Проблеми ефективності реалізації електронного документообігу

Размещено на http://www.allbest.ru/

Проблеми ефективності реалізації електронного документообігу

The problems of efficiency of realization electronic document management

Ж. В. Кудрицька,

к.е.н., доц. кафедри обліку та аудиту

Академії муніципального управління, м. Київ

Анотація

В статті систематизовано проблеми впровадження систем електронного документообігу, електронної звітності в органах державної влади та комерційних структурах.

Ключові слова: система, електронний документообіг, електронна звітність.

Аннотация

В статье систематизировано проблемы внедрения систем электронного документооборота, электронной отчетности в органах государственной власти и коммерческих структурах.

Ключевые слова: система, электронный документооборот, электронная отчетность.

Annotation

The article reviews problems of introduction of electronic document management, electronic financial statements in the organs of government and business corporations.

Key words: management, electronic document management, electronic financial statements.

Постановка проблеми. Ефективна діяльність державних службовців завжди є гарантією успішної роботи органів влади. Для якісного обслуговування потреб громадян необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням. Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотно знижує трудовитрати діловодів. Постає необхідність запровадження наскрізного автоматичного контролю виконання на всіх етапах роботи з документами, що кардинально підвищило б якість роботи виконавців, зробило б терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими. Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу. електронний документообіг звітність влада

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Питання впровадження електронного документообігу почали підійматись порівняно нещодавно з розвитком міжнародних економічних зв'язків та умов господарювання, тому всі дослідження та публікації відрізняються своєю новизною та сміливістю пропозицій. Серед останніх досліджень та публікацій з питань розвитку систем електронного документообігу, електронної звітності в органах державної влади та комерційних структурах відмічені Асєєв Г., Ганжела О. І., Жукова І., Калачиков О. В. , Лимар С. М. , Ольшанський І., Порятуй А., Птіцин Д., Сахарук Д., Слободнянюк М. Е. , Целуйко О., Шпирка О., Матвієнко О., Цивін М., Дубова С. та ін.

Невирішена раніше частина загальної проблеми. Існуючий стан впровадження електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису в органах державної влади не відповідає вимогам до систем такого типу, гармонізованих з відповідними нормативно-технічними документами країн ЄС. Відсутність стандартів та форматів електронного документообігу, незадовільна скоординованість дій основних суб'єктів щодо впровадження електронних технологій гальмують розвиток такого процесу. Постає необхідність невідкладного удосконалення не тільки окремих елементів національної системи електронного документообігу та цифрового підпису, але й в цілому системи електронного урядування та розроблення єдиних вимог до таких систем.

Мета статті. Метою статті є проведення аналізу та визначення впливу внутрішніх і зовнішніх чинників середовища на розвиток процесу впровадження електронного документообігу в органах державної влади, що дозволить виділити шляхи прискорення протікання економічних процесів та процесів інформаційного обміну, підвищення надійності, оперативності та ефективності роботи органів державної влади та органів місцевого самоврядування, посилення їх взаємодії з юридичними і фізичними особами.

Виклад основного матеріалу. Електронний документообіг - це високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Він забезпечується сукупністю технологій, які не тільки значно оптимізують, але й істотно змінюють роботу. Головною проблемою при впровадженні такої системи є її масштабність: система не може бути впроваджена «з нуля», оскільки стосується всіх основних сторін діяльності. Одночасове впровадження може викликати довгострову зупинку у діяльності органу влади, збої в роботі у підлеглих установ. Таким чином, перед розгортанням етапів впровадження системи електронного документообігу і діловодства необхідно виважено оцінити готовність всіх органів державної влади і місцевого самоврядування, яких це торкається, до якісно нових технологій.

Наступною вирізнювальною особливістю системи електронного документообігу (СЕД) є впровадження її повсюди, на всіх робочих місцях, пов'язаних зі створенням, редагуванням і зберіганням інформації, в інакшому випадку ефективність від її використання буде мінімальною.

