Использование информационных технологий пакета прикладных программ Microsoft Office при решении экономических задач

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Использование информационных технологий пакета прикладных программ Microsoft Office при решении экономических задач

Пояснительная записка к курсовой работе по дисциплине

«Информационные технологии в экономике»

СОДЕРЖАНИЕ

1 ВВЕДЕНИЕ

2 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПАКЕТА ПРИКЛАДНЫХ ПРОГРАММ MS OFFICE ПРИ РЕШЕНИИ ЭКОНОМИЧЕСКИХ ЗАДАЧ

2.1 Задания на курсовую работу

2.2 Состав пакета Microsoft Office System

2.3 Обзор возможностей Microsoft Office

2.4 Задание № 1 - «Анализ и выработка согласованной финансовой политики на предприятии в MS Excel»

2.5 Задание № 2 - «Разработка базы данных «Продажа изделий в кондитерской» при помощи MS Access»

2.6 Задание № 3 - «Создание простейшей Web-страницы»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ А. Расчет суммы кредита и выплат по нему. Использование финансовой функции БЗРАСПИС

ПРИЛОЖЕНИЕ Б. База данных «Продажа изделий в кондитерской»

ПРИЛОЖЕНИЕ В. Web-страница «Кондитерская ВЕНА»

1 ВВЕДЕНИЕ

На сегодняшний день в условиях рынка и товарно-денежных отношений постоянно увеличивается потребность в достоверной, актуальной и оперативной информации разного характера (коммерческого, правового, делового и др.). В связи с этими непрерывно возрастающими потребностями, а также в условиях непрекращающегося научно-технического прогресса возникла острая необходимость в развитии средств организации труда, то есть в таких средствах обработки, накопления и хранения информации, которые могли бы с наименьшими затратами и наибольшей отдачей помочь пользователю организовать свой труд. Сегодня это становится возможным благодаря повсеместному внедрению информационных технологий.

Информационные технологии - это совокупность методов, производственных процессов, программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающих сбор, накопление, хранение, поиск, обработку, и выдачу информации по запросу пользователя. Следует пояснить, что к программным средствам относятся специализированные пакеты прикладных программ и их использование осуществляется посредством электронно-вычислительной техники [1-3].

Информационные технологии, в зависимости от того, какую информацию они обрабатывают, имеют определенную классификацию (см. таблицу 1.1). Это классификация, в принципе, условна, так как уже практически не наблюдается четких границ между той или иной технологией. По сути, даже невозможно точно определить, где заканчивается одна информационная технология и начинается другая.

Таблица 1.1 - Классификация видов информационных технологий по типам обрабатываемой информации [4]

Типы обрабатываемой информации	Данные	Текст	Графика	Знания	Объекты реального мира
Виды информационных технологий	СУБД, алгоритмические языки программирования, табличные процессоры	Текстовые процессоры, языки гипертекста	Графические процессоры	Экспертные системы	Средства мультимедиа

Именно по причине взаимной интегрированности различных информационных технологий производители программного обеспечения стали создавать общие интегрированные пакеты программ, которые включают в себя весь перечень данных технологий. При использовании информационных технологий в своей работе пользователи (экономисты, юристы, менеджеры, администраторы и т.д.) отдают предпочтение именно таким универсальным программным средствам.

Подобных интегрированных пакетов в мире насчитывается не так много (MS Office, Cognitive Office, Coral Оffice и др.), причем все они во многом очень схожи и не имеют существенных отличий, хотя и имеют друг перед другом ряд преимуществ.

Поэтому целью данной курсовой работы и является рассмотрение, освещение и оценка возможностей нескольких приложений одного из вышеперечисленных пакетов прикладного программного обеспечения MS OFFICE с точки зрения информационных технологий и методов их использования при решении экономических задач.

2 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПАКЕТА ПРИКЛАДНЫХ ПРОГРАММ MS OFFICE ПРИ РЕШЕНИИ ЭКОНОМИЧЕСКИХ ЗАДАЧ

2.1 Задания на курсовую работу

Задание № 1 - «Анализ и выработка согласованной финансовой политики на предприятии в MS Excel».

Задание № 2 - «Разработка базы данных «Продажа изделий в кондитерской» при помощи MS Access».

Задание № 3 - «Создание простейшей Web-страницы».

2.2 Состав пакета Microsoft Office System

Microsoft Office - самый популярный комплект приложений для настольных компьютеров, контролирующий свыше 90 % рынка офисных пакетов. Он является одним из лучших продуктов Microsoft и приносит корпорации от трети до половины годового дохода.

Например, за третий квартал 2008 года продажа операционных систем принесла компании Microsoft 4,5 миллиарда долларов, продажа комплектов Office 2007 - 4,3 миллиарда.

Пакет Microsoft Office прошел путь от набора офисных приложений до более широкой интегрированной системы Microsoft Office System, которая содержит большее число пользовательских приложений. Пакет является ключевым компонентом этой системы. Он сохраняет лучшие черты предыдущих версий семейства Microsoft Office: легкость работы с документами и информацией, интеллектуальность и тесную интеграцию приложений. В то же время он выходит за рамки традиционных пакетов для работы в офисе: его новые технологии обеспечивают более полные возможности взаимодействия людей, данных и бизнес-процессов.

Microsoft Office System включают следующие приложения:

MS Word 2007 - текстовый процессор, предназначенный для создания профессионально оформленных текстовых документов различной сложности.

