Фіксація інформації на матеріальному носії

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ФІКСАЦІЇ ІНФОРМАЦІЇ НА МАТЕРІАЛЬНОМУ НОСІЇ

1.1 Поняття і характеристика документованої інформації

1.2 Види та властивості документованої інформації

1.3 Історія розвитку матеріальних носіїв документа

РОЗДІЛ 2. ОСОБЛИВОСТІ МАТЕРІАЛЬНИХ НОСІЇВ ІНФОРМАЦІЇ

2.1 Матеріальна складова документа

2.2 Класифікація документів на сучасних носіях інформації

РОЗДІЛ 3. ПЕРСПЕКТИВИ РОЗВИТКУ МАТЕРІАЛЬНИХ НОСІЇВ ІНФОРМАЦІЇ

3.1 Функціональна сутність сучасних носіїв документованої інформації

3.2 Електронний документ

3.3 Порівняльна характеристика паперових та електронних документів

ВИСНОВКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ



ВСТУП

Актуальність теми

Сучасний стан документального середовища обумовлено не тільки соціально-економічними перетвореннями, а й розвитком інформаційних технологій. Велике значення в сучасному управлінні набувають комп'ютерні технології та засоби, що забезпечують на базі діючого законодавства та інших правових норм: оперативність фіксації, збору, обробки, пошуку і передачі інформації, надійність її зберігання, віддалений доступ, надання інформації в потрібний час, на потрібному носії та в потрібний формі, з урахуванням психологічних і ергономічних вимог.

Документування інформації дозволяє зафіксувати іі на певному носії, надати їй необхідну організаційну форму, засвідчити справжність та юридичну силу, забезпечити необхідними реквізитами для її ідентифікації з метою пошуку та використання, а також здійснити повноцінну інформаційну підтримку управлінських процесів і накопичити інформаційний ресурс з метою розвитку організації і збереження індивідуальної пам`яті про неї в часі і просторі. Виходячи з цього, вивчення документа як форми організації і представлення інформації в процесах управління має важливе самостійне, наукове і практичне значення.

Відкрився доступ до світових інформаційних ресурсів, перехід на електронні документування, збереження і передачу документів, тобто перехід на принципово нові способи організації інформації та доступу до неї, ставлять перед документознавством, архівознавством, документалістикою та іншими науковими дисциплінами, що мають в якості об'єкта дослідження документ, принципово нові наукові і прикладні проблеми.

На сьогоднішній день дуже широко досліджуються новітні методи збереження інформації, адже з безперервним розвитком науки з'являються можливості для розроблення зручніших, довговічніших та практичніших у застосуванні, збереженні та передачі даних матеріальних носіїв інформації. Щодо актуальності питання, варто зазначити, що сьогодні, як ніколи, наука допомагає людині робити своє життя зручнішим та комфортнішим, відтак зручнішим стає і використання сучасних носіїв інформації - USB-флеш-диски, CD-, DVD-дисків, microSD, голограм та ін. Людина має змогу зекономити місце на поличці, зберігаючи там лише декілька компакт-дисків, на яких може міститися ціла бібліотека. Але, звісно, не варто залишати поза увагою друковану книгу, яка з давнини слугує вірним та незмінним носієм різноманітної інформації. Хоча, необхідно зазначити, що сьогодні все частіше звучить поняття «електронна книга», тобто сукупність даних у пам'яті комп'ютера, або пристрій, спеціально призначений для читання текстів, збережених у цифровому виді. Дослідники вважають, що в час стрімкого розвитку науки і техніки, книга перетвориться саме в електронний документ, який можна буде відтворювати на персональних комп'ютерах, смартфонах та інших пристроях.

Ступінь розробленості

Наростаючий попит на збереження колосальної кількості цифрових даних підштовхнув академічних та промислових дослідників до пошуку нових технологій пам'яті. Група Каліфорнійського технологічного інституту відкрила, як вона стверджує, практичний шлях до створення стійких голограм, використання сучасної апаратури для кодування, зчитування та запису інформації на компакт-диски. Найбільшу активність у подібних дослідженнях виявляють американські вчені, такі як Ганс Куфал, Карстен Бюзі, Алі Адібі та Деметрі Псалтіс, які у журналі «Nature» повідомили про новий метод збереження повідомлення - голограму. Ця робота «є кроком у напрямі створення практичного голографічного запам'ятовуючого пристрою», - говорить Ганс Куфал з Альмаденського дослідного центру IBM, який працює в цій галузі. Значними досягненнями у галузі дослідження магнітних дисків відзначилися такі вчені та науковці, як Верлань А.Ф., Широчин В.П., Євсеїв Г.А., Черемних С.В., Гиглавий А.В., Поляк Ю.Е. Ці та багато інших науковців працюють над новими пристроями та вдосконалюють уже наявні матеріальні носії інформації.

Об'єкт дослідження: матеріальна основа документа, як одна із двох невід'ємних складових документа.

Предмет дослідження: сучасні матеріальні носії документа.

Метою курсової роботи є дослідити розвиток матеріальних носіїв документа, охарактеризувати сучасну матеріальну складову документа, як результат значного науково-технічного прогресу.

На основі об'єкта, предмета та мети поставлено такі завдання:

§ Дати визначення поняттю документованої інформації;

§ Проаналізувати властивості документованої інформації;

§ Розкрити матеріальну складову документа;

§ Розглянути документи на різних сучасних носіях інформації, описати їх типи і дати характеристику;

§ Розглянути перспективи розвитку електронних документів;

§ Порівняти паперові та електронні документи.

