Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

В истории вычислительной техники можно проследить развитие двух основных областей ее использования. Первая область - применение вычислительной техники для выполнения численных расчетов, которые слишком долго или вообще не возможно производить вручную. Развитие этой области способствовало интенсификации методов численного решения сложных математических задач, появлению языков программирования ориентированных на удобную запись численных алгоритмов. Характерной особенностью данной области применения вычислительной техники является наличие сложных алгоритмов обработки, которые применяются к простым по структуре данным, объем которых сравнительно не велик. Вторая область - это использование вычислительной техники в автоматических или автоматизированных информационных системах.

Использование компьютерной технологии во многих случаях делает жизнь более обезличенной. Информационная революция оказала серьезное влияние на личность человека. Однако, это никоим образом не влияет на возможность с комфортом изучать и с уверенностью использовать Access. Для этого не нужно знать теорию баз данных или компьютерные языки. Access можно использовать для любых целей: для телемаркетинга, для улучшения качества чтения, для защиты прав человека или при поставке продуктов для престарелых. база данный таблица студент

Что такое база данных? База данных - программа, которая хранит и организует информацию, имея при этом достаточную мощность для ввода новых записей, изменения уже существующих записей, выборки и управления информацией. Информация базы данных хранится в одной или нескольких таблицах. Любая таблица с данными состоит из набора однотипных записей, расположенных друг за другом. Непременной частью базы данных, без которой невозможно осуществление этих функций, является система управления базами данных. В настоящее время MS Access - одна из самых распространенных систем управления базами данных.

Базы данных могут содержать любые виды информации, сложнее представить то, что нельзя внести в базу данных. В ней могут содержаться графические элементы - фотографии и рисунки, - список книг библиотеки, сведения о поставках и продажах, перечень имущества, телефоны и адреса знакомых, кулинарные рецепты, “маршруты” и технологии производства продукции, и т.п.

База данных включает различные объекты для ввода, хранения и управления информацией. Основные объекты Access - это таблицы, формы, запросы и отчёты.

Таблица является основой базы данных, - в таблицах хранится вся информация. Каждый столбец содержит один определенный тип информации и называется полем, а каждая строка содержит информацию об определенном объекте. При этом каждое поле относится к этому объекту. Все данные о конкретном объекте называются записью.

Форма позволяет более наглядно отразить информацию, содержащуюся в одной записи. Форма содержит те же поля, что и таблица, но информация по каждому объекту расположена в форме на отдельной странице, что позволяет видеть все поля одной записи. Это удобно для просмотра и ввода данных, так как облегчает восприятие информации.

Запросы предназначены для получения информации, введенной в таблицы. В Access можно осуществлять поиск информации по достаточно сложным критериям. Запрос выбирает информацию, хранящуюся в базе данных, отвечающую определенным условиям.

Разумеется, можно без проблем напечатать и таблицу, и форму, и запрос. Но, как правило, для этого используются отчёты. Отчёты имеют более наглядный и привлекательный вид по сравнению с другими объектами базы данных, с возможностью вносить в него изменения. В отчётах можно сортировать и группировать данные, определять итоговые значения, затрачивая на это меньше усилий, чем в других объектах.

Создание базы данных

Проектирование базы данных.

Прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

Этапы проектирования базы данных:

1. Определите цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой.

2. Разработайте на бумаге структуру таблиц, которые должна содержать база данных. При проектировании таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами. Когда определенная информация хранится только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и телефоны студентов.

Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах.

3. Определите необходимые в таблице поля. Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о студенте могут содержаться поля с названием «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Дата рождения». При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.

Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.

В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.

Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля «Имя» и «Фамилия», а не общее поле «Имя»).

4. Задайте ключевое поле. Для того, чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о студенте и группа в которой он обучается, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

5. Определите связи между таблицами. После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

6. Еще раз просмотрите структуру базы данных и выявите возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

7. Добавьте данные и создайте другие объекты базы данных. Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных. Имеется возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты.

Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Имеется также возможность сразу создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начального создания базы данных. В обоих случаях у Вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную базу данных.

Создаете новую базу данных (только в этом случае), появится диалоговое окно "Файл новой базы данных", в котором Вы должны указать имя и местоположение файла для создаваемой базы данных. Файл базы данных Microsoft Access имеет расширение .mdb.

При выходе из Microsoft Access изменения данных сохраняются автоматически. Однако при изменении структуры любого объекта базы данных в Microsoft Access выводится приглашение подтвердить сохранения этих изменений перед завершением работы.

