Проектирование системы экономической документации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Контрольная работа

на тему: Проектирование системы экономической документации

1. Понятие унифицированной системы документации

Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения ЭИС является система документации, применяемая в процессе управления экономическим объектом. Под документ том понимается определенная совокупность сведений, используемая при решении экономических задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой. Документ рассматривается как специальный знак экономического языка, имеющий единство формы, содержания и материального носителя и обладающий следующими свойствами:

* полифункциональности, поскольку документ может предназначаться для выполнения функций регистрации информации о состоянии элементов и процессов, происходящих в экономической системе, для обработки, хранения этой информации и для передачи ее на расстояние;

* наличия юридической силы, обеспечиваемой присутствием подписей должностных лиц, благодаря которым подтверждается достоверность содержащейся в документе информации. Система документации - это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом. Отличительной особенностью системы экономической документации является большое разнообразие видов документов, которые можно классифицировать по следующим признакам:

* по степени официальности (документы утвержденной и неут-вержденной формы);

* по отражаемой стадии воспроизводства (производство, торговля и т.п..):

* по уровню управления (государственный уровень, уровень министерства, уровень объединений, предприятий и организаций);

* по принадлежности к определенной функции управления (прогнозирования, планирования, учета, контроля, анализа, нормирования, оперативного управления и др.);

* по отношению к экономической системе (внешние и внутренние);

* по отношению к ЭИС (не обрабатываемые в системе документы и обрабатываемые в системе);

* по отношению к задаче (первичные документы, промежуточные и результатные документы);

* по способу заполнения (документы ручного заполнения; полуавтоматического, при котором часть информации заносится в документ автоматически из справочников, а оставшаяся часть с помощью ручного набора на клавиатуре; автоматического получения, осуществляемого с помощью ЭВМ);

* по способу чтения и обработки (документы визуального чтения и ручной обработки, машинно-ориентированные документы, машиночитаемые документы);

* по периодичности (годовые, квартальные, месячные и т.д.);

* по срочности (срочные, несрочные).

Существующие системы документации, характерные для неавтоматизированных ЭИС, отличаются большим количеством разных типов форм документов; большим объемом потоков документов и их запутанностью; дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как следствие, низкой достоверностью получаемых результатов. Обработка документов в таких системах занимает более 40 % времени работников управления. Для того чтобы упростить систему документации, используют следующие два подхода:

* проведение унификации и стандартизации документов;

* введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых информационных технологий их обработки.

Рассмотрим содержание каждого из подходов. Унификация документов выполняется путем введения единых форм документов в результате осуществления синтаксической и семантической унификации. Таким образом вводится единообразие в наименования показателей, единиц измерения и терминов, в результате чего получается унифицированная система документации.

Унифицированная система документации (УСД) - это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для оптимального управления некоторым экономическим объектом. По уровням управления, для которых разрабатываются УСД, они делятся на межотраслевые системы документации, используемые на всех предприятиях страны, отраслевые, применяемые только на предприятиях конкретной отрасли, и системы документации локального уровня, т.е. обязательные для использования в рамках предприятий или организаций.

В настоящее время разработаны следующие виды УСД на межотраслевом уровне:

* стандарты и технические условия;

* проектно-конструкторская и технологическая документация;

* проектная документация по капитальному строительству;

* плановая документация;

* статистическая отчетность;

* первичная учетная документация;

* финансовая первичная и отчетная документация;

* бухгалтерская документация бюджетных организаций и объединений;

* организационно-распорядительная документация;

* документация по материально-техническому снабжению;

* документация по ценообразованию и торговле.

Любой тип УСД должен удовлетворять следующим требованиям:

* документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС;

* УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система;

* УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации;

* УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней;

* все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.

1.1 Проектирование унифицированной системы документации ЭИС

При разработке системы документации в ЭИС проектировщик должен решать следующие проблемы: спроектировать и унифицировать новые документы; отобрать документы, которые будут использоваться в ЭИС без изменений; выявить в существующей системе те документы, которые надо унифицировать.

В процессе проектирования можно выделить три этапа работ (рис. 5.1):

* построение новых форм документов;

* унификация всей системы документации;

* разработка инструкций и методических материалов, регламентирующих работу пользователей с системой документации. Рассмотрим содержание работ, выполняемых на каждом этапе.

На первом этапе выполняются шесть работ. Содержание первой работы «Определение состава результатных показателей» зависит от того, какие формы документов проектируются. Выделяются первичные и результатные документы, состав которых выявляется после разработки всех постановок задач. При этом в первую очередь проектируются формы результатных документов, а затем первичных.