MS Excel 2007 - электронные таблицы, предназначенные для построения и анализа таблиц, диаграмм и графиков. Их можно использовать для оформления кадровых документов.

MS Outlook 2007 - настольный органайзер, призванный помочь пользователю планировать рабочее время и упорядочить время проведения совещаний и других мероприятий. Он предназначен для работы с электронной почтой.

MS PowerPoint 2007 - помогает создать красочные, наглядно оформленные мультимедийные презентации.

MS Access 2007 - реляционная система управления базами данных (СУБД), обеспечивающая корректную обработку данных. Вместе с Access поставляется язык программирования Visual Basic for Applications (VBA), облегчающий разработку программ [7].

MS Publisher 2007 - набор дизайнерских средств и средств публикации в Web для бизнес-пользователей, желающих самостоятельно выпускать собственные маркетинговые и информационные материалы профессионального качества. Для создания маркетинговых веб-узлов можно использовать новых мастеров создания веб-узлов, встроена поддержка около 20 видов веб-страниц. Подготовку рекламных материалов, каталогов и буклетов облегчают более 2000 шаблонов. Microsoft Office Publisher 2007 выпускается также совместно с приложением Digital Image Pro.

MS Outlook 2007 с диспетчером контактов Business Contact Manager - позволяет малым предприятиям лучше управлять всеми деловыми контактами и каналами сбыта.

Использование Business Contact Manager помогает отслеживать рыночную ситуацию, обеспечивает просмотр таких важных данных, как динамика сбыта, потенциальные доходы и вероятность заключения сделки для повышения объема продаж.

MS InfoPath 2007 - новый продукт в составе системы Microsoft Office System, позволяющий группам и организациям эффективно осуществлять сбор необходимых им данных с помощью разнообразных динамических форм. Он может использоваться в качестве интерфейса для бизнес-процессов в целях повышения эффективности сбора данных. Информацию можно сохранять, например, в форме, совместимой с форматом архитектуры медицинских документов CDA (Clinical Document Architecture).

Работа с такими формами позволяет медикам получить удобный доступ к истории болезни пациентов, к данным о медицинской страховке и прочей информации.

MS FrontPage 2007 - полнофункциональное средство создания, редактирования и управления Web-сайтов, в частности Web-сайтов для ведения электронной торговли.

Содержит модуль Microsoft Share Point Team Services, облегчающий публикацию в корпоративной интранет-сети общих документов и данных.

MS OneNote 2007 - новое приложение системы Microsoft Office System, предназначенное для создания электронных заметок. С его помощью удобно делать электронные заметки по поводу прочитанного материала, упорядочивать их и отправлять по электронной почте. Приложение OneNote обеспечивает повышение производительности труда при работе с заметками и данными.

MS Visio 2007 - средство построения диаграмм, которое позволяет создавать технические и бизнес-диаграммы. Visio 2003 также автоматизирует визуальное представление данных за счет прямой синхронизации с источниками данных.

MS Project Server 2007 - мощная платформа управления проектами, которая позволяет руководителям проектов планировать работы, управлять календарными планами и ресурсами, составлять отчеты о ходе выполнения задач. Приложение предназначено для руководителей проектов, которым необходима настольная система для независимого управления проектами, однако не требуется строгая координация с другими руководителями проектов или возможность управления ресурсами с помощью центрального хранилища данных.

MS SharePoint Server 2007 - обеспечивает идентификацию коллег с общими интересами. В веб-частях сети для общения по социальным вопросам используются сведения об организациях, сообществах пользователей и электронных адресах для получения более релевантных результатов поиска.

MS Groove 2007 - повышает динамичность и эффективность совместной работы внутри объединенной рабочей среды, предоставляемой в любое время и в любом месте. Office Groove 2007 объединяет членов команды, средства, файлы и сведения в одном месте, тем самым повышая производительность и улучшая результаты коллективного труда. Развернутые вместе, Office Groove 2007 и Office SharePoint Server 2007 обеспечивают общую среду сотрудничества, помогающую группам и организациям работать вместе и совместно использовать данные.

2.3 Обзор возможностей Microsoft Office

В пакете Microsoft Office реализованы новые способы создания общих документов и организации совместного доступа к ним, упрощен процесс коллективного использования данных, обеспечен больший контроль над документами. Microsoft стремится, чтобы Office System воспринимался не как набор приложений для создания документов, а как платформа для работы с информацией [11].

Пользователи могут совместно редактировать любые документы Office System через Интернет и проводить видеоконференции. Уменьшаются затраты времени на поездки, командировки и проведение совещаний для согласования различных вопросов. Все приложения Microsoft Office System тесно интегрированы с операционными системами Windows 2000, Windows XP и Vista.

При разработке пакета значительное внимание было уделено решению проблем, связанных со снижением материальных и временных затрат на развертывание, поддержку и администрирование Office в больших организациях.

Таким образом, объединив свои лучшие программы в единый прикладной комплекс, фирма Microsoft создала универсальное средство для решения практически любых задач обработки данных, оптимизации и планирования, возникающих в современном бизнесе. Во всех приложениях Office используются стандартные команды, окна диалога и основные операции согласно стандарту графического пользовательского интерфейса WIMP, который является основой для всех Windows-программ. Кроме того, приложения Office, как уже говорилось ранее, спроектированы для совместной работы и тесно интегрированы друг с другом. В приложениях Office также поддерживаются разнообразные файловые форматы, используются похожие средства форматирования и макроязыки, предусмотрена полная поддержка электронной почты и работы в составе группы.

