Эволюция устройств для фиксации, хранения и передачи информации во времени и пространстве

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Понятие «документированная информация» основано на двуединстве информации и материального носителя. Информация «закрепляется» на материальном носителе или даже «привязывается» к нему и тем самым обособляется от создателя информации. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают её во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению. Высокую степень актуальности имеет в настоящее время именно документированная информация (документ). Документы при формировании единого информационного пространства органов федерального, регионального и местного уровней циркулируют довольно активно (в последнее время - больше в электронном формате). В природе естественным носителем информации является человеческая память. И всё же с давних лет человек пользуется посторонними подсобными средствами для хранения информации, которые вначале были самыми примитивными (камнями, ветками, перьями, бусами). Историческими вехами на пути развития средств хранения информации явились создание письменности, изобретение сначала папируса, потом - пергамента и бумаги, а затем и книгопечатания. Такие основанные на использовании этих открытий носители информации, как книги, деловые бумаги, газеты и журналы, остаются актуальными и в наши дни.

Кроме них, в XIX - XX веках появились новые носители информации: фотографии, киноплёнки, граммофонные пластинки, магнитная лента, компакт-диски, гибкие магнитные диски, электронные микросхемы и многое-многое другое.

Современное состояние документальной среды обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием информационных технологий. Большое значение в современном управлении приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе действующего законодательства и других правовых норм оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надёжность её хранения, удалённый доступ, предоставление информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, с учётом психологических и эргономических требований.

Документирование информации позволяет зафиксировать её на определённом носителе, придать ей необходимую организационную форму, удостоверить подлинность и юридическую силу, снабдить необходимыми реквизитами для её идентификации в целях поиска и использования, а также осуществить полноценную информационную поддержку управленческих процессов и накопить Информационный ресурс в целях развития организации и сохранения индивидуальной памяти о ней во времени и пространстве.

Объектом курсовой работы является документ, способы фиксации информации, в т.ч. перфорирование.

Предметом курсовой работы является документ и современные материальные носители документированной информации.

Цель курсовой работы: исследование эволюции устройств для фиксации, хранения и передачи информации во времени и пространстве в процессе развития человечества, больше внимания уделить перфорированию.

Для достижения поставленной цели определены задачи:

· Исследование документа как способа хранения информации.

· Рассмотрение современных материальных носителей документированной информации.

Теоретической основой для выполнения курсовой работы стали научные труды по современному делопроизводству, информационным технологиям информационному праву.

В исследовании применялись работы авторов: В.И.Андреевой, В.Л.Бройдо, Л.Н.Гайдуковой, Ф.А.Гедрович, Д.И.Глик, М.В.Кирсановой, В.А.Копылова, М.В.Ларина, М.В.Стенюкова, Л.А.Сысоевой.

Нормативно-правовой основой исследования стали Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» установил обязательность документирования информации и определил ряд терминов: например, информация, документированная информация.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти закрепляют положения об особенностях работы с электронными документами. Термины, установленные ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» должны быть использованы во всех видах документации.



ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТ КАК СПОСОБ ХРАНЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ

1.1 Древнейшие материалы для письма

Сама информация не выступает достаточным признаком документа. Материальная составляющая - одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальная составляющая документа - это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени. Материальную составляющую документа определяет материальный носитель информации - материальные объекты, в которых сведения (данные) находят свое отражение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов.

Носитель документированной информации - это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нём речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Предназначенность информации для хранения и передачи в пространстве и времени обусловливает её специфическую материальную конструкцию, представленную в виде книг, газет, буклетов, микрофиш, фильмов, дисков, дискет и т.п.

Информация, содержащаяся в документе, обязательно закреплена на каком-то специальном материале (бумага, кино-, видео-, аудио-, фотоплёнка и т. п.), имеющем определённую форму носителя (лента, лист, карточка, барабан, диск и т. п.). Кроме того, информация всегда фиксируется каким-либо способом записи, предусматривающим наличие средств (краска, тушь, чернила, красители, клей и т п.) и инструментов (ручка, печатный станок, видеокамера, принтер и т. п.).

