Робота з базами даних в MS Excel 2016

Размещено на http://www.allbest.ru/

Дипломна робота

Тема роботи: Робота з базами даних в MS Excel 2016

Учня групи: ОС-9-15

Димитрієва Ігоря



Зміст

Вступ.

1. Основна частина

1.1 Вступ

1.2 Робота з базами даних

1.3 Проектування баз даних

1.4 Створення баз даних

1.5 Пошук записів за допомогою функції авто фільтр

1.6 Створення та редагування баз даних

1.7 Пошук та сортування записів в базі даних

1.8 Розширений фільтр

1.9 Умовне форматування

1.10 Проміжні підсумки

1.11 Створення зведених таблиць

1.12 Редагування та форматування зведених таблиць

2. Охорона праці



Вступ

Microsoft Office - сімейство програмних продуктів Microsoft, яке об'єднує найпопулярніші у світі додатки в єдине середовище, ідеальну для роботи з інформацією Point и нові додатки Microsoft Outlook. У Microsoft Office входять:

текстовий процесор Microsoft Word

електронні таблиці Microsoft Excel

засіб підготовки і демонстрації презентацій Microsoft Power Point

і новий додаток Microsoft Outlook.

Всі ці програми складають Стандартну редакцію Microsoft Office Access.

У Професійну редакцію входить також СУБД Microsoft Access.

Microsoft Excel - програма призначена для організації даних у таблиці для документування і графічного подання інформації.

Електроні таблиці призначені для обробки інформації нетекстового характеру. Здебільшого це, певним чином, організована числова інформація. Основною особливістю електронних таблиць є використання формул і можливість автоматичного перерахунку таблиць у разі зміни даних у таблиці, якщо ці дані використовуються у формулах.

Табличний процесор - це універсальний засіб для автоматизації розрахунків під час роботи з табличними даними.

За допомогою електронних таблиць можна створювати таблиці практично будь-якої складності, переглядати та редагувати записані в них дані, виконувати розрахунки, зберігати таблиці, друкувати дані з таблиці та інше.

Microsoft Excel - це засіб для роботи з електронними таблицями, що містить зручний апарат для обробки даних у вигляді великого набору функцій, аналізу даних інструменти для опрацювання тексту, створення ділової графіки, роботи з базами даних та інше.

Термін електронні таблиці можна визначити як «програмний продукт, який широко використовується для опису безлічі пакетів моделювання, реалізованих для мікрокомп'ютерів, і який походить від схожості з «розворотом аркуша паперу», розбитим на рядки і стовпці».

Електронні таблиці використовуються для побудови моделей, тобто дозволяють визначати, яку інформацію слід подавати до моделі, як її представляти і як повинна маніпулювати даними відповідна програма. Модель представляє в математичних термінах відносини між важливими змінними, які характеризують певну ситуацію в бізнесі.

Прикладами пакетів ведення електронних таблиць є Supercalc, Lotus 1-2-3 і MS Excel. У даній роботі ми будемо розглядати роботу з базами даних в MS Excel.

Для роботи з електронними таблицями необхідно, як правило, не менше 512 Кбайт оперативної пам'яті. Введення і виведення даних здійснюються через відеотермінал і клавіатуру з застосуванням для отримання твердих копій принтера. Сфери використання електронних таблиць обмежені тільки уявою користувача, а також кількістю "рядків і стовпців" таблиці.

база еxcel форматування таблиця



1. Основна частина

1.1 Вступ

Завдяки структурі свого робочого листа Excel 2016 є ідеальним інструментом для організації зв'язаної інформації в список. На робочому листі Excel список являє собою набір послідовних рядків, що містять визначену інформацію. Чисто теоретично список Excel аналогічний таблиці Access (чи іншої програми управління базами даних). Кожен стовпець списку називається полем, а кожен рядок - записом даних. Заголовки у верхньому рядку являють собою назви полів. У будь-якім полі можна вводити текст, числа, дати, формули чи гіперзв'язки.

У разі потреби список можна відсортувати або організувати усередині нього пошук визначеної інформації і використовувати фільтри для виділення групи інформації, що відповідає заданому критерію. Для складних списків Excel автоматично створює структури, що дозволяють підсумовувати й аналізувати групи записів. Великі і складні списки - відмінна відправна точка для записів зведених таблиць і зведених діаграм, за допомогою яких можна перетягувати поля на структурну сторінку для виконання складних задач аналізу даних без побудови формул.

Створюючи новий список, потрібно дотримуватись наступних основних принципів.

* Створювати тільки один список на одному робочому листі. Результати багатьох засобів роботи зі списками в Excel (включаючи Автофильтр) залежать від здатності правильно виділити список на робочому листі. Якщо необхідно створити кілька списків в основній робочій книзі, потрібно розмістити їх на різних робочих аркушах.

* Створювати один рядок заголовків з унікальною назвою кожного стовпця. Використовуючи опції форматування, слід виділити рядок підписів в області даних. Можна, наприклад, установити великий розмір шрифту і відокремити рядок заголовків границею. Excel проаналізує це форматування, відокремивши заголовки від іншої частини списку під час сортування чи підготовки звіту.

* Не залишати в списку порожні рядки чи стовпці. У противному випадку при виконанні сортування чи пошуку Excel проігнорує всі дані, розташовані нижче порожніх рядків чи правіше порожнього стовпця. Наявність порожніх комірок допускається.

