Використання електронного документообігу в системі судочинства України

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Використання електронного документообігу в системі судочинства України

Ефективний розвиток системи державного управління та впровадження адміністративної реформи в Україні потребують сучасних підходів до організації діяльності органів державної влади, покликаних реалізовувати державну політику в різних галузях господарського комплексу. Основна умова ухвалення управлінських рішень для якісної реалізації державної політики - достовірна та повна інформація щодо реального стану справ на місцях. Тому актуальним є питання оперативного отримання інформації за допомогою сучасних інформаційно-комунікаційних засобів.

Нині в Україні широко впроваджуються інформаційні технології в усіх сферах правотворчої, правозахисної та правоохоронної діяльності. Розроблені потужні інформаційно-пошукові, інструментальні й операційні системи, які забезпечують оперативний доступ до інформації, а відтак оптимізують діяльність тієї чи іншої правової інституції. Це, безумовно, сприяє зміцненню правової системи держави, захисту прав і основних свобод людини.

Формою долучення інформаційних технологій до роботи суду є розроблення та впровадження в судах систем електронного документообігу, який є основою електронного врядування і має значні переваги порівняно зі звичним, паперовим, документообігом. Зокрема, окрім підвищення культури діловодства, забезпечується економія коштів на тиражування та пересилання численних документів, що надзвичайно актуально за сучасних умов обмеженого фінансування місцевих органів влади. Електронний документообіг - це високотехнологічний і прогресивний підхід щодо суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади. Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Нині необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і зменшити часові витрати на вирішення завдань, не пов'язаних з обслуговуванням громадян. Упровадження комп'ютерних систем діловодства в судах є надзвичайно важливим для підвищення ефективності їх роботи, а також прозорості й доступності для громадян. Застосування електронних систем зменшує паперовий документообіг і можливість помилки в судовому діловодстві [8].

Сучасні науковці, зокрема Е.В. Малахов, В.С. Пелехов, Г.Г. Асєєв, О.В. Матвієнко, М.Н. Цивіна та ін., неодноразово зверталися до тематики автоматизації документообігу та створення інформаційних документаційних систем. Загальний рівень упровадження технологій, які автоматизують роботу суддів, спрощують її, забезпечуючи сучасний рівень опрацювання інформації, у судовій системі України визначається фахівцями як недостатній. Про це свідчать наукові публікації (В.Д. Бринцева, Н.А. Петухова, В.П. Барбара, М. І. Смирнова та ін.) [3].

Мета статті - проаналізувати питання та проблеми, що виникають під час упровадження електронного документообігу в систему судочинства України.

Запровадження електронного документообігу в органах державної влади дозволяє підвищити ефективність функціонування всіх складових системи державного управління: прискорити рух документів, забезпечити своєчасність їх розгляду, скоротити терміни підготовки та прийняття управлінських рішень за допомогою автоматизації процесів колективного створення та використання документів, підвищити якість рішень завдяки наданню виконавцеві максимально повної бази документів, значно зменшити витрати на копіювання, передачу і збереження копій паперових документів, а отже й підвищити ефективність роботи як окремих державних службовців, так і конкретного органу державної влади [6].

Орган судової влади здійснює електронний документообіг через спеціальні телекомунікаційні мережі або мережі загального користування. Система електронного документообігу органу виконавчої влади має відповідати вимогам нормативно-правових актів у сфері захисту інформації.

Обмін електронними документами між органами державної влади дозволяє підвищити ефективність їх взаємодії: прискорюється доставка документів, зменшуються витрати державних установ на функціонування кур'єрських і поштових служб та канцелярій.

Перехід до електронного документообігу між державними установами та споживачами публічних послуг і його інтеграція з веб-порталами органів державної влади вможливлює реалізацію принципу «єдиного вікна», що передбачає наявність однієї точки входу для взаємодії з органами державної влади всіх рівнів. Це надає можливості громадянам, організаціям, суб'єктам господарювання запитувати й отримувати через мережу інтернет необхідні довідки або дозволи, передавати в органи державного управління звітність, відстежувати стан роботи з їхніми запитами тощо [3].