Во всех приложениях Office широко внедрена новая информационная технология IntelliSense^ТМ: фоновая проверка орфографии в Microsoft Word и Microsoft PowerPoint, фоновая проверка грамматики в Microsoft Word, позволяющая находить и исправлять орфографические и грамматические ошибки, форматирование введенного текста в фоновом режиме и т.д.

Microsoft Office поддерживает новейшие Web технологии, он позволяет быстро создавать великолепные мультимедийные Web-страницы. Приложения Microsoft Office позволяют сохранять документы в формате HTML, просматривать готовые HTML-документы, а также создавать гипертекстовые ссылки для удобства перемещения от документа к документу. Такая ссылка может быть помещена внутрь документа и будет указывать либо на Web-страницу, либо на другой документ Microsoft Office (или на конкретное место в документе), где бы этот документ ни находился - на жестком диске, во внутренней корпоративной сети или в сети Internet. В состав Microsoft Office входят средства, необходимые для создания разветвленных интранет-сетей, обеспечивающих пользователю наиболее простой способ поиска информации внутри корпоративной сети [9].

2.4 Задание № 1 - «Анализ и выработка согласованной финансовой политики на предприятии в MS Excel»

Microsoft Excel - это программа управления электронными таблицами общего назначения, которая используется для вычисления, организации и анализа деловых данных. С Excel можно решать множество задач - от подготовки простейших счетов или планирования семейного бюджета до создания сложных трехмерных диаграмм или ведения бухгалтерского учета в фирмах средней величины.

В возможности Microsoft Excel входят: создание и редактирование таблиц, вставка функций, создание диаграмм различного типа на основе таблиц, создание макросов с использованием Visual Basic, создание сводных документов на основе данных из нескольких листов, создание числового ряда, работа с базами данных, поиск решений оптимизационных задач, фильтрация и сортировка данных.

Для выполнения сложных операций по обработке числовой и текстовой информации MS Excel позволяет включать в текст стандартные операции, называемые функциями. Функция - заранее определенное выражение, которое имеет один или несколько аргументов и возвращает единственное значение. В состав MS Excel входит много различных функций из нескольких категорий. Применение функций из этих категорий значительно упрощает проведение многих сложных расчетов [9].

Задание 1

Предприятие состоит из трёх крупных подразделений. Руководители финансовых отделов этих подразделений составили финансовые планы (бюджеты - таблица 2.1) на период с 01.01.2007 по 31.12.2007 гг. и направили эти планы руководству предприятия для анализа и выработки согласованной финансовой политики.

office экономический excel access

Таблица 2.1

Месяц	Подразделение 1	Подразделение 2	Подразделение 3
	Ср-ва на нач. пер. S1	Ср-ва на нач. пер. S2	Ср-ва на нач. пер. S3
	поступл.	платежи	поступл.	платежи	поступл.	платежи
Январь	100	80	50	35	80	65
Февраль	75	120	30	40	70	65
Март	50	120	15	50	50	145
Апрель	70	50	30	30	60	20
Май	85	80	45	30	70	35
Июнь	60	40	20	20	50	20
Июль	120	45	50	25	35	20
Август	110	35	50	15	90	25
Сентябрь	90	150	50	110	60	80
Октябрь	150	160	70	90	125	130
Ноябрь	55	35	40	20	35	25
Декабрь	45	20	20	10	30	15

На первом этапе руководство приняло решение провести анализ финансовых потоков. Средства (в млн. руб.) на 01.01.2007 г. (таблица 2.2) и ожидаемые ежемесячные поступления и платежи для каждого подразделения представлены в таблице 2.1.

Таблица 2.2

Вариант	8
S1	15
S2	25
S3	15

На основе приведенных данных требуется:

1) Для каждого подразделения дать прогноз наличия и движения денежных средств по периодам (месяцам) и проверить финансовую реализуемость плана. Ответ оформить в виде таблиц и графиков, характеризующих наличие денежных средств в зависимости от периода времени.

2) Построить консолидированный финансовый поток в целом по предприятию и проверить финансовую реализуемость консолидированного плана. Результат оформить в виде таблицы и графика.

3) В случае финансовой не реализуемости консолидированного плана определить сроки и объёмы необходимых заёмных средств. Модифицировать таблицу для консолидированного финансового потока, введя новые строки, такие, как «в т.ч. поступления кредитов», «в т.ч. платежи по возврату кредита», «выплата %% за кредит». Расчёты произвести исходя из следующих условий:

кредит берётся только сроком на 3 или на 6 месяцев;

возврат суммы кредита производится ежемесячно равными долями, начиная с месяца, следующего за месяцем, в котором кредит был взят;

выплата процентов производится ежемесячно с суммы непогашенного долга по состоянию на предыдущий месяц из расчёта Q1 процентов годовых (на 3 месяца) либо Q2 процентов годовых (на 6 месяцев). Исходные данные по процентам, под которые может быть взят кредит, необходимо выбрать из приведённой ниже таблицы 2.3.

Таблица 2.3

Вариант	8
Q1	22
Q2	40

Результаты расчетов оформить в виде таблицы и графика.

4) Оценить целесообразность взятия заёмных средств исходя из двух критериев:

а) прирост наличия (разность между наличием денежных средств в конце и в начале планового периода) до и после взятия заёмных средств;

б) дефицит наличия денежных средств по периодам до и после взятия заёмных средств.

