Автоматизированная информационная система учета лекарственных препаратов на базе больничной аптеки

Размещено на http://www.allbest.ru/

ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ

«Автоматизированная Информационная Система учета лекарственных препаратов на базе больничной аптеки»

Перечень условных сокращений

АИС - автоматизированная информационная система;

АИСУЛП - автоматизированная информационная система учета лекарственных препаратов;

АРМ - автоматизированное рабочее место;

МСЧ - медицинская санитарная часть

ПО - программное обеспечение;

БД - база данных;

ОС - операционная система;

ГОСТ - государственный стандарт;

СУБД - система управления базами данных;

ТУ - технические условия;

ТЭО - технико-экономическое обоснование;

ТЗР - транспортно - заготовительные расходы;

ВЦ - вычислительный центр;

КЕО - коэффициент естественной освещенности;

СНиП - строительные нормы и правила.

Содержание

Введение

1. Предпроектные исследования

1.1 Аналитический анализ предприятий

1.1.1 Организационная структура различных предприятий

1.1.2 Суть управленческой деятельности на предприятии

1.1.3 Документооборот на предприятии, содержание и требования, предъявляемые к информации

1.1.4 Значение внутрифирменной системы информации

1.1.5 Технические средства, используемые во внутрифирменной системе информации

1.1.6 Система ведения записей

1.2 Анализ рынка программных продуктов, используемых в торговле

1.3 Краткая характеристика объекта автоматизации

1.4 Определение целей создания автоматизированной системы управления предприятием малого бизнеса

1.5 Анализ состава и содержания документов

2. Проектная часть

2.1 Разработка структуры данных

2.2 Требования к техническому и программному обеспечению

2.3 Руководство пользователя

2.4 Надёжность работы кабельной системы

2.5 Защита при отключении электропитания

2.6 Предотвращение потерь из-за сбоя дисковых систем

2.7 Защита от компьютерных вирусов

2.8 Средства контроля доступа

3. Технико - экономическое обоснование разработки программного обеспечения дипломного проекта

3.1 Введение

3.2 Расчет затрат на разработку АИСУТИП

3.3 Расчет точки безубыточности продаж

3.4 Расчет точки безубыточности математическим методом

Выводы

4. Безопасность жизнедеятельности

4.1 Организация рабочего места оператора ПЭВМ с расчетом кондиционирования воздуха в офисе предпринимателя

Заключение

Список литературы

Приложение А

Приложение Б

Приложение В

Введение

В условиях рыночной экономики информация выступает как один из основных товаров. Успех коммерческой и предпринимательской деятельности связан с муниципальными, банковскими, биржевыми информационными системами, информатизации об оптовой и розничной торговли, торговых домов, служб управления трудом и занятостью, созданием банка данных рынка товаров и услуг, развитием центров справочной и аналитико-прогнозной котировочной информации, электронной почты, электронного обмена данными и др.

Управленческая деятельность выступает в современных условиях как один из важнейших факторов функционирования и развития промышленных фирм. Эта деятельность постоянно совершенствуется в соответствии с объективными требованиями производства и реализации товаров, усложнением хозяйственных связей, повышением роли потребителя в формировании технико-экономических и иных параметров продукции. Большую роль играют также, изменения в организационных формах и характере деятельности фирм, повышение значения транснациональных корпораций в международных хозяйственных связях.

Изменения условий производственной деятельности, необходимость адекватного приспособления к ней системы управления, сказываются не только на совершенствовании организации, но и на перераспределении функций управления по уровням ответственности, формам их взаимодействия и т.д.. Все это требует от фирм адаптации к новым условиям, преодоления возникающих противоречий в экономическом и научно-техническом процессах.

Новейшие достижения в области микроэлектроники привели к новым концепциям в организации информационных служб. Благодаря высокопроизводительным и экономичным микропроцессорам информационно-вычислительные ресурсы приближаются к рабочим местам менеджеров, бухгалтеров, плановиков, администраторов, инженеров и других категорий работников. Совершенствуются персональные системы обработки данных, упрощается документооборот, внедряются автоматизированные рабочие места на базе персональных компьютеров. На этой основе в 80-х годах наметилась тенденция развития информационно-вычислительной техники.

Подходя к современным требованиям, предъявляемых к качеству работы управленческого звена коммерческой компании, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, средства связи, копировальные устройства.

В этом ряду особое место занимают компьютеры и другое электронное оборудование, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации управленческого труда. Их использование в качестве информационных машин, что, хотя и не соответствует их названию, но в последнее время становится основным видом их применения, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов.

В первой главе рассматривается преддипломные исследования существующих систем для ведения торгового и складского учетов и перспективы их развития.

Вторая глава содержит описание проектирования СУБД и средства разработки программного комплекса, описание структуры метаданных разрабатываемой БД.

В третьей главе приведено технико-экономическое обоснование разработки программного обеспечения дипломного проекта.

В четвертой главе рассмотрены вопросы безопасности жизнедеятельности.

