Размещено на http://www.allbest.ru/

Контрольная работа

на тему: Принципы действия электронной почты

Введение

В сознании большинства пользователей глобальной компьютерной сети Internet сама эта сеть ассоциируется с тремя основными информационными технологиями:

электронная почта (e-mail);

файловые архивы FTP;

World Wide Web.

Каждая из этих технологий направлена на решение одной из множества задач информационного обслуживания пользователей сети.

Электронная почта - это основное средство коммуникаций Internet. Трудно себе представить пользователя сети, который не знал бы как отправить или получить корреспонденцию от своего коллеги с другого конца света. Несмотря на бурное развитие интерактивных систем коммуникаций, систем реального времени, различных Internet-телефонов и видеофонов, место электронной почты среди других информационных технологий Internet прочно и нерушимо.

Электронная почта в свое время дала импульс созданию сети. Это самая универсальная услуга Internet до сих пор является самой популярной во всех сферах деятельности пользователей Internet.

Электронной почтой можно посылать не только письменные сообщения, но и отформатированные документы, графику, аудиофайлы, программы. Используя электронную почту можно получить услуги других программ-клиентов. Принцип такого использования лежит в том, что запрос от хост-компьютера можно послать в виде электронного письма, имеющего текст со стандартными формулировками обращения к определенному сервису. В данной работе мы рассмотрим принципы работы электронной почты, протоколы ее организации, а также дадим некоторые практические советы по использованию e-mail.

1. Объекты электронной почты

Электронная почта означает процесс передачи данных по компьютерной сети.

В основу структуры и принципа работы электронной почты положены структура и принципы работы почты.

Почта работает с разными видами корреспонденции: письма, телеграммы, поздравительные открытки, периодические издания и др.. Все эти виды корреспонденции содержат определенную информацию, то есть являются сообщениями. Объектами электронной почты также являются сообщения.

У каждого сообщения можно выделить следующие элементы:

содержимое

адрес получателя

адрес отправителя

дата отправления (указывается на почтовом штемпеле)

Содержимое корреспонденции представляет собой текст или рисунок. Содержимое электронного сообщения также является текстом или графическим изображением.

Каждый пользователь электронной почты имеет свой электронный адрес (как каждый человек имеет свой почтовый адрес). Адрес в сети Internet состоит из двух частей: входного имени (имени пользователя) и доменного имени компьютера. Эти части разделяются знаком @. Слева от него находится входное имя, а справа доменное имя компьютера.

Имя пользователя - это может быть фамилия, имя, инициалы или уникальный идентификатор, например, номер паспорта (например, Orlova@www.ipk.edu.yar.ru).

Таким образом, в сообщении можно выделить

содержательную часть (текст или графическое изображение)

служебную информацию (адрес отправителя и получателя, дата отправления, тип корреспонденции). [5, с. 19]

Пример электронного сообщения:

Кому: Orlova@www.ipk.edu.yar.ru

Копии: Smirnov@www.ipk.edu.yar.ru, Petrov@www.un.edu.mos.ru

Тема: пригллашение

Приглашаем Вас принять участие в семинаре по вопросу "Телекоммуникации в школе", который состоится 10 мая 2003 года по адресу: г.Москва, ул Республиканская, д.105 С уважением, Иванов А.А.

Так как служебная и содержательная части сообщения представляют собой конечную информацию, то формой существования электронного сообщения является файл.

электронный почта файл программа

2. Принципы организации электронной почты

Электронная почта во многом похожа на обычную почтовую службу. Корреспонденция подготавливается пользователем на своем рабочем месте либо программой подготовки почты, либо просто обычным текстовым редактором. Обычно программа подготовки почты вызывает текстовый редактор, который пользователь предпочитает всем остальным программам этого типа. Затем пользователь должен вызвать программу отправки почты (программа подготовки почты вызывает программу отправки автоматически). Стандартной программой отправки является программа sendmail. Sendmail работает как почтовый курьер, который доставляет обычную почту в отделение связи для дальнейшей рассылки. В Unix-системах программа sendmail сама является отделением связи. Она сортирует почту и рассылает ее адресатам. Для пользователей персональных компьютеров, имеющих почтовые ящики на своих машинах и работающих с почтовыми серверами через коммутируемые телефонные линии, могут потребоваться дополнительные действия. Так, например, пользователи почтовой службы Relcom должны запускать программу UUPC, которая осуществляет доставку почты на почтовый сервер.