Итак, создаем новую базу данных «Студент». Для этого надо выполнить следующие действия:

1. Запустить программу MS Access

2. В появившемся окне выбрать «Новая база данных»

3. Из раскрывающегося списка «Папка:» выбрать диск C:

4. В поле имя файла ввести имя базы данных “Студент”, нажать кнопку «Создать».

Перед нами появляется окно базы данных (рис.1), которое состоит из семи объектов: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы и Модули. Начнем с таблиц.



Рис.1. Окно базы данных.

Работа с таблицами.

Таблица хранит сведения по конкретному вопросу, например, таблица «Студенты» содержит сведения только о студентах, а таблица «Учитель» - только о преподавателях. Для того, чтобы данные не дублировались и не происходило ошибок при их выдаче, необходимо распределить данные разного рода по разным таблицам. Данные в таблице организованы в столбцы («поля») и в строки («записи»).

Существует два режима работы с таблицей. Вы можете выбрать режим Конструктор или Режим таблицы, кликнув на специальной кнопке на панели инструментов.

В режиме конструктора таблицы можно создать целую таблицу, добавляя новые поля или удаляя и настраивая существующие поля таблицы.

Чтобы добавить поле, в верхней части окна таблицы следует ввести имя поля и определить его тип (типы описаны ниже). Чтобы переименовать поле, измените его имя в столбце «Имя поля».

Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Например, недопустим ввод текста в поле денежного типа. Выбор соответствующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для сортировки, вычислений и других операций. Чтобы определить или изменить тип данных, выберите столбец «Тип данных», нажмите в поле символ раскрывающегося списка и выберите тип данных из списка.

Каждое поле имеет свойства, изменяя которые, можно управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля. Например, для формата «Денежный» автоматически добавляется разделитель групп разрядов и символ валюты (1 234 гр.). Для задания свойства поля выберите его в верхней части окна конструктора таблиц и в нижней части окна введите значение этого свойства или выберите его из списка. Набор доступных свойств определяется типом данных поля.

Уникальная метка, называемая ключом, используется для определения каждой записи таблицы. Подобно тому, как номерной знак однозначно определяет автомобиль, ключ определяет запись. Ключевые поля в таблицах используются для создания межтабличных связей. Чтобы определить ключ, выделите строку с описанием нужного поля и нажмите кнопку «Ключ» на панели инструментов.

В режиме таблицы добавляются, редактируются или просматриваются табличные данные. Также можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, отфильтровать и отсортировать записи, изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы, добавив или удалив столбцы.

Для добавления записей используется кнопка «Новая запись» на панели инструментов. При нажатии этой кнопки в конце таблицы появляется незаполненная строка.

Для удаления записей необходимо выбрать любое поле записи и нажать кнопку «Удалить запись» на панели инструментов.

Строки в таблице можно отсортировать согласно содержимому одного или нескольких столбцов. Для этого выберите поле, по которому будет осуществляться сортировка, и нажмите кнопку «Сортировка» по возрастанию или «Сортировка» по убыванию на панели инструментов.

Фильтрация позволяет просмотреть в форме только определенные записи. Выберите данные, по которым следует провести отбор, и нажмите кнопку «Фильтр» по выделенному на панели инструментов. Для того, чтобы поправить фильтр, нажмите кнопку «Изменить» фильтр. Чтобы задать более подробное условие для фильтрации, выберите в меню «Записи команду Фильтр» и подкоманду «Расширенный фильтр». Для применения обычного или расширенного фильтра, нажмите кнопку «Применить» фильтр на панели инструментов.

Типы данных.

Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Например, недопустим ввод текста в поле денежного типа. Выбор соответствующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для сортировки, вычислений и других операций. Microsoft Access поддерживает следующие типы данных:

Текстовый.

Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов.

Поле МЕМО.

Длинный текст или комбинация текста и чисел.

Числовой.

Числовые данные, используемые для проведения расчетов.

Дата/время.

Даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999, включительно.

Денежный.

Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах.

Счетчик.

Уникальные последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу.

Логический.

Логические значения, а также поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет).

Поле объекта OLE.

Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access.

Гиперссылка.

Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки.

Мастер подстановок.

Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка, или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке в ячейке запускает мастера подстановок, который определяет тип поля.