1. Предпроектные исследования

1.1 Предпроектный анализ работы предприятий

1.1.1 Организационная структура различных предприятий

Почему крохотная “Apple” и гигантская “IBM” заработали сотни миллионов в компьютерном бизнесе, а другие, такие как “RSI”, потеряли свои состояния? Как “MacDonald`s” удается готовить миллиарды гамбургеров в год, дешево продавать их и получать при этом огромные прибыли, в то время как большинство ресторанов не в состоянии обслуживать несколько сотен клиентов в день? Почему после стольких лет существования “Sirs” и “Micukosi” до сих пор являются ведущими компаниями в розничной торговле в своих странах, а другие, например, “U. T. Grant” обанкротились? Почему религиозное учреждение, такое как католическая церковь, может процветать в 2000 году, если оно действует по принципам и в соответствии с практикой, которые привели бы к краху любого бизнесмена буквально за несколько часов?

Успех и провал этих фирм и компаний имеют одну общую особенность. Все они являются организациями. Организация составляет основу мира менеджеров, она является причиной, обуславливающей существование менеджмента.

Группа должна соответствовать некоторым обязательным требованиям, чтобы считаться организацией. К ним относятся:

1. Наличие, по крайней мере, двух людей, которые считают себя частью этой группы

2. Наличие, по крайней мере, одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы.

Наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Соединив в одну эти существенные характеристики, мы получаем важное определение:

Организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

Приведенное выше определение справедливо не просто для организации, а для формальной организации. Существуют также неформальные организации, группы, которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением, быть может, очень маленьких. И хотя у них нет руководителей, неформальные организации очень важны.

Таким образом, когда употребляется слово организация, имеется в виду формальная организация.

Из определения следует, что организация всегда имеет хотя бы одну общую цель, разделяемую и признаваемую таковой всеми ее членами. Но формальное управление редко имеет дело с организациями, имеющими только одну цель. Менеджмент -это управление сложными организациями. Сложные организации имеют набор взаимосвязанных целей.

Один простой пример: “МакДоналдс” является организацией, состоящей из 7 с лишним тысяч самостоятельных предприятий, работа которых обеспечивается поддержкой большого числа организаций, работающих “за кулисами”, ведущих строительство магазинов и цехов, осуществляющих рекламу, производящих закупку продуктов, разрабатывающих новые виды продукции, осуществляющих контроль качества. Каждое заведение “МасDonald`s” имеет свои планы реализации продукции и прибыли. Каждая вспомогательная единица также имеет свои цели, такие как, например, закупка говядины по выгодным ценам. Эти цели взаимосвязаны и взаимозависимы.

Например, ресторан может реализовать свои цели, добившись запланированной прибыли, только если служба закупки добьется своих целей, обеспечив достаточное количество булочек по нужной цене, если служба маркетинга обеспечит достаточный приток покупателей, технологи найдут способ эффективного приготовления и. т.д. Основная причина, позволившая “МасDonald`s” стать крупнейшим предприятием в своем бизнесе в мире, заключается в том, что компании удается не только достичь всех выше перечисленных целей, но и эффективно взаимно увязать их с наименьшими затратами. И наше предприятие по продаже и производству мультимедийных компьютеров, должно иметь полный набор взаимосвязанных целей.

1.1.2 Суть управленческой деятельности на предприятии

Наше предприятие, хоть небольшое, но имеет все характеристики сложных организаций, являющихся группами, целенаправленными в своей деятельности и имеющими определенный набор взаимосвязанных целей.

Эти общие черты, кратко изложенные ниже, помогают понять, почему, чтобы добиться успеха, организацией нужно управлять.

Ресурсы.

В общих чертах цели любой организации включают преобразование ресурсов для достижения результатов.

Основные ресурсы, используемые организацией, это люди (человеческие ресурсы), капитал, материалы, технология и информация представлены на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 - Основные ресурсы предприятия

Процесс преобразования ресурсов легче всего увидеть в производственных организациях, но и организации обслуживания и некоммерческие организации также используют все эти виды ресурсов. “Apple” и “IBM” используют фонды акционеров и банков (капитал) для закупки деталей (материалы), для строительства сборочных линий (технология) и для оплаты заводским рабочим (люди), чтобы производить компьютеры, которые они смогли бы продать с прибылью (результаты). Ресурсы информации используются непрерывно для связи и координирования каждой фазы процесса преобразования. Информация, относящаяся к исследованию рынка, помогает руководителям “Apple” и “IBM” решать, какого типа продукция имеет большую вероятность понравиться публике. Общение с рабочими дает им информацию, необходимую для качественного выполнения этой задачи. Скорость и объем реализации продукции позволяет руководству решать, насколько успешно идет компания на пути достижения желаемых результатов.

Осознание важности информации как вида ресурсов является основной причиной того, что фирмы по выработке информации, такие как “Apple” и “IBM” столь стремительно росли.

Зависимость от внешней среды.

Одной из самых значимых характеристик организации является ее взаимосвязь с внешней средой. Ни одна организация не может быть “островом в себе”. Организации полностью зависимы от окружающего мира - от внешней среды - как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей, пользователей их результатами, которых они стремятся достичь.

Термин внешняя среда включает экономические условия, потребителей, поставщиков, профсоюзы, правительственные акты, законодательство, конкурирующие организации, систему ценностей в обществе, общественные взгляды, технику и технологию, другие составляющие. Эти взаимосвязанные факторы оказывают влияние на все, что происходит внутри организации. Например, введение новой автоматизированной технологии может обеспечить организации преимущество в конкуренции.