Для работы электронной почты в Internet разработан специальный протокол Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), который является протоколом прикладного уровня и использует транспортный протокол TCP. Однако, совместно с этим протоколом используется и Unix-Unix-CoPy (UUCP) протокол. UUCP хорошо подходит для использования телефонных линий связи. Большинство пользователей электронной почты Relcom реально пользуются для доставки почты на узел именно этим протоколом. Разница между SMTP и UUCP заключается в том, что при использовании первого протокола sendmail пытается найти машину-получателя почты и установить с ней взаимодействие в режиме on-line для того, чтобы передать почту в ее почтовый ящик. В случае использования SMTP почта достигает почтового ящика получателя за считанные минуты и время получения сообщения зависит только от того, как часто получатель просматривает свой почтовый ящик. При использовании UUCP почта передается по принципу "stop-go", т.е. почтовое сообщение передается по цепочке почтовых серверов от одной машины к другой пока не достигнет машины-получателя или не будет отвергнуто по причине отсутствия абонента-получателя. С одной стороны, UUCP позволяет доставлять почту по плохим телефонным каналам, т.к. не требуется поддерживать линию все время доставки от отправителя к получателю, а с другой стороны, бывает обидно получить возврат сообщения через сутки после его отправки из-за того, что допущена ошибка в имени пользователя.

В целом же общие рекомендации таковы: если имеется возможность надежно работать в режиме on-line и это является нормой, то следует настраивать почту для работы по протоколу SMTP, если линии связи плохие или on-line используется чрезвычайно редко, то лучше использовать UUCP. [6, с. 47-49] На рис. 1 представлена система взаимодействия участников почтового обмена.

Рис. 1. Структура взаимодействия участников почтового обмена

Основой любой почтовой службы является система адресов. Без точного адреса невозможно доставить почту адресату. В Internet принята система адресов, которая базируется на доменном адресе машины, подключенной к сети. Например, для пользователя paul машины с адресом polyn.net.kiae.su почтовый адрес будет выглядеть как: paul@polyn.net.kiae.su.

Таким образом, адрес состоит из двух частей: идентификатора пользователя, который записывается перед знаком "коммерческого эй" - "@", и доменного адреса машины, который записывается после знака "@". Адрес UUCP был бы записан как строка вида: net.kiae.su!polyn!paul

Программа рассылки почты Sendmail сама преобразует адреса формата Internet в адреса формата UUCP, если доставка сообщения осуществляется по этому протоколу.

3. Принципы работы электронной почты

Чтобы обмениваться корреспонденцией при помощи электронной почты, необходимо иметь специальную программу, называемую mailer. Она предоставляет возможности для редактирования текста, ввода адреса получателя, посылки сообщения и т.д..

Если нет полноценного доступа к Internet, электронная почта очень полезна. Можно использовать электронную почту, которая имеется у поставщика услуг. Как и во всех программах, между програмами электронной почты существует различие, разница есть и в интерфейсе почтовых пакетов. Однако, все они имеют общие функции. К ним относятся: подготовка текста, чтение и сохранение корреспонденции, уничтожение корреспонденции,ввод адреса, комментарии и пересылка информации, функции импорта для других файлов.

Для подготовки текста письма, вообще говоря, можно пользоваться любым текстовым редактором. Если письмо небольшое, то достаточно и редактора электронной почты, когда же письмо большое, лучше сделать его в другом редакторе и импортировать этот файл в почтовую программу. Немного информации о текстовых и двоичных файлах.

Большая часть программ электронной почты обеспечивает пересылку файлов как в коде ASCII (текстовый формат), так и в двоичном формате. Наименьшей единицей информации, которой оперирует компьютер есть бит, являющийся 0 или 1. Для кодирования информации 8 битов объединяются в один байт, в результате чего получается 256 комбинаций последовательностей состоящих из 0 и 1.

