Розробка й упровадження інформаційно-аналітичної системи "науково-методична рада" в обласному інституті післядипломної освіти педагогічних кадрів

Размещено на http://www.allbest.ru/

РОЗРОБКА Й УПРОВАДЖЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНО-АНАЛІТИЧНОЇ СИСТЕМИ "НАУКОВО-МЕТОДИЧНА РАДА" В ОБЛАСНОМУ ІНСТИТУТІ ПІСЛЯДИПЛОМНОЇ ОСВІТИ ПЕДАГОГІЧНИХ КАДРІВ

Кабан Л.В., Федорчук В.А.

У статті описано мету, завдання, принципи роботи і досвід упровадження інформаційно-аналітичної системи "Науково-методична рада" в Київському обласному інституті післядипломної освіти педагогічних кадрів.

Ключові слова: інформація, аналітична робота, система, науково-методична рада.

У динамічний час, коли інформація оновлюється щосекунди, успіх діяльності будь-якої установи, організації чи структурного підрозділу залежить, перш за все, від ступеня володіння інформацією, вміння її оперативно обробляти й аналізувати, приймати відповідне рішення.

Науково-методична рада (далі НМР) є однією із структурних одиниць інституту післядипломної освіти педагогічних кадрів, де акумулюється інформація про результати творчої діяльності освітян області, інноваційні проекти, що апробуються, експериментально підтверджуються та популяризуються в регіональній освітній системі [4]. Щороку інформаційні потоки НМР зростають за рахунок збільшення числа вхідної кореспонденції. Відповідно відбувається накопичення матеріалів у паперовому варіанті, що значно ускладнює їх обробку. А створення аналітичних звітів різної форми потребує тривалого часу та значних фізичних зусиль.

Для подолання зазначених проблем, оптимізації діяльності даного колегіального органу інституту післядипломної освіти педагогічних кадрів створено й успішно впроваджується інформаційно-аналітична система «Науково-методична рада».

Термін "інформаційно-аналітична система" є інтегрованим, системними складовими якого є поняття "інформаційна робота" та "аналітична робота" [1]. Під інформаційною роботою в управлінні розуміють діяльність із забезпечення відповідальних осіб відомостями, необхідними для розв'язання покладених на них завдань; аналітична робота розглядається як складова частина творчої діяльності і призначена для оцінювання інформації та підготовки прийняття рішень. Таким чином, інформаційно-аналітична система - це структура, що включає інформаційні потоки, інформаційні технології їх обробки, інформаційні ресурси для представлення даних.

Процес створення інформаційно-аналітичної системи розпочався з вивчення зразків інформаційних систем управління діяльністю закладів освіти: автоматизованої системи управління Школа, запропонованої Л. Калініною, аналітично-пошукової системи Дидакт, розробленої В.М. Іценком і В.В. Іценком тощо [2;3].

Специфіка діяльності науково-методичної ради, її інформаційних потоків, аналітичної звітності та управлінських наслідків спонукали до розроблення оригінальної інформаційно-аналітичної системи, що одержала назву Науково-методична рада.

Для детальнішого ознайомлення з інформаційно-аналітичною системою «Науково-методична рада» визначимо основні її характеристики:

Мета: створення системи електронного документообігу НМР КОІПОПК з використанням програмно-технічних засобів накопичення, обробки та реалізації оперативного доступу до інформації про обіг поточних документів.

Завдання:

електронізація документообігу науково-методичної ради інституту. Поступово документообіг повинен переноситися з паперового на електронні носії, що є необхідною умовою впровадження засобів автоматизації, і слугує підвищенню ефективності системи управління;

збір і первинна обробка інформації, що передбачає реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції НМР, реєстрацію проходження документів між структурними підрозділами інституту (вчений секретар рецензент (експерт) обласна педагогічна виставка);

ведення та поповнення джерел інформації на основі нових технологій вивчення залежностей, збору і збереження даних, створення електронних бібліотек тощо;

автоматизований моніторинг. На основі критеріїв і показників діяльності, вироблених за допомогою автоматизованих засобів і технологій, досягається більш об'єктивне відображення стану справ;

прогностично-аналітична діяльність передбачає здобуття узагальненої і прогностичної інформації для випереджального планування роботи з потенційними авторами інноваційних проектів;

проведення регіональних педагогічних, науково-методичних, соціологічних досліджень з використанням електронних засобів з метою одержання додаткової інформації та її використання під час прийняття відповідних рішень.

Архітектурно-технологічні рішення побудови інформаційно-аналітичної системи "Науково-методична рада" базуються на застосуванні програм Microsoft Access та Microsoft Visual Basic.

Принципи, покладені в основу інформаційно-аналітичної системи "Науково-методична рада" є такими:

точність достовірне відображення процесу функціонування науково-методичної ради інституту;

оперативність чітко визначена періодичність надходження інформації та своєчасна обробка даних, закладених у системі;

модульність передбачає розбиття інформаційних потоків на окремі структурні одиниці та поступове поетапне впровадження системи;

відкритість можливість розширення інформаційно-аналітичної системи, удосконалення її у процесі експлуатації на підставі пропозицій, зауважень та побажань;

повнота кількість інформації є мінімальною і водночас достатньою для оцінки ситуації, прийняття рішення на відповідному рівні управління;

функціональна звітність представлення даних відповідно до нормативних вимог та у формі, зручній для прийняття відповідних рішень;

інтелектуальність система слугує вирішенню завдань управління інноваційною діяльністю на відміну від традиційного підходу, в основі якого реєстрація й нагромадження інформації.

