Информационные технологии в управлении

Введение

Высокая потребность в информации для целей управления и бурное развитие информационных процессов выдвинуло на первый план создание компонентов ее инфраструктуры. Информационная инфраструктура охватывает вычислительную технику, средства коммуникации, методическое и программное обеспечение, технологии, вспомогательные виды деятельности. С целью обеспечения достаточного уровня оснащенности вычислительной техникой идет интенсивное насыщение рынка вычислительных средств персональными компьютерами зарубежного и отечественного производства, доступными по цене и в то же время отвечающими современным техническим и технологическим требованиям. Рост объемов научно-технической, политической, экономической и любой другой информации, столь нужной для эффективной работы в соответствующих областях человеческой деятельности, вызывает необходимость широкого использования информационных технологий в управлении. Соответственно возрастает и потребность в разработках автоматизированных систем различного характера как в научно-технической, так и в экономической областях. Количественное накопление подобных разработок сопровождается качественным оформлением и дифференциацией рынка информационно-технической продукции. Создание современных информационных систем и сетей основывается на средствах телекоммуникаций. Телекоммуникационный сервис по передаче данных создается в настоящее время на базе локальных и глобальных сетей. Причем если локальная сеть объединяет определенное количество компьютеров и созданных на их основе автоматизированных рабочих мест в пределах одного здания или офиса, то глобальные сети обеспечивают обмен информацией между локальными сетями, доступ к удаленным информационным ресурсам всех стран и континентов, услуги электронной почты, телетайпа, факса и телекса.

Сегодня руководитель и исполнитель на своем рабочем месте могут практически мгновенно получить исчерпывающую информацию для анализа конкретной производственной или рыночной ситуации. Такие преобразования в организации управленческого труда стали возможны благодаря существенным качественным изменениям в его технологии. Оформление потоков информации, применение методов обработки данных, представление баз данных -- все это приняло в настоящее время совершенно новые конкретные способы реализации.

Рыночная ситуация создала условия для постоянного роста платежеспособного спроса на программно-технические продукты. Первой потребностью любой фирмы, организации, банка становится фиксирование выполнения производственно-хозяйственных операций, обработка учетных данных, составление отчетности, оформление и систематизация маркетинговой информации, что формирует спрос на технические и программные средства, сложные автоматизированные информационные системы и технологии.

1.Теоретическая частью. Стандартные программы Windows

В операционной системе Windows XP большой набор встроенных программ, которые будут полезны начинающему пользователю компьютера. Главным достоинство этих программ - это их наличие практически на всех компьютерах. Некоторые возможности доступны только в этих программах.

Стандартными программами можно рисовать, писать тексты, электронные письма, смотреть и создавать фильмы, слушать музыку.

Нажмите кнопку пуск, выберите меню все программы и откроется вспомогательное меню стандартные программы как показано на рисунке 1. Папка стандартные программы.

Рисунок 1 -Окно в главном меню

Paint. Программа для работы с растровой графикой. Программа больше подходит новичкам и детям, доступны следующие инструменты: ластик, кисть, заливка, карандаш, надпись (без эффектов), линия, прямоугольник и другие. Также можно использовать отражение, масштабирование, инвертирование цветов.

Paint - это простейшая графическая программа, предназначенная для работы с растровыми графическими изображениями.

Растровое изображение создается по точкам - пикселям, для каждой из которых задаются цвет и яркость (качество изображения определяется количеством точек на дюйм - разрешение). Основным преимуществом растровой графики является простота программного обеспечения и высокая скорость вывода изображения на экран. Однако растровое изображение требует использования большого объема памяти - высококачественное изображение может занимать до нескольких мегабайт. Кроме того, возможности преобразования растровых изображений по сравнению с векторными очень ограничены.

Растровое изображение чаще всего получают с помощью сканирования или же ввода в компьютер из цифровых фото- и видеокамер.

Наиболее распространенные растровые форматы -- bmp, tiff, jpeg, gif .

Векторные изображения строятся из простых геометрических фигур.

Каждый элемент изображения (объект) описан математической формулой. Это обеспечивает широкие возможности по выполнению преобразований таких изображений - перемещения, вращения и др. Векторные объекты могут составлять сложные изображения, вывод которых на экран зависит от порядка сборки образующих его объектов. Кроме того, векторные изображения требуют значительно меньшего объема памяти, чем растровые.

