Программа Microsoft Access

Размещено на http://www.allbest.ru/

План

Введение

1. Особенности программы

2. Функции программы Microsoft Access и их использовании в обучении в юридическом ВУЗе

3. Примерная программа курса по изучении Microsoft Access в юридическом ВУЗе

Список литературы

Введение

база модель программа

Система управления базами данных Microsoft® Access, появившаяся в 1992 году, быстро завоевала популярность среди пользователей самых разных категорий. Ее версия Access 1.0 стала первой реляционной СУБД, специально разработанной для операционной системы Microsoft Windows®. Знатоков подобных продуктов уже тогда поразило, что мощная база данных для настольных систем может быть столь простой в работе. Появление Access 2.0 еще сильнее изменило подход конечных пользователей к пониманию и применению баз данных. Когда Access была включена в Microsoft Office, пользователи этого комплекта начали осознавать сильную потребность в реляционной СУБД для поиска и управления данными, которая представляет собой неотъемлемую часть набора настольных приложений повышения производительности и помогает принимать более удачные деловые решения.

Рост популярности этой СУБД продолжился в 1995 с выпуском Access 95 - первой в мире 32-разрядной реляционной системы управления базами данных. СУБД Access 97, появившаяся в январе 1997 года, соединяла лучшие средства работы с базами данных с Интернетом, предлагая простые возможности обмена статическими и динамическими данными по корпоративной интрасети.

В версии Access 2000 продолжился курс на тесную интеграцию с другими приложениями комплекта Office. Независимо от того, создает ли пользователь базу данных для управления контактами и клиентами или систему управления складскими запасами, Access предлагает пользователям с любым уровнем подготовки удобные средства поиска, управления и обмена данными. Все это обусловливает возможность широкого использования Access в обучении, в том числе и в юридическом ВУЗе.

1. Особенности программы

Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2000, появились также Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью программы Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. При этом и другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в которой они были созданы (2).

Базы данных -- это совокупность сведений (о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях), относящихся к определенной теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности как в целом, так и любой ее части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов -- атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями; все записи имеют одинаковую структуру -- они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Для работы с данными используются системы управления базами данных (СУБД). Основные функции СУБД -- это определение данных (описание структуры баз данных), обработка данных и управление данными.

Прежде чем заносить данные в таблицы, нужно определить структуру этих таблиц. Под этим понимается не только описание наименований и типов полей, но и ряд других характеристик (например, формат, критерии проверки вводимых данных). Кроме описания структуры таблиц, обычно задаются связи между таблицами. Связи в реляционных базах данных определяются по совпадению значений полей в разных таблицах. Например, клиенты и заказы связаны отношением "один-ко-многим", т. к. одной записи в таблице, содержащей сведения о клиентах, может соответствовать несколько записей в таблице заказов этих клиентов. Если же рассмотреть отношение между преподавателями и курсами лекций, которые они читают, это будет отношение "многие-ко-многим", т. к. один преподаватель может читать несколько курсов, но и один курс может читаться несколькими преподавателями. И последний тип связей между таблицами -- это отношение "один-к-одному". Такой тип отношений встречается гораздо реже. Как правило, это бывает в двух случаях: запись имеет большое количество полей, и тогда данные об одном типе объектов разносятся по двум связанным таблицам, или нужно определить дополнительные атрибуты для некоторого количества записей в таблице, тогда создается отдельная таблица для этих дополнительных атрибутов, которая связывается отношением "один-к-одному" с основной таблицей (4, с. 23).

Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

· добавлять в таблицу одну или несколько записей;

· удалять из таблицы одну или несколько записей;

· обновлять значения некоторых полей в одной или нескольких записях;

· находить одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определенным критериям множество записей, либо изменения в таблицах. Запросы к базе формируются на специально созданном для этого языке, который так и называется язык структурированных запросов (SQL - Structured Query Language).

