Об опыте внедрения системы электронного документооборота (на примере ОАО "Усинскгеонефть")

Понятие и функции систем электронного документооборота. Информационные технологии в автоматизации бизнес-процессов с целью повышения эффективности документооборота. Программный продукт 1С в системе документооборота на предприятии ОАО "Усинскгеонефть".

Рубрика Программирование, компьютеры и кибернетика
Вид статья
Язык русский
Дата добавления 18.12.2017
Размер файла 19,0 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Санкт-Петербургский гуманитарный университет профсоюзов

Экономический факультет

Кафедра информатики и математики

Об опыте внедрения системы электронного документооборота (на примере ОАО "Усинскгеонефть")

Путькина Лидия Владимировна

кандидат технических наук, профессор

Якименко Владимир Николаевич

магистрант, 2 курс

Аннотация: Развитие современных информационных технологий позволяет проводить реинжиниринг бизнес-процессов на предприятии с целью повышения эффективности документооборота. Существовавшая до внедрения, система документооборота на предприятии ОАО "Усинскгеонефть", характеризовалась отсутствием единой платформы, и состояла из различного аппаратного и программного обеспечения. В результате был выбран программный продукт от фирмы 1С, который позволил вывести систему документооборота предприятия на качественно более высокий уровень.

Ключевые слова: система электронного документооборота, автоматизация, бизнес-процессы, делопроизводство

Система электронного документооборота - это автоматизированная многопользовательская система (компьютерная программа, комплекс программ и т.п.), включающая в себя все этапы работы с документами на протяжении всего жизненного цикла. Кроме того СЭД предназначается для автоматизации и учета бизнес-процессов взаимодействия между работниками организации (ознакомление, поручение, согласование, утверждение и т.п.). Так же СЭД позволяют реализовать электронный документооборот между организациями, в том числе наладить обмен информацией с контролирующими органами.

Основные функции СЭД:

1. Обеспечение безопасности. Должна быть реализована надлежащая защита всей информации, содержащейся в базах СЭД, а так же реализован многоуровневый безопасный доступ к этой информации. (электронная подпись);

2. Версионность. Любой из документов в информационной базе может находиться в большом количестве версий, причем разного формата;

3. Автоматизация поиска. В СЭД должен быть реализован многокритериальный поиск по всей информации, хранящейся в информационных базах;

4. Планирование. Для автоматизации внутренней деятельности предприятия, в СЭД реализуются разнообразные механизмы планирования и управления трудовой деятельностью с возможностью предоставления отчетов и уведомлений по текущим бизнес-процессам;

5. Интеграция с другими ИТ-средствами производства. Электронная почта, системы ERP, CRM и др.;

6. Рациональная организация и хранение содержащейся информации. Возможность создания резервных копий - неотъемлемая часть любой ИТ системы;

7. Инструментарий для обеспечения удобной работы с документацией во всех проявлениях;

8. Информационная поддержка всех уровней пользователей.

Основные цели и задачи, решаемые путем внедрения СЭД, можно представить следующим образом:

1. Создание единой информационной базы для хранения корпоративной информации;

2. Создание единого структурированного реестра документации в соответствии с принятой номенклатурой дел в организации;

3. Существенно сократить сроки исполнения бизнес-процессов;

4. Обеспечить сохранность электронных копий бумажных документов;

5. Повысить прозрачность и контролируемость документооборота;

6. Повысить уровень дисциплины исполнителей и обеспечить автоматизированный контроль путем реализации специализированной отчетности;

7. Автоматизировать ознакомление с документацией путем использования электронных копий;

8. Повысить эффективность корпоративного управления с контролем за исполнением;

9. Повысить скорость поиска документов;

10. Сократить объемы копирования документов и обеспечить контроль их печати;

11. Повысить уровень информационной безопасности за счет внедрения механизмов ЭЦП и аудита системных событий;

12. Предоставить руководству широкий аналитический инструментарий;

13. Увеличить распространение корпоративных стандартов и обеспечить контроль за их исполнением.

Существовавшая до внедрения, система документооборота на предприятии ОАО "Усинскгеонефть", характеризовалась отсутствием единой платформы, и состояла из различного аппаратного и программного обеспечения. Отсутствовала система реализации электронных копий документов, и как следствие, не функционировала система резервного копирования. Все бизнес-процессы были основаны на использовании бумажных оригиналов или копий. Вследствие применения различных инструментов, отсутствовала возможность формирования аналитической отчетности по всему массиву данных. Поиск документации по прошлым периодам занимал достаточно продолжительное время. Отсутствовала автоматизированная система контроля за выполнением поручений сотрудниками. Не в полной мере выполнялись корпоративные стандарты в области работы с документацией. Бизнес-процессы документооборота, проходили с превышением установленных сроков. Возникали инциденты, вследствие утери бумажных документов и превышения сроков исполнения.