* Починати введення списку можна з будь-якої комірки, однак не рекомендується залишати порожні стовпці ліворуч від списку. Можна залишити порожніми кілька рядків угорі списку, щоб згодом створити діапазон умов чи додати заголовок. Не слід забувати залишити як мінімум один порожній рядок між областю умов і власне списком.

* Щоб спростити введення даних, слід закріпити на екрані рядок заголовків.

При введенні нових даних в існуючий список Excel автоматично застосовує до них форматування і формули попередніх рядків, що звільняє користувача від необхідності заново форматувати новий рядок. Наприклад, якщо перша комірка попереднього рядка відформатована напівжирним курсивом, Excel автоматично застосує цей шрифт до першої комірки нового рядка, якщо користувач почне вводити в неї дані.

1.2 Робота з базами даних

База даних (date base) - це сукупність збережених в пам'яті комп'ютера даних, які відображають стан деякої предметної області. Дані взаємопов'язані і спеціальним чином організовані.

При такому інформаційному відображенні предметних середовищ упор робиться не на самі об'єкти і їх властивості, а на відносини між ними, що відповідає так званої реляційної точці зору на бази даних.

Excel вміє складати, віднімати, множити, ділити і виконувати безліч інших операцій. Excel дає можливість попередньо проаналізувати наслідки прийняття тих чи інших рішень при конкретних обставинах. Excel дозволяє автоматизувати не тільки розрахунки як такі, але дозволяє створювати і працювати з різноманітними картотеками, системами обліку, базами даних і т.п.

Питання збору даних, їх зберігання, обліку та обробки можна вирішити, маючи систему управління списками. Термін список використовується в Excel для позначення бази даних.

База даних - це особливий тип робочої таблиці, в якій не стільки обчислюються нові значення, скільки розміщуються великі обсяги інформації у зв'язаному вигляді.

Наприклад, можна створити базу даних із прізвищами, іменами, адресами та номерами телефонів ваших знайомих або список групи з усією інформацією про підсумки сесії і про розмір відповідної стипендії або її відсутності.

База даних являє собою послідовність записів, що містить однозначно визначену за категоріями та послідовності інформацію. Під кожну категорію даних у записі відводиться окреме поле, якому присвоюється ім'я і відводиться стовпець.

Основними поняттями в Excel є робочий аркуш та робоча книга.

Робочий аркуш - це основний тип документа, що використовується в Excel для збереження та маніпулювання даними.

Робочий аркуш складається із стовпців (максимальна кількість 255) та рядків (максимальна кількість 65535). Перетин одного рядка та стовпця визначає комірку. Активною називається комірка, на якій розмішений курсор. Вона виділяється рамкою.

Робочі аркуші утворюють робочу книгу.

Робоча книга - сукупність робочих листів, об'єднаних спільним іменем.

Робоча книга зберігається з розширенням .xls.

При запуску Excel на листах робочої книги відображається сітка, яка розділяє рядки на стовпці. Зверху над стовпцями відображаються заголовки (А, В, С…..). Зліва від рядків відображаються їх номери (1, 2, 3…). За потреби можна не відображати сітку та заголовки стовпців для зручного сприйняття інформації на листі.

Для цього потрібно скористатися меню Сервис> Параметры>Вид та встановити перемикач Сетка у положення вимкнено та перемикач Заголовок строки и столбцов у положення вимкнено.

Існують такі способи запуску Excel.

1. На головному меню кнопка Пуск>Прогграммы >Microsoft Office>MS Excel.

2. Кнопка Пуск>Документы необхідні файли Excel.

3. Натиснути на робочому столі значок Excel.

Робоче вікно Excel є стандартним вікном Windows (рис.1) і складається з:

1) рядка заголовка;

2) рядка головного меню;

3) рядка панелі інструментів;

4) вікна документа;

5) рядка стану.

Головне меню електронної таблиці Excel складається з дев'яти пунктів, кожен з яких дає змогу виконувати ті чи інші дії або команди. Це пункти: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно, Справка.

Рис. 1 Склад головного вікна Excel

При завантаженні Excel обов'язково доступними є панелі інструментів Стандартная та Форматирование. Інші панелі можуть бути відкритими за бажанням користувача. Для цього необхідно вибрати пункти меню Вид>Панель иструментов та позначити курсором мишки ті, які потрібні для роботи, або скасувати позначку тих, які не потрібні.

Рис. 2 Панелі інструментів Стандартная та Форматирование

Крім того, Excel має дві додаткові панелі інструментів: рядок формул, який містить вказівки для переходу в комірки та поле, в якому можна вводити та переглядати вміст комірки, і панель, яка містить список листів і розміщена внизу.

Під час роботи з вікнами можна використовувати команди, що дозволяють зручно розміщувати вікна. Ці команди знаходяться в меню вікна.

Розміщення вікон можливе таке:

1) рядом;

2) зверху вниз;

3) зліва направо;

4) каскадом.

Команди меню Окна-Разбить та Удалить разбиение дозволяють розбити вікна на два чи чотири підвікна та відмінити розбиття.

База даних являє собою упорядковану інформацію, об'єднану в єдине ціле. Інформація в базі даних звичайно розміщається і зберігається в рядках і стовпцях, як у таблиці. Отже, інформація занесена в комірки електронної таблиці являє собою базу даних. А редагування даних в таблиці є роботою з базами даних.

1.3 Проектування баз даних

Один з основних етапів розробки баз даних - проектування. Більшість користувачів створюють базу даних і зберігають у ній необхідну інформацію, а згодом виявляють, що вона не забезпечує їх усіма потрібними відомостями. На виправлення помилок, зроблених при розробці бази даних, іде досить багато часу. Для того щоб уникнути таких помилок, потрібно мати чітке представлення про те, якою повинна бути база даних.

Проектуючи базу даних, необхідно продумати те, як дані будуть у ній зберігатися і як до них буде здійснюватися доступ. Найкраще накидати ескіз бази даних на папері. Після цього варто з'ясувати тип інформації, що буде в ній зберігатися.

Розробка бази даних у Excel здійснюється в двох стадіях:

- визначення даних (аналіз існуючих даних);

- уточнення даних (добір необхідних даних),

На першій стадії визначення даних слід написати всі необхідні атрибути. Для цього потрібно визначити, яка інформація буде зберігатися в базі даних. Внести до списку атрибути всіх передбачуваних даних.

На стадії уточнення даних вносяться виправлення у вихідний список атрибутів і залишаються тільки ті, котрі точно визначають тип внесеної в базу дані інформації. На цій стадії рекомендується врахувати бажання як можна більшого числа користувачів. Ті користувачі, що працюють з базами даних, імовірно, знають, інформацію якого типу вони б хотіла одержати з бази даних. Звіти якого типу їм необхідні? Запити якого типу будуть використовувати співробітники для звертання до бази даних? Одержавши відповіді на ці питання, можна визначити, що важливо при створенні бази даних.

Слід пам'ятати, що навіть після того як база даних буде спроектована, користувачам знадобиться вносити в неї деякі зміни. Але якщо використовувався систематичний підхід до її розробки, то зміни не займуть багато часу.

Додаючи рядки і стовпці, в будь-який час можна змінити зовнішній вигляд бази даних. Однак це не зовсім зручно виконувати після того як база даних остаточно спроектована. Хоча легко можете додати поле, вставивши новий стовпець, все ж доведеться затратити час на введення нової інформації.

Уважність при створенні бази даних допоможе уникнути таких помилок.

1.4 Створення баз даних

Щоб створити базу даних у робочій таблиці Excel, необхідно виконати наступне:

- у порожній рядок таблиці ввести назви полів.

- у кожну комірку у рядку, що знаходиться безпосередньо під рядком з назвами полів, ввести фактичні дані по кожному полю.

Не потрібно залишати порожніх рядків між рядком з назвами полів і наступними даними, оскільки в Excel можуть виникнути проблеми з розпізнаванням початку бази даних.

Після додавання записів у базу даних отримується набір даних, упорядкованих по рядках і стовпцям.

Якщо необхідно ввести великий масив даних, що представляють собою числа, що повинні бути збережені як текст, необхідно відформатувати стовпець, у який буде занесена інформація цього типу, як текст. Для цього потрібно виділити стовпець (клацнути на його заголовку), клацнути на ньому правою кнопкою миші і вибрати пункт контекстного меню Формат ячеек. Вибрати вкладку Число в діалоговому вікні Форматячеек. Після цього вибрати пункт Текстовыйзі списку Числовые форматы і клацнути на кнопці ОК.

Працювати з базою даних буде набагато простіше, якщо розмістити її на окремому листі. Для того щоб зберегти кілька баз даних на одному робочому листі, потрібно вказати діапазон комірок для кожної бази даних, що значно ускладнить роботу з базою даних. Оскільки кожна робоча книга в Excel може складатися з будь-якої кількості аркушів (аж до 255), то легко можна керувати численними базами даними, розміщаючи кожну з них на окремому листі. Якщо не розміщати інші дані на тім же листі, що і база даних, то можна уникнути організаційних проблем. В міру збільшення бази даних нові рядки будуть додаватися в кінець таблиці. Якщо ж у таблицю будуть введені інші дані, то може виникнути небезпека їхнього знищення.

При роботі з базами даних у Excel придасться інформація про назви полів. Рядок з назвами полів повинний передувати списку. Залишати порожній рядок між рядком з назвами полів і фактичними даними неприпустимо. Назва кожного поля повинна бути унікальною. У верхній частині списку може бути кілька рядків із введеною в них інформацією, однак тільки один рядок буде сприйматися як такий, що містить назви полів. Назва поля не повинне перевищувати 255 символів (для зручності краще вибирати короткі назви).

Також слід уникати розміщення іншої важливої інформації (наприклад, формул) праворуч і ліворуч від бази даних. Якщо надалі скористатися автоматичною фільтрацією, щоб відфільтрувати дані в базі даних, то інші дані можуть зникнути.

1.5 Пошук записів за допомогою функції авто фільтр

Для пошуку даних можна використовувати фільтрацію.

Фільтрація - це процес пошуку і вибору записів відповідно до встановлених критеріїв.

Фільтри також спрощують процес введення та видалення записів зі списку. При фільтрації записи, які не відповідають зазначеним критеріям, приховуються, але їх порядок розміщення в таблиці залишається незмінним і вони не вилучаються з таблиці.

В Excel є такі типи фільтрів: автофільтр та розширений фільтр.

Автофільтр - це фільтр, що дозволяє задати прості критерії пошуку записів, у результаті відображаються ті записи, що задовольняють умо-ву пошуку, і приховуються ті записи, які не задовольняють та-ку умову.