При выполнении второй работы «Определение состава первичных показателей» выявляется полный состав первичных - исходных показателей, на базе которых рассчитываются результатные показатели, отражаемые в формах результатных документов.

При выполнении третьей работы «Разбиение показателей по формам документов» определяется содержание форм результатных документов и форм первичных документов. Разбиение показателей по формам осуществляется по семантической близости показателей и по их алгоритмической увязке при расчете результатных показателей. Если проектировщик разрабатывает формы результатных документов, то критерий алгоритмической увязки показателей является главным. Например, обоснованным считается включение в один результатный документ «Ведомость отпуска товаров со склада за месяц» следующей группы показателей: «количество отпущенных товаров со склада по накладной»,

«цена товара», «стоимость отпущенных товаров по накладной», «итого стоимость отпущенных товаров по номенклатуре за месяц», «итого стоимость отпущенных товаров по каждому складу» и «по всем складам».

Если проектируются формы первичных документов, то основным критерием является семантическая близость показателей, под которой понимается наличие общих типов и значений реквизитного состава этих показателей.



Например, в первичный документ «Накладная на отпуск товара» правильным считается включение следующих показателей: «количество отпущенных товаров определенной номенклатуры со склада на определенную дату», «цена товара этого вида номенклатуры», «стоимость отпущенных товаров этого вида номенклатуры на определенную дату».

При выполнении четвертой работы осуществляется «Выбор типа носителя» для документа. Если документы первичные, то носителем является бумага формата А4 или А5. Если проектируются результатные документы, то тип и форма выдачи результатной информации зависят от характера решаемой задачи. Например, если решается прогнозная задача, при получении результатов которой применяются методы корреляционного или регрессионного анализа, то основным носителем будет экран ЭВМ, на который будут выданы графики, и бумажный носитель. Если решается задача математического моделирования, то информация выдается на экран или рулонную бумагу. При решении задачи оперативного управления основным носителем будет л являться экран. В качестве критерия выбора носителя можно использовать показатели надежности хранения информации, достоверности информации и качества воспроизведения материала. (При выполнении пятой работы «Определение способа нанесения информации в документы» выбирается способ нанесения информации, который зависит от того, как считывается информация с первичного документа: визуальным способом или автоматическим. Если применяется автоматический способ считывания, то необходимо выбрать устройства считывания и типы шрифтов для нанесения информации в документ. В настоящее время существуют следующие виды шрифтов:

* кодированные, в которых изображение реквизита отделено от его кода (например, широко используемые в настоящее время штрих-коды);

* стилизованные, в которых изображение символов содержит код;

* нормализованные, например шрифты, применяемые на почтовых конвертах;

* графические отметки.

Содержание выполнения шестой работы «Проектирование форм документов» зависит от типа проектируемого документа и будет рассмотрено ниже.

На втором этапе выполняются работы по унификации всех документов, включая вновь созданные и уже существующие. Для этого необходимо выявить и проанализировать полный состав системы документации, составить перечень документов по функциональным подсистемам, выявить характеристики документов (периодичность составления, тип задач, адресат, количество показателей, частота использования), исключить из первичных документов производные показатели и показатели, многократно вводимые в ЭВМ, ввести единую терминологию путем составления словаря (тезауруса), установить единые единицы измерения, провести классификацию и кодирование документов, реквизитного состава документов, уточнить используемые формы и построить единые формы документов.

На третьем этапе составляются технологическая документация и инструкции, описывающие правила заполнения, передачи, использования и хранения документов, схемы документооборота, отражающие все операции, выполняемые над документами, и подразделения, в которых они происходят, начиная от выписки и кончая сдачей их в архив.

1.2 Особенности проектирования форм первичных документов

Первичные документы предназначены для отражения процессов в материальной сфере и поставляют всю постоянную и оперативную информацию, необходимую для решения экономических задач и выработки управленческих решений. К числу основных требований, предъявляемых к первичным документам, можно отнести следующие: неизбыточность и полноту информации для решения задач, высокую достоверность и своевременность собираемой информации. Кроме того, первичная информация должна быть расположена в документе таким образом, чтобы учитывались требования удобства для последующей обработки данных в ЭВМ.