5) Сделать окончательный вывод, содержащий управленческое решение (привлечение под определённый процент на определённое время заёмных средств, либо констатация финансовой нереализуемости

Задание 2

Фирма поместила на счет R млн. руб. По этому депозиту в первом году будет начислено К %. Во втором - М %, в третьем - N %, а в четвертом и пятом по L % годовых. Сколько будет на счете в конце пятого года. (БЗРАСПИС)? Данные по R, K, M, N, L взять из таблицы 2.4.

Таблица 2.4

Вариант	8
R, млн. руб.	56
K, %	12
M, %	13
N, %	14
L, %	16

Выполнение задания 1 - Расчет консолидированного бюджета на предприятии

Баланс по каждому подразделению рассчитывается как разность поступлений и платежей по каждому месяцу, плюс средства на начальный период. Расчет наличия и движения денежных средств по месяцам для каждого подразделения представлен в Приложении А. Графически наличие и движение денежных средств по подразделениям 1-3 изображено на рисунках 2.1-2.3.



Рисунок 2.1 - Прогноз наличия и движения денежных средств по подразделению 1

Рисунок 2.2 - Прогноз наличия и движения денежных средств по подразделению 2



Рисунок 2.3 - Прогноз наличия и движения денежных средств по подразделению 3

Консолидированный баланс рассчитывается как разность суммарных поступлений и платежей по каждому месяцу, плюс средства на начальный период года, которые остались с прошлого года (рис. 2.4). Расчет консолидированного финансового потока в целом по предприятию представлен в Приложении А.

Рисунок 2.4 - Консолидированный финансовый поток в целом по предприятию

Как видно из рисунка 2.4 «Консолидированный поток в целом по предприятию» и таблицы 2.6, в марте появилась нехватка денежных средств в размере 145 млн. руб., поскольку платежи превышали поступления. И эта нехватка ощущалась на протяжении трех месяцев. Поэтому руководство предприятием приняло решение о взятии кредита на сумму 145 млн. руб. сроком на три месяца под 22 % годовых. Расчет суммы кредита и выплат по нему представлен в Приложении А. Приведем расчеты выплат дополнительно:

1) 145/3 = 48,33 млн. руб. (ежемесячная постоянная выплата по кредиту).

2) 22% / 12(мес.) = 1,83 % (ежемесячный процент, взимаемый банком с предприятия за пользование кредитом).

3) (145 млн. руб. Ч 1,83%)/100 = 2,66 млн. руб. (составляет 1,83 % от 145 млн. руб.).

4) 48,33 + 2,66 = 50,99 млн. руб. (первая выплата предприятия по возврату кредита).

На основании расчетов видно, что первая выплата предприятия по возврату кредита составила 50,99 млн. руб.

5) 145 - 48,33 = 96,67 млн. руб. (остаток кредита на 2-й и 3-й месяцы для погашения задолженности).

6) (96,67 млн. руб. Ч 1,83 %)/100 = 1,77 млн. руб. (составляет 1,83 % от оставшейся суммы 96,67 млн. руб.).

7) 48,33 + 1,77 = 50,11 млн. руб. (вторая выплата предприятия по возврату кредита).

На основании расчетов видно, что вторая выплата предприятия по возврату кредита составила 50,11 млн. руб.

8) 96,67 - 48,33 = 48,33 млн. руб. (остаток кредита на 3-й месяц для погашения задолженности).

9) (48,33 млн. руб. Ч 1,83 %)/100 = 0,89 млн. руб. (составляет 1,83 % от оставшейся суммы 48,33 млн. руб.).

10) 48,33 + 0,89 = 49,22 млн. руб. (третья выплата предприятия по возврату кредита).

На основании расчетов мы видим, что третья выплата предприятия по возврату кредита составила 49,22 млн. руб.

Итого: при взятии предприятием кредита на сумму 145 млн. руб. сроком на 3 месяца сумма за пользование кредитом составила 5,32 (2,66 + 1,77 + 0,89) млн. руб.

Как показали расчеты, приведенные в табл. 2.6, это оказалось возможным, так как средства (итоговая сумма баланса с учетом взятия кредита и выплат по нему) на конец года меньше исходного показателя на 5,32 млн. руб., что составляет точно сумму финансовых средств по выплатам процентов.

Таким образом, можно сделать вывод, что взятие кредита на 3 месяца в сумме 145 млн. руб. вполне оправдано, т.к. в последующие три месяца предприятие полностью выплачивает этот кредит и к концу года накапливает еще 229,68 млн. руб. Без взятия кредита существование данного предприятия оказалось бы под вопросом, т.к. нехватка существенных денежных средств в течение 3 месяцев (март - 145, апрель - 85, май - 30 млн. руб.) возможно, привела бы предприятие к банкротству.

Взятие кредита на 6 месяцев не рассматривалось, т.к. отрицательного баланса в течение выплаты сумм по кредиту (апрель, май, июнь) не наблюдалось на данном предприятии и в последующие месяцы тоже.

Выполнение задания 2 - Использование финансовой функции БЗРАСПИС

Функция БЗРАСПИС возвращает будущее значение основного капитала после начисления сложных процентов. Функция БЗРАСПИС используется для вычисления будущего значения инвестиции с переменной процентной ставкой.

БЗРАСПИС (основной капитал; ставки)

Основной капитал - это текущая стоимость инвестиции.

Ставки - это массив применяемых процентных ставок.

Значения в аргументе ставки могут быть числами или пустыми ячейками; любые другие значения дают в результате значение ошибки #ЗНАЧ! при работе функции БЗРАСПИС. Пустые ячейки трактуются как нули (нет дохода).

