Адаптация системы электронного документооборота организации на базе "1С:Предприятие 8.2" (на примере ООО "Мир Компьютеров")

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение
• Глава I. Разработка объектно-ориентированнной модели фирмы ООО "Мир Компьютеров"
• 1.1 Описание предметной области
• 1.2 Проектирование информационных систем средствами BPwin
• 1.3 Разработка функциональной модели системы средствами BPwin
• Глава 2. Проектирование системы с использованием платформы «1С: Документооборот»
• 2.1 Базовые понятия и основные задачи, решаемые системами документооборота
• 2.2 Настройка пользовательского интерфейса и первоначальная настройка программы
• 2.3 Конфигурирование основных документов и бизнес-процессов
• Заключение
• Список используемой литературы
• Введение
• Рыночная экономика требует от предприятия торговли повышение эффективности деятельности, конкурентоспособности реализуемых товаров и услуг на основе внедрение достижений научно-технического прогресса, эффективных форм хозяйствования, квалицированного маркетинга и управления торговой деятельностью, преодоление бесхозяйственности, активизации предпринимательства, инициативы и т.д.
• Всякая деятельность любой коммерческой и некоммерческой фирмы включают в себя большое количество повторяющихся бизнес-процессов. Каждый из них является совокупностью последовательных действий и решение, которые направлены на достижение поставленных целей. Успешность фирмы на рынке, конкурентоспособность, прибыльность определяется степенью автоматизации и эффективностью бизнес-процессов протекающих в фирме.
• Предметом исследования является документооборот на ООО «МК».

Целью курсовой работы является адаптация системы электронного документооборота организации на базе «1С:Предприятие 8.2».

В процессе работы в соответствии с поставленной целью были выделены следующие задачи:

- обследование предметной области;

- разработка функциональной модели системы средствами BPwin;

- обоснование выбора среды разработки программного продукта;

- адаптация системы с помощью «1С: Документооборот 8.2».

информационный документооборот интерфейс

Глава I. Разработка объектно-ориентированной модели фирмы ООО "Мир Компьютеров"

1.1 Описание предметной области

Предметом исследования являются основные бизнес-процессы филиала ООО «Мир компьютеров» в г. Рыбница

Компания Мир Компьютеров была основана 20 мая 1999 года. Компания постоянно растет и развивается. Одним из самых важных факторов становления и развития является постоянная работа с коллективом. На сегодняшний день в компании работает более 50 человек. Компания уже долгое время занимает лидирующую позицию на рынке ПМР. Мир Компьютеров является первой компанией, построившей сеть специализированных компьютерных магазинов в крупных городах Приднестровья, через которую производится реализация основной части товарооборота. Первый магазин (МК Победа) был открыт 20 мая 2005 года. Магазины в Бендерах и Рыбнице - в течение 2006-2007 гг. С 2001 года запущена вторая сеть розничных магазинов, которая в 2009 году прошла перепозиционирование и в настоящее время носит название “Мир Ноутбуков”.

В соответствии с уставом основными видами деятельности являются:

· производство товаров народного потребления и продукции производсвтенно-технического назначения в области информационных технологий;

· создание, эксплуатацию и сопровождение информационных сетей и автоматизированных банков данных;

· пуско-наладочное, монтажные работы, гарантийное техническое обслуживание и ремонт электро-вычислительной техники, систем и средств связи, обучение эксплуатации средств вычислительной техники

· внешнеэкономическая деятельность в области импорта-экспорта информационных технологий;

Компания ООО «Мир Компьютеров» одна из ведущих в сфере информационных технологий Приднестровья. Клиентами филиала ООО «Мир Компьютеров» являются крупнейшие в республике предприятия организации, такие как : ОАО «ММЗ», Молдавская ГРЭС, ООО «Шериф», СЗАО «Интерднестрком», ЗАО «Эксимбанк» министерства промышленности, экономики, просвещения Приднестровья.

Структура органов управления предприятием:

· администрация;

· бухгалтерия;

· отдел сборки и наладки;

· отдел сервисного и гарантийного обслуживания;

· отдел программного обеспечения;

· отдел финансового контроля;

· отдел логистики;

· отдел продаж.

