Компьютерные технологии в делопроизводстве на примере делопроизводства предприятия "ТУ Росимущества в ХМАО-Югре"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

Компьютерные технологии в делопроизводстве на примере делопроизводства предприятия «ТУ Росимущества в Хмао-Югре»

Введение

компьютерный делопроизводство служба

В настоящее время деятельность любой организации невозможно представить без применения различных технических средств. С их появлением изменилась технология создания и обработки документов, снизилась трудоемкость делопроизводственных операций.

В современных учреждениях, организациях и предприятиях основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов.

Для рационализации управленческих процессов применяются также различные программные средства, предназначенные для полной или частичной автоматизации документационного обеспечения управления. Без применения компьютерных технологий в настоящее время не обходится ни один работник, занятый делопроизводством, в связи с чем представляется актуальным (убрать жирность) изучение основных аспектов применения компьютерных технологий в делопроизводстве.

Цель работы - охарактеризовать особенности использования компьютерных технологий в делопроизводстве организации.

Поставленная цель обусловила решение ряда конкретных задач:

1) охарактеризовать основные системы электронного документооборота;

2) охарактеризовать делопроизводство в территориальном управлении Федерального агентства по управлению государственным имуществом в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре (ТУ Росимущества в ХМАО-Югре).

Для реализации поставленной цели использовались следующие методы: описательный метод, включающий наблюдение, интерпретацию и систематизацию фактов, аналитический метод, который применяется при изучении основных свойств систем электронного документооборота, сопоставительный метод, применяемый при проведении сравнительного анализа традиционного и электронного документооборота.

В качестве источников в работе используются нормативно-правовые акты (Федеральные законы, государственные стандарты); учебные пособия, посвященные изучению особенностей документационного обеспечения управления и архивного дела; периодические издания профессиональной направленности, содержащие взгляды специалистов-документоведов на современные проблемы использования компьютерных технологий в делопроизводстве, а также электронные текстовые данные. Работа выполнена с использованием материалов Территориального управления федерального агентства по управлению государственным имуществом в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре.

Структура и краткое содержание работы. Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка источников и литературы, приложения.

Во введении обосновывается актуальность работы, определяются цель, задачи, методы, характеризуется источниковая база исследования, а также структура и содержание работы.

В первой главе «Теоретические аспекты использования компьютерных технологий в делопроизводстве» характеризуется законодательная база применения компьютерных технологий, определяются понятия делопроизводства, компьютерных технологий и электронного документооборота, выявляется значение внедрения электронного документооборота в делопроизводство.

Во второй главе «Влияние компьютерных технологий на организацию службы делопроизводства» производится анализ делопроизводства и программного обеспечения ТУ Росимущества в ХМАО-Югре, а также определяются направления совершенствования применения компьютерных технологий в данном ведомстве.

В заключении излагаются основные результаты исследования.

1. Теоретические аспекты использования компьютерных технологий в делопроизводстве

1.1 Законодательное определение компьютерных технологий в делопроизводстве, взаимодействие терминов «делопроизводство» и «компьютерные технологии»

Законодательные акты в области компьютерных технологий в делопроизводстве представлены федеральными законами, государственными стандартами и иными нормативно-правовыми актами. При этом в нормативно-правовых документах данной области не фигурирует понятие «компьютерные технологии», но содержатся определения синонимичных данному понятию терминов.

1. Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» регулирует отношения, возникающие в процессе:

1) осуществления права на получение, поиск, производство, передачу и распространение информации;

2) применения информационных технологий;

3) обеспечения защиты информации. [2]

Согласно закону «Об информации….», информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов. Таким образом, рассматриваемый федеральный закон определяет информационные технологии с точки зрения их применения к информационным системам.

2. Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» имеет целью обеспечение правовых условий использования электронной подписи в электронных документах. В этом законе даны определения следующих терминов:

- корпоративная информационная система - информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют определенный круг лиц;

- информационная система общего пользования - информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют неопределенный круг лиц и в использовании которой этим лицам не может быть отказано. [1]

Таким образом, закон «Об электронной подписи» дает представление о компьютерных технологиях, применяемых в области использования электронной подписи.

3. Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими лицами и физическими лицами как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств.

Информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств. [3]

Таким образом, закон «О персональных данных» определяет тип компьютерных технологий, применяемых для обработки персональных данных.

Кроме законов термины определяются в национальных (государственных) стандартах, нормативно-методических документах.

