Средства рецензирования, форматирования текста и автоматизации разработки документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Лабораторная работа 3 (2 часа)

Средства рецензирования, форматирования текста и автоматизации разработки документов

Рецензирование текста

Рецензирование текста включает в себя редактирование текста с регистрацией изменений и комментирование текста. В отличие от обычного редактирования при рецензировании текст документа изменяется не окончательно - новый и старый варианты текста существуют в рамках одного документа на правах различных версий.

Основным средством рецензирования является панель Рецензирование, устанавливаемая командой Вид - Панели управления - Рецензирование. На этой панели представлены следующие элементы управления:

• создания, просмотра и удаления примечаний;

• регистрации, просмотра, принятия и отмены изменений;

• выбора цвета выделения примечаний;

• сохранения версий документа.

Для создания примечания служит кнопка Добавить примечание. При ее использовании местоположение курсора выделяется заданным цветом, а на правом поле границы открывается область ввода текста примечания. Созданное примечание отображается только при просмотре документа, но не при его печати.

Для регистрации изменений в тексте служит кнопка Исправления. Всё редактирование текста в режиме регистрации исправлений считается неавторским и выделяется особым методом. Метод выделения можно задать на вкладке Исправления диалогового окна Параметры. Прочие элементы управления данной панели позволяют выполнять переходы между исправлениями, принимать их или отвергать.

Если документ проходит многоступенчатое редактирование, то возникает необходимость хранить его промежуточные версии. Для сохранения текущей версии и для загрузки одной из промежуточных версий применяют команду Файл - Версии.

Форматирование текста

Форматирование текста осуществляется средствами пункта Формат строки меню или панели Форматирование. Основные приемы форматирования включают:

• выбор и изменение гарнитуры шрифта;

• управление размером шрифта;

• управление начертанием и цветом шрифта;

• управление методом выравнивания;

• создание маркированных и нумерованных списков (в том числе многоуровневых);

• управление параметрами абзаца.

Выбор гарнитуры шрифта действует на выделенный текстовый фрагмент. Если ни один фрагмент не выделен, то он действует на весь вводимый тексты. Текстовый процессор Microsoft Word поставляется с наборами шрифтов UNICODE. Настройку шрифта выполняют в диалоговом окне Шрифт, вызываемом командой Формат - Шрифт. Диалоговое окно имеет три вкладки: Шрифт, Интервал и Анимация.

На вкладке Шрифт выбирают:

• гарнитуру (категорию) шрифта;

• размер в пунктах;

• вариант начертания;

• цвет символов;

• наличие подчеркивания и его цвет;

• характер видоизменения.

Основные категории шрифтов:

• с засечками - семейства Times;

• без засечек (рубленые) - семейства Arial;

• моноширинные - семейства Courier.

Шрифты семейства Times легко читаются в больших текстовых блоках. Их применяют для оформления основного текста, так как они лучше воспринимаются в документах, напечатанных на бумаге.

Шрифты семейства Arial рекомендуется использовать для заголовков в технических текстах и для электронных документов.

Большинство гарнитур шрифтов являются пропорциональными. Это означает, что и ширина отдельных символов, и расстояние между соседними символами динамически меняются так, чтобы сопряжение символов было наиболее благоприятным для чтения.

В моноширинных шрифтах каждый символ вместе с окаймляющими его интервалами имеет строго определенную ширину. Такие шрифты применяют при вводе текстов, представляющих листинги программ.

Для документов, имеющих формат типовой книжной страницы, применяют шрифт размером 10 пунктов. Для документов, готовящихся для печати на стандартных листах формата А4, выбирают размер 12 пунктов. Для документов, предназначенных для передачи средствами факсимильной связи, применяют размер 14 пунктов и больше.

Использование прочих средств управления шрифтом (выбор начертания, подчеркивания и других видоизменений) определяется стилевым решением документа. рецензирование форматирование текст абзац

Интервал между символами выбирается на вкладке Интервал диалогового окна Шрифт, вызываемого командой Формат - Шрифт.

Основанные значения интервалов между символами:

• Обычный;

• Разреженный;

• Уплотненный.