Векторную графику используют, когда необходима высокая точность изображения: в рекламной и дизайнерской деятельности, чертежных и проектно-конструкторских работах.

Наиболее распространенные векторные форматы: dxf, eps, af, cdr, vsd.

С помощью Paint можно создавать простейшие графические иллюстрации (схемы, графики), которые можно встраивать в текстовые документы, создавать различные буклеты, объявления, приглашения, поздравления и др. Также в Paint можно просматривать или изменять изображения, полученные с помощью сканера или цифровой фотокамеры.

Paint ориентирован на процесс “рисования” изображения и комбинирования готовых фрагментов, а не на обработку (“доводку”) готовых изображений (фотографий, картинок).

Интерфейс окна Paint имеет стандартный вид показанный на рисунке 2.

Рисунок 2 - Вид окна Paint

Управлять работой в Paint можно через:

- текстовое меню (с его помощью можно создать новый файл, открыть уже существующий, отредактировать его, сохранить рисунок и т.д.);

- панель инструментов (содержит кнопки, которые используются для работы в программе);

- панель цветов (палитра) используется для выбора цвета.

Назначение Панели цветов палитры

Чтобы выбрать основной цвет рисунка необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по квадратику с заинтересовавшим оттенком на Палитре.

Чтобы выбрать фоновый цвет рабочей области полотна необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши и откроется окно изменения палитры показанное на рисунке 3.

Рисунок 3 - Вид окна палитры

На палитру можно добавить другой цвет через команду меню, затем палитра, затем изменить палитру, нажать кнопку определить цвет, и на спектре цветов определить необходимый и нажать кнопку добавить в набор, а затем кнопку ок, чтобы подтвердить свой выбор.

Основные возможности Paint:

- проведение линий различной толщины и цвета;

- использование кистей различной формы, ширины и цвета;

- построение различных фигур, закрашенных и незакрашенных;

- помещение текста на рисунок;

- изменить размер и цвет рисунка.

Способ 1.

Чтобы изменить размер рисунка необходимо обратиться в меню, затем рисунок, затем атрибуты и в поля ширина и высота ввести нужные значения и нажать кнопку ок, чтобы подтвердить изменения или кнопку отмена, чтобы отменить изменения.

В окне атрибуты можно выбрать единицы измерения и тип цветовой палитры: цветная или черно-белая, как показано на рисунке 4.

Рисунок 4 - Вид окна атрибуты

Способ 2.

Указать курсором правый нижний угол белого прямоугольника - рабочего полотна. При этом курсор поменяет свой вид на две стрелки. Далее следует, перенести курсор при нажатой левой кнопке мыши на новое место.

Сохранение рисунка .

Рисунок можно сохранить в следующих форматах: bmp,gif, tiff, jpg.

Вывод на экран полного изображения рисунка

Существует возможность просмотра всего рисунка в обычном масштабе. При этом с экрана исчезнут рамка окна, все панели инструментов, палитра и полосы прокрутки. Будет виден только редактируемый рисунок в обычном масштабе в полноэкранном изображении. В этом режиме можно только просматривать изображение с запретом редактирования. Для этого применяют команду меню, затем вид, затем просмотреть рисунок.

Работа с выделенными фрагментами и буфером обмена позволяет переносить фрагмент рисунка на другое место, создавать несколько копий фрагмента или передавать его в другое приложение.

Буфер обмена Windows (англ. clipboard) - это специальные ячейки памяти, в которые помещается выделенная информация. Занесение данных в буфер называется "копированием" или "вырезанием".

Термин копирование означает, что в буфер помещена копия данных, выделенных в исходном документе.

Термин вырезание говорит о том, что выделенные данные удаляются из исходного документа и помещаются в буфер.

Термин вставка означает извлечение данных из буфера.

В текущем сеансе работы с Windows данные можно вставлять из буфера неограниченное количество раз в любое место текущего документа или в документы других программ.

Буфер обмена Windows служит для хранения только одного объекта. При новой операции копирования или вырезания предыдущее содержимое буфера стирается.

Примечание. В Microsoft Office существует возможность хранить в памяти до 24 объектов.

Выделенную область можно поместить в буфер через команду меню, затем правка, затем копировать или вырезать, а также можно поместить фрагмент в файл командой копировать в файл.

Выделенную область можно перетащить на другое место. Для этого нажать левую кнопку на области, затем, не отпуская ее, перетащить мышью на другое место. Если при этом удерживать нажатой клавишу Ctrl, то будет перенесена копия фрагмента. 
Выделенные фрагменты рисунка можно растягивать, наклонять, поворачивать, отражать с помощью команд меню рисунок.