Очевидно, что назрела необходимость в решении указанных проблем. Перед предприятием ОАО "Усинскгеонефть" встал вопрос о выборе системы СЭД и варианта внедрения СЭД.

В качестве программной реализации СЭД, были рассмотрены следующие программные продукты: Босс-Референт на платформе Lotus Domino, DocsVision, Directum, 1C:Документооборот КОРП, Е1 Евфрат. Все вышеперечисленные программные продукты используют СУБД MS SQL Server за исключением Босс-Референт, реализованного на своей собственной СУБД. Был выбран программный продукт от фирмы 1С по следующим соображениям:

1. Наличие подготовленного персонала на предприятии. Поддержка продукта возможна силами отдела ИТ без необходимости дополнительного обучения;

2. Распространенность платформы. На рынке труда существует достаточное количество квалифицированных специалистов;

3. Снижение затрат. При примерно равной средней цене на вышеперечисленные программные продукты, предприятие уже использовало лицензированное программное обеспечение фирмы 1С, что позволяло произвести закупку ПО с определенной экономией;

4. Совместимость. Так как предприятие уже использует программные продукты фирмы 1С, снимается ряд вопросов по интеграции СЭД в систему управления предприятием.

Различают два типа внедрения СЭД: внедрение собственными силами и привлечение специалистов по внедрению со стороны.

Выбор внедрения силами сторонних специалистов характеризуется прежде всего высокими затратами, как прямыми - приобретение полного пакета необходимого ПО и возможное переоснащение аппаратной части, стоимость проведения анализа всех уровней хозяйственной деятельности на предприятии, стоимость работы специалистов, непосредственно занятых в программе внедрения, обучение сотрудников предприятия работе с новым ПО. Так и косвенных - временные затраты на переход всех подразделений на новые способы ведения делопроизводства и документооборота на предприятии. Достаточно большие затраты на этот вариант внедрения компенсируются полностью работоспособной системой, комплекс функций которой зачастую больше, чем функционал, обеспечиваемый внедрением собственными силами. Руководство организации, рассматривая варианты, утвердило внедрение собственными силами, как менее затратное в финансовом плане. А так же принимался во внимание тот факт, что подобный путь позволит более досконально адаптировать СЭД к нуждам предприятия путем постепенного интегрирования функционала программного комплекса в организацию документооборота на предприятии. Что в свою очередь должно было положительно сказаться на адаптации сотрудников организации к новым для них регламентам и стандартам электронного документооборота.

Перед началом внедрения были проведены следующие подготовительные работы:

1. Персонал отдела ИТ, непосредственно задействованный в процессе внедрения был ознакомлен с основными особенностями и функционалом нового программного продукта;

2. Были выделены ресурсы ЛВС - сформирован виртуальный сервер в соответствии с рекомендациями по характеристикам аппаратной части от поставщиков программного продукта;

3. Было проведено развертывание информационной базы с нагрузочным тестированием;

4. Были разработаны необходимые инструкции для персонала отдела делопроизводства и сотрудников, участвующих в определенных бизнес-процессах;

5. Были написаны сценарии резервного копирования новой информационной базы, и добавлены в регламент резервного копирования критичной информации, принятый в организации.

После переработки утвержденного Положения об организации документооборота в соответствии с новыми возможностями, предоставляемыми программным комплексом, а так же всех необходимых технических мероприятий по обеспечению развертывания клиент-серверной архитектуры нового программного продукта, специалисты приступили к поэтапному внедрению СЭД.

Первый этап характеризуется реорганизацией процедур обработки документов. Основные каналы поступления документации: электронная почта, факсимильная связь, физическая доставка. И если в случае с электронными копиями документов, поступающих по каналам сети "Интернет" проблем практически не возникло, то обработка и занесение в информационную базу всей поступающей документации на физических носителях вызвало определенные трудности, связанные с большим объемом входящей корреспонденции, которые решились техническим переоснащением рабочих мест делопроизводителей.

В течение второго этапа внедрения были реализованы простые бизнес-процессы. Доступ к информационной базе СЭД получил более широкий круг пользователей. Были настроены простые отчеты. В это же время было проведено обучение на местах, позволившее выявить узкие места в инструкциях пользователей, что в свою очередь позволило подготовить новые релизы сопроводительной документации.

Третий этап позволил реализовать сложные варианты бизнес-процессов. Так же были внедрены комплексные процессы. Технический персонал, занимавшийся внедрением, получил ценный опыт по конструированию сводных отчетов. Были успешно протестированы и задействованы механизмы интеграции с другими информационными базами предприятия.