Но, чтобы использовать эту новую технологию, организации придется найти новых людей с определенными навыками, а также определенными взглядами, которые сделают эту новую работу привлекательной для них. Если экономическая конъюнктура повышается или существует конкуренция на рынке таких специалистов, организации возможно придется повысить заработную плату, чтобы привлечь этих специалистов на работу. При их найме организации придется соблюдать государственное законодательство, запрещающее дискриминацию по возрасту, полу и расе. Все эти факторы меняются постоянно.

Большое значение имеет и тот факт, что, хотя организация и зависит полностью от внешней среды, среда эта, как правило, находится вне пределов влияния менеджеров. Самые хорошие руководители в компании “IBM” ничего не могут сделать, чтобы удержать маленькую японскую компанию от выхода на рынок с новой интегральной схемой, которая делает некоторые виды продукции “IBM” устаревшими.

И “MacDonald`s” не добьется никакого успеха пытаясь помешать федеральному правительству поднять минимальную заработную плату, что увеличит ее затраты на рабочую силу на миллионы долларов в год.

С каждым годом руководству приходится учитывать все большее количество факторов внешней среды, которые принимают поистине глобальный характер. Чтобы добиться успеха, фирмам приходится конкурировать на иностранных рынках и противостоять конкуренции иностранных компаний у себя на родине. Это требует понимания целой новой области юриспруденции, осознание новых культурных ценностей. Например на японский рынок проникли и успешно действуют там лишь очень немногие американские компании такие как “Coca-Cola” и “MacDonald`s”. А ведь на американском рынке электроники и автомобилей успешно действует большое число японских фирм.

Горизонтальное разделение труда.

Вероятно, самой очевидной характеристикой организации является разделение труда. Если, по крайней мере, два человека работают вместе для достижения одной цели, они должны делить работу между собой.

Например, организация из двух человек, имеющая целью пройти на судне до места отдаленного на 10 миль, может разделить работу так, чтобы один во время путешествия управлял парусами, а другой был у руля. Разделение всей работы на составляющие компоненты обычно называется горизонтальным разделением труда. Разделение большого объема работы на многочисленные небольшие специализированные задания позволяет организации производить гораздо больше продукции, чем если бы то же самое количество людей работало самостоятельно. Разбив работу по приготовлению и подаче еды клиентам между 12 работниками, как это обычно делается у “MacDonald`s”, можно обслуживать в сотни раз больше людей в день, чем в традиционных маленьких ресторанчиках с одним поваром и несколькими официантами.

В очень малых организациях горизонтальное разделение труда может не прослеживаться достаточно четко. Владельцы, которые являются одновременно и управляющими маленьких ресторанов, могут поочередно то готовить еду, то обслуживать посетителей. Но большинство сложных организаций имеют такого рода горизонтальное разделение, так что можно четко проследить их функции и цели деятельности.

Классическим образцом горизонтального разделения труда на производственном предприятии, например, являются производство, маркетинг и финансы. Они представляют собой основные виды деятельности, которые должны быть успешно выполнены, чтобы фирма добилась поставленных целей.

Подразделения.

Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих специфические конкретные задания и добивающихся конкретных специфических целей. Такие подразделения часто называются отделами или службами, но существуют также и многочисленные другие названия. Корпорация “МаcDonald`s” имеет специальные подразделения для каждой основной функции организации - отделы маркетинга, закупок, недвижимой собственности и т.д. Эти подразделения у “MacDonald`s” имеют свои собственные, более мелкие, более конкретные подразделения. “МаcDonald`s”, например, являясь такой крупной и широко разветвленной компанией, формирует подразделения как по географическому принципу, так и по отдельным видам деятельности.

Отдел недвижимой собственности разделяется на подотделы - выбора размещения новых мест предприятий, управления имеющейся собственностью, а в каждом из этих подотделов имеются группы по географическим зонам такие как группа Восточного побережья, группа Калифорнии, группа Западной Европы и т.д

Как и целая организация, частью которой они являются, подразделения представляют собой группы людей, деятельность которых сознательно координируется и направляется для достижения общей цели. Таким образом, по сути своей, большие и сложные организации состоят из нескольких специально созданных для конкретных целей взаимосвязанных организаций и многочисленных неформальных групп, возникающих спонтанно.

Вертикальное разделение труда.

Поскольку работа в организации разделяется на составляющие части, кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной.

Возвращаясь к нашему примеру с лодкой, если кто-то из матросов не возьмет на себя обязанности капитана, и не позаботится, чтобы движения руля были согласованы с маневрами парусов, чтобы судно держалось курса,- группа плывущая на судне, вероятно, никогда не доберется до порта назначения: она, скорее всего, окажется там, куда занесут ее ветер и течение (т.е. внешняя среда).

Итак, в организации существуют две внутренние органичные формы разделения труда. Первая - это разделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности, т.е. горизонтальное разделение труда.

Второе, называемое вертикальным, отделяет работу по координированию действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления.

Необходимость управления.

Для того, чтобы организация смогла добиться реализации своих целей, задачи должны быть скоординированы посредством вертикального разделения труда. Поэтому управление является существенно важной деятельностью для организации. Однако, в малых организациях часто не имеется четко выделенной группы управляющих.

