Для любого руководителя важнейшим фактором является оперативное поступление достоверной информации. Без неё невозможно принять необходимых решений, а это непосредственно влияет на конкурентно-способность магазина и качество предоставляемых услуг.

В наше время для руководителя торговым предприятиям необходимо подготавливать большое количество документов и отчетов. Подготавливать их в ручную может занять очень много времени, да и некто не застрахован от ошибок. Поэтому автоматизация эти процессов является приоритетной задачей.

В данной контрольной работе предоставлен проект информационной системы позволяющей выполнять следующие задачи:

- управление закупками и продажами товара (учет остатков и движения запасов, формирование товарных отчетов);

- регистрацию документов в книгах покупок и продаж;

- учет имущества предприятия (учет специального оборудования и инструментов, учет наличия и движения каждого объекта учета, начисление амортизации объектов)

Все стадии проектирования были выполнены согласно соответствующим стандартам ГОСТ-34 на разработку информационных систем.

1. Формирование требований в ИС

1.1 Организационная диаграмма магазина

Организационная структура компании ОАО "СибТорг" имеет следующий вид: товар автоматизация учет

В модели отражены все подразделения предприятия в виде иерархической структуры. Важность данной модели объясняется тем, что она описывает субъекты, которые определяют входы и выходы ресурсных потоков организации.

Компания ОАО "СибТорг" представляет собой следующую структуру: во главе предприятия стоит директор, ему непосредственно подчиняются: бухгалтерия, отдел кадров, склад, магазин, служба доставки.

Swim Lane Diagram,s

В процессе поступления товара участвуют 3 сотрудника: директор, работник склада и продавец.

При поступление товара начальник склада сверяет данных товарной накладной с фактическим содержание поставки. Если поставщик привез товар не в том составе, который ему необходимо было доставить в магазин, то начальник склада составляет акт разногласия и передает его на рассмотрение директору. В свою очередь директор принимает решение о составлении акта несоответствия товара.

Если при принятии товаров не было никаких разногласий и содержание накладной совпадает с фактическим содержанием поставки, то начальник склада вводит в базу данных информацию о поставленных товарах и составляет отчет о поставке.

Диаграмма Списание просроченного товара.

В процессе списания участвуют 3 сотрудника: директор, бухгалтер и продавец.

Еженедельно продавец в начале смены проверяет товар на истечение срока годности, если есть товар, у которого истек или скоро истечет срок годности, он составляет отче. После он передает данные бухгалтеру, который в свою очередь составляет акт списания и передает его директору на утверждения. Директор в свою очередь принимает решение какой товар следует утилизировать а какой уничтожить и передает данные бухгалтеру. После бухгалтер списывает этот товар и подготавливает документы на утилизацию и уничтожение товара, после подписания комиссией этих документов он передает их исполнителям.

Диаграмма учет товара.

В процессе учет товара участвуют 3 сотрудника: директор, бухгалтер, продавец.

Исходя из графика ежемесячных проверок, продавцы и работники склада проводит проверку фактического товара в магазине и учетными данными в программе. Если в ходе проверки были найдены несоответствия, они составляет акт недостачи и акт излишек и передаёт их бухгалтеру. Бухгалтер составляет отчет о проведении проверки и передает его на согласование директору, после принятия директором решения по проведённой проверки бухгалтер изменяет данные о товаре в базе на актуальные.

1.2 Технико-экономическое обоснование на создание ИС "Учёт"

Общая характеристика.

Объектом автоматизации проектирования является деятельность продуктового магазина. Работой магазина руководит директор, у которого в непосредственном подчинении находятся все сотрудники.

Характеристика существующей системы управления.

Деятельность данного магазина можно условно разбить на 3 основных бизнес-процесса: управление торговым залом, управление складом и оперативный учет.

Каждая из этих составляющих представляет собой некоторый процесс на предприятии, который решает определенный круг задач и проходит разные этапы принятия решений, связанных с эффективным управлением предприятием розничной торговли.

Управления складом состоит в том, чтобы начальник склада проверяет поступившей товар по накладной, бракуется испорченный или просроченный товар, составляется акт разногласий и отправляется поставщику. При оприходовании товара производится расчет розничной цены и присвоении кода каждому товару. В процессе продажи из программы автоматически удаляется информация о проданном товаре и по окончании рабочего дня бухгалтером формируется отчет по кассовой книге. Проведение инвентаризации продавцами, работниками склада и бухгалтером позволяет выявить нехватку или излишек товаров. По факту завершения инвентаризации формируется отчет для оперативного учета. Процесс возврата товаров проходит либо на основании заявления покупателя о некачественном товаре, либо на основе списка товаров, составленного по итогам инвентаризации. При возврате товаров бухгалтер составляет акт о возврате товаров.

Управление торговым залам состоит в том чтобы своевременно запрашивать со склада товар, проверять товар на полках на истечения срока годности и продажи товара.

