Модели оптимизации документопотоков

1

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Модели оптимизации документопотоков

1. Организация документооборота с использованием современных средств

Управление в АСУ осуществляется на основе циркулирующей управленческой информации. Пересылку документов обычно доверяют почте. Но развитие компьютерных технологий за последние десятилетия привело к тому, что почта во всех странах потеряла монополию на пересылку информации.

Переоборудование компьютера позволяет сделать его мощным средством коммуникаций. Можно выделить два основных подхода.

Первая группа устройств электронных коммуникаций предназначена для поддержки локальных сетей компьютеров, расстояние между которыми может измеряться от метров до километров. При этом каждый из входящих в локальную сеть компьютеров должен быть оборудован специальным электронным прибором - так называемой сетевой платой, а входящие в сеть компьютеры должны быть связаны между собой специальным кабелем.

Вторая группа устройств не нуждается в прокладке специальных кабельных сетей, она изначально ориентирована на использование стандартных телефонных каналов связи.

Планирование формирования каждого документа должно быть основано на решении определенной задачи управления. Оптимизация всего документопотока в АСУ включает, таким образом, в себя ряд задач:

1) составление ограниченного титульного списка задач, подлежащих решению в АСУ;

2) эффективное распределение решаемых задач по заданным подсистемам АСУ;

3) организация документопотоков с учетом затрат на передачу информации.

Для применения такой технологии компьютер должен быть оснащен специальным устройством - модемом и с помощью этого устройства подключен к телефонным каналам связи. При использовании модемов расстояние между компьютерами и их размещение уже не имеет значения - нужен только доступ к телефонным каналам связи. На этом принципе основана мировая компьютерная сеть Internet. Разработанную для Internet разновидность сетей часто называют корпоративными сетями. Сумма всех достижений информационных технологий привела к возникновению корпоративных систем документооборота.

Согласно методическим указаниям по созданию автоматизированных систем (РД 50-680-88) рекомендуется минимизировать «почтовый» документооборот, заменяя его передачей текущей информации по каналам связи и представляя ее на устройствах отображения.

Система документооборота с использованием электронных коммуникаций позволяет делать с документами все то, что с ними делают в любой системе делопроизводства и документооборота, и включает в себя принципиально новые возможности, доступные только компьютерам.

Конечно, система документооборота с использованием электронных коммуникаций является недешевым средством. При больших объемах передаваемой информации и временных ограничениях необходима оптимизация документооборота для того, чтобы выяснить, какие документы и по каким сетям передавать. Стоимость передачи существенно возрастает, если требуются конфиденциальность и повышенная точность информации. Это может быть учтено в моделях оптимизации документопотоков.

2. Стоимостные характеристики документооборота с использованием систем электронных коммутаций

Стоимость подключения к локальной сети состоит из стоимостей: оборудования и установки; программного обеспечения; и сопровождения сети.

Стоимость оборудования и установки включает в себя стоимость сетевых карт (одна на компьютер), стоимость хаба (при соединении звездой), стоимость соединительных кабелей (зависящую от типа соединения: витая пара, оптоволокно или коаксиальное). При соединении с помощью оптоволокна необходимы еще и преобразователи свет/электричество. При построении сети с выделенным сервером стоимость сети увеличивается на стоимость сервера со специальным программным обеспечением. Стоимость программного обеспечения обычно включается в стоимость операционной системы (сетевые компоненты) и стоимость оборудования (драйверы). Локальная сеть обычно имеет выход в глобальную сеть с помощью телефонной линии. Компьютер подключается к телефонной линии с помощью модема. Даже при наличии одного модема возможны доступ к Интернету с любого компьютера локальной сети, а также открытие на любом компьютере индивидуального почтового ящика с возможностью обмена документами по всему пространству Интернета. Стоимость связи по телефонной линии состоит из стоимости модема, вида коммутации (коммутируемое или выделенное соединение) и, возможно, стоимости трафика: объема передаваемой (восходящий трафик) или получаемой (нисходящий трафик) информации за период времени.

Рассмотрим стоимость подключения к Интернету на примере тарифов компании «Сотком», действующих с января 2000 года.

Коммутируемые линии:

регистрация почтового имени -- бесплатно;

минимальная предоплата -- 60 рублей.

При подключении по выделенной линии регистрация почтового имени и поддержка почтового ящика бесплатны.

Таблица 1 Тарифы на сеансы связи:

Оплата постоянного IP-соединения зависит от скорости модема (сетевой карты) и, при постоянных ценах за входящий трафик внутри региона 1,1 руб./Мбайт и межрегиональном трафике 3,5 руб./Мбайт, имеет следующие значения:

Таблица 2

Выбирая необходимый для организации нормального документооборота предприятия трафик, можно рассчитать необходимую скорость обмена информацией и средства, затрачиваемые на это. Полученную сумму можно сравнить с командировочными и почтовыми расходами на обычную доставку документов.

документооборот электронный информация программирование

3. Модели оптимизации документопотоков

При формализации рассматриваемые задачи можно описать с помощью моделей частично целочисленного линейного программирования. Именно данный подход взят за основу и реализован программно. Для повышения устойчивости решения задач линейного программирования исключаются линейно зависимые ограничения. Это существенно расширяет круг моделей для решения методом линейного программирования поставленных задач - 1, 2, 3.

1. Задача составления титульного списка может быть решена в следующем виде.

Максимизировать линейные формы

_i=1^I ai xi , (1)

где i - номер задачи; I - полное число задач; ai - ожидаемый эффект от внедрения i-й задачи; xi - переменная, принимающая значение 1, если задача включается в титульный список, и 0 - в противном случае, при ограничениях:

xi 1, i = 1, I ; (2)

_i=1 Wij xi Rj, j = 1, J , (3)

где J - количество видов ресурсов, необходимых при реализации комплекса планируемых задач; Rj - суммарная величина j-го ресурса в системе; Wij - потребность j-го ресурса для i-й задачи.