К администрации относятся Ген. Директор и заместитель директора по маркетингу. В их обязанности входит:

· заключения договоров с поставщиками;

· разработка маркетинговой стратегии предприятия;

· сертификация и получения лицензии на продукцию;

· осуществление общего контроля и руководства предприятием.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета и его руководство, так же, несет руководитель предприятия. Бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением, которая подчиняется директору. Бухгалтерия предприятия обеспечивает обработку документов рациональное ведение бухгалтерских записей в учетных регистрах и на их основе - составление отчётности

Отдел сборки и наладки занимается сборкой ПК, наладкой и тестированием оборудования, вновь появившегося на рынке компьютерных технологий, в специально оборудованных отделах для дальнейшей реализации на торговых площадях организации.

Отдел сервисного и гарантийного обслуживания занимается обслуживанием ПК и периферии, как в специально оборудованном сервис центре, так и выезжая на дом к клиенту. В обязанности работника входит: выявления дефекта оборудования, ремонт, по мере возможности, либо связь с официальными сервис центрами для более детальной дефектовки и ремонта оборудования.

Отдел программного обеспечения занимается усовершенствованием уже имеющегося программного обеспечения и разработки нового ПО, для удобства и увеличения эффективности работы каждого отдела предприятия.

Отдел финансового контроля занимается приобретением материальных ценностей, учетом готовой продукции её отгрузкой и реализацией, учетом собственных и заемных средств предприятия, расчетом с поставщиками, поступлением и расходованием материалов в разрезе мест их хранения и использования.

Отдел логистики занимается оформлением поставок продукции, планом транспортных перевозок, отслеживанием изменением цен на рынке, приемом товара и перераспределением его по филиалам.

Директор обеспечивает оперативно-хозяйственную деятельность филиала ООО «Мир Компьютеров» в пределах компетенции, определенной Уставом Общества, должностной инструкцией, заключенным трудовым договором и действующим законодательством. 30.03. 2013 года произведена реорганизация предприятия. Филиал ООО «Мир Компьютеров» в г. Рыбница прекратил своё существование, а на его базе было создано ООО «Микро».

1.2 Проектирование информационных систем средствами BPwin

Создание современных информационных систем представляет собой сложнейшую задачу, решение которой требует применения специальных методик и инструментов. Поэтому в последнее время среди системных аналитиков и разработчиков значительно вырос интерес к CASE- технологиям и инструментальным CASE-средствам, позволяющим максимально систематизировать и автоматизировать все этапы разработки программного обеспечения.

AllFusion Process Modeler 7 (ранее BPwin) - инструмент для моделирования, анализа, документирования и оптимизации бизнес-процессов. AllFusion Process Modeler 7 можно использовать для графического представления бизнес-процессов. Графически представленная схема выполнения работ, обмена информацией, документооборота визуализирует модель бизнес-процесса. Графическое изложение этой информации позволяет перевести задачи управления организацией из области сложного ремесла в сферу инженерных технологий.

BPwin предлагает средство для сбора всей необходимой информации о работе предприятия и графического изображения этой информации в виде целостной и непротиворечивой модели. Функциональность BPwin заключается не только в рисовании диаграмм, но и в проверке целостности и согласованности модели. BPwin обеспечивает логическую четкость в определении и описании элементов диаграмм, а также проверку целостности связей между диаграммами.

Кроме того, BPwin поддерживает пользовательские свойства, которые применяются к элементам диаграммы для описания специфических свойств, присущих данному элементу. BPwin имеет широкие возможности по представлению диаграмм. Графическое представление модели может быть изображено при помощи различных цветов, шрифтов и прочих параметров представления, которые выделяют важные или, наоборот, тушируют незначительные аспекты модели. Эта незначительная на первый взгляд возможность является ключевой во время представления и обсуждения модели с заказчиком или экспертами предметной области, т.к. правильно подобранное графическое представление позволяет им быстрее сориентироваться в модели.

Создание современных ИС, основанных на широком использовании распределенных вычислений, объединении традиционных и новейших информационных технологий, требует тесного взаимодействия всех участников проекта: менеджеров, бизнес-аналитиков и системных аналитиков, администраторов БД, разработчиков. Для этого использующиеся на разных этапах и разными специалистами средства моделирования и разработки должны быть объединены общей системой организации совместной работы.