Материальная основа документа - совокупность материалов, использованных для записи сообщения (текста, звука, изображения) и составляющих носитель информации.

В зависимости от материальной основы документы делятся на две большие группы: естественные и искусственные. Искусственные в свою очередь подразделяются на бумажные документы и документы на небумажной основе - полимерные документы (полимерно-плёночные и полимерно-пластиночные).

Таким образом, под материальной составляющей документа имеют в виду:

1) материальную основу документа;

2) форму носителя информации.

Носители информации самым тесным образом связаны не только со способами и средствами документирования, но и с развитием технической мысли.

Отсюда - непрерывная эволюция типов и видов материальных носителей.

Вопрос сохранения информации корнями своими уходит в глубокую древность. Информация была всегда, независимо от того воспринималась она человеком или нет. И человек, едва выделившись из животного мира, стал активно использовать её в своих собственных целях. Более того, он сам стал источником информации для других. Уже тогда информацию умели получать, обрабатывать, передавать, накапливать и что особенно важно - хранить.

Поначалу, для хранения и накопления информации, человек использовал свою память - он попросту запоминал полученную информацию и помнил её какое-то время. Тогдашние потоки информации не сравнить с нынешними, поэтому человеческой памяти пока хватало. Дело ограничивалось именами соплеменников, двумя заклинаниями злых духов, да десятком мифов и легенд. Постепенно, люди пришли к выводу, что такой способ хранения информации имеет ряд недостатков:

1) человек мог спутать различные данные;

2) неправильно понять другого человека;

3) элементарно забыть что-то важное;

4) его могли убить на охоте.

Появление первых документов, т.е. зафиксированной на различных носителях информации, относится примерно к XXX веку до н.э. Началом передачи данных было предметное документирование. Предметы, окружавшие первобытного человека, наделялись особым значением, символизировали понятия и явления. Например, стрела - символ войны. Разновидностью предметного документирования являются ракушечные и узелковые письма индейцев Северной и Южной Америки. Ракушечные письма (вампумы - нити с нанизанными на них раковинами) индейцев Северной Америки являлись средством запоминания и передачи сообщений. Их содержание выражалось цветом, количеством и взаиморасположением раковин. Вампум также мог использоваться вместо денег. Узелковое письмо (кипу), употреблявшееся в государстве древних инков также являлось средством удержания в памяти последовательности и логической связи устно передаваемых сообщений: к основной толстой верёвке прикреплялись более тонкие шнуры, нити и лоскуты различного цвета, где каждый элемент имел своё значение.

Во времена неолита появилось пиктографическое или рисуночное письмо ( от лат. «пиктус» - писанный красками, нарисованный и греч. «графо»- пишу) - отображение общего содержания сообщения в виде рисунка или последовательности рисунков, обычно в целях запоминания. Оно не являлось средством фиксации какого-либо языка, т.е. письмом в собственном смысле. Это были изображения на стенах пещер или скалах, на каменных плитах, на кости в основном иллюстрирующие события из жизни племени.

С течением времени рисунки упрощались, в какой-то мере стандартизировались и заменялись знаками, обозначающими слова и слоги. Так возникла иероглифическая система (от греч. «hieros»- священный и «glyphe» - то, что вырезано) и идеографическое письмо (от греч. «idea» - образ, идея и «grapho» - пишу). Словесно-слоговое письмо Древнего Египта - одно из древнейших в мире - сформировалось примерно с конца IV тысячелетия до н.э. Древнейшие египетские письменные памятники - надписи на таблицах и булавах царей - представляют собой символические изображения, которые не имеют чёткого звукового значения и понимаются по принципу пиктограммы.

Различные виды письменности господствовали в странах Востока три тысячелетия, но потом их вытеснила более простая и удобная система - финикийская. Финикийцам, как торговому народу, нужна была простая и удобная письменность для составления коммерческих документов, и они создали слоговое письмо, состоящее из 22 знаков.

Самые древние найденные финикийские надписи относятся к XIII веку до н.э.