На цьому етапі може виникнути з дуже великою вірогідністю ще одна з основних проблем впровадження - консерватизм персоналу, що дуже характерний особливо для державних органів. Негативна дія даного фактору підсилюється слабкиим кадровим складом. Звичайно, така поведінка працівників обумовлена не тільки небажанням навчатися й перенавчатися, а також, можливо, низькою освіченістю. Стикаючись з подібними питаннями можна звести на нівець всі спроби впровадження СЕД. Особливо це стосується організацій, у яких сама кадрова політика дуже консервативна й ніхто, навіть керівник, не вільний у переміщенні або відновленні кадрів.

Тому запуск комплексної інформаційної системи вимагає досягнення насамперед психологічної готовності працівників до перебудови бізнесів-процесів і перенавчання. Проте вирішення цих питань в рамках перспективних програм підвищення кваліфікації співробітників державних органів дасть змогу побачити реальні результати тільки через певний період.

Наступною проблемою впровадження може виступити фактор керівництва. Тут можливі різні варіанти наслідків, які будуть залежати від наявності чи відсутності волі керівника. При цьому в кращому випадку система може виявитися впровадженою або тільки в деяких підрозділах, або тільки на деяких рівнях, або тільки для деякого класу бізнес-процесів. У найгіршому випадку вона не буде впроваджена зовсім.

Антикаталізаторська поведінка керівника зумлюється острахом перед наслідками впровадження такої системи, адже робота кожного працівника, не залежно від посади, стає прозорою. Іноді керівники не мають бажання безпосередньо працювати з комп'ютером, переглядати й редагувати документи, а воліють мати справу з живими людьми, а не з документами, у зміст яких необхідно вчитуватись.

Ще одним при цьому важливим фактором є досягнення психологічної готовності керівників до використання електронних аналогів власноручного підпису на документі.

Наступною проблемою при впровадженні СЕД є постійні структурні зміни в організації, що спричинюють слабку формалізацію бізнес-процесів. Наявність таких рухів в середині організації може призупинити чи відкласти впровадження СЕД. Адже передача масивів інформації на папері з одного підрозділу в інший дуже часто супроводжується втратою інформації, що є неминучим наслідком при будь-яких структурних і кадрових перестановках. Вже впроваджена система електронного документообігу здатна суттєво спростити реалізацію подібних структурних змін (рис.1).

Разом з тим при впровадженні СЕД у державних органах необхідно враховувати високі вимоги до забезпечення безпеки даних і обмеження доступу. Питання урядового документування та електронного документообігу в Україні не відповідають міжнародним стандартам. Окремі органи виконавчої влади намагаються створити відомчі системи електронного документообігу. Але ці системи не мають експертних висновків за результатами державної експертизи у сфері криптографічного захисту інформації та в деяких випадках не відповідають діючому законодавству.

Рис. 1. Модель взаємодії елементів системи електронного документообігу

Наступна серйозна проблема полягає у відсутності чи занадто ненадійній організації паперового документообігу в установі. Чим більший масштаб організації з відсутністю формалізованого документообігу, тим більше в ній постійно виникає проблем, джерелом яких є саме відсутність формалізованої схеми ведення справ. У результаті керівництво зайняте вирішенням постійних питань і додавати до них ще, на їх погляд, одну пов'язану з системою документообігу не хочеться.

Ще однієї проблемою є необхідність забезпечення юридичної сили електронних документів [2]. Електронні документи, які мають правові наслідки, можна супроводжувати паперовими копіями з «реальним підписом» та «мокрою печаттю». Головне розуміти, що метою СЕД є не викорінювання паперових документів, а створення ефективного середовища керування й функціонування організації. Роздруковувати необхідно буде тільки кінцеві продукти роботи, повністю підготовлені паперові документи й тільки в одній копії, а це дозволить істотно знизити обсяг паперових документів.

З технологічної точки зору система електронного документообігу являє собою інтеграційну систему, що охоплює діловодство і підготовку документів і поєднує їх із зовнішнім середовищем електронного обміну. Тому ще одним питанням, пов'язаним із запровадженням системи документообігу є організації взаємодії із зовнішнім середовищем. Особливо це стосується обміну документами з паралельними структурами в асоційованих організаціях або відомствах, з якими йде постійне тісне співробітництво. А від них найчастіше інформація від них надходить на папері.

