Информационные системы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

информационный автоматизация форматирование шрифт

1. Информационные системы. Общее представление. Структура информационных систем и их классификация. Информационные технологии. Этапы развития информационных технологий и проблемы их использования. Виды информационных технологий

1.1 Информационные системы. Общее представление

1.2 Структура информационных систем и их классификация

1.3 Информационные технологии

1.4 Этапы развития информационных технологий и проблемы их использования

1.5 Виды информационных технологий

2. Форматирование документа. Шрифты, обрамление и заполнение, изменение регистров

2.1 Группа Шрифт вкладки Главная

2.2 Обрамление и заполнение текста

2.3 Изменение регистра для изменения букв

3. Использование шаблонов. Создание шаблона документа и нового документа по шаблону

Список используемой литературы



1. Информационные системы. Общее представление. Структура информационных систем и их классификация. Информационные технологии. Этапы развития информационных технологий и проблемы их использования. Виды информационных технологий

1.1 Информационные системы. Общее представление

Информационная система - это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для передачи, хранения, обработки и выдачи информации для достижения цели управления.

В современных условиях основным техническим средством обработки информации является персональный компьютер, который является важным компонентом информационных технологий. С учетом этого дается следующее определение информационных систем.

Информационная система - это совокупность информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.



По степени автоматизации процедур преобразования информации системы обработки данных делятся на системы ручной обработки, механизированные, автоматизированные и системы автоматической обработки данных.

Важнейшими принципами построения эффективных информационных систем являются:

Принцип интеграции, заключающийся в том, что обрабатываемые данные, однажды введенные в систему, многократно используются для решения большого числа задач.

Принцип системности, заключающийся в обработке данных в различных аспектах, чтобы получить информацию, необходимую для принятия решений на всех уровнях управления.

Принцип комплексности, заключающийся в механизации и автоматизации процедур преобразования данных на всех этапах функционирования информационной системы.

1.2 Структура информационных систем и их классификация

Информационные системы классифицируются:

по функциональному назначению: производственные, коммерческие, финансовые, маркетинговые и др.;

по объектам управления: информационные системы автоматизированного проектирования, управления технологическими процессами, управления предприятием (офисом, фирмой, корпорацией, организацией) и т. п.;

по характеру использования результатной информации: Информационно-поисковые, предназначенные для сбора, хранения и выдачи информации по запросу пользователя; информационно-советующие, предлагающие пользователю определенные рекомендации для принятия решений (системы поддержки принятия решений); информационно-управляющие, результатная информация которых непосредственно участвует в формировании управляющих воздействий.

Структуру информационных систем составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами.

Функциональные подсистемы реализуют и поддерживают модели, методы и алгоритмы получения управляющей информации. Состав функциональных подсистем весьма разнообразен и зависит от предметной области использования информационной системы, специфики хозяйственной деятельности объекта управления.

В состав обеспечивающих подсистем обычно входят:

Информационное обеспечение - методы и средства построения информационной базы системы, включающее системы классификации и кодирования информации, унифицированные системы документов, схемы информационных потоков, принципы и методы создания баз данных.

Техническое обеспечение - комплекс технических средств, задействованных в технологическом процессе преобразования информации в системе. В первую очередь это вычислительные машины, периферийное оборудование, аппаратура и каналы передачи данных.

Программное обеспечение включает в себя совокупность программ регулярного применения, необходимых для решения функциональных задач и программ, позволяющих наиболее эффективно использовать вычислительную технику, обеспечивая пользователям наибольшие удобства в работе.

Математическое обеспечение -- совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых в системе.

Лингвистическое обеспечение -- совокупность языковых средств, используемых в системе с целью повышения качества ее разработки и облегчения общения человека с машиной.

Организационные подсистемы по существу относятся также к обеспечивающим подсистемам, но направлены в первую очередь на обеспечение эффективной работы персонала, и поэтому они могут быть выделены отдельно. К ним относятся:

Кадровое обеспечение - состав специалистов, участвующих в создании и работе системы, штатное расписание и функциональные обязанности.

Эргономическое обеспечение - совокупность методов и средств, используемых при разработке и функционировании информационной системы, создающих оптимальные условия для деятельности персонала, для быстрейшего освоения системы.

Правовое обеспечение - совокупность правовых норм, регламентирующих создание и функционирование информационной системы, порядок получения, преобразования и использования информации.

Организационное обеспечение - комплекс решений, регламентирующих процессы создания и функционирования как системы в целом, так и ее персонала.

1.3 Информационные технологии

Информационная технология - это совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных для обработки информации о состоянии объекта, процесса или явления.

Технология в узком смысле это совокупность приемов и методов, определяющих последовательность действий для реализации производственного процесса обработки информации.

Цель информационной технологии - переработка информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Внедрение персонального компьютера в информационную сферу и применение телекоммуникационных средств связи определили новый этап развития информационной технологии. Новая информационная технология - это информационная технология с "дружественным" интерфейсом работы пользователя, использующая персональные компьютеры и телекоммуникационные средства. Новая информационная технология базируется на следующих основных принципах:

интерактивный (диалоговый) режим работы с компьютером;

интегрированность с другими программными продуктами;

гибкость процесса изменения данных и постановок задач.

В качестве инструментария информационной технологии используются распространенные виды программных продуктов: текстовые процессоры, издательские системы, электронные таблицы, системы управления базами данных, электронные календари, информационные системы функционального назначения.

1.4 Этапы развития информационных технологий и проблемы их использования

Важнейшими историческими этапами развития информационных технологий (ИТ) является письменность, изобретение книгопечатания, использование почты, телефона, телеграфа, телевидения. Особое место в развитии ИТ занимают компьютеры, электронная почта и широкое использование компьютерных сетей (локальных и глобальных), которые обеспечивают не только содержательную обработку информации, но и передачу текстовых, мультимедийных (графика, видео и звук) и других материалов практически на любые расстояния в реальном масштабе времени.

Информационные технологии являются наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов общества. К настоящему времени она прошла несколько эволюционных этапов, смена которых определялась главным образом развитием научно-технического прогресса, появлением новых технических средств переработки информации.

Существует несколько точек зрения на развитие информационных технологий с использованием компьютеров, которые определяются различными признаками деления. Общим для всех изложенных ниже подходов является то, что с появлением ПК (персональных компьютеров) начался новый этап развития ИТ. Основной целью становится удовлетворение персональных информационных потребностей человека, как для профессиональной, так и для бытовой сферы.

Может быть рассмотрена следующая классификация развития ИТ по признакам:

* По виду задач и по виду процессов обработки информации.

1-й этап (60-70-е гг.) -- обработка данных в вычислительных центрах в режиме коллективного пользования.

2-й этап (с 80-х гг.) -- создание ИТ, направленных на решение стратегических задач.

* По используемому техническому обеспечению

1-й этап (до конца 60-х гг.) -- решение проблемы обработки больших объемов данных в условиях ограниченных возможностей аппаратных средств.

2-и этап (до конца 70-х гг.) -- распространение ЭВМ серии IBM/360

3-й этап (с начала 80-х гг.) -- компьютер становится инструментом непрофессионального пользователя, а ИТ -- средством поддержки принятия его решений

4-й этап (с начала 90-х гг.) -- создание современной технологии межорганизационных связей и ИС.

* По преимуществам, которое приносит компьютерная технология:

1-й этап (с начала 60-х гг.) -- обеспечение эффективной обработкой информации при выполнении рутинных операций с ориентацией на централизованное коллективное использование ресурсов вычислительных центров. Основным критерием оценки эффективности создаваемых информационных систем (ИС) была разница между затраченными на разработку и сэкономленными в результате внедрения средствами. Основной проблемой на этом этапе была психологическая -- плохое взаимодействие пользователей, для которых создавались ИТ, и разработчиков из-за различия их взглядов и понимания решаемых проблем. Как следствие этой проблемы, создавались системы, которые пользователи плохо воспринимали и, несмотря на их достаточно большие возможности, не использовали в полной мере.

2-й этап (с середины 70-х гг.) связан с появлением персональных компьютеров. Изменился подход к созданию ИС -- ориентация смещается в сторону индивидуального пользователя для поддержки принимаемых им решений. Пользователь заинтересован в проводимой разработке, налаживается контакт с разработчиком, возникает взаимопонимание обеих групп специалистов. На этом этапе используется как централизованная обработка данных, характерная для первого этапа, так и децентрализованная, базирующаяся на решении локальных задач и работе с локальными базами данных на рабочем месте пользователя.

3-й этап (с начала 90-х гг.) связан с понятием анализа стратегических преимуществ в бизнесе и основан на достижениях телекоммуникационной технологии распределенной обработки информации.

* По применяемому инструментарию ИТ

1-й этап (до второй половины XIX в.) -- "ручная" ИТ, инструментарий которой составляли: перо, чернильница, книга. Коммуникации осуществлялись ручным способом путем переправки через почту писем, пакетов, депеш. Основная цель технологии -- представление информации в нужной форме.

2-й этап (с конца XIX в.) -- "механическая" технология, инструментарий которой составляли: пишущая машинка, телефон, диктофон, оснащенная более совершенными средствами доставки почта. Основная цель технологии -- представление информации в нужной форме более удобными средствами.

3-й этап (40--60-е гг. XX в.) -- "электрическая" технология, инструментарий которой составляли: большие ЭВМ и соответствующее программное обеспечение, электрические пишущие машинки, ксероксы, портативные диктофоны. Изменяется цель технологии. Акцент в информационной технологии начинает перемещаться с формы представления информации на формирование ее содержания.

4-й этап (с начала 70-х гг.) -- "электронная" технология, основным инструментарием которой становятся большие ЭВМ и создаваемые на их базе ИС, оснащенные широким спектром базовых и специализированных программных комплексов. Центр тяжести технологии еще более смещается на формирование содержательной стороны информации для различных сфер использования, особенно на организацию аналитической работы. Был приобретен опыт формирования содержательной стороны информации и подготовлена профессиональная, психологическая и социальная база для перехода на новый этап развития технологии.

5-й этап (с середины 80-х гг.) -- "компьютерная" ("новая") технология, основным инструментарием которой является персональный компьютер с широким спектром стандартных программных продуктов разного назначения. На этом этапе происходит процесс персонализации ИС, которая проявляется в создании систем поддержки принятия решений. Начинают широко использоваться в различных областях глобальные и локальные компьютерные сети.

* По методологии использования ИТ

1-й этап (до конца 80-х гг.) - централизованная обработка информации на ЭВМ вычислительных центров. Создавались крупные вычислительные центры коллективного пользования, оснащенные большими ЭВМ. Применение таких ЭВМ позволяло обрабатывать большие массивы входной информации и получать на этой основе различные виды информационной продукции, которая затем передавалась пользователям.

2-й этап (до конца 90-х гг.) - децентрализованная обработка информации связанная с появлением ПК и развитием средств телекоммуникаций.

3-й этап - рациональная обработка информации. Достоинства и недостатки централизованной и де-централизованной ИТ привели к необходимости разумного сочетания того, и другого подхода.

В настоящее время большое внимание в области ИТ уделяется электронному моделированию, которое становится неотъемлемой частью интеллектуальной деятельности человечества. Сопоставление «электронного мозга» с человеческим привело к идее создания нейрокомпьютера, как ЭВМ, которая может обучаться. Нейрокомпьютер поступает так же, как человек, т.е. многократно просматривает информацию, делает множество ошибок, учится на них, исправляет их и, наконец, успешно справляется с задачей. Нейрокомпьютеры применяются для распознавания образов, восприятия человеческой речи, рукописного текста и т.д.