В IX-X веках до н.э. греки преобразовали финикийское письмо и создали алфавит, где каждый знак обозначает не слово или слог, а определённый звук. Греческий алфавит стал исходным для всех европейских алфавитов. Свои книги и кодексы греки, а за ними и римляне стали писать на деревянных или костяных дощечках, покрытых воском. Писали по воску стилусом (от греч. «stylos» - палочка) - заострённым стержнем из металла или дерева. Когда запись становилась не нужна, она стиралась с помощью плоского обратного конца стилуса.

Письмо по воску было заимствовано различными народами и просуществовало около 18 веков практически без изменения, пока англосаксы не изобрели пергамент.

Пергамент появился примерно в III веке до н.э. Это была особым способом обработанная кожа молодых животных (в основном телячья). Пергаментные листы были плотными и жёсткими, в основном стягивались переплётом с металлическими застёжками. Благодаря своей прочности этот материал использовался также довольно долго. С удешевлением и всё более широким распространением пергамента появилась потребность в создании и общедоступного пишущего инструмента. Им стало определённым образом заточенное гусиное перо. С его помощью можно стало изменить стиль письма - сделать его прописным и наклонным.

В Древней Руси первыми документами стали берестяные грамоты. Новгородские русичи в X-XIII вв. н.э. продавливали текст документов на бересте - верхнем слое берёзовой коры. После неё практически до конца XIV века основным материалом для письма на Руси служил пергамент, который привозили из Греции и ганзейских городов. Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершка, т.е. 15-17 см. Размеры документа могли быть различными за счёт подклейки следующих листов. Документы писались сплошным тестом, без разделения на отдельные слова. После того как документ утрачивал свою ценность, текст счищали, а дорогостоящий материал использовали снова для записи информации. Таким образом, носитель мог использоваться несколько раз. И относилось это не только к пергаменту. Повторно использовались медали и печати, на которых перебивались изображения. В XV-XVI веках из западноевропейских стран начали завозить тряпичную бумагу, а со второй половины XVII века - изготавливать свою, строить бумажные мануфактуры.

Чернила делались из дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков - наростов на дубовых листьях. Инструментами письма, как и в Европе, служили гусиные перья, которые применялись вплоть до 2-й половины XIX века, хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером чернильный текст посыпался мелким песком для впитывания излишек чернил, чтобы страницы не пачкались друг о друга и не склеивались.

Менялась также графика письменности: первоначально документы составлялись так называемым «уставным» письмом - буквами с прямыми очертаниями. В XIV веке стал использоваться полуустав, позволивший ускорить процесс письма за счёт выносных букв и сокращений отдельных слов. К XIV веку стала использоваться точка в конце предложения.

С появлением так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением их над строкой письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки. Документы в делопроизводстве хранились в виде свитков-столбцов - из подклеенных листов бумаги («поставов»). Размеры таких столбцов могли быть очень большими. Например, Соборное уложение 1649 г. насчитывает в длину 309 метров. Текст в столбцах писался с одной стороны, что было неэкономно при тогдашней дороговизне бумаги.

В 1700 г. Петр I ввёл тетрадную форму документов из листов бумаги, сложенных вдвое (тетрадей), которые были переплетены в книги. На листах тетрадей писали с обеих сторон. Тогда же для особо важных документов Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, чуть позже разрабатывает «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять текст документов, и вводит иностранные названия видов документов (регламент, инструкция, резолюция, рапорт, реляция и т.д.).

При Петре I и позже, при Екатерине Великой, были выделены реквизиты документа и определены их места на формулярах. В XIX веке стали использовать бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. Форма и местоположение реквизитов приобрели устойчивый вид.