Пример задания.

Пусть фирма положила на счет 56 млн. руб., процентные ставки по годам следующие: 12 % в 1-ом году, 13 % - во 2-ом, 14 % - в 3-м, 16 % - в 4-ом и 5-ом годах.

Тогда эта функция может быть записана как:

БЗРАСПИС(56000000;{0,12;0,13;0,14;0,16;0,16}). Расчет начисленной суммы по депозиту с использованием финансовой функции БЗРАСПИС представлен в Приложении А. Полученный результат будет 108718968,42 руб. (табл. 2.5).

Таблица 2.5

Пусть фирма поместила на счет сумму:	56 000 000р.
		начислено
K	0,12	в 1-ом году
M	0,13	во 2-ом году
N	0,14	в 3-ем году
L	0,16	в 4-ом году
L	0,16	в 5-ом году
В конце пятого года будет начислено:	108 718 968,42р.

Таблица 2.6 - Расчет суммы кредита и выплат по нему

Месяц	Подразделение 1	Подразделение 2	Подразделение 3	Консолидированный финансовый поток	Поступл.по кредиту	Выплаты по кредиту	Консолидированный финансовый поток с учетом выплат по кредиту
	Средства на нач. периода S1		Средства на нач. периода S2		Средства на нач. периода S3
	поступл.	платежи	баланс	поступл.	платежи	баланс	поступл.	платежи	баланс	поступл.	платежи	баланс
Январь	100	80	35	50	35	40	80	65	30	230	180	105			105,00
Февраль	75	120	-10	30	40	30	70	65	35	175	225	55			55,00
Март	50	120	-80	15	50	-5	50	145	-60	115	315	-145	145		0,00
Апрель	70	50	-60	30	30	-5	60	20	-20	160	100	-85		51	9,01
Май	85	80	-55	45	30	10	70	35	15	200	145	-30		50	13,90
Июнь	60	40	-35	20	20	10	50	20	45	130	80	20		49	14,68
Июль	120	45	40	50	25	35	35	20	60	205	90	135			129,68
Август	110	35	115	50	15	70	90	25	125	250	75	310			304,68
Сентябрь	90	150	55	50	110	10	60	80	105	200	340	170			164,68
Октябрь	150	160	45	70	90	-10	125	130	100	345	380	135			129,68
Ноябрь	55	35	65	40	20	10	35	25	110	130	80	185			179,68
Декабрь	45	20	90	20	10	20	30	15	125	95	45	235			229,68
Средства на начало периода		Проценты по кредиту		Сумма кредита	Выплаты по кредиту Q1	Проценты (руб.)	Проценты ежемес.(%)	Постоян. сумма	Итоговая сумма
S 1	S 2	S 3		Q 1	Q 2		145,00	1-й месяц	50,99	2,66	1,83	48,33	50,99
15	25	15		22	40		96,67	2-й месяц	50,11	1,77		48,33	50,11
							48,33	3-й месяц	49,22	0,89		48,33	49,22

2.5 Задание № 2 - «Разработка базы данных «Продажа изделий в кондитерской» при помощи MS Access»

Назначение Microsoft Access. Он обеспечивает гибкие средства ввода, поиска, сортировки и корректировки данных, используя визуальные средства разработки [7].

MS Access позволяет быстро создавать формы пользовательского интерфейса без использования навыков программирования. Используя визуальные построители, пользователи могут создать необходимые отчеты для вывода данных или результатов анализа. Библиотеки шаблонов и мастера-построители помогают убыстрить и облегчить создание профессионально оформленных интерфейсов и документов. Возможность включать графику и мультимедиа повышает выразительность создаваемых средств.

Для профессионалов MS Access предоставляет гибкие средства программирования, основанные на Visual Basic, позволяющие создавать эффективные клиентские системы для корпоративных баз данных (основанных, например, на MS SQL Server).

Объекты базы данных. Компонентами базы данных служат следующие объекты: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули, краткое описание которых представлено ниже.

Таблица хранит данные в ячейках таблицы.

Запрос вызывает данные из базы данных в соответствии с указанными пользователем критериями. Запросы позволяют просматривать поля из более чем одной базы данных.

Форма выводит на экран информацию из таблицы или запроса, основываясь на указанном пользователем формате, формы позволяют просматривать, редактировать и распечатывать данные, форма может выводить данные из более чем одной базы данных.

Отчет выводит на экран и распечатывает форму из таблицы или запрос в зависимости от определенного пользователем формата, в отчете нельзя редактировать данные, т.к. отчеты могут включать данные из нескольких баз данных.

Макрос автоматизирует наиболее часто выполняемые действия по работе с базой данных на основе указанных пользователем команд и событий.

Модуль автоматизирует комплексные операции и предоставляет программисту более полный контроль, чем макрос; модули - это процедуры, написанные на языке программирования Visual Basic for Applications.

Система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии MS Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и представление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Помимо этого, MS Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь MS Access будет работать с данными в этих таблицах так, как если бы это были таблицы MS Access. При этом другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в которой они были созданы.

Когда необходимо хранить и использовать большие объемы данных, необходим инструмент для простой и быстрой обработки информации. В семействе Microsoft Office таким инструментом является MS Access.

MS Access позволяет создавать персональные базы данных, используя реляционную модель. Он обеспечивает гибкие средства ввода, поиска, сортировки и корректировки данных, используя визуальные средства разработки.

