Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат

ИНФОРМАЦИЯ, СИСТЕМА, БАЗА ДАННЫХ, ДАННЫЕ, СТРУКТУРА, УПРАВЛЕНИЕ, ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ СИСТЕМЫ, МОДЕЛЬ ДАННЫХ, ЗАПРОСЫ, СТРАНИЦЫ, ОТЧЕТЫ

Объектом исследования является Саморегулируемая организация Некоммерческого партнерствам «Межрегиональное объединение проектных организаций»

Целью работы является разработка программного комплекса информационно-справочной системы предприятия.

В процессе работы были изучены особенности работы организации, структура информационных технологий, работы отдельных подразделений организаций. В организации необходимо хранить данные различную документацию, отчеты по данным.

Степень внедрения - не предусмотрено.

Область применения - в практике работы специалиста.

Эффективность - повышение качества знаний в данном проекте.

В результате исследования была разработана информационно-справочная система предприятия. Решение этой проблемы стало быстрое и простое составление базы данных. Предложены направления совершенствования механизма предприятия. Информационно-справочная система должна обеспечивать хранение данных в Саморегулируемой организации Некоммерческого партнерствам «Межрегиональное объединение проектных организаций».

Содержание

• Введение
• 1. Понятие и развитие информационно-справочных систем

1.1 Развития информационно-справочных систем

1.2 Использование информации в принятии управленческих решений

• 2. Основные понятие базы данных
• 2.1 База данных в информационно-справочных системах

2.2 Система управления базами данных

• 2.3 Характеристика моделей данных
• 2.4 База данных в Microsoft Access
• 2.5 Архитектура базы данных в Microsoft Access

3. Проектирование информационно-справочной системы в Microsoft Access

Заключение

Список используемых источников

Введение

Любая организация нуждается в своевременном доступе к информации. Ценность информации в современном мире очень высока. Роль распорядителей информации в современном мире чаще всего выполняют базы данных. Базы данных обеспечивают надежное хранение информации, в структурированном виде и своевременный доступ к ней. Практически любая современная организация нуждается в базе данных, удовлетворяющей те или иные потребности по хранению, управлению и администрированию данных.

На сегодняшний день на рынке представлено множество технологий доступа к данным и серверов баз данных, каждое, из которых имеет свои отличительные черты. Современные приложения обработки данных ориентированы на работу с большим количеством пользователей, на их удаленность от места расположения основного сервера.

Microsoft Access поистине великолепная в использовании программа, позволяющая быстро решать поставленные задачи, создавая приятную и удобную работу.

Темой данного дипломного проекта является разработка программного комплекса информационно-справочной системы предприятия. Для реализации данной задачи была выбрана среда разработки Microsoft Access.

Для принятия обоснованных и эффективных решений в производственной деятельности, в управлении экономикой и в политике современный специалист должен уметь с помощью компьютеров средств связи получать, накапливать, хранить и обрабатывать данные, представляя результат в виде наглядных документов. В современном обществе информационные технологии развиваются очень стремительно, они проникают во все сферы человеческой деятельности. В разных областях зачастую приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.

Информационно-справочная система предприятия существенно упрощает работу сотрудников организации, а так же помогает им решать различную поставленную работу организации.

Целью данного проекта является разработка информационной системы для Саморегулируемой организации некоммерческого партнерство «Межрегиональное объединение проектных организаций»

Для достижения поставленной цели были решены следующие задачи, определившие структуру работы:

- охарактеризованы возможности использования информационных технологий;

- проанализирована деятельность и разработана информационно-справочная система.

Разработанная информационная система в организации может быть использована во всех филиалах Саморегулируемой организации некоммерческого партнерство «Межрегиональное объединение проектных организаций» и позволяет вести учет, хранение различной информации, различные отчеты.

Представленный проект состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.

В первой главе описывается развитие информационно-справочных систем и использование информации в принятии управленческих решений.

Во второй главе раскрыты основные понятие базы данных. Дана характеристика моделей данных, база данных в Microsoft Access и архитектура базы данных в Microsoft Access.

В третьей главе была спроектирована информационно-справочная система в Microsoft Access.

1. Понятие и развитие информационно-справочных систем

1.1 Развития информационно-справочных систем

база данные microsoft access

В 50-е гг. была осознана роль информации как важнейшего ресурса предприятия, организации, региона, общества в целом. Начали разрабатывать автоматизированные информационно-справочные системы разного рода. Первые информационно-справочные системы были предназначены исключительно для обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских счетных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов. Вначале, когда появилась возможность обработки информации с помощью вычислительной техники, был распространен термин «системы обработки данных», этот термин широко использовался при разработке систем радиоуправления ракетами и другими космическими объектами, при создании систем сбора и обработки статистической информации о состоянии атмосферы, учетно-отчетной информации предприятий. По мере увеличения памяти основное внимание стали уделять проблемам организации баз данных. Это направление сохраняет определенную самостоятельность и в настоящее время и занимается в основном разработкой и освоением средств технической и программной реализации обработки данных с помощью вычислительных машин разного рода. Для сохранения этого направления по мере его развития появились термины «базы знаний», «базы целей», позволяющие расширить толкование проблемы собственно создания и обработки базы данных до задач, которые ставятся в дальнейшем при разработке информационно-справочных систем. Информация, полученная из них, стала применяться для периодической отчетности по многим параметрам. Для этого организациям требовалось компьютерное оборудование широкого назначения, способное обслуживать множество функций, а не только обрабатывать счета и считать зарплату, как было ранее.