Етап трансформації існуючих документів з паперової форми в електронну також несе в собі певну небезпеку. Електронний архів існуючих документів потрібно створювати з паперового шляхом сканування. Звісно, це величезний кусок роботи. Створення електронного архіву необхідно починати з єдиного порядку зберігання документів у каталогах, і зберігати їх не на локальних дисках комп'ютерів, а розміщувати у внутрішній мережі. Це суттєво полегшить подальшу міграцію документів у систему документообігу.

Складність використання сканерів зумовлюється масштабами роботи з документами. При малих масштабах достатньо будь-якої програми сканування або розпізнавання. При значних обсягах необхідно вивчити необхідність використання професійних систем, які дозволяють здійснювати масове введення документів. Тут необхідно враховувати, що це змушує покращити організацію окремих робочих місць, забезпечення їх технічними та програмними засобами, що дозволяло б при різних типах робіт користуватися виділеними серверами для обробки, конвертації й розпізнавання зображень, наприклад, Accent Capture компанії Kofax або Inputaccel компанії Actionpoint. Вбудовані в них алгоритми дозволяють одержувати зображення високої якості з максимальною швидкістю. Але вирішення цього питання ускладнюється фінансуванням, адже ціни таких систем перебувають у діапазоні від декількох тисяч до декількох десятків тисяч доларів.

Таким чином, з технічної точки зору впровадження електронного документообігу вимагає для всіх робочих місць, які беруть участь у роботі з документами, наявності:

засобів обчислювальної техніки, адекватних за продуктивністю впроваджуваному програмному забезпеченню документообігу; обов'язковою є стовідсоткова оснащеність персональними комп'ютерами всіх працівників, які працюють з документами;

засобів зв'язку адекватної пропускної здатності між всіма робочими місцями;

автоматизованої системи діловодства, яка використовує програмне забезпечення, що допускає перехід до електронного документообігу;

служб і технічних можливостей переводу вхідних паперових документів в електронну форму.

Розроблення уніфікованих, взаємосумісних, ефективних систем електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису в державних структурах держави планувалось проводити до 2015 року за рахунок коштів державного бюджету. Загальна сума таких інвестицій на 2009-2011 роки в межах програми впровадження електронного документообігу та цифрового підпису планувалась в розмірі 7425,2 тис. грн. (в тому числі на 2009 рік 5400 тис. грн.) [6]. Та на сьогодні програма не є затвердженою Верховною Радою, а тому фінансування щодо технічного впровадження не відбувається.

Проблеми, які створюються складною схемою фінансування проекту впровадження СЕД (вимоги по проведенню конкурсів, складна схема прийняття розв'язків та інше), викликають особливі складності на початкових етапах.

Вирішення всіх названих вище проблем не вирішить складність оцінки ефективності впровадження, тому що ніякі фінансові розрахунки в цьому випадку не підходять. Проте, такий критерій необхідний, можливо, навіть тільки якісний, тому що рано або пізно буде потрібно звіт по ефекту від вкладених коштів.

На разі, головним чином, впровадження електронного документообігу та цифрового підпису є впровадженим у сфері подачі звітності. Так, до 1 січня 2009 року ДПА України здійснювала приймання податкової звітності в електронному вигляді, підписаної за допомогою безкоштовного програмного забезпечення накладання електронного підпису "Нотар". Щоб подавати електронну податкову звітність слід було придбавати електронні ключі у приватних фірм.

В даний час електронну звітність в держоргани подають за допомогою 11 приватних операторів звітності. Але головною проблемою подачі електронної звітності залишається те, що не всі державні органи створили систему, по якій бізнесмени зможуть відправляти звіти. Для того, щоб звіти були в електронному вигляді, варто співробітничати на платній основі з операторами - посередниками, що мають визначені електронні ресурси.

ДПА України приймає звіти і безпосередньо, але крім того має укладені договори з ТОВ "Ефективні інформаційні системи", ТОВ "Оператор електронної реєстрації та звітності", ТзОВ "Український сертифікаційний центр", ЗАТ "Інфраструктура відкритих ключів", ТзОВ "Арт-мастер", ДП "Українські спеціальні системи" про забезпечення передачі електронної звітності та сертифікації ключів.

