Главная Коллекция "Revolution" Программирование, компьютеры и кибернетика Автоматизация учета деловой переписки и приказов предприятия

Автоматизация учета деловой переписки и приказов предприятия

Учет деловой переписки и приказов предприятия (организации) как объект автоматизации. Основные участники бизнес-процесса организации. Диаграмма потоков данных (документооборота). Разработка концепции построения автоматизированной информационной системы.

Рубрика Программирование, компьютеры и кибернетика
Вид курсовая работа
Язык русский
Дата добавления 14.01.2018
Размер файла 1,7 M
рефераты на заказ со скидкой

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

39

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

  • Введение
  • 1. Объект автоматизации
  • 2. Предварительное планирование работ
  • 3. Предпроектное обследование
  • 3.1 Краткая характеристика объекта автоматизации
  • 3.2 Участники бизнес-процесса
  • 3.3 Диаграмма потоков данных
  • 3.4 Бизнес-процессы на предприятии
  • 4. Разработка концепции построения АИС
  • 4.1 Функции для автоматизации
  • 4.2 Определение данных, предполагаемых для хранения
  • 4.3 Отображение сущностей на диаграммах
  • 5. Разработка структуры БД
  • 5.1 Описание таблиц БД.
  • 5.2 Оценка емкостной сложности БД
  • 5.3 Логическая схема данных
  • 6. Разработка пользовательских интерфейсов
  • Заключение
  • Список используемых источников

Введение

С развитием информационных технологий компьютеры, с их расширенными функциональными возможностями, активно применяются в различных сферах человеческой деятельности, связанных с обработкой информации, представлением данных.

В современном обществе, которое функционирует в жестких рыночных условиях, своевременная обработка информации способствует совершенствованию организации производства, оперативному и долгосрочному планированию, прогнозированию и анализу хозяйственной деятельности, что позволяет успешно конкурировать на рынке. Каждая организация стремиться минимизировать затраты времени, материальных, трудовых ресурсов в ходе своей деятельности и упростить процесс обработки информации. Эти задачи можно решить с использованием автоматизированных информационных систем.

Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципов построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов - систем управления базами данных.

1. Объект автоматизации

Объектом автоматизации является учет деловой переписки и приказов предприятия (организации).

2. Предварительное планирование работ

Общий календарный план создания АИС

Стадии работ

Объёмы работ на стадии, %

Даты работ

Объём финансирования, тыс. руб.

Отчетные документы

Исполнители

начало

окончание

№

Название

1

Формирование требований к ИС

7,13дн

01.02

13.02

28 166,67

Тактико-техническое задание

Аналитик, Начальник проекта

2

Разработка концепции построения ИС

8,15дн

14.02

28.02

45 000

Отчет о выполненной работе

Начальник проекта, Главный программист

3

Техническое задание (ТЗ)

10,18дн

1.03

18.03

54 000

ТЗ

Начальник проекта, Главный программист

4

Технический проект (ТП)

10,18дн

19.03

5.04

135 000

ТП

Начальник проекта, Программист-5

5

Рабочая документация (РД)

25,46дн

6.04

21.05

179 400

РД

Начальник проекта, Программист-2

6

Ввод в действие

40,73дн

22.05

1.07

284 700

Акт сдачи-приема работ

Начальник проекта, программист-2

Общий объем финансирования

726 266 руб.

Аналитик - 20 000 руб/мес

Начальник проекта - 45 000 руб/мес

Главный программист - 45 000 руб/мес

Программист - 36 000 руб/месс

3. Предпроектное обследование

3.1 Краткая характеристика объекта автоматизации

Канцелярия предприятия получает корреспонденцию от различных предприятий и организаций; регистрирует ее, направляет в администрацию предприятия; получает ее из администрации с указанием подразделения-исполнителя и сроков подготовки ответа; получает ответы из подразделений, фиксирует дату исполнения.

2. Подразделения формируют документы для отправления в другие предприятия и организации и передают в канцелярию; канцелярия оформляет и регистрирует отправляемую корреспонденцию.

3. Канцелярия получает указания администрации и отдела кадров (ОК) о подготовке текстов приказов, распоряжений; формирует их в нужном количестве экземпляров; передает их в подразделения, принимает отчеты об исполнении.

4. Канцелярия приобретает расходные материалы и изделия (бумагу, конверты, картриджи для принтеров и др.) и передает первичные документы в бухгалтерию (накладные, чеки, акты на списание и др.).

5. Канцелярия составляет для администрации предприятия статистические отчеты о работе канцелярии и данные о переписке предприятия.