1.2 Изобретение бумаги и совершенствование её производства

Современный, самый распространённый носитель информации - бумага - появился тоже очень давно: во II веке н.э. в Китае. Долгое время секрет её производства строго охранялся. Первоначально бумага изготавливалась из натуральных растительных волокон (риса, бамбука и пр.). Растёртые в воде волокна растений пропитывались животным клеем, сушились на воздухе и прессовались. В Индии, Вьетнаме, а потом и в Европе бумагу делали из переработанного тряпья. Она так и называлась - тряпичная бумага. Тряпичная бумага ручной выработки выпускалась примерно до конца XVIII века. За это время в процесс производства вводились новшества: использование наполнителей для уменьшения прозрачности бумаги, замена животного клея канифольным, отбеливание хлорной известью цветного тряпья и др.

С середины XIX века в Европе начали использовать более дешёвую бумагу на основе древесины (из древесной целлюлозы, а затем из древесной массы). Тексты на таких носителях как папирус, пергамент и бумага писались обычно чёрными чернилами - сажевыми и железо-галловыми. Сажевые чернила (тушь) получали, растирая мелкодисперсную сажу с водой и клеем. Позднее в тушь стали вводить вещества (казеин, шеллак), придающие тушевому тексту водостойкость. Однако, тушь была неудобна в употреблении, плохо проникала в бумагу, давала нестойкий к истиранию текст. Железо-галловые чернила получали, добавляя в отвар галловых орешков раствор железного купороса. Получались бесцветные чернила, которые на пергаменте или бумаге быстро темнели, давая густой чёрный текст. Лучшие образцы железо-галловых текстов выдержали многовековое хранение: они нерастворимы в воде, устойчивы к выцветанию, износостойки. С этого периода и по настоящее время документы на бумажных носителях являются самыми распространёнными. А развитие технического прогресса в области производства бумаги, книгопечатания, копирования текста сделало бумажные документы дешёвыми и общедоступными. И сейчас под словом «документ» большинство людей традиционно подразумевают текст или изображение на бумаге.

Ни для кого не секрет, что от правильного подбора бумаги напрямую зависят качество полиграфической продукции, и её соответствие условиям предполагаемого использования. Прежде всего, напомним, что бумага -- это многокомпонентная система, состоящая из специально обработанных растительных волокон, тесно переплетённых между собой и связанных химическими силами сцепления различных видов.

В разных странах в разное время были приняты в качестве стандартных различные форматы бумаги. Формат бумаги - это стандартизованный размер бумажного листа. В настоящее время доминируют две системы: международный стандарт (A4 и сопутствующие) и североамериканская (Letter). Международный стандарт на бумажные форматы, ISO 216, основан на метрической системе мер, и основан на формате бумажного листа, имеющего площадь в 1мІ. Стандарт был принят всеми странами, за исключением Соединённых Штатов и Канады. Наиболее широко известный формат стандарта ISO -- формат A4.



ГЛАВА 2. СОВРЕМЕННЫЕ МАТЕРИАЛЬНЫЕ НОСИТЕЛИ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ

2.1 Оптические (лазерные) носители информации

Развитие материальных носителей документированной информации в целом идёт по пути непрерывного поиска объектов с высокой долговечностью, большой информационной ёмкостью при минимальных физических размерах носителя. Начиная с 1980-х годов, всё более широкое распространение получают оптические (лазерные) диски. Это пластиковые или алюминиевые диски, предназначенные для записи и воспроизведения информации при помощи лазерного луча.

В настоящее время оптические (лазерные) диски являются наиболее надёжными материальными носителями документированной информации, записанной цифровым способом.

Оптический документ аккумулирует в себе преимущества различных способов записи информации и материалов носителя. Важным достоинством данного носителя информации является, во-первых, его универсальность, т. е. возможность записи и хранения в единой цифровой форме информации любого вида -- звуковой, текстовой, графической, видео. Во-вторых, оптический документ даёт возможность организации и хранения информации в виде баз данных на едином оптическом носителе. В-третьих, этот документ обеспечивает возможность создания интегрированных информационных сетей, обеспечивающих доступ к таким базам данных.

Оптический документ - это интегральный вид документа, способный вобрать в себя достоинства и возможности книги, микро-, диа- и видеофильмов, аудиозаписи и т.д., причём всё это одновременно. Он необходим для длительного хранения больших массивов информации.

Самым перспективным видом оптического документа, выделяемым по форме носителя и особенностям пользования, является оптический диск -- материальный носитель, на котором информация записывается и считывается с помощью сфокусированного лазерного луча.

Компакт-диски изготавливаются из поликарбоната толщиной 1,2 мм, покрытым тончайшим слоем алюминия (ранее использовалось золото) с защитным слоем из лака, на котором обычно печатается этикетка.

По технологии применения оптические, магнитооптические и цифровые компакт-диски делятся на 3 основных класса:

ь Диски, допускающие однократную запись и многократное воспроизведение сигналов без возможности их стирания (CD-R; CD-WORM - Write-Once, Read-Many - один раз записал, много раз считал). Используются в электронных архивах и банках данных, во внешних накопителях ЭВМ.

ь Реверсивные оптические диски, позволяющие многократно записывать, воспроизводить и стирать сигналы (CD-RW, CD-E). Это наиболее универсальные диски, способные заменить магнитные носители практически во всех областях применения.

ь Цифровые универсальные видеодиски DVD (Digital Versatile Disk) типа DVD-ROM, DVD-RAM, DVD-R с большой ёмкостью (до 17 Гбайт).

Оптические (лазерные) диски являются наиболее надёжными материальными носителями документированной информации, записанной цифровым способом. Вместе с тем уже активно ведутся работы по созданию ещё более компактных носителей информации с использованием так называемых нанотехнологий, работающих с атомами и молекулами. Плотность упаковки элементов, собранных из атомов, в тысячи раз больше, чем в современной микроэлектронике. В результате один компакт-диск, изготовленный по нанотехнологии, может заменить тысячи лазерных дисков. Таким образом, внедрение оптической технологии в документно-информационную сферу может рассматриваться как начало новой эры в распространении, хранении, использовании документированной информации.

2.2 Магнитные носители информации.

Материальные носители магнитной записи классифицируют:

1) по геометрической форме и размерам (форма ленты, диска, карты и т.д.);

2) по внутреннему строению носителей (два или несколько слоёв различных материалов);

3) по способу магнитной записи (носители для продольной и перпендикулярной записи);

4) по виду записываемого сигнала (для прямой записи аналоговых сигналов, для модуляционной записи, для цифровой записи).

К магнитным носителям информации относят магнитную ленту (МЛ), магнитную карту (МК), магнитный диск (МД) (жёсткий и гибкий).

Из этой группы в настоящее время наиболее используемыми для работы с документированной информацией являются магнитные диски. Магнитный диск -- носитель информации в виде диска с ферромагнитным покрытием для записи. Магнитные диски делятся на жёсткие и гибкие (дискеты).

Жёсткий магнитный диск (винчестер) -- это круглая плоская пластинка, изготовленная из твёрдого материала (металла), покрытого ферромагнитным слоем. Он предназначен для постоянного хранения информации, используемой при работе с персональным компьютером и устанавливаются внутри него.

Винчестеры значительно превосходят гибкие диски. Они имеют лучшие характеристики ёмкости, надёжности и скорости доступа к информации. Поэтому их применение обеспечивает скоростные характеристики диалога пользователя и реализуемых программ, расширяет системные возможности по использованию баз данных, организации многозадачного режима работы, обеспечивает эффективную поддержку механизма виртуальной памяти.

Гибкий диск (флоппи-диск) или дискета -- это диск, изготовленный из пластика, покрытого ферромагнитным слоем. Гибкий магнитный диск широко используется в персональных компьютерах и является сменным носителем документированной информации. Он хранится вне компьютера и устанавливается в накопитель по мере необходимости.

Широкое применение, прежде всего в банковских системах, нашли так называемые пластиковые карты, представляющие собой устройства для магнитного способа хранения информации и управления данными.

Пластиковая карта представляет собой документ, выполненный на основе металла, бумаги или пластика стандартной прямоугольной формы, хотя бы один из реквизитов которого находится в форме, доступной восприятию средствами электронно-вычислительной техники и электросвязи.