Дана робота складається зі вступу, трьох розділів, висновків та списку використаної літератури.



РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ФІКСАЦІЇ ІНФОРМАЦІЇ НА МАТЕРІАЛЬНОМУ НОСІЇ

1.1 Поняття і характеристика документованої інформації

Документ -- засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумову діяльність людини; матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі.

Поняття «документ» є центральним та фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, що слугують об'єктами практичної діяльності створення, збору, аналітико-синтетичної обробки, збереженню, пошуку, поширенню та використанню документної інформації в суспільстві.

Поняття «документ» широко використовується в усіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знання є одна або декілька версій його розуміння відповідно до специфіки тих об'єктів, яким надається статус документа. За тривалий історичний період значення поняття «документ» постійно змінювалося. До сьогоднішнього часу застосовуються різні визначення, то надаючи йому найширше значення, то звужуючи його розуміння до одного якого-небудь виду.

Слово документ (лат. documentum - зразок, доказ, свідоцтво) походить від дієслова " docere" - вчити, навчати.

Документ має певну кількість властивостей, які відрізняють його від інших об'єктів. Сукупність властивостей -- цілісна система, яка виконує покладені на неї суспільством функції. Зв'язок між властивостями документа досить тісний, тому відокремити їх можна лише умовно.

Найбільш значимі властивості такі:

1. атрибутивність, тобто наявність невід'ємних складових, без яких він не може існувати;

2. функціональність -- призначення для передачі інформації в просторі й часі;

3. структурованість -- тісний зв'язок елементів і підсистем, що забезпечує єдність і цілісність документа.

Функції документа-- полягають в суспільній ролі, соціальному призначенні, цілях і завданнях документів.

Головна функція документа-- найбільш узагальнююча функція, полягає в здатності документа зберігати і передавати (поширювати) інформацію у часі та/або просторі. Створюється документ з метою забезпечення потреб суспільства за допомогою розмноженої документної інформації.

Інформаційна функція -- документ створюється для передачі або зберігання інформації.

Соціальна функція -- задовольняє певну соціальну потребу.

Культурна функція -- засіб зв'язку між організаціями та суспільними структурами.

Спеціальні функції документа -- властиві не всім, а певним видам і типам документів, де вони проявляються переважно залежно від соціальних потреб суспільства.

Управлінська функція -- за допомогою документа виконується управління підприємством.

Правова функція -- за документом закріплена юридична сила.

Історична фунцкія -- надбання історії, матеріальне підтвердження того, що відбувалося у світі.

Інформаційна функція полягає в здатності документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань.

Комунікативна функція полягає в здатності документа бути інформативним засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступництва.

Кумулятивна функція полягає в здатності документа нагромаджувати, концентрувати, збирати і упорядковувати інформацію з метою її збереження для сучасного і майбутніх поколінь.

Управлінська або регулятивна функція виконується документами, створеними з метою управління і в процесі його реалізації.

Пізнавальна (освітня) або когнітивна функція -- здатність документа служити засобом отримання і передачі знань для вивчення процесів і явищ природи та суспільства.

Правова функція - здатність документа служити засобом доказування, підтвердження яких-небудь фактів (відомостей).

Загальнокультурна функція - здатність документа сприяти розвитку культури суспільства, виступати засобом закріплення і передачі культурної традиції, засвоєння системи цінностей, естетичних норм, ритуалів, прийнятих у суспільстві.

Меморіальна функція - здатність документа служити «зовнішньою пам'яттю» людини і суспільства в цілому, зберігати інформацію і передавати її від одного покоління до іншого.

Статистична функція -- здатність документа відображати кількісну характеристику інформації, служити засобом реєстрації і групування в формалізованому цифровому вираженні інформації, пов'язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу, контролю та оптимізації.

Документована інформація -- зафіксована на матеріальному носії інформація з певними ознаками, що дозволяють її ідентифікувати.



1.2 Види та властивості документованої інформації

Будь-якого виду інформація передається за допомогою повідомлень, що формуються як послідовність знаків та символів або параметрів фізичних процесів, які відображаються на матеріальних носіях: папері, лініях зв'язку, магнітних та оптичних носіях тощо.

За способом відображення, прийнятним для людини, інформація поділяється на такі основні види: звукова, текстова, числова, графічна, комбінована інформація.

§ Звукова -- усна або у вигляді запису передачі лексем мови аудіальним шляхом.

§ Текстова -- що передається у вигляді символів, призначених позначати лексеми мови.

§ Числова -- у вигляді цифр і знаків, що позначають математичні дії.

§ Графічна -- у вигляді зображень, подій, предметів, графіків.

Відповідно Закону України "Про інформацію" № 1642-ІІІ (1642-14) від 06.04.2000 р. інформацію розмежовують на:

§ статистичну - це офіційна документована державна інформація, що дає кількісну характеристику подій і явищ, які відбуваються в економічній, соціальній, культурній та інших галузях життя України;

§ масову - привселюдно поширювана друкована й аудіовізуальна інформація;

§ державних органів і органів місцевого та регіонального самоврядування - офіційна документована інформація, яка створюється у процесі поточної діяльності законодавчої, виконавчої і судової влади, органів самоврядування;

§ інформацію про особу - це сукупність документованих або привселюдно повідомлених відомостей про особу;

§ довідково-енциклопедичного характеру - систематизовані, документовані або привселюдно оголошені зведення про суспільне, державне життя і навколишнє природне середовище;

§ соціологічну - документовані або привселюдно повідомлені відомості про ставлення окремих громадян і соціальних груп до суспільних подій і явищ, процесів, фактів;

§ науково-технічну - документовані чи привселюдно оголошені зведення про вітчизняні та закордонні досягнення науки, техніки, виробництва, отримані в ході науково-дослідної, дослідно-конструкторської, проектно-технологічної, виробничої та суспільної діяльності.

Інформація як відображення реального (матеріального) світу повинна мати такі властивості: об'єктивність, достовірність, повнота, актуальність, корисність, комулятивність, однозначність, зрозумілість, надлишковість.

Інформація - це відображення зовнішнього світу, а він існує незалежно від нашої свідомості і бажання. Тому як властивості інформації можна виділити її об'єктивність. Інформація об'єктивна, якщо вона не залежить від чийогось думки, судження.

Об'єктивну інформацію можна отримати за допомогою справних датчиків, вимірювальних приладів. Але, відбиваючись у свідомості конкретної людини, інформація перестає бути об'єктивною, оскільки перетворюється в залежності від думки, судження, досвіду, знання або «шкідливості» конкретного суб'єкта.

Інформація достовірна, якщо вона відображає істинне положення справ. Об'єктивна інформація завжди достовірна, але достовірна інформація може бути як об'єктивною, так і суб'єктивною. Достовірна інформація допомагає прийняти нам правильне рішення. Недостовірною інформацію може бути з наступних причин:

· навмисне спотворення (дезінформація);

· спотворення в результаті дії перешкод («зіпсований телефон»);

· коли значення реального факту применшується або перебільшується (чутки, рибальські історії).

Інформацію можна назвати повною, якщо її достатньо для розуміння і прийняття рішення.

Актуальність - важливість, істотність для теперішнього часу. Тільки вчасно отримана інформація може принести необхідну користь. Неактуальною інформація може бути з двох причин: вона може бути застарілою або незначною, непотрібної.

Корисність інформації оцінюється за тим завданням, які ми можемо вирішити за її допомогою.

Найцінніша для нас інформація - достатньо корисна, повна, об'єктивна, достовірна і нова.

Комулятивність - (від лат. cumulatio - скупчення).

Зрозумілість інформації означає, що вона є доступною для цілком ясного й однозначного її усвідомлення тим, для кого призначається. Тільки зрозуміла інформація має реальну цінність. Зрозумілість інформації є вкрай необхідною, якщо це стосується «букви закону», правил безпеки життєдіяльності, важливих повідомлень, наказів. Найціннішу інформацію намагаються подавати якнайзрозуміліше і найбільш стисло. Інформацію, орієнтовану на широке коло споживачів або на швидке сприйняття, найчастіше подають в образній формі. Такими є дорожні знаки, знаки-орієнтири в аеропортах, на вокзалах, піктограми на панелях програмних засобів. Іноді потрібно, щоб інформація була зрозуміла тільки конкретному адресату. У таких випадках її шифрують, тобто перетворюють за певним правилом. Щоб скористатися зашифрованою інформацією, необхідно знати це правило -- ключ шифру.



РОЗДІЛ 2. ОСОБЛИВОСТІ МАТЕРІАЛЬНИХ НОСІЇВ ІНФОРМАЦІЇ

2.1 Матеріальна складова документа

Інформація, як така не є достатньою ознакою документа. Матеріальна складова документа -- одна з двох необхідних і обов'язкових складових документа, без якої він не може існувати.

Матеріальна складова документа -- це його фізична сутність, форма документа, що забезпечує його здатність зберігати і передавати інформацію в просторі і часі. Матеріальну складову документа визначає носій інформації, це матеріальний об'єкт, навмисно створений людиною, посередництвом якого можна зберігати і передавати інформацію.

Призначення документа для зберігання і передачі інформації в просторі і часі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, журналів, газет, буклетів, фільмів, дисків, дискет та ін. Ця спеціальна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення в просторі, стійкими для зберігання інформації протягом тривалого часу, пристосованими для фізіологічних можливостей читання повідомлень.

Інформація, що міститься в документі, обов'язково закріплена на якому небудь спеціальному матеріалі (папірус, пергамент, папір, кіно, фотоплівка і т. д.), що має форму носія (стрічка, стрічка, листок, барабан, диск, нитка і т. д.) крім того інформація завжди фіксується яким-небудь методом запису, що передбачає наявність засобів (фарба, туш, барвники, клей тощо) і інструментів (ручка, друкарський станок, відеокамера, принтер тощо).

Таким чином під матеріальною складовою документа розуміють:

1. Матеріальну основу документа;

2. Форму носія інформації;

3. Спосіб документування чи запису інформації.

Матеріальна основа документа -- сукупність матеріалів, використаних для запису повідомлень (тексту, звуку, зображення) і складаючи носій інформації. В залежності від матеріальної основи документи поділяють на дві великі групи: природні та штучні. Штучні документи в свою чергу діляться на паперові документи і документи на не паперовій основі -- полімерні документи. До паперових відносяться ділові документи, науково-технічна документація, книги, журнали, газети, рукописи, карти, ноти, ізовидання, перфострічки, перфокарти і ін.

Папір відповідає багатьом вимогам: відносно простий у виготовленні, доступний, достатньо довго зберігається і дозволяє легко фіксувати інформацію. Найцінніша якість паперу він дозволяє тиражувати інформацію.

Полімерні - це документи, виконані на штучних носіях (полімерній основі). Розрізняють такі види полімерних документів:

§ кінодокументи (кіно-, діа-, відеофільм);

§ фотодокументи (діапозитив, мікрофільм, мікрокарта тощо);

§ фотодокументи (магнітні фонограми для запису звуку);

§ електронні документи (дискети, диски, мікросхеми, картки флеш-пам'яті тощо).

Поява штучних носіїв на полімерній основі поповнила видове різнобіччя документів, що здатні нести музику, рухоме і об'ємне зображення. Були створені гра пластинки, магнітні плівки, фото і кіноплівки, магнітні і оптичні диски -- матеріальні носії тієї інформації, яка не може бути зафіксована на папері.

Разом із тим, людством не знайдено спосіб зберегти передане повідомлення іншим способом, крім процесу документування, тобто закріплення змісту на речовинному носії, матриці, призначення якої й полягає у стабілізації переданого повідомлення та його адекватному відтворенні.



2.2 Класифікація документів на сучасних носіях інформації

Носімй інформамції -- матеріальний об'єкт або середовище, призначений для зберігання даних. Останнім часом носіями інформації називають переважно пристрої, призначені для зберігання файлів даних у комп'ютерних системах, відрізняючи їх від пристроїв для введення-виведення інформації та пристроїв для обробки інформації.

Носії інформації поділяють на:

§ паперові (газети, журнали тощо);

§ фотографічні (фото-, кіноплівки, пластини тощо);

§ електромагнітні (аудіо- і відеокасети, дискети); 4 оптичні (лазерні диски).

Нині найпоширенішими способами збереження інформації на носіях є магнітний, оптичний та гібридний - магнітооптичний. Вони набагато ефективніші паперових. Так, звичайний оптичний компакт-диск дає змогу зберігати інформацію, еквівалентну обсягу в 300 тисяч машинописних сторінок.

Сьогодні використовуються три типи носіїв, у яких застосовується магнітний спосіб запису та зчитування інформації. Це такі носії, як:

§ гнучкі диски;

§ жорсткі диски;

§ магнітні стрічки.

Гнучкі диски (дискети, флоппі-диски) бувають двох типів: 5,25й і 3,5" з ємністю J,2 і 1,44 Мбайт відповідно. Проте вони вже майже вижили себе. Становлять інтерес гнучкі диски, що використовують ефект Бернуллі, і так звані ZIP-диски. На них можна зберігати до 250 Мбайт інформації.

Жорсткі диски (вінчестери) є незйомними і поставляються разом з комп'ютером у складі дисководу. Ємність таких дисків становить до кількох десятків Гбайт.

Магнітні стрічки (картриджі) використовуються тільки для резервування та архівації інформації.

Бурхливо розвиваються останнім часом носії, в яких використовується промінь лазера. Лазерні диски поділяються на звичайні цифрові компакт-диски та цифрові багатосторонні диски.

Компакт-диски (англ. compact disk - CD) вперше почали застосовуватися не в комп'ютерній техніці, а в сфері звукозапису. Ємність їх сягає 700 Мбайт.

Розрізняють два основних типи комп'ютерних компакт-дисків:

§ ті, що тільки читаються, - CD-ROM (від англ. read опту memory). На них інформація наноситься на фабриці;

§ ті, на які можна ще й записати: одноразово - CD-R (від англ. recordable) або багаторазово - CD-RW (від англ. rewritable).

Останнім часом з'явилися цифрові багатосторонні диски (англ. digital versatile disk - DVD). Від звичайного компакт-диска такі диски відрізняються тим, що мають кілька робочих поверхонь.

Найважливішою характеристикою носія нарівні з ємністю є надійність та довготривалість збереження інформації. Відомо, що вічних носіїв інформації не існує. Проте деякі носії можуть протриматися довше за інші. Нижче наведено гарантійні терміни збереження інформації на різних носіях:

§ дискети - 5 років;

§ ZIP-диски - 10 років;

§ аудіо-, відеокасети - 30 років;

§ лазерні диски (CD, DVD) - 50 років;

§ папір - 300 років (при відповідній реставрації - ще довше).

З розвитком науки і техніки з'являються все досконаліші технології збереження інформації та різновиди носіїв. Традиційні носії інформації поступово витискаються новими. Проте не завжди і не скрізь новий носій може замінити старий, що став уже класичним. Наявність різних видів носіїв інформації не виключає їх взаємоіснування, а лише доповнює та розширює можливості їх використання в різноманітних галузях людської діяльності.

документ інформація електронний носій



РОЗДІЛ 3. ПЕРСПЕКТИВИ РОЗВИТКУ МАТЕРІАЛЬНИХ НОСІЇВ ІНФОРМАЦІЇ

3.1 Функціональна сутність сучасних носіїв документованої інформації

Спрощені умови зберігання інформації порівняно з паперовими документами, для яких потрібно обов'язково дотримуватися технічних вимог: умов підтримання оптимального рівня вологості у приміщенні, температури, кислотності, боротьби з мікроорганізмами та ін., а також проблеми, що до дотримання захисту друкованої продукції від пожеж, поводей та інших бідувань. До цього слід додати дефіцит паперу при умовах потреби охорони навколишнього середовища, зокрема лісопосадок.

Розвиток матеріальних носіїв документованої інформації в цілому йде по шляху безперервного пошуку об'єктів з високою довговічністю, великою інформаційною ємністю при мінімальних фізичних розмірах носія. Починаючи з 1980-х років, все більш широке поширення набувають оптичні (лазерні) диски. Оптичні диски відзначаються своєю універсальністю, тобто можливістю запису та зберігання в єдиному цифровому форматі інформації будь-якого типу - звукової, текстової, графічної, відео. Компакт-диски бувають тільки для зчитування інформації, що найчастіше дуже зручно - так як на диск не «прищепиться» вірус та диски для багатократного перезапису - rewriteable CD. Оптичний документ дає можливість організації на зберігання інформації у вигляді бази даних на єдиному оптичному носії та забезпечує створення інтегрованих інформаційних систем, що забезпечує доступ до таких баз даних. Властивості оптичних дисків мають здібність вбирати в себе переваги та можливості книг, мікро-, діа-, відеофільмів, аудиозапису і т.п. одночасно. Також оптичні документи володіють відмінним співвідношенням якість/ціна, швидкодією, низькою собівартістю зберігання інформації, надійні у використанні та довговічні.