И последняя функция СУБД - это управление данными. Под управлением данными обычно понимают защиту данных от несанкционированного доступа, поддержку многопользовательского режима работы с данными и обеспечение целостности и согласованности данных.

Защита от несанкционированного доступа обычно позволяет каждому пользователю видеть и изменять только те данные, которые ему разрешено видеть или менять. Средства, обеспечивающие многопользовательскую работу, не позволяют нескольким пользователям одновременно изменять одни и те же данные. Средства обеспечения целостности и согласованности данных не дают выполнять такие изменения, после которых данные могут оказаться несогласованными. Например, когда две таблицы связаны отношением "один-ко-многим", нельзя внести запись в таблицу на стороне "многие" (ее обычно называют подчиненной), если в таблице на стороне "один" (главной) отсутствует соответствующая запись.

Microsoft Access является настольной СУБД реляционного типа, которая имеет все необходимые средства для выполнения перечисленных выше функций. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения (4).

В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам. Вы можете создать сколько угодно таблиц, используя те правила, которые были описаны выше. Самым важным правилом, которое необходимо соблюдать, является то, что в базе данных нужно хранить только необходимую информацию, и при этом все данные должны храниться только в одном месте.

На первый взгляд СУБД Access очень похожа по своему назначению и возможностям на программу электронных таблиц Microsoft Excel. Однако между ними существуют принципиальные различия.

· Access позволяет не только вводить данные в таблицы, но и контролировать правильность вводимых данных. Для этого необходимо установить правила проверки прямо на уровне таблицы. Тогда каким бы образом не вводились данные -- прямо в таблицу, через экранную форму или на странице доступа к данным, Access не позволит сохранить в записи те данные, которые не удовлетворяют заданным правилам.

· С таблицами Excel удобно работать, если они содержат ограниченное количество строк. Таблицы баз данных могут включать в себя огромное количество записей, и при этом СУБД обеспечивает удобные способы извлечения из этого множества нужной информации.

· Если все необходимые для работы данные вы будете хранить в документах Word и электронных таблицах, то по мере накопления информации вы просто можете запутаться в большом количестве файлов. Access позволяет хранить все данные в одном файле и осуществлять доступ к этим данным постранично, т. е. не превышая ограничений на ресурсы памяти компьютера.

· В Access возможно создание связей между таблицами, что позволяет совместно использовать данные из разных таблиц. При этом для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в системах управления электронными таблицами сложно, а иногда просто невозможно.

· Устанавливая взаимосвязи между отдельными таблицами, Access позволяет избежать ненужного дублирования данных, сэкономить память компьютера, а также увеличить скорость и точность обработки информации. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбивают на несколько связанных таблиц.

· Excel позволяет работать нескольким пользователям с одним документом, однако эти возможности очень ограничены. Access может поддерживать одновременную работу с базой данных 50 пользователей, при этом все пользователи гарантировано будут работать с актуальными данными.

· Access имеет развитую систему защиты от несанкционированного доступа, которая позволяет каждому пользователю или группе пользователей видеть и изменять только те объекты, на которые ему выданы права администратором системы, например можно запретить использование некоторых команд меню, открытие определенных форм, изменение данных в таблицах или формах. Электронные таблицы тоже позволяют защитить данные паролем или разрешить только просмотр данных, однако эти средства существенно проще.

Таким образом, СУБД Access применяется в тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима. Примером может служить задача ведения складского учета. Электронные таблицы Excel являются удобным средством хранения ограниченного количества табличных данных с широкими возможностями выполнения расчетов и анализа данных. Документы Excel предназначаются, как правило, для индивидуального использования (3).

2. Функции программы Microsoft Access и их использовании в обучении в юридическом ВУЗе

В настоящее время, когда происходит процесс информатизации общества, главным ресурсом становится информация, а приоритетными оказываются информационные умения человека. Для решения разнообразных практических задач требуется обработка больших массивов данных об объектах реального мира, требующая умений организации хранения, поиска, сортировки, классификации, систематизации информационных ресурсов. Поэтому для более успешной и эффективной деятельности студентов юридических ВУЗов должны знать основные принципы работы систем управления базами данных (СУБД), а также уметь осмысленно оперировать основными объектами баз данных (1).