Підприємства подають неймовірну кількість звітів в органи статистики, податкову і пенсійний фонд. На жаль на даний час спостерігається відсутність єдиного стандарту електронної звітності в даних контролюючих органів. А програмні комплекси щодо подання комплексу державної звітності типу "Бест-Звіт" написано приватними компаніями і вони є вузькоспеціалізованими (лише щодо звітності до одного органу) і недосконалими. Враховуючи постійні зміни законодавства, форм звітності, програмні продукти вимагають постійного відслідковування оновлень, що призводить до ускладнення співробітництва, оскільки звіти зроблені з «учора на сьогодні» не приймаються з причин втрати актуальності. Вимога приносити звіт підготовлений з «сьогодні на сьогодні» є відкритим проханням фондів.

Суб'єктами малого підприємства дуже поширені варіанти ведення обліку вручну і згідно законодавства такі суб'єкти мають право за певних умов подавати паперові варіанти звітів. Але в реальному процесі прийняття такі звіти не враховуються і працівники державних органів вимагають електронний варіант. Добре, коли бухгалтер чи той, хто веде облік та складає звітність, обізнаний користувач персонального комп'ютера та швидко може опанувати програмні продукти, що надають змогу виконати електронну звітність прямо в в органі держслужби. А якщо така людина не наділена такими якостями, тоді дуже часто виникають негативні ситуації та суперечки при поданні такої паперової звітності.

Варіант, коли на рівні держави розробили б модульну єдину безкоштовну державну звітну програму та генерацію електронних ключів, міг би набагато спростити створення звітності на місцях, подачу та прийняття звітності [7].

На основі систематизації існуючих проблем впровадження СЕД в органах державної влади проведено аналіз можливих напрямків їх вирішення, основні з яких виділено на рисунку 2.

Рис.2. Шляхи вирішення можливих проблем запровадження СЕД в державній установі

Прогрес у застосуванні електронної технології опрацювання документів (або форм) і поступової заміни паперових форм визначається розвитком електронних комунікацій і, насамперед, Інтернету. Його доступність є ключем до застосування і розвитку різних електронних документів не лише на окремо взятому підприємстві або в установі, а й у масштабі держави.

Усе це дозволяє істотно підвищити ефективність праці при підготовці документів, оскільки єдиним інструментом пошуку та аналізу даних доступний весь інформаційний простір органу влади. У підготовці нових документів можуть легко використовуватися не тільки особисті чи колективні наробітки службовців, але й фрагменти чи аналітичні матеріали, отримані на основі дослідження всіх (при безумовному контролі прав доступу до інформації) наявних документів. Це найсуттєвішим чином підвищує ефективність праці і якість підготовлюваних документів.

Список використаних джерел

1. Про електронні документи та електронний документообіг: Закон України від 22 травня 2003 року № 851-IV (зі змінами та доповненнями)// Вісник Державного комітету архівів України. - 2003. - Вип. 2(14). -С. 15-22.

2. Про електронний цифровий підпис: Закон від 22 травня 2003 року № 852-IV України (зі змінами та доповненнями)// Вісник Державного комітету архівів України. - 2003. - Вип. 2(14). -С. 23-32.

3. Матвієнко О., Дубова С. Професіоналізація інформаційної діяльності у сфері державного управління//Вісник Національної академії державного управління при Президентові України. - 2007. №1. - С.52-60.

4. Матвієнко О., Цивін М. Основи організації електронного документообігу: Навчальний посібник. - К.: Центр учбової літератури, 2008. - 112с.

5. Система електронного документообігу в державному правлінні/Уклад.: І.В.Клименко, К.О.Линьов. - К.: НАДУ, 2006. 32с.

6. Про загальнодержавну програму впровадження електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису: Проект Закону України//http://search.ligazakon.ua/l_doc2.nsf/link1/JE27600V.html

7. http://www.marazm.org.ua/tax/4_118.html

Размещено на Allbest.ru