Эффекты анимации используют при подготовке электронных документов, распространяемых в формате текстового процессора. Виды анимации устанавливаются на вкладке Анимация диалогового окна Шрифт.

Способы выравнивания текста:

• по левому краю;

• по центру;

• по правому краю;

• по ширине.

Выбор способа выравнивания текста выполняется соответствующими кнопками панели инструментов Форматирование или из раскрывающегося списка Выравнивание вкладки Отступы и интервалы диалогового окна Абзац, устанавливаемого командой Формат - Абзац. Выбранный способ выравнивания действует на текущий и последующие вводимые абзацы. Для печатных документов на русском языке рекомендуется в основном тексте использовать выравнивание по ширине с одновременным включением функции переноса, а для документов на английском языке основной способ выравнивания - по левому краю.

Отступы и интервалы абзаца:

• отступ слева (от левого поля);

• отступ справа (от правого поля);

• отступ первой строки абзаца («красная строка»);

• интервала перед абзацем и после него (отбивки между абзацами).

Для печатных документов величину отступа для основного текста, как правило, не задают, но ее задают для дополнительных материалов и заголовков, если они не выравниваются по центру.

Роль отбивок между абзацами, как и роль отступа первой строки абзаца, состоит в том, чтобы визуально выделить абзацы. Применяя отступ первой строки абзаца, не следует применять отбивки между абзацами, и наоборот. Для документов простой структуры используют отступ первой строки, а для документов сложной структуры (технических) и документов на английском языке используют отбивки между абзацами. В Web-документах применяют только отбивки между абзацами.

Специальное оформление маркированных и нумерованных списков редко применяют в художественных документах и персональной переписке, и часто применяют в служебных документах и в Web-документах. Для создания нумерованных и маркированных списков нужно сначала выполнить настройку, затем вход в список и, наконец, выход из него.

Настройку списка выполняют в диалоговом окне Список, открываемом командой Формат - Список. Диалоговое окно Список имеет четыре вкладки: Маркированный список, Нумерованный список, Многоуровневый список и Список стилей. В качестве элементов управления здесь представлены образцы оформления списков. Для выбора нужного списка достаточно щелкнуть на избранном образце.

Вход в список может осуществляться автоматически или по команде. Чтобы автоматически создать маркированный список, достаточно начать запись строки с ввода символа «*». По завершении строки и нажатии клавиши ENTER символ «*» автоматически преобразуется в маркер, а на следующей строке маркер будет установлен автоматически. Для автоматического создания нумерованного списка достаточно начать строку с цифры, после которой стоят точка и пробел, например «1. », «2. » и т. д. Этот метод позволяет начать нумерацию с любого пункта.

Для создания списка по команде служат кнопки Нумерованный список по умолчанию и Маркированный список по умолчанию на панели Форматирование. Как маркированный, так и нумерованный список можно превратить в многоуровневый список, используя кнопки Увеличить отступ и Уменьшить отступ на панели Форматирование.

Для списков с вложением более трех уровней можно настроить стиль оформления каждого из уровней. Для этого служит командная кнопка Изменить на вкладке Многоуровневый диалогового окна Список, вызываемого командой Формат - Список.

Вкладка Список стилей диалогового окна Список предназначена для оформления многоуровневых списков. Она позволяет выбрать или определить для каждого уровня списка особый стиль.

Можно создавать графические маркеры. Для выбора такого маркера на вкладке Маркированный диалогового окна Список необходимо выбрать один из образцов списка и щелкнуть на кнопке Изменить. Откроется диалоговое окно Изменение маркированного списка, в котором надо щелкнуть на кнопке Рисунок. Эта кнопка открывает диалоговое окно Рисованный маркер, в котором можно выбрать подходящее изображение.

Для завершения маркированного или нумерованного списка и выхода из режима его создания достаточно по завершении ввода последней строки дважды нажать клавишу ENTER.

Стили оформления абзацев

Стили оформления абзацев относятся к средствам автоматизации разработки и оформления документов.