6. Отдел кадров заполняет карточки учета сотрудников (ведет картотеку); готовит приказы по кадрам (прием, увольнение, перевод на другую должность и др.), передает приказы в канцелярию для регистрации; формирует статистические отчеты по кадрам.

3.2 Участники бизнес-процесса

Участники бизнес процесса

Функции компонента

Куда передается

Что передается

Внешние организации

Передача корреспонденций.

Прием корреспонденций.

Канцелярия предприятия

Корреспонденция

Канцелярия предприятия

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, приказов.

Передача корреспонденции в подразделения.

Регистрация отчетов подразделений.

Подготовка данных для администрации об исполнении приказов и распоряжений.

Статистическая обработка данных о переписке.

Учет канцелярских расходов

Внешние организации

Администрация

Подразделения

Бухгалтерия

Исходящая корреспонденция.

Входящая и исходящая корреспонденция. Статистика переписки. Статистика исполнения.

Входящая корреспонденция, приказы.

Накладные, чеки, акты на списание материалов и изделий, счета на оплату каналов связи.

Администрация предприятия

Анализ корреспонденции, принятие решений и выдача распоряжений.

Анализ отчетов.

Подготовка данных для приказов

Канцелярия

ОК

Распоряжения по обработке корреспонденций

Данные для приказов

Подразделения

Работа с поступившей корреспонденцией.

Выполнение приказов и распоряжений.

Подготовка исходящих корреспонденций.

Канцелярия

Исходящая корреспонденция.

Отчеты об исполнении приказов и распоряжений

Бухгалтерия

Подготовка отчетов о канцелярских расходах и расходах на оплату каналов связи

Администрация

Отчеты о канцелярских расходах и расходах на оплату каналов связи

Отдел кадров

Сопровождение картотеки сотрудников, подготовка приказов по кадрам; подготовка статистических отчетов по кадрам

Канцелярия,

подразделения, администрация.

Канцелярия

Администрация

Данные о сотрудниках.

Приказы.

Статистические отчеты по кадрам

3.3 Диаграмма потоков данных

Для наглядности документооборот представлен на диаграмме:

На следующей диаграмме показана какие процессы протекают в заданной системе и какими потоками данных они поддерживаются

3.4 Бизнес-процессы на предприятии

Для данной АИС можно выделить три бизнес-процесса:

1) Учет исполнения приказов.

Более детальное представление:

2) Учет переписки:

Детальное представление:

3) Учет канцелярских расходов

Детальное представление:

4. Разработка концепции построения АИС

4.1 Функции для автоматизации

Планируется автоматизировать следующие подпроцессы:

1. Регистрация приказов (частично)

2. Выполнение приказов и распоряжений (частично)

3. Регистрация отчетов из подразделений (частично)

4. Подготовка данных для администрации об исполнении приказов и распоряжении

5. Регистрация входящей корреспонденции (частично)

6. Регистрация исходящей корреспонденции (частично)

7. Подготовка статистики переписки

8. Составление заявки на приобретение материалов и изделий

9. Составление отчета о расходах

4.2 Определение данных, предполагаемых для хранения

В таблице ниже приведены данные, которые мы предполагаем хранить.

Документ

Реквизиты

Интенсивность

Итоги

Корреспонденция.

Признак (входящая, исходящая).

Номер.

Дата.

Канал связи (почта, телефон, факс, телеграф, электронная почта)

Категория или вид (приказ, письмо, постановление и др.)

Название документа.

Отправитель или получатель (государство, город, ФИО, организация).

Объем корреспонденции (страниц формата А4)

В среднем 10 в день

Статистика переписки.

Отчетный период (месяц, год).

Адресат (государство, город, ФИО, организация), число и объем корреспонденций (от него и для него).

Графики и тенденции по месяцам (для варианта 1).

В среднем 1 в месяц.

Общее количество и объем входящих и исходящих документов.

То же с группировкой по категориям корреспонденций, каналам связи, подразделениям, предприятиям.

Распоряжения по обработке данных из корреспонденций.

Номер, дата входящей корреспонденции.

Кому направлен документ (подразделение, ФИО).

Плановый срок исполнения.

Содержание задания.

В среднем 10 в день.

Отчет об исполнении приказов, распоряжений

Номер, дата приказа или распоряжения.

Исполнитель (подразделение, ФИО).

Плановый и фактический сроки исполнения.

В среднем 2 в неделю на подразделение.

Данные о сотрудниках (из картотеки).