При проектировании форм первичных документов (рис. 5.2)

должны учитываться следующие принципы:

* отсутствие в первичных документах постоянной информации, для которой необходимо создание самостоятельных файлов;

* отсутствие дублирования показателей в документах;

* выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значений на документ, т.е. выделение однозначных и многозначных реквизитов;

* выделение справочных, группировочных реквизитов и реквизитов-оснований;

* логичность построения, т.е. старшие по объему понятий признаки должны предшествовать младшим (например, наименование предприятия -- наименование цеха -- номер участка);

* согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране ЭВМ и в файлах.

Процесс разработки первичных документов имеет особенности в каждой организации и выполняется в следующей последовательности.

1. Определение полного реквизитного состава каждого документа.

2. Классификация реквизитов: однозначные и многозначные; признаки и основания; справочные и группировочные; переносимые и не переносимые на машинные носители.

3. Установление логической соподчиненности реквизитов первичных документов.

4. Выбор какой-либо формы первичного документа.

5. Осуществление размещения реквизитов по выбранной форме в соответствии с проведенной классификацией.

6. Выполнение расчета размеров документа по вертикали и горизонтали с учетом размера полей.

7. Выбор формата бумажного носителя.

8. Построение эскиза документа соответствующей формы.

9. Выделение толстой линией реквизитов, переносимых на машинный носитель.

10. Редактирование шапок документов в соответствии со словарем-тезаурусом.

Как правило, используют ряд типовых форм документов (см. рис. 5.2). Например, линейная форма (а) отличается тем, что в ней каждому типу реквизитов соответствует только одно значение этого реквизита, и они располагаются по горизонтали. Анкетная форма (б) используется также для однозначных реквизитов, но этот набор реквизитов располагается по вертикали. Табличная форма (в) используется для многозначных реквизитов, при этом в ней столбцы содержат типы реквизитов, а строки отражают значения типов.

Как правило, для первичных документов, имеющих однозначные и многозначные реквизиты, применяют комбинированную форму, состоящую из трех зон (рис. 5.3):

I - заголовочная зона, предназначенная для однозначных реквизитов, включающая группу справочных и группировочных признаков, используемых при машинной обработке;



II - содержательная зона, включающая группу многозначных реквизитов, предназначенных для пользователя и для машинной обработки, и включающая группу справочных признаков (1), совокупность группировочных признаков (2) и группу реквизитов-оснований (3);

III - оформительная зона, в которой, как правило, располагаются подписи должностных лиц.

1.3 Особенности проектирования форм документов результатной информации

В результате решения задачи рассчитываются результатные показатели, которые требуется выдать на материальный носитель в виде, удобном для пользователя. Так как результатный документ используется для осуществления процессов управления, то он должен отвечать следующим требованиям:

* полнота информации, т.е. результатные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результатные показатели;

* количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков (количество итогов должно быть равно количеству ключей сортировки);

* своевременность предоставления информации управленческому персоналу;

* достоверность предоставляемой информации;

* хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов);

* отсутствие показателей, рассчитываемых вручную. Можно выделить следующие принципы построения результатных документов (рис. 5.4):

* выделение трех зон в документе;

* разделение реквизитов на однозначные, т.е. имеющие одно значение на документ, и многозначные реквизиты, имеющие несколько значений в документе;

* выделение группировочных реквизитов, помещаемых во вторую зону документа, и размещение этих реквизитов в порядке убывания старшинства;

* выделение реквизитов-оснований и размещение их в последовательности, противоположной той, в какой выстраиваются группировочные реквизиты, по которым рассчитываются итоги (т.е. от первичных оснований - к результатным, а среди результатных - размещение их в порядке возрастания старшинства итога);

* если документ не размещается на одном стандартном листе, то выполнение разрыва строк и переноса оставшихся строк документа второй зоны вместе с реквизитами третьей зоны на другой лист, сохраняя размеры листов стандартными (при таком перенесении строк заголовки таблиц не переносятся, а переносятся только номера колонок).

Построение результатных документов должно выполняться в следующей последовательности.

1. Определение полного реквизитного состава документа.

2. Классификация реквизитов-признаков: на справочные и группировочные; реквизитов-оснований - на первичные и результативные, а результатных оснований - по степеням итогов.

3. Выбор формы документа (с одной или несколькими таблицами в содержательной части документа).

4. Размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности.

5. Подсчет длины строки в табличной зоне (L_док) с учетом пробелов между реквизитами и разделительных линий граф по формуле:

L_док = L₁+ L₂+ L₃+……+ L_i +…+ L_n+k*d

где, Lj - длина i-го реквизита (i = 1 - n);

k - число колонок в таблице;

d- число пробелов между колонками.