Однако анализ существующих методов изучения СУБД показывает, что традиционное обучение не позволяет сформировать соответствующие навыки и умения на должном уровне. Действительно, большинство современных учебников по информатике предлагают изучение баз данных по следующей схеме: сначала рассмотреть основные понятия (таблицы, поля, записи, типы данных, связи и т.д.), а затем изучать принципы работы СУБД в конкретной программе, чаще всего, Microsoft Access. При этом обучение осуществляется посредством инструкций, рекомендаций для пользователя к выполнению различных действий для решения типовых задач. Логика изложения материала в таких инструкциях часто идет не от задачи, а от решения (выполняются какие-то операции, которые приводят к результату, а потом делаются выводы). В итоге студентам юридических ВУЗов не всегда понятно, что и для чего делается, их деятельность приобретает в большей степени пассивный характер, а решение задач сводится к автоматическому щелканью мышью.

В таких условиях актуальной становится проблема поиска новых путей и методов изучения систем управления базами данных, которые будут способствовать формированию осмысленных способов деятельности по применению знаний в практической деятельности. Психолого-педагогические исследования последних лет показывают, что основой обучения должна являться не столько система знаний, сколько деятельность студентов. Именно в ходе деятельности студенты овладевают ее рациональными приемами и необходимыми для нее знаниями. Важнейшим видом деятельности на занятиях информатики в юридических ВУЗах является решение задач, при котором происходит усвоение студентом знаний, умений и навыков. Методика обучения, при которой задача рассматривается не только как средство закрепления знаний и навыков, но и как средство формирования основных понятий курса Microsoft Access, получила название «задачного подхода». Применение задачного подхода и должно лечь в основу изучения СУБД. При такой организации процесса обучения изучение основных, фундаментальных понятий СУБД происходит с использованием программирования через специально разработанную систему задач.

Наиболее распространенной из существующих моделей баз данных является реляционная модель. В основе ее функционирования лежит реляционная алгебра, которая состоит из восьми операций, разбитых на две группы: традиционные операции над множествами (объединение, пересечение, вычитание и декартово произведение) и специальные операции (выборка, проекция, соединение и деление). Согласно задачному подходу изучение основ СУБД должно начинаться с рассмотрения алгоритмов работы этих восьми операций. Студентам даются определения операций (в соответствии с принятыми упрощениями) и предлагается реализовать механизм их работы на каком-либо языке программирования (например, Turbo Pascal).

Такая организация изучения СУБД, при которой освоение фундаментальных понятий происходит за счет специально разработанной системы задач, будет способствовать более эффективному овладению студентами основными навыками работы в базах данных. При таком обучении деятельность студентов становится активной, меняется роль обучающегося: из пользователя он превращается в активного исследователя, думающего, планирующего, ищущего. По мере решения задач, сводящихся к программной реализации работы той или иной операции, у студента появится не только четкое представление о сути этой операции (что она делает), но и осознание того, как она работает, а значит, в дальнейшем при работе с конкретными программами СУБД (например, Microsoft Access), студент будет понимать, «что стоит за щелчком мыши».

Изучение основ СУБД основанное на задачном подходе будет в большей степени отвечать целям и приоритетным направлениям развития современного образования в области информатизации профессиональной деятельности юристов.

