Проблемы внедрения системы электронного документооборота проектно-сметной документации в инжиниринговой компании

Размещено на http://www.allbest.ru/

Санкт-Петербургский государственный экономический университет

Отдел управления проектами в инжиниринговой компании

Проблемы внедрения системы электронного документооборота проектно-сметной документации в инжиниринговой компании

магистрант Трифонова Оксана Николаевна

магистрант Ваганов Павел Сергеевич

Аннотация

Приводится обобщенный (как положительный, так и отрицательный) опыт внедрения системы электронного документооборота проектно-сметной документации в инжиниринговой компании. Классифицируются и рассматриваются основные проблемы внедрения системы электронного документооборота проектно-сметной документации в инжиниринговой компании, и, как следствие, предлагаются методы их решения.

Ключевые слова: проблемы внедрения, система электронного документооборота, проектно-сметная документация, инжиниринговая компания, методы решений

Мы живем в век высоких технологий, которые проникли практически во все сферы нашей жизни - досуг, учеба и так далее. Не стала исключением и такая важная сфера, занимающая большую часть нашей жизни, как работа. И как следствие, компании, в которых мы работаем или которыми владеем, вовлечены в еще более серьезную конкуренцию между собой, чем прежде, в погоне за прибылью, большим охватом рынка в своей отрасли, безопасностью хранения своих данных и оптимизацией своих бизнес-процессов.

Например, инжиниринговой компании, имеющей только бумажный технический архив проектно-сметной документации, к сожалению, трудно конкурировать по всем аспектам в той же отрасли с компаниями, в которых уже внедрена система электронного документооборота проектно-сметной документации, так как внедрение такой системы позволяет комплексно автоматизировать процесс решения задач, связанных с вопросами хранения, поиска и распределения технической информации и документации, планирования и оперативного управления работами.

Поэтому в отстающих за прогрессом инжиниринговых компаниях остро встает вопрос о внедрении такой системы электронного документооборота проектно-сметной документации. И, как следствие, если отстающие инжиниринговые компании не проведут должного исследования в области внедрения данной системы и не учтут опыт внедрения других, более продвинутых в этой области, инжиниринговых компаний, тогда эти компании получат больше отрицательный опыт внедрения, чем положительный.

Основываясь на личном опыте внедрения системы электронного документооборота проектно-сметной документации в инжиниринговой компании, предлагается следующая классификация основных проблем внедрения такой системы и, как следствие, методы их решения:

Экономические проблемы внедрения:

Развитие инжиниринговой компании. Решение: планирование бюджета компании под будущие инновационные проекты внедрения.

Поспешный выбор программного продукта. Решение: проведение конкурса по программным продуктам в соотношении цена\качество, с учетом того, что система должна быть полностью или частично открыта для дальнейшей ее доработки силами своего штата программистов.

Технические проблемы внедрения:

Несоответствие системных показателей имеющегося оборудования в инжиниринговой компании к системным требованиям системы электронного документооборота. Решение: перед внедрением системы электронного документооборота необходимо провести аудит имеющегося оборудования в инжиниринговой компании под требования внедряемой системы и при необходимости провести закупку нового оборудования.

Безопасность хранения данных в системе электронного документооборота. Решение: лучше выбирать систему электронного документооборота, как приложение, основанное на двухзвенной клиент-серверной архитектуре, состоящей из системы управления базами данных, например, MS SQL-сервер и “толстого” клиента. MS SQL-сервер имеет сертификат безопасности уровня C2, а приложение, размещенное на стороне клиента, работает с таблицами базы данных не напрямую, а через хранимые процедуры, что обеспечивает соответствие между правами доступа пользователя и разрешенными ему операциями с данными.

Рис. 1. Приложение, основанное на двухзвенной клиент-серверной архитектуре

Реализация дружественного интерфейса системы электронного документооборота. Решение: разрабатывать интерфейс системы электронного документооборота с учетом технических ограничений самой системы и требований от сотрудников инжиниринговой компании.

Меняющиеся бизнес-процессы инжиниринговой компании во время внедрения системы электронного документооборота. Решение: оперативно актуализировать бизнес-процессы инжиниринговой компании, уже заложенные в системе электронного документооборота, с помощью технически подкованного штата программистов.

Нестабильная работа системы электронного документооборота. Решение: своевременное проведение требуемых профилактических мероприятий по поддержанию работоспособности системы электронного документооборота. электронный документооборот сметный документация

Поспешная интеграция системы электронного документооборота с другими корпоративными приложениями. Решение: до начала разработки и внедрения интеграционных решений необходимо внедрить базовые модули системы электронного документооборота и обеспечить успешный ввод в промышленную эксплуатацию. Только после этого можно приступать к наращиванию функционала используя модули интеграции с другими информационными системами. Например, такой информационной системой может стать пакет офисных приложений от Microsoft - MS Word, MS Excel.