Код ASCII (Amerucan Standаrt Code for Information Interchange)- американский стандартный код для обмена информацией, являющийся таблицей, у которой каждую букву заменяет соответствующий числовий код. Например, последовательность 01000001 означает букву "А". Этот код могут читать все компьютеры. Однако, он позволяет таким образом записывать только текст. Кроме того, он не имеет специальных знаков для шрифтов, которые присущи национальным языкам. [2, с. 26]

Файлы в двоичной системе сохраняют такую информацию, как форматирование, характеристики шрифта и т.д.. Поэтому файлы, которые содержат графические и текстовые части являются двоичными файлами.

Если необходимо подготовить письмо к отправке электронной почтой, необходимо пользоваться файлами ASCII, за исключением тех случаев, когда пользователь полностью уверен в том, что адресат имеет необходимое программное обеспечение для обработки бинарных файлов.

Итак, электронная почта повторяет достоинства (простота, дешевизна, возможность пересылки нетекстовой информации, возможность подписать и зашифровать письмо) и недостатки (негарантированное время пересылки, возможность доступа третьих лиц во время пересылки, неинтерактивность) обычной почты. Однако у них есть и существенные отличия. Стоимость пересылки обычной почты очень сильно зависит от того, куда, в сколь удаленную точку планеты она должна быть доставлена, и ее размера и типа. Для электронной почты такой зависимости или нет, или она довольно невелика. Электронное письмо можно шифровать и подписывать гораздо более надежно и удобно, нежели бумажное - для последнего, строго говоря, вообще нет общепринятых средств шифрования. Скорость доставки электронных писем гораздо выше, чем бумажных, и минимальное время их прохождения несравнимо меньше. E-mail универсален - множество сетей во всем мире, построенных на совершенно разных принципах и протоколах, могут обмениваться электронными письмами с Интернет, получая тем самым доступ к прочим его ресурсам. Практически все сервисы Интернет, использующиеся обычно как сервисы прямого доступа (on-line), имеют интерфейс к электронной почте, так что даже если у Вас нет доступа к Интернет в режиме on-line, Вы можете получать большую часть информации, хранящейся в Интернет, посредством дешевой электронной почты. Скорость доставки сообщений электронной почты сильно зависит от того, каким образом она передается. Путь электронного письма между двумя машинами, непосредственно подключенными к Интернет, занимает секунды, и при этом вероятность потери или подмены письма минимальна. С другой стороны, если Вы пользуетесь для передачи своих электронных писем технологиями FTN (последовательной передачи файлов многими компьютерами по цепочке), и посылаете письмо в какую-нибудь экзотическую сеть, то письмо, во-первых, будет идти долго - дни и даже недели, во-вторых, будет иметь большие шансы просто потеряться при обрыве связи во время передачи по цепочке, в-третьих, его могут легко подменить где-то в пути следования. [1, с. 88]

Теперь рассмотрим почтовыю программу Outlook, как одну из самых используемых на сегодняшний момент в Интернет.

Окно программы Outlook разделено на две части. В левой части находится список, содержащий папки с непрочитанными письмами, прочитанными, удалёнными, отправленными. Кроме того, Вы можете создать свои собственные папки для хранения писем, например, сортируя их по тематике. Правая часть служит для отображения содержимого письма, для подготовки и редактирования отправляемого письма и т.п. После запуска программы в правой части показывается меню, содержащее пиктограммки, позволяющие выбрать одно из предложенных действий.

Microsoft Outlook Express умеет создавать и отправлять письма в формате HTML, что позволяет использовать в письме все возможности Web, такие как графика, гиперссылки.

Для создания сообщения выберите в меню Сообщение пункт Создать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl-N. Вы можете воспользоваться при создании сообщения одним из готовых шаблонов, для этого в меню Сообщение надо выбрать пункт Создать с помощью… и в появившемся списке - желаемый шаблон. После этого появится окно “Новое письмо” в котором Вы можете набрать текст письма, вставить картинки, отформатировать текст, используя стандартные кнопки форматирования панели инструментом.

Для успешной отправки письма необходимо заполнить некоторые поля. Во-первых, это поле Кому:. В нём нужно ввести электронный адрес получателя Вашего письма. Электронный адрес всегда записывается в следующем формате xxx@xxx (читается xxx at xxx).