Например, в небольшом магазине, управляемом двумя партнерами, один из них может принимать решения, касающиеся закупок, выполняя тем самым управленческую функцию в течение одной недели, а второй - в течение другой. Оба они координируют рабочие графики своих немногочисленных подчиненных, чтобы обеспечить работу магазина в установленные часы работы. Но оба партнера выполняют и неуправленческие функции, обслуживая покупателей и раскладывая товары на полках. Ни один из партнеров не считает другого хозяином или управляющим.

Но, хотя управленческие функции и не выделены четко, основная функция - координирование - выполняется.

Даже в крупных организациях большинство руководителей выполняет часто работу, не связанную с координированием работы других. Руководители высшего звена, в компании

“IBM ”, например, сами иногда звонят клиентам или выходят в торговый зал, для того чтобы сохранить связь с клиентами, ощутить их потребности. Однако, во всех организациях, за исключением самых маленьких, управление занимает так много времени, что становится все труднее осуществлять его мимоходом.

По мере разрастания организации людям сложнее ориентироваться, от кого они должны непосредственно принимать указания. На этом уровне, для того чтобы организация могла действовать успешно, работа по управлению должна быть четко отделена от неуправленческой работы, т.е. организации должны назначать руководителей и определять круг их обязанностей и ответственности. Фактически, суперкрупные организации современного общества стали возможны только тогда, когда стала четко ощущаться необходимость отделения управления от коммерческой или технической деятельности.

Все организации имеют некоторые общие характеристики, включая и необходимость управления. Неудивительно поэтому, что управленческая работа также имеет много общих характеристик. Руководитель - это руководитель, и хотя организации, сферы и ответственность могут различаться, работа президента имеет много общего с работой мастера на сборочном конвейере.

1.1.3 Документооборот на предприятии, содержание и требования, предъявляемые к информации

Аспекты управленческой деятельности, которые являются общими для всех руководителей во всех организациях, гораздо менее очевидно, чем различия в их работе.

Суть управленческой деятельности.

В качестве убедительного примера, подтверждающего, что увидеть общее в работе всех руководителей довольно трудно, можно указать на суть управленческого труда, т.е. того, в чем состоит работа по управлению в повседневной практике. Большинство людей, в том числе и сами руководители-практики полагают, что рутинная работа начальника цеха не намного отличается от работы тех, кем он руководит. Это тем более кажется резонным, если принять во внимание, что они постоянно взаимодействуют и получают почти одинаковое вознаграждение за свою работу.

Но исследования показывают, что управленческая работа по сути своей очень сильно отличается от неуправленческой. И действительно, работа начальника цеха имеет гораздо больше общего с работой президента компании, чем с работой людей, которые находятся под его управлением. Комментируя это, Мицберг обобщивший более ранние исследования и проведший фундаментальное исследование по изучению труда пяти руководителей высшего звена, отмечает в своей книге “Природа управленческого труда”: “Почти всякая работа в обществе требует специализации и концентрации.

Станочники, овладев техникой изготовления какой-то детали на своем станке, могут потом в течение многих недель заниматься этой операцией, инженеры и программисты затрачивают порой месяцы на разработку какого-то моста или компьютерной программы, торговцы большую часть жизни проводят, продавая один и тот же вид продукции. Руководитель же не вправе ожидать такой однородности в своей работе. Скорее, характерным для него будет кратковременность, разнообразие и фрагментарность осуществляемой деятельности. Гест, согласно исследованиям которого, мастера выполняют в среднем 583 различные операции по управлению в день, замечает: “Интересно отметить, что характеристики работы мастера, включающие разнообразие прерывистость в выполняемых действиях и их фрагментарность, диаметрально противоположны работе многих механиков-повременщиков, работа которых очень рационализирована, носит повторяющийся характер, не прерывается и выполняется в постоянном, устойчивом, неизменном ритме движущегося конвейера.”

Роли руководителя.

Касаясь содержания работы менеджера, Минцберг находит еще одну общую черту управленческой работы - роли руководителя. Роль, по его определению, является “набором определенных поведенческих правил, соответствующих конкретному учреждению или конкретной должности”. Точно так же, как герои в пьесе имеют свои роли, которые заставляют их вести себя определенным образом, менеджеры занимают определенные должности в качестве руководителей определенных организационных подразделений и именно это определяет их служебное поведение. “Отдельная личность может влиять на характер исполнения роли, но не на ее содержание. Так актеры, менеджеры и другие играют заранее предопределенные роли, хотя как личности могут давать собственную интерпретацию этих ролей”.

В своих работах Минцберг выделяет 10 ролей, которые, по его мнению, принимают на себя руководители в разные периоды и в разной степени. Он классифицирует их в рамках трех крупных категорий: межличностные роли, информационные роли и роли по принятию решений.