Управленческие проблемы внедрения:

Увеличивающиеся сроки внедрения системы электронного документооборота. Решение: стратегическое планирование работ по внедрению системы электронного документооборота и отслеживание сроков выполнения спланированных работ в одной из систем управления проектами, например, Primavera P6.

Административное бездействие руководства. Решение: составом рабочей группы создать и предоставить на утверждение руководству распорядительные документы, например, распоряжение и регламент работы во внедряемой системе электронного документооборота.

Организационные проблемы внедрения:

Отрицательный опыт внедрения системы электронного документооборота. Решение: организовать процесс внедрения системы электронного документооборота, руководствуясь ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания», ГОСТ 50-34.698-90 «Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов2 и ГОСТ 34.602-89 «Техническое задание на создание автоматизированной системы» [1, с. 1-5], [2, с. 1-41] и [3, с. 1-14] и, учитывая в том числе, отпуска большинства сотрудников инжиниринговой компании.

Слабый кадровый состав рабочей группы внедрения системы электронного документооборота. Решение: состав рабочей группы должен формироваться из кадров, отвечающих всем необходимым требованиям в нужной специализации.

Поздняя миграция имеющихся бумажных версий документов в электронные версии документов. Решение: организовать параллельно с этапом выбора системы электронного документооборота для своей инжиниринговой компании структуризацию бумажного архива (если потребуется) и сканирование бумажных версий документов.

Хаотичное обследование бизнес-потребностей инжиниринговой компании. Решение: организовать проведение последовательного и полного бизнес-анализа инжиниринговой компании перед внедрением системы электронного документооборота.

Некорректная постановка задачи на разработку системы электронного документооборота. Решение: организовать разработку технического задания на создание системы электронного документооборота в инжиниринговой компании с учетом сформированных требований к разрабатываемой системе электронного документооборота от сотрудников этой компании, руководствуясь ГОСТ 34.602-89 “Техническое задание на создание автоматизированной системы” [3, c. 1-14].

Недобросовестное отношение к проведению этапа приемо-сдаточных испытаний по внедряемой системе электронного документа. Решение: организовать проведение этапа приемо-сдаточных испытаний по внедряемой системе электронного документооборота строго по техническому заданию и, если потребуется, составить список доработок.

Полное или частичное отсутствие развернутых инструкций по работе во внедряемой системе электронного документооборота. Решение: или организовать создание полного\недостающего комплекта кратких инструкций в сжатые сроки или обеспечить постоянную техническую и консультационную поддержку сотрудникам, использующим данную внедряемую систему электронного документооборота.

Низкая компьютерная грамотность сотрудников. Решение: организовать повышение компьютерной грамотности сотрудников путем проведения дополнительного обучения им.

Неэффективное обучение сотрудников работе во внедряемой системе электронного документооборота. Решение: организовать обучение сотрудников работе во внедряемой системе электронного документооборота в непринужденной\игровой форме.

Безэтапный переход к эксплуатации внедряемой системы электронного документооборота. Решение: организовать этап опытной и промышленной эксплуатации внедряемой системы электронного документооборота.

Нестандартные ситуации в работе сотрудников во внедряемой системе электронного документооборота. Решение: организовать техническую и консультационную поддержку по работе во внедряемой системе электронного документооборота.

Юридическая сила электронных документов без использования электронной цифровой подписи. Решение: организовать сопровождение электронных документов их сканированными образами, содержащих «реальные» подписи, во внедряемой системе электронного документооборота.

Человеческий фактор - проблемы внедрения:

Слабая заинтересованность руководства. Решение: предоставить руководству весомые аргументы по преимуществам использования внедряемой системы электронного документооборота. Например, автоматизирован процесс оформления, сдачи в технический архив и выпуск проектно-сметной документации с помощью внедряемой системы электронного документооборота, что позволит сократить срок сдачи проекта заказчику.

Консерватизм сотрудников. Решение: необходимо придерживаться индивидуального подхода к сотрудникам с консервативными взглядами. Стараться привлекать этих сотрудников еще на стадии формирования требований к внедряемой системе электронного документооборота.

Возраст сотрудников. Решение: учитывать возрастной фактор при распределении сотрудников по группам на обучение внедряемой системы электронного документооборота.

Рис. 2. Человеческий фактор

Учет данной классификации проблем при внедрения системы электронного документооборота проектно-сметной документации в инжиниринговой компании и методы их решения позволят провести внедрение пилотного проекта в рамках запланированного бюджета, в кратчайшие сроки и без потерь человеческих ресурсов.

Список литературы

1. ГОСТ 34.601-90. Автоматизированные системы. Стадии создания. - ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР, 1992. 5 с.

2. ГОСТ 50-34.698-90. Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов. - 1992. 41 с.

3. ГОСТ 34.602-89. Техническое задание на создание автоматизированной системы. - ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР, 1990. 14 с.

Размещено на Allbest.ru