Оптичний диск - це оптичний (лазерний) носії інформації діаметром 8-12 см (4,5 ўў), товщиною - 1,2 мм. Лазерний диск має пластикову основу з алюмінієвим покриттям, яке відбиває промінь лазера при зчитуванні. Закодована у двійкових числах інформація нанесена на диск у вигляді ямок та горбків. Ямка відповідає нулеві, а горбок - одиниці. Доріжка, по якій зроблено запис, має вигляд спіралі. Ця доріжка лише одна, на відміну від багатьох доріжок на магнітному диску, зроблених у вигляді концентричних кіл. Зчитування інформації з доріжки здійснюється за допомогою лазера. Час доступу до даних на лазерному диску значно менший, аніж для магнітних дисків. За одиницю швидкості береться швидкість обертання аудіо-компакт-диска. Якщо зберігати текст, то на диск CD-ROM можна записати близько 1000 книжок по 300 сторінок.

Перфораційна карта (перфокарта) являє собою прямокутник стандартних розмірів з тонкого еластичного картону, призначений для запису інформації шляхом пробивання отворів. На лицьовій стороні перфокарти нанесена цифрова сітка, яка розділяє її на вертикальні колонки і горизонтальні ряди - рядки, що визначають положення пробивань (отворів). Перфораційні карти використовувались при формуванні масивів інформації у лічильно-аналітичних машинах, у системах керування потоковими лініями, верстатами та іншим обладнанням. Запис інформації на перфокарту здійснювався оператором за допомогою електромеханічного пристрою - перфоратора. Уважається, що перша лічильно-аналітична машина з уведенням інформації на перфокартах була створена в США в п'ятдесятих роках XX ст.

Перфострічка - стрічка з певною структурою - пробитими отворами, на яку нанесена певна інформація у вигляді математичних чи логічних значень. На сьогоднішній день практично не використовується, хіба що на телетайпах у віддалених поштових відділеннях чи в програмних верстатах.

Голограма - документ, що містить зображення, запис та відтворення якого проводиться оптичним способом за допомогою лазерного променя без використання лінз. Спрощено кажучи, голограма - це оптичний об'єкт, який змінює кольори по всьому райдужному спектру видимого діапазону світла при зміні кута зору спостерігача, може змінювати форму й видимі розміри зображень, може бути об'ємним.

Шматок властивого матеріалу крихітних розмірів, потенційно може зберегти голограми, які містять тисячі мільярдів бітів даних, забезпечуючи, таким чином, набагато більшу густину інформації, ніж сьогоднішні пристрої збереження даних. Крім того, голограми можна дуже швидко зчитати.

Голограма створюється за допомогою голографії - метода точного запису, відтворення та перетворення хвильових полів. Він оснований на інтерференції хвиль - явища, що спостерігається при складенні поперечних хвиль (світових, звукових та ін.) або при посиленні хвиль в одних точках документа та послабленні в інших в залежності від різності фаз інтерферуючих хвиль. На фотопластинку одночасно з «сигнальною» хвилею, розсіяний об'єктом, направляють «опорну» хвилю від того ж джерела світла. Ця інтерференційна картина, створена променями, фіксується у вигляді електричного поля у чутливому матеріалі, наприклад, ніобаті літію, легованому крихітною кількістю деякого іншого металу. Щоб зчитати голограму, на неї світять одним лазерним променем. Тоді світло дифрагує на голограмі, і утворюється картина, яка містить записані дані. Але лазерне світло також і «знебарвлює» голограму при освітленні. Якість зображення залежить від монохроматичності випромінювання лазера та роздільної здатності фотоматеріалів, що використовуються при одержанні голограм. Якщо спектр випромінювання широкий - інтерференційна картина буде нечіткою та розмитою. Тому при виготовленні голограми застосовують лазери з дуже вузькою спектральної лінією випромінювання. Голограма може бути плоскою та об'ємною. Чим більше об'єм, тим краще реалізуються всі її якості.

Постійне та досить швидке вдосконалення систем та носіїв інформації, не дивлячись на свою відносно високу собівартість, набирають швидкого розповсюдження в інформаційних колах використання, тому виникає проблема фінансового характеру - застарілі системи не можуть зчитувати та відтворювати інформацію на нових, вдосконалених носіях.

З наведених вище характеристик штучних носіїв інформації, можна зробити висновок, що перспективними в майбутньому будуть оптичні диски із записом найрізноманітніших видів інформації, що дозволять створювати нові і нові бази даних інформації для:

§ швидкого доступу до них (як до вітчизняних, так і до зарубіжних баз даних);

§ автоматизацію та обробку даних;

§ швидкого та зручного пошуку потрібного документа;

§ полегшення відтворення та передачі інформації у часі та просторі;

§ прискорить донесення нової інформації до реципієнта;

§ тривалого та надійного зберігання документів.

Особливо важливий розвиток баз даних в інформаційних центрах, таких як, універсальні та спеціалізовані бібліотеки, архіви, музеї. Носії на основі нових матеріальних носіїв дозволять збільшити об'єми використання та зберігання документів.

А також за допомогою голограм полегшиться транспортування та вивчення об'ємних зображень оригіналу документів (старовинні, рідкісні експозицій, що ламкі, крихкі за фактурою).

Широкого вжитку набувають USB-флеш-диски (USB Flash Drive), запис на які відбувається за допомогою з'єднання з пристоями (ПК) через порт USB або Bluetooth. Конструкція USB Flash Drive досить проста - окрім власної флеш-пам'яті, до складу накопичувача входить контроллер, який дозволяє працювати з нею як зі звичайним диском. Цей носій має великі перспективи у майбутньому через:

§ високу ємність (більше 2-х GB);

§ зручність у користуванні та передачі даних;

§ не потребує особливих умов зберігання (здатний витримувати дію сильних магнітних полів);

§ має гарантовано довгий період (більше 10 років) зберігання інформації;

§ флеш-пам'ять здатна витримувати до одного мільйона циклів стирання/перезапису та навантаження до 1000 G.

Постійне збільшення та вдосконалення носіїв, систем інформації дасть можливість використовувати більш економні технології для їх виробництва, що дозволить упроваджувати нові системи в кожну галузь діяльності людини, зробить їх доступними для кожного.

3.2 Електронний документ

Електронний документ - документ, інформація, в якому представлена у формі електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа, у тому числі й електронний цифровий підпис.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною.

Форма і структура даних електронного документа, його обов'язкові реквізити, а також візуальна форма його відображення визначаються законодавством.

Електронний цифровий підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який формується автором під час створення електронного документа і перевіряється з метою підтвердження цілісності документа та ідентифікації автора іншими суб'єктами електронного документообігу.

Уразі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.

Якщо автором створюються ідентичні за вмістом та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Оригінал електронного документа: повинен давати змогу довести його цілісність та справжність згідно з процедурою, визначеною законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, у тому числі у паперовій копії.

Допустимість електронного документа як доказу (незалежно від вмісту і призначення електронного документа) не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

Електронний документ може бути застосовано для передачі повідомлень та іншої інформації, здійснення листування, укладання договорів (угод) та здійснення розрахунків, у порядку, встановленому законодавством.

Електронний документ не може бути застосовано як оригінал:

1. свідоцтва про право на спадщину;

2. документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;

3. в інших випадках, передбачених законом.

У разі коли законом передбачається вимога нотаріального посвідчення цивільно-правової угоди, така угода, оформлена шляхом створення електронного документа (електронних документів), повинна бути посвідчена нотаріусом, у порядку встановленому законом.

Потужна технологія баз даних служить гарантією для всебічної індексації електронних документів і режиму інтерактивного пошуку потрібних відомостей. Поширення таких документів стало надзвичайно простим і недорогим. Коротше кажучи, новий тип документів - цифровий - замінив більшість друкованих тому, що відкриє перед нами нові перспективи.

Книга, журнал або газета, видані на папері, як і раніше мають масу переваг перед своїми електронними варіантами. По-перше, цифровий документ не прочитаєш без інформаційного пристрою - того ж персонального комп'ютера. По-друге, книга, компактна, легка, видрукувана на гарному папері чітким шрифтом, у порівнянні з комп'ютером коштують гроші. Принаймні, у найближче десятиліття читати «важкий» документ на екрані комп'ютера навряд чи буде зручніше, ніж на папері. Телевізор - якщо його зіставити з тією же книгою - річ велика (навіть громіздка), дорога, а дозвіл у нього ще гірше, ніж у моніторів, але адже це не відбивається на його популярності. Телебачення принесло в наші будинки відеорозваги й виявилося настільки привабливим, що зайняло своє місце в нашім житті поряд із книгами й журналами.

Поступовий розвиток комп'ютерів і технології виробництва моніторів привів до створення майже невагомої, універсальної електронної книги (або «e-book»). Представте: у коробочці розміром і вагою приблизно з нинішню книгу (у твердій або гнучкій обкладинці) буде перебувати дисплей, здатний показувати текст, картинки й відстежувати у високому дозволі. Ви можете «перегортати» сторінки пальцем або віддавати команди голосом і так знаходити потрібні уривки. З такого пристрою Вам буде доступний будь-який документ у мережі.

Сьогодні, якщо дві фірми беруть контракт, перший, чорновий його проект становлять звичайно на комп'ютері, потім друкують на папері. Далі його передають - найчастіше по факсу - іншій стороні; там його редагують: вносять зауваження від руки або набирають змінений документ на іншому комп'ютері з наступною роздруківкою. Потім він відсилається по факсу назад; виправлення приймаються або відкидаються; з'являється новий паперовий документ, його відправляють по факсу, і процес редагування відновляється. При такій роботі над документом найчастіше важко розібратися, хто автор конкретних змін. Координувати всі виправлення й передачу паперів стає досить проблематично. Електронні документи спрощують цей процес, допускаючи обмін проектом контракту з усіма виправленнями, зауваженнями й позначками: хто й коли їх вніс.

Уже зараз багато організацій, відмовившись від паперу й факс-апаратів, перейшли на обмін редагуються документами, що, з комп'ютера на комп'ютер по електронній пошті.

Крім усього іншого, робота із цифровими документами йде швидше, ніж з паперовими. Ви можете моментально передавати інформацію й майже з тією же швидкістю відшукувати її. Ті, хто користується цифровими документами, уже давно усвідомили, наскільки простіше в них пошук і орієнтація, адже структуру їхнього вмісту так легко перешикувати.

