выберите Курс.

8. Самостоятельно выполните сортировку по группам, году рождения, количеству пропущенных часов.

9. Выполнить автофильтр, отобрав всех студентов 1-го курса. Для этого выполните команду: Данные - Фильтр - Автофильтр. Открыть список в столбце Курс и выбрать 1.

10. Для отображения всех записей в том же столбце выбрать Все.

11. Для выключения фильтра выполнить команду: Данные - Фильтр - Автофильтр.

12. Выполнить самостоятельно сортировку по Курсу.

13. Выбрать записи, оставив только студентов, получающих стипендию. Для этого:

14. Включить автофильтр. В столбце Назначение стипендии открыть список и выбрать Условие.

В открывшимся окне выберите в левой строке Равно, в правой строке введите Стипендия обычная, включите кнопку ИЛИ, выберите в пледующей строке Равно, затем введите Стипендия повышенная.

15. Просмотрите результат фильтра.

16. В полученной таблице оставьте записи только 1-го курса.

17. По полученной таблице постройте диаграмму. Для этого

- нажмите кнопку на панели инструментов Вставка диаграммы

- Выберите вид Гистограмма, кнопка Далее.

- В открывшемся окне станьте в строке диапазон данных и выделите диапазон с фамилиями, затем нажмите клавишу Ctrl и удерживая ее выделите диапазон со средним балом.

- Включите опцию В строках и нажмите на кнопку Далее.

- Введите название диаграммы Успеваемость 1-го курса

- нажмите кнопку Далее.

- Выберите Размещать диаграмму на отдельном листе. и нажмите кнопку Готово.

18. Просмотреть полученную диаграмму и показать преподавателю.

19. Отобразить все записи и выключить фильтр.

20. Подвести Итог по общему количеству пропусков по курсам. Для этого выполнить команду Данные - Итоги. Соответственно заполнить, открывшееся окно

21. Просмотрите результат подведения итогов и показать преподавателю..

22. Выключить промежуточные итоги, для чего выполнить команду: Данные - Итоги - Убрать все.

23. С помощью окна Формы добавить 10 новых записей Для этого выполните команду Данные - Форма.

- В открывшемся окне кнопка Добавить.

- Заполнить все строки, кроме Начисление стипендии.

- Нажать кнопку Добавить, а затем кнопку Назад. Убедить, что в новой записи заполнилась строка про начисление стипендии.

- кнопка Добавить.

- Снова заполнить все строки, кроме одной, затем кнопка Добавить, Назад.

- И т.д. выполнить еще 8 раз, чтобы ввелось всего 10 записей.

- Кнопка Закрыть.

- Просмотреть полученную таблицу.

24. Выполнить сортировку по курсу, затем по группам одновременно.

25. Выполнить автофильтр, оставив только записи одной группы.

26. Самостоятельно построить Гистограмму (см. п 16), в которой в диапазоне выбирать столбец с фамилиями и средний бал.

27. Показать полученную диаграмму преподавателю.

28. Выполнить расширенный фильтр, отобрав всех студентов женского пола 4-го курса, ____года рождения (выберите сами). Для этого:

- В диапазон А50:C50 скопировать поочередно заголовки столбцов: средний бал, группа, курс. После этого для диапазона А51:C51 заполните соответственно кардій столбец исходя из того, что есть в вашей таблице. Напрмер,

- Стать в любую строку таблицы и выполнить команду: Данные - Фильтр - Расширенный фильтр

- В первой строке должен быть указан диапазон. Если его нет, необходимо выделить всю таблицу с данными.

- Во второй строке укажите диапазон А50:С51 и нажмите ОК.

- Просмотрите полученную таблицу и покажите преподавателю.

- Убрать фильтр, выполнив команду Данные - Фильтр - Отобразить все.

- Удалить строки с диапазоном условий.

29. Самостоятельно выполнить расширенный фильтр, отобрав всех студентов 1-го курса, мужского пола.