2. Задача эффективного распределения решаемых задач по подсистемам АСУ может решаться по различным частным критериям:

- минимизация затрат на реализацию задач в АСУ

min _{i j} Wij Xij , (4)

где i = 1, I - множество задач, реализуемых в АСУ; j = 1, J - множество подсистем АСУ; Wij - затраты на реализацию i-й задачи в j-й подсистеме; Xij = 1, если i-я задача выполняется в j-й подсистеме, и Xij = 0 в противном случае;

минимизация общего времени решения всех задач АСУ

min _{i j} tij Xij , (5)

где tij - время решения i-й задачи в j-й подсистеме.

Обычно существует также условие, что каждая задача должна решаться только в одной подсистеме

_J xij = 1 , i = 1, I , (6)

и ограничены затраты в j-й подсистеме

aijxij bj , j = 1, J , (7)

где aij - затраты по -ресурсу в j-й подсистеме на i-ю задачу.

3. Задача организации документопотоков с учетом затрат на передачу информации

После решения оптимизационных задач 1, 2 становятся известными список решаемых задач и подсистемы, в которых реализуется выполнение этих задач. На основе этих данных и известной связи между задачами может быть сформирована матрица {Xij}, характеризующая количество документов, которые необходимо передать из i-й подсистемы в j-ю подсистему.

Прежде чем записать соответствующие выражения для оптимизации документопотоков, введем необходимые переменные задачи:

Xijk, Cijk - количество и стоимость документов, передаваемых из i-й подсистемы в j-ю и подготовленных k-способом и отправленных -способом;

аi - количество документов, которые формируются в i-й подсистеме;

bj - количество документов, которые должны быть приняты в j-й подсистеме;

c_k - максимальное число документов, которые могут быть подготовлены k-способом;

f - максимальное число документов, которые могут быть переданы -способом.

Задача выбора оптимальной структуры документопотоков ставится как задача частично целочисленного линейного программирования.

J = _{i j k} Cijk Xijk min{Xijk} ; (8)

_{j k} Xijk = ai , i = 1, N ; (9)

_{i k} Xijk = bj , j = 1, N ; (10)

_{i j} Xijk ck , k = 1, K₀ ; (11)

_{i j k} Xijk f , = 1, Y₀ ; (12)

Xi,j,k, = Xi₁,j₁,k₁,_{1 ;} (13)

Рассмотрим кратко метод решения оптимизационных задач 1, 2, 3.

4. Частично целочисленное линейное программирование

Идея такого алгоритма заключается в следующем. Вначале условие целочисленности не принимается во внимание и с помощью симплекс-метода линейного программирования отыскивается оптимальный план. После определения оптимального плана проверяем его на целочисленность интересующих переменных задачи. Если план нецелочисленный, составляется дополнительное линейное ограничение.

Если переменная Xs с наибольшей дробной долью должна удовлетворять условиям целочисленности, то по коэффициентам строки a_sк формируется строка отсечения по следующим правилам.

Для строки отсечения в столбце с переменной Xk, на которую наложено условие целочисленности, коэффициенты определяются выражением

ask , ask 0 ;

sk = {as}

ask , ask < 0

1- {as}

где {as} - дробная доля переменной Xs .

Для строки отсечения в столбце с переменной Xk, на которую не наложено условие целочисленности, коэффициенты определяются выражением

{ask} , ask {as} ;

sk = {as}

(1 - {ask}) , {ask} > {as}

{as}

Для строки отсечения в столбце с дополнительной переменной с наибольшим номером ставится коэффициент «-1».

Для строки отсечения в столбце свободных членов ставится дробная доля переменной Xs, т.е. {as}.

При составлении дополнительного линейного ограничения по методу Гомори можно использовать «помощь» машины, нажав клавишу F1.

1. Ознакомиться с методом формализации задач оптимизации документопотоков.

2. Решить задачу составления титульного списка согласно вариантам задания.

Таблица 3

Задача составления титульного списка формируется на основе соотношений (1), (2), (3).

3. Решить задачу распределения решаемых задач по подсистемам согласно вариантам задания.

Таблица 4

Задача распределения решается на основе решения задачи линейного программирования:

fmin = W₁₁X₁₁ + W₁₂X₁₂ + W₂₁X₂₁ + W₂₂X₂₂ ;

X₁₁ + X₁₂ = 1 ;

X₂₁ + X₂₂ = 1 .

1. Решить задачу организации документопотоков с учетом затрат на передачу информации согласно вариантам задания.

Для упрощения задачи примем к = 1; = 1, ограничения на ресурсы (11), (12), (13) отсутствуют.

Таблица 5

Задача оптимизации документопотоков решается с помощью задачи линейного программирования:

fmin = С₁₁X₁₁ + С₁₂X₁₂ + С₂₁X₂₁ + С₂₂X₂₂ ;

X₁₁ + X₁₂ = а₁ ; X₁₁ + X₂₁ = b_{1 ;}

X₂₁ + X₂₂ = а₂ ; X₁₂ + X₂₂ = b_{2 .}

Библиографический список

1. Балагин В.В. Теоретические основы автоматизированного управления: Учеб. пособие для вузов. М.: ВШ , 1991, 252 с.

2. Куперштейн В.И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. БХВ - Санкт-Петербург, 1999. 256 с.

3. Новиков Ф.А., Яценко А.Д. Microsoft Office в целом. БХВ-Санкт-Петербург, 1995. 336 с.

Размещено на Allbest.ru