Табельный номер

ФИО сотрудника

Подразделение

Должность

Дата рождения

Национальность

Дата приема на работу и увольнения с работы

Поощрения, взыскания (ссылки на приказы)

В среднем 10 в неделю

Приказ администрации.

Номер

Код типа приказа (код добавляется к номеру; примеры кодов: Д - изменение должности, У - прием, увольнение, О - отпуск, П - премии, Р - производственные задания и др.)

Дата.

ФИО сотрудника.

Подразделение.

Должность.

Основное содержание (можно использовать типовые формулировки).

Срок исполнения приказа

В среднем 5 в неделю.

Статистические отчеты по кадрам

Распределение сотрудников по возрасту: до 20 лет, от 20 до 30, от 30 до 40, от 40 до 50, от 50 до 60, свыше 60 лет (по подразделениям, по должностям).

1 раз в месяц.

Статистика исполнения

Месяц.

Подразделение.

Количество заданий за месяц.

Выполнено в срок.

Не выполнено.

Выполнено позже.

1 раз в месяц.

Первичные документы

Номер и дата документа; материалы, изделия; приобретено, на какую сумму; потрачено, на какую сумму.

1 в день

Счета на оплату каналов связи

Суммы по видам каналов связи: почта, телефон, факс, телеграф, электронная почта

1 раз в месяц

Канцелярские расходы.

Что приобретено, на какую сумму; что потрачено, на какую сумму.

Расходы на оплату каналов связи (почта, телефон, факс, телеграф, электронная почта).

Графики и тенденции по месяцам (для варианта 2).

1 раз в месяц

Сумма по видам материалов и по всему отчету.

Выделим по данной таблице сущности.

Оперативные данные

Реквизиты

Данные

Реквизиты

Корреспонденция.

Признак (входящая, исходящая).

Номер.

Дата.

Канал связи (почта, телефон, факс, телеграф, электронная почта)

Категория или вид

Название документа.

Отправитель или получатель (ссылка на табл. отправитель или получатель)

Объем корреспонденции (страниц формата А4)

Отправитель или получатель

государство, город, ФИО, организация

Статистика переписки.

Отчетный период (месяц, год).

Адресат

Число и объем корреспонденций (от него и для него).

Графики и тенденции по месяцам (по объему корреспонденции). (сслыка на корреспонденцию)

Распоряжения по обработке данных из корреспонденций.

Номер

Дата входящей корреспонденции.

Кому направлен документ (ссылка на данные о сотрудниках: подразделение, ФИО).

Плановый срок исполнения.

Содержание задания.

Отчет об исполнении приказов, распоряжений

Номер

дата приказа или распоряжения.

Исполнитель (ссылка на данные о сотрудниках: подразделение, ФИО).

Плановый и фактический сроки исполнения.

Данные о сотрудниках (из картотеки).

Табельный номер

ФИО сотрудника

Подразделение (выпадающий список)

Должность

Дата рождения

Национальность

Дата приема на работу и увольнения с работы

Поощрения, взыскания (ссылки на приказы)

Приказ администрации.

Номер

Код типа приказа (ссылка на коды типа приказа)

Дата.

ФИО сотрудника. (ссылка на данные о сотрудниках)

Подразделение. (ссылка на данные о сотрудниках)

Должность. (ссылка на данные о сотрудниках)

Основное содержание (можно использовать типовые формулировки).

Срок исполнения приказа

Код типа приказа

код добавляется к номеру; примеры кодов: Д - изменение должности, У - прием, увольнение, О - отпуск, П - премии, Р - производственные задания и др.

Статистические отчеты по кадрам

Распределение сотрудников по возрасту: до 20 лет, от 20 до 30, от 30 до 40, от 40 до 50, от 50 до 60, свыше 60 лет (по подразделениям, по должностям).

Статистика исполнения

Месяц.

Подразделение. (вып. список)

Количество заданий за месяц.

Выполнено в срок.

Не выполнено.

Выполнено позже.

Первичные документы

Номер и дата документа;

материалы, изделия;

приобретено, на какую сумму;

потрачено, на какую сумму.

Счета на оплату каналов связи

Суммы по видам каналов связи: почта, телефон, факс, телеграф, электронная почта

Канцелярские расходы.

Что приобретено, на какую сумму; что потрачено, на какую сумму. (ссылка на первичные документы)

Расходы на оплату каналов связи (ссылка на счета оплаты каналов связи).

Графики и тенденции по месяцам.

4.3 Отображение сущностей на диаграммах

"Канцелярия"

"Подразделения"

"Администрация"

автоматизация информационная система документооборот

"Отдел кадров"

"Бухгалтерия"

Ниже приведена таблица прав доступа к хранилищам.