Видавані сьогодні енциклопедії - це звичайно дві дюжини томів з мільйонами слів і тисячами ілюстрацій; вони коштують сотні, а те й тисячі доларів. Чималі витрати, особливо якщо врахувати, як швидко застаріває інформація. Microsoft Encarta, що продається краще інших нацистських і друкованих енциклопедій, виходить на тридцятиграмовому CD-ROM-Диску (Compact Disk - Read Only Memory, компакт-диск - пам'ять тільки для читання). У ній 26000 статей з 9 мільйонами слів, 8 годинниками звукового супроводу, 7000 фотографіями й ілюстраціями, 800 картами, 250 схемами й таблицями, 100 відеокліпами й мультиплікаційними роликами. А коштує вона менше 100 доларів. У звичайній енциклопедії наприкінці статті часто приводяться посилання на інші статті, близькі по темі. Однак спочатку їх треба зібрати, адже вони можуть бути розкидані по різних томах. В енциклопедії на компакт-диску для цього досить клацнути відповідне посилання. А на інформаційній магістралі в енциклопедичні статті можна буде включати зв'язку з матеріалами не тільки з даної енциклопедії, але й з інших джерел. Немає межі додатковим відомостям, які Ви зможете «відкопати» по тематиці, що цікавить Вас. По суті, енциклопедія на інформаційній магістралі перетвориться в щось більше, ніж простий довідник - вона стане чимсь начебто бібліотечного каталогу, коридору до всіх знань, придбаним людством за багато століть.

Сьогодні в друкованій інформації орієнтуватися дуже важко. Майже неможливо знайти вичерпні відомості по конкретній тематиці (включаючи книги, газетні статті й відстовбурчити). Занадто багато часу віднімає добірка уривчастих відомостей, які можна розшукати в окремих джерелах. Ви можете одержувати й свої щоденні новини, самостійно визначивши тривалість їхньої передачі. Це стане можливим завдяки індивідуальному підходу до трансляціям ТВ. Випуски новин, що доставляються тільки вам, будуть скомпоновані зі зйомок і репортажів NBС, ВВС, CNN або Los Angeles Times, сюди ж може ввійти прогноз погоди від місцевої метеорологічної служби або від приватного метеоролога, якому Ви довіряєте більше.

Фотокопіювальний апарат і його далекий родич, настільний лазерний принтер, укупі із програмним забезпеченням персональних комп'ютерів для настільного видавництва сприяли появі численних інформаційних бюлетенів, меморандумів, програмок, рекламних листівок і інших документів, орієнтованих на порівняно вузьку аудиторію.

Звичайно, виготовити копії набагато легше, ніж написати оригінал так, щоб його схотілося читати. У наш час можна видавати необмежену кількість книг. У звичайній книгарні Ви знайдете порядку 10000 найменувань, а в деяких - до 100000. І лише мала частка цих фоліантів, менш 10%, принесла прибуток їхнім видавцям, хоча деякі книги користувалися таким успіхом, що нікому й не снився.

Хоча вартість видання книг набагато нижче вартості підготовки й трансляції телепередач, вона однаково перевищує витрати на публікацію в електронному виді. Щоб підготувати книгу до печатки, видавцеві доводиться йти на передоплату всіх витрат, пов'язаних з виробництвом, поширенням і маркетингом. А інформаційна магістраль створить середовище з більше низьким вхідним бар'єром, чим ми бачили дотепер. Електронні дошки в Internet охоплюють широке коло тем. Частина кореспонденції просто жартівна. Якщо одне з таких повідомлень здається комусь забавним, він передає його далі по електронній пошті. Але є й багато інших, набагато більше серйозних прикладів використання мережі для мобілізації людей, стурбованих загальною проблемою або зв'язаних спільними интересами. Інформація, яка публікується в електронному вигляді, групується по тематиці. Кожна електронна дошка повідомлень або група новин має своє ім'я, і будь-який бажаючий може приєднатися до них. Цікаву для Вас групу новин легко вибрати зі списку або орієнтуючись на найбільш пояснюючі імена.

Винахід Гутенберга заклало основи масового книговидання, але грамотність, що воно в остаточному підсумку породило, привела до небувалого доти розмаху переписки між окремими особами. Електронний зв'язок розвивався з точністю до навпаки. Усе почалося з електронної пошти, що дозволила зв'язуватися з невеликими групами осіб. А тепер мільйони людей користуються перевагами мереж для широкомасштабної дистрибуції (з низьким «коефіцієнтом тертя») своїх матеріалів.

Формати створюваного електронного документу характеризуються тим, що мають відкриту або закриту специфікацію, рівень стандарту, або просто характеризуються обсягом розповсюдження та використання.

Поширені такі формати електронних документів:

§ формати відкритого тексту: в діловодстві для створення електронного документу широко використовуються формати програм Microsoft (Word, Excel), які характеризуються тим, що мають закриту специфікацію. Взв'язку з тим, що це не прийнятно в аспекті архівного зберігання електронного документу, для архівів рекомендується використовувати формат відкритої специфікації - PDF фірми Adobe Systems Inc., який визначений ISO (The International Organization for Standardization) як стандарт (ISO/DS 19005-1) довготривалого зберігання електронних документів (до 50 років). Для більшості прикладних програм для створення ЕД можлива конвертація до формату PDF, який відтворює ЕД (текст і графіку).