Пластиковые карты бывают двух типов: простые и интеллектуальные.

В простых картах имеется лишь магнитная память, позволяющая заносить данные и изменять их.

В интеллектуальных картах, которые иногда называют смарт-картами (от англ. smart - умный), кроме памяти, встроен ещё и микропроцессор. Он даёт возможность производить необходимые расчёты и делает пластиковые карты многофункциональными.

Технологии и материальные носители магнитной записи постоянно совершенствуются. В частности, наблюдается тенденция к увеличению плотности записи информации на магнитных дисках при уменьшении его размеров и снижении среднего времени доступа к информации.

2.3 Перфорированные носители информации

На перфорированном документе информация записана путём перфорирования (пробивки) отверстий (перфораций) или вырезки соответствующих участков материального носителя.

В зависимости от назначения документы на перфоносителях подразделяют на три типа:

1) для управления автоматическими устройствами при выполнении различных операций в процессе изготовления и контроля спроектированных изделий;

2) для управления, обработки, преобразования информации при проектировании изделий на ЭВМ;

3) для использования в процессе обработки и преобразования.

Запись информации на перфорированных документах может быть выполнена на непрерывной ленте или на карточках, представляющих собой как бы отрезки такой ленты, или на плоскости, на которой запись информации производится способом перфорирования. Поэтому по материальной конструкции носителя перфорированные документы делят на карточные (перфокарты, апертурные карты) и ленточные (перфоленты).

Перфокарты и перфоленты можно сгруппировать в виды по следующим признакам:

Ш по каналу восприятия -- перфокарты и перфоленты относятся к визуальным документам;

Ш по материальной основе -- искусственные, бумажные, реже пластмассовые (перфокарты) и целлулоидные или лавсановые (перфоленты);

Ш по предназначенности для восприятия различают машиночитаемые (перфокарты машинной сортировки) и человекочитаемые (перфокарты ручной сортировки);

Ш по расположению матрицы различают перфокарты с краевой и внутренней перфорацией;

Ш по способу кодирования -- вырезные с перфорацией, вырезаемой в процессе кодирования, и пробивные с перфорацией, получаемой при кодировании;

Ш по способу обработки -- перфокарты ручной и машинной сортировки;

Ш по целевому назначению перфорированные документы могут быть разделены на учётные, справочные, библиографические, информационные, диагностические, учебные.

Перфорационная карта, перфокарта -- это перфорированный носитель информации в виде прямоугольной карточки из тонкого картона, плотной бумаги или пластмассы, предназначенной для записи информации путём пробивки отверстий (перфораций) или вырезки её соответствующих участков⁴⁴.

Перфокарты применяются, в основном, для ввода и вывода данных в ЭВМ, а также в качестве основного носителя записи в перфорационных вычислительных комплексах. Существует большое число видов перфокарт, различающихся формой, размерами, объемом хранимой информации, формой и расположением отверстий.

Перфорационная лента, перфолента -- носитель информации в виде ленты (бумажной, целлулоидной или лавсановой), на которую данные наносятся определённой последовательностью кодовых комбинаций отверстий⁴⁵. Каждая кодовая комбинация кодирует один знак и размещается на ленте перпендикулярно направлению её движения.

Перфоленту можно использовать:

а) при передаче или приёме телеграфных депеш;

б) при работе на вычислительных машинах и другой организующей технике (пишущей, суммирующей, бухгалтерской, и т. д.), на специальных дешифраторах или в выходном устройстве ЭВМ;

в) как запись информации научного и технического характера и т. д. на различных машинах и приспособлениях.

В середине ХХ века в связи с огромным ростом объема информации остро возросла необходимость механической ее обработки, хранения и поиска. Однако для введения информации в машину или механизации поиска необходимых данных приходится преобразовывать информацию из формы, понятной человеку, в форму, "понятную" машине.

Механизированный способ обработки и поиска информации основан на использовании устройств механического, электромеханического и др. способов действия. Такие устройства не могут воспринимать, хранить и разыскивать информацию, зафиксированную обычным способом - текстовым, техническим, фонодокументированием и т. п. Для перевода информации в форму, понятную машине, были созданы специальные материальные носители: перфокарты, перфоленты, микрокарты, рулонные микропленки, на которых данные фиксировались специальными условными обозначениями.

Перфокарта представляет собой карточку из плотной бумаги или пластического материала, на котором проставляются отверстия или вырезы. Впервые перфокарта была применена в 1740 г. для управления ткацким станком. Всевозможные данные можно обозначить на перфокарте заранее обусловленными комбинациями отверстий. Данные так же можно зафиксировать на рулонной перфоленте. На микрокартах и рулонной микропленке данные заносятся в виде комбинации черных и белых прямоугольников, уменьшенных посредством микрофотокопирования. В наиболее быстродействующих системах механизированного поиска информации последняя фиксируется различным намагничиванием специальных диаков, барабанов, магнитных лент, замыканием строго определенных участков сложной системы электроцепей.

Таким образом, при механизации обработки информация воспроизводится в виде физических состояний: отверстий, черных на белых прямоугольников, отдельных намагниченных участков, соединенных на разъединенных проводников и т. п. Однако для прочтения человеком информации, обработанной машиной, требуется снова преобразовать ее в вид, пригодный для визуального восприятия.

Третья четверть XX века характеризуется быстрым внедрением и развитием вычислительной техники. Появляются термины "машино-ориентированный документ", "документ на машинном носителе", "машинограмма" и другие, определения которых записывается в стандартах.

Быстрое распространение компьютеров и увеличение количества документов, создаваемых средствами вычислительной техники, делает необходимым издание в 1984 г. ГОСТ 6.10.4-84 Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Таким образом, документы на новых носителях активно вошли в нашу жизнь.

2.4 Микрографические носители информации

В массиве документов особое место занимают носители информации, содержащие одно или несколько микроизображений, получившие общее название микрографических документов или микроформ.

Микрографический документ выполняется на микроносителе в виде микрокопии или оригинала микродокумента. Этот класс документов составляют микрофильмы, микрофиши и микрокарты.

Микрографические документы или микроформы производятся в компактной форме на фото-, кино-, магнитоленте или оптическом диске. Их отличительными особенностями являются малые физические размеры и вес, значительная информационная ёмкость, компактность хранения информации, необходимость специальной аппаратуры для её считывания. Прогнозируемый срок службы микроформ -- 500 и более лет.

Микрофильм - уменьшенная копия документа, полученная фотографическим способом. Он содержит одно или несколько текстовых и графических микроизображений, объединённых общностью содержания.

Микрофиша - плоская микроформа с расположением микроизображений в форме сетки. Микрофиша представляет собой отрезок фото-, диазо- или везикулярной плёнки стандартного формата, на которой в заданной последовательности располагается микроизображение. Читать микрофишу можно на читальном аппарате при помощи диапроектора.

Микрокарта -- носитель информации на фотоплёнке, вставляемый в апертурную или кляссерную карту. Это документ изготовленный на непрозрачной основе (на отрезке фотографической или обычной бумаги, а также на металлической основе). Читают микрокарту на читальных аппаратах при помощи эпипроектора (т.е. в отражённом свете). В микрокарте можно использовать и лицевую, и оборотную стороны, разместив на одной стороне поисковый образ документа, библиографическое описание, аннотацию или реферат документа, а на другой -- микроизображение всего документа.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Посредством решения поставленных задач, была достигнута цель курсовой работы: исследована эволюция устройств для фиксации, хранения и передачи информации во времени и пространстве в процессе развития человечества. документ носитель информация бумага

Рассмотрев различные носители информации, раскрыв материальную составляющую документа, можно сделать вывод, что существует три основных сущностных подхода к формулированию понятия документа:

1) как материального объекта,

2) как носителя информации,

3) как документированной информации.