Структура:

Інформаційно-аналітична система включає три блоки: загальний, інформаційний та аналітичний.

Перший блок містить три модулі: нормативна база діяльності НМР (М1), річний план роботи та персональний склад НМР (М2), методичні рекомендації щодо підготовки матеріалів до слухання на раді (М3). З огляду на функціональне призначення, цей блок є відкритим для суб'єктів-користувачів, у перспективі доступ до нього через Web-портал інституту.

1. Інформація про педагогів одного району, які подали матеріали до слухання.

2. Інформація про матеріали розгляду за спеціальностями.

3. Інформація про навчальні програми.

4. Інформація про навчальні видання.

5. Інформація про рецензентів матеріалів.

6. Інформація про матеріали, повернені на доопрацювання.

7. Інформація про матеріали, повернені через відсутність інноваційної ідеї.

8. Інформація про авторів претендентів на присвоєння педагогічних звань.

9. Інформація про авторів претендентів на підтвердження педагогічних звань.

10. Інформація про матеріали, рекомендовані до друку.

11. Інформація про матеріали, рекомендовані до занесення в Анотований каталог обласної виставки Освіта Київщини.

12. Інформація про програми експериментальної діяльності, розглянуті науково-методичною радою.

Інформаційний блок відкритий для науково-методичних працівників інституту та зацікавлених слухачів, доступ до нього здійснюється у межах локальної мережі КОІПОПК.

Третій блок аналітичний виконує функцію узагальнення інформації із заданих питань, наприклад, кількість матеріалів, прорецензованих конкретним викладачем, динаміка кількості матеріалів, поданих на розгляд окремим районом, динаміка кількості матеріалів, представлених на обласну педагогічну виставку тощо. Крім того, у даному блоці передбачено введення форм для створення витягів з протоколів засідань НМР.

Рівень доступу до інформації третього блоку є обмеженим і розповсюджується лише на осіб, які безпосередньо працюють з даною інформацією: вченого секретаря, декана тощо.

Наведена інформаційно-аналітична система впроваджується в Київському обласному інституті післядипломної освіти педагогічних кадрів із серпня 2006 року і на даний момент знаходиться у стадії апробації, якою передбачено внесення коректив у архітектуру і функціональні можливості системи. Варто зауважити, що на сьогодні система дозволяє вирішувати більшість з покладених на неї завдань: електронізація документообігу, збір і первинна обробка інформації, частково прогностично-аналітична діяльність. Разом з тим, завдання автоматизованого моніторингу інформації є перспективним, на його вирішення спрямована подальша робота розробників системи. педагогічний електронний управління освіта

Таким чином, система "Науково-методична рада" дозволяє реалізувати, насамперед, інформаційно-аналітичну функцію управління забезпечити суб'єктів управління інформацією для прийняття відповідних об'єктивних рішень. Крім того, використання інформаційно-аналітичної системи дає можливість реалізувати й інші управлінські функції, а саме мотиваційну, якою "передбачені дії для досягнення запланованої цілі як усвідомленого прогнозованого результату" [5, 28]. Переконані, що секретарю, який працює з документами ради, використання інформаційної системи не лише полегшить роботу, а й мотивуватиме до реалізації нових цілей. Забезпечення планово-прогностичної та рефлексивно-аналітичної функцій закладено в основу інформаційної системи, тобто перший і третій структурні блоки. Організаційно-виконавська функція охоплює суб'єктів-користувачів системи на різних організаційних рівнях, нею передбачено автоматизований обмін інформацією, систематизований збір її, упорядкування й збереження.

У цілому описана інформаційно-аналітична система є безпосереднім фактором підвищення дієвості та відкритості функціонування науково-методичної ради інституту.

Список використаної літератури

1. Англо-український тлумачний словник з обчислювальної техніки, Інтернету і програмування. - К.: Видавничий дім "СофтПрес", 2006. - 824с.

2. Іценко В.В. Інформатизація управління загальноосвітнім навчальним закладом на базі аналітично-пошукової системи Дидакт. //Інформатика. -2006. - №1. - С.117-127.

3. Калініна Л. Автоматизована система управління Школа: моделювання і технологія використання // Освіта і управління. - 2006. - Т.9. - № 1. - С.61-70.

4. Кабан Л.В. Організація та зміст діяльності науково-методичної ради інституту післядипломної педагогічної освіти / Науково-організаційні основи експертизи інноваційної освітньої діяльності в регіоні: Науково-методичний посібник/ За ред. Л.І. Даниленко. - К.: Логос, 2006. - С.112-122.

5. Клокар Н.І. Управління обласним інститутом післядипломної педагогічної освіти: теорія і практика: Науково-методичний посібник.- К.: Міленіум, 2004. - 218с.

Размещено на Allbest.ru