Отже, використання систем електронного документообігу у сфері взаємодії державних установ з громадянами й підприємствами дозволяє істотно зменшити витрати часу і ресурсів як громадян, організацій та підприємств, так і державних органів, удосконалити процес пошуку й одержання інформації від органів державної влади, розширити канали взаємодії держави і громадян, підвищити якість цієї взаємодії.

Особливості роботи з електронними документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, яка є власністю держави, та тими, що містять звернення громадян, визначаються спеціальними нормативно-правовими актами.

Слід зазначити, що Державна судова адміністрація України відповідає за надання різноманітних наглядових, адміністративних та організаційних послуг судовій системі, до якої належать понад 750 судів, що формують чотири рівні та розташовані по всій території країни. У цих судах працюють близько 7800 суддів і 34000 працівників апарату суду [1].

Суттєвою проблемою, особливо в умовах сьогодення, зокрема, функціонування автоматизованої системи документообігу, є незадовільний стан забезпечення комп'ютерною технікою, яка відповідає сучасним програмним вимогам. Відзначається, що переведення органів судової системи України до електронного документообігу ускладнюють такі фактори:

- брак кваліфікованих кадрів у галузі інформаційних технологій у державних установах, особливо в місцевих органах державної влади;

- недостатнє розуміння користувачами системи електронного документообігу в органах державної влади основних завдань, які має вирішувати електронний документообіг, та психологічна непідготовленість працівників до використання нових інформаційних технологій;

- низький рівень комп'ютерної грамотності суспільства, що ускладнює перехід до електронного документообігу у взаємодії між державними установами і громадянами [13].

Аналіз стану процесу інформатизації свідчить, що рівень упровадження інформаційно-комунікаційних технологій у державному секторі є поки що не достатнім і не відповідає світовим тенденціям розвитку інформаційного суспільства. Одним із першочергових завдань, які необхідно виконати з метою поліпшення ситуації в цій сфері, є подальше впровадження й удосконалення функціонування систем електронного документообігу в усіх органах державної влади.

Нині системи автоматизованого діловодства та документообігу впроваджено в більшості центральних органів державної влади України: згідно з даними Державного комітету інформатизації України, системи електронного документообігу функціонують у 55 центральних органах державної влади. Триває процес автоматизації документообігу в органах влади на місцевому рівні: станом на 2013 р. електронний документообіг запроваджено у 22 обласних державних адміністраціях та міських державних адміністраціях міста Києва. Засоби електронного цифрового підпису впроваджено в 6 центральних органах державної влади (Верховна Рада України, Міністерство транспорту та зв'язку України, Головне управління державної служби України, Державна митна служба України, Державна податкова адміністрація України, Державний комітет фінансового моніторингу України) [1].

Автоматизована система документообігу суду забезпечує:

1) об'єктивний та неупереджений розподіл справ між суддями;

2) надання фізичним і юридичним особам інформації про стан розгляду справ щодо них;

3) централізоване зберігання текстів судових рішень та інших процесуальних документів;

4) підготовку статистичних даних;

5) реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції й етапів її руху;

6) видачу копій судових рішень і виконавчих листів на підставі наявних у системі даних щодо судового рішення та реєстрації заяви особи, на користь якої воно ухвалене;

7) передачу справ до електронного архіву;

8) виконання інших функцій, необхідних для забезпечення нормальної діяльності судів і суддів [10].

Водночас наявні проблеми, що гальмують упровадження цілісної системи електронного документообігу в органах державної влади України. По-перше, цей захід потребує створення єдиної інформаційної системи електронного документообігу органів державної влади, на що слід витратити час та ресурси. Для цього має бути забезпечене повне впровадження в діяльність органів державної влади систем автоматизованого діловодства та документообігу, а також об'єднання всіх існуючих розрізнених систем електронного документообігу різних органів державної влади в єдину загальнодержавну електронну систему. Слід уніфікувати та стандартизувати певні документи. Нині повноцінно впроваджено сучасні автоматизовані системи діловодства та документування в Міністерствах економіки, фінансів, транспорту та зв'язку, доходів та зборів. Окремі міністерства реалізують проекти інтеграції інформаційних систем власної розробки до загальної міжвідомчої системи електронного діловодства та документообігу. Для інших міністерств і відомств ще не затверджені технічні регламенти, які необхідні для впровадження й повноцінного функціонування інформаційних систем електронного документообігу і застосування електронного цифрового підпису в усіх органах державної влади України; також немає загальнодержавної програми проведення заходів для впровадження електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису.

