В Microsoft Office Word есть множество макросов, более того, дополнительно их можно создать самому или скачать в интернете. Мы рассмотрим на примере три одних из самых распространённых макросов: «стили», «оглавление», «нумерация страниц».

Рисунок 1.1 - Макрос «Стили»

1. Макрос «Стили».

В макросах «стили» тексту задается:

· тип шрифта,

· размер шрифта,

· положение текста на странице,

· полужирный,

· курсив,

· подчеркнутый,

· размер межстрочного интервала,

· цвет.

2. Макрос «Оглавление».

Автособираемое оглавление собирает оглавление, копируя текст, ориентируясь на стили заголовков, и устанавливает их положение в документе (на какой странице). Всего их 2.

Рисунок 1.2 - Макрос «Оглавление»

Так же есть функция ручного оглавления. При его нажатии появляется текстовый шаблон оглавления.

Рисунок 1.3 - Пример оглавления

3. Макрос «Нумерация страниц»

Макрос «Нумерация страниц» поможет быстро пронумеровать страницы вашего документа. Номер на странице можно поставить вверху, внизу или на полях. Есть множество различных оформлений. Можно также задать формат номеров страниц. Макрос можно найти во вкладке главной панели «Вставка».

Рисунок 1.4 - Макрос «Нумерация страниц»

Создание собственного макроса.

Самый простой способ создать макрос - воспользоваться средством записи макросов. Для этого нужно просто запустить средство записи и затем выполнить операции, которые вы хотите автоматизировать (таким образом можно выделить текст, а также выбирать команды меню или изменить опции диалогового окна.) Средство записи переведет все, что вы сделаете, в соответствующие операторы VBA. Результат записи будет сохранен в отдельной области, называемой модулем, откуда можно будет повторить всю процедуру в любое время.

Для записи макроса выполняют открытие и подготовку приложения Microsoft Office. Далее, например, если хотите записать последовательность параметров форматирования, выделите текст, с которым будете работать. Выберите команду меню Вид => Макросы => Начать запись. На экране появится диалоговое окно «Запись макроса».

В поле «Имя макроса» по умолчанию предлагается стандартное имя макроса (такое как Макрос1), но его можно заменить любым другим. Тем не менее, есть несколько ограничений на имена макросов:

· Имя не может состоять более чем из 255 символов

· Первым символом в имени должна быть буква или символ подчеркивания "_"

· В именах не допускается использование точек и пробелов. [3]

Щелкнув на кнопке ОК, вы вернетесь в документ, а под мышкой будет значок кассеты который означает запись макроса, а также отобразится панель инструментов «Остановить запись» и «Пауза».

Рисунок 1.5 - Диалоговое окно «Запись макроса»

Выполните действия, которые нужно записать в макросе. Поскольку средство записи записывает все ваши действия (кроме щелчков на кнопках, расположенных на панели инструментов "Остановить запись"), будьте внимательны и не выполняйте никаких лишних действий и команд во время записи макроса.

После того как все действия будут записаны, выполните команду Вид =>Макросы =>Остановить запись.

Редактирование макроса.

Чтобы отредактировать сделанный макрос выполните команду Вид =>Макросы, откроется окно «Макрос» и выбираем наш записанный макрос. Нажимаем «Изменить». Открывается окно редактирования макроса. В этом окне можно подкорректировать макрос.

2. Шаблоны

Шаблон достаточно распространенное понятие во всех сферах жизни. Например, можно услышать, что чьи-то действия шаблонны, т.е. в этих действиях нет ничего нового, они подчинены определенными правилами. Есть шаблоны поведения в определенном обществе, например, посещение отдельных мероприятий только в костюме. Вся жизнь полна определенных шаблонов. Вывод записей на сайт осуществляется с помощью шаблонов, заполнение заявлений, договоров и прочих документов более простое, если для этого предусмотрена соответствующая форма.