Поле Копия: служит для указания электронных адресов, по которым будут отправлены копии письма. Электронные адреса в этом поле должны быть разделены символом «точка с запятой» (;). Оно очень удобно, когда нужно отправить одно и тоже письмо сразу нескольким получателям, при этом, на почтовый сервер отсылается лишь одна копия письма, что значительно снижает объём переданной информации.

В поле Тема указывается тема сообщения. Указывайте тему сообщения максимально описательно, так как именно его первым видит получатель письма.

После того, как текст сообщения введён и все поля заполнены нажмите кнопку Отправить для отправки письма. Следует заметить, что Outlook Express может работать в двух режимах: online и offline. В первом случае письмо будет немедленно отправлено и помещено в папку «Отправленные», во-втором, оно будет помещено в папку «Исходящие», а отправлено будет только после нажатия кнопки Доставить почту. Переключение между этими двумя режимами производится выбором пункта Work offline меню File.

Свежая почта загружается с почтового сервера либо сразу после запуска Outlook Express, либо после нажатия кнопки Доставить почту (в случае работы в режиме offline). После того, как почта загружена с сервера, она оказывается в папке «Входящие». Список заголовков писем виден в левой части окна программы

Ящик входящих писем устроен точно так же, как ящик исходящих писем, только поля адреса и даты имеют в нем другое значение -- это соответственно имя (или адрес) отправителя письма и время и дата получения письма. Жирным шрифтом помечены письма, которые еще не были прочитаны.

Чтобы выделить письмо в ящике, щелкните курсором мыши на соответствующей ему строке в списке. Текст письма будет виден справа в нижней части окна. Чтобы открыть письмо в отдельном окне, сделайте двойной щелчок.

Пришедшие письма помещаются в ящик входящих писем и хранятся там до тех пор, пока Вы их не удалите или не перенесете в другой ящик

Вы можете сохранить письмо в отдельный файл (меню Файл пункт Сохранить), ответить на письмо, нажав на кнопку Ответить автору, переслать его кому-нибудь еще (кнопка Переслать сообщение), удалить, скопировать или переместить в любую папку программы.

На любое пришедшее письмо Вы можете написать ответ. Откройте папку входящих писем, выбрав "Входящие" ("Inbox"). Щелкните мышкой по строчке, представляющей Ваше пробное письмо, чтобы выделить его (сделать текущим). На панели управления нажмите кнопку Ответить автору или из меню Сообщение выберите пункт Ответить автору. Перед Вами появится окно для составления письма, в поле Кому: которого уже вставлен адрес отправителя (в данном случае Ваш собственный адрес, поскольку пробное письмо Вы написали себе сами). Автоматически заполнена и строка Тема:. Текст исходного письма, на которое Вы составляете ответ, включен в Ваш ответ. Перед этим текстом добавлены несколько строк с указанием времени и даты написания исходного письма, а в начале каждой строки текста стоит символ '>' -- так принято обозначать цитаты из исходного письма в ответных письмах.

Вы можете редактировать текст и, естественно, добавлять свой собственный. Поместите мигающий маркер выше текста исходного письма и добавьте какой-нибудь текст.

После некоторого времени работы с электронной почтой, обычно обнаруживается, что у Вас образовался довольно широкий круг людей, с которыми Вы переписываетесь и держать в голове их электронные адреса или хранить их визитные карточки довольно неудобно (не говоря о том, что при вводе электронного адреса при отправке письма довольно легко ошибиться). Для решения этой задачи в Outlook Express встроена удобная адресная книга. С помощью которой можно запомнить не только обыкновенный адрес, но и создать группу рассылки. Адресную книгу из главного окна можно открыть выбрав пункт Адресная книга из меню Сервис. В окне создания сообщения адресную книгу можно вызвать, щёлкнув по пиктограмме. Для добавления новой записи в книгу выберите пункт Создать адрес... в меню File. При заполнении обратите внимание, что у любого адресата можно указать несколько почтовых адресов и один сделать основным.

Все записи в Адресной книге можно отсортировать по любому из полей как в порядке возрастания, так и в порядке убывания. Для этого просто щелкните мышью по заголовку поля, либо выберите опцию Сортировка... в меню Вид.

Кроме индивидуальных адресов, программа позволяет задать группу адресов, по которым будет осуществляться рассылка. Выберите в меню Файл пункт Создать группу. В появившемся диалоговом окне, в поле Имя группы, вводится название группы и с помощью кнопок Выбрать участников, Создать адрес или Удалить формируется список адресов.