Таблица 1.1

Роль	Описание	Характер деятельности по материалам обследования работы руководителей
1	2	3
Межличностные роли
Главный руководитель	Символический глава, в обязанности которого входит выполнение обычных обязанностей правового или социального характера	Церемониалы, действия, обязываемые положением, ходатайства
Лидер	Ответственный за мотивацию и активизацию подчиненных, ответственный за набор, подготовку работников и связанные с этим обязанности	Фактически все управленческие действия с участием подчиненных
Продолжение таблицы 1.1
1	2	3
Связующее звено	Обеспечивает работу саморазвивающейся сети внешних контактов и источников информации, которые предоставляют информацию и оказывают услуги	Переписка, участие в совещаниях на стороне, другая работа с внешними организациями и лицами
Информационные роли
Приемник информации	Разыскивает и получает разнообразную информацию (в основном текущую) специализированного характера, которую, понимая организации и внешние условия, успешно использует в интересах своего дела; выступает как нервный центр внешней и внутренней информации, поступающего в организацию	Обработка всей почты, осуществление контактов, связанных преимущественно с получением информации (периодические издания, ознакомительные поездки)
Распространитель информации	Передает информацию, полученную из внешних источников или от других подчиненных, членам организации; часть этой информации носит чисто фактический характер, другая требует интерпретации отдельных фактов для формирования взглядов организации	Рассылка почты по организациям с целью получения информации, вербальные контакты для передачи информации подчиненным (обзор, беседы)
Представитель	Передает информацию для внешних контактов организации относительно планов, политики, действий, результатов работы организации, действует как эксперт по вопросам данной отрасли	Участие в заседаниях, обращение через почту, устные выступления, включая передачу информации во внешние организации и другим лицам
Предприниматель	Изыскивает возможности внутри самой организации и за ее пределами, разрабатывает и запускает “проекты по совершенствованию”, приносящие изменения, контролирует разработку определенных проектов	Участие в заседаниях с обсуждением стратегии, обзоры ситуации, включающие инициирование или разработку проектов усовершенствования деятельности
Продолжение таблицы 1.1
1	2	3
Ведущий переговоры	Ответственный за представительство организации на всех значительных и важных переговорах	Ведение переговоров
Устраняющий нарушения	Отвечает за корректировочные действия, когда организация оказывается перед необходимостью важных и неожиданных нарушений	Обсуждение стратегических и текущих вопросов, включая проблемы и кризисы

В таблице представлена такая типизация ролей и приводятся примеры для каждой роли. Как указывает Минцберг, роли не могут быть независимы одна от другой. Наоборот они взаимозависимы и взаимодействуют для создания одного целого. Межличностные роли вытекают из полномочий и статуса руководителя в организации и охватывают его сферу взаимодействий с людьми. Эти межличностные роли могут сделать руководителя пунктом сосредоточения информации, что дает ему возможность и одновременно заставляет его играть информационные роли, и действовать в качестве центра обработки информации. Принимая на себя межличностные и информационные роли, руководитель способен играть роли, связанные с принятием решений: распределение ресурсов, улаживание конфликтов, поиск возможностей для организации.

Все эти 10 ролей, взятые вместе определяют объем и содержание работы менеджера, независимо от характера конкретной организации.

Например, заведующий секцией магазина каждый день взаимодействует с продавцами.

Они приходят к заведующему для получения специального инструктажа о запросах и нуждах клиента, для решения своих проблем, связанных с работой, а часто просто пообщаться.

Заведующий получает большой объем информации о том, как работают секции. Например, в отношении высказывания клиентов о товарах, информация, по большей части, не может быть получена из формальных источников, таких, например, как отчет о проданной продукции. Информация помогает руководителю принимать правильные решения для урегулирования существующих или потенциальных проблем. И когда заведующий или руководитель низового звена видится с управляющим магазина, он передает своему начальнику особенно важные части информации. Они-то и обеспечивают основу для управленческих решений на более высоком уровне.

В современных условиях рыночной экономики важным фактором стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи.

В деятельности коммерческих структур, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих предприятий, передача информации является первостепенным и непременным фактором нормального функционирования данной структуры. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия соответствующих решений.

Содержание любой информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

-- по объекту и качеству -- краткость и четкость формулировок, своевременность поступления;

-- по целенаправленности -- удовлетворение конкретных потребностей;

-- по точности и достоверности -- правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

1.1.4 Значение внутрифирменной системы информации

Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации на базе компьютеров с процессорами Intel, объединенных в единую внутрифирменную локальную вычислительную сеть

Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов, для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений.

Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов передачи.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1.2 - Состав информационной системы

Важную роль в исполнении информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение информации и выдача ее в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации.

В 80-е годы произошел переход от отдельных управленческих информационных систем к созданию единой внутрифирменной системы сбора, обработки, хранения и представления информации.

В современных условиях в крупных организациях созданы и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и принятия управленческих решений и решающие следующие задачи: обработка данных, обработка информации, реализация интеллектуальной деятельности.

Для определения эффективности внутрифирменной системы управления на многих предприятиях в учете и отчетности стал использоваться показатель -- отношение получаемой прибыли к затратам на технические и программные средства, а также на обеспечение функционирования внутрифирменной системы сбора и обработки информации, поступающей в процессе работы предприятия.

1.1.5 Технические средства, используемые во внутрифирменной системе информации

Во внутрифирменной системе информации используются, прежде всего, такие виды вычислительной техники, как компьютеры, оснащенные необходимым набором периферии, электронные пишущие машинки, средства телекоммуникаций, средства автоматизированной обработки информации, но одним из ведущим является, прежде всего, ЭВМ.