1. ГОСТ Р 51170-98 «Качество служебной информации. Термины и определения» устанавливает термины и определения основных понятий в области качества служебной (технологической и официальной) информации. Согласно данному государственному стандарту информационная технология представляет собой систему методов и способов переработки информации. [4]

Таким образом, рассматриваемый государственный стандарт дает близкое делопроизводственной сфере определение информационных технологий.

2. ГОСТ Р 51275-2006 «Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Основные положения». Наиболее близкий к сфере компьютерных технологий в делопроизводстве термин - система обработки информации - определяется данным государственным стандартом как совокупность технических средств и программного обеспечения, а также методов обработки информации и действий персонала, необходимых для выполнения автоматизированной обработки информации. [5]

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. ГСДОУ регламентирует основные аспекты применения автоматизированной технологии работы с документами. Так, согласно ГСДОУ данная технология осуществляется путем создания и внедрения автоматизированной подготовки документов, автоматизированных информационно-поисковых систем и решения других задач с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест. [7]

Итак, рассмотренные законодательные и нормативно-методические документы определяют термины в области компьютерных технологий в делопроизводстве с точки зрения применения в разных отраслях деятельности.

Делопроизводство определяется как деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование. В делопроизводстве можно выделить две стадии: документирование и документооборот. Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам [6]. Иными словами, документирование представляет собой процесс создания и оформления документов. Документирование может осуществляться как на естественном языке (рукопись, машинопись), так и на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, дискеты и т.д.). Согласно ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов [2]. Документирование может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, выступающими в качестве авторов документа [28, с. 7].

Документооборот - движение документов с момента их создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Различают три основных вида документопотоков: входящие документы, исходящие документы и внутренние документы [11, с. 129].

Каждый поток документов движется по своему маршруту. Движение входящих документов включает первичную обработку (проверку правильности доставки, проставление регистрационного штампа и др.), предварительное рассмотрение (распределение документов на потоки), регистрацию документов в учетных формах, рассмотрение документов руководителем и принятие управленческих решений, передачу на исполнение, исполнение документов, контроль за исполнением, направление исполненного документа в дело.

Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия документа подшивается в дело.

Движение внутренних документов на стадии создания аналогично движению исходящих документов до момента их регистрации, а после регистрации - движению входящих документов. [11, с. 134].

С появлением персональных компьютеров, объединенных в сети, на смену трудоемким операциям с документами на бумажных носителях приходят более эффективные электронные технологии обработки документов. Это не только приводит к распределению функций по работе с документами в организации, но и, что особенно важно, является основой для перехода к созданию принципиально новых и эффективных схем управления [подробнее об этом см: 27; 35].

Одно из самых эффективных решений проблемы управления документами и организации документооборота - переход учреждений, предприятий и организаций на максимально полное использование электронных документов, которые движутся и обрабатываются с помощью компьютерной сети. [23, с. 84]

Принципиальное решение в данной области - использование компьютерной сети, связывающей персональные компьютеры в различных подразделениях организации. [25, с. 93] Компьютерная сеть может использоваться и для организации коллективной работы с электронными документами при выполнении таких операций, как согласование документов, их утверждение, исполнение и т.д. [14, с. 80]

1.2 Характеристика основных систем электронного документооборота

Проведенные специалистами информационного агентства «РосБизнесКонсалтинг» статистические исследования позволяют выделить следующие наиболее популярные в России автоматизированные системы документационного обеспечения управления: LanDocs, DocsVision, Directum, Globus Professional, PayDox, ДЕЛО, 1С: Документооборот, Е1-Евфрат, БОСС-Референт [39]. Рассмотрим подробнее некоторые из них.

БОСС-Референт. Основным назначением системы «БОСС-Референт» является создание корпоративной системы, позволяющей охватить деятельность всех сотрудников и проследить за ее эффективностью, а также создать условия для управления бизнес-процессами. Отличительная черта рассматриваемой системы заключается в том, что в ней реализованы функции системы менеджмента качества (CMR-системы), учета материальных ценностей, контроля договоров, а также потокового сканирования и распознавания (встроенная система FineReader). [26, с. 14]

Рассматриваемая система обеспечивает автоматизацию следующих процессов:

- документационное обеспечение принятия решений (создание проекта документа, его согласование, подписание, утверждение, направление в архив);

- контроль исполнительской дисциплины, включая процессы формулирования поручений и контроля за их выполнением;

- работа с входящими и исходящими письмами. [30]

LanDocs. Система «LanDocs» ориентирована, в первую очередь, на делопроизводство и организацию архивного хранения документов. LanDocs построена на собственной платформе, реализованной при помощи технологии Microsoft.NET Framework. Система состоит из следующих компонентов: система делопроизводства, сервер документов (архив), подсистема сканирования и визуализации изображения, подсистема удаленного доступа при использовании Internet-клиента, почтовый сервер. [26, с. 12]

Внедрение системы «LanDocs» позволяет решать следующие задачи:

1) увеличение темпа и объема документооборота (в условиях любого бизнес-процесса) до необходимого организации уровня;

2) достижение определенного показателя исполнительской дисциплины;

3) повышение качества принимаемых управленческих решений на разных этапах и уровнях управления;

4) достижение определенного уровня автоматизма и относительной безошибочности при работе ответственных исполнителей с документами;

5) организация надежной системы защиты служебных документов от различных видов несанкционированного доступа. [31]

ДЕЛО. Система электронного документооборота «Дело» относится к классу типичных представителей систем автоматизации делопроизводства и построена на платформе Microsoft SharePoint. [26, с. 15]

Преимущества системы «Дело»:

1) универсальность, надежность, защищенность. Система может использоваться для ведения традиционного делопроизводства с автоматизацией некоторых функций (смешанный документооборот), так и полностью электронного документооборота;

2) система помогает автоматизировать весь жизненный цикл документа (от создания проекта до отправки либо направления в дело). Регистрация очень удобна, также существуют инструменты для перевода документа в электронный вид. Автоматизация процессов согласования, подписания и исполнения документов;

3) интеграция с другими системами. «Дело» поддерживает взаимодействие с СМЭВ, МЭДО, АС «Обращения граждан»;

4) мобильность и удаленная работа. Множество решений для мобильной работы под операционными системами Windows 7, Windows 8, IOS. [33]

«1С: Документооборот 8». Данная программа автоматизации делопроизводства разработана на новой технологической платформе «1С: Предприятие 8.3», которая является единой для всех конфигураций фирмы «1С», взаимодействует с любыми внешними программами и оборудованием, а также дает возможность настройки под любую специфику бизнеса.

«1С: Документооборот 8» позволяет:

- оптимизировать работу сотрудников организации с документами, а также исключить возможность пересечения фрагментов или утери версий при одновременной работе;

- сократить временные затраты на поиск необходимой информации и общее время коллективной обработки документа;

- повысить качество готовых проектов за счет решения большого количества спорных вопросов и оптимизации работы пользователей. [29]

1.3 Значение внедрения электронного документооборота в делопроизводство

Документооборот представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки [7]. Электронный документооборот является производной от традиционного документооборота и представляет собой способ организации документооборота, при котором все документы или документы определенных классов в одной организации представлены в электронном виде и хранятся централизованно. Иными словами, электронный документооборот является совокупностью автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Термин «Электронный документооборот» появился приблизительно в начале 1990-гг., но в отечественном документоведении он начал активно использоваться лишь в конце 1990-х гг. До указанного времени общепринятыми терминами были: «машиночитаемый документ» «документ на машинном (магнитном) носителе, «машинно-ориентированный документ». [22, с. 9]

Автоматизированные технологии проникали в сферу делопроизводства постепенно, от частного к общему: первоначально автоматизировали функцию контроля исполнения документов, затем информационно-поисковые функции, позднее подготовку и согласование документов. В настоящее время локальная автоматизация, как правило, не применяется даже в небольших организациях.

Казалось бы, использование компьютерных технологий в делопроизводстве должно было коренным образом изменить весь порядок работы с документами. Однако глобальных изменений не произошло, так как, по мнению автора, процессы создания и движения документов зависят прежде всего не от наличия или отсутствия технических средств, а от принятых в системе управления норм, правил и традиций, большая часть которых имеет законодательное или нормативно-методическое закрепление, а основная масса документов продолжает оформляться на бумажном носителе.

Внедрение систем электронного документооборота дает следующие преимущества:

- обеспечение наиболее эффективного управления путем автоматизации контроля исполнения, а также за счет прозрачности деятельности организации в целом и ее структурных подразделений в частности;

- внедрение системы контроля качества, применяемой согласно международным нормам;

- поддержание эффективного накопления и доступа к информации и знаниям в целом;

- обеспечение личной ответственности каждого работника за счет большей формализации его деятельности, возможности хранения всей предыстории его действий;

- протоколирование деятельности организации в целом (служебные расследования, анализ деятельности структурных подразделений, выявление «слабых мест» в работе организации);

- оптимизация бизнес-процессов, автоматизация и контроль их выполнения;

- максимальное сокращение или полное исключение оборота бумажных документов в организации;

- экономия ресурсов путем сокращения издержек на управление документопотоками в организации;

- существенное упрощение, удешевление или полное исключение необходимости хранения бумажных документов путем организации электронного архива. [26]

Таким образом, использование СЭД - непременное условие успешного функционирования любой организации. Автоматизация делопроизводственных процессов позволяет оптимизировать обработку документов, что существенно ускоряет бизнес-процессы.

2. Влияние компьютерных технологий на организацию службы делопроизводства

2.1 Характеристика делопроизводства на предприятии «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре»

Федеральное агентство по управлению государственным имуществом (Росимущество) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по управлению федеральным имуществом

Росимущество имеет множество структурных подразделений. В состав агентства входит несколько групп подразделений: центральный аппарат, коллегиальные и территориальные органы. Одним из территориальных органов Росимущества является «Территориальное управление Росимущества в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре» (далее - «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре»). «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» расположено по адресу: 628011, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, г. Ханты-Мансийск, ул. Светлая, д. 39/2. ТУ Росимущества в ХМАО имеет следующие реквизиты: ОГРН 1098601001157, ИНН/КПП 8601038677/860101001, ОКПО 71212160, ОКАТО 71131000000, ОКОГУ 1328080, ОКТМО 71871000001.

В своей деятельности «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» руководствуется теми же законодательными и локальными нормативно-правовыми актами, что и центральный аппарат агентства. Правовую основу деятельности «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» составляют Конституция Российской Федерации, Гражданский кодекс РФ, Уголовно-процессуальный кодекс РФ, Федеральные законы РФ, Указы Президента РФ, Постановления Правительства РФ, а также собственные локальные нормативно-правовые акты Росимущества, регулирующие и упорядочивающие его деятельность. [9]

Делопроизводство в «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» организуется на основе Регламента Федерального агентства по управлению государственным имуществом и Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом с использованием программного комплекса «Е1 Евфрат».

Организация электронного документооборота в «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» определяется Регламентом безбумажного документооборота Росимущества, являющимся дополнением к Инструкции по делопроизводству в Росимуществе.

Электронные документы, обрабатываемые по безбумажной технологии в СЭД и заверенные электронной подписью (ЭП), являются юридически значимыми: электронный документ, подписанный ЭП в СЭД, равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Прием и регистрация входящих документов в «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» на бумажном носителе и в электронной форме (в том числе поступающих по системе МЭДО) осуществляются централизованно группой входящей корреспонденции отдела приема, учета, регистрации и электронной обработки корреспонденции Управления делами с использованием «Е1 Евфрат».

Работник, выполняющий регистрацию электронного документа в СЭД (регистратор), заполняет регистрационную карточку, прикрепляет к ней текст документа, заверенный ЭП файл документа MS Office, или электронный образ поступившего документа, заверенный ЭП, и выполняет первичную переметку с учетом отметки лица, проводившего первичное рассмотрение, при отсутствии отметки - по адресату.

Электронные регистрационные карточки с прикрепленными электронными документами или электронными образами документов, поступивших на бумажных носителях, подлежащими рассмотрению руководителем «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре», посредством технологий СЭД направляются соответствующим работникам Управления делами: на документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Минэкономразвития России - в группу подготовки резолюций отдела подготовки, контроля и проверки исполнения поручений Управления делами (далее - группа подготовки резолюций), другие документы, подлежащие рассмотрению руководителем «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре», работникам группы входящей корреспонденции отдела приема, учета, регистрации и электронной обработки корреспонденции Управления делами в соответствии с должностными регламентами, остальные - в секретариаты соответствующих заместителей руководителя «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» и ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» в соответствии с произведенным ранее распределением. [10]

Рассмотренные руководителем «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» документы (постановления органов государственной власти, обращения граждан и т.д.) возвращаются в отдел приема и учета входящей корреспонденции и передаются в отдел контроля и проверки исполнения для постановки, при необходимости, на контроль. Затем документы вновь возвращаются в отдел приема и учета входящей корреспонденции и передаются на исполнение заместителям руководителя и в структурные подразделения. При этом, исходя из резолюции, документ копируется в необходимом количестве экземпляров согласно количеству соисполнителей. [8]

Контроль исполнения поручений в «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» осуществляется на двух уровнях.

Контроль первого уровня подразделяется на «контроль руководителя» и «общий контроль».

«Контроль руководителя» - это контроль, устанавливаемый руководителем «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» по предложению отдела подготовки, контроля и проверки исполнения поручений Управления делами либо самостоятельно.

Общий контроль - это контроль, устанавливаемый на основании типовых сроков исполнения документов или сроков, указанных в самих документах, не попадающий под категорию «контроль руководителя».