1.5 Виды информационных технологий

Согласно с одной из многих классификаций, к основным видам информационных технологий относятся следующие:

1) Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, алгоритмы решения которых хорошо известны, и для решения которых имеют все необходимые входные данные. Эта технология применяется на уровне исполнительской деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда.

2) Информационная технология управления предназначена для информационного обслуживания всех работников предприятий, связанных с принятием управленческих решений. Здесь информация обычно представляется в виде регулярных или специальных управленческих отчетов и содержит сведения о прошлом, настоящем и возможном будущем предприятия.

3) Информационная технология автоматизированного офиса призвана дополнить существующую систему связи персонала предприятия. Автоматизация офиса предполагает организацию и поддержку коммуникационных процессов как внутри фирмы, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

4) Информационная технология поддержки принятия решений предназначена для выработки управленческого решения, происходящего в результате итерационного процесса, в котором участвуют система поддержки принятия решений (вычислительное звено и объект управления) и человек (управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат).

5) Информационная технология экспертных систем основана на использовании искусственного интеллекта. Экспертные системы дают возможность менеджерам получать консультации экспертов по любым проблемам, о которых в этих системах накоплены знания.



2. Форматирование документа. Шрифты, обрамление и заполнение, изменение регистров

Одним из самых известных и мощных текстовых процессов является Word фирмы Mikrosoft, приобретающий с каждой версией все большее число сторонников. Им пользуются как профессионалы, подготавливающие рукописи книг к изданию в типографии, так и начинающие пользователи для работы с текстами и документами и документами. Одной из граней профессиональной компетентности современного специалиста является владение им информационной технологией работы в среде текстового процессора.

Процесс оформления внешнего вида документа в целом или его фрагментов в любой программной среде называют форматированием. Само слово форматирование происходит от слова «Форма», т.е. чему-либо надо придать определенную форму. Различные способы и инструменты форматирования, которые представляет текстовый процессор Word, позволяют получить профессионально оформленный текст. Форматирование документов осуществляется в результате следующих действий:

- установки параметров страницы документа;

- применение шрифтового оформления символов текста;

- задания положения абзацев на странице и установка для них отступов и интервалов (слева и справа, межстрочный и межабзацный интервалы);

- выбора вариантов обрамления и заполнения абзацев;

- расположение текста в колонках;

- задание стиля, оформление символа, абзаца, страницы и т.д.



2.1 Группа Шрифт вкладки Главная

Изменять параметры шрифта можно, используя не только вкладку Шрифт одноименного окна. Во многих случаях гораздо удобнее пользоваться инструментами группы Шрифт вкладки

С помощью кнопок группы Шрифт можно выполнять все основные действия по оформлению текста:

* изменять начертание шрифта - делать полужирным, курсивным, подчеркнутым, зачеркнутым. Если щелкнуть на треугольнике справа от кнопки Подчеркнутый, то появится список, в котором можно выбрать тип, толщину и цвет линии подчеркивания;

* создавать подстрочные и надстрочные индексы;

* изменять регистр. При щелчке на треугольнике справа от кнопки появляется меню, из которого можно выбрать нужное действие;

* выделять текст цветом (можно сравнить с выделением текста на листе бумаги маркером) и задавать цвет шрифта.

Если щелкнуть на треугольниках справа от кнопок, то появится список доступных цветов;

* задавать гарнитуру (тип) шрифта.Наиболее распространены гарнитуры Times New Roman, Arial, Courier New;

* выбирать кегль (размер) шрифта;

* увеличивать или уменьшать размер шрифта с шагом в один пункт;

* очищать формат, то есть убирать оформление.

2.2 Обрамление и заполнение текста

Для большей выразительности оформления абзацев и страниц текста используются различные способы обрамления, заполнения узором, изменения цвета и т.д.