Если длина строки документа, т.е. его ширина, больше ширины каретки печатающего устройства (с учетом возможного уменьшения размеров шрифта), то перегруппировка реквизитов таблицы осуществляется с использованием следующих методов:

* вынос итоговых колонок в итоговые строки;

* перенос не уместившихся в листе колонок на новый лист с продолжением нумерации колонок (такие документы затем склеиваются).

При этом осуществляется выделение в правой части первой зоны специальной области для служебных реквизитов (количество листов в документе, номер текущего листа, количество экземпляров, номер экземпляра).

2. Проектирование внутримашинного информационного обеспечения ЭИС

2.1 Проектирование экранных форм электронных документов

Разработка и использование унифицированных форм документов не решают всех проблем, связанных с увеличением эффективности обработки данных, хранящихся в этих документах, необходимых для принятия своевременных управленческих решений. В соответствии с данными консалтинговых агентств более 80% всех деловых документов приходится на долю бумажных форм. Обработка традиционных печатных форм - дорогостоящее дело: она включает задачи проектирования форм, заполнения, хранения данных, а также рутинной обработки каждой созданной формы. Для того чтобы только напечатать все эти формы, как уверяют аналитики Gartner Group, требуется 6 млрд. долл. Хранение, распространение и обработка обходятся еще в несколько раз дороже - стоимость этих процессов достигает совокупно 40 млрд. долл.

Борьба с возрастающим потоком бумажных форм на предприятиях и в организациях ведется в двух направлениях: переход от бумажных форм документов к электронным и применение все более эффективных технологий извлечения данных из бумажных форм.

Под электронными формами документов понимается не изображение бумажного документа, а изначально электронная (безбумажная) технология работы; она предполагает появление бумажной формы только в качестве твердой электронной копии.

Электронная форма документа (ЭД) - это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора. После заполнения формы ее можно отправить по электронной почте, по факсу или на рабочий стол другого сотрудника. Обычно для этого нужно лишь нажать кнопку, поскольку электронный адрес получателя заранее определен. Можно назвать несколько видов форм, имеющих различный тип технологии обработки:

* формы, предназначенные для сбора данных, ввода их в базу данных и последующей их обработки (при электронной технологии заполнение и сбор осуществляются или по электронной почте, или через формы, размещенные на Web-серверах в Internet);

* формы, предназначенные для сбора информации как внутри, так и вне предприятия, но требующие процедуры ознакомления и подтверждения (например, к такого рода формам можно отнести заказы на покупку, счета, отчеты о командировочных расходах).

Электронная (безбумажная) технология подразумевает не заполнение бумажных форм и их последовательную обработку, а работу с электронными формами сразу с этапа заполнения до этапа извлечения данных и их сбора в определенной базе данных (или экспорт этих данных в какое-либо специализированное приложение). Основные достоинства электронных форм вне зависимости от области применения приведены ниже.

К недостаткам электронных документов можно отнести неполную юридическую проработку процесса «подписи формы»: использование электронной подписи с защитой формы от последующих изменений или различных видов биометрических подписей - от снятия уникальных характеристик обычной подписи через специальные устройства ввода до отпечатков пальцев и изображения лица.

Технология обработки электронных документов требует специализированного программного обеспечения, которое позволяет осуществлять встраивание функций доступа к базам данных, вычисления, управления заполнением, обработкой и маршрутизацией документооборота.

Программы обработки электронных документов позволяют:

* вносить элементы настройки типа «персонифицированных» командных кнопок, но базовые формы не могут быть изменены;

* быстро имитировать бумажные формы;

* использовать предоставляемые ими таблицы, кнопки, просматриваемые списки, штриховые коды и другие функции автоматизации, включающие связи с различными базами данных;

* использовать для выполнения вычислений в электронных формах как стандартные операции, так и специальные финансовые и статистические функции;

* использовать средства для установления связи между формами;

* включать макросы или языки высокого уровня, что позволяет разрабатывать и включать процедуры последовательной обработки электронных документов.

Так как экранные формы связаны с файлами данных, можно аключать операции обработки данных и функции запросов. Кроме того, необходимо отметить, что почти все основные разработчики программного обеспечения обработки экранных форм электронных документов имеют возможность заполнения этих форм через Web-узлы, что повышает их доступность для многих удаленных пользователей.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Почти все программные продукты обеспечивают удобные средства установления простых связей, часть из них предоставляет высокоуровневые языки скриптов, или макросы. Дизайнер форм также может указать, что при заполнении поля будут выполняться определенные задачи, такие, как, например, вычисление суммы, проверка типов и т.д.