Если Вы посылаете письмо, как обычно (выбирая пункт меню Сообщение | Создать, то указать адресата Вы можете, написав его имя и фамилию так, как они записаны в адресной книге, либо в меню Сервис выбрать пункт Выбрать получателей... или нажать кнопку на панели управления. В появившемся диалоговом окне выбрать адресата, пользуясь кнопками Кому-> , Копия-> и Слепая->)

Вы можете присоединить к письму любой файл. Он может быть как текстовым, так и двоичным. Чтобы вставить в свое сообщение текстовой файл, выберите при создании письма пункт Текст из файла... из меню Вставка. Выберите файл, который Вы хотите вложить. После этого текст выбранного файла появиться в окне текущего письма, и Вы можете редактировать его. Обратите внимание, что файлы с форматированным текстом (например, документы программы Microsoft Word) являются двоичными, а не текстовыми.

Чтобы вложить в свое сообщение любой двоичный файл (картинку, электронную таблицу, форматированный текст), выберите при создании письма пункт Файл из меню Вставка. Выберите файл, который Вы хотите вложить. После этого в нижнем поле окна составляемого письма появится значок с именем вставленного файла.

Вложить файл можно еще проще - "перетащив" (drag and drop) его значок из любой папки на окно составляемого письма.

Составить письмо с вложенным файлом можно и так: щелкнуть правой кнопкой мыши по значку файла и выбрать из контекстного меню пункт Отправить | По почте.

Вы можете вложить в одно сообщение несколько файлов. Однако не увлекайтесь, особенно если файлы большие. Хорошей практикой является "сжатие" вкладываемых файлов любой программой типа WinZip или ARJ. Получатель, конечно, тоже должен иметь такую же программу, чтобы суметь привести файл в исходное состояние.

Для того чтобы получить бесплатно почтовый ящик, необходимо загрузить в интернет браузере страничку сайта предоставляющего бесплатный почтовый сервис.Ниже приведены адреса наиболее известных русских и англоязычных серверов.

Для того чтобы начать работу с Вашим почтовым ящиком, Вам следует ввести имя вашего ящика и пароль в соответствующих полях на веб-странице почтового сервера. После этого нажмите "Вход" ("Login").
Если пароль верный - перед Вами появится содержимое Вашего почтового ящика. Интерфейс работы с почтой очень похож на интерфейс программы Outlook Express, за исключением может быть отсутствия адресной книги, хотя в последнее время и это стало доступно на некоторых серверах.

4. Будущее программ электронной почты

Существуют определенный тип приложений, которыми пользуется практически каждый человек, работающий на компьютере и в Интернет'е - программы для работы с электронной почтой. Но несмотря на все их многообразие и сравнительно большой “возраст”, принципы работы этих программ не меняются, и сами они практически не эволюционируют. Соревнование между отдельными программами идет по принципу “кто больше поддерживает протоколов” или “кто больше добавит новых возможностей”. С точки зрения структуры Все программы электронной почты похожи одна на другую - список папок для хранения сообщений и список контактов.

На первый взгляд кажется, что менять тут нечего, и что задача обработки электронной корреспонденции давно решена. Но если подойти к этой проблеме с другой стороны, с точки зрения пользователя, то окажется, что существующие сегодня программы для работы с электронной почтой весьма далеки от совершенства. Можно выделить по крайней мере три направления их улучшения:

Прежде всего чего не хватает в современной обработке электронной почты так это человечности. За всеми этими папками, фильтрами и протоколами трудно почувствовать, что посредством электронной почты мы общаемся с живыми людьми.

Люди в программах электронной почты сухо называются “контактами” или “отправителями”, письма - “сообщениями”. Налицо чисто компьютерная терминология, взгляд на предметную область со стороны программы, а не человека. И дело тут не в простой смене названий - использование привычных человеку понятий ведет к переосмыслению подхода к проблеме.

Возьмем например список контактов. Для программы важно только хранить этот список где-то в памяти, выводя его на экран в алфавитной последовательности. А для человека имеет большое значение насколько часто он общается с тем или иным “контактным лицом”, каков характер общения (дружеский или по работе) и т.д. Для человека все, с кем он общается классифицированы по каким-либо признакам, однако ни одна существующая программа электронной почты не в состоянии предложить что-либо подобное.