Сильная взаимосвязь между программами и данными, то есть изменения в предметной области приводили к изменению структуры данных, а это заставляло дорабатывать программы.

В 70-х - начале 80-х гг. информационно-справочные системы предприятий начинают использоваться в качестве средства управления производством, поддерживающего и ускоряющего процесс подготовки и принятия решений. В своем большинстве информационные системы этого периода предназначались для решения установившихся задач, которые четко определялись на этапе создания системы и затем практически не изменялись.

Появление персональных компьютеров приводит к корректировке идеи. Новый подход идей нашел свое применение в системах поддержки принятия решении, которые характеризуют новый этап компьютерного организационного управления. При этом уменьшается нагрузка на централизованные вычислительные ресурсы и верхние уровни управления, что позволяет сосредоточить в них решение крупных долгосрочных стратегических задач. Решение идей зависит от оперативного доступа пользователей к централизованным ресурсам и уровня информационных связей, как по «горизонтали», так и по «вертикали» в пределах организационной структуры. В то же время для обеспечения эффективного управления крупными предприятиями была развита и остается актуальной идея создания интегрированных автоматизированных систем управления.

К концу 80-х гг. концепция использования информационные системы вновь изменяется. Они становятся стратегическим источником информации и используются на всех уровнях предприятия любого профиля. Информационные технологии этого периода, предоставляя вовремя нужную информацию. Они помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции высокого качества и по низкой цене и др. Стремление преодолеть недостатки предыдущего поколения информационные системы породило технологию создания и управления базами данных. База данных создается для группы взаимосвязанных задач, для многих пользователей и это позволяет частично решить проблемы ранее созданных информационных систем. Вначале системы управления базами данных разрабатывались для больших электронно-вычислительных машин, и их количество не превышало десятка.

1.2 Использование информации в принятии управленческих решений

Информационные процессы являются не самоцелью, они призваны в конечном итоге управлять материальными потоками, а также взаимодействием материальных и информационных потоков.

В настоящее время сложилось два направления автоматизации управленческой деятельности, связанных с применением автоматических и автоматизированных систем. Они различаются характером объектов управления: если в первом случае объектами управления являются технологические процессы и работа оборудования и человек не принимает участия в процессе управления, то во втором - коллективы людей, занятых в сфере материального производства и сфере обслуживания, где роль человека остается определяющей.

В зависимости от роли человека в процессе управления, форм связи и функционирования звена «человек-машина», распределения информационных и управляющих функций между оператором и ЭВМ, между ЭВМ и средствами контроля и управления все технологии можно разделить на информационные и управляющие. Информационные технологии, обеспечивающие сбор и выдачу «удобном» для обозрения виде измерительную информацию о ходе технологического или производственного процесса, в результате соответствующих расчетов определяют, какие управляющие воздействия следует произвести, чтобы управляемый процесс протекал наилучшим образом. Выработанная управляющая информация служит рекомендацией оператору, причем основная роль принадлежит человеку, а машина играет вспомогательную роль, выдавая для него необходимую информацию.

Информационные технологии должны, с одной стороны, представлять отчеты о нормальном ходе производственного процесса и, с другой - информацию о ситуациях, вызнанных любыми отклонениями от нормального процесса.

Различают два вида информационных технологий: информационно-справочные (пассивные) и информационно-советующие (активные).

Информационно-справочные (пассивные), которые поставляют информацию оператору после его связи с системой по соответствующему запросу. В них ЭВМ необходима только для сбора и обработки информации об управляемом объекте. На основе информации, переработанной ЭВМ и представленной в удобной для восприятия форме, оператор принимает решения относительно способа управления объектом. ЭВМ предоставляет широкие возможности для математической обработки данных (сравнение текущих значений параметров с их максимально и минимально допустимыми значениями, прогнозирование характера изменения контролируемых параметров). В математическое обеспечение ЭВМ входят библиотека рабочих программ, каждая из которых выполняет одну или несколько функций централизованного контроля, и программа-диспетчер, выбирающая для выполнения ту или иную рабочую программу. Общение между оператором и ЭВМ ведется в режиме «запрос-ответ».

Информационно-советующие (активные), которые сами выдают абоненту предназначенную для него информацию периодически или через определенные промежутки времени. В этих системах наряду со сбором и обработкой информации выполняются следующие функции: определение рационального технологического режима функционирования по отдельным технологическим параметрам процесса, определение управляющих воздействий по всем или отдельным управляемым параметрам процесс.

Промежуточным классом между информационной и управляющей технологиями можно считать информационно-управляющую систему, которая предоставляет оператору достоверную информацию о прошлом, настоящем и будущем состоянии производственной системы. Следовательно, кроме программ сбора и обработки производственной информации необходима реализация ряда дополнительных программ статистики, прогнозирования, моделирования, планирования.