К первым средствам создания ЭД, подготавливаемым заранее, хранящимся в базах шаблонов документов и используемым затем Для заполнения и последующего использования, можно отнести средства MS Office. Компоненты этой системы позволяют автоматизировать, помимо процессов заполнения и вычисления полей ЭД, отсылку по электронной почте.

К таким средствам можно также отнести программные средства разработки прикладных приложений для ЭИС, позволяющих производить заполнение пустых форм ЭД и выполнять вычисления в них на основе информации, хранящейся в базах данных этих приложений.

Помимо них в настоящее время используют специализированные программные продукты, например «1С. Документооборот», которые позволяют встраивать ЭД в подсистему электронного документооборота, включаемую как одну из функциональных подсистем в проект ЭИС предприятия. электронный документ унифицированная система

К наиболее мощным разработкам такого рода относится система JetForm (разработанная компанией JetForm), которая обеспечивает хорошо структурированные средства проектирования форм ЭД, их заполнение пользователем, клиент-серверную обработку, а также предоставляет мощные возможности централизованного управления выдачей информации в готовые формы из корпоративных баз данных и прикладных приложений на печать, отправку по электронной почте и по факсу.

Проектирование форм электронных документов, т.е. создание шаблона формы с помощью программного обеспечения проектирования форм, обычно включает в себя выполнение следующих шагов:

* первый шаг - создание структуры ЭД, который заключается в рисовании линий, создании графических элементов (например, логотипов), т. е. подготовке внешнего вида с помощью графических средств проектирования; *

* второй шаг - определение содержания формы ЭД, т.е. выбор способов, которыми будут заполняться поля. Поля могут быть

заполнены вручную или посредством выбора значений из какого-либо списка, меню, базы данных. В последнем случае дизайнер форм должен связать форму с базой данных. Технологическая сеть процесса проектирования макетов экранных форм документов приведена на рис. 6.1.

Для определения перечня макетов экранных форм по каждой задаче проектировщик анализирует (операция П1) «постановку» каждой задачи (Д1.1), в которой приводятся перечни используемых входных документов с оперативной и постоянной информацией (Д1.2,1.3) и документов с результатной информацией (Д1.4). В процессе анализа определяется, будут ли создаваться макеты под каждый документ или будет осуществляться интеграция полей нескольких входных документов в один макет. В результате получается перечень макетов экранных форм входных и результатных документов (Д1.5 -Д1.7).

Содержание макетов (операция П2) определяется на основе анализа состава реквизитов первичных документов с постоянной и оперативной информацией и результатных документов. Содержание макетов (Д2.1) - это перечни полей, значения которых должны находиться в файлах с оперативной и результатной информацией, и типы форматов этих полей.

При выполнении третьей операции ПЗ осуществляются выбор типа формы для каждого макета и проектирование их логической структуры (Д3.2). Под логическим проектированием макетов подразумеваются распределение полей по зонам выбранной формы документа и определение последовательности полей в каждой зоне. На входе операции используется универсум типов форм документов (U3.1).

При построении структур макетов для первичных документов с оперативной информацией используют комбинированную форму документа, максимально приближенную к той, которая была использована для построения самого документа. Расположение полей должно быть в последовательности, соответствующей логической структуре документа и файлов с оперативной информацией, сокращающей трудоемкость операции загрузки информации в информационную базу.

При построении макетов для документов с постоянной информацией следует иметь в виду, что эти макеты используются для ввода и актуализации записей информационной базы, поэтому для их проектирования применяют, как правило, анкетную форму расположения реквизитов, удобную для выполнения этих операций.

Макеты, предназначенные для вывода на экран результатной информации, строятся по методике проектирования результатных документов, т.е. на основе использования комбинированной формы с трехзонным расположением реквизитов и многострочной содержательной частью.

В основе выбора формы макета лежат принципы минимальной трудоемкости и стоимости ввода информации в ЭВМ, максимальной степени читабельности результатной информации, выводимой на экран, и максимальной надежности и достоверности выполнения этих операций.

Работа заканчивается выполнением операции «Программирование разработанных макетов экранных форм и их отладка» (операция П4) с использованием выбранного языка программирования (Д4.1) и апробацией их работы.