Создание таблицы учащихся

1. Для создания новой таблицы на объекте «Таблицы» нажимаем кнопку «Создать» и на экране появляется окно «Новая таблица» (рис.2) с перечнем способов создания таблиц. Можно создавать новую таблицу в «Режиме таблицы» (вводятся данные как в Excel, затем автоматически создается таблица), можно создавать новую таблицу в «Конструкторе» (вручную задавая поля каждой таблицы). Но самый быстрый способ - это создать таблицу при помощи «Мастера таблиц».

2. Выбираем «Мастер таблиц» в окне «Новая таблица». Появится окно «Создание таблиц» (рис.3).



Рис.2. Окно «Новая таблица».

Рис.3. Окно «Создание таблиц».

3. Мастер таблиц предложит вам «Образцы таблиц» из которых, пользуясь полосой прокрутки надо выбрать таблицу «Студенты». В соседнем окне с именем «Образцы полей» появятся поля таблицы «Студенты». Надо выбрать поля для новой таблицы: «КодСтудента», «Фамилия», «Имя», «Отчество» и еще любые три поля. Для этого ставим указатель на поле «КодСтудента» в списке «Образцы полей» и нажимаем кнопку после чего выбранное поле попадет в список «Поля новой таблицы» (в правой части экрана). Аналогично выбираем остальные поля: «Фамилия», «Имя», «Отчество» и любые три поля. Из выбранных любых трех полей выбираем первое и нажимаем кнопку «Переименовать поле…» в появившемся окне пишем «Дата рождения» и нажимаем «Ок». Так же переименовываем следующие два поля на «Адрес» и «Телефон». Поле «КодСтудента» так же переименовываем на «КодУчащегося» и нажимаем кнопку «Ок».

4. Нажимая кнопку «Далее» завершаем выбор полей и переходим в следующее окно «Создание таблиц», где задается имя таблицы. Задаем имя «Учащиеся» и через кнопку «Далее» переходим в последнее окно.

5. В последнем окне все оставляем как предлагает Мастер таблиц и нажимаем кнопку «Готово» для создания таблицы.

6. После создания таблицы включается режим ввода данных в таблицу. В окне «Учащиеся: таблица» введите несколько записей - студентов вашей группы (в поле «КодУчащегося» автоматически формируется уникальный код для каждой новой записи) (рис.4).

Рис.4. Окно «Учащиеся: таблица».

7. Закрываем окно с открытой таблицей «Учащиеся» и попадаем в главное окно создаваемой БД. На объекте «Таблицы» появилась новая таблица «Учащиеся» (рис.5).



Рис.5. Окно «Список учащихся: база данных»

Добавление нового поля в таблицу учащиеся

В таблице учащихся нам не хватает еще одного поля - Группа. Добавить еще одно поле (столбец) в таблицу учащихся можно в режиме «Конструктор», но проще это сделать непосредственно после открытия таблицы.

1. Находясь на объекте «Таблицы» (рис.5) нажимаем на таблицу «Учащиеся» кнопку «Открыть».

2. Ставим курсор на любое поле в столбце «Телефоны» (новое поле/столбец, которое мы создадим, будет находиться слева от курсора).

3. В главном меню выбираем пункт «Вставка» и подпункт «Столбец». На экране появится новый столбец с именем «Поле 1» (рис.6).



Рис.6. Добавления нового поля.

4. Для переименования выделим столбец и нажмем правую кнопку мыши для изменения свойств выделенного объекта. Выбираем пункт «Переименовать столбец» и вводим новое название - «Группа» (рис.7).

Рис.7. Переименование поля.

5. Таблицы со списком учебных групп у нас еще нет, поэтому пока оставляем это поле пустым (рис.8)



Рис.8. Новое появившееся поле «Группа»

6. Закрыть таблицу «Учащиеся» кнопкой закрытия окна.

Таблицу «Учащиеся» мы создавали в другой базе данных под названием «Список учащихся». Теперь мы импортируем таблицу «Учащиеся» в главную базу данных, которая называется «Студент»

Импорт таблицы учащихся в главную базу данных

В нашей базе данных, под названием «Студент» сейчас ничего нет. Так как таблица была создана в другой базе данных (Рис.9).

1. Для того чтобы перейти к импортированию таблицы, нужно открыть новую базу данных - «Студент».

Рис.9. Окно базы данных «Студент».

После того, как мы открыли новую созданную базу данных «Студент», нам надо выбирать пункт «Таблица» из пункта меню «Вставка». Для этого мышкой нажимаем на пункт меню «Вставка» и выбираем в этом списке пункт «Таблица» (Рис.10).