Корпоративная информационная система - управленческая идеология, объединяющая бизнес-стратегию и информационные технологии. Корпоративная информационная система - это масштабируемая система, предназначенная для комплексной автоматизации всех видов хозяйственной деятельности небольших и средних предприятий, в том числе корпораций, состоящих из группы компаний, требующих единого управления. Корпоративной информационной системой может считаться система, автоматизирующая более 80% подразделений предприятия. Корпоративные информационные системы являются развитием систем для рабочих групп, они ориентированы на крупные компании и могут поддерживать территориально разнесенные узлы или сети. В основном они имеют иерархическую структуру из нескольких уровней. Для таких систем характерна архитектура клиент-сервер со специализацией серверов или же многоуровневая архитектура. При разработке таких систем могут использоваться те же серверы баз данных, что и при разработке групповых информационных систем. Однако в крупных информационных системах наибольшее распространение получили серверы Oracle, DB2 и Microsoft SQL Server.

Эффективное управление современным предприятием представляет собой довольно нетривиальную задачу, учитывая многообразие используемых ресурсов и высокую скорость изменения операционного окружения. Основными функциями управления являются, как известно, планирование, организация, активизация, координация, контроль и анализ, которые осуществляются в многомерном пространстве различных областей деятельности предприятия. Формируемые в ходе выполнения вышеперечисленных функций управленческие решения служат отправным моментом для конкретных исполнителей. В связи с тем, что автоматизация исполнения должностных обязанностей и отдельных поручений фактически стала в последнее время стандартом, особую остроту приобретает проблема автоматизации непосредственно управленческих функций.

Следовательно, наиболее существенной чертой комплексной информационной системы должно стать расширение контура автоматизации для получения замкнутой, саморегулирующейся системы, способной гибко и оперативно перестраивать принципы своего функционирования.

Очевидно, что в состав должны войти средства для документационного обеспечения управления, информационной поддержки предметных областей, коммуникационное программное обеспечение, средства организации коллективной работы сотрудников и другие вспомогательные (технологические) продукты. Из этого, следует, что обязательным требованием является интеграция большого числа программных продуктов.

Подобная широкопрофильная система должна в равной, максимально допустимой, степени удовлетворить все подразделения организации, по возможности сохранить существующие бизнес-процессы, а также методы и структуру управления. Без привлечения автоматизации практически нельзя контролировать постоянно меняющиеся бизнес-процессы.

Наполнение предметной части может существенно изменяться в зависимости от профиля деятельности предприятия, включая, например, программное обеспечение для финансового анализа, складскую программу либо PDM-систему. Некоторая часть определяется такими характеристиками, как масштаб организации и объемы информационных работ. С их увеличением становится актуальным внедрение специализированных модулей делопроизводства и архивного хранения, которые способны поддерживать крупные электронные архивы смешанной документации с обеспечением необходимого уровня надежности и безопасности хранения информации.

В дополнение к функционалу, структуру определяют и реализующие данный функционал технологии. С этой точки зрения современные информационные системы должны отвечать целому набору обязательных требований. Среди них, в первую очередь, стоит отметить использование архитектуры клиент-сервер с возможностью применения большинства промышленных систем управления баз данных, обеспечение безопасности с помощью различных методов контроля и разграничения доступа к информационным ресурсам, поддержку распределенной обработки информации, модульный принцип построения из оперативно-независимых функциональных блоков с расширением за счет открытых стандартов (API, COM и другие), а также поддержку технологий Internet/intranet.

Немаловажную роль играют и другие эксплуатационные характеристики: легкость администрирования, эргономичность, наличие локализованного, русифицированного интерфейса.

2. Основные понятие базы данных

2.1 База данных в информационно-справочных системах

Информационно-справочные системы могут принести огромную пользу для организации, за счет автоматизации задач, которые раньше решались вручную. Преимущества информационно-справочных систем сводятся к следующим ключевым понятиям: быстрее, лучше и больше. Информационно-справочные системы ориентированы в большей степени на сбор, хранение и выдачу по запросу пользователя формализованной информации экономического, технического или стандартной формы, либо форма проектируется технологического характера. Можно считать, что информационно-справочная система ориентирована на работу с конкретизированными данными цифрового или текстового типа. Различают информационно-справочные системы по виду запроса и форме представления результата. Запрос может быть стандартный и произвольный. Результат может быть представлен либо справкой в произвольном виде по желанию пользователя в момент обработки его запроса.

Информационно-справочная система реализует множество операций, где под операцией понимается некоторое логически законченное действие над информацией, хранящейся в базе данных, инициированное пользователем системы. Информационно-справочные системы создаются в случае необходимости для поиска сблокированной по определенным функциональным признакам информации в базах данных по запросу пользователей.

База данных - это организованная структура, предназначенная для хранения информации. Сегодня большинство систем управления базами данных позволяют размещать в своих структурах не только данные, но и методы, то есть программный код, с помощью которых происходит взаимодействие с потребителем или с другими программно-аппаратными комплексами. Таким образом, в современных базах данных хранятся отнюдь не только данные, но и информация.

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи.

