Табличный процессор Microsoft Excel

Рис. 4

Выравнивание

При вводе текста в ячейку, он обычно выравнивается по её левому краю. Числовые значения, наоборот, выравниваются по правому краю ячейки. Можно легко изменить способ выравнивания содержимого ячеек, выделив нужные ячейки и щёлкнув по одной из соответствующих кнопок, находящихся на панели инструментов форматирования, или выбрав команду Формат - Ячеек - Выравнивание.

Атрибуты, рамки, цвета

На панели инструментов Форматирования имеются также кнопки, позволяющие выделить содержимое ячеек полужирным шрифтом, курсивом или подчеркнуть.

Ещё одним видом форматирования являются рамки. Рамки - это линии, обведенные вокруг всех или только некоторых из выделенных ячеек или группы ячеек. Кнопка, расположенная на панели Форматирования, является необычным инструментом. После щелчка по ней вместо раскрывающегося списка появляется 12 миниатюрных пиктограмм. Для того чтобы добавить рамку к выделенной ячейке или группе ячеек, достаточно щёлкнуть по пиктограмме, соответствующей типу рамки. Пиктограмма, находящаяся в левом верхнем углу блока, позволяет удалить рамку из выделенных ячеек.

Инструмент Цвет фона позволяет быстро изменить цвет фона выделенной ячейки, а инструмент Цвет шрифта - цвет символов.

Все это можно сделать также, используя вкладки диалогового окна Формат ячеек - Шрифт, Границы и Вид.

Редактирование содержимого ячейки

Помимо всего прочего содержимое каждой ячейки можно удалять, замещать и редактировать.

Удаление содержимого ячейки

Для того, чтобы стереть числовое значение, текст или формулу в ячейке, достаточно активизировать ячейку и нажать клавишу Delete. Чтобы стереть более одной ячейки, выделить все ячейки, которые нужно очистить, и нажать клавишу Delete.

Замена содержимого ячейки

Для того, чтобы заменить содержимое ячейки, активизируйте ячейку и введите новые данные. В результате выполнения этой операции предыдущее значение ячейки заменяется, однако атрибуты форматирования, применяемые к этой ячейке, сохраняются. Для удаления из текущей ячейки формата необходимо дать команду Правка - Очистить - Форматы.

Редактирование содержимого ячейки

Если в ячейке содержится всего несколько символов, то проще всего заменить их путём введения новых данных. Однако, если в ячейке находится длинный текст или сложная формула и нужно сделать лишь небольшие изменения, то можно отредактировать содержимое ячейки, а не вводить всю информацию заново.

Для редактирования содержимого ячейки можно использовать один из трёх методов:

· дважды щёлкнуть по ячейке, что позволяет отредактировать содержимое прямо в ячейке;

· нажмите F2, что позволит отредактировать содержимое прямо в ячейке;

· активизируйте ячейку, которую нужно отредактировать, а затем щёлкните на строке формул, это позволит отредактировать содержимое ячейки в строке формул.

Для редактирования можно использовать тот метод, который Вам больше нравится. Некоторые пользователи считают, что проще всего редактировать прямо в ячейке, другие предпочитают использовать строку формул. Все эти действия приводят к отображению в строке формул трёх новых кнопок:

· нажатие на кнопку подтверждает внесённые изменения;

· если необходимо вернуться к первоначальному варианту, то нужно щёлкнуть по кнопке;

· кнопка облегчает работу с формулами рабочих таблиц.

Редактирование ячейки происходит обычным образом. Табличный курсор превращается в текстовый, который можно перемещать с помощью клавиш управления курсором.

Если после редактирования Вы передумали вводить изменения в данную ячейку, выберите команду Правка - Отменить или нажмите Ctrl+Z. Первоначальное содержимое ячейки будет восстановлено. Не забывайте, что операцию отмены нужно выполнить сразу, до ввода каких-либо других данных или выполнения других команд.