2.1 Описание шаблонов

В Microsoft Word, тоже есть шаблоны, и все документы создаются на основе одного из них. Даже если запускаем первый раз программу и видим простой документ, то он создан на основе шаблона по умолчанию - normal.dotx. Дело в том, что пустой лист уже содержит определенные настройки (размер листа, перечень встроенных стилей и т.д.). Шаблон - это совокупность параметров документа, предназначенная для многократного использования. [4]

В состав шаблона входят:

· Форматы текста (стили)

· Форматы страницы (поля, отступы, колонтитулы и т.д.)

· Специальные панели инструментов

· Элементы главного окна Microsoft Word (вертикальная и горизонтальная линейки, полосы прокрутки, меню

· Элементы автотекста

· Макросы

· Дополнительные кнопки для макросов и команды меню, запускающие их.

По умолчанию все документы основаны на обычном шаблоне, который содержит определенный набор установок: стандартная настройка меню, клавиатуры, панелей инструментов, стандартные встроенные стили. Он не содержит макросов, элементов автотекста. Со временем, он может видоизменяться по мере ввода в него различных установок.

Шаблон «Обычный» является общим шаблоном, так как он лежит в основе не только любого документа, но и любого шаблона. Создав документ, внеся в него установки форматирования, элементы автоматизации, в дальнейшем можно сделать его шаблоном. Создавая документы на основе разработанного шаблона, пользователь получает возможность использовать все сделанные ранее установки. Их не нужно выполнять заново, они успешно будут работать в новом документе так же, как и в предыдущем документе, который был сделан шаблоном.

Для того чтобы предоставить возможность видоизменить специальный шаблон, а также созданные на его основе документы, в Microsoft Word установлены следующие приоритеты:

· Специальный шаблон имеет приоритет над общим

· Документ имеет приоритет над специальным шаблоном.

То есть установки в документе блокируют сделанные ранее установки в шаблоне, на основе которого создан документ, а установки специального шаблона блокируют установки шаблона «Обычный». Это значит, что можно видоизменять шаблон, не опасаясь, что он в итоге примет установки шаблона «Обычный».

Если созданный шаблон использовать для какого-то определенного типа документов (например, только для создания определенных форм), то такой шаблон называется специальным.Как правило, специальные шаблоны имеют определенное форматирование текста, страницы, а также могут иметь элементы автоматизации, настройки меню, панелей.

Обратимся к элементам, информация о которых хранится в шаблоне. Эти элементы становятся доступными во всех документах, основанных на конкретном шаблоне:

· Надписи и рисунки, колонтитулы, поля для вставки даты, времени и сведений об авторе, стандартный текст, эмблемы компаний, название документа и т.д.

· Поля страницы и другие параметры макета страницы, которые устанавливаются в окне диалога «Параметры страницы»

· Стили

· Макросы

· Текст и рисунки, сохраненные в качестве элементов списка автотекста

· Специальные панели инструментов, меню и сочетания клавиш

Можно перенести нужные элементы из одного шаблона в другой. Причем, если эти элементы находятся в специальном шаблоне, то удобнее скопировать их в общий шаблон например, «Обычный», чтобы можно было использовать их в других шаблонах основанных на «Обычном». Можно также сделать элементы, хранящиеся в другом шаблоне, временно доступными в любом документе, если загрузить шаблон в Microsoft Word в качестве общего шаблона. макрос программа word

По умолчанию в Microsoft Word при работе с документом используются только элементы, принадлежащие шаблону, присоединенному к этому документу, или шаблону «Обычный» (автотекст, макросы и специальные панели инструментов, настройки меню и оперативные клавиши). После загрузки шаблона все хранящиеся в нем элементы становятся доступными для любого документа, открытого во время текущего сеанса работы в Microsoft Word.

Надстройки - это дополнительные программы, расширяющие возможности Microsoft Word, предоставляя в распоряжение пользователя дополнительные специальные команды и новые функции.