MS Access позволяет быстро создавать формы пользовательского интерфейса, без использования навыков программирования. Используя визуальные построители, пользователи могут создать необходимые отчеты для вывода данных или результатов анализа. Библиотеки шаблонов и мастера-построители помогают убыстрить и облегчить создание профессионально оформленных интерфейсов и документов. Возможность включать графику и мультимедиа повышает выразительность создаваемых средств [7].

Для профессионалов MS Access предоставляет гибкие средства программирования, основанные на Visual Basic, позволяющие создавать эффективные информационные системы на основе корпоративных баз данных.

В курсовой работе разработана БД «Продажа изделий в кондитерской», которая выполняет следующие функции:

1) учет ассортимента и стоимости продаваемых изделий;

2) формирование отчетов о продаваемых изделиях.

Ниже приводится описание схемы данных, основных форм программы и отчета.

Работа с таблицами

База данных в Access основывается на таблицах, в которых хранятся данные. При создании таблицы в режиме конструктора необходимо внести названия полей, определить их тип и свойства (в окне «Свойства поля»). Для эффективной обработки данных необходимо определить ключевое поле, позволяющее однозначно идентифицировать запись в таблице (например, какой-нибудь уникальный для каждой записи код).

Создание таблиц в Access осуществляется несколькими способами: путем простого ввода данных, с помощью Мастера и с помощью Конструктора таблиц.

Access обладает таким мощным инструментом, как связывание таблиц на схеме данных [Сервис=>Схема данных]. Хранение данных в связанных таблицах обладает рядом преимуществ:

1) экономия времени, поскольку одни и те же данные не приходится вводить в нескольких таблицах, что сохраняет целостность данных;

2) уменьшение размеров базы данных, что экономит дисковое пространство и облегчает перенос базы данных;

3) существенное сокращение количества ошибок.

MS Access позволяет осуществлять следующие операции с данными, содержащимися в таблицах:

- сортировку по полю (для этого необходимо выделить поле и выполнить одну из команд [Сортировка по возрастанию/убыванию<=Сортировка<=Записи]);

- поиск и замену данных (для этого необходимо выделить поле и выполнить одну из команд меню [Правка]);

- фильтрацию данных по критерию (для этого необходимо выделить запись или часть записи, по которой будут отбираться данные, и затем выполнить команду [Фильтр по выделенному<=Фильтр<=Записи]);

- вывод на печать таблицы [Файл=>Печать; Ctrl+P].

В разработанной БД создано 2 таблицы, которые соединены связями, представленными на рис. 2.5.

Рисунок 2.5 - Схема данных при разработке базы данных

Отбор и сортировка записей с помощью запросов

Запросы в MS Access служат для объединения данных из разных таблиц и для отсечения ненужных данных (ненужных столбцов либо ненужных строк таблиц). Для создания запроса в режиме конструктора необходимо добавить в запрос используемые таблицы, перенести в бланк запроса нужные поля, задать порядок сортировки и условия отбора. Таким образом, в запрос будут включены только данные из указанных столбцов, удовлетворяющие условиям отбора. Кроме полей из таблиц, запрос может включать вычисляемые поля. Для создания вычисляемого поля необходимо внести его имя, поставить двоеточие и написать формулу выражения.

Создание запросов, так же как и таблиц, можно осуществлять несколькими способами: с помощью Мастера, с помощью Конструктора, из фильтра и путем прямого набора исходного кода на языке Jet SQL.

Существуют следующие разновидности запросов:

1) запрос на выборку данных [Запрос=>Выборка]. Используется при выборе данных из таблицы по заданным критериям;

2) запрос на создание таблицы [Запрос=>Создание таблицы]. Создает таблицы на основе данных, содержащихся в результирующем множестве запроса. Создается путем преобразования Запроса на выборку в Запрос на создание таблицы, при этом следует указать параметры размещения новой создаваемой таблицы;

3) запрос на добавление данных [Запрос=>Добавление]. Используется для копирования данных из одной таблицы в другую. Строится так же, как и запрос на создание таблицы на основе запроса на выборку, так как сначала необходимо отобрать те данные, которые в виде записей будут добавлены в целевую таблицу;

4) запрос на обновление данных [Запрос=>Обновление]. Используется для того, чтобы внести изменения сразу в большое число записей с помощью одного запроса. Создается аналогично созданию запроса на добавление;

5) запрос на удаление [Запрос=>Удаление]. Удаляет из таблицы записи, соответствующие данным результирующего множества запроса. Позволяет отобрать требуемые записи и удалить их за один прием. Создается также на основе Запроса на выборку;

6) перекрестный запрос [Запрос=>Перекрестный]. Используется при статистической обработке данных. Результаты обработки выводятся в виде сводной таблицы.

В данной БД сформированы запросы на выборку данных с сортировкой по полям название и цена. Итоговые таблицы запросов приведен на рис. 2.6, 2.7.

Рисунок 2.6 - Запрос на выборку по изделиям

Рисунок 2.7 - Запрос на выборку по цене

Создание форм для ввода данных

Данные в MS Access вносятся в таблицы не напрямую, а при помощи форм. Формы позволяют отображать данные в удобном для восприятия виде и управлять процессами обработки и внесения данных. Создание формы происходит в три этапа: создание запроса, на основе которого будет работать форма; создание визуального макета формы, программирование процесса обработки данных. Для создания макета формы, используются элементы управления (поля, текст, кнопки, и т.д.), а также бланк свойств формы. Для управления работой формы используется принцип генерации события (нажатие кнопки, изменение значения поля) и программ Visual Basic for Application либо макросов, запускаемых в ответ на это событие.