В процессе автоматизации управления ЭВМ используются, преимущественно, для:

-- разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;

-- контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;

-- расчета заработной платы;

-- контроля за поступлением заказов;

-- анализа данных о сбыте продукции;

-- регистрации поступления платежей;

-- ведения учета и отчетности.

Важную роль играет использование ЭВМ в системе производственного контроля. Установленные на контрольных участках ЭВМ проверяют качество поступающих на сборку частей и деталей (сверка веса, размеров допусков применительно к существующим стандартам).

Развитие систем телекоммуникаций и, в частности, технологий локальных вычислительных сетей, позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную информационную систему. Наиболее эффективной системой информации считается система, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации, объединенных в одну систему.

1.1.6 Система ведения записей

На основе специальных программ, направленных на облегчение доступа и использования требуемой информации разрабатываются системы введения записей. К важнейшим видам записей относятся:

-- расчеты заработной платы рабочих и служащих;

-- тексты контрактов и сопроводительная документация;

-- тексты годовых отчетов и протоколы собраний акционеров;

-- данные для осуществления многовариантных расчетов в рамках программ маркетинга по продукту и по хозяйственному подразделению;

-- данные для разработки планов и показатели самих планов.

1.2 Анализ рынка программных продуктов

Несмотря на то, что в мире существует более тысячи тиражируемых бухгалтерских пакетов различной мощности и стоимости, российские бухгалтеры и предприниматели предпочитают отечественные пакеты, более подходящие для условий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета. Сегодня мы анализируем уже третье поколение российских автоматизированных бухгалтерских систем. Этапы автоматизации бухгалтерского учета в России. Первый этап разработки программ автоматизации бухгалтерского учета совпал по времени с перестройкой, когда в России появилась реальная потребность в программных продуктах такого типа для нужд малых предприятий и кооперативов, обслуживания временных трудовых коллективов и других новых субъектов бухгалтерского учета. Этот период характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональных компьютеров, что в значительной степени обусловило выбор последних в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерских разработок. Большинство программ создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах. В это время были популярны первые бухгалтерские программы: "Финансы без проблем" ("Хакерс Дизайн"), "Турбо-бухгалтер" ("ДИЦ"), "Парус" ("Парус").

Второй этап был связан с развитием коммерческих структур и началом приватизации. Десятки тысяч создаваемых ТОО, АОЗТ и кооперативов нуждались в бухгалтерском учете. На волне всеобщей коммерциализации наблюдался бурный рост тиражируемых разработок, в значительной степени вытеснивших заказные. Энтузиастов-одиночек и временные трудовые коллективы сменили профессиональные группы специалистов, объединившихся в собственные компании, которые хотели получать прибыль с продаваемого тиража бухгалтерских программ. Именно тогда были образованы сегодняшние фирмы-лидеры: "1С", "Диасофт", "Омега", R-Style Software Lab. Современный (третий) этап развития бухгалтерских систем характеризуется созданием интегрированных программных средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации.

Выбор среды разработки обуславливается именно тем, что выбирается наиболее распространенный и поддерживаемый программный продукт. Основным условием этого выбора должно являться непременное условие доступности сторонним разработчикам исходного кода программ и создание разработок, ориентированных под конкретное предприятие, которое реализует цели и задачи, свойственные только ему.

Одним из таких программных продуктов является «1С: Предприятие» фирмы «1С». Данный программный продукт в настоящее время является бухгалтерской системой третьего поколения. Доступность и простота, помноженные на средства разработки и подробную документацию, предоставляемые фирмой «1С» сторонним разработчикам играют первостепенную роль в выборе среды разработки автоматизированной информационной системы. Следует отметить, что затраты на разработку системы для «1С: Предприятие» окупаются с лихвой в короткий период. Фирма «1С» предоставляет несколько вариантов баз данных для различных видов деятельности предприятий. Причем выбранная для разработки конфигурация «Торговля и Склад» изначально предоставляет некую базовую основу. Она ориентирована на оперативный и финансовый учет. Данная конфигурация более удобна для малых предприятий (подразделений), таких как больничная аптека.

1.3 Краткая характеристика объекта автоматизации

Объектом автоматизации выбрано предприятие Медсанчасть №59, а точнее ее подразделение - больничная аптека. Данное подразделение представляет собой предприятие, осуществляющее изготовление лекарственных препаратов по рецептуре, продажу готовых лекарств.

Функциями больничной аптеки являются:

- Автоматизация учета препаратов и сырья;

- Автоматизация оптовой и розничной продажи лекарственных препаратов;

- Изготовление лекарственных препаратов по рецептуре;

- Ведение взаиморасчетов с поставщиками препаратов и сырья;

- Статистический анализ работы больничной аптеки;

При определенных условиях больничная аптека не может существовать без головного предприятия, каковым является Медсанчасть №59. В составе МСЧ №59 больничная аптека не обходится без взаимодействия с другими подразделениями, такими как больничные отделения и т.д.

Информационные взаимосвязи объекта разработки с другими подразделениями МСЧ №59, а также ряд задач, решаемых данным подразделением представлены в таблице 1.2

Таблица 1.2

Компонент ИС	Функция компонента	Куда передается	Что передается
1	2	3	4
Отделения	Формирование заказов на изготовление лекарственных препаратов (экстепоральная рецептура)	Больничная аптека	Экстепоральная рецептура
	Подготовка документов на поставку готовых медикаментов		Накладные-требования
Больничная аптека	Формирование документов на поставку готовых медикаментов	Отделения	Товарная накладная

1.4 Определение целей создания автоматизированной информационной системы учета лекарственных препаратов

Разрабатываемая система направлена на решение задач учета лекарственных препаратов.

Целями создания автоматизированной информационной системы учета лекарственных препаратов (АИСУЛП) являются следующие:

- Документальное сопровождение изготовления лекарственных препаратов по заданной рецептуре;

- Подготовка отчетной документации о работе больничной аптеки на базе МСЧ - 59

- Финансовый учет

- Складской учет

- Учет продаж

Средства достижения поставленной цели:

- локальная вычислительная сеть АИСУЛП с АРМ в аптеке и на аптечном складе;

- специальное программное обеспечение для АРМ с соответствующими полномочиями для работы с базой данных;

- информационное обеспечение в виде базы данных и документов на бумажных носителях;

- организационное обеспечение в форме инструкций, определяющих состав и функции исполнителей, работающих с компонентами АСУ или взаимодействующих с автоматизированной системой (подготовка данных или использование результатов);

- методическое обеспечение, определяющее порядок решения задач в АИСУЛП.

Факторы, влияющие на повышение производительности труда сотрудников:

- сокращение затрат на решение производственных задач (расчеты, подготовка итоговых отчетов, выборка необходимых сведений и др.);

- сокращение числа ошибок при подготовке отчетов, справок и других документов;

- увеличение количества решаемых задач в плане подготовки дополнительных справок и отчетов в текстовой форме с возможностью оперативного просмотра на экране компьютера;

- сокращение количества документов на бумажных носителях;

- сокращение времени на обмен данными и др.

1.5 Анализ состава и содержания документов

Хозяйственный учет представляет собой совокупность бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Учет - одна из наиболее трудоемких функций управления. Отличительной чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей. Как правило, итоговые показатели формируются путем многократной группировки по различным признакам исходных первичных данных без применения сложных расчетов. база данные учет лекарственный

Бухгалтерский учет реализации товаров в оптовой торговле осуществляется по мере отгрузки товаров и предъявления покупателям расчетных документов.

Отпуск товаров покупателям осуществляется на основе следующих документов: накладных; актов приема-передачи; счетов-фактур; товарно-транспортных накладных; железнодорожных и авианакладных.

Общая стоимость реализованных товаров по продажным ценам представляет собой товарооборот.

При учете продаж товаров, важно определиться с вопросом, какой момент считать продажей:

- факт отгрузки товаров и предъявление покупателю расчетных документов;

- факт поступления оплаты от покупателей на счета в учреждения банков.

Этот фактор определяет момент перехода права владения, пользования и распоряжения реализуемых товаров от поставщика к покупателю. В первом случае, как только товары отгружены и покупателю предъявлены на нее расчетные документы, все права собственности переходят на этот товар к покупателю; во втором - до момента оплаты товар является собственностью поставщика.

Момент продажи товаров обусловливает метод определения выручки от продажи: метод начисления («по отгрузке») или кассовый метод («по оплате»).

Метод определения выручки по отгрузке товаров и предъявлению расчетных документов покупателю повсеместно используется в международной практике. В нашей стране, особенно на субъектах малого предпринимательства, был распространен кассовый метод («по оплате»). С 1996г. введен в действие новый порядок определения выручки от реализации продукции, согласно которому для составления финансовой отчетности безальтернативно применяется метод начисления («по отгрузке»). Фактически в больничной аптеке при продаже медикаментов применяется кассовый метод "по оплате", но иногда бывают исключения, и используется метод начисления "по отгрузке".

Каждая отгрузка товаров оптовым покупателям сопровождается оформлением счета-фактуры типовой формы, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 29.07.96 № 914. Счет-фактура составляется в двух экземплярах, один из которых предоставляется покупателю не позднее 10 дней со дня отгрузки товаров.

Счета-фактуры введены в качестве дополнительного инструмента контроля налоговых органов за полнотой сбора налога на добавленную стоимость.

Выходные документы формируются на основе информации из первичных документов, таких как:

- счет;

- накладная;

- счет-фактура.

В качестве учетной цены товаров на предприятиях оптовой торговли может использоваться покупная или продажная цена. В больничной аптеке учетной ценой являются покупные цены с НДС 18%.

Важным элементом учета реализации товаров является определение стоимости, по которой они списываются с баланса торговой организации.

Порядок списания отпущенных товаров зависит от способа хранения товаров на складе (партионный или сортовой) и принятого предприятием в учетной политике метода определения учетных цен на реализуемые товары.

Если складской учет товаров организован по партиям или в течение отчетного периода товар приобретался по одной и той же цене, то базой для определения покупной стоимости реализованных товаров могут служить данные первичных документов. При этом достаточно количество реализованных товаров в натуральном выражении умножить на цену их приобретения. Сложности возникают в условиях сортового учета товаров на складе, а также приобретения товаров у разных поставщиков по разным ценам. В этих случаях для определения покупной стоимости реализуемых товаров могут быть использованы методы оценки материальных запасов:

- по средней (средневзвешенной) цене;

- по ценам первых закупок (ФИФО);

- по ценам последних закупок (ЛИФО);

- по себестоимости единицы запасов.

Продажная цена медикаментов определяется путем прибавления 20% к себестоимости (закупочной цене), а списание на складе происходит по себестоимости.

Выбор этого метода оценки покупной стоимости реализуемых лекарственных средств определен самим предприятием и закреплен в его учетной политике.

В соответствии с Инструкцией ГНС РФ от 11.10.95 г. № 39 при реализации товаров оптовые организации определяют облагаемый оборот на основе стоимости реализуемых покупателям товаров исходя из применяемых цен без включения в них налога на добавленную стоимость.

В счетах, выписанных покупателям за реализуемые медикаменты, накладных на отпуск лекарственных препаратов, а также счетах-фактурах, составленных и зарегистрированных в установленном порядке, указывается продажная цена этих медикаментов без НДС и отдельной строкой - сумма налога на добавленную стоимость, начисленная по соответствующей ставке (18%) от продажной цены.

Общий список документов МСЧ №59 - большой, но выделим из них, относящиеся к работе больничной аптеки:

- Накладная - требование;

- Экстепоральная рецептура;

- Договор на поставку;

- Доверенность на получение товара;

- Счет-фактура;

- Расходные накладные на товар;

- Товарные накладные;

- Прайс-лист;

- Бланк-заказ;

- Рецепт;

- Товарный чек;

- Бланк-заказ на поставку;

- Приходные накладные;

- Счет на оплату поставки;

- Выписка из банка;

- Платежное поручение;

Содержание указанных документов представлено в таблице 2.

Таблица 1.3

Документ	Реквизиты	Период	Итоги
1	2	3	4
Товарные накладные	Номер документа Код заказчика Наименование заказчика Перечень номенклатуры заказа	1 раз в день	Количество заказанных препаратов
Накладная - требование	Номер документа Перечень номенклатуры заказа	1 раз в день	Количество заказанных препаратов
Экстепоральная рецептура	Номер документа Перечень номенклатуры на изготовление препаратов	1 раз в 3 дня	Количество заказанных препаратов
Договор на поставку	Номер документа Код и наименование поставщика (покупателя) Банковские реквизиты Перечень номенклатуры поставки Дата составления Срок действия договора	1 раз в год	Количество заказанных препаратов
Доверенность на получение товара	Номер документа ФИО МОЛ, на которого оформляется доверенность Паспортные данные МОЛ. Номер документа-основания Код и наименование поставщика (покупателя) Дата составления Срок действия	При получении
Счет-фактура	Номер документа Код и наименование поставщика (покупателя) Перечень номенклатуры поставки Дата составления	При получении	Сумма по номенклатуре заказа
Расходные накладные	Номер документа Код и наименование поставщика (покупателя) Перечень номенклатуры поставки Дата составления	При получении	Сумма по номенклатуре заказа
Приходные накладные	Номер документа Код и наименование поставщика (покупателя) Перечень номенклатуры поставки Дата составления	При получении	Сумма по номенклатуре заказа
Продолжение таблицы 1.3
1	2	3	4
Счет на оплату	Номер документа Банковские реквизиты Перечень номенклатуры поставки Дата составления Срок действия документа	При получении	Сумма платежа
Прайс-лист	Перечень номенклатуры Дата составления	При получении
Бланк-заказ	Номер документа Перечень номенклатуры Дата составления	При получении	Сумма поставки
Рецепт	Номер документа Дата составления	При получении
Товарный чек	Номер документа Дата составления Перечень номенклатуры	При получении	Сумма поставки
Выписка из банка	Номер документа Дата составления Тип движения Документ-основание Сумма платежа	При получении
Платежное поручение	Номер документа Дата составления Код, наименование, банковский счет поставщика Документ-основание Вид платежа Срок платежа Сумма платежа	При выписке

1.6 Анализ процесса реализации лекарственных препаратов

1. Реализация медикаментов происходит по следующей схеме:

- Больничные отделения. На отпуск медикаментов оформляется накладная-требование. На изготовление препаратов оформляется экстепоральная рецептура. Далее выписывается товарная накладная в двух экземплярах и происходит отпуск товара со склада.

- Частное лицо. Выписывается товарный чек. Пробивается кассовый чек.

- Юридическое лицо. Безналичные расчеты. Заключается договор в двух экземплярах и подкалывается в папку. Выписывается счет в двух экземплярах (с занесением его номера в тетрадь регистрации) и выдается покупателю для последующей предоплаты. После предоплаты выписывается накладная в трех экземплярах, счет-фактуру в двух экземплярах (с занесением их номеров в тетрадь регистрации) и отдается покупателю по доверенности от покупателя. Ставится печать и подпись. Покупатель тоже расписывается и идет получать товар на склад по накладной с росписью выписывающего лица и печатью. Один экземпляр документов подкалывается в папку с последующей передачей ее в бухгалтерию. Одна накладная остается на складе, а в конце рабочего дня возвращается в офис.

- Юридическое лицо. Расчеты наличными. То же самое, что и при безналичных расчетах, только еще выбивается кассовый чек.

...