При анализе деятельности магазина были выявлены следующие недостатки:

- выполнение документооборота вручную может привести к потере документов или неправильному составлению документации;

- учет всех дневных продаж по каждому товару вручную может привести к недочетам;

- при анализе ассортимента товаров могут возникнуть ошибки, что повлияет на формирование заявок на поставку товаров;

- невозможно проведение анализа прошлых данных на предмет наиболее выгодных поставщиков, по качеству работы сотрудников и т.п.

Цели, критерии и ограничения внедрения ИС.

Характеристика целей создания ИС.

Информационная система "Учёт" разработана для автоматизации ведения товароучетных и административных операций компании. ИС позволит:

- ввести автоматизированное управление закупками и продажами товаров (учет остатков и движения запасов, ведение каталога, формирование товарных отчетов);

- автоматизировать регистрацию документов в книгах покупок и продаж;

- сократить время на учет имущества компании (учет наличия специального оборудования и инструментов и движения каждого объекта учета, начисление амортизации объектов).

Характеристика ограничений по созданию ИС.

Проектируемая ИС не обеспечивает учет рабочего времени сотрудников, подмен сменами, больничных листов, отпусков, назначение зарплаты и премий.

Функции и задачи создаваемой ИС.

ИС включает в себя следующие автоматизированные функции (на основании модели "AS IS"):

- учет закупки и движения товаров (анализ ассортимента, формирование заявок на поставку товаров, учет принятых товаров, учет списания и возврата товаров, инвентаризацию);

- учет денежных средств;

- формирование документации магазина (отчеты, ордера, ведомости);

- учет имущества компании (учет наличия и движения оборудования компании, начисление амортизации).

Выше перечисленные функции ИС позволяют повысить эффективность деятельности компании, качество обслуживания покупателей, уменьшить потерю документации магазина, создать единую информационную базу для анализа, эффективного управления и контроля деятельности магазина.

Ожидаемые технико-экономические результаты создания ИС.

Основные источники экономической эффективности, получаемые в результате создания ИС:

- сокращение объема бумажной документации;

- увеличение скорости поиска информации и подготовки отчетов;

- возможность анализа деятельности магазина на основе накопленных в БД сведений;

- повышение производительности труда;

- улучшения качества обслуживания покупателей.

Ожидаемые затраты на создание и внедрение ИС:

- разработка ИС;

- оргтехника (принтеры, кассовый аппарат, сетевое оборудование);

- лицензии на ОС Windows, Microsoft Office.

Выводы и предложения.

Автоматизация продовольственного магазина повышает эффективность деятельности компании, производительности труда, улучшение качества обслуживания покупателей, сокращение запасов товара. Автоматизация магазина позволяет уменьшить потерю документации, создать единую информационную базу для анализа, эффективного управления и контроля деятельности продуктового магазина.

Внедрение ИС потребует обучение сотрудников компании работе в создаваемой ИС.

1.3 Разработка концепции ИС

На основе анализа деятельности ОАО "СибТорг" построена функциональная модель, описывающая существующую организацию работы. Модель включает:

- диаграммы декомпозиции функциональной модели деятельности организации в стандарте IDEF0 (иерархия SADT-диаграмм);

- диаграммы потоков данных DFD;

- диаграммы в стандарте IDEF3.

Диаграммы модели в стандарте IDEF0 отображают производимые объектом действия и связи между этими действиями. SADT-модель представляет систему в виде контекстной диаграммы - одной работы (бизнес-процесса) "Торговая деятельность ОАО "СибТорг" и дуг, изображающих интерфейсы с функциями вне системы. Эта работа декомпозируется на последующих диаграммах.

Диаграммы потоков данных (DFD) представляют собой иерархии функциональных компонентов (процессов), связанных потоками данных. Показывают, как процессы преобразуют свои входные данные в выходные, позволяют выявить отношения между процессами. Используются для описания документооборота и обработки информации. Подобно IDEF0, DFD представляет моделируемую систему как сеть связанных между собой работ.

Для описания логики взаимодействия информационных потоков более подходит IDEF3, называемая также workflow diagramming - методологией моделирования, использующая графическое описание информационных потоков, взаимоотношений между процессами обработки информации и объектов, являющихся частью этих процессов. IDEF3 дополняет IDEF0 и содержит все необходимое для построения моделей, которые в дальнейшем могут быть использованы для имитационного анализа.

Контекстная диаграмма управления магазином

Декомпозиция управления магазином

Декомпозиция работа с поставщиками

1.4 Функциональная модель "КАК ДОЛЖНО БЫТЬ" "TO BE"

В результате изучения функциональной структуры организации ОАО "СибТорг" и системы документооборота были выявлены следующие недостатки в организации работы:

- На данный момент контроль оприходования товара осуществляет начальником склада вручную. Ускорить его позволит применение средств автоматизации. Возрастет скорость проведения контроля и качество, также увеличится осведомленность руководителя.

- Неэффективно осуществляется ведение управленческого учета.

- Требуется построить деятельность отдела маркетинга.

Контекстная диаграмма управления магазином ("TO BE")

Декомпозиция управления магазином ("TO BE")

Декомпозиция "Работа с поставщиками" ("TO BE")

Декомпозиция "Маркетинговая деятельность" ("TO BE")

2. Технический проект