Создание форм можно осуществить несколькими способами:

- автоматически на основе таблицы или запроса [Вставка => Форма => Автоформа]. Автоформы имеют три вида организации: «в столбец», ленточные и табличные.

Организация Автоформы определяет ее внешний вид. Записи из источника данных в табличной форме отображаются в виде таблицы; в форме «в столбец» каждая запись отображается в виде набора элементов управления, соответствующих полям записи, расположенным в один столбец; в ленточной форме -- в одну строку. Автоматически созданная форма включает все поля в выбранном источнике данных;

- с помощью Мастера [Вставка => Форма => Мастер форм]. С помощью мастера можно создавать формы на основе одной или нескольких таблиц и запросов. Очень удобно, например, создавать формы с помощью Мастера, а затем усовершенствовать их в режиме Конструктора;

- в режиме Конструктора [Вставка => Форма => Конструктор]. Только в этом режиме можно разрабатывать структуру формы, изменять ее внешний вид, добавлять и удалять элементы управления. В этом режиме можно редактировать ранее уже созданную Мастером форму или Автоформу.

В базе данных разработана главная форма программы в режиме Конструктора. Внешний вид формы представлен на рис. 2.8.

Рисунок 2.8 - Главная кнопочная форма программы

Главная форма программы автоматически запускается при открытии базы данных (устанавливается в Сервис => Параметры запуска). Форма разделена на две части: «Справочники» (Изделия, Цены) и «Отчеты» (Изделия, Цены). Левая часть кнопочной формы помогает работать со всей справочной информацией, принимающей участие в учете ассортимента и стоимости продаваемых изделий, правая часть непосредственно отвечает за формирование отчетов о продаваемых изделиях. Управление действиями над объектами БД из кнопочной формы реализовано с помощью макросов. Макросы создаются с помощью Конструктора макросов [Вставка => Макрос]. Привязка макросов к элементам формы (кнопкам) осуществляется с помощью Свойства элемента формы => События => Нажатие кнопки.

Справочник «Изделия» (рис. 2.9) содержит поля ввода данных: название, вид изделия, вид теста, выход. Справочник содержит информацию об ассортименте продаваемых изделий. Предусмотрена возможность редактирования и вставки новой записи.



Рисунок 2.9 - Форма справочника «Изделия»

Справочник «Цены» (рис. 2.10) хранит в себе информацию о цене изделий. В данной форме предусмотрена возможность редактирования и вставки новой записи.

Рисунок 2.10 - Форма справочника «Цены»

Создание отчетов

Отображение данных в MS Access осуществляется не напрямую из таблиц, а при помощи отчетов MS Access. Отчеты позволяют отображать данные в удобном для восприятия виде. Создание отчета так же происходит в три этапа: создание запроса, на основе которого будет работать отчет; создание визуального макета отчета, программирование процесса создания отчета. Для создания макета отчета используются элементы управления (поля, текст, и т.д.), а так же бланк свойств формы. В отчетах допускается вложенная группировка записей для создания сложной структуры отчета.

Отчеты имеют много общего с формами, однако, в отличие от форм, отчеты не предназначены для ввода и правки данных в таблицах. Они позволяют лишь просматривать и печатать данные. В отчете невозможно изменить исходные данные с помощью элементов управления, как это можно сделать с помощью форм.

Создание отчетов, так же как и создание форм, можно осуществить несколькими способами.

Автоматическое создание отчета на основе таблицы или запроса [Вставка=>Отчет=>Автоотчет]. Автоотчеты имеют два вида организации: «в столбец» и ленточные. Организация Автоотчета определяет его внешний вид. Автоматически созданный отчет включает все поля и записи, имеющиеся в выбранном источнике данных.

Создание отчета с помощью Мастера [Вставка=>Отчет=>Мастер]. С помощью мастера можно создавать отчеты на основе одной или нескольких таблиц и запросов. Очень удобно, например, создавать отчеты с помощью Мастера, а затем усовершенствовать их в режиме Конструктора.

Создание отчетов в режиме Конструктора [Вставка=>Отчет=>Конструктор]. Только в этом режиме можно разрабатывать структуру отчета, изменять его внешний вид, добавлять и удалять элементы управления. В этом режиме можно редактировать ранее уже созданный Мастером отчет или Автоотчет.

Отчеты в MS Access можно экспортировать в форматы документов других приложений. Например, отчет может быть преобразован в текстовый документ, рабочий лист Microsoft Excel, документ Microsoft Word в формате RTF. Также Access позволяет преобразовывать отчеты в Web-страницы для публикации его в Интранет или Интернет.

В созданной БД реализованы отчеты «Изделия» (рис. 2.11) и «Цены» (рис. 2.12), которые вызываются из главной кнопочной формы (рис. 2.8) и выдают сводные данные о продаваемых изделиях.

Рисунок 2.11 - Отчет «Изделия»



Рисунок 2.12 - Отчет «Цена»

2.6 Задание № 3 - «Создание простейшей Web-страницы»

Потребность в обмене информацией и современные технические достижения сделали глобальные компьютерные сети неотъемлемой частью осуществления программ сотрудничества между странами. Создано множество компьютерных сетей для научных и образовательных целей, для бизнеса, финансово-экономической деятельности, реализации совместных научно-технических проектов и многие других применений [12].

Интернет и интранет - это сети, в которых информация легко доступна даже при использовании разных типов компьютеров с различными возможностями. Вся информация в Интернет хранится на Web-серверах и отображается на Web-страницах, загружаемых в Web-браузеры.