BPwin - CASE-средство верхнего уровня, помогающее проводить анализ и реорганизацию бизнес-процессов. Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес-процессов на предприятии (так называемая модель AS-IS) и идеального положения вещей - того, к чему надо стремиться (модель TO-BE).

Обычно сначала строится модель существующей организации работы - AS-IS (как есть). Модель AS-IS позволяет выяснить, "что мы делаем сегодня" перед тем, как перепрыгнуть на то, "что мы будем делать завтра". Анализ функциональной модели позволяет понять, где находятся наиболее слабые места, в чем будут состоять преимущества новых бизнес-процессов и насколько глубоким изменениям подвергнется существующая структура организации бизнеса. Детализация бизнес-процессов позволяет выявить недостатки организации даже там, где функциональность на первый взгляд кажется очевидной.

Найденные в модели AS-IS недостатки можно исправить при создании модели ТО-ВЕ (как будет) - модели новой организации бизнес-процессов. Модель нужна ТО-ВЕ для анализа альтернативных/лучших путей выполнения работы и документирования того, как компания будет делать бизнес в будущем.

Иногда текущая AS-IS и будущая ТО-ВЕ модели различаются очень сильно, так что переход от начального к конечному состоянию становится неочевидным. В этом случае необходима третья модель, описывающая процесс перехода от начального к конечному состояния системы, поскольку такой переход - это тоже бизнес-процесс.

1.3 Разработка функциональной модели системы средствами BPwin

Процесс построения информационной модели в BPwin состоит из следующих шагов:

- построить контекстную диаграмму;

- провести функциональную декомпозицию;

- после каждого сеанса декомпозиции провести сеанс экспертизы.

CASE-cредство BPwin предназначено для проведения анализа и реорганизации бизнес-процессов. Сначала проводится описание системы в целом и ее взаимодействия с окружающим миром (контекстная диаграмма), после чего проводится функциональная декомпозиция - система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. Такая технология построения модели позволяет построить модель, адекватную предметной области на всех уровнях абстрагирования. Под технологией проектирования (создания) информационных систем (ИС) понимают упорядоченный в логической последовательности набор методических приемов, технических средств и проектировочных методов, нацеленных на реализацию общей концепции создания или доработки проекта системы и ее компонентов.

Любая модель информационной системы не может быть построена без четко сформулированной цели. Цель должна отвечать на следующие вопросы:

- Почему этот процесс должен быть замоделирован?

- Что должна показывать модель?

- Что может получить заказчик?

Формулировка цели позволяет команде аналитиков сфокусировать усилия в нужном направлении.

Хотя при построении модели учитываются мнения различных людей, модель должна строиться с единой точки зрения. Точку зрения можно представить как взгляд человека, который видит систему в нужном для моделирования аспекте. Точка зрения должна соответствовать цели моделирования. Очевидно, что описание работы предприятия с точки зрения финансиста и технолога будет выглядеть совершенно по-разному, поэтому в течение моделирования важно оставаться на выбранной точке зрения. Как правило, выбирается точка зрения человека, ответственного за моделируемую работу в целом.

В ходе выполнения данной курсовой работы были созданы две модели информационной системы фирмы ООО "Мир Компьютеров": IDEF0, DFD.

На начальных этапах создания ИС необходимо понять, как работает организация. Руководитель хорошо знает работу в целом, но не в состоянии вникнуть в детали работы каждого рядового сотрудника. Рядовой сотрудник хорошо знает, что творится на его рабочем месте, но плохо знает, как работают коллеги. Поэтому для описания работы предприятия необходимо построить модель. Такая модель должна быть адекватна предметной области, следовательно, она должна содержать в себе знания всех участников бизнес-процессов организации. Наиболее удобным языком моделирования бизнес-процессов является IDEF0. IDEF0-модель предполагает наличие четко сформулированной цели, единственного субъекта моделирования и одной точки зрения.

В методологии IDEF0 система представляется как совокупность взаимодействующих работ или функций. Такая чисто функциональная ориентация является принципиальной, т.е. функции системы анализируются независимо от объектов, которыми они оперируют. Это позволяет более четко смоделировать логику и взаимодействие процессов организации. Под моделью в методологии IDEF0 понимают описание системы (текстовое и графическое), которое должно дать ответ на некоторые заранее определенные вопросы. Описание системы с помощью методологии IDEF0 называется функциональной моделью. Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм - единичных описаний фрагментов системы. Сначала проводится описание системы в целом и ее взаимодействия с окружающим миром (контекстная диаграмма) (рис. 1).

Рис. 1. Контекстная диаграмма фирмы ООО "Мир Компьютеров"

На входе данной информационной системы будут находиться Пк и комплектующие необходимые для продажи и хранение которые непосредственно предназначены для клиентов. На выходе в свою очередь будет находиться реализованная продукция и прбыль

Механизмами ООО "Мир Компьютеров", будут являться персонал фирмы и программно-технические ресурсы. Управление - правила, стратегии, процедуры или стандарты, которыми руководствуется работа. Для данной фирмы управлением будут являться нормативная документация и ГОСТы.

Контекстная диаграмма является вершиной древовидной структуры диаграмм и представляет собой самое общее описание системы и ее взаимодействия с внешней средой. После описания системы в целом проводится разбиение ее на крупные фрагменты. Этот процесс называется функциональной декомпозицией, а диаграммы, которые описывают каждый фрагмент и взаимодействие фрагментов, называются диаграммами декомпозиции.

Была проведена декомпозиция первого уровня информационной системы ООО " Мир Компьютеров " (рис. 2).

Рис. 2. Диаграмма декомпозиции первого уровня ООО "Мир Компьютеров"

В процессе декомпозиции первого уровня были выделены следующие работы: директор, бухгалтерия,отдел сборки и наладки, отдел сервисного и гарантийного обслуживания, отдел логистики и отдел продаж. Механизмами в данной диаграмме являются программно-технические ресурсы и персонал, управлением - ГОСТы и нормативная документация. На входе данной диаграммы будут находится ПК и комплектующие, клиенты, на выходе - прибыль, продукция.

Диаграмма дерева узлов показывает иерархическую зависимость работ, но не взаимосвязи между работами (рис. 3).



Рис. 3. Диаграмма дерева узлов ООО "Мир Компьютеров"

Диаграмм деревьев узлов может быть в модели сколь угодно много, поскольку дерево может быть построено на произвольную глубину и не обязательно с корня. На данной диаграмме указывается на сколько уровней мы декомпозировали нашу информационную систему, и какие работы включает в себя непосредственной каждый уровень декомпозиции.

Диаграммы потоков данных (Data Flow Diagramming) используются для описания документооборота и обработки информации. Подобно IDEF0, DFD представляет модельную систему как сеть связанных между собой работ. Их можно использовать как дополнение к модели IDEF0 для более наглядного отображения текущих операций документооборота.

Диаграмма DFD описывает:

- функции обработки информации;

- документы, объекты, сотрудников или отделы, которые учувствуют в обработке информации;

- внешние ссылки (external references), которые обеспечивают интерфейс с внешними объектами, находящимися за границами моделируемой системы;

- таблицы для хранения документов (хранилище данных, data store).

В данной курсовой работе была создана диаграмма потока данных для фирмы ООО "Мир Компьютеров" (рис. 4).

Рис. 4. Диаграмма потоков данных ООО "Мир Компьютеров"

На данной диаграмме описан процесс оплаты товара. Были выделены следующие работы: оплата продукции, выписка счета и доставка оплаченной продукции. На диаграмме присутствую две внешние ссылки: договор и продукция на складе, которые обеспечивают интерфейс с внешними объектами, находящимися за границами моделируемой системы. Так же на диаграмме находится хранилище данных, представляющее из себя нормативную документацию фирмы.

В результате использования инструмента BPwin была создана модель информационной системы ООО "Мир Компьютеров", была создана контекстная диаграмма, проведена ее декомпозиция первого уровня, создано дерево узлов и диаграмма потоков данных.

Глава 2. Проектирование системы с использованием платформы «1С: Документооборот»

2.1 Базовые понятия и основные задачи, решаемые системами документооборота

Система программ 1С: Предприятие 8 предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации управления и учета. 1С: Предприятие 8 позволяет построить индивидуальную информационную систему, учитывающую задачи и особенности каждого предприятия.

Общие механизмы

Система 1С:Документооборт 8 имеет в своей основе ряд механизмов, определяющих концепцию создания прикладных решений. Наличие этих механизмов позволяет максимально соотнести технологические возможности с бизнес-схемой разработки и внедрения прикладных решений.

В качестве ключевых моментов можно выделить изоляцию разработчика от технологических подробностей, алгоритмическое программирование только бизнес-логики приложения, использование собственной модели базы данных и масштабируемость прикладных решений без их доработки.

Архитектура системы 1С:Документооборт 8 нацелена на то, чтобы значительно ускорить и унифицировать как саму разработку прикладных решений, так и их сопровождение. Повышение уровня абстракции, четкое разделение на платформу и прикладное решение, построение прикладного решения на основе метаданных - все это позволяет перейти от технических и низкоуровневых понятий к более содержательным и высокоуровневым, а значит приблизить их к языку пользователей и специалистов в предметной области. Благодаря тому, что все прикладные решения строятся на основе определенной модели, решаются и традиционные задачи, связанные с производительностью, эргономикой, функциональностью и т.д.

Прикладные механизмы

Состав прикладных механизмов платформы ориентирован на решение задач автоматизации учета и управления предприятием. Использование проблемно-ориентированных объектов позволяет разработчику решать самый широкий круг задач складского, бухгалтерского, управленческого учета, расчета зарплаты, анализа данных и управления на уровне бизнес-процессов.

Одним из важных принципов, заложенных в основу системы 1С:Документооборт 8, является стандартизация технологии разработки прикладных решений. Такой подход позволяет разработчику сосредоточить свои усилия на создании бизнес-логики приложения и не заниматься технологическими подробностями, такими как организация взаимодействия с базой данных, обработка транзакционных блокировок, нюансы программирования экранных форм и пр.

Технологическая платформа 1С:Документооборт 8 берет на себя эти и многие другие технические вопросы, позволяя разработчику сконцентрироваться на решении прикладной задачи. Это возможно благодаря тому, что прикладные решения в 1С:Документооборт разрабатываются в терминах проблеммно-ориентированных объектов, набор которых определен на уровне технологической платформы.

Интерфейсные механизмы

В 1С:Документооборт 8 реализован современный дизайн интерфейса и повышена комфортность работы пользователей при работе с системой в течение длительного времени. Назначение интерфейсных механизмов платформы 1С:Документооборт 8 заключается в том, чтобы обеспечить взаимодействие пользователя с прикладным решением. Интерфейс системы основан на отдельных независимых окнах. Каждое окно решает свою задачу, например, навигация по прикладному решению или построение отчета.

Масштабируемость

Технологическая платформа обеспечивает различные варианты работы прикладного решения: от персонального однопользовательского, до работы в масштабах больших рабочих групп и предприятий. Ключевым моментом масштабируемости является то, что повышение производительности достигается средствами платформы, и прикладные решения не требуют доработки при увеличении количества одновременно работающих пользователей.

Масштабируемость -- это способность системы адаптироваться к расширению предъявляемых требований и возрастанию объемов решаемых задач. Система 1С:Документооборт 8 имеет хорошие возможности масштабирования. Она позволяет работать как в файловом варианте, так и с использованием технологии «клиент-сервер».

Система 1С:Документооборт 8 является открытой системой. Предоставляется возможность для интеграции практически с любыми внешними программами и оборудованием на основе общепризнанных открытых стандартов и протоколов передачи данных.

В системе 1С:Документооборт 8 имеется целый набор средств, с помощью которых можно создавать, обрабатывать и обмениваться данными различных форматов, осуществлять доступ ко всем объектам системы 1С:Документооборт 8, реализующим ее функциональные возможности, поддерживать различные протоколы обмена, поддерживать стандарты взаимодействия с другими подсистемами, создавать собственные интернет-решения.

Система 1С:Документооборт 8 является открытой системой. Она предоставляет возможность для интеграции практически с любыми внешними программами и оборудованием на основе общепризнанных открытых стандартов и протоколов передачи данных.

В системе 1С:Документооборт 8 имеется целый набор средств, с помощью которых можно:

*создавать, обрабатывать и обмениваться данными различных форматов;

*осуществлять доступ ко всем объектам системы 1С:Документооборт 8, реализующим ее функциональные возможности;

*поддерживать различные протоколы обмена;

*поддерживать стандарты взаимодействия с другими подсистемами;

*разрабатывать собственные интернет-решения.

2.2 Настройка пользовательского интерфейса и первоначальная настройка программы

«1С:Документооборот» - программный продукт фирмы «1С» на технологической платформе «1С:Предприятие 8», предназначенный в первую очередь дляавтоматизации документооборота.

Программное меню содержит следующие разделы: «Рабочий стол», «Документы и файлы», «Задачи и бизнес-процессы», «Нормативно-справочная информация» и «Настройка и администрирование» (рис. 5).

Рис. 5. Панель управления

На вкладке «Настройка и администрирование» осуществляются настройки 1С:Документооборот. У пользователей с административными правами есть больший доступ к настройкам, таким как создание пользователей, назначение прав и другое.

В справочнике «Пользователи» зарегистрировано 11 пользователей, предварительно включенные в группы доступа, а также описаны права доступа для каждого пользователя информационной базы (рис. 6).

Программа обеспечивает коллективный доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования с использованием разграничения прав доступа и механизма версионирования файлов. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

Рис. 6. Список пользователей системы

Права доступа к папкам файлов настраиваются администратором или пользователем, имеющим право на управление правами той или иной папки.

Рис. 7. Права доступа пользователей

Для каждого пользователя был построен индивидуальный рабочий стол, обеспечивающий быстрый доступ ко всем необходимым документам, спискам, отчетам и т.д. Пользователю предоставляется возможность в любой момент просмотреть список порученных ему задач в списке «Мои задачи». Список автоматически загружается при запуске программы. Кроме того, пользователь получает уведомление о необходимости выполнить задачу по электронной почте (рис. 8).

Рис. 8. Текущие задачи

Структура предприятия определена на вкладке «Структура предприятия» панели навигации раздела «Настройка и администрирование». Структура предприятия - это иерархический список подразделений, который используется для задач электронного документооборота, при адресации бизнес-процессов (рис. 9).

Рис. 9. Структура магазина ООО «Мир Компьютеров»

2.3 Конфигурирование основных документов и бизнес-процессов

"1С:Документооборот 8" позволяет вести учет официальных документов предприятия. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике.

Работа ведется стремя типами документов:

- входящие,

- исходящие,

- внутренние.

В программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов. Вид является важной характеристикой документа. Он определяет:

- нормативный срок исполнения документов,

- маршруты обработки документов,

- правила формирования регистрационного номера.

Рис. 10. Виды документов

К документу любого типа можно присоединить один или несколько файлов (например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа).

Внутренними документами называются организационно-распорядительные и информационно-справочные документы официального характера - приказы по основной деятельности, документы кадрового делопроизводства, служебные записки и т. д. (рис. 11).

В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц, в соответствии с отечественными традициями делопроизводства и действующими ГОСТами.

Рис. 11. Внутренние документы

Обычная схема обработки входящего документа:

- Первичная регистрация входящего документа.

- Рассмотрение.

- Исполнение.

1С:Документооборот 8" позволяет создавать новые файлы с помощью заранее подготовленных шаблонов. Папки и файлы, созданные вне программы, могут быть целиком перенесены в информационную базу "1С:Документооборота 8".

С помощью карточки любого входящего или исходящего документа можно ознакомиться со всей историей переписки по корреспондентам.

В программе "1С: Документооборот 8.2" реализованы бизнес-процессы следующих видов:

1) Рассмотрение - документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.

2) Исполнение - документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.

3) Согласование - приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование.

4) Утверждение - документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.

5) Регистрация - документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, заверения печатью организации и отправки корреспонденту.

6) Ознакомление - с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.

7) Поручение - с помощью этого бизнес-процесса можно раздавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.

Каждый бизнес-процесс по мере прохождения этапов создает задачи, адресованные определенным пользователям. Так, например, бизнес-процесс «Ознакомление»сначала сформирует задачу «Ознакомиться» для исполнителя, а после этого исполнитель фиксирует ознакомление этой задачи.