Рис.10. Пункт меню «Вставка» > «Таблица»

3. После выбора пункта «Таблица» мы попадаем в окно «Новая таблица». Где компьютер нам предлагает следующие варианты: Режим таблицы; Конструктор; Мастер таблиц; Импорт таблиц и Связь с таблицами. Нам необходимо выбрать один из пунктов. И наш выбор - это Импорт таблиц и нажимаем кнопку «Ок»(Рис.11).



Рис.11. Окно «Новая таблица».

4. После чего мы попадаем в окно, которое называется «Импорт», очень похожее на окно сохранения, где в раскрывающемся списке нам надо выбрать путь импортируемой таблицы. В данном случае путь таков: Рабочий стол > Папка «Мои документы» > Лена > «Список учащихся». В поле с именем «Имя файла» набираем имя файла «Список учащихся». Далее нажимаем на кнопку «Импорт» (Рис.12).

Рис.12. Окно «Импорт».

5. После нажатия на кнопку «Импорт», мы попадаем в следующее окно «Импорта таблиц». Оно называется «Импорт объектов», где мы видим закладки данного окна: Таблицы; Запросы; Формы; Отчеты; Страницы; Макросы и Модули. Находясь на вкладке «Таблица» мы видим там импортируемую таблицу - «Учащиеся». Выделяем ее и завершаем импорт таблицы нажатием кнопки «Ок» (Рис.13).

Рис.13. Окно «Импорт объектов».

6. После чего мы вновь оказываемся в окне «Студент: база данных». До этого мы видели, что база данных пуста, но теперь мы видим, что уже имеется таблица, которую мы сейчас только импортировали (Результат рис.14).



Рис.14. Импортированная таблица «Учащиеся».

Теперь мы попробуем импортировать эту же таблицу из программы Excel, сначала конечно мы создадим таблицу «Учащиеся» в программе Excel, а затем импортируем.

1. Для этого мы должны запустить программу Excel из главного меню: Пуск > Программы > Microsoft Excel (Рис.15).

Рис.15. Окно программы Microsoft Excel.

2. Затем, нужно начать создавать структуру таблицы, а после заполнить ее. Для этого мы заполняем ячейки данной таблицы заголовками: в ячейке А1 мы набираем название «Код Учащегося»; затем в ячейках В1, С1, D1…набираем «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Дата Рождения», «Адрес», «Группа», «Телефон». Затем начинаем заполнять ее данными (Рис.16).

Рис.16. Ввод данных в таблицу «Учащиеся».

3. После ввода данных в таблицу, нужно закрыть ее, с подтверждением сохранения изменений в «Книге1».

4. После чего появляется окно диалога, которое называется окном сохранения, где мы должны указать путь сохранения этого документа. Для этого в раскрывающемся списке, который подписан словом «Папка» выбираем: «Рабочий стол», затем папку «Мои документы», в папке «Мои документы», выбираем папку «Лена». Теперь нужно задать имя этому документу. В поле с названием «Имя файла» набираем имя файла - «Учащиеся».

5. После чего, нам надо открыть базу данных «Студент» (Рис.14), там уже конечно имеется таблица, с названием «Учащиеся», которую мы импортировали из другой базы данных. Но новая импортированная таблица «Учащиеся» будет иметь имя «Лист1», переименовывать мы пока не будем во избежания повторений.

6. Вызываем пункт меню «Вставка», и в списке выбираем пункт «Таблица».

7. Затем появляется уже знакомое нам окно «Новая таблица», где мы выбираем пункт «Импорт Таблиц», затем кнопкой «Ок» переходим в следующее окно импорта таблиц, которое называется «Импорт».

8. В окне «Импорт», в раскрывающемся списке надо выбрать путь импортируемой таблицы: Рабочий стол > Мои документы > Лена. Так как мы находимся в базе данных, в поле с названием «Тип файла» мы видим, что там написано «Microsoft Access», так вот, в этом раскрывающемся списке надо выбрать «Microsoft Excel», только после этого выбираем в папке «Лена» таблицу «Учащиеся». А в поле с названием «Имя файла», набираем имя «Учащиеся». Далее нажимаем кнопку «Импорт» (Рис.12).

9. После нажатия кнопки «Импорт» попадаем в окно, которое называется «Импорт электронной таблицы». В этом окне нам предлагается выбрать нужный лист, а так как мы использовали только один лист таблицы «Excel», то оставляем все как предлагает это окно диалога (Рис.17).

Рис.17. Окно «Импорт электронной таблицы».

10. В следующем окне нам предлагается установить флажок для использования данных из первой строки в качестве имен полей таблицы. Нам нужно установить флажок, где подписано следующими словами: Первая строка содержит заголовки столбцов. Если этот флажок не установить, то поля будут автоматически сформированы и будут иметь названия «Поле1», «Поле2»… По этому надо установить флажок. (Рис.18).

Рис.18. Установка флажка.

11. В следующем окне, где написано, сохранение данных допускается в новой или в существующей таблице, оставляем все как предлагает это окно (Рис.19).

12. В следующем окне импорта электронных таблиц, где предлагается описание каждого поля импорта, тоже оставляем все как есть и нажимаем кнопку «Далее» (Рис.20).

Рис.19. Определение сохранения данных.

13. После нажатия кнопки «Далее», мы переходим в следующее окно импорта электронных таблиц, где предлагается задать ключевое поле. Компьютер предлагает автоматическое создание ключа, но мы должны включить переключатель «определить ключ», при этом поле с названием «Код Учащегося» становится ключевым полем, затем нажимаем кнопку «Далее» (Рис.21).

Рис.20. Описание полей.

Рис.21. Определение ключа.

14. Далее мы переходим в последнее окно импорта электронных таблиц, оставляем все как есть и нажимаем кнопку «Готово». После нажатия кнопки «Готово» выходит сообщение о том, что импорт таблицы завершен, нажимаем кнопку «Ок» (Рис.22).

Рис.22. Завершение импорта таблицы.

15. После чего в нашей базе данных уже две таблицы «Учащиеся», только одна из них, т.е. последняя имеет название «Лист1».

Создание таблицы учебных групп

Также как и таблицу студентов, таблицу учебных групп можно создать при помощи мастера таблиц, подобрав подходящую таблицу из образцов таблиц (например, можно выбрать таблицу «Типы» и переименовать соответствующие поля). Но мы используем другой способ (не последний!!!) создания таблицы учебных групп.

1. На закладке «Таблицы» нажимаем кнопку «Создать» (рис.5).

2. В окне «Новая таблица» выбираем пункт «Режим таблицы». На экране появится окно очень похожее на электронную таблицу Excel, только вместо столбцов А,В,С,... стоят названия полей -Поле1, Поле2, ПолеЗ,...(рис.23).

Рис.23. Заполнение новой таблицы.

3. Вводим в Поле 1 название вашей группы и закрываем таблицу с подтверждением сохранения структуры таблицы (рис.24).

4. В следующем окне при закрытии таблицы предлагается ввести имя таблицы, вводим имя таблицы - «Учебные группы».

Рис.24. Сохранение таблицы.

5. Затем в ответ на предложение создать ключевое поле, выбираем кнопку «Да». На этом процесс создания таблицы заканчивается.

6. На объекте «Таблицы» появится новая таблица «Учебные группы». Если ее открыть, то мы увидим одну введенную вами запись с автоматически сформированным полем «Код»!!!, равным 1.

7. Теперь нам осталось переименовать названия столбцов. Открываем таблицу «Учебные группы», выделяем столбец «Код», нажимаем правую кнопку «мыши» для изменения свойств выделенного объекта, выбираем пункт меню «Переименовать столбец» и вводим новое имя - «Код группы». Аналогично для столбца с именем «Поле1» вводим новое имя «Группа».

8. Добавим в конце новое поле «Код Преподаватель». В поле «Код Преподаватель» введем код 1,2 (Результат на рис. 25.)

Рис.25. Таблица «Учебные группы»

9. Закрыть окно «Учебные группы: таблица» с подтверждением сохранения структуры таблицы.

Создание таблицы «Преподаватель»

1. Для создания новой таблицы на объекте «Таблицы» нажимаем кнопку «Создать» и на экране появляется окно «Новая таблица» (рис.2) с перечнем способов создания таблиц.

2. Выбираем «Мастер таблиц» в окне «Новая таблица». Появится окно «Создание таблиц» (рис.26).

Рис.26. Окно «Создание таблиц».

3. Мастер таблиц предложит вам «Образцы таблиц» из которых, пользуясь полосой прокрутки надо выбрать таблицу «Сотрудники». В соседнем окне с именем «Образцы полей» появятся поля таблицы «Сотрудники». Надо выбрать поля для новой таблицы: «КодСотрудника», «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Должность», «ТабельныйНомер» Для этого ставим указатель на поле «КодСотрудника» в списке «Образцы полей» и нажимаем кнопку после чего выбранное поле попадет в список «Поля новой таблицы» (в правой части экрана). Аналогично выбираем остальные поля: «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Должность», «ТабельныйНомер» После чего нам надо поле «КодСотрудника»и «ТабеьлныйНомер», переименовываем на «Код Преподаватель» и «Группа» Далее нажимаем на кнопку «Ок».

4. Нажимая кнопку «Далее» завершаем выбор полей и переходим в следующее окно «Создание таблиц», где задается имя таблицы «Преподаватель» нажимаем кнопку «Далее» и переходим в последнее окно.

5. В последнем окне все оставляем так как предлагает Мастер таблиц и нажимаем кнопку «Готово» для создания таблицы.

6. После создания таблицы включается режим ввода данных в таблицу. В окне «Преподаватель: таблица» введите несколько записей - учителей (в поле «Код Преподаватель» автоматически формируется уникальный код для каждой новой записи) (рис.27).

Рис.27. Таблица «Преподаватель».

7. Закрываем окно с таблицей «Преподаватель».

Создание таблицы «Предметы»

Таблицу «Предметы» можно создать теми же способами, что и предыдущие таблицы, но мы используем другой способ создания. Таблицу «Предметы» мы будем создавать в режиме конструктора.

1. Находясь на объекте «Таблицы» нажимаем кнопку «Создать».

2. Следующее окно называется «Новая таблица» с перечнем способов создания таблиц. Самый быстрый способ - это конечно Мастер таблиц. Но мы выбираем пункт Конструктор. Далее нажимаем кнопку «Ок».

3. После нажатии кнопки «Ок» мы попадаем в окно «Таблица1: таблица», где видим столбцы с именами: Имя поля; Тип данных; Описание. В нижней части этого окна находится поле с именем «Свойства полей». (Рис.28).

Рис.28. Окно «Таблица1: таблица».

4. В столбце с именем «Имя поля» нужно ввести имена полей необходимые для таблицы «Предметы» в следующем порядке: Код Занятий; Предмет; Преподаватель; Группа. Для этого надо поставить курсор мыши на первую строку столбца «Имя поля» и набираем имя поля - Код Занятий. Таким же образом заполняются остальные строки. В столбце с именем «Тип данных» нужно выбрать тип данных. При нажатии мышью справа в этом поле или при переходе в это поле при помощи клавиш передвижения курсором появляется раскрывающийся список где предлагаются следующие типы данных: Счетчик; Текстовый; Поле МЕМО; Числовой; Дата/время; Денежный; Логический; Поле объекта OLE; Гиперссылка; Мастер подстановок (Рис.29).

Рис.29. Раскрывающийся список «Тип данных»

5. Для поля «Код Занятий» выбираем из списка «Тип данных» тип «Счетчик» (Рис.21). Таким же образом, выбираем из раскрывающегося списка типы данных для остальных полей: для поля «Предмет» - «Текстовый» тип данных, для поля «Преподаватель» - тоже «Текстовый» тип данных; и для поля «Группа» - тоже выбираем «Текстовый» тип данных.

6. Следующий шаг, это закрытие окна «Таблица1: таблица» кнопкой закрытия окна с подтверждением сохранения изменения макета или структуры таблицы «Таблица1» (Рис.30).

Рис. 30. Подтверждение сохранения структуры таблицы.

7. На предложение сохранить изменения структуры таблицы отвечаем нажатием на кнопке «Да», и попадаем в следующее окно диалога, где надо задать имя новой таблицы. Вводим имя «Предметы» и нажимаем на кнопку «Ок». (Рис.31).

Рис.31. Сохранение таблицы.

8. После окна сохранения, в ответ на предложение создания ключа нажимаем кнопку «Да». И в окне «Студент: база данных» появляется еще одна таблица, которая называется «Предметы».

9. Открываем таблицу «Предметы», вводим некоторые данные в эту таблицу. В поле с названием «Предмет» введем несколько предметов изучаемых в нашем учебном заведении. В поле «Преподаватель» введем несколько преподавателей, которые ведут данные предметы. Ну а в поле с названием «Группа» естественно вводим имя группы в которой обучаюсь я!! (Рис. 32).

Рис.32. «Предметы: таблица».

Размещено на Allbest.ru

...