Для вставки в рисунок готовых фрагментов из буфера или из файла применяют команду меню, затем правка, затем вставить или вставить из файла. При этом вставленный фрагмент первоначально располагается в верхнем левом углу окна программы и его при необходимости можно перетащить на нужное место, удерживая левую кнопку мыши.

Отмена выполненной операции в Paint.

При работе в программе, если были сделаны неправильные действия, то можно вернуться назад - отменить действие. Если операцию отменили по ошибке, то ее можно восстановить.

Предварительный просмотр

Полученный рисунок можно напечатать на принтере. Из-за различий между разрешающей способностью экрана и принтера, один и тот же рисунок на экране и на бумаге может выглядеть по-разному. Чтобы проверить, как будет выглядеть рисунок в отпечатанном виде, используют команду меню, затем файл, затем Предварительный просмотр. Далее с помощью кнопок Крупнее и Мельче можно подобрать подходящий масштаб изображения. Чтобы завершить предварительный просмотр, необходимо нажать кнопку закрыть.

Используя меню нажать, файл, затем параметры страницы, можно изменить размер страницы рисунка и используемый принтер.

Получение изображения со сканера или цифровой фотокамеры

Сначала убедиться, что сканер и фотокамера подключены к компьютеру и готовы к работе, а затем выбрать команду меню, затем файл, затем со сканера или камеры и в открывшемся диалоговом окне выбрать Получить снимки или выбрать сканирование.

“Захват” изображения с экрана

С помощью клавиши PrintScreen можно скопировать и поместить в буфер обмена графический образ всего экрана - скриншот (screenshot) - снимок экрана, картинка, которая точно отображает то, что показывает монитор в конкретный момент времени. Показывается абсолютно все, что вы видите сами -- курсор, все открытые окна в том порядке, как они расположены на экране. После чего можно в графическом редакторе вставить этот фрагмент и редактировать.

При нажатии комбинации клавиш Alt+PrintScreen или Shift+PrintScreen в буфер обмена копируется только активное окно.

WordPad простая программа для редактирования и форматирования текстов. Текст может быть курсивным и жирным, в списках. Можно вставлять объекты других программ (мультимедиа, рисунки).

Текстовый редактор с минимумом возможностей в составе операционной системы Windows, показан на рисунке 5. И в отличие от программы блокнот, способен минимально обрабатывать текст. К примеру, текст можно сделать полужирным или курсивом. Можно создать списки, сделать выравнивание. Можно вставить объекты с помощью других программ (видеозаписи, рисунки и другое). Программа обрабатывает файлы 64 Кб и более. Основным существенным минусом этой программы является отсутствие таблиц. Если есть офисный пакет Word, то эта программа редко используется.

Рисунок 5 - Вид окна текстового редактора WordPad

Адресная книга - база данных контактов пользователя.

Блокнот. Простейший текстовый редактор. Программа обладает минимальным набором функций, быстро загружается, не требует предварительной установки.

Блокнот - это простой текстовый редактор, который предназначен для создания и редактирования текстовых файлов, работает только с файлами в формате ASCII (American Stamdfrd Code Information Interchange) - простой текстовый файл, не требующий форматирования и не превышающих по размеру 64 Кбайт. Для сложных текстовых файлов следует использовать более мощный текстовый редактор, например, MS Word.

Блокнот удобно использовать для ведения коротких записей, каких-либо пометок, редактирования командных файлов, создание Web-страниц. На рисунке 6 показано окно программы блокнот.

Рисунок 6 - Вид окна блокнот

Возможности программы Блокнот:

- открыть документ;

- сохранить документ;

- печать документа в блокнот;

- автоматическое указание даты создания записей;

- быстрый поиск нужных записей.

Недостатки:

- ограниченные средства для оформления документа, например, нельзя применить различные шрифты для отдельных частей текстового документа, но можно изменять тип шрифта, его размер и начертание целиком во всем документе ;

- нет автоматического переноса слов в конце строки (в отличие от MS Word). Поэтому в конце каждой строки нужно нажимать клавишу Enter или предварительно установить режим переноса текста.

Приемы работы:

- при редактировании текста можно использовать "горячие клавиши" .