Термин Web-сервер можно трактовать по-разному. С одной стороны, это набор документов, связанных гиперссылками (при этом у Web-сервера имеется основная страница, через которую за один или несколько шагов доступны все остальные). С другой стороны, термин Web-сервер может означать компьютер, на котором размещен набор документов, доступный через локальную или глобальную сеть.

Web-страница (или страница Интернет, или документ в формате HTML) - это текстовый документ, содержащий специальные команды. При открытии Web-страницы в простом текстовом редакторе (например, Блокноте) вы увидите именно эти команды и больше ничего. Однако будучи открытой с помощью программы просмотра Интернет, такой, как Internet Explorer или Netscape Navigator, Web-страница может отображать текст, графику, гиперссылки на другие команды, а также документы. Секрет состоит в том, что программа просмотра Web-страниц содержит интерпретатор команд HTML, содержащийся в файле Web-страницы.

Язык HTML (Hypertext Markup Language) является системой разметки документов для их дальнейшей публикации в сети World Wide Web. Документы, подготовленные в формате HTML, включают рисунки со ссылками и командами форматирования. Для просмотра этих документов используется средство просмотра Web-страниц (например, программа Microsoft Internet Explorer). Далее рассмотрим структуру документа HTML [12].

Документ HTML всегда начинается с тега <HTML> и заканчивается закрывающимся тегом (</HTML>). Внутри документа выделяются два основных раздела: раздел заголовков и тело документа. Раздел заголовков содержит информацию, описывающую документ в целом, и ограничивается тегами <HEAD> и </HEAD>. В частности, раздел заголовков должен содержать общий заголовок документа, ограниченный парным тегом <TITLE>. Основное содержание размещается в теле документа, которое ограничивается парным тегом <BODY>. Простейший правильный документ HTML, содержащий все теги, определяющие структуру, имеет следующий вид:

<HTML>

<HEAD><TITLE> -- Заголовок документа </TITLE></HEAD>

<BODY>

Текст документа

</BODY>

</HTML>

</HTML>

Чтобы создать HTML-документ, нужно выполнить следующие действия:

Запустить текстовый редактор Блокнот [Пуск=>Программы=>Стандартные=> Блокнот].

Ввести текст, сохранить его и далее запустите Internet Explorer, выполнив команду [Открыть] с помощью кнопки [Обзор] Открыть файл.

Внешний вид созданной Web-страницы представлен в Приложении В.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время применение различных информационных технологий можно встретить практически в любой фирме или организации. Это связано с необходимостью обработки больших объемов информации.

Сегодня руководитель и исполнитель на своем рабочем месте могут практически мгновенно получать исчерпывающую информацию для анализа конкретной производственной или рыночной ситуации. Оформление потоков информации, применение методов обработки данных, предоставление баз данных - все это приняло совершенно новые способы реализации.

Чтобы информационные технологии заработали в полном объеме и стали приносить отдачу от вложенных в них средств, необходимо научиться пользоваться и управлять информацией, прикладными пакетами программ для ее обработки, техническими компонентами и многим другим.

Естественно, это возможно только благодаря глубокому изучению как самих информационных технологий, так и способов их применения в той или иной сфере деятельности. В экономической сфере необходимо знание различных прикладных программ (офисных программ, программ ведения бухгалтерского учета, программ для обработки статистических данных и выполнения математических вычислений), необходимо уметь применить их возможности при решении конкретных задач.

Таким образом, можно сделать вывод, что для решения экономических задач с применением различных информационных технологий необходима теоретическая подготовка и умение применять ее на практике, используя при этом специальные технические и программные средства.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Информационные технологии в экономике и управлении: Учеб. пособие / А.Г. Ивасенко, А.Ю. Гридасов, В.А. Павленко. - М.:КНОРУС, 2005. -- 160 с.

2. Уткин В.Б., Балдин К.В. - Информационные системы и технологии в экономике: Учебник для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 335 с.

3. Информационные технологии в экономике / Под ред. д.э.н., проф. Ю.Ф. Симионова. Серия «Высшее образование». - Ростов-на-Дону: Феникс, 2003.

4. Информационные системы и технологии в экономике: Учебник для вузов / Т. П. Барановская; ред. В. И. Лойко. - 2-е изд., перераб. и доп.. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 412 с.

5. Гришин В.Н., Панфилова Е.Е. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебник. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2005.

6. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: Учеб. пособие / Под ред. проф. В.В. Трофимова. - 2-е изд., перераб. и доп.. - М.: Высшее образование, 2007. -- 480 с.

7. Харитонова И., Михеева В. Microsoft Access 2000: Руководство. - СПб.: БХВ-Санкт-Петербург, 1999. - 1088 с.

8. Власенко С.Ю. Microsoft Word 2002. - СПб.: БХВ-Петербург, 2002. - 992 с.

9. Ветров С.И. Пакет приложений Microsoft Office XP для операционной системы Microsoft Windows XP. - М.: СОЛОН-Р, 2002. - 544с.

10. Леонтьев В.П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера 2003. - М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2003. - 957с.

11. Быстро и легко осваиваем работу на компьютере: Учеб. пособие / Под. ред. Ф.А. Резникова. - М.: Лучшие книги, 2004. - 448с.

12. Информатика. Базовый курс / Симонович С.В. и др. - СПб.: Изд-во Питер, 1999. - 640 с.

Размещено на Allbest.ru

...