В процессе проектирования и программирования макетов проектировщик должен делить экранное поле на две части: информационную, предназначенную для собственно самого макета, и служебную для дополнительной информации.

Информационная часть должна отвечать следующим требованиям:

* иметь хороший обзор;

* не должна быть перегружена справочными реквизитами, значения которых следует выдавать на экран в виде списков для просмотра при наборе значений группировочных признаков;

* значения группировочных признаков также следует выдавать на экран из справочников при переходе указателя в данное поле или при наборе неправильных значений этих признаков;

* каждое поле должно быть снабжено подсказкой, которую следует выдавать на экран при неправильных действиях пользователя;

* должна быть обеспечена возможность исправления ошибок в наборе;

* продвижение указателя должно быть обеспечено в прямом и обратном направлении по вертикали и по горизонтали с возможностью экранной прокрутки всего документа;

* текущее время и дата должны проставляться автоматически;

* общий цвет информационной части должен быть спокойных тонов, не вызывающих усталости пользователя при многочасовой работе с ним;

* цвет полей, подлежащих вводу с клавиатуры, должен отличаться от цвета информационной части;

* цвет активного поля должен отличаться от основного цвета информационной части и от цвета этого поля в пассивном состоянии.

Служебная часть макета, как правило, помещается в нижней части экрана и должна быть отделена от информационной части графически и цветом. Она предназначается для включения подсказок об использовании тех кнопок, с помощью которых пользователь может работать с этим макетом:

* производить откат на одно поле назад;

* отказываться от ввода;

* производить загрузку введенной записи в базу данных;

* выдавать на печать и т.д.

Кроме того, каждый макет должен иметь в этой части экрана инструкционную часть для пользователя со справочной информацией о порядке заполнения макетов и всех видах ошибок, которые могут возникнуть при работе с ними, и способами их исправления.

2.2 Понятие информационной базы и способы ее организации

Основной частью внутримашинного информационного обеспечения является информационная база. Информационная база (ИБ) - это определенным способом организованная совокупность данных, хранимых в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач.

Файл - это некоторое множество записей однородной структуры, предназначенное для решения экономических задач. Запись - это набор полей определенного формата, объединенных по общему ключевому полю. Все файлы ЭИС можно классифицировать по следующим признакам:

* по этапам обработки (входные, базовые, результатные);

* по типу носителя (на промежуточных носителях - гибких магнитных дисках и магнитных лентах и на основных носителях -жестких магнитных дисках, магнитооптических дисках и др.);

* по составу информации (файлы с оперативной информацией и файлы с постоянной информацией);

* по назначению (по типу функциональных подсистем); _т

* по типу логической организации (файлы с линейной и иерархической структурой записи, реляционные, табличные);

* по способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа).

Входные файлы создаются с первичных документов для ввода данных или обновления базовых файлов.

Файлы с результатной информацией предназначаются для вывода ее на печать или передачи по каналам связи и не подлежат долговременному хранению.

К числу базовых файлов, хранящихся в информационной базе, относят основные, рабочие, промежуточные, служебные и архивные файлы.

Основные файлы должны иметь однородную структуру записей и могут содержать записи с оперативной и условно-постоянной информацией. Оперативные файлы могут создаваться на базе одного или нескольких входных файлов и отражать информацию одного или нескольких первичных документов. Файлы с условно-постоянной информацией могут содержать справочную, расценочную, табличную и другие виды информации, изменяющейся в течение года не более чем на 40 %, а следовательно, имеющие коэффициент стабильности (К_ст) не менее 0,6.

Файлы со справочной информацией должны отражать все характеристики элементов материального производства (материалы, сырье, основные фонды, трудовые ресурсы и т.п.). Как правило, справочники содержат информацию классификаторов и дополнительные сведения об элементах материальной сферы, например о ценах. Нормативно-расценочные файлы должны содержать данные о нормах расхода и расценках на выполнение операций и услуг. Табличные файлы содержат сведения об экономических показателях, считающихся постоянными в течение длительного времени (например, процент удержаний, отчислений и пр.). Плановые файлы содержат плановые показатели, хранящиеся весь плановый период.

Рабочие файлы создаются для решения конкретных задач на базе основных файлов путем выборки части информации из нескольких основных файлов с целью сокращения времени обработки данных.

Промежуточные файлы отличаются от рабочих файлов тем, что они образуются в результате решения экономических задач, подвергаются хранению с целью дальнейшего использования для решения других задач. Эти файлы, так же как и рабочие файлы, при высокой частоте обращений могут быть также переведены в категорию основных файлов.

Служебные файлы предназначаются для ускорения поиска информации в основных файлах и включают в себя справочники, индексные файлы и каталоги.

Архивные файлы содержат ретроспективные данные из основных файлов, которые используются для решения аналитических, например прогнозных, задач. Архивные данные могут также использоваться для восстановления информационной базы при разрушениях.

Организация хранения файлов в информационной базе должна отвечать следующим требованиям:

* полнота хранимой информации для выполнения всех функций управления и решения экономических задач;

* целостность хранимой информации, т.е. обеспечение непротиворечивости данных при вводе информации в ИБ;

* своевременность и одновременность обновления данных во всех копиях данных;

* гибкость системы, т.е. адаптируемость ИБ к изменяющимся информационным потребностям;

* реализуемость системы, обеспечивающая требуемую степень сложности структуры ИБ;

* релевантность ИБ, под которой подразумевается способность системы осуществлять поиск и выдавать информацию, точно соответствующую запросам пользователей;

* удобство языкового интерфейса, позволяющее быстро формулировать запрос к ИБ;

* разграничение прав доступа, т.е. определение для каждого пользователя доступных типов записей, полей, файлов и видов операций над ними.

Существуют следующие способы организации ИБ: совокупность локальных файлов, поддерживаемых функциональными пакетами прикладных программ, и интегрированная база данных, основывающаяся на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных, т.е. системы управления базами данных (СУБД).

Локальные файлы вследствие специализации структуры данных под задачи обеспечивают, как правило, более быстрое время обработки данных. Однако недостатки организации локальных файлов, связанные с большим дублированием данных в информационной системе и, как следствие, несогласованностью данных в разных приложениях, а также негибкостью доступа к информации, перекрывают указанные преимущества. Поэтому организация локальных файлов может применяться только в специализированных приложениях, требующих очень высокую скорость реакции, при импорте необходимых данных.

Интегрированная ИБ, т.е. база данных (БД), - это совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных при такой минимальной избыточности, которая допускает их использование оптимальным образом для множества приложений.

Централизация управления данными с помощью СУБД обеспечивает совместимость этих данных, уменьшение синтаксической и семантической избыточности, соответствие данных реальному состоянию объекта, разделение хранения данных между пользователями и возможность подключения новых пользователей. Но централизация управления и интеграция данных приводят к проблемам другого характера: необходимости усиления контроля вводимых данных, необходимости обеспечения соглашения между пользователями по поводу состава и структуры данных, разграничения доступа и секретности данных.

Основными способами организации БД являются создание централизованных и распределенных БД. Основным критерием выбора способа организации ИБ является достижение минимальных трудовых и стоимостных затрат на проектирование структуры ИБ, программного обеспечения системы ведения файлов, а также на перепроектирование ИБ при возникновении новых задач.

К организации БД предъявляются следующие основные требования:

* логическая и физическая независимость данных (программ от изменений структуры БД);

* контролируемая избыточность данных;

* стандартизация данных за счет использования классификаторов;

* наличие словаря данных;

* специализация интерфейса для администратора БД и пользователя системы;

* контроль целостности данных;

* защита данных от несанкционированного доступа;

* наличие вспомогательных программных средств (утилит) проектирования и эксплуатации БД.

Принципами построения централизованной БД являются:

* обеспечение логической организации данных с помощью построения глобальной модели данных;

* представление информационных потребностей для каждой задачи в виде подмоделей данных;

* выделение специального языка описания данных для получения схем и подсхем;

* описание процедур обработки данных с использованием языка манипулирования данными;

* разделение доступа к полям данных;

* защита данных через пароль;

* обеспечение доступности данных одновременно для нескольких пользователей.

Дня распределенных БД существуют свои требования (подробнее см. гл. 12):

* учет территориального расположения подразделений ЭИС;

* обеспечение независимости данных от их территориального расположения;

* оптимальное размещение БД между абонентами и серверами;

* сокращение стоимости информационного обслуживания абонентов;

* обеспечение решения сложных межведомственных задач;

* надежность хранения обработки данных; использование СУБД, которые имеют язык описания данных, манипулирования данными и язык запросов, ориентированные на работу в сети;

* возможность параллельного обращения к данным из различных узлов обработки данных.

2.3 Проектирование информационной базы при различных способах организации

Процесс проектирования ИБ как совокупности локальных файлов отображен на рис. 6.2.