Абзац - элементарный элемент оформления любого документа. Каждый заголовок документа тоже рассматривается как отдельный абзац.

В диалоговом окне Абзац, вызываемого командой Формат - Абзац, имеются различные элементы управления. Автоматическая настройка этих элементов управления проводится путем использования понятия стиль.

Стиль оформления - это именованная совокупность настроек параметров шрифта, абзаца, языка и некоторых элементов оформления абзацев (линий и рамок).

Существуют четыре типа стилей оформления:

• стили абзаца;

• стили знаков (символов);

• стили списков;

• стили таблиц.

С помощью стилей абзаца выполняют форматирование абзацев. С помощью знаковых стилей можно изменять оформление выделенных фрагментов текста внутри абзаца. Стиль списка предполагает наличие в начале абзаца номера или маркера. Стиль таблицы обеспечивает согласование границ, заливки, выравнивания и шрифтов в таблицах.

Наличие разных типов стилей позволяет реализовать довольно сложные приемы форматирования. Например, внутри абзаца, оформленного одним шрифтом, могут содержаться фрагменты текста, оформленные другим шрифтом.

Работа со стилями состоит в создании, настройке и использовании стилей. Некоторое количество стандартных стилей присутствует в настройке программы по умолчанию, сразу после ее установки. Их используют путем выбора нужного стиля из раскрывающегося списка Стиль на панели Форматирование.

Все работы по созданию новых стилей и изменению существующих стилей выполняются в Области задач в режиме Стили и форматирование, который устанавливается командой Формат - Стили и форматирование.

Для создания нового стиля надо щелкнуть на кнопке Создать стиль в Области задач. Откроется диалоговое окно Создание стиля, в котором выполнить следующие операции:

• ввести название нового стиля в поле Имя;

• выбрать тип стиля (стиль абзаца, знака, списка или таблицы);

• выбрать стиль, на котором основан новый стиль;

• указать стиль следующего абзаца;

• настроить основные элементы стиля, используя средства данного диалогового окна;

• настроить дополнительные элементы стиля с помощью кнопки Формат.

Принцип наследования стилей состоит в том, что любой стиль может быть основан на одном из существующих стилей. Это позволяет сократить настройку стиля до минимума, сосредоточившись только на отличиях от базового, а также обеспечить принцип единства оформления всего документа в целом. Например, при изменении базового стиля автоматически произойдут и изменения наследуемых элементов в стилях.

Стиль следующего абзаца указывают для обеспечения автоматического применения стиля к следующему абзацу, после того как предыдущий абзац закрывается клавишей ENTER.

Для сохранения стилевых настроек вне документа, с целью их последующего использования для подготовки новых документов, применяются такие средства как Шаблоны. Некоторое количество универсальных шаблонов поставляется вместе с текстовым процессором и устанавливается на компьютере вместе с ним. Шаблоны - это заготовки будущих документов. От обычных документов шаблоны отличаются тем, что в них приняты специальные меры, исключающие возможность их повреждения. Открывая шаблон, мы начинаем новый документ и вносим изменения в содержание шаблона.

Выбрать шаблон, на базе которого документ будет разрабатываться, можно в Области задач в режиме Создание документа, устанавливаемого командой Файл - Создать. Документ сразу получат несколько готовых стилей оформления, которые содержатся в шаблоне. Основные шаблоны перечислены в разделе Создание. Если их недостаточно, надо щелкнуть на ссылке Общие шаблоны и выбрать подходящий шаблон на одной из вкладок открывшегося диалогового окна Шаблоны.

Операция изменение шаблона готового документа выполняется с помощью диалогового окна Шаблоны и настройки, вызываемого командой Сервис - Шаблоны и настройки. Для смены текущего шаблона следует использовать кнопку Присоединить и в открывшемся диалоговом окне Присоединение шаблона выбрать нужный шаблон в папке C:\Program Files\Microsoft Office\Шаблоны.