Команда Главная, Границы и заливка вызывает диалоговое окно настройки Границы и заливка. На вкладке Граница или Страница выбирается:

- тип обрамления абзаца или страницы;

- цвет, тип и ширина линии обрамления абзаца или страницы;

- параметры, определяющие положение абзаца на странице или поля страницы.

На вкладке Заливка задается тип и цвет узора, цвет фона.

2.3 Изменение регистра для изменения букв

Регистровое форматирование обеспечивает преобразование выделенного, фрагмента текста с помощью команды Главная, Регистр и выбором соответствующих кнопочного переключателя:

- Как в предложениях - первая буква первого слова представляется как приписная;

- все строчные - все буквы выделенного текста строчные;

- ВСЕ ПРОПИСНЫЕ - все буквы выделенного текста прописные;

- Начинать с Прописной - первая буква каждого выделенного слова прописная;

- изменить регистр - замена в выделенном тексте прописных букв на строчные, а строчные на прописные.



3. Использование шаблонов. Создание шаблона документа и нового документа по шаблону

Шаблоны - заготовки будущих документов. Некоторое количество универсальных шаблонов поставляется вместе с текстовым процессором и устанавливается на компьютере вместе с ним. Доступ ко всем шаблона Word осуществляется командой Кнопка Office - Создать.

От обычных документов шаблоны отличаются тем, что в них поставлена защита, исключающая возможность их повреждения. Создавая новый документ на основе шаблона, мы вносим изменения в содержание шаблона. При сохранении же мы записываем новый документ, а шаблон, использованный в качестве его основы, остается в неизменном виде и пригоден для дальнейшего использования.

Шаблон - это что-то вроде электронного бланка, который формируется один раз и потом используется для создания однотипных документов. Любой документ текстового редактора Word базируется на шаблоне.

В диалоговом окне Создание документа мы можем выбирать шаблон, на основе которого хотим создать документ. По умолчанию используется шаблон Новый документ (Normal.dotx).

Текстовый редактор Word позволяет использовать различные стандартные шаблоны для создания новых документов. Для этого предназначен раздел Установленные шаблоныдиалогового окна Создание документа.

Шаблоны Word 2007 сохраняются в виде файлов с расширением .DOTX или .DOTM (с использованием макросов). Создать новый шаблон можно на основе другого шаблона или на основе документа.

Чтобы создать шаблон на основе документа нужно, создав документ, сформировать в нем неизменную часть шаблона и сохранить как шаблон, выбрав команду Сохранить как - Шаблон Word. В открывшемся окне Сохранение документа будет выбран раздел Надежные шаблоны и указан тип документа Шаблон Word. Доступ к вашему шаблону будет осуществляться командой Кнопка Office - Создать - раздел Мои шаблоны.

В шаблоне можно сохранять как неизменяемую часть документа, которая будет повторяться во всех документах - текст, графические объекты, специальные поля для ввода переменной информации, так и готовые стили оформления документа - набор форматирующих команд, сохраняемый под своим именем для многократного использования.



Список используемой литературы

1. Громов Г.Р. Очерки информационной технологии. - Изд. ИнфоАрт, Москва, 1992.

2. Жданов С.А. Информационные системы. - Изд. Прометей, 2015.

3. Ёлочкин М.Е. Информационной технологии. - Изд. Оникс, Москва, 2008.

4. Дик В.В. Информационные системы в экономике. - Изд. Финансы и статистика, 1996.

5. И. Краинский.Word 2007. Популярный самоучитель. - Изд.Питер, Санкт-Петербург, 2008.

6. Сергеев А.П. Microsoft Office 2007. Самоучитель. - Изд. Вильямс, 2007.

7. Уоллес Вонг. Microsoft Office 2007 для "чайников". - Изд. Диалектика, Вильямс, 2008.

Размещено на Allbest.ru

...