Контроль второго уровня - это контроль, устанавливаемый по инициативе заместителей руководителя «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» и начальников структурных подразделений. Контроль второго уровня и анализ исполнительской дисциплины (статистика) осуществляют соответственно секретариаты заместителей руководителя и ответственные за делопроизводство структурных подразделений «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре». [10]

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения остаются в течение двух лет в подразделениях для оперативной и справочной работы, после чего в установленном порядке передаются в архив «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре».

Таким образом, в «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» имеет место смешанный документооборот, при котором используются одновременно электронные документы и документы на бумажных носителях.

2.2 Анализ сетевого, технического и программного обеспечения предприятия «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре»

Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Современные технические средства обеспечения управления информационными ресурсами по своему составу и функциональным возможностям весьма разнообразны и подразделяются на средства вычислительной техники, средства коммуникационной техники и средства организационной техники. [12, с. 435]

Компьютерная техника предназначена, в основном, для реализации комплексных технологий обработки и хранения информации и является базой интеграции всех современных технических средств обеспечения управления информационными ресурсами. В «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» каждое рабочее место оборудовано персональным компьютером (ПК).

Коммуникационная техника предназначена, в основном, для реализации технологий передачи информации и предполагает как автономное функционирование, так и функционирование в комплексе со средствами компьютерной техники. К коммуникационной технике «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» относятся факсы, факс-модемы, телефоны и мини-АТС.

Организационная техника предназначена для реализации технологий хранения, представления и использования информации, а также для выполнения различных вспомогательных операций в рамках тех или иных технологий информационной поддержки управленческой деятельности. [12, с. 440] В «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» используются следующие средства оргтехники: печатающие устройства для ПК (принтеры), средства сканирования (сканеры), средства копирования, тиражирования и сканирования (МФУ), машины для уничтожения документов (шредеры) и др.

Программное обеспечение - это все или часть программ, процедур, правил и соответствующей документации системы обработки информации.

В программном обеспечении компьютера есть необходимая часть, являющаяся базой для всех остальных программ. Она называется системным программным обеспечением. Кроме системного, в состав программного обеспечения компьютера входят еще прикладные программы и системы программирования. [18]

К системным программам относятся: тестовые и диагностические программы, антивирусные программы, операционные системы, командно-файловые процессоры.

Программы, с помощью которых пользователь может решать свои информационные задачи, не прибегая к программированию, называются прикладными программами. К их числу относятся:

- текстовые и графические редакторы, с помощью которых можно готовить различные тексты, создавать рисунки, строить чертежи (Microsoft Word, Paint и др);

- системы управления базами данных (СУБД), позволяющие превратить компьютер в справочник по любой теме (Microsoft: Access, FoxPro, SQL, Server Oracle и др.);

- табличные процессоры, позволяющие организовывать очень распространенные на практике табличные расчеты (Excel, VisiCalc, SuperCalc, StarCalc, еSuite и др.);

- коммуникационные (сетевые) программы, предназначенные для обмена информацией с другими компьютерами, объединенными с данным в компьютерную сеть (Система «Консультант Плюс» и др.);

- программы электронного документооборота («БОСС-Референт», «ДЕЛО», «Е1 Евфрат» и др.) [26]

Кроме того, имеется большое количество прикладных программ специального назначения для профессиональной деятельности. Их часто называют пакетами прикладных программ.

В «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» в качестве интегрированного пакета прикладных программ офисного назначения используется офисная система Microsoft Office, базовыми компонентами которой можно считать текстовый процессор Word, программу обработки электронных таблиц Excel и почтовый клиент с функциями персонального информационного менеджера Outlook.

В «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» используется система электронного документооборота «Е1 Евфрат». Данная система является мощным инструментом автоматизации бизнес-процессов и оптимизации документооборота для любых организаций. «Е1 Евфрат» эффективно решает делопроизводственные задачи как в рамках структурного подразделения (например, канцелярии, отдела, департамента), так и в рамках крупной организации, имеющей сеть обособленных подразделений. При этом «Е1 Евфрат» полностью настраивается в соответствии с требованиями локальных нормативных актов в области делопроизводства, разработанными и применяемыми организацией. Система занимает лидирующие позиции в классах DMS-, BPM-, и ECM-систем. [40]

Система «Е1 Евфрат» организует весь жизненный цикл электронных документов, участвующих во всех бизнес-процессах, и позволяет оптимизировать деятельность по основным важным показателям (главное окно программы представлено в ПРИЛОЖЕНИИ А):

- снижение времени согласования документов;

- увеличение скорости и эффективности исполнения поручений;

- устранение проблемы потери документов;

- снижение затрат на содержание архива;

- упрощение процесса поиска документов.

Руководителям «Е1 Евфрат» облегчает контроль и позволяет повысить эффективность деятельности организации за счет:

- возможности наиболее эффективно контролировать исполнительскую дисциплину;

- организации учета рабочего времени сотрудников;

- оперативного согласования документов, проставления резолюций и выдачи поручений с использованием мобильных устройств. [40]

«Е1 Евфрат» позволяет автоматизировать любые бизнес-процессы, включая:

- традиционный документооборот и делопроизводство (пример формы поиска документа приведен в ПРИЛОЖЕНИИ Б, формы построения запроса по расширенному поиску - в ПРИЛОЖЕНИИ В);

- согласование документов;

- управление договорами;

- работа с кадрами и контрагентами;

- выдачу поручений и контроль их исполнения (формы решения по заданию и отчета об окончании работ приведены в ПРИЛОЖЕНИИ Г, схема хода исполнения - в ПРИЛОЖЕНИИ Д);

- управление проектами;

- ведение архива;

- прием и работу с заявками и обращениями;

- взаимодействие с удаленными подразделениями;

- управление закупками и бюджетированием;

- управление процессами, нормативно-справочной документацией и т.д. [40]

«Е1 Евфрат» построен по принципу «рабочего стола» с папками. Документы распределяются по папкам, имеющим разную степень вложенности. Собственного хранилища файлов у «Е1 Евфрат» нет, т.е. система хранит только ссылки на файлы или на страницы в Internet. Для хранения документов и их реквизитов используется система управления базами данных (СУБД) собственной разработки. В комплект продукта входят утилиты, позволяющие уплотнять и архивировать базу данных этой СУБД.

Отличительной особенностью системы является возможность открывать и просматривать любые документы поддерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра. Эта возможность реализуется без форматирования и иллюстраций, что не составляет проблемы, поскольку документ можно открыть во внешнем базовом приложении. [26]

2.3 Мероприятия по совершенствованию использованию компьютерных технологий в делопроизводстве предприятия «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре»

Существенная часть поступающих в «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» документов по-прежнему направляется на бумажном носителе. Для четкой организации процессов внутреннего документооборота необходимо регламентировать, все ли виды документов, поступивших на бумажном носителе, следует сканировать для получения их электронных копий и ввода их в СЭД и определить, будут ли для этого применяться технологии поточного сканирования с применением штрих-кодов или достаточным будет более простой вариант.

Всевозрастающую долю входящего потока составляют документы, поступающие в «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» в электронной форме. При этом могут использоваться различные способы передачи информации, к примеру, электронная почта, система межведомственного электронного документооборота (МЭДО), интернет-приемная. В связи с этим необходимо определиться, следует ли распечатывать поступившие и зарегистрированные в СЭД документы в службе ДОУ. На основе анализа структуры документооборота желательно определить перечень разновидностей документов в электронной форме, для которых распечатка не требуется (как правило, документы, маршрутизируемые непосредственно в подразделения). [16, с. 12]

Еще одним направлением совершенствования делопроизводства в «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» является переход от смешанного документооборота (при котором в одной организации функционируют как электронные, так и бумажные документы) к электронному. Несмотря на то что в «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» функционирует система электронного документооборота «Е1 Евфрат» и разработан Регламент безбумажного документооборота, определяющий правила работы в этой системе, для некоторых делопроизводственных операций в Инструкции по делопроизводству в Росимуществе предусмотрена «двойная работа». Например, в п. 6.1.2. Инструкции находим: «При проведении регистрации в электронной базе данных сведения о зарегистрированных документах (приказы, распоряжения, договоры, контракты, доверенности и др.) по завершении года должны быть перенесены на бумажный носитель и оформлены в виде журнала регистрации, листы которого нумеруются и прошиваются». [8] Переход на полностью электронный документооборот устранит необходимость подобного переноса электронного документа на бумагу.

Итак, можно выделить следующие аргументы в пользу перехода на электронный документооборот в «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре»:

- прозрачность бизнес-процессов. У руководства «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» всегда будет полный контроль над созданием, получением и исполнением документов, а также возможность постоянно следить за бизнес-процессами и линейным руководителям;

- повышение исполнительской функции. Как показывает практика, при имеющейся организации делопроизводства в «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» имеет место слабая исполнительность, в том числе из-за необходимости составлять большое количество отчётов, инструкций, договоров в бумажном виде, что затягивает процесс. В системе электронного документооборота руководитель может контролировать все рабочие процессы практически в режиме онлайн;