Розширений фільтр - це фільтр, що дозволяє задати складні критерії для по-шуку і за необхідності дозволяє задати відображення резуль-татів фільтрації в окремій області таблиці.

Автофільтр дозволяє проводити відбір записів безпосередньо на робочому листі. Для відбору записів з використанням автофільтрів можна задати цілий ряд критеріїв.

Для виклику функції автофільтра потрібно вибрати Данные>Фильтр >Автофильтр

Рис. 3 Виклик авто фільтра

При цьому курсор повинен бути встановлений всередині списку або виділена вся таблиця. Після виклику автофільтра поряд з назвою кожного стовпчика з'явиться відповідна кнопка.

Рис.4 Фрагмент списку після виклику авто фільтра

Найпростіше використання автофільтра - відбір записів за заданим значенням одного поля. Для встановлення як критерію значення деякої комірки потрібно розкрити список, натиснувши мишкою на кнопку поряд з назвою поля і вибрати потрібний елемент зі списку.

Можна вибрати будь-який елемент зі списку, що потім відобразяться в списку, а всі інші будуть приховані.

На екрані залишаться лише ті записи, в яких значення поля збігається із вибраним зі списку значенням, тобто тут за умову береться умова рівності значення поля вибраному значенню.

Стрілочка поряд із назвою поля, по якому відбувається фільтрація, підсвітиться голубим кольором. Відбір записів після використання функції автофільтра можна продовжити.

Кожний новий критерій буде пов'язаний з попереднім умовою «И», тобто в результаті виконання фільтрації по двох полях на екрані залишаться ті записи, в яких одночасно збігаються значення першого і другого полів із вказаними в автофільтрі критеріями.

У списку значень, який отримуємо після натискання на стрілочку при побудові автофільтра, є значення Первые 10, згідно з вибором якого відбудеться відбір перших 10 найбільших або найменших значень зі списку. Після вибору цього пункту відкриється діалогове вікно Наложение условия по списку. У цьому самому вікні можна задати кількість елементів, які повинен буде містити отриманий список. У цьому самому вікні можна задати, які саме елементи потрібно відібрати - найбільші чи найменші.

При використанні автофільтра можна задавати критерії відбору користувача для відбору записів зі списку. Для цього потрібно у списку значень для поля вибрати пункт Условие.

У вікні Пользовательский автофильтр, яке відкриється, можна задати складні критерії відбору. В першому рядку вибираються умова і значення поля, яке використовується в умові. В другому рядку аналогічно будується друга умова. Між рядками можна вибирати перемикач «И» або «Или». Перший означає одночасне виконання двох умов, другий - виконання однієї з умов.

Рис.5 Пользовательский автофильтр

Для відміни встановленого автофільтра потрібно вибрати Фильтр> Отобразить все.

1.6 Створення та редагування баз даних

Записи в базу даних додаються і редагуються шляхом введення даних безпосередньо в комірки, а знищуються з бази даних шляхом їхнього виділення і виконання команди Правка - Удалить. Однак більшість користувачів воліють знаходити і редагувати дані за допомогою форми, що надає Excel для введення і перегляду даних.

Редагувати вміст клітинки можна декількома способами:

1. виділити клітинку і редагувати його в рядку формул, перемістивши курсор на потрібне місце.

2. двічі клацнути клітинку мишею або виділити клітинку і натискувати клавішу F2. В цьому випадку редагування даних можна виробляти безпосередньо у вічку, або в рядку формул.

Завершивши редагування клітинки, натискуйте клавішу Enter або кнопку Введення (Enter) у рядку формул. Якщо ви помилилися під час введення даних у клітинку, то натискуйте клавішу Backspace і видалите непотрібні символи.

Відміна введення

Для відміни введення даних у клітинку натискуйте клавішу Esc або кнопку Відміна у рядку формул.

Очищення клітинки

Аби очистити клітинки, рядки або стовпці, виділите їх і натискуйте клавішу Delete або в меню Правка (Edit) виберіть команду Очистити (Clear) а потім одну з команд: Все (All), Формати (Formats), Вміст (Contents Del ) або Примітки (Comments).

Якщо виділити заповнене клітинку і ввести в нього символи, то ці символи замінять дані, які знаходилися у вічку раніше. Аби вносити зміни прямо у вічку, а не використовувати для внесення змін рядок формул, виберіть в меню Сервіс (Tools) команду Параметри (Options) відкрийте вкладку Правка (Edit) і встановите прапорець Правка прямо у вічку (Edit directly in cell) .

Відмова від операції і повернення скасованої дії

Так само, як при роботі з іншими програмами Microsoft Office, якщо, при редагуванні документа ви зробили помилку і хочете її виправити, виберіть команду Відмінити (Undo) у меню Правка (Edit) або натискуйте клавіші Ctrl+Z. Для відміни останніх дій, виберіть команду Повернути (Redo) у меню Правка (Edit) .

Режими вставки і заміни

Excel дозволяє редагувати клітинки аркуша в режимі вставки або заміни,

Клавіші, використовувані для введення і редагування даних

Клавіші, використовувані для введення і редагування даних, приведені в таблиці 1.



Таблиця 1 Клавіші, використовувані для введення і редагування даних

Аби редагувати	Натискуйте клавіші
Ввести набрані дані у клітинку і перейти до клітинки, розташованого знизу, або завершити правку клітинки	Enter
Відмінити набір нових даних	Esc
Повторити останню дію	F4 або Ctrl+H
Почати новий абзац в поточному вічку	Alt+Enter
Вставити у клітинку символ табуляції	Ctrl+Alt+Tab
Заповнити вниз	Ctrl+B
Заповнити управо	Ctrl+K
Перейти в режим правки вмісту клітинки	F2
Вставити ім'я у формулу	F3
Привласнити ім'я	Ctrl+F3
Перерахувати всі листи всіх відкритих книг	F9
Очистити рядок формул після вказівки клітинки або видалити в рядку формул символ зліва від курсора	Backspace
Видалити виділені символи або символ праворуч від курсора	Delete
Видалити символи праворуч від курсора до кінця рядка	Ctrl+Delete
Заповнити виділені клітинки набраним значенням	Ctrl+ Enter
Ввести набрані дані у клітинку і перейти до клітинки, розташованого зверху	Shift+ Enter
Ввести набрані дані у клітинку і перейти до клітинки, розташованого справа	Tab
Ввести набрані дані у клітинку і перейти до клітинки, розташованого зліва	Shift+Tab
Створити імена по тексту клітинок	Ctrl+Shift+F3
Перейти до правки примітки клітинки	Shift+F2
Ввести поточну дату	Ctrl+; (крапка з комою)
Ввести поточний час	Ctrl+Shift+: (двокрапка)
Ввести гаперссылку	Ctri+Л (Ctrl+K)
Відображувати список автовводу	Alt+стрелка вниз

1.7 Пошук та сортування записів в базі даних

Доступ до даних забезпечує система управління даними. У її функції входять пошук, виправлення, додавання та видалення даних. Причому операція пошуку є головною.

Форма даних служить не тільки для створення бази даних, а й для пошуку потрібного запису, для її редагування або для подальшого видалення непотрібної запису.

Якщо в базу даних порівняно небагато записів, пошук потрібного запису можна виконати наступним чином:

- встановити табличний курсор де-небудь в базі даних;

- виконати послідовність команд Дані - Форма;

- натискати кнопку Далі в формі, що з'явилася або клавішу Enter, поки не з'явиться потрібна запис, або скористатися смугою прокрутки праворуч від списку імен полів, клацаючи на кнопці зі стрілкою вниз у нижній її частині;

- для переміщення до попереднього запису натиснути <Shift + Enter> або клацнути на стрілці вгорі смуги прокрутки;

- для переміщення до першого запису натиснути <Ctrl + PgUp> або пересунути повзунок прокрутки в самий верх смуги прокрутки;

- для переходу на останній запис натиснути <Ctrl + PgDn> або пересунути повзунок смуги прокрутки в самий низ;

- для переходу по базі даних на 10 записів вперед натиснути <PgDn>, на 10 записів назад - <PgUp>.

Для пошуку потрібного запису у великій базі даних слід використовувати форму даних і спеціальні критерії пошуку Excel, використовуючи задані критерії для знаходження необхідних записів у списку, знайде і відбере тільки ті записи, для яких виконані умови, задані критеріями.

Для завдання критеріїв і виконання пошуку задовольняють ним записів небхідно виконати такі дії:

- Клацнути на першого запису.

- Вибрати Дані - Форма.

- Клацнути на кнопці Критерії в формі, що з'явилася, після чого очистяться усі поля.

- Ввести необхідні критерії пошуку у відповідні поля форми.

- Натиснути кнопку Далі або клавішу Enter , Щоб почати пошук.

Excel відобразить форму даних з першої знайденої записом, а щоб переглянути всі наступні, слід натискати кнопку Далі; при необхідності пройтися по знайденим записам у зворотному порядку слід клацати по кнопці Назад.

Щоб змінити критерій пошуку, якщо необхідно, потрібно спочатку очистити форму даних, клацнувши знову на кнопці Критерії. Потім - вибрати потрібні текстові вікна і очистити старий критерій перед введенням нового або просто замінити критерій за умови використання тих же полів.

Щоб повернутися до поточного запису, проігнорувавши результати пошуку за критерієм, слід клацнути на кнопці Правка, яка з'являється на місці кнопки Критерії після переходу в режим створення критерію.

Для редагування значення поля в поточному записі необхідно перейти в нього, натискаючи клавіші <Tab> або <Shift + Tab> (або за допомогою миші), і ввести нове значення. Для очищення поля цілком виділити його і натиснути клавішу <Del>.

Для видалення записи з бази даних клацнути на кнопці Видалити у вікні форми даних. При цьому, однак, слід пам'ятати, що неможливо відновити вилучену таким чином запис за допомогою команди Скасувати. Тому Excel видасть вікно попередження з таким повідомленням: «Запис, виведена на екран, буде вилучена». Можна підтвердити своє рішення про видалення запису, клацнувши на кнопці ОК, або скасувати, клацнувши на кнопці Скасувати.

Редагування полів здійснюється звичайними засобами Excel, призначеними для роботи зі стовпцями електронної таблиці з подальшим коректуванням форми даних і всіх записів.

Для додавання нових записів у вже сформовану базу даних при наявності рядків з підсумковими результатами (наприклад, середнє значення по полю або сума елементів стовпця) потрібно заздалегідь вставити звичайними засобами Excel (за допомогою меню Вставка необхідну кількість нових рядків. В іншому випадку Excel повідомить, що «розширення бази даних неможливо». Після доповнення бази даних необхідно в обов'язковому порядку відкоригувати формули в підсумкових рядках, поширивши їх на нововведені дані, тому що інакше ці дані не будуть враховані і результати залишаться колишніми, тобто неправильними.