Копирование

Часто возникает необходимость скопировать содержимое ячейки в другую ячейку или диапазон. Копирование - это очень распространённая операция в программах электронных таблиц. Существует несколько типов копирования:

· копирование содержимого ячейки в другую ячейку;

· копирование содержимого ячейки в диапазон ячеек, при этом содержимое исходной ячейки копируется в каждую ячейку соответствующего диапазона;

· копирование содержимого диапазона в другой диапазон, при этом оба диапазона должны иметь одинаковые размеры.

При копировании ячейки обычно происходит копирование её содержимого и применённых к ней атрибутов форматирования.

Процедура копирования состоит из двух этапов:

1) выделить ячейку или диапазон для копирования (исходный диапазон) и скопировать его в буфер;

2) переместить табличный курсор в диапазон, в который будет копироваться информация (диапазон назначения) и вставить в него содержимое буфера.

Вставляя информацию Excel затирает (без всякого на то предупреждения) любые ячейки, входящие в диапазон назначения. И если в результате вставки стерты ячейки с важной информацией, то сразу нужно выполнить команду Правка - Отменить или использовать комбинацию клавиш Ctrl+Z.

Копирование с помощью операции перетаскивания

Excel позволяет копировать содержимое ячейки или диапазона путём перетаскивания. Выделить ячейку (или диапазон), которую нужно скопировать, а затем переместить указатель мыши на одной из её границ. Когда он превратится в стрелку, нажать клавишу Ctrl. К указателю добавится маленький плюс. После этого просто перетащить выбранное множество ячеек на новое место, продолжая удерживать нажатой клавишу Ctrl. Исходное множество ячеек останется на прежнем месте, а если отпустить кнопку мышки, Excel сделает новую копию данных.

Переместить ячейку или диапазон можно путем перетаскивания. Выделить ячейку (или диапазон) для перемещения, затем поместить указатель мыши на одну из ее (его) границ. При этом указатель мыши превратиться в стрелку. Перетащить выбранную ячейку (или диапазон) на новое место и отпустить кнопку мыши. Эта операция аналогична копированию ячейки, за исключением того, что не нужно нажимать клавишу Ctrl во время перетаскивания.

5. Вычисления в электронных таблицах

Формула - это выражение, рассчитывающее новое значение на основе имеющихся данных.

Формулы это именно то, что делает электронные таблицы настолько полезными. Без формул электронная таблица была бы ни чем иным, как просто текстовым процессором с очень мощной функцией работы с таблицами - и не более того.

Чтобы добавить формулу в таблицу, ее нужно ввести в ячейку. Можно удалять, перемещать и копировать формулы точно так же, как и любые другие данные. В формулах используются арифметические операции для работы с числами, специальные функции для обработки текста, а также другие формулы для вычисления значения в ячейке. Числа и текст, используемые в формуле, могут находиться в других ячейках, что позволяет с легкостью менять данные и придает рабочим таблицам особую динамичность. Например, при изменении начальных данных Excel производит перерасчет формул.

Формула может содержать любые из следующих элементов:

1) Операторы. При создании формулы, содержащей более одного оператора Excel анализирует ее, следуя стандартным математическим правилам (также известным как порядок выполнения операций). Вычисления в формуле Excel выполняет в соответствии с этим порядком:

§ прежде всего, рассматривается содержимое в круглых скобках;

§ затем рассматриваются операторы в соответствии с порядком выполнения операций;

§ потом, если в формуле содержится несколько операторов с одинаковым порядком, то такие операторы выполняются последовательно слева на право;

В следующей таблице приведены операторы, которые используются в формулах, в порядке их выполнения.

Таблица 1

2) Ссылки на ячейки и диапазоны - адреса или имена ячеек и диапазонов, содержащих необходимые данные. Например, D10 или A1:E8;

3) Числа;

4) Функции рабочих листов, например, СУММ.

Если ввести формулу в ячейку, то в ней отобразиться результат расчета по этой формуле. Однако сама формула появляется в строке формул при активизации соответствующей ячейки.

Формулы всегда начинаются со знака равенства. По этому признаку Excel отличает формулы от текста.

Ввод формулы в ячейку

Существует два основных способа ввода формулы в ячейку:

Ввести формулу вручную: просто наберите «=», а затем саму формулу. По мере набора символы будут появляться как в ячейке, так и строке формул. При вводе формул можно пользоваться всеми привычными клавишами редактирования.

Ввод формул путем указания адресов ячеек. При этом способе ввода формулы тоже отчасти используется ручной набор, но не в такой степени. В данном случае вместо того, чтобы набирать адреса ячеек вручную, их просто указывают. Например, чтобы ввести формулу = А1 + А2 в ячейку А3, нужно выполнить следующие действия:

1) переместить табличный курсор в ячейку А3;

2) набрать знак равенства «=», в строке состояния появилась надпись «ввод»;

3) щелкнуть мышкой на ячейке А1, вокруг нее появится движущаяся рамка, а в ячейке А3 и в строке формул - адрес А1. В строке состояния программа отобразит надпись Укажите;

4) набрать знак «+», движущаяся рамка исчезнет и в строке состояния снова появится слово «ввод»;

5) щелкнуть мышкой на ячейке А2, в формулу будет добавлена ссылка на ячейку А2;

6) завершить ввод формулы нажатием клавиши Enter.

Ссылки

В формулах могут содержаться ссылки на ячейки из других рабочих таблиц, причём эти рабочие таблицы могут находиться даже в другой рабочей книге. Для работы с такими типами ссылок в Excel используется специальный тип записи.

Ссылки на ячейки из других рабочих листов

Чтобы использовать ссылку на ячейку из другой рабочей таблицы из текущей рабочей книги, придерживайтесь следующего формата:

=Имя листа ! Адрес ячейки

Другими словами, перед адресом ячейки нужно вставить имя места с восклицательным знаком. Например: = А1 * Лист1 ! А2. В этой формуле значение ячейки А1 текущей рабочего листа умножается на значение из ячейки А2, расположенной на рабочем листе с именем Лист2.

Если имя рабочего листа в ссылке содержит один или несколько пробелов, то нужно заключить это имя в одинарные кавычки. Например:

= А1* `Все отделы ` ! А2

Ссылки на ячейки из других рабочих книг

Чтобы сослаться на ячейку из другой рабочей книги, придерживайтесь следующего формата :

=[Имя рабочей книги] Имя листа! Адрес ячейки

Адресу ячейки предшествует имя рабочей книги, заключенное в квадратные скобки, имя рабочего листа с восклицательным знаком. Пример:

=[Бюджет.xls] Лист 1! А1

Если в имени рабочей книги содержится один или несколько пробелов, то нужно заключить это имя в одинарные кавычки.

= А1* `[Бюджет на 1999] Лист 1! ` А1

Абсолютные, относительные и смешанные ссылки

Очень важно уметь отличать абсолютные ссылки от относительных. По умолчанию Excel создает относительные ссылки. Однако при копировании формулы в другую ячейку различие между упомянутыми типами ссылок становится очевидными.

Большинство ссылок на ячейки и диапазоны в электронной таблице являются относительными. Относительная ссылка - это указание типа «Пройдите два квартала вперед и один налево».

Например, если вы набрали в ячейку С1 формулу =А1*В1, то эта формула содержит ссылки на ячейку расположенную на две ячейки левее и на ячейку, расположенную на одну ячейку левее. Если вы скопируете эту формулу в ячейку F2, Excel по-прежнему будет перемножать значения из ячейки на две ячейки левее и ячейки на одну ячейку левее, т.е. Д2 и Е2. Далее Excel скорректирует формулу применительно к новому месту, и она будет выглядеть как =Д2*Е2.

При копировании относительной ссылки в другую ячейку эта ссылка меняет свое значение.

Абсолютная ссылка аналогична почтовому адресу: она указывает на конкретное место в электронной таблице.

К абсолютным ссылкам следует прибегать в том случае, если при копировании информации ссылка на ячейку не должна меняться, несмотря на то, что меняется ее местоположение относительно ячейки, содержащей скопированную формулу.

Абсолютная ссылка всегда указывает на одну и ту же ячейку независимо от того, куда ее скопировали.

Сделать ссылку абсолютной можно вставив перед именем столбца и номером строки данной ячейки знак доллара «$». Например, абсолютной ссылкой на ячейку В1 будет $В$1 и всегда будет указывать на ячейку В1, даже если формула, содержащая эту ссылку, скопирована в другое место таблицы.

Смешанная ссылка используется тогда, когда ссылка на ячейку должна быть абсолютной только на строку или только на столбец.

Тогда при копировании формулы, содержащей такую ссылку, будет изменяться только относительная ссылка на строку или столбец, но не обе вместе. Например, в ссылке $А2 абсолютной является только ссылка на столбец А.

При копировании смешанной ссылки ее абсолютная составляющая остается неизменной, а относительная корректируется соответственно новому местоположению ячейки.

Абсолютные или смешанные ссылки можно ввести вручную, вставив в нужных местах знак доллара $. Можно также воспользоваться удобным клавиатурным элементом - клавишей F При вводе ссылки на ячейку нужно нажать на клавишу F4 несколько раз, чтобы программа «прокрутила» по циклу все четыре типа ссылок. Нажимайте клавишу до тех пор, пока не появиться нужный тип ссылки.

6. Имена ячеек, определяемые пользователем

В Excel любой ячейке или диапазону можно присвоить информативное текстовое имя. Допустим, в ячейке Е4 хранится значение, определяющее общий доход фирмы за год, а в ячейке G7 -собственная доля прибыли (50% акций, т.е. половина дохода). Значит в ячейке G7 набираем формулу =Е4/2. Данная формула через месяц нам уже ни о чем не скажет. Присвоим ячейке Е4 имя, причем имя должно начинаться с буквы и не должна содержать знака пробела и знаков пунктуации..

Выделяем Е4, производим щелчок в поле имени ячейки и набираем с клавиатуры: доход_фирмы. Допустим, теперь в ячейке G8 нам необходимо вычислить треть дохода фирмы: выделяем ячейку G8, набираем знак "=". В поле имени ячейки открываем список имен и производим щелчок на названии "доход_фирмы". Данное имя появится в ячейке G8. Продолжим запись формулы, т.е. вводим "/3". Ввод формулы окончен.

Теперь в нашей ячейке G8 записана следующая формула =доход_фирмы/3. Как видно из записи, в данной ячейке мы вычисляем треть дохода фирмы.

Имя - легко запоминающийся идентификатор, который можно использовать для ссылки на ячейку, на блок ячеек (диапазон), в том числе и на несвязанный диапазон, на некоторое значение или на формулу. Использование имен дает такие преимущества, как информативность, читабельность и наглядность.

Имена можно использовать в любом листе книге. Например, если имя «Контракты» ссылается на группу ячеек "A20:A30" в первом листе рабочей книге, то это имя можно применить в любом другом листе той же рабочей книги для ссылки на эту группу.

Присваивание ячейкам имени при помощи существующих заголовков строк и столбцов. Выделите область, в которой следует присвоить имена строкам или столбцам. Выделенная область должна содержать строку или столбец заголовков.

Выберите команду Имя в меню Вставка, а затем-- команду Создать.

Установите флажки В строке выше, В столбце слева, В строке ниже или В столбце справа в группе флажков По тексту, чтобы указать расположение заголовков, из которых следует создать имена.

Созданное таким образом имя ссылается только на ячейки, содержащие значения, и не включает в себя существующих заголовков строк и столбцов.

7. Автоматизация ввода

Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, программа Excel содержит средства автоматизации ввода. К числу предоставляемых средств относятся: автозавершение, автозаполнение и автозаполнение формулами.

Автозавершение

Этот метод используют для автоматизации ввода текстовых данных при вводе текстовых строк, среди которых есть повторяющиеся, в ячейки одного столбца рабочего листа. В ходе ввода текстовых данных в очередную ячейку программа Excel проверяет соответствие введенных символов строкам, имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено однозначное совпадение, введенный текст автоматически дополняется. Нажатие клавиши ENTER подтверждает операцию автозавершения, в противном случае ввод можно продолжать, не обращая внимания на предлагаемый вариант. Можно прервать работу средства автозавершения, оставив в столбце пустую ячейку. И наоборот, чтобы использовать возможности средства автозавершения, заполненные ячейки должны идти подряд, без промежутков между ними.

Автозаполнение числами

Этот метод используется при работе с числами. В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется черный квадратик - маркер автозаполнения. При наведении на него указатель мыши (он обычно имеет вид толстого белого креста) приобретает форму тонкого черного крестика. Перетаскивание маркера автозаполнения рассматривается как операция "размножения" содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении.

Если ячейка содержит число (в том числе дату, денежную сумму), то при перетаскивании маркера происходит копирование ячеек или их заполнение арифметической прогрессией. Для выбора способа автозаполнения следует производить специальное перетаскивание с использованием правой кнопки мыши.

Пусть, например, ячейка A1 содержит число 1. Наведите указатель мыши на маркер заполнения, нажмите правую кнопку мыши, перетащите маркер заполнения так, чтобы рамка охватила ячейки A1, B1 и C1, и отпустите кнопку мыши. Если теперь выбрать в открывшемся меню пункт Копировать ячейки, все ячейки будут содержать число 1. Если же выбрать пункт Заполнить, то в ячейках окажутся числа 1, 2 и 3.

Чтобы точно сформулировать условия заполнения ячеек, следует дать команду Правка - Заполнить - Прогрессия. В открывшемся диалоговом окне Прогрессия выбирается тип прогрессии, величина шага и предельное значение. После щелчка на кнопке ОК автоматически заполняются ячейки в соответствии с заданными правилами.

Автозаполнение формулами

Эта операция выполняется так же, как автозаполнение числами. Ее особенность заключается в необходимости копирования ссылок на другие ячейки. В ходе автозаполнения во внимание принимается характер ссылок в формуле: относительные ссылки изменяются в соответствии с относительным расположением копии и оригинала, абсолютные остаются без изменений. Для примера предположим, что значения в третьем столбце рабочего листа (столбце C) вычисляются как суммы значений в соответствующих ячейках столбцов A и B. Введем в ячейку C1 формулу = A1 + B1. Теперь скопируем эту формулу методом автозаполнения во все ячейки третьего столбца таблицы. Благодаря относительной адресации формула будет правильной для всех ячеек данного столбца.

8. Использование стандартных функций

Функции - это встроенные инструменты, которые используются в формулах. Они выполняют более сложные операции.

Функции позволяют:

· упрощать формулы;

· производить по формулам такие вычисления, которые невозможно сделать по-другому;

· ускорять выполнение некоторых задач редактирования.

Каждая функция имеет имя. После имени функции всегда присутствуют круглые скобки. Информация внутри круглых скобок называется аргументом. Функции различаются в зависимости от того, какие аргументы они используют. В зависимости от типа функций, они могут применяться:

· без аргументов;

· с одним аргументом;

· с фиксированным числом аргументов;

· с неопределенным числом аргументов;

· с необязательными аргументами.

Даже если функция не использует аргумент, все равно нужно указать пустые скобки, например, =ТДАТА(). Если в функции используется более одного аргумента, то каждый из них отделяется точкой с запятой.

Есть два столбца ввода функции в формулу: ручной и с помощью Мастера функций Excel

Один из методов ввода функций заключается в том, что нужно ввести с клавиатуры имя функции и список ее аргументов. При вводе функций Excel всегда преобразует символы в их имени к верхнему регистру, поскольку использование строчных букв в формулах и функциях допускается. Если программа не преобразовала введенный текст к верхнему регистру, значит, она не распознала запись как функцию, т.е. вы ввели ее неправильно.

Мастер функций в Excel позволяет ввести функцию и ее аргумент в полуавтоматическом режиме. Использование Мастера функций обеспечивает правильное синтаксическое написание функции и перечисление всех ее аргументов в правильном порядке.

Вызвать Мастер функций можно щелкнув по кнопке или, если начать ввод формулы непосредственно в ячейке, то в левой части строки формул, где раньше располагался номер текущей ячейки, появится раскрывающийся список функций. Он содержит десять функций, которые исполь-зовались последними, а также пункт Другие функции. При выборе пункта Другие функции запускается Мастер функций. Работа с Мастером функций разделена на два этапа.

Рис. 5

На первом шаге Мастера в секции Категории предоставлен список 11 категорий функций (категорий может быть и больше, если используются специальные функции пользователя). При выборе одной из категорий в окне списка Функция появляется перечень её функций. При выборе функции в окне списка внизу диалогового окна появляется список её аргументов вместе с кратким описанием.

На втором шаге Мастера производится ввод аргументов функции. В ходе ввода аргументов функции палитра формул изменяет вид. На ней отображаются поля, предназначенные для ввода аргументов. Если название аргумента указано полужирным шрифтом, аргумент является обязательным и соответствующее поле должно быть заполнено. Аргументы, названия которых приводятся обычным шрифтом, можно опускать. В нижней части палитры приводится краткое описание функции, а также назначение изменяемого аргумента. Аргументы можно вводить непосредственно в строку формул или в поля палитры формул, а если они являются ссылками, - выбирать на рабочем листе. В качестве аргумента функции может использоваться какая-либо другая функция.

При вводе новой формулы Мастер функций автоматически помещает в начало строки знак равенства.

Если при вызове Мастера функций текущая ячейка не пустая, то её содержимое стирается.

Можно использовать Мастер функций для подстановки функции в существующую формулу. Для этого при редактировании формулы поместите курсор в то место, куда нужно подставить функцию. Затем для осуществления этой подстановки запустите Мастер функций.

9. Построение Диаграмм и Графиков

В программе Excel термин диаграмма используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных.

Построение графического изображения производится на основе ряда данных - группы ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных. Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Для построения диаграммы обычно используют Мастер диаграмм. Имеется два способа вызова Мастера диаграмм для построения диаграммы:

1) выделить данные для диаграммы и затем выбрать команду Вставка - Диаграмма;

2) выделить данные для диаграммы и щелкнуть на кнопке Мастер Диаграмм .

Часто удобно заранее выделить область, содержащую данные, которые будут отображаться на диаграмме, но задать эту информацию можно и в ходе работы мастера.

Тип диаграммы. На первом этапе работы мастера следует выбрать форму диаграммы. Доступные формы перечислены в списке Тип на вкладке Стандартные. Для выбранного типа диаграммы справа указывается несколько вариантов представления данных (палитра Вид), из которых следует выбрать наиболее подходящий. На вкладке Нестандартные отображается набор полностью сформированных типов диаграмм с готовым форматированием. После задания формы диаграммы следует щелкнуть на кнопке Далее.

Если диапазон данных был выбран заранее, то в области предварительного просмотра в верхней части окна мастера появится приблизительное отображение будущей диаграммы. Если данные образуют единый прямоугольный диапазон, то их удобно выбирать при помощи вкладки Диапазон данных. Если данные не образуют единой группы, то информацию для отображения отдельных рядов данных задают на вкладке Ряд. Предварительное представление диаграммы автоматически обновляется при изменении набора отображаемых данных.

Рис. 6

Источник данных диаграммы. Второй этап работы мастера служит для выбора данных, по которым будет строиться диаграмма.

Параметры диаграммы. Третий этап работы мастера (после щелчка на кнопке Далее) состоит в выборе оформления диаграммы.

На вкладках окна мастера задаются:

· название диаграммы, подписи осей (вкладка Заготовки);

Рис. 7