В течение длительного времени главенство в термине принадлежало носителю. Под материальной составляющей документа имеют в виду материальную основу документа, форму носителя информации, способ документирования или записи информации. Носители информации самым тесным образом связаны не только со способами и средствами документирования, но и с развитием технической мысли. Отсюда - непрерывная эволюция типов и видов материальных носителей. Развитие материальных носителей документированной информации в целом идёт по пути непрерывного поиска объектов с высокой долговечностью, большой информационной ёмкостью при минимальных физических размерах носителя.

Уже в самом начале своего разумного существования человечество пыталось зафиксировать процессы своей жизнедеятельности на подручных материалах - камне, коре деревьев и т.п. предметах.

С течением времени появилась потребность передавать друг другу и последующим поколениям накопленные знания и опыт. А для этого уже требовались иные носители информации, более надёжные и долговечные.

Глобальная информатизация общества, широкое распространение новых информационных и коммуникационных технологий, постепенное внедрение рыночных механизмов и современного менеджмента привели к усилению роли информации в социально-экономических процессах и осознанию её как важнейшего стратегического ресурса.

Согласно российскому законодательству, в информационные ресурсы включаются документированная информация и информационные технологии⁴⁹.

Документирование информации -- обязательное условие для её включения в информационные ресурсы -- осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

При помощи документирования информация приобретает необходимые свойства и в виде документов выполняет свою основную роль в процессах управления, передавая управленческие воздействия от объекта субъекту управления и сигнализируя об обратной реакции.

В результате документирования информация закрепляется (фиксируется) на носителе, приобретает юридическую силу, возможность идентификации, доказательства её подлинности.

Начиная с 1980-х годов, всё более широкое распространение получают оптические (лазерные) диски, являющиеся в настоящее время наиболее надёжными материальными носителями документированной информации, записанной цифровым способом.

Внедрение оптической технологии в документно - информационную сферу может рассматриваться как начало новой эры в распространении, хранении, использовании документированной информации. Кроме того, постоянно совершенствуются технологии и материальные носители магнитной записи. В частности, наблюдается тенденция к увеличению плотности записи информации на магнитных дисках при уменьшении его размеров и снижении среднего времени доступа к информации.



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ.

Нормативно-правовые акты

1. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009г. № 477 // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2009. - № 5. - Ст. 3060. - С. 76-84.

2. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 № 149 - ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2006. - № 31 (1ч.). - Ст. 3448. - С. 92-104.

3. ГОСТ Р 51141 - 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1998. - 8 с.

Литература

1. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. - М.: Филинъ, 2003. - 345с.

2. Информационное право. - Спб.: Юридический центр Пресс, 2001. - 225 с.

3. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. - Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007. - 312с.

4. Копылов В.А. Информационное право. - М.: Юрист, 2003. - 456с.

5. Кугушева Т.В. Делопроизводство. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. - 386 с.

6. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М: Научная книга, 2001. - 137 с.

7. Ларьков Н.С. Документоведение. - М.: Издательство АСТ, 2006. - 427с.

8. Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство: Конспект лекций. Делопроизводство. - М.: ПРИОР, 2006. - 173с.

Периодика

1. Андреева В.И. Понятие документа и делопроизводства // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2006. - № 8. - С. 21-22.

2. Гайдукова Л.Н. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения // Секретарское дело. - 2006. - №10. - С. 17-22.

3. Гедрович Ф.А. Цифровые документы: проблемы обеспечения сохранности // Вестник архивиста. - 2004. - № 1. - С.120-122.

4. Глик Д.И. Национальные стандарты в области электронного документоотбора // Секретарское дело. - 2006. - № 9. - С. 45-73.

5. Максимович Г.Ю., Берестова В.И. Современные универсальные информационные технологии - основа совершенствования документационного обеспечения управления // Секретарское дело. - 2005. - № 2. - С.23-27.

6. Митченко О.Ю., Рысков О.И. Требования к системе управления документами (по международному стандарту ИСО 15489-2001) // Секретарское дело. - 2005. - №4. - С. 58-60.

7. Сысоева Л.А. Разработка концепции общекорпоративной системы электронного управления документами // Секретарское дело. - 2006. - №7. - С. 29-37.

Размещено на Allbest.ru

...