По-друге, необхідною умовою повноцінного використання органами державної влади можливостей електронного документообігу є забезпечення цих органів надійними засобами використання електронного цифрового підпису. Проте повноцінне впровадження можливостей електронного цифрового підпису для використання в органах державної влади України потребує вирішення певних проблем. Передусім це стосується питань, які пов'язані із: забезпеченням ефективного функціонування Центрального засвідчувального органу як основної інституції в розгалуженій системі функціонування систем використання електронного цифрового підпису; а також проблемою сумісності форматів електронних ключів, що надаються акредитованими центрами їх сертифікації. Нині нормативними документами в галузі обробки та використання електронних даних не визначено форматів даних, які можуть використовувати центри сертифікації, не передбачено спеціальних функцій такого органу щодо перевірки сумісності деяких центрів сертифікації в процесі їх акредитації [7].

Крім того, законодавство ще не повністю врегулювало питання застосування шифрування даних, що створює додаткові проблеми під час роботи з громадянами або підприємствами, що потребують забезпечення конфіденційності електронних документів, які подаються до різних державних органів влади.

З початку використання автоматизованої системи в судовій сфері спостерігається позитивна динаміка оперативності ефективного розгляду судових справ, а також отримання громадянами України поточної інформації стосовно стану розгляду своєї судової справи та копій потрібних процесуальних документів. Основними факторами вищезазначених позитивних результатів можна вважати те, що оперативна реєстрація вхідної і вихідної поштової та іншої кореспонденції (до якої належать позовні заяви, касаційні скарги, адміністративні справи й інші документи, які можуть подаватися до суду та бути предметом судового розгляду), нині вже відбувається в автоматизованому режимі. Таким чином, упровадження автоматизованої системи реєстрації кореспонденції дозволяє приблизно втричі зменшити час, необхідний для поточної реєстрації судових справ. Також під час застосування системи електронного документообігу значно зменшується обіг судових документів у паперовому форматі, що спрощує процес доступу громадян до потрібної інформації і робить суд від - критішим та доступнішим для населення. Крім того, автоматизована система документообігу має потужну систему контекстного пошуку, користуючись якою можна отримати потрібну інформацію за декілька хвилин. Отже, забезпечується процес оперативності, достовірності отримання пересічним громадянином у суді відповідної інформації щодо руху його судової справи.

Значною перевагою системи електронного суду є можливість складання статистичного звіту з використанням автоматизованої системи документообігу. Після впровадження в судову систему електронних компонентів увесь процес підготовки окремого статистичного звіту набув нового змісту. Формування такого звіту здійснює лише один працівник [8].

Водночас, проблема використання електронних документів у судовому процесі, наприклад, їх подання як підстави для оскарження, поки що не вирішена. На думку суддів, до пакета документів слід вкладати «паперові» документи, затверджені підписом судді та печаткою суду.

Необхідно відзначити, що сама ідея інформатизації всіх сфер суспільного життя, зокрема й судочинства, визначена в Законі №537-V «Про основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007-2015 роки», прийнятим з урахуванням Декларації ООН «Побудова інформаційного суспільства - глобальне завдання в новому тисячолітті». Реальних ознак їй надано в Стратегічному плані інформатизації судової системи України, розробленому робочою групою з питань інновацій ДСА спільно з колегами зі США [16]. Зазначимо, що суди США, як і суди РФ, широко використовують можливості інтернет-технологій, а в українському судочинстві такі питання ще не мають однозначного вирішення.

Слід підкреслити, що технології, упроваджені в роботу судочинства мають відповідати сучасним вимогам. Окремі елементи електронного суду наявні в кожному суді. Це, наприклад, - система електронного діловодства, а також Єдиний реєстр судових рішень. Питання в тому, наскільки готові до електронного документообігу самі учасники процесу. Очевидно, що впровадження інформаційних технологій передбачає доступ до них обох сторін. Однак нині не всім сторонам судочинства може бути надано такий доступ.

Перспективи розвитку електронного документообігу в судових органах України слід спрямувати на вдосконалення технічних, програмних та інформаційних засобів ведення судового документообігу України. З цією метою необхідно проводити систематичну роботу з підготовки та перепідготовки окремих спеціалістів, які ведуть діловодство в судовій сфері, а також здійснюють технічне забезпечення введення, передачі та зберігання електронних документів. За умови дотримання всіх процесуальних, а також технічних вимог, електронний документообіг у судовій системі України буде повністю впроваджено з урахуванням міжнародного досвіду.

Список використаних джерел

автоматизація суд діловодство документообіг

1. Аналіз стану обліково-статистичної роботи у Державній судовій адміністрації України, її територіальних управліннях та в апеляційних і місцевих судах у першому півріччі 2013 року [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://www.scourt. gov.ua. - Назва з екрана.

2. Асєєв Г Г Управління сучасним документообігом: теорія, структура, методи / Г Г Асєєв // Вісн. Кн. палати. - 2004. - №4. - С. 26-29.

3. Барбара В.П. Використання комп' ютерних технологій у судочинстві / В.П. Барбара // Вісн. Верховного Суду України. - 2010. - №1 (65). - С. 36-39.

4. Брамирський І. Електронний документообіг у суді / І. Брамирський // Правовий тиждень (щотижнева інформаційно-правова газета). - 2011. - №21 (147). - 26 трав. - С. 4.

5. Джига Т Вітчизняний та зарубіжний досвід запровадження в органах державної влади систем електронного документообігу: проблеми, переваги, рекомендації [Електронний ресурс] / Т Джига - Режим доступу: http://old.niss.gov.ua/ MONITOR/Juli2009/13.htm. - Назва з екрана.

6. Зозуля Д.Д. Проблеми впровадження електронного документообігу в судовій системі України / Д.Д. Зозуля // Культура та інформаційне суспільство: матер. всеукр. наук.-теорет. конф. молодих учених, 24-25 квіт. 2014 р. - Харків: ХДАК, 2014. - С. 239-240.

7. Лебедев В.М. Компьютеризация и информатизация судов - требование времени / В.М. Лебедев // Информатизация судов. - 2012. - №29. - С. 12.

8. Матвієнко О.В. Основи організації електронного документообігу: навч. посіб. / О.В. Матвієнко, М.Н. Цивін. - Київ: Центр учб. літ-ри, 2008.

9. Організація судової влади в Україні: навч. посіб. / за ред. І. Є. Марочкіна, Н.В. Сібільової. - Харків: Одіссей, 2007. - 328 с.

10. Положення про автоматизовану систему документообігу суду / Затверджено рішенням Ради суддів України від 26.11. 2010 р., №30 [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://ln.kr.court.gov.ua/sud1111/300/120. - Назва з екрана.

11. Про затвердження Інструкції з діловодства в адміністративних судах України: Наказ Державної судової адміністрації України: від 17.12.2013 р., №174 [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://court.gov.ua/instructions. - Назва з екрана.

12. Про Положення про Державну судову адміністрацію України: Рішення Ради суддів України від 22 жовтня 2010 р., №12 [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://cr.court.gov.ua/tu01/20/4. - Назва з екрана.

13. Про реалізацію проекту щодо обміну електронними документами між судом та учасниками судового процесу: Наказ Державної судової адміністрації України: від 31.05.2013 р., №72 [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://dsa.court.gov. ua/dsa/14/N722013/. - Назва з екрана.

14. Сегай М. Концептуальні засади інформатизації судочинства / М. Сегай // Вісн. Акад. правов. наук України. - Харків, 2000. - №4 (23). - С. 193-200.

15. Талимончик В.П. Международный опыт информационных систем судебных органов / В.П. Талимончик // Информационное право. - №1 (16). - 2011 - С. 8.

16. Электронный суд: повлияют ли инновационные технологии на оперативность судебного процесса? // Судебно-юридическая on-line-газета. - №24 (192). - 26.06.2013 [Электронный ресурс].-Режим доступа: http://sud.ua/newspaper/2013/06/26/51069 - pravosydie-online. - Загл. с экрана.

Размещено на Allbest.ru