В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство базы данных опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия. В качестве такого учебного объекта мы выберем Microsoft Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office.

В дипломном проекте решается задача построения базы данных для организации. Организация основана на членстве лиц, осуществляющих подготовку проектной документации объектов капитального строительства, о присвоении статуса Саморегулируемой организации нашему Некоммерческому партнерству «Межрегиональное объединение проектных организаций». Организации необходимо решать задачи регистрации заказов, расчёта стоимости, выставления счетов, учёта платеже, отчеты налоговой.

Информационно-справочная система должна обеспечивать хранение данных, просмотр различной информации об организации.

2.2 Система управления базами данных

Системы управления базами данных комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержанием, редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи.

Существует много систем управления базами данных. Они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю разные функции и средства. Системы управления базами данных опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий.

Структура базы определяет методы занесения данных и хранения их в базе. Базы данных могут содержать различные объекты. Основными объектами базы данных являются таблицы. Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу. Структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы.

Структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи. Если записей в таблице нет, то ее структура образована набором полей. Изменив состав полей базовой таблицы, тем самым изменяем структуру данных, и, соответственно, получаем новую базу данных.

Базы данных определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Например, свойства полей могут быть такими: имя поля, тип поля, размер поля, формат поля, маска ввода, подпись, значение по умолчанию, условие на значение, обязательное поле, индексированное поде, пустые строки. Типы данных: текстовый, числовой, денежный, дата/время, счетчик, поле мемо (большой объем текста), логический, поле объекта OLE (для мультимедийных объектов), гиперссылка, место подстановок.

База данных работает с проектировщиками и исполнителями. Проектировщики разрабатывают структуру таблиц базы и согласовывают ее с заказчиком; разрабатывают объекты, предназначенные для автоматизации работы и ограничения функциональных возможностей работы с базой. Пользователи работают с базами данных, наполняют ее и обслуживают.

Системы управления базами данных имеет два режима: проектировочный и пользовательский. В проектировочном режиме создаются и изменяются структура базы и ее объекты. В пользовательском используются ранее подготовленные объекты для наполнения или получения данных из нее.

База данных может содержать разные типы объектов. Каждая система управления базами данных может реализовывать свои типы объектов.

Таблицы - основные объекты любой базы данных, в которых хранятся все данные, имеющиеся в базе, и хранится сама структура базы (поля, их типы и свойства).

Отчеты - предназначены для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на печатающее устройство принтер. В них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, время создания отчета и другое.

Страницы или страницы доступа к данным - специальные объекты в базе данных, выполненные в коде HTML , размещаемые на web -странице и передаваемые клиенту вместе с ней. Объект не является базой данных, посетитель может с ее помощью просматривать записи базы в полях страницы доступа, страницы - интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенным на сервере.

Запросы - служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С их помощью выполняют отбор данных, их сортировку и фильтрацию. Можно выполнить преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое заполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу моментальный снимок - образ отобранных из базовых таблиц полей и записей. Работа с образом происходит быстрее и эффективнее, нежели с таблицами, хранящимися на жестком диске.

Обновление в базе данных тоже можно осуществить посредством запроса. В базовые таблицы все данные вносятся в порядке поступления, т.е. они не упорядочены. Но по соответствующему запросу можно получить отсортированные и отфильтрованные нужным образом данные.

Формы - средства для ввода данных, предоставляющие пользователю необходимые для заполнения поля. В них можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Пример, заполнение определенных полей бланка. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства их оформления.

2.3 Характеристика моделей в базе данных

Хранимые в базе данные имеют определенную логическую структуру, то есть модель. Различают следующие основные модели представления данных в базе данных: иерархическую, сетевую, реляционную и объектно-ориентированную.

В иерархической модели данные представляются в виде древовидной (иерархической) структуры. Достоинством данной модели является возможность реализовать очень быстрый поиск, когда условия запроса соответствуют иерархии в схеме базы данных, однако при работе с данными со сложными логическими связями иерархическая модель оказывается слишком громоздкой.

В сетевой модели данные организуются в виде произвольного графа. Достоинством этой модели является высокая скорость поиска и возможность адекватно представлять данные для решения множества задач в самых различных предметных областях. Высокая скорость поиска основывается на классическом способе реализации сетевой модели - на основе списков. Недостатком сетевой модели является жесткость структуры и высокая сложность ее организации.

Иерархической и сетевой модели недостатком является то, что структура данных задается на этапе проектирования базы данных и не может быть изменена при организации доступа к данным.

Реляционная база данных представляет собой совокупность таблиц связанных отношен6иями. Разница между таблицей в привычном смысле и понятием отношения заключается в том, что в отношении нет порядка - это неупорядоченное множество записей. Порядок определяется не отношением, а конкретной выборкой из отношения. Связь между таблицами существует на логическом уровне и определяется предметной областью. Практически связь между таблицами устанавливается путем использования логически связанных данных в разных таблицах.

Физическая независимость данных означает с точки зрения пользователя, что представление данных абсолютно не зависит от способа их физического хранения. Как следствие этого, физическое перемещение данных никоим образом не может повлиять на логическую структуру базы данных. Другой тип независимости, обеспечиваемый реляционными системами логическая независимость означает, что изменение взаимосвязей между таблицами и строками не влияет на правильное функционирование программных приложений и текущих запросов. Для работы используется стандартизированный язык структурированных запросов SQL.

Достоинствами реляционной модели данных являются простота, гибкость структуры, удобство реализации на компьютере, высокая стандартизованность и использование математического аппарата реляционной алгебры и реляционного исчисления.

К недостаткам можно отнести трудность использования реляционных моделей для некоторых современных приложений. Названная проблема решается расширением реляционных моделей в объектно-реляционные.

В объектно-реляционной модели отдельные записи базы данных представляются в виде объектов. Между записями базы данных и функциями их обработки устанавливаются взаимосвязи с помощью механизмов, подобных соответствующим средствами в объектно-ориентированных языках программирования. Объектно-ориентированные модели сочетают особенности сетевой и реляционной моделей и используются для создания крупных баз данных со сложными структурами данных.

Большинство современных баз данных для персональных компьютеров являются реляционными. Существует большое разнообразие моделей представления данных, но преимуществами обладает реляционная модель, которую возьмём для разработки базы дынных.

2.4 База данных в Microsoft Access

Microsoft Access - это самая популярная в настоящее время среди широкого круга пользователей система управления базами данных. Ее успех можно связывать с великолепной рекламной кампанией, организованной Microsoft, или включением ее в окружение продуктов семейства Microsoft Office. Однако большой успех, скорее всего, заключается в прекрасной реализации продукта, рассчитанного как на начинающего, так и квалифицированного пользователя.

Система управления базами данных Microsoft Access для работы с данными использует процессор баз данных, объекты доступа к данным и средство быстрого построения интерфейса конструктор форм. Для получения распечаток используются Конструкторы отчетов. Автоматизация рутинных операций может быть выполнена с помощью макрокоманд. На тот случай, когда не хватает функциональности визуальных средств, пользователи Microsoft Access могут обратиться к созданию процедур и функций. При этом как в макрокомандах можно использовать вызовы функций, так и из кода процедур и функций можно выполнять макрокоманды.

Microsoft Access из всех рассматриваемых средств разработки имеет самый богатый набор визуальных средств. Главное качество Microsoft Microsoft Access, которое привлекает к нему многих пользователей, - тесная интеграция с Microsoft Office. К примеру, скопировав в буфер графический образ таблицы, открыв Microsoft Word и применив вставку из буфера, мы тут же получим в документе готовую таблицу с данными из базы данных.

Вся работа с базой данных осуществляется через окно контейнера базы данных. Отсюда осуществляется доступ ко всем объектам, а именно: таблицам, запросам, формам, отчетам, макросам, модулям.

Встроенный SQL позволяет максимально гибко работать с данными и значительно ускоряет доступ к внешним данным.

Пользователям, малознакомым с понятиями реляционных баз данных, Microsoft Access дает возможность разделять свои сложные по структуре таблицы на несколько, связанных по ключевым полям.

Процесс построения систем обработки данных значительно различается на разных предприятиях и фирмах в зависимости от объема данных, которые они обрабатывают. Microsoft Access - это типичная настольная база данных. В то же время на небольшом предприятии с количеством компьютеров не больше 10, ресурсов Microsoft Access вполне может хватить для обслуживания всего делопроизводства, естественно, в связке с Microsoft Office. Пользователи могут обращаться к одной базе данных, установленной на одной рабочей станции, которая не обязательно должна быть выделенным сервером. Для того чтобы не возникали проблемы сохранности и доступа к данным, имеет смысл воспользоваться средствами защиты, которые предоставляет Microsoft Access.

В отличие от других рассматриваемых средств разработки, система управления базами данных Microsoft Access имеет русифицированный интерфейс и частично переведенный на русский язык файл контекстной помощи.

При создании многих объектов и элементов управления в Microsoft Access предоставляется несколько возможностей реализации поставленной задачи.

2.5 Архитектура базы данных в Microsoft Access

Microsoft Access - это функционально полная реляционная система управления базами данных. В ней предусмотрены все необходимые вам средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Что касается легкости использования, то Microsoft Access совершил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к нему.

Основные компоненты Microsoft Access: построитель таблиц; построитель экранных форм; построитель SQL-запросов; построитель отчётов, выводимых на печать.

В Microsoft Access база данных обозначает файл, содержащий набор информации. База данных в Microsoft Access может содержать следующие типы объектов таблица, запрос, форма, отчёт, страница, макрос, модуль.

Система управления базами данных предоставляет вам возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. Система управления базами данных также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. Система управления базами данных включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблоны. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access. Окно Microsoft Access , представлено на рисунке 2.1

Рисунок 2.1- Окно Microsoft Access

Microsoft Access может работать одновременно только с одной базой данных. Но одна база данных Microsoft Access может включать множество таблиц, форм, запросов, отчётов, макросов и модулей, которые хранятся в одном файле с расширением mdb.

Таблица - это объект, соответствующий понятию «таблица» в теории реляционных баз данных. Для каждой таблицы в Microsoft Access можно определить первичный ключ и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным.

Microsoft Access позволяет создавать структуру таблицы в трех режимах - в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Разница предполагает использование этих средств пользователями с разным уровнем подготовки, разными целями и перспективами использования данных. Естественно имеется возможность просматривать, редактировать, удалять и добавлять записи, осуществлять поиск, замену, сортировку данных, изменять вид таблицы. Связи между таблицами определяются специальным средством, которое называется «Схема данных».

Microsoft Access относится к системе управления базой данных, ориентированным на рядовых потребителей. Она позволяет, не прибегая к программированию, с легкостью выполнять основные операции с базами данных: создание, редактирование и обработка данных. Этот пакет работает в ОС Windows на автономных персональных компьютерах или в локальной сети. Посредством MS Microsoft Access создаются и в дальнейшем эксплуатируются личные базы данных (настольные), а также базы организаций, имеющих относительно небольшой объем данных.

Microsoft Access является частью пакета Microsoft Office и входит в комплект его поставки.Среда Microsoft Access располагает характерным для приложений Windows интерфейсом, состоящим из следующих компонентов: титульной строки, главного меню, панели инструментов, поля для работы и строки состояния. Система управления базой данных работает с данными, которые можно выстроить в иерархическую последовательность.

К основным объектам Microsoft Access относится: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблицы - главный тип объекта, поскольку все остальные вариации объектов - это производные от таблицы. Основные составляющие таблицы - поля и записи, они определяют свойства элементов таблицы.

Запросы - результаты обращения пользователя к базам данных с целью поиска данных, удаления, добавления и обновления записей. Результаты поиска (выборки) подаются в табличном виде.

Формы - вспомогательные объекты, от использования которых можно отказаться. Они формируются, чтобы создать дополнительные удобства пользователю в плане просмотра, ввода и редактирования данных.

Отчеты - документы, предназначенные для вывода на печать, сформированные на информации, которая содержится в таблицах и запросах.

Microsoft Access содержит огромное количество функций (небольших встроенных программ, которые в результате выполнения возвращают значение), выполняющих множество разных задач. Есть функции для манипулирования базами данных, строками, числами в формате даты и времени, математические, деловые и финансовые. Их можно использовать для создания вычисляемых выражений в формах, отчётах и запросах.

Макросы позволяют автоматизировать выполнение некоторых задач и представляет собой структуру, состоящую из одной или нескольких макрокоманд, которые выполняются либо последовательно, либо в порядке, заданном определенными условиями. Набор макрокоманд в Microsoft Access очень широк, с помощью макросов можно реализовать многое из того, что позволяют сделать процедуры на VBA. Каждая макрокоманда имеет определенное имя и, возможно, один или несколько аргументов, которые задаются пользователем [21].

Основное назначение макросов - это создание удобного интерфейса приложения чтобы:

- формы и отчеты открывались при нажатии кнопок в форме или на панели инструментов или же привычным выбором команды меню;

- при открытии приложения пользователь видел на экране не окно базы данных, наполненное множеством таблиц, запросов, форм и отчетов

Язык VBA реализует объктно-ориентированный подход к программированию и позволяет программисту делать практически всё. Он является полностью расширяемым и поддерживает процедуры API в любых динамических библиотеках (DDL) операционной системы Windows.

Полнофункциональная среда разработки поддерживает множество мощных современных возможностей: многооконный режим для редактирования и отладки, автоматическую проверку синтаксиса, контрольные точки, пошаговое выполнение и даже синтаксическую справку, отображающих на экране варианты видимых команд.

3. Проектирование информационно-справочной системы

В качестве СУБД была выбрана Microsoft Access 2003, т.к. она создана для работы с реляционными базами данных, включающая все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных. Теперь обоснуем выбор:

1. Microsoft Access входит в основной пакет Microsoft Office, который имеет широкое распространение, что при условии покупки этого пакета исключает необходимость приобретения другой СУБД.

2. С помощью Microsoft Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, что упрощает работу пользователя.

3. Microsoft Access позволяет осуществлять автоматическую обработку данных.

4. Microsoft Access имеет интуитивно понятный интерфейс, что значительно упрощает работу.

5. Microsoft Access позволяет осуществлять выдачу простых и сложных отчетов.

Система Microsoft Access - это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов, отчетов, web страниц и макросов.

Таблицы представляют собой объекты, которые создаются пользователем для хранения информации о предметах или субъектах в определенной структуре.

Организованная база данных Саморегулируемой организации Некоммерческого партнерства «Межрегиональное объединение проектных организаций», разработанная с помощью Microsoft Access, состоит из следующих таблиц: «Контакты», «Президиум», «СМИ о нас» и «Филиалы».

Таблица «Контакты» содержит информацию о контактных данных предприятия. В окне Конструктора таблицы были заполнены соответствующие поля, представленные на рисунке 3.1.



Рисунок 3.1 - Таблица «Контакты» в режиме «Конструктора»

Структура таблицы «Президиум» была создана аналогичным образом, как и таблица «Контакты» (рисунок 3.2).

Рисунок 3.2 - Таблица «Президиум» в режиме «Конструктора»

Рисунок 3.3 - Таблица «СМИ о нас» в режиме «Конструктора»

Структура таблицы «Филиалы» была создана аналогичным образом, как и таблица «СМИ о нас» (рисунок 3.4).

Рисунок 3.4 - Таблица «Филиалы» в режиме «Конструктора»

Формы - одно из основных средств для работы с базами данных в Microsoft Access и используются для ввода новых записей (строк таблиц), просмотра и редактирования уже имеющихся данных, задания параметров запросов и вывода ответов на них и др.

Элементами управления могут быть графические примитивы, надписи, рисунки и другие статические объекты, которые не изменяются при переходе между записями.

Элементами управления являются:

- кнопки команд, которые активизируют исполнение различных операций; объекты типа подчиненные формы;

- объекты, облегчающие восприятие данных, такие как календарь или счетчик;

- элементы пользователя.

Каждый элемент помещается в определенный раздел формы. В зависимости от типа раздела элемент управления будет появляться, и отображаться на каждой странице, в каждой группе записей или для каждой записи.

Для того, чтобы обеспечить удобное взаимодействие пользователя с базой данных, была создана главная кнопочная форм, на которой были созданы 7 кнопочных форм. Главная форма открываться при запуске базы данных, она содержит информацию о компании СРО (рисунок 3.5).

На главной кнопочной форме располагаются 7 кнопок:

1. ФИЛИАЛЫ, при нажатии на которую открывается форма «Филиалы».

2. СМИ о нас, при помощи которой осуществляется переход к форме «СМИ о нас».

3. ПРЕЗИДИУМ - открывается форма «Президиум».

4. Вступление в СРО, при нажатии на которую открывается форма «Вступление в СРО».



Рисунок 3.5 - Форма «Главная»

5. Взносы, при помощи которой осуществляется переход к форме «Взносы».

6. КОНТАКТЫ открывается форма «Контакты».

7. ВЫХОД - для закрытия программы.

Форма «Филиалы» является составной, она работает с одноименной таблицей «Филиалы». Вид формы «Филиалы» представлен на рисунке 3.11

Рисунок 3.6 - Форма «Филиалы»

Форма «СМИ о нас» содержит новости, и ссылки на них где содержится полная информация (рисунок 3.6).

Рисунок 3.7 - Форма «СМИ о нас»

Форма для просмотра «Президиума» содержит информацию о сотрудниках (рисунок 3.7).

Рисунок 3.7 - Форма «Президиум»

Форма «Вступление в СРО» содержит информацию и перечень документов, которые необходимо представить в Саморегулируемую организацию Некоммерческое партнерство «Межрегиональное объединение проектных организаций» на получение Свидетельства (внесение изменений в Свидетельство) о допуске к работам, которые оказывают влияние на безопасность объектов капитального строительства (кроме особо опасных и технически сложных объектов, объектов использования атомной энергии) (рисунок 3.8).

Рисунок 3.8 - Форма «Вступление в СРО»

Форма «Взносы» содержит информацию по вступительным взносам (рисунок 3.8). Ежемесячные членские взносы определяются с учетом расходов на содержание центральной дирекции и каждого филиала в отдельности.



Рисунок 3.8 - Форма «Взносы»

Форма «Контакты» содержит информацию для связи (рисунок 3.9).

Рисунок 3.9 - Форма «Контакты»

Разработанная база данных позволяет просмотреть справочную информацию о Саморегулируемой организации Некоммерческого партнерства «Межрегиональное объединение проектных организаций». При появлении новых задач пользователь может в кратчайшие сроки реализовать их в базе данных, путем добавления строк, столбцов и целых таблиц.

Заключение

В дипломном проекте решена задача разработки программного комплекса информационно-справочной системы, вопрос систематизации информации является одним из актуальнейших вопросов управления. Наличие в рамках корпоративной информационной системы информационно-справочного компонента дает возможность использовать еще один инструмент, позволяющий повысить эффективность управления организацией. Информационно-справочная система предоставляет оперативный доступ к информации, помогает в создании единого информационного пространства для всех уровней управления, упрощает регистрацию данных и их обработку, позволяет регистрировать информацию. В режиме реального времени в том месте, где она появилась, способствует снижению трудозатрат и распределению их равномерно на всех участников системы учета, планирования и управления.

В ходе работы над данным проектом нами были проанализированы теоретические основы и практическая часть. В результате было определено значение информационно-справочных систем и рассмотрены этапы проектирования. Для решения поставленной задачи в дипломном проекте была взята программа Microsoft Access.

Программное средство в Саморегулируемой организации некоммерческогопартнерство «Межрегиональное объединение проектных организаций» реализовано с использованием Microsoft Access. В программе предусмотрено создание и сохранение новых записей, редактирование старых, просмотр сведений.

Приложения является не законченным программным продуктом. Программа будет в дальнейшем времени доработана, для чего понадобятся дополнительные средства. В течение, которого будут исправляться все недочеты, которые пропустил или не реализовывал разработчик.

Программа имеет удобный пользовательский интерфейс, она написана под операционную систему Windows. Пользование программой требует лишь элементарных знаний приемов работы с данной операционной системой.