В результате изучения программы Microsoft Access будущие юристы должны знать и уметь:

· проектировать базы данных,

· создавать таблицы, устанавливать связи между ними, определять свойства полей и подстановки, фильтровать данные,

· импортировать и связывать данные из внешних источников (например, MS Excel, текстовых файлов или других баз MS Access),

· создавать запросы, позволяющие извлекать из базы данных любую требуемую информацию по заданным критериям (в том числе из нескольких таблиц), производить любые другие манипуляции с данными с помощью запросов на изменение, добавление и удаление,

· разрабатывать и настраивать формы - гибкий и мощный интерфейс к информации, хранящейся в базе данных,

· разрабатывать отчеты: от простейших, представляющих данные таблицы или запроса, до сложных многоуровневых, содержащих, помимо исходных, разнообразные итоговые данные,

· создавать макросы - первый шаг на пути к реальному программированию,

· создавать собственные панели инструментов и меню,

· настраивать внешний вид приложения,

· использовать механизм защиты информации Microsoft Access.

3. Примерная программа курса по изучении Microsoft Access в юридическом ВУЗе

В данном параграфе контрольной работы приведена примерная программа по изучению Microsoft Access в юридическом ВУЗе.

Занятие 1

Общие сведения о базах данных. Когда возникает потребность для юриста в базах данных (Excel или Access?)? Модели баз данных, реляционная модель данных. Проектирование базы данных.

Общие сведения о СУБД MS Access XP. Структура окна базы данных, меню, контекстные меню, панель инструментов и свойства базы данных. Учебные базы данных. Работа со справкой.

Занятия 2-3

Таблицы - основа реляционных баз данных. Способы создания таблиц. Конструктор: структура окна конструктора, меню и панель инструментов. Типы данных, свойства полей. Окно индексов. Импорт и экспорт данных, связь с MS Office. Внешнее связывание - установление связи с данными из других источников. Структура окна таблицы, подтаблицы, подстановки. Фильтр по выделенному. Свойства таблиц. Сводные таблицы и диаграммы.

Схема данных, межтабличные связи (отношения). Целостность данных, каскадное обновление и удаление. Типы объединений данных.

Занятия 4-5

Запросы - что это такое? Создание запросов с помощью мастеров. Конструктор: структура окна конструктора, меню и панель инструментов. Типы запросов: на выборку (простой), перекрестный, на добавление, на обновление, на удаление, на создание таблицы.

Групповые операции, статистические функции, используемые в групповых операциях. Условия в запросах, условные операторы. Запросы с параметрами. Ограничение количества записей в запросах.

Свойства запросов. Динамические и статические запросы. Свойства DISTINCT и DISTINCTROW.

Занятие 6

Разработка форм. Автоформы - простейший способ создания форм. Мастер форм. Конструктор: структура окна, меню и панели инструментов.

Панель элементов управления. Обзор элементов управления. Мастер подчиненной формы, автоформат.

Начальные сведения об объектах. Свойства формы и элементов управления. События и их обработка. Диаграммы в формах.

Занятие 7

Разработка отчетов. Автоотчеты. Мастер отчетов. Конструктор: структура окна, меню и панель инструментов. Окно сортировки и группировки.

Специфические свойства отчетов.

Занятие 8

Макросы. Конструктор: структура окна, меню и панель инструментов. Обзор макрокоманд. Аргументы макрокоманд. Запуск макросов. Отладка макросов. Макрос AutoKeys.

Использование макросов в качестве обработчиков событий в формах.

Занятие 9

Меню и панели. Общие сведения. Создание панели инструментов и меню. Свойства панелей.

Сервис. Параметры запуска. Служебные программы: преобразование базы данных, сжатие и восстановление базы данных. Защита данных: пароли и шифры. Пользователи и группы. Разрешения.

Занятие 10

Обзор возможностей MS Access по систематизации данных необходимых в юридической и правоохранительной деятельности.

Список литературы

1. Алексеев В.Е. Вычислительная техника и программирование. - М.: Высшая школа, 1991.

2. Андерсен В. Базы данных Microsoft Access. - М.: Крон-пресс, 2005.

3. Виллариал Б. Microsoft Access: шаг за шагом. - М.: Диалектика, 2002.

4. Дейт К.Дж. Введение в системы баз данных: Пер. с англ. - 6-е изд. - К.: Диалектика, 1998.

5. Каймин В. Информатика. - М., 2003.

Размещено на Allbest.ru