Человек не робот, он не никогда не читает всю поступившую почту письмо за письмом, в том порядке в каком она пришла. Вначале он просматривает все письма, и выбирает из них наиболее важные или наиболее интересные по его мнению, чтобы прочитать первыми. При выборе он руководствуется различными внешними признаками писем.

В реальном мире почта различается по размеру конверта, его объему, весу письма, надписях на нем (подписанный от руки или отпечатанный на компьютере), а за рубежом еще и по цвету. Вспомните, когда вы достаете из почтового ящика долгожданное письмо от своего друга, вы заранее радуетесь, увидев толстый конверт, предвкушая интересное чтение или просмотр фотографий.

В электронной почте сообщения различаются фактически только по адресату или теме, что с учетом того, что обе строчки нужно прочитать, а проставлять тему письма так, чтобы она давала представление о его содержимом людям чаще всего лень, категоризация получается довольно примитивная.

В современных программах электронной почты пользователь должен сам классифицировать письма, заниматься созданием и перемешением папок, придумывать им осмысленные названия так, чтобы потом можно было всегда найти нужное письмо. Чем больше объем корреспонденции, тем больше проблем - часто бывает очень трудно решить в какую же из папок положить входящее письмо, если количество папок достигает 100 и более.

Организация папок в программах электронной почты имеет ту же основную проблему, что и файловая система - обе являются системами хранения информации, тогда как пользователю по большому счету совершенно неважно, как именно она хранится. Все что ему нужно - это удобная система извлечения информации. [4, с. 83]

Пример Алана Купера очень хорошо иллюстрирует эту проблему: “Допустим я получил электронное письмо от Джерри, в котором он пишет о Салли по делу связанному с проектом “Аякс”. Я могу положить его в папку “Джерри”, или в папку “Салли”, или в папку “Аякс”, но на самом деле мне я бы хотел, чтобы это письмо оказалось во всех трех папках. Если по какой-либо причине мне придется снова обратиться к этому письму шесть месяцев спустя, мне нужно чтобы система смогла найти его независимо то того, куда я его положил”

Заключение

В заключение хочется привести несколько примеров модернизации существующих программ электронной почты. Конечно они не претендуют на уникальность и законченность, однако многие из них уже реально воплощены в жизнь:

Весь поток входящей почты можно разбить в соответствии с тем, от кого пришло письмо и автоматически помещать в папки с именем этого человека. Для усиления персонализации можно использовать маленькой фотографии человека для обозначения его папки. После приема почты значки, обозначающие письма появляются рядом с фотографией человека. Кроме фотографии папку можно отображать в виде любой картинки.

Для отображения размера писем можно использовать несколько картинок конверта, нарисованных с разной степенью “пухлости” - современные разрешения экранов и их количество цветов позволяют это делать.

При этом интерфейс программы становится достаточно очевиден:

Сразу видно, от кого пришли письма, сколько их, причем это будет происходить на уровне узнавания картинки вместо прочтения текста, то есть гораздо быстрее. Пользователь сможет теперь одним взглядом окинуть объем пришедшей почты и то кого что пришло.

Чтобы написать кому-то письмо, можно просто два раза щелкнуть мышкой на его фотографии. Не правда ли, гораздо удобнее, чем искать его адрес в списке из десятков а то и сотен “контактов”?

Чтобы переслать письмо, можно просто перетащить конверт на фотографию

Как говорит все тот же Алан Купер, того, кто решит проблему электронной почты, ждет огромный успех.

Литература

Гагин А. В. Сервисы Internet: практическое рассмотрение. -М.: Инфра, 1999

Седельников А. Д. Программы электронной почты. -М. : Дрим-М, 2000

Севостьянов А. Л. Почтовые программы Интернета. -М.: Майор, 2003

Доридзе Р. Ж. Основы работы в Интернет. -М.: Компьютер-пресс, 2000

Ильм П. Г. Электронная почта. -М.: ИКС Технологии, 2001

Храмцов П. Б. Организация и администрирование почтовых и файловых серверов Internet. -М.: Бератор-пресс, 2003

Размещено на Allbest.ur