Соединить строки или слова можно двумя способами:

1) курсор поставить в конец строчки или слова и нажать клавишу delete;

2) курсор поставить на начало того слова или той строки, которую надо присоединить и нажать клавишу BackSpace,

- чтобы произвести какие-либо изменения с текстом или с фрагментом текста, его надо сначала выделить одним из следующих способов:

1) с помощью клавиатуры (поставить курсор в нужное место и нажать сочетание клавиши Shift + клавиши управления курсором);

2) с помощью мыши;

3) с помощью команды меню, затем правка, затем выделить все.

Выделенные объекты можно копировать, перемещать или удалять.
Алгоритм копирования

Выделить (отметить) объект или фрагмент текста

Занести информацию в буфер обмена командой меню, затем правка, затем копировать или сочетанием клавиш Ctrl+C

Поместить курсор вставки в то место, куда надо вставить информацию

Вставить из буфера, выбрав команду меню, затем правка, затем вставить или нажать сочетание клавиш Ctrl+V.

Запуск программы.

Кнопка пуск, затем все программы, затем стандартные, затем блокнот,

Калькулятор. Программа имеет 2 режима работы - инженерный и простой. Вычисления проводятся в различных системах исчисления. Калькулятор работает с градусами и радианами, тригонометрическими функциями, логарифмами, степенями. Калькулятор работает с числами до 32 знаков.

Калькулятор Windows очень удобно использовать в своей работе для выполнения простых операций вычисления - работает почти так же, как обычный карманный микрокалькулятор:

- обычный выполняет в основном простые арифметические операции.

переключить режимы работы можно в меню ® пункт вид;

- инженерный, кроме простых вычислений, наряду с типовыми математическими функциями может вычислить достаточно сложные, например, статистические расчеты.

Вычисления можно производить с помощью мыши, щелкая по соответствующим кнопкам калькулятора или вводить символы с цифровой части клавиатуры (должна быть нажата клавиша NumLock).

Результаты вычислений калькулятора можно копировать в буфер обмена, а также в строку дисплея калькулятора можно вставлять из буфера числовые данные для их использования.

В версии Windows 7 приложение Калькулятор получило второе рождение. Теперь обновленный калькулятор может производить вычисления в обычном, научном (он пришел на смену инженерному), "программерском" и статистическим режимах, с возможностью просмотра истории.

Кроме этого, новый калькулятор оснащен средствами для расчёта заработной платы, ипотечных платежей, аренды помещения, затрат на горючее и т.п.

Новая функция Перевод из одной меры измерения в другую, как показано на рисунке 7.

Рисунок 7 - Вид окна калькулятор

Здесь в области выберите тип преобразуемых единиц нужно во всех трех списках из выпадающих меню выбрать типы единиц измерения, которые нужно преобразовать, а затем в поле из ввести значение для преобразования.

Функция вычисление дат.

Можно вычислить разницу между двумя датами, а также прибавить дни к заданной дате или вычесть дни из нее.

Вычисление расхода топлива, арендной платы или выплат по закладной. Для этого можно воспользоваться шаблонами расход бензина, расчет арендной платы и расчет заклада.

Командная строка (консоль), показана на рисунке 8. Разновидность текстового интерфейса (CUI) между человеком и компьютером, в котором инструкции компьютеру даются путём ввода с клавиатуры текстовых команд. Интерфейс командной строки противопоставляется системам управления программой на основе меню, а также различным реализациям графического интерфейса.

Рисунок 8 - Вид окна командная строка

Папка развлечения. Разработчики Microsoft Windows предлагают нам развлекаться программой громкость (регулировка громкости наушников, акустической системы, цифровых аудиовыходов) и программой звукозапись (запись аудиофайлов с цифрового входа, CD/DVD привода, микрофона).

В папке связь, которая показана на рисунке 9 находятся HyperTerminal -- программа, при помощи которой может осуществляться доступ к другим компьютерам через модем, последовательный порт или через протокол telnet, мастера подключения к различным сетевым подключениям и папка сетевые подключения.

Рисунок 9 -Окно в главном меню.

Папка служебные, которая показана на рисунке 10. Снова Internet Explorer, программы для архивации данных, восстановления системы (установите минимальное значение для системного диска и отключите для остальных дисков для увеличения скорости и производительности вашего компьютера), дефрагментации диска (эта программа разместит информацию на вашем диске по порядку, что увеличит скорость чтения и записи данных с вашего жесткого диска, регулярно запускайте эту программу, предварительно освободив до 20% места на каждом диске).

Рисунок 10 -Окно в главном меню.

Мастера копирования и очистки. Для автоматической очистки корзины, временных папок и файлов лучше использовать программу DustBuster или CCleaner.

Программа сведения о системе позволяет посмотреть параметры настройки операционной системы, оборудования и программных продуктов Microsoft. Здесь можно узнать версию операционной системы, что важно при установки определенных программ и обновлений.

Таблица символов - это программа для просмотра шрифтов (сами шрифты можно найти и установить в папке шрифты в панели управления).

Центр обеспечения безопасности - программное обеспечение, контролирующее наличие на вашем компьютере установленных, активных и актуальных антивируса, брандмауэра, обновлений операционной системы. Если вы используете не лицензионную Windows XP эту службу лучше отключить. При обновлении с официального сайта windows update, операционная система блокируется через 30 дней.

Папка специальные возможности. Программы для людей с ограниченными возможностями.

2.Практическая часть

База данных (БД) -- это специальным образом организованное хранение информационных ресурсов в виде интегрированной совокупности файлов, обеспечивающей удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным.

База данных является интегрированной системой информации, удовлетворяющей ряду требований:

- сокращению избыточности в хранении данных;

- устранению противоречивости в них;

- совместному использованию для решения большого круга задач, в том числе и новых;

- удобству доступа к данным;

- безопасности хранения данных в базе, защиты данных;

- независимости данных от изменяющихся внешних условий в результате развития информационного обеспечения;

- снижению затрат не только на создание и хранение данных, но и на поддержание их в актуальном состоянии;

- наличию гибких организационных форм эксплуатации.

Для работы с базой данных используются различные системы управления базами данных (субд), одной из которых является Microsoft Access - самая популярная в мире база данных для операционной системы Microsoft Windows . Кроме того, система управления базами данных Access является мощной платформой разработки с чрезвычайно гибкой и функциональной интегрированной средой.

Разработка базы данных может состоит из следующих этапов:

- постановка проблемы;

- анализ объекта;

- синтез модели;

-представление информации;

- синтез компьютерной модели объекта и технология его создания

-создание запросов;

-создание отчетов.

Постановка проблемы

На этом этапе формируется задание по созданию базы данных . В нем подробно описывается состав базы, назначение и цели ее создания, а также перечисляется, какие виды работ предполагается осуществлять в этой базе данных (отбор, дополнение, изменение данных, печать или вывод отчета и т.д.). В рассматриваемом примере база данных предназначена для оперативного учета объемов выпуска продукции с целью определения расхода материалов в натуральном и денежном выражении. В процессе работы с базой данных руководитель предприятия будет иметь возможность получить оперативную информацию об объемах выпущенной продукции как за определенный день месяца, так и за определенный временной период. Кроме того, будут формироваться отчеты о расходе каждого вида материалов, идущих как на весь выпуск продукции, так и на отдельные виды.

Анализ объекта

На этом этапе необходимо рассмотреть, из каких объектов может состоять ваша база данных , каковы свойства этих объектов. После разбиения базы данных на отдельные объекты необходимо рассмотреть свойства каждого из этих объектов, другими словами, установить, какими параметрами описывается каждый объект. Все эти сведения можно располагать в виде отдельных записей и таблиц. Далее необходимо рассмотреть тип данных каждой отдельной единицы записи (текстовый, числовой и т.д.). Сведения о типах данных также следует занести в составляемую таблицу.

Например, в состав базы данных будут входить таблицы со списком материалов, списком продукции, нормативами расхода и учетом объемов выпуска продукции. Для ввода информации в указанные таблицы будут использованы формы. Выполнение расчетов и отбор информации будут выполняться с помощью запросов. На основании данных таблиц и запросов будут формироваться отчеты.

Представление информации

После создания модели необходимо, в зависимости от выбранного программного продукта, определить форму представления информации. В большинстве субд данные можно хранить в двух видах:

? -с использованием форм;

? - без использования форм.

Форма - созданный пользователем графический интерфейс для ввода данных в базу. Например, для ввода информации о нормативах расхода материалов на каждый вид продукции может быть создана форма, показанная на рисунке 11.

Рисунок 11 - Вид формы для ввода нормативов расхода материалов

Синтез компьютерной модели объекта и технология его создания

После рассмотрения инструментальных возможностей выбранного программного продукта можно приступить к реализации базы данных на компьютере. В процессе создания компьютерной модели можно выделить следующие стадии, типичные для любой субд:

- запуск субд, создание нового файла базы данных или открытие созданной ранее базы. В процессе выполнения данной стадии необходимо запустить СУБД, создать новый файл (новую базу) или открыть существующую;

- создание исходной таблицы или таблиц. Таблицы - фундаментальные объекты реляционной базы данных, в которых хранится основная часть данных приложения. Отдельная таблица чаще всего хранит информацию по конкретной теме (например, сведения о продукции или объемах ее выпуска за каждый день). Информация в таблице организуется в строки (записи) и столбцы (поля). Таблице присущи два компонента: структура таблицы и данные таблицы. Структура таблицы должна быть спроектирована и создана перед вводом в таблицу каких-либо данных. Она определяет, какие данные таблица будет хранить, а также правила, ассоциированные с вводом, изменением или удалением данных. Структура таблицы доступна через окно конструктора таблиц. Чтобы открыть это окно для существующей таблицы, нужно открыть вкладку Таблицы окна базы данных, выбрать таблицу и нажать кнопку Конструктор.

Чтобы создать таблицу в режиме конструктора следует выбрать вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать. В окне новая таблица, которое показано на рисунке 12 выбрать элемент конструктор.

Рисунок 12 - Вид окна при выборе способа создания новой таблицы

Так как таблицы - объекты, которые будут хранить большую часть данных приложения, подходить к проектированию таблиц необходимо со всей тщательностью. Базовые принципы разработки таблиц заключаются в следующем:

- необходимо избегать дублирования информации. Для каждой категории информации следует использовать отдельную таблицу. Например, не стоит хранить описания материалов в таблице, которая хранит информацию о продукции;

- не следует хранить значения, которые могут быть легко вычислены из существующих значений. Например, не нужно хранить сумму стоимости материала, так как ее можно вычислить с помощью простой формулы;

- для полей необходимо выбирать подходящий тип данных. Это поможет уменьшить размеры базы данных и увеличит скорость выполнения операций. Поля таблицы содержат данные, представляющие порции записи. При описании поля в столбец Имя столбца следует ввести имя поля. Если имя поля состоит из нескольких слов, то не следует делать пробелов меду ними. В качестве разделителя можно использовать символ подчеркивания или каждое слово начинать с большой буквы, например, наименование материала .Кроме этого в названии полей не следует использовать знаки препинания (точки при сокращении) и специальные символы. В столбце Тип данных следует выбрать (но не набрать вручную) требуемый тип данных в раскрывающемся списке либо оставить настройку по умолчанию (текстовый). В столбце Описание можно ввести необязательное краткое описание поля. Пользователь имеет возможность определять формат отображения данных, задавая значения свойств полей в разделе Свойства поля в режиме конструктора таблицы. В Microsoft Access свойства полей используются при просмотре или изменении данных пользователем. Например, заданные пользователем значения свойств Формат поля, Маска ввода и Подпись определяют вид базы данных таблицы и запроса. Необходимо учитывать, что числовые, денежные и логические типы данных, а также Дата/Время обеспечивают стандартные форматы отображения. Для выбора форматов для каждого типа данных следует определить свойство Формат. Для полей, в которых планируется хранить числовые значения с одним - четырьмя знаками в дробной части, рекомендуется использовать денежный тип данных;

- в каждой создаваемой таблице нужно стараться включать столбец или набор столбцов первичного ключа. Мощь реляционных баз данных заключается в том, что с их помощью можно быстро найти и связать данные из разных таблиц при помощи запросов; форм и отчетов. Для этого каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих каждую запись в таблице. Эти поля называются ключевыми полями таблицы. Если для таблицы обозначены ключевые поля, то процессор базы данных предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Чаще всего в Microsoft Access в качестве типа ключевого поля используется тип Счетчик. Поле счетчика можно задать таким образом, чтобы при добавлении каждой записи в таблицу в это поле автоматически вносилось порядковое число. Для создания ключевых полей таблицы необходимо:

1) в режиме конструктора выделить одно или несколько полей, которые необходимо определить как ключевые. Для выделения одного поля нужно щелкнуть область выделения строки нужного поля (кнопка слева строки). Выделить несколько полей можно, удерживая при выборе каждого поля клавишу «Сtrl»;

2) нажать кнопку ключевое поле на панели инструментов как показано на рисунке 13.

Рисунок 13 - Вид конструктора таблицы при задании ключевого поля

Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки да будет автоматически создано ключевое поле счетчика. 

Имеются специальные случаи, когда первичный ключ целесообразнее не создавать. Например, для таблицы нормативы расхода и дата выпуска индекс, ассоциированный с первичным ключом, может неприемлемо снижать производительность ввода и модификации данных.

Для сохранения таблицы следует нажать кнопку сохранить на панели инструментов, введя допустимое имя таблицы;

Создание связей.

Для создания связей между таблицами следует воспользоваться пунктом схема данных из меню сервис. При создании связей необходимо обеспечивать целостность данных, которая представляет собой набор правил, используемых процессором базы данных для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также для защиты от случайного удаления или изменения связанных данных. При поддержании ссылочной целостности между главной и подчиненной таблицами часто используются следующие правила:

- подчиненная строка не может быть вставлена, пока не существует главная строка. Например, нельзя ввести записи позиций выпуск продукции, пока в главной таблице продукция не появится запись определенного вида продукции;

- главная строка не может быть удалена до удаления всех подчиненных строк;

- если значение первичного ключа в главной строке изменено, все значения внешнего ключа, которые обращаются к этому значению первичного ключа, должны быть также обновлены - и наоборот, нельзя изменить значение ключевого поля в главной таблице, если существуют связанные записи.

Чтобы наложить эти правила на конкретную связь, при ее создании следует установить флажок Обеспечение целостности данных в окне Связи, как показано на рисунке 14.

Рисунок 14 - Вид окна изменения связей

Если данный флажок установлен, то любая попытка выполнить действие, нарушающее одно из перечисленных выше правил, приведет к выводу на экран предупреждения, а само действие выполнено не будет.

Для связей, для которых определена целостность данных, пользователь имеет возможность указать, следует ли автоматически выполнять для связанных записей операции каскадного обновления и каскадного удаления. Если включить данные параметры, станут возможными операции удаления и обновления, в противном случае запрещенные условиями целостности данных. Чтобы обеспечить целостность данных при удалении записей или изменении значения ключевого поля в главной таблице, автоматически вносятся необходимые изменения в связанные таблицы. Если при определении связи в окне Связи установить флажок Каскадное обновление связанных полей, любое изменение значения в ключевом поле главной таблицы приведет к автоматическому обновлению соответствующих значений во всех связанных записях. Например, при изменении кода материала в таблице "материалы" будет автоматически обновлено поле "ном_материала" во всех записях таблицы "нормативы" , поэтому целостность данных не будет нарушена. Access выполнит каскадное обновление без ввода предупреждающих сообщений.

Если в главной таблице ключевым полем является поле счетчика, то установление флажка Каскадное обновление связанных полей не приведет к каким-либо результатам, так как изменить значение поля счетчика невозможно.

Если при определении связи установить флажок Каскадное удаление связанных записей, любое удаление записи в главной таблице приведет к автоматическому удалению связанных записей в подчиненной таблице. Например, при удалении из таблицы "Продукция" записи конкретного вида продукции будут автоматически удалены все связанные записи в таблице "нормаивы". Если записи удаляются из формы или таблицы при установленном флажке Каскадное удаление связанных записей, access выводит предупреждение о возможности удаления связанных записей. Если же записи удаляются с помощью запроса на удаление записей, то удаление осуществляется автоматически, без вывода предупреждения.

На рисунке 15 показана схема объединения таблиц используемых в примере задачи.

Рисунок 15 - Схема объединения таблиц

Для создания формы первоначально необходимо указать таблицу, на базе которой будет она создана. Форму можно создавать при помощи Мастера форм или самостоятельно, указав, какой вид она должна иметь (например, в виде столбца или таблицы). При создании формы можно указывать не все поля, которые содержит таблица, а только некоторые из них. Имя формы может совпадать с именем таблицы, на базе которой она создана. На основе одной таблицы можно создать несколько форм, которые могут отличаться видом или количеством используемых из данной таблицы полей. После создания форму необходимо сохранить. Созданную форму можно редактировать, изменяя местоположение, размеры и формат полей. На рисунке 16 показан вид формы для ввода даты выпуска деталей.

Рисунок 16 - Вид формы для ввода даты выпуска деталей

Для создания запросов рекомендуется воспользоваться мастером запросов. Рассмотрим порядок создания запроса по выпуску продукции за месяц с группировкой по номенклатуре.

Создайте простой запрос на базе таблицы объем выпуска. Для этого выберите все поля из таблицы, как показано на рисунке 17 и нажмите кнопку далее.

Рисунок 17 - Вид окна мастера запросов при выборе полей таблицы

Выберите итоговый отчет, и нажмите кнопку итоги.

Укажите какие итоговые значения вычислять (сумма по полю полный расход), как показано на рисунке 18.

Рисунок 18 - Вид окна для указания итогов

Нажмите на кнопку ок и на кнопку далее.

Выберите интервал группировки дат, как показано на рисунке 19 и нажмите на кнопку далее.

Рисунок 19 - Вид окна для указания интервала группировки дат

дайте имя запросу запрос по объема выпуска за 01.01.13 и нажмите на кнопку готово.

Закройте запрос.

Загрузите запрос в конструктор.

добавьте таблицу продукция (для добавления таблиц следует использовать пункт добавить таблицу из меню запрос).

перетащите поле наименование продукции из таблицы продукция таблицу запроса.

выделите поле запроса sum-объем.

Щелкните правой кнопкой мышки и выберите элемент всплывающего меню свойства. На рисунке 20 показан вид конструктора запросов.

Рисунок 20 - Вид конструктора запросов

Откроется форма изменения свойств поля. В свойство поля подпись введите фразу «суммарный объем».

Закройте форму изменения свойств полей.

Закройте конструктор запросов, сохранив изменения в запросе.

Откройте запрос. Он должен иметь вид, показанный на рисунке 21.

Рисунок 21 - Вид окна с результатами запроса

Заключение

Производство информационных телекоммуникационных технологий может стать "локомотивом" экономического роста в том смысле, что они более не играют дополнительную, вспомогательную роль по отношению к промышленности; ИТТ позволяют увеличить "обменный потенциал" услуг, который в прошлом был весьма ограничен и таким образом расширить их рынок, что в свое время произошло с продукцией обрабатывающей промышленности. Следовательно, сектор услуг (например, предприятия по выпуску программного обеспечения) сегодня характеризуется показателями, схожими с теми, которые присущи традиционным промышленным производствам. Затруднение с их восприятием связано с тем, что они часто связаны с производством нематериальных продуктов. Сектор услуг все больше обогащается за счет новых сетевых решений. Постепенно возникает инфраструктура и разрабатываются методы применения новых высокоскоростных телекоммуникационных систем, способных передавать не только цифры и тексты, но и изображение и звук (мультимедиа), что раскрывает содержание возможного сценария очередного цикла экономического развития, когда потребителям будут предложены новые услуги, компании-поставщики получат доступ к глобальным рынкам, а в сфере новых видов деятельности будут созданы дополнительные рабочие места. Потенциал экономического развития, который несут в себе информационные сети, исключительно высок, поскольку они охватывают и изменяют различные сферы человеческой жизнедеятельности: развлечения и торговлю, финансы и средства массовой информации, образование и медицину, рекламу, почтовую связь и т. д.

Список использованных источников

данные база программа windows

1 Советов, Б.Я. Информационные технологии: учеб.для вузов по направлениям подгот. Дипломир.специолистов «Информатика и вычисл. Техника» и «Информ.системы» / Б.Я. Советов, В.В. Цехановский. - 2-е изд.стер.- М.:Высш.шк., 2005.-263 с.

2 Информатика. Базовый курс : учеб. пособие для втузов / С. В. Симонович [и др.] ; под ред. С.В. Симоновича. - 2-е изд. - СПб. : Питер, 2005. - 639 с.

3 Новые информационные технологии : Учеб. пособие / В. К. Гулаков [и др.] ; Под ред. Гулакова В.К.; Брян. гос. техн. ун-т. - Брянск, 1999. - 144 с.

4 Информационные технологии в управлении [Электронный ресурс] : учеб. мультимедийн. компьютер. курс. - 2-е изд. - Электрон. дан. - Саратов : Диполь ; СГАУ, 2007. - 1 электрон. опт. диск ; 12 см. - (Вузовская серия). - Минимал. cистем. требования: процессор не ниже 266 MHz ; 64 Mb Оператив. памяти ; CD ROM 16x ; рекоменд. разрешение 800х600 High Color или True Color ; обычный масштаб шрифта (96 точек/дюйм) ; ОС Windows 9х/ME/NT 4.0/2000/XP .

Размещено на Allbest.ru

...