- экономия времени на обработку документов. Электронный документооборот - современный способ подготовки, отправки и обработки документов. Если традиционное заключение договора между компаниями, которые находятся в разных регионах, может занять как минимум несколько дней, то с электронным документооборотом задача сокращается до нескольких минут. В конечном итоге, это поможет оптимизировать все управленческие процессы в «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре»;

- повышение уровня конфиденциальности. Каждый сотрудник «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» может получить лишь тот уровень доступа к документам, который ему положен по должности. Так, некоторые смогут лишь просто просматривать документы, другие - редактировать и создавать, третьи будут иметь полные права на работу со всем списком документации. Все действия пользователей протоколируются в компьютерной системе, поэтому в спорных ситуациях можно будет узнать, кто из пользователей совершил то или иное действие. Бумажные документы могут быть подвержены незаконному копированию и краже. При правильной организации электронного документооборота такая возможность исключена;

- повышение корпоративной культуры. Все структуры организации работают в едином информационном пространстве и вовлечены в корпоративные процессы. [16, с. 13]

На сегодняшний день все больше предприятий, учреждений и организаций внедряют системы электронного документооборота. По итогам 2016 года российский рынок СЭД в рублевом выражении вырос на 10% и достиг отметки в 37,8 млрд руб. В сравнении с 2014 и 2015 годами рост рынка замедлился, но не существенно. В первую очередь на рынок оказали влияние общеэкономические факторы. В 2017 году ожидается положительная динамика в области внедрения СЭД. Динамика российского рынка СЭД в рублевом выражении за 2013-2016 гг. представлена на рисунке.



Динамика российского рынка СЭД

Таким образом, необходимость полного перехода «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» на электронный документооборот в тех системах документации, где это возможно, становится очевидной.

Заключение

Целью настоящей работы являлась характеристика особенностей использования компьютерных технологий в делопроизводстве организации. Для достижения цели были решены задачи: 1) охарактеризовать основные системы электронного документооборота; 2) охарактеризовать делопроизводство в «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре». В результате решения данных задач были сделаны следующие выводы.

Нормативно-правовая база компьютерных технологий в делопроизводстве представлена федеральными законами, государственными стандартами и иными нормативно-методическими документами, каждый из которых определяет компьютерные (информационные) технологии с учетом специфики той области, которой посвящен тот или иной нормативно-правовой акт. При этом термины «компьютерные технологии» и «делопроизводство» взаимодействуют в области применения компьютерных сетей и средств автоматизации делопроизводства, используемых в деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Рынок систем электронного документооборота представлен множеством программных продуктов, наиболее популярными из которых являются LanDocs, DocsVision, Directum, Globus Professional, PayDox, ДЕЛО, 1С: Документооборот, Е1-Евфрат, БОСС-Референт. Каждая из этих систем имеет свою специфику поддерживаемых модулей автоматизации делопроизводственных процессов и сферы применения.

«ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» руководствуется теми же законодательными и локальными нормативно-правовыми актами, что и центральный аппарат агентства, в связи с этим в территориальном управлении действуют общие для всего Росимущества Инструкция по делопроизводству, Регламент безбумажного документооборота, а также Положение о федеральном агентстве по управлению государственным имуществом.

Поступающие в «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» документы проходят те же стадии обработки и движения, что и в других организациях.

Рассмотренные руководителем «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» документы делают несколько возвратных движений: после рассмотрения передаются в отдел приема и учета входящей корреспонденции, далее они поступают в отдел контроля и проверки исполнения, а затем снова возвращаются в отдел приема и учета входящей корреспонденции, и только после этого передаются исполнителям.

«ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» применяет в своей деятельности систему электронного документооборота «Е1 Евфрат». Данная система обеспечивает автоматизацию всех технологических процессов обработки документа: от его создания или поступления до завершения исполнения, отправки и / или передачи на архивное хранение.

Документооборот «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» можно назвать смешанным, поскольку в нем функционируют как бумажные, так и электронные документы. Главным направлением совершенствования делопроизводства в «ТУ Росимущества в ХМАО-Югре» является переход от смешанного документооборота к полностью электронному: это ускорит бизнес-процессы, сделает их прозрачными, а также позволит повысить эффективность работы сотрудников ведомства.

Список использованных источников и литературы

1. Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи».

2. Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

3. Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных».

4. ГОСТ Р 51170-98. Качество служебной информации. Термины и определения.

5. ГОСТ Р 51275-2006. Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Основные положения.

6. ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

7. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 №33).

8. Инструкция по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом (утверждена Приказом Федерального агентства по управлению государственным имуществом от 22.06.2009 №178).

9. Положение о федеральном агентстве по управлению государственным имуществом (утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 05.06.2008 №432).