1.8 Розширений фільтр

При використанні розширеного фільтра критерії фільтрації за-даються на робочому листі. Перевага даного методу в тому, що корис-тувач завжди має чітке уявлення про критерії відбору.

Щоб використати розширений фільтр, потрібно задати початковий діа-пазон, діапазон критеріїв та де фільтрувати список (безпосередньо в таблиці або розмістити результат фільтрації в окрему частину та-блиці).

При записі критеріїв знак дорівнює не записують, бо тоді програма сприймає критерій як формулу.

Рис.6 Розширений фільтр

Пошук розширеним фільтром можна розбити на такі кроки:

1- Викликати базу даних.

2- Сформувати та записати критерій у базу даних, причому критерій записується обов'язково над досліджуваною базою даних і між критерієм та базою даних повинен бути хоча б один порожній рядок.

3- Визначити координати комірок, в яких сформовано критерій.

4- Визначити комірки для виведення результатів пошуку.

5-Поставити курсор у довільну комірку бази даних.

6- Вибрати команду головного менюДанные>Фильтр>Расширенный фильтр.

7 -Ввести необхідні дані:

а) обробка:

фильтровать список на Листе;

скопировать результат в другое место;

б) дані для пошуку:

исходный диапазон;

диапазон условий;

поместить результат в диапазон.

8- Натиснути кнопку Ок.

Ще можна проводити пошук за обчислювальним критерієм. Обчислювальний критерій, який вводиться як звичайний критерій під час роботи з розширеним фільтром, може містити формули, аргументами яких є поля бази даних. Формули можуть бути двох видів: формули користувача та формули, які містять функції Excel.

1.9 Умовне форматування

Внаслідок застосування формул і змінюваних табличних даних результати обрахунків теж стають змінними. При цьому вони можуть змінюватись в досить широких межах. Щоб покращити сприйняття змінюваних табличних даних, при створенні табличних документів може використовуватись специфічне виділення певних характерних табличних значень (мінімальних, максимальних, таких, що перевищують або не досягають певної межі тощо). Специфічне виділення комірки може бути шрифтовим, кольоровим, а також за допомогою границь. Зрозуміло, що за указаних умов специфічне виділення комірок повинно бути залежним від величини значень, які в цих комірках зберігаються. Потрібний результат досягається, так званим, умовним форматуванням.

Для виконання умовного форматування заданої комірки використовують команду Формат-Условное форматирование.... Внаслідок цього з'являється діалогове вікно Условное форматирование, яке містить три поля введення, що відповідають певній умові Условие 1.

Перше поле введення. Указує, що ми збираємось виконувати умовне форматування в залежності від значення, що міститься у заданій комірці. Тому в цьому полі слід вибрати варіант значение.

Друге поле введення. Використовується для вказівки умови форматування. Значення у заданій комірці буде форматуватись специфічно, якщо воно, наприклад, знаходиться междууказаними значеннями, або равно указаному значенню, або больше указаного значення тощо. Відповідний варіант слід вибрати в цьому полі введенні.

Третє поле введення. Складається з однієї або з двох ділянок. В цьому полі указуються конкретні значення для порівняння у відповідності з вибраною умовою.

Тепер у діалоговому вікні Условное форматирование треба, натиснувши кнопку Формат..., отримати на екрані вікно Формат ячеек і вибрати в ньому специфічний формат виділення. При цьому є можливість указати накреслення і/або колір шрифта (вкладинка Шрифт), певний вигляд і/або колір зовнішньої границі комірки (вкладинка Граница), а також колір і/або візерунок заливки комірки (вкладинка Вид).

Натискуючи далі кнопку А также>>, ми отримуємо можливість указати до трьох умов форматування. Введення умов форматування завершується натискуванням кнопки OK.

1.10 Проміжні підсумки

Microsoft Excel може автоматично обчислювати проміжні та загальні підсумки у списку. При вставці автоматичних проміжних підсумків розмітка списку змінюється таким чином, що можна вмикати та вимикати показ рядків докладних відомостей для кожного проміжного підсумку.

Перш ніж вставляти проміжні підсумки, слід відсортувати список, щоб згрупувати рядки, за якими потрібно підбити підсумки. Після цього можна підрахувати проміжні підсумки для кожного стовпця, який містить числа.

Якщо дані не мають формату списку або якщо потрібно вивести лише один підсумок, можна скористатися автосумою замість автоматичних підсумків.

У Microsoft Excel можна обчислювати проміжні підсумки або підсумки для частин даних аркуша. Наприклад, на аркуші з даними продажу для трьох різних категорій товарів можна спочатку відсортувати товари за категоріями, а потім виділити всі клітинки, які містять дані, і відкрити діалогове вікно Проміжні підсумки (меню Дані , команда Підсумки ).

Рис.7 Вікно Проміжні підсумки

У діалоговому вікні Проміжні підсумки можна вибрати стовпець, на даних якого базуватимуться проміжні підсумки (наприклад, за кожної зміни значення у стовпці «Тиждень»), потрібну операцію обчислення, а також стовпець або стовпці, за даними яких потрібно додати підсумки. Наприклад (як показано на попередньому малюнку), можна обчислити проміжні підсумки для кількості одиниць товару, проданого в кожній категорії. Визначені проміжні підсумки відобразяться на аркуші.

Рис.8 Додавання груп

Як показано на попередньому малюнку, при додаванні проміжних підсумків до аркуша також визначаються групи, які базуються на рядках, використаних для обчислення підсумків. Групи формують структуру аркуша залежно від критеріїв, використаних для створення проміжних підсумків. Усі рядки з меблевою продукцією містяться в одній групі, рядки з устаткуванням - в іншій групі, і т.д. Розділ структури ліворуч від аркуша містить елементи керування, за допомогою яких можна приховати або відобразити групи рядків.

Рис.9 Елементи керування

1.11 Створення зведених таблиць

Зведена таблиця є одним з інтерактивних інструментів аналізу даних. Зведені таблиці дають змогу виконати угрупування даних таблиць Microsoft Excel за одним або декількома критеріями і обробку інформації по групах, підгрупах.

Визначимо основні терміни.

Джерело даних - це список або база даних, на основі яких створюється зведена таблиця. Зведені таблиці можна створювати на основі відомостей, що знаходяться:

- у списку даних Excel;

- у декількох діапазонах консолідації;

- у інших зведених таблицях;

- у зовнішніх базах даних.

В якості зовнішніх баз даних можуть використовуватися бази даних MS SQL Server, MS FoxPro, MS Access та інші.

Зведені таблиці формуються за допомогою майстра зведених таблиць, який забезпечує об'єднання і розміщення даних, що аналізуються з можливістю їх впорядкування та перерахунку.

Поля зведеної таблиці генеруються майстром зведених таблиць, виходячи з заголовків стовбців списків Excel або імен полів бази даних. Назви полів виводяться на третьому етапі роботи майстра у правій частині екрану.

Поля сторінки дозволяють виводити дані по одному елементу. Це забезпечує можливість роботи з великим обсягом даних.

Областю даних називається частина зведеної таблиці, що містить підсумкові дані для елементів полів рядку або стовпця.

Позиції - це підкатегорії зведеної таблиці, що відображають спосіб підведення підсумків.

Щоб побудувати зведену таблицю слід подати команду меню Данные - Сводная таблица. У результаті буде відчинено вікно майстра зведених таблиць, що включає в себе 4 етапи.

На першому етапі роботи з майстром зведених таблиць потрібно обрати джерело даних для зведених таблиць - в списке или базе данных Microsoft Excel і тип звіту, що створюється, - сводная таблица. Натиснути на кнопці Далее.

На другому етапі слід виділити діапазон клітинок, у якому містяться дані для зведеної таблиці. Незалежно від способу угрупування та обробки потрібно виділити усю таблицю одним блоком без підсумкового рядка. У кожній клітинці першого рядка блока повинні знаходитись назви показників, що можуть використовуватись для угрупування або обробки, тому неприпустимою є наявність порожньої клітинки у першому рядку. Всі клітинки починаючи з другого рядка блоку розглядаються табличним процесором як інформаційні - використовуються для групування або обробки. Тому шапка таблиці повинна мати просту структуру.

На третьому етапі роботи з майстром слід визначити макет зведеної таблиці та її місце розташування. За допомогою кнопки Макет можна визначити порядок групування та обробки. Щоб згрупувати дані за певним показником слід перетягти назву показника в область Строка або Столбец. Якщо елемент показника поміщено в область Строка, то в зведеній таблиці буде стільки рядків, скільки значень даного показника існує в таблиці - джерелі даних. Відповідно можна згруповані дані вивести у стовпцях. В область Строка або Столбецможна помістити декілька показників. У цьому випадку перший показник буде створювати групу, другий підгрупу в групі і т.д. Для обробки даних відповідні елементи слід перетягти у область Данные. За замовчуванням застосовується операція сумування. Для зміни операції можна виконати подвійне клацання на елементі в області Данные.

На четвертому етапі визначаємо місце розташування зведеної таблиці. Зведену таблицю можна розташувати на новому листі робочої книги (до книги додається новий стандартний робочий лист) або на існуючому. В останньому випадку слід визначити адресу клітинки, яка є верхнім лівим кутом електронної таблиці.

Для редагування зведеної таблиці слід виділити будь-яку клітинку всередині таблиці, подати команду меню Данные - Сводная таблица.

1.12 Редагування та форматування зведених таблиць

Після натискання кнопки Готово таблиця створена. Відкриється також панель інструментів Зведені таблиці. За допомогою цієї панелі можна змінювати вигляд і параметри вже побудованої таблиці.

До операцій редагування зведеної таблиці відносяться:

- зміна розміщення полів;

- додавання полів та елементів полів;

- видалення полів та елементів полів;

- переіменування полів та елементів полів;

- зміна підсумкових функцій для елементів полів;

- включення обчислювальних полів.

До готової таблиці можна застосувати будь-який автоформат Excel. Для нього потрібно виконати команду Автоформат з меню Формат вибрати відповідний формат таблиці. Якщо вибраний автоформат не забезпечує потрібного числового форматування, можна змінити числовий формат даних зведеної таблиці. Для цього слід виділити будь-яку комірку таблиці, на панелі інструментів Зведені таблиці натиснути кнопку Зведена таблица, вибрати команду Параметри поля, у вікні діалогу натиснути кнопку Формат, вибрати потрібний формат і двічі натиснути кнопку ОК.

Зведена таблиця динамічно пов'язана з базою даних, яку було використано при її створенні. Якщо значення в базі даних змінилися, треба виконати команду Обновити дані з пункту меню Далі або натиснути кнопку Обновити дані на панелі інструментів Зведені таблиці. Проте цей спосіб не підходить, якщо в базі даних з'являються нові рядки або стовпці. У цьому разі необхідно повернутися до зведених таблиць і зазначити новий діапазон записів, що додаються до таблиці.

Для збереження встановлених форматів при оновленні або зміні структури зведеної таблиці необхідно перед виконанням операцій форматування даних виконати команду Выделить в меню Сводная таблица і натиснути кнопку Разрешить выделение або вибрати її на панелі інструментів Сводные таблицы.

Форматування зведеної таблиці виконується стандартним способом:

1. Виділення форматованої частини зведеної таблиці.

2. Виконання необхідних операцій форматування за допомогою кнопок панелі інструментів Форматирование і команд меню Формат.

3. Налагодження загальних параметрів форматування з використанням команди Параметры меню панелі інструментів Сводные таблицы або в контекстному меню.

Примітки:

· Є можливість задавати параметри при створнні зведеної таблиці. Для цього необхідно вибрати кнопку Параметры в діалоговому вікні Мастер сводных таблиц .

· Для автоматичного форматування зведеної таблиці, необхідно, щоб флажок "автоформат" у групі Формат було установлено. Будь-які зміни формату зведеної таблиці виконані до або після автоматичного форматувания, мають переваги перед форматуванням, виконаним командою Автоформат.

· Для відміни форматування зведеної таблиці, необхідно зняти флажок ”автоформат”, виділити зведену таблицю і задати стиль Обычный.

· Для видалення або відміни форматування при оновленні зведеної таблиці, зняти флажок "сохранять форматирование".

· Для форматування усіх сторінок зведеної таблиці, включаючи поля сторінок, необхідно вибрати пункт (Все) для кожного поля сторінки, а потім виконувати форматування.

· При зміні структури або оновленні зведеної таблиці зміна ліній по межах комірок не зберігається.

· Для використання об'єднаних комірок для всіх зовнішніх надписів рядків та стовпців зведеної таблиці, на панелі інструментів Сводные таблицы в меню Сводная таблица вибрати команду Параметры таблицы, і встановити флажок "объединять ячейки заголовков".

· Зміна числового формату комірки зведеної таблиці, змінює формат усіх комірок, належних одному полю даних. Якщо у зведеній таблиці міститься декілько полів в області данних, формат кожного поля виконується окремо



2. Охорона праці

Приступаючи до роботи з ПК, необхідно завжди пам'ятати, що це дуже складна і дорога апаратура, яка потребує акуратного й обережного ставлення до неї, високої самодисципліни на всіх етапах роботи з комп'ютером.

Напруга живлення ПК (220 В) є небезпечною для життя людини. Через це в конструкції блоків комп'ютера, міжблочних з'єднувальних кабелів передбачена достатньо надійна ізоляція від струмопровідних ділянок. Користувач практично має справу лише з декількома вимикачами живлення і, здавалось би, застрахований від ураження електричним струмом. Однак в практичній роботі можуть зустрічатись непередбачені ситуації, і щоб вони не стали небезпечними для користувача, необхідно знати та чітко виконувати ряд правил техніки безпеки. Це допоможе не тільки уникнути нещасних випадків і зберегти здоров'я, але й гарантує збереження апаратури.

Особливо уважним треба бути при роботі з дисплеєм, електронно-променева трубка якого використовує високу напругу і є джерелом електромагнітного випромінювання. Неправильне поводження з дисплеєм та іншою електронною апаратурою може призвести до тяжких уражень електричним струмом, спричинити загоряння апаратури. Через це суворо

ЗАБОРОНЯЄТЬСЯ:

· торкатися до екрана і тильного боку дисплея, проводів живлення і пристроїв заземлення, з'єднувальних кабелів;

· порушувати порядок ввімкнення й вимкнення апаратурних блоків, намагатись самостійно усунути виявлену несправність в роботі апаратури;

· класти на апаратуру сторонні предмети;

· працювати на ПК у вологому одязі і з вологими руками;

В разі появи запаху горілого, незвичайних звуків або самовільного вимкнення апаратури треба негайно вимкнути ПК і повідомити про це викладача.

Робота на ПК потребує постійної уваги, чітких дій і самоконтролю. Через це на ПК не можна працювати при недостатньому освітленні, високому рівні шуму.

Під час роботи на ПК НЕОБХІДНО:

· суворо дотримуватись положень інструкції з експлуатації апаратури;

· уважно слідкувати за справністю основних блоків і пристроїв;

· працювати на клавіатурі чистими сухими руками, не натискувати на ті чи інші клавіші без потреби або навмання;

· працювати з дискетами, оберігати їх від ударів, скручення, дії магнітного поля або тепла, не торкатись дискети, яка виступає з конверта, вставляти дискету в дисковод тільки після його ввімкнення, переконавшись в правильному орієнтуванні дискети відносно щілини дисковода;

· під час перерви в роботі вимикати ПК лише в тому разі, коли обробка поточної інформації завершена і вміст оперативної пам'яті занесено на магнітні диски (інакше неминуча втрата інформації).

Під час роботи ПК електронно-променева трубка дисплея є джерелом електромагнітного випромінювання, яке при роботі близько від екрана руйнівно дії на зір, викликає втому та знижує працездатність.

Пам'ятайте, що тривала робота на ПК призводить до перенапруження зору.

Размещено на Allbest.ru

...