В целом задача была выполнена в полной мере, и программа может быть использована на практике. Ошибки работы программы могут возникать только при неквалифицированном ее использовании.

Из практической части работы, произведенных в дипломном проекте, что приобретение и использование данной информационно-справочной системы будет эффективным.

В процессе работы были изучены особенности работы организации, структуры и информационных технологий, работы отдельных подразделений организаций. В результате исследования была разработана информационно-справочная система. Решение этой проблемы стало быстрое и простое составление базы данных. Предложены направления совершенствования механизма предприятия. Информационно-справочная система должна обеспечивать хранение данных в Саморегулируемой организации Некоммерческого партнерствам «Межрегиональное объединение проектных организаций».

В результате выполнения дипломного проекта были усовершенствованы знания в области программирования баз данных и объектно-ориентированного программирования, приобретены навыки с работой информации.

Список использованных источников

1. Балдин, К.В. Информационные системы в экономике: Учебник/ К.В. Балдин - 2010 . - 395 с.

2. Банк, В.Р. Информационные системы в экономике: Учебник для вузов/ В.Р. Банк, - М: Экономист, 2011. - 477 с.

3. Барановская, Т. П. Информационные системы и технологии в экономике Издательство/ Т.П. Барановская - 2011. - 416 с.

4. Блюмин, А. М. Проектирование систем информационного, консультационного и инновационного обслуживания/ А.М. Блюмин, Печеная Л. Т., Феоктистов Н. А.// -М.: Издательский дом Дашков и К, 2011. - 352 с.

5. Божко, В. П. Информационные технологии в статистике Издательства. /В.П. Божко, Финстатинформ, КноРус, 2011. - 144 с.

6. Веревченко, А. П. Информационные ресурсы для принятия решений Издательства. /А.П. Веревченко, Деловая Книга, Академический проект; 2011. - 560 с.

7. Волокитин, А. В. Средства информатизации государственных организаций и коммерческих фирм. Справочное пособие Издательство/А.В.Волокитин, ФИОРД-ИНФО 272 стр., 2011 г.

8. Гаранин, М.В. Системы и сети передачи информации Издательство/М.В.Гаранин, Экзамен, 336 стр., 2011 г.

9. Гаскаров, Д. В. Интеллектуальные информационные системы Издательство/Д.В. Гаскаров, Высшая школа, 432 стр., 2011 г.

10. Гвоздева, Т.П. Проектирование информационных систем/Т.П. Гвоздева, М.: Феникс. - 2009. -354 с.

11. Герасимова, Л.Н. Информационное обеспечение маркетинга/Л.Н.Герасимова, Издательство: Маркетинг, 120 стр., 2012 г.

12. Годин, В. В. Информационное обеспечение управленческой деятельности.// В.В. Годин, И.К. Корнеев. - Издательства: Высшая школа, Мастерство, - 2013. - 240 стр.

13. Годин, В.В. Управление информационными ресурсами: 17-модульная программа для менеджеров ?Управление развитием организации?. Модуль 17./ В.В. Годин, И.К. Корнеев - М.: ИНФРА-М, 2013. - 352 с. (23, 88, 109, 116, 242)

14. Григорьев, Л.Н. Информационные технологии/Л.Н Григорьев, проблемы развития отрасли в России 2013 г.

15. Гринберг, А. С. Информационные технологии моделирования процессов управления экономикой/А.С. Гринбер, Издательство: Юнити-Дана; 400 стр., 2013 г.

16. Гринберг, А. С. Информационный менеджмент/А.С Гринберг, Издательство: Юнити-Дана; 416 стр., 2013 г.

17. Данилин, А.С. Архитектура и стратегия. "Инь" и "янь" информационных технологий/ Интернет-университет информационных технологий/ ИНТУИТ.ру 2013 г // А.С.Данилин, Слюсаренко А.- [Электронный ресурс].

18. Дик, В.В. Информационные системы в экономике: Учебник / Под ред. В.В.Дик. - М.: Финансы и статистика, 2014. - 342 с.

19. Дудипска, Э.Г. Мизла М. Управленческие информационные системы/Э.Г.Дудипска, Проблемы теории и практики управления. 2014. № 2. С. 114-120.

20. Душин, В. К. Теоретические основы информационных процессов и систем/ В.К.Душин, Издательство: Дашков и Ко , 250 стр., 2014 г.

21. Калянов, Г. Н. Консалтинг: от бизнес-стратегии к корпоративной информационно-управляющей системе/Г.Н.Калянов, Издательство: Горячая Линия - Телеком 208 стр., 2014 г.

22. Карминский, А.М. Информатизация бизнеса: Концепции, технологии, системы/ А.М. Карминский, В.П. Нестеров. и др. - М: Финансы и статистика. - 2012. - 624 с.

23. Крылович, А.В. Информационные технологии в управлении предприятии/А.В.Крылович// Открытые системы. Директор информационной службы. - [Электронный ресурс] -12 февраля 2012 г.

24. Липаев, В. В. Системное проектирование сложных программных средств для информационных систем/ В. В Липаев, Издательство: Синтег; 268 стр., 2012 г.

...