Процесс проектирования ИБ начинается с операции «Определение информационной потребности» каждой задачи (операция Ш), которую составляют входные и результатные документы, и выявляют, анализируя «Постановку задач» (Д1.1). В результате выполнения этой операции получают «Перечень документов» (Д1-2).

Далее выполняется операция «Определение периодичности решения задач» (операция П2) и получается «Список задач и периодичности их решения» (ДОЛ).

На третьей операции ПЗ «Составление списка файлов» выявляется полный состав файлов и проводится их классификация, в результате получается полный перечень имен файлов ИБ (Д3.1).

На основе полученного списка файлов, а также документа Д1.1 и универсума форм входных и результатных документов (U4.1) выполняется операция «Определение содержания файлов» (операция П4) по формированию состава полей записей файлов (ДАЛ). При выполнении этой операции учитывается ряд основных принципов создания файлов, входящих в состав универсума U4.2:

* алгоритмическая направленность создания информационных файлов;

* семантическая и синтаксическая однородность файлов;

* упорядоченность хранения файлов по ключу;

* универсализация файлов.

После определения состава и содержания полей каждого файла производятся «Определение характеристик файлов» (операция П5) и получение таблицы характеристик файлов (Д5.1), включающей в себя: наименование файла; длину логической записи файла; количество логических записей; объем файла в байтах; частоту использования файла; порядок обработки файла (последовательный, выборочный, смешанный); периодичность обновления файла; объем обновлений файла в байтах; длительность хранения; тип носителя; объем занимаемой памяти.

Далее, на операции П6, осуществляется «Выбор логической организации файлов» на основе универсума способов логической организации (U6.1) с получением таблицы описаний (Д6.1).

Затем при выполнении операции П7 осуществляется «Выбор носителей» для каждого файла из универсума машинных носителей (U7.1). Далее выполняется операция П8 «Выбор физической организации файлов», используя данные документа Д7.1 и универсума способов физической организации файлов ИБ (U8.1), в результате получаем таблицу описания физической организации файлов Д8.1.

Проектирование БД имеет свои особенности на всех стадиях и этапах проектирования, детально рассмотренные в нескольких работах, например в [4, 43, 44], здесь же кратко остановимся на некоторых из них.

На предпроектной стадии выполняются следующие работы:

* Определение экономической целесообразности и технической возможности создания БД.

* Выявление состава, содержания и характеристик хранимой информации на основе результатов обследования предметной области.

* Определение оценок, количественных характеристик информационных объектов и структурных связей между ними на основе результатов анализа информационных потребностей приложений и «Постановки задач».

* Построение инфологической модели предметной области, определяющей совокупность информационных объектов, их атрибутов и структурных связей, динамику их изменения и характеристику информационных потребностей пользователя;



* Предварительные оценки вариантов разработки БД.

* Оценка возможностей применения СУБД и выбор СУБД.

В результате выполнения этого комплекса работ проектировщики получают ТЭО и ТЗ. «Технико-экономическое обоснование проектирования БД» имеет ряд специфических разделов, таких, как:

* описание принципов организации системы информационного обеспечения;

* обоснование целесообразности создания БД;

* описание инфологической модели;

* описание информационных потребностей конкретной задачи;

* описание схем документооборота;

* обоснование выбора конкретной СУБД.

«Техническое задание на проектирование ЭИС» имеет в своем составе специальный раздел, ориентированный на проектирование БД, в который входят следующие вопросы:

* назначение БД;

* основные требования к БД;

* основные технические решения;

* технико-экономические показатели эффективности использования БД;

* состав, содержание и организация проектных работ по созданию БД;

* порядок приемки БД в промышленную эксплуатацию.

На этапе технического проектирования при разработке базы данных выполняются следующие работы:

* составление уточненной инфологической модели;

* логическое проектирование (составление концептуальной схемы);

* физическое проектирование (распределение по уровням памяти, выбор методов доступа, определение размеров файлов и т.д.);

* проектирование и представление данных для приложений;

* проектирование программного обеспечения, включая определение состава функций, поддерживаемых СУБД и ППП окружения; необходимых доработок этих программ и функций, реализуемых средствами оригинального программного обеспечения (для конкретных задач).

На этапе рабочего проектирования выполняются следующие работы: разработка оригинальных программных средств и сервисных программ; настройка СУБД и ППП окружения в соответствии с выбранными параметрами; разработка контрольного примера; разработка должностных технологических инструкций для пользователей для лучшего взаимодействия с БД.

Размещено на Allbest.ru

...