Для создания нового шаблона на базе шаблона необходимо открыть диалоговое окно Шаблон щелчком на ссылке Общие шаблоны в Области задач, и включить переключатель Шаблон. Теперь надо выбрать стандартный шаблон, на базе которого создается новый шаблон. После настройки стилей и редактирования содержания выполняется сохранение шаблона командой Сохранить как с включением пункта Шаблон документа в поле Тип файла.

При создании нового шаблона на базе готового документа необходимо сохранить документ как шаблон командой Сохранить как с включением пункта Шаблон документа в поле Тип файла.

Тема - специальное средство автоматического оформления, предназначенное для электронных документов.

Тема представляет собой совокупность следующих элементов оформления:

• фоновый узор;

• стили оформления основного текста и заголовков;

• стиль оформления маркированных списков;

• стиль графических элементов оформления (линий).

Доступ к выбору Темы выполняется командой Формат - Темы.

Практическое занятие. Ввод специальных символов

В этом упражнении рассматриваются пять приемов ввода символов греческого алфавита. Введите следующий текст «Длина окружности равна 2pR.»

1. Замена шрифта. Выделите букву «р». На панели Форматирование раскройте список шрифтов и выберите символьный набор Symbol. Символ «р» заменится символом «р». Доступ к списку шрифтов можно получить также командой Формат - Шрифт.

2. Классический подход. Откройте программу Таблица символов, используя команду Пуск - Программы - Стандартные - Служебные - Таблица символов. В окне этой программы выберите шрифт Symbol. В поле таблицы разыщите символ р, выделите его, щелкните на кнопке Выбрать и на кнопке Копировать. Вернитесь в окно Word, выделите букву «р» и комбинацией клавиш CTRL+V вставьте из буфера обмена скопированный символ на место выделенного.

3. Использование стиля. Если документ содержит много символов греческого алфавита, имеет смысл создать для них специальный знаковый стиль. На базе существующего знакового стиля, например стиля Основной шрифт абзаца создайте новый знаковый стиль, например Греческий. Для этого откройте Область задач в режиме Стили и форматирование командой Формат - Стили и форматирование и щелкните на кнопке Создать стиль. В диалоговом окне Создание стиля в поле Имя введите имя нового стиля Греческий, в раскрывающемся списке Стиль выберите пункт Знака и в списке Основан на стиле выберите Основной шрифт абзаца. Созданный стиль сохранить в шаблоне, установив флажок Добавить в шаблон. После этого выберите символьный набор Symbol в раскрывающемся списке на панели Форматирование. В дальнейшем при необходимости ввода греческих букв достаточно на панели Форматирование выбрать стиль Греческий.

4. Применение «горячих клавиш». Это самый эффективный прием. Например, мы можем закрепить символ р за комбинацией клавиш CTRL+ALT+P и использовать ее всюду, где в этом возникает необходимость. Выполните команду Вставка - Символ - откроется диалоговое окно Символ. В списке Шрифт выберите шрифт Symbol. В таблице символов выберите символ р. Щелкните на кнопке Сочетание клавиш - откроется диалоговое окно Настройка клавиатуры. Поместите текстовый курсор в поле Новое сочетание клавиш, нажмите желаемую комбинацию клавиш, например CTRL+ALT+P и щелкните на кнопке Назначить. Закройте открытые диалоговые окна и проверьте работу данной комбинации. Для одного и того же символа можно назначать несколько комбинаций клавиш. Если нужно изменить назначение, следует в диалоговом окне Настройка клавиатуры выделить назначенную комбинацию и щелкнуть на кнопке Удалить. Если нужно, чтобы назначенная комбинация действовала, во всех вновь создаваемых документах, ее можно сохранить в текущем шаблоне, выбрав его в раскрывающемся списке Сохранить изменения.

5. Использование средства автозамены. Если предполагается ввод множества нестандартных символов, удобно использовать средство автоматической замены символов при вводе. Выполните команду Вставка - Символ - откроется диалоговое окно Символ. В списке Шрифт выберите шрифт Symbol. В таблице символов разыщите и выберите символ р. Щелкните на кнопке Автозамена - откроется диалоговое окно Автозамена. В поле Заменить введите заменяемую комбинацию «.пи.>.

Размещено на Allbest.ru