Рис. 12. Карточка бизнес-процесса «Ознакомление»



Рис. 13. Карточка ознакомления на рабочем столе исполнителя

Можно назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли Директор, и программа автоматически передаст соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль - самому директору или его заместителю.

Бизнес-процесс Поручение сначала сформирует задачу Выполнить поручение для исполнителя (рис. 14), а после того, как исполнитель зафиксирует выполнение этой задачи (рис. 15), - задачу Проверить выполнение для инициатора бизнес-процесса (рис. 16).

Для каждого бизнес-процесса в программе заводится карточка, из которой пользователь может вызвать наглядную блок-схему бизнес-процесса. Выполнение этапов бизнес-процесса будет отражаться на блок-схеме. С ее помощью создатель бизнес-процесса в любой момент может выяснить, на каком этапе находится его выполнение и кто из сотрудников уже выполнил свою задачу, а кто нет (рис. 17).

Для анализа работы организации в программе предусмотрена возможность построения большого количества разнообразных отчетов, в том числе:

- Представление итоговой информации руководству,

- Анализ данных,

- Оперативный контроль,

- Печать официальных документов.

Рис. 14. Карточка бизнес-процесса «Поручение»

Рис. 15. Карточка поручения на рабочем столе исполнителя



Рис. 17. Карточка проверки поручения на рабочем столе инициатора бизнес-процесса

Рис. 18. Блок-схема маршрута бизнес процесса

Для каждого входящего, исходящего или внутреннего документа заводится карточка. Из карточки документа доступен журнал передачи (рис. 19). Журнал содержит записи о передаче бумажных документов или их копий сотрудникам, а также о возврате переданных документов. Ведется сотрудником, ответственным за делопроизводство.

Рис. 19. Журнал передачи документов

С помощью данных журнала передачи по документам, находящимся у сотрудников, можно подготовить и распечатать отчет.

Рис. 20. Отчет по журналу передачи

Выполнена адаптация системы электронного документооборота «1С: Документооборот 8.2» для 11 рабочих мест, определены права доступа каждого из сотрудников, созданы все необходимые справочники, документы и отчеты.

Заключение

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.

В результате написания курсовой работы выполнены все поставленные задачи. Проведено исследование предметной области, на основании которого выявлены и описаны информационные потоки. В среде BPwin разработана функциональная модель в методологии IDEF0 предметной области в виде контекстной диаграммы и диаграмм декомпозиции, а так же созданы диаграммы потоков данных. Рассмотрено определение и понятие документооборота, обоснование выбора программы и выполнена адаптация СЭД в «1С: Документооборот 8.2». Экономическая целесообразность внедрения СЭД определяется экономией трудозатрат по сравнению с ручной обработкой и получением информации своевременно. За счет этого существенно повышает качество управления, что ведет к рациональному использованию трудовых и материальных ресурсов, к экономии материальных и трудовых затрат, снижению себестоимости работ и повышению производительности труда. Внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения.

Список используемой литературы

1. Абрамов Г.В., Медведков И.Е., Коробова Л.А. Проектирование информационных систем: учебное пособие. - ВГУИТ, 2012 г.

2. Александров Д.В. Инструментальные средства информационного менеджмента. CASE-технологии и распределенные информационные системы: учебное пособие. - Финансы и статистика, 2011 г.

3. Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Проектирование информационных систем: курс лекций: учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям в области информационных технологий. - Интернет-Университет Информационных Технологий, 2005 г.

4. Куняев Н.Н., Уралов Д.Н., Фабричнов А.Г. Документоведение: учебник под ред. Проф. Н.Н. Куняева.- «Логос», 2012 г. - 353 стр.

5. Митрофанов Е.П., Толстова М.Л. Электронный документооборот в финансовой системе региона: монография.- «Креативная экономика»

6. Трофимов С.А. CASE-технологии: практическая работа в Rational Rose. - ЗАО «Издательство БИНОМ», 2001 г.

7. Похилько А.Ф., Горбачев И.В. CASE-технология моделирования процессов с использованием средств BPwin и ERwin: учебное пособие. - 2008 г.

8. Электронный документооборот в финансовой системе региона: монография, 2011 г.-180стр.

Размещено на Allbest.ru

...