На четвертом этапе были автоматизированы все запланированные бизнес-процессы. Было реализовано хранилище договорной документации с необходимым функционалом, разграничением уровней доступа и специфическим инструментарием, реализованным по запросу юридической службы предприятия.

Выбранный сценарий внедрения, по временным затратам уступает варианту от сторонних организаций. Но это компенсируется снижением прямых расходов. Так же основным плюсом можно назвать большую адаптацию программного продукта к текущей ситуации на предприятии, а так же то, что штатные сотрудники получили необходимый опыт по работе с новым для них инструментом.

электронный документооборот автоматизация

Список литературы

1. Putkina L.V. The concept of process approach to management//В мире научных открытий. 2014. № 9.1 (57). С. 469-476.

2. Аванесов Г.М., Путькина Л.В. Информационные технологии в допечатной подготовке. Учебное пособие. СПб, 2015

3. Аванесов Г.М., Путькина Л.В. Управление жизненным циклом информационных систем. Учебное пособие. СПб, 2014

4. Горбунов А. А., Путькина Л. В. Виртуальная предпринимательская структура. Новый подход в системе управления//Мир экономики и права. - № 5. - 2011. - С.13-18

5. Механизмы управления организациями социально-культурной сферы в трансформируемой экономике России/М. С. Мотышина [и др.]; под ред. М.С. Мотышиной. -СПб: СПбГУП, 2010. -224 с. -(Новое в гуманитарных науках; Вып. 48).

6. Путькина Л. В. Динамика концепции развития предпринимательских структур//Международный научно-исследовательский журнал. 2015. №2-3 (33). С.79-80.

7. Путькина Л. В. Особенности инновационных предпринимательских структур//Международный научно-исследовательский журнал. 2015. №2-3 (33). С.80-82.

8. Путькина Л. В. Проектирование интеллектуальных систем в экономике. Статья в открытом архиве № 0321400431 30.07.2014

9. Путькина Л. В. Эволюция концепций применения ИТ в управлении бизнес-процессами//Международный научно-исследовательский журнал. 2014. №12-2 (31). С.31-32.

10. Путькина Л. В. Эффективность реинжиниринга бизнес-процессов на предприятиях СКС//Современные аспекты экономики. 2009. №4. С.32-34

11. Путькина Л. В. Методика управления бизнес-процессами на предприятиях социально-культурной сферы//Сборник научных трудов Sworld. -2012. -Т. 32. -№ 4. -С. 3-7.

12. Путькина Л. В. Реинжиниринг бизнес-процессов в сфере услуг на примере компании Xerox.//Материалы Международной научно-практической конференции "Современные тенденции в образовании и науке" 31 октября 2013 г. Часть 21: М-во обр. и науки РФ. Тамбов. Изд-во ТРОО "Бизнес-Наука-Общество". -2013. -С.91-92.

13. Путькина Л. В. Формирование бизнес-процессов на виртуальном рынке//Материалы Международной научно-практической конференции "Инновационное развитие современной науки". -Уфа. -31 января 2014 г.

14. Путькина Л.В. Разработка инновационной стратегии деятельности коммерческого предприятия на виртуальном рынке. Современные проблемы науки и образования. - 2013. - № 2;С. 365, URL: http://www.science-education.ru/108-8876 (дата обращения: 16.04.2013)

15. Путькина Л.В., Деревинский Д.О. Системы дистанционного обучения на платформе Microsoft office sharepoint server 2007//Дистанционное обучение в высшем профессиональном образовании: опыт, проблемы и перспективы развития: тезисы докл. 2 Межвуз. науч.-практ. конф. (Санкт-Петербург, 10 июня 2009 г.). Санкт-Петербург, 2009. С. 94-97.

16. Путькина Л.В., Пискунова Т.Г. Интеллектуальные информационные системы. СПб: СПбГУП, 2008.

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

  • Принципы автоматизации и типы архитектур систем учета электронного документооборота. Бизнес-процессы в среде "1С: Предприятие 8". Структура информационной базы электронного документооборота деканата. Объекты и методы механизма бизнес-процессов.

    дипломная работа [773,9 K], добавлен 27.06.2013

  • Понятие бизнес-процесса. Формы автоматизации регистрации документов. Функции систем электронного управления делопроизводства и документооборота, обоснование их выбора и практическое применение. Структура рынка программных продуктов в области ЭУД.

    курсовая работа [232,8 K], добавлен 17.07.2013

  • Использование информационных технологий в здравоохранении. Автоматизация электронного документооборота. Обзор рынка медицинских услуг. Здравоохранение в США. Программная реализация автоматизации электронного документооборота медицинских учреждений.