Хранилища

АРМ

Канцелярия

Подразделения

Администрация

Отдел кадров

Бухгалтерия

Корреспонденция

w

r

w

-

-

Отправитель или получатель

w

-

-

-

-

Статистика переписки

w

-

r

-

-

Распоряжения по обработке данных из корреспонденций.

r

-

w

-

-

Отчет об исполнении приказов, распоряжений

r

w

-

-

-

Данные о сотрудниках (из картотеки).

r

r

r

w

-

Приказ

w

-

r

r

-

Статистические отчеты по кадрам

r

-

r

w

-

Статистика исполнения

-

-

-

-

-

Первичные документы

w

-

-

-

r

Счета на оплату каналов связи

w

-

-

-

r

Канцелярские расходы

w

-

-

-

r

Отчет о канцелярских отчетах

-

r

-

w

5. Разработка структуры БД

5.1 Описание таблиц БД.

Поле таблицы БД

Имя

Назначение

Тип

Длина (байт, символов)

Ограничения

Таблица "Kor_Vneshn"

idKor

Первичный ключ

Счетчик

4

Nom

Номер при регистрации

Числовой

4

Date

Дата получения

Дата

8

KanalSv

Поле подстановки фиксированных значений

Текст

8

Nazv

Название корреспонденции

Текст

20

Sotrud

Внешний ключ (поле связи с таблицей "Sotrudniki")

Текст

20

Adresat

Внешний ключ (поле связи с таблицей "Adresat")

Числовой

4

Kolstr

(страниц формата А4)

Числовой

4

Rasp_Adm

Набор фиксированных значений

Текст

20

Отклонить/Утвердить

Длина записи:

92

Таблица "Kor_Vnutr"

idK

Первичный ключ

Счетчик

4

Nom

Номер при регистрации

Числовой

4

DateP

Дата получения

Дата

8

Poluch

Поле фиксированных значений

Текст

4

Otpr

Внешний ключ (поле связи с таблицей "Sotrudniki")

Числовой

10

Kolstr

Количество страниц формата А4

Числовой

4

Длина записи:

34

Таблица "Adresat"

idAdr

Первичный ключ

Счетчик

4

Country

Страна

Текст

10

City

Город

Текст

10

Name

Имя адресата

Текст

50

Orgazniz

Организация

Текст

50

Длина записи:

124

Запрос "Stat_Perepiski_Vnesh_vhod"

Date

Отчетный период

Дата

Name

Кому адресована корреспонденция

Текст

Kol_str

Количество полученной корреспонденции

Числовой

Priznak

"Входящая"

Запрос "Stat_Perepiski_Vnesh_ishod"

Date

Отчетный период

Дата

Name

Кому адресована корреспонденция

Текст

Kol_str

Количество полученной корреспонденции

Числовой

Priznak

"Исходящая"

Запрос "Stat_Perepiski_Vnutr"

DateP

Отчетный период

Poluch

Подразделение-получатель корреспонденции

Kolstr

Количество корреспонденции

Таблица "Rasporjazhenija"

idRasp

Первичный ключ

Счетчик

4

Nomer

Номер распоряжения

Числовой

4

Data

Дата входящей корреспонденции

Дата

8

Poluchatel_rasp

Внешний ключ (поле связи с таблицей "Sotrudniki")

Числовой

4

Srok

Сроки выполнения распоряжения

Дата

8

Soderzh_zadan

Краткое содержание

Текст

100

Длина записи:

136

Таблица "Sotrudniki"

idSotr

Первичный ключ

Счетчик

4

TabNom

Табельный номер

Числовой

4

FIO_Sotr

ФИО сотрудника

Текст

50

Podrazd

Поле подстановки фиксированных значений

Текст

12

Dolzhnost

Внешний ключ (поле подстановки из таблицы "Dolzhnost")

Числовой

4

Birthday

Дата рождения

Дата

8

Nation

Национальность

Текст

10

DataPriema

Дата приема

Дата

8

DataUvolnen

Дата увольнения

Дата

8

Длина записи:

108

Таблица "Dostizhenia"

idD

Первичный ключ

Счетчик

4

Sotr

Внешний ключ (поле связи с таблицей "Sotrudniki")

Числовой

4

Prik

Внешний ключ (поле связи с таблицей "Prikaz")

Числовой

4

Длина записи:

12

Таблица "Dolzhnost"

idDolzhn

Первичный ключ

Счетчик

4

NazvDolzh

Название должности

Текст

20

Zarpl

Зарплата

Денежный

8

Длина записи:

32

Таблица " Prikaz "

idPrik

Первичный ключ

Счетчик

4

NomPrik

Номер приказа

Числовой

4

KodType

Поле подстановки фиксированных значений

Текст

1

DataPrik

Дата приказа

Дата

8

FioSotr

Внешний ключ (поле связи с таблицей "Sotrudniki")

Числовой

4

OsnSoderzh

Краткое содержание приказа

Текст

100

Spoki

Сроки исполнения приказа

Дата

8

Длина записи:

137

Запрос "Otch_Rasp"

Data

Дата выхода распоряжения

Дата

Sroki

Плановый срок выполнения

Дата

FIO_Sotr

Кому отдано распоряжение

Текст

Podrazd

Подразделение

Текст

Priznak

Выполнено в срок/Не выполнено/Выполнено позже

Текст

Запрос "Otch_Prik"

DataPrik

Дата выхода приказа

Дата

Spoki

Плановый срок выполнения

Дата

FIO_Sotr

Кому отдан приказ

Текст

Podrazd

Подразделение

Текст

Priznak

Выполнено в срок/Не выполнено/Выполнено позже

Текст

Запрос "StatistOtch_Kadry"

do20

Возраст

ot20do30

ot30do40

ot40

Таблица "Doc"

idDoc

Первичный ключ

Счетчик

4

NomDoc

Номер Документа

Числовой

4

Month

Дата

Дата

8

Naimenov

Материалы, изделия

Текст

10

Kol

Количество приобретенных материалов

Числовой

4

Sum

На какую сумму приобретено

Числовой

4

Длина записи:

34

Таблица "Svjaz"

idSv

Первичный ключ

Счетчик

4

Month

Месяц

Числовой

4

Tel

Сумма за телефон

Числовой

4

mail

Сумма за почту

Числовой

4

email

Сумма за эл. почту

Числовой

4

Fax

Сумма за факс

Числовой

4

Telegraph

Сумма за телеграф

Числовой

4

Длина записи:

28

Запрос "Kan_Rashod"

Month

Месяц

Tel

Сумма за телефон

mail

Сумма за почту

email

Сумма за эл. почту

Fax

Сумма за факс

Telegraph

Сумма за телеграф

Material

Общая сумма канц. товаров

5.2 Оценка емкостной сложности БД

Оценим объем справочных (условно-постоянных) таблиц БД по формуле:

,

где - количество таблиц в БД,

- количество записей в -й таблице,

- длина записи k-й таблицы.

VAdresat=124*300=37 200

VSotrudniki =108*500=54 000

VDolzhnost =32*100=3 200

VC=94 440

Оценим объем оперативных таблиц БД за 5 лет по формуле:

VKor_Vnutr=10*34*365*5=620 500

VKor_Vnesh=10*92*365*5=1 679 000

VRasporjazhenija=10*100*365*5=1 825 000

VDostizhenia=10*12*48*5=28 800

VPrikaz=5*137*48*5=164 400

VDoc=1*34*365*5=62 050

VSvjaz=1*28*12*5=1 680

VO=4 381 430

Общий объем:

V=94 440+4 407 230=4 475 870

5.3 Логическая схема данных

Логическая схема данных, представлена на диаграмме "сущность-связь":

Логическая схема данных

6. Разработка пользовательских интерфейсов

Для канцелярии:

Для администрации:

Для подразделений:

Для бухгалтерии:

Для отдела кадров:

Заключение

В процессе выполнения курсовой работы проведен анализ деятельности сотрудников предприятия, на основе которого была создана автоматизированная система учета переписки. С помощью Microsoft Visio 2010 были разработаны модели предметной области, а также логическая и физическая модели базы данных.

Клиентская часть системы разработана с использованием скриптового языка программирования PHP, взаимодействующего с СУБД MySQL. Они в свою очередь работают под управлением сервера Apache.

Проведенные испытания системы показали, что система работает в соответствии с установленными требованиями. Программные ошибки выявлены не были.

Список используемых источников

1. Проектирование информационных систем. Грекул В.И., Денищенко Г.И. Проектирование информационных систем. - М. Интернет-Университет Информационных технологий, 2012 г.

2. Избачков Ю.С., Петров В.Н. Информационные системы - СПб: Питер 2010

3. Проектирование информационных систем. 2013, Золотов С.Ю., Эль Контент, Томский государственный университет систем управления и радиоэлектроники. ЭБС IPRbooks.

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

© 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены