Принципы создания систем автоматизированной обработки

Размещено на http://www.allbest.ru/

План

1. Автоматизация: принципы создания систем автоматизированной обработки

2. Outlook - Ваш электронный органайзер: общие сведения о программе, начало работы, запуск, справки, настройки

3. PowerPoint - сила убеждения, преимущества перед другими

технологиями

Вывод

Список литературы

1. Автоматизация принципы создания систем автоматизированной обработки

Создание единого информационного пространства подразумевает проведение ряда технических и организационных мероприятий, в числе которых установка современных телекоммуникационных сетей, способных передавать голос и данные, обеспечивать доступ к Internet, организовывать теле- и видеоконференции, виртуальные сети, передачу приложений мультимедиа и телевизионных каналов. Кроме того, необходимо построение электронной торгово-платежной системы и создания Internet-магазинов с дальнейшим поступлением и обработкой данной информации в банки для проведения денежных переводов, поступления этой информации к покупателям через систему оказания банковских услуг «на дому», а также с дальнейшим поступлением необходимой финансовой информации из банков в налоговую инспекцию и другие контролирующие органы.

Наличие единой структуры данных автоматизированной информационной системы позволит упростить процедуры формирования и предоставления регулярных отчетов всех подчиненных структур, а также снизить долю ошибочных и противоречивых данных. На основании накапливаемых данных можно проводить серьезные аналитические исследования по прогнозированию и планированию жизнедеятельности региона.

При продуманной постановке задач по созданию такого программно-аппаратного комплекса и его реализации, а также при правильной организации на рабочих местах процедуры формирования документов, запросов и обработки информации, пользователи системы получат возможность существенно сократить время на поиски необходимой информации. outlook powerpoint автоматизированный программный

При этом необходимо отметить, что современные технологии хранения и передачи информации, ее обработки и анализа развиваются такими темпами, что проектирование «статической» системы, способной удовлетворить потребности органов административного управления в течение 10-15 лет, не представляется возможным. С другой стороны, разработка и внедрение модулей системы в масштабах всего региона очевидно потребует нескольких лет. Переход к новой системе в различных подразделениях и службах будет осуществляться из разных «начальных» состояний, что также потребует в каждом конкретном случае разработки различных процедур и средств.

Таким образом, главным стратегическим принципом разработки региональной АИС должно быть единство идеологии при создании информационной базы, что влечет за собой единый подход к разработке всех компонентов системы. Действительно, единство идеологии предполагает наличие единого подхода к созданию, сопровождению и развитию баз данных всех организаций, предприятий и служб. Единый подход к разработке различных компонентов АИС, в свою очередь, гарантирует, что все будущие программные разработки, целью которых будет обеспечение доступа различных служб, предприятий и организаций к общей базе данных, будут использовать единую структуру и принятую технологию работы с общей базой данных.

Таким образом, можно выделить принципы создания систем автоматизированной обработки информации:

1. Система должна строиться как единый комплекс программно-технических и организационных решений.

2. Система должна быть открытой, что в данном случае подразумевает:

- простоту наращивания системы новыми компонентами,

- возможность переноса системы на новые аппаратно-программные платформы,

- возможность информационной связи с системами телекоммуникаций (электронная почта, факс и др.),

- возможность обмена данными с существующими системами обработки информации.

3. Система должна строиться на модульном принципе. При этом изменение отдельных модулей и задач не должно приводить к изменению других компонентов системы.

4. Выделение в системе функциональных автоматизированных рабочих мест (АРМ) и подсистем должно осуществляться на основе территориального и коммуникационного аспектов, учитывая количественные и качественные свойства информационных потоков между отдельными подсистемами.

5. Система должна быть устойчивой к неправильной работе пользователей. Неверное или нештатное использование системы не должно приводить к непредсказуемым последствиям.

6. Система должна быть расширяемой и допускать возможность увеличение числа АРМ и функциональных блоков, кроме тех, которые устанавливаются лицензионными ограничениями на приобретенные программные продукты.

7. Система должна обеспечивать надежность функционирования и устойчивость к программно-аппаратным сбоям.

8. Система должна эффективно использовать все имеющиеся у заказчика программно-технические средства.

9. Система должна обеспечивать необходимые уровни контроля и защиты информации и содержать:

- гибкие средства определения иерархии пользователей и классов информации по уровням доступности,

- средства шифрования информации при передаче по системам телекоммуникаций,

- средства, позволяющие идентифицировать попытки несанкционированного доступа в систему.

10. Система должна строиться на базе апробированных, широко используемых совместимых технологий, протоколов и программных инструментов.

11. Система должна быть документирована в объеме, достаточном для ее эффективного использования, сопровождения и развития.

2. Outlook - Ваш электронный органайзер: общие сведения о программе, начало работы, запуск, справки, настройки

Outlook - мощное и всеобъемлющее в плане управления информацией приложение.

Microsoft Outlook является коммуникационным приложением, помогающим более эффективно распоряжаться своим временем и информацией, а также предоставляющим возможность быстро публиковать данные и работать совместно с коллегами.

Microsoft Outlook - это ряд приложений, объединенных в одну интегрированную информационную систему. Каждое из этих приложений работает с определенным типом документов, в которых, собственно, и хранится соответствующая информация. В терминологии Outlook документы называются элементами, а приложения, работающие с элементами, - формами.

Элементы могут иметь самую произвольную форму (заметка, сообщение, контакт). Более того, их набор может расширяться за счет создания новых типов элементов. Для хранения элементов используется единый формат, но элементы каждого типа обладают определенным набором полей (свойств), в которых и хранится информация об элементе. Например, для сообщения в набор полей входят тело сообщения, тема сообщения, адресаты, признак важности и т. д. Одним из полей, обязательным для элементов всех типов, является поле типа элемента, значение которого определяет, как должен обрабатываться элемент.

Таким образом, как только вы откроете любой элемент, будет запущена форма, обслуживающая именно его. После открытия элемента можно редактировать его поля, внося новую или же изменяя старую информацию.

Outlook хранит элементы в папках, причем в одной папке могут храниться элементы только одного типа. Так, например, все пришедшие почтовые сообщения хранятся в папке Входящие (Inbox). Outlook использует расширенное по отношению к Windows понятие "папка". Папка в Outlook -- это логическое хранилище информации, не связанное прямо с физическим способом хранения информации на диске. Пользователь может создавать собственную, с какой угодно степенью вложенности структуру папок, например папку для почтовых сообщений от определенного контакта, вложенную в папку для почтовых сообщений от всех контактов. Хотя все эти папки имеют имена, они не видны из программы Проводник Windows, поскольку вся информация Outlook хранится в едином файле на диске.

При первом запуске Outlook пользователь имеет прямой доступ к нескольким типам элементов информации. Outlook хранит эти элементы во вложенных папках, которые содержатся в папке Личные папки (Personal Folders).

Интерфейс Outlook 2002 прост, удобен и интуитивно понятен. Окно Outlook 2002 состоит из строки заголовка, в которой отображается название открытой папки, а также стандартные кнопки сворачивания, разворачивания и закрытия окна. Ниже строки заголовка расположена строка меню, а еще ниже -- панели инструментов. Слева расположена панель Outlook, на которой отображаются ярлыки папок, а справа -- панель просмотра информации, в которой отображаются элементы выбранной папки. Ниже будет подробно описана работа с каждым из этих элементов, сейчас же мы уделим внимание основным аспектам работы с интерфейсом в целом.

Как правило, общие настройки отображения информации можно изменить посредством команды Вид (View). Например, чтобы скрыть или отобразить строку состояния (внизу).

Большим подспорьем в работе с Outlook являются контекстные меню. Для того чтобы активизировать контекстное меню, необходимо подвести указатель к интересующему вас элементу и щелкнуть правой кнопкой мыши.

Чтобы изменить размер или местоположение панели, следует подвести указатель мыши к стыку одной панели с другой, указатель примет вид разнонаправленной стрелки. Теперь, удерживая нажатой левую кнопку мыши, можно изменять размер и положение панели. Таким образом можно увеличивать пространство для отображения нужной информации. На рис. 1. продемонстрирован вариант измененного (до неузнаваемости) интерфейса Outlook.

Рис. 1 Интерфейс Outlook с измененными размерами панелей

Помощник (Assistant) -- это интеллектуальный анализатор действий пользователя при работе с приложением. Работая над тем или иным элементом, он автоматически будет предлагать справку по работе с ним, что облегчит поиск необходимого раздела в справочной системе. Более того, можно задавать Помощнику вопросы по любой тематике, относящейся к Outlook, и он выберет наиболее подходящие ссылки, по которым можно получить исчерпывающий ответ на поставленный вопрос.

Активизировать Помощника можно несколькими способами.

Справка по Microsoft Outlook> Справка > Показать Помощника <F1>

Для получения справки следует ввести в поле Что Вы хотели бы сделать? (What would you want to do?) вопрос и нажмите кнопку Найти (Find), Помощник выдаст список гиперссылок, по которым можно получить требуемую информацию.

Одной из новинок MS Office XP в работе со справочной системой явилось создание специального поля Введите вопрос (Ask a Question), расположенного в правом углу панели меню. Это поле полностью дублирует поле Что Вы хотели бы сделать? Помощника. Введите вопрос и нажмите клавишу <Enter>, после чего появится список гиперссылок, с помощью которых можно получить ответ на поставленный вопрос. Одним из плюсов этого поля является сохранение последних набранных вопросов.

Часто возникает ситуация, когда требуется получить справку об объекте интерфейса: команде меню, кнопке, флажке или, вообще, диалоговом окне. Для этого нет необходимости вызывать Помощника, просто выберите команду > справка > что это такое? или нажмите сочетание клавиш <Shift>+<F1>, указатель примет вид стрелки со знаком вопроса. После чего щелкните по интересующему вас элементу, и появится небольшое окно с краткими пояснениями по работе с ним. Для отключения этой опции нажмите клавишу <Esc>.

Для непосредственного входа в справочную систему выберите команду

> Справка > Справка по Microsoft Outlook.

Появится окно с двумя панелями: панелью со вкладками и панелью просмотра справки. Первая панель включает в себя три вкладки: Содержание (Content), Мастер ответов (Answer Wizard) и Указатель (Index). Использование этих вкладок позволяет быстро найти интересующий раздел справочной информации.

На вкладке Содержание отображается список разделов справочной информации. Любой раздел обозначается значком с изображением книги, а справка раздела обозначается значком с изображением листа бумаги с вопросительным знаком. Двойным щелчком левой кнопки мыши вы раскроете справку, и ее содержимое отобразится на панели просмотра справки.

Действия со вкладкой Мастер ответов (Answer Wizard) аналогичны работе Помощника: вы вводите вопрос, нажимаете кнопку Найти, и Мастер ответов выдает список гиперссылок, с помощью которых можно получить необходимую вам информацию. Зачастую список ссылок слишком велик и приходится тратить много времени на поиск действительно нужной информации. Для избежания подобных ситуаций формулируйте вопросы таким образом, чтобы максимально сузить границы поиска справочной системы.

Наконец, последняя вкладка Указатель (Index) автоматически выводит список разделов, содержащих введенное ключевое слово.

Панель просмотра справки отображает справку выделенного раздела. На этой панели ключевые слова и термины выделены синим цветом. Чтобы получить информацию о выделенном слове, щелкните по нему левой кнопкой мыши. Появится дополнительная подсказка, содержащая определение термина.

Некоторые термины и словосочетания, помимо выделения синим цветом, подчеркнуты сплошной линией. Данные слова являются гиперссылками -- после щелчка по ним на панели просмотра справки отобразится информация, связанная с этой гиперссылкой.

Для отображения всей имеющейся информации на странице справки щелкните гиперссылку Показать все (Show All), расположеную в верхнем правом углу страницы.

Для навигации по справочной системе очень удобно пользоваться кнопками Вперед и Назад, посредством которых можно перейти, соответственно, либо к следующей справке, либо к предыдущей.

3. PowerPoint - сила убеждения, преимущества перед другими технологиями

В последние годы все большое количество людей принимает участие в презентациях - выступлениях с наглядной демонстрацией текстового материала, таблиц, графиков, диаграмм, рисунков, аудио- и видеоклипов. Презентации нашли широкое применение на выставках и конференциях.

Программа PowerPoint для многих крупных организаций стала стандартным средством создания презентации, поскольку она направляет действия пользователя момента своего запуска и вплоть до завершения процесса разработки презента.

PowerPoint, призван помочь пользователю подготовить набор профессионально оформленных; слайдов для последующего показа их в офисе или Дома на экране компьютера для демонстрации презентации одновременно по локальной сети, интрасети или в Интернете.

Слайды можно распечатать на бумаге и использовать как раздаточный материал для доклада. В презентациях можно использовать прозрачки, получаемые при печати слайдов на прозрачной пленке в черно-белом или цветном режиме.

В каждой презентации обычно используется несколько основных компонентов: слайды, титульные слайды, заметки докладчика, страницы выдачи.

Если презентация сохраняется как веб-страница, то можно вывести заметки, появляющиеся на экране с соответствующим слайдом. Заметки помогают аудитории вникнуть в предпосылки и детали, о которых обычно рассказывает докладчик в ходе обычной презентации.

Автоматическая презентация позволяет показывать материалы без ведущего. Видеоизображения позволяет передавать сервер Microsoft NetShow. Для просмотра презентации достаточно иметь обозреватель Internet Explorer версии 4 и старше.

Возможность хранить сразу несколько образцов разметки в одном шаблоне презентации или документе облегчает работу тех, кому нужно создавать немного отличающиеся версии презентаций, или для корпоративных пользователей, стремящихся объединить презентации, полученные из нескольких источников. Специальные конвертеры позволяют открывать в PowerPoint презентации, созданные в приложениях Harvard Graphics и Lotus Freelance. При открытии таких презентаций сохраняется большинство их исходного содержания и форматирования.

Заключение

Создание единого информационного пространства подразумевает проведение ряда технических и организационных мероприятий, в числе которых установка современных телекоммуникационных сетей, способных передавать голос и данные, обеспечивать доступ к Internet, организовывать теле- и видеоконференции, виртуальные сети, передачу приложений мультимедиа и телевизионных каналов. При продуманной постановке задач по созданию такого программно-аппаратного комплекса и его реализации, а также при правильной организации на рабочих местах процедуры формирования документов, запросов и обработки информации, пользователи системы получат возможность существенно сократить время на поиски необходимой информации.

Outlook - мощное и всеобъемлющее в плане управления информацией приложение.

Microsoft Outlook является коммуникационным приложением, помогающим более эффективно распоряжаться своим временем и информацией, а также предоставляющим возможность быстро публиковать данные и работать совместно с коллегами.

Программа PowerPoint для многих крупных организаций стала стандартным средством создания презентации, поскольку она направляет действия пользователя момента своего запуска и вплоть до завершения процесса разработки презента.

Список литературы

1. Алексеев В.Е. Вычислительная техника и программирование. - М.: Высшая школа, 1991.

2. Андерсен В. Microsoft Outlook 2003. - М.: Крон-пресс, 2005.

3. Виллариал Б. Microsoft Outlook 2003: шаг за шагом. - М.: Диалектика, 2004.

4. Дейт К.Дж. Microsoft Office 2003 для чайников. Пер. с англ. - 6-е изд. - К.: Диалектика, 2006.

5. Chip.

6. www. Ixbt.com

7. www.pc-zone.net

8. www.pclink.ru

Размещено на Allbest.ru