10. Регламент безбумажного документооборота Федерального агентства по управлению государственным имуществом (утвержден Приказом Федерального агентства по управлению государственным имуществом от 17.11.2008 №373).

11. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учеб. пособие для вузов / В.И. Андреева. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: КноРус, 2010. - 294 с.

12. Асеев Г.Г. Электронный документооборот: учебник / Г.Г. Асеев. - К.: Кондор, 2007. - 500 с.

13. Афанасьев С. Оценка качества систем электронного документооборота и персонала, управляющего документацией / С. Афанасьев // Финансовая газета. - 2010. - №17. - С. 15-19.

14. Баласанян В.Э. 2006 год - год электронного документооборота [Текст] / В.Э. Баласанян, Е.В. Губернская // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2006. - №3. - С. 78 - 81.

15. Бобылева М.П. Развитие принципов документооборота при переходе от бумажного к электронному взаимодействию / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2012. - №2. - С. 5-8.

16. Бобылева М.П. Некоторые вопросы применения смешанного электронно-бумажного документооборота / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2014. - №1. - С. 9-14.

17. Жданов Е.П. Система автоматизации документов и электронного документооборота / Е.П. Жданов, Е.М. Жданова. - Барнаул: АГУ, 2010. - 60 с.

18. Зенирова А. Эффективный рабочий процесс / А. Зенирова // Секретарское дело. - 2014. - №5. - Электрон. текстовые дан. - Режим доступа: http://www.sekretarskoe-delo.ru/index.php? id=1603

19. Кузнецов С.Л. Организация электронного документооборота / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2014. - №1. - С. 45-49.

20. Кузнецов С.Л. Проблемы долговременно хранения электронных документов / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2007. - №2. - С. 42-46.

21. Кузнецов С.Л. Требования к системам электронного документооборота / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2014. - №1. - С. 41-44.

22. Ларин М.В. Об организации электронного документооборота в Российской Федерации / М.В. Ларин // Современные технологии делопроизводства и документооборота. - №0. - 2010. - С. 8-11.

23. Линев А.А. Регионы готовы к внедрению систем электронного документооборота [Текст] / А.А. Линев // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2006. - №4. - С. 84 - 85.

24. Назаренко А.А. Документационное обеспечение управления и электронный документооборот - повышение эффективности управления / А.А. Назаренко // Современные технологии делопроизводства и документооборота. - №0. - 2010. - С. 22-29.

25. Назаренко О.Б. Программное обеспечение Интернет / Интранет клиента [Текст] / О.Б. Назаренко // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2003. - №10. - С. 92 - 95.

26. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота. - Электрон. текстовые дан. - Режим доступа: http://www.klerk.ru/soft/articles/3361/

27. Петров В.Н. Информационные системы [Текст]: учебник для вузов / В.Н. Петров. - СПб.: Питер, 2002. - 688 с.

28. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие / Л.А. Румынина. - 3-е изд., испр. - М.: Издательский центр «Академия», 2005. - 224 с.

29. Система электронного документооборота «1С: Документооборот 8». - Электрон. текстовые дан. - Режим доступа: http://v8.1 c.ru/doc8/

30. Система электронного документооборота «БОСС-Референт». - Электрон. текстовые дан. - Режим доступа: http://ecm.blogic20.ru/company

31. Система электронного документооборота «LanDocs». - Электрон. текстовые дан. - Режим доступа: http://www.landocs.ru/

32. Система электронного документооборота «Е1 Евфрат». - Электрон. текстовые дан. - Режим доступа: http://www.evfrat.ru/

33. Система электронного документооборота «ДЕЛО». - Электрон. текстовые дан. - Режим доступа: http://www.eos.ru/

34. Справочно-информационная система «КонсультантПлюс».

35. Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство [Текст] / М.В. Стенюков. - М.: Приор-издат, 2006. - 176 с.

36. Тихонов В.И. Организация «безбумажного делопроизводства»: нормативно-методические проблемы и возможности / В.И. Тихонов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2006. - №4. - С. 28-29.

37. Химич Ю.В. СЭД: методика внедрения, автоматизация, программные технологии, управление корпоративными системами / Ю.В. Химич. - М., 2010. - 26 с.

38. Храмцовская Н.А. Современные идеи и опыт в области государственного управления: Межведомственное электронное взаимодействие / Н.А. Храмцовская. - М.: Полиграфия Дизайн, 2010. - 176 с.

39. Электрон. Текстовые дан. - Режим доступа: http://www.rbc.ru

40. Электрон. текстовые дан. - Режим доступа: http://www.evfrat.ru/

Размещено на Allbest.ru

...