    отчет по практике [201,0 K], добавлен 27.04.2016

  • Значение документооборота как средства для управления предприятием. Организации системы электронного документооборота и требований, предъявляемых к системам. Проблема выбора системы электронного документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса.

    контрольная работа [31,8 K], добавлен 14.09.2015

  • Классификация и сравнение программных продуктов в области электронного управления документацией. Информационное исследование и анализ процессов, подлежащих автоматизации на предприятии. Внедрение системы корпоративного электронного документооборота.

    дипломная работа [5,4 M], добавлен 29.06.2012

  • Разработка технологии работы по заключению договора на поставку с использованием системы электронного документооборота. Назначение и функции информационной технологии на основе СЭД "Дело-Предприятие". Анализ требований к программно-техническим средствам.

    курсовая работа [851,5 K], добавлен 11.03.2013

  • Создание системы электронного документооборота для компании ООО "ФТН Монитор". Общая информация об автоматизируемом объекте. Исследование состава информации. Обзор существующих программных продуктов. Описание программного продукта и его установка.

    дипломная работа [1,9 M], добавлен 27.05.2015

  • Процессы внутреннего документооборота производственного предприятия. Управление организационно-распорядительной документацией. Построение модели TO BE на основе предложений по усовершенствованию процессов в рамках системы электронного документооборота.

    дипломная работа [970,9 K], добавлен 22.01.2016

  • Организация конфиденциального документооборота в системе информационной безопасности предприятия на примере ООО "Торговый дом "Алдан". Создание системы взаимодействия бумажного и электронного документооборота. Программно-аппаратные средства защиты.

    курсовая работа [3,1 M], добавлен 12.11.2010

  • Принципы организации документооборота управленческой деятельности. Создание компонентов систем электронного документооборота. Directum: краткое описание системы, решаемые задачи, архитектура. Безопасные приемы работы. Виды опасных и вредных факторов.

    дипломная работа [1,7 M], добавлен 17.03.2013

  • Задачи системы электронного документооборота. Анализ существующих информационных систем. Методы и средства инженерии программного обеспечения. Концептуальная модель данных в BPWin. Построение инфологической модели системы документооборота "Doc_Univer".

    курсовая работа [56,1 K], добавлен 25.03.2014

  • Общая характеристика основных подходов к автоматизации документооборота и процессов управления в бизнес-процессе организации. Описание, функции и назначение системы электронного документооборота (СЭД), а также анализ проблем ее комплексной реализации.

    реферат [23,3 K], добавлен 12.10.2010

  • Разработка проекта автоматизации документооборота при помощи механизма бизнес-процессов и с использованием современных программных наработок в 1С:Предпирятие. Создание информационной базы "Деканат" для обработки данных процесса обучения студентов.

    дипломная работа [954,8 K], добавлен 26.07.2013

  • Основные принципы систем электронного документооборота. Комплексный подход к созданию СЭД. Описание особенностей среды разработки. Создание программного продукта, определение трудоемкости данного процесса и необходимых для его реализации затрат.

    дипломная работа [3,2 M], добавлен 14.05.2012

  • Назначение системы электронного документооборота. Построение функциональной модели поставки товаров в супермаркет. Основные свойства системы электронного документооборота ООО "Ксенокс". Особенности проектирования системы обеспечения продукцией в BPwin.

    курсовая работа [1,4 M], добавлен 15.01.2010

  • Современные электронные системы управления и работы с документами. Проблемы традиционных и электронных технологий ДОУ. Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами). Защищенность электронного документооборота.

    дипломная работа [124,9 K], добавлен 12.12.2007

  • В статье рассмотрены критерии эффективности, которые позволяют с высокой степень адекватности оценить проектирования, разработку и внедрение систем документооборота. Критерии основаны на элементах формальной модели композитного документооборота.

    статья [22,2 K], добавлен 19.04.2006

  • Понятие системы электронного документооборота. Документ - способ упорядочения информации. Современные системы электронного оборота документации и их технические возможности. Обзор разработчиков СЭД. Глобальные государственные инициативы в этой сфере.

    реферат [1,5 M], добавлен 09.12.2013

  • Описание высшего учебного заведения как отрасли производства. Основные задачи кафедры, организация документооборота. Анализ существующих средств электронного документооборота. Обоснование необходимости разработки, целей, назначения и структуры модели.

    курсовая работа [345,4 K], добавлен 06.05.2011

  • Разработка универсальной системы электронного документооборота HotDoc с разграничением прав доступа пользователей, с эффективной системой поиска документа, с возможностью внедрения в различные организации. Реализация программы в виде веб-приложения.

    дипломная работа [5,5 M], добавлен 24.09.2012

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.