30. Показать преподавателю полученную таблицу.

31. Убрать фильтр.

32. Подготовить к печати таблицу, где будут студенты только 2-го курса. Для этого:

- выполнить автофильтр, оставив только студентов 2-го курса.

- этого скрыть столбцы: Возраст, Курс, Средний бал, Количество пропущенных часов, Назначение стипендии.

- Открыть окно предварительного просмотра. Выбрать Страница - Колонтитулы.

- Создать верхний колонтитул, где ввести Студенты 2-го курса.

- Создать нижний колонтитул, где ввести текущую дату, щелкнув по кнопке

- Закрыть окно предварительного просмотра.

- Выполнить команду Вид - Представление - Добавить

- В строке имя введите Второй курс и нажмите кнопку ОК.

- Верните скрытые столбцы, для чего несколько раз нажмите кнопку Отмена на панели инструментов.

- Для того, чтобы проверить работу представления выполните команду Вид - Представление - Применить. Просмотрите, что автоматически выполнилось подготовка документа к печати.

33. Нажмите кнопку Отмена для возвращения документа в предыдущий вид.

34. Самостоятельно выполните Представление, выбрав самостоятельно вид документа и имя представления.

35. Созданное представление показать преподавателю.

36. Нажмите кнопку Отмена для возвращения документа в предыдущий вид.

37. Убрать фильтр, если он есть и создать сводную таблицу. Для этого:

- Станьте в любую ячейку таблицы и выполните команду Данные - Сводная таблица.

- В открывшемся окне выберите В списке или базе данных.

- Кнопка Далее

- В открывшемся окне в строке Диапазон должен быть указан диапазон, если его нет, тогда выделите полностью вашу таблицу.

- Кнопка Далее

- Кнопка Макет (если есть)

- В открывшемся окне справа указаны поля вашей таблицы. Щелкните левой кнопкой мыши по полю Курс и не отпуская перетащите во вкладку Столбец.

- Аналогично перенесите поле Группа во вкладку Строка.

- Перенесите поле Средний бал во вкладку Данные.

- Дважды щелкните мышью по перенесенному полю и в открывшемся окне в строке Имя введите Общий средний бал группы.

- Аналогично перенесите во вкладку Данные поле Количество пропущенных часов и переименуйте его в Общее количество пропущенных часов по группе.

- Нажмите ОК (или Далее если есть)

- Кнопка Параметры.

- В открывшемся окне выключите флажок Общий итог по строкам, Общий итог по столбцам.

- Кнопка Далее (если есть)

- Выбрать Новый лист

- Кнопка Готово

- Просмотреть созданную таблицу и показать преподавателю.

38. Написание макросов.

a Написать макрос на фильтр базы данных. Для этого станьте на любую ячейку базы данных:

Ш Выполните команду Сервис - Макрос - Начать запись;

Ш Ввести имя макроса Автофильтр;

Ш Кнопка ОК;

Ш С этого момента каждая команда, которую вы выполняете, записывается, поэтому необходимо предельно внимательно все выполнять и не делать лишних щелчков мыши. Встаньте на любую ячейку Базы данных и выполните Автофильтр на записи групп первого курса, предварительно отсортировав их по фамилии студентов;

Выполните команду Сервис - Макрос - Остановить запись или кнопка

Ш Убрать автофильтр;

Ш Для проверки работы макроса выполнить; Сервис - Макрос - Макросы - выбрать написанный макрос - кнопка Выполнить;

Ш Убедиться, что автофильтр выполнился автоматически.

Ш Убрать автофильтр.

b Самостоятельно написать макрос на сортировку Базы данных по Группам и по Количеству пропущенных часов. Проверить работу макроса и показать преподавателю.

39. Сохраните книгу под названием Базы_данных.Закройте книгу и выйдите из редактора.

40. Оформить отчет и защитить работу у преподавателя.

Размещено на Allbest.ru