§ Формати графічних зображень:TIFF (Tag Image File Format): графічний формат, який рекомендується як стандарт високої якості зображень для широкого застосування і довготривалого зберігання графічних зображень; GIF (Graphics Interchange Format): графічний формат рекомендований для передавання зображення каналами зв'язку, не рекомендується як формат довготривалого зберігання зображень; JPEG (Joint Photographic Experts Group): графічний формат з ущільненням інформації з мінімальними її втратами, широко використовується в Інтернет, в діловодстві, ЕД в цьому форматі надходять і до архіву; інші формати (pict, bmp тощо) використовують в специфічних додатках і нерекомендовані для довготривалого зберігання зображень;

§ формат структурованого тексту (текстові документи, які мають графічні та аудіо включення, Інтернет-посилання тощо): поширено використання формату SGML (Standard Markup Generalized Language). Цей формат структурованих документів має можливості подетального відкриття документа в зв'язку з чим зручний для довготривалого зберігання документів в архівах.

§ формат XML (Extensible Markup Language), прийнятий для створення та зберігання структурованих ієрархічних даних незалежно від характеристик програмно-технічних засобів. Формат створено W3C (World Wide Web Consortium).

Вибір формату електронного документу здійснюється з урахуванням забезпечення наступних вимог:

§ доступність (пошук та візуалізація), неможлива конвертація у формат з ущільненням інформації, який вирішує питання розміщення і не забезпечує надійного доступу;

§ довговічність (впевненість тому, що формат в який конвертується електронний документ буде підтримуватись розробником достатній час без ризику втрати доступу);

§ точність (впевненість в тому, що формат, в який конвертується ЕД, забезпечує точне відтворення даних);

§ гнучкість (забезпечення достатньо зручного рівня у використанні ЕД: можливість копіювання, передавання комунікаційними каналами).

Носії інформації для запису електронного документу класифіковано таким чином:

§ СD-WORM, CD-ROM, CD-R носії: найбільш придатні для архівного зберігання електронних документів. мають відносно значну ємність інформації для запису, захищені від випадкового стирання, досить широко використовуються і виготовляються (виробники обіцяють для своєї продукції термін безпечного зберігання інформації 100 і більше років). На практиці рекомендовано перезапис інформації на CD кожні 10 років при забезпеченні належних умов зберігання (інколи спостерігається руйнація алюмінієвої основи);

§ Hard Disk Drive (HDD): основний засіб зберігання інформації в комп'ютері, висока швидкодія, ємність понад 100 GB. Записана на HDD інформація може бути випадково модифікована або стерта. Рекомендований для доступу до ЕД в режимі "on-line"та зберігання ЕД з резервним копіюванням на інших носіях;

§ LTO, DLT, SuperDLT - cassettes: порівняно з CD, записана інформація може бути випадково модифікована або стерта, але зручні при опрацюванні великої за об'ємом інформації в декілька десятків GB (виробники, які мають відому торгову марку, визначають для магнітних носіїв діапазон життєвого циклу від 10 до 20 років в залежності від типу);

§ DVD (Digital Versatile Disk): оптичний диск, має такі ж переваги як і CD і більше, оскільки може зберігати до 17 GB інформації і набувають широкого вжитку;

§ ZIP-drive: носії за об'ємом в 100-250 MB інформації, не мають промислового стандарту і можливі у використані за відсутності інших засобів;

§ 1.44 МВ floppy disk: найменш придатний для архівного зберігання: мала ємність, висока вразливість, приймаються тільки за погодженням з архівом.

Вибір носія інформації здійснюється з урахуванням наступних характеристик:

§ довговічність (залежить від технологічного рівня виробника, часу та умов зберігання до використання). Реальний діапазон життєвого циклу є прогнозованою величиною;

§ швидкодія доступу (важливий фактор у створенні інформаційного ресурсу, вирішенні проблеми резервного та страхового копіювання);

§ ємність носія (визначається в залежності від призначення та перспективного використання його ємності);

§ універсальність (визначається можливістю зберігати ЕД різних форматів, наприклад, floppy disk є непридатним для зберігання графічних файлів, CD або DVD можуть зберігати текстові, графічні, аудіо, відео файли);

§ мобільність (зручність перенесення інформації у просторі);

§ компактність (співвідношення розмірів до об'єму інформації);

§ ціна (визначається призначенням: створення електронного документу, приймання та розповсюдження електронного документу, зберігання електронного документу).

3.3 Порівняльна характеристика паперових та електронних документів

Робота із бухгалтерськими первинними та зведеними документами - невід'ємна частина діяльності будь-якого підприємства. Також, існує потреба у їх належному зберіганні протягом строків, які встановлені законодавством України. Для ефективного зберігання документів, створюється архів бухгалтерської документації та звітності, - в паперовій або електронній формі. Від вибору форми ведення архіву в майбутньому залежить зручність роботи з ним, швидкість пошуку необхідної інформації, а також сума витрат, пов'язаних з його збереженням.

Архів документів може зберігатись у паперовій або електронній формі. Згідно Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» та Закону України «Про електронний цифровий підпис» юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму, тобто він прирівнюється до паперового документа. Проте не всі документи можуть бути складеними в електронному вигляді, існують виключення. Електронний документ не може бути застосовано як оригінал:

1. свідоцтва про право на спадщину;

2. документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;

3. в інших випадках, передбачених законом.

Обидві форми зберігання архіву документів мають як ряд певних переваг так і недоліків. Перевагами паперової форми є те, що вона не потребує комп'ютерного втручання та навичок володіння знаннями користування комп'ютерними програмами, порівняно із електронною формою, але особі, яка займається зберіганням архіву доведеться працювати з великим обсягом документів, що сповільнює та ускладнює роботу. Електронна форма зберігання архіву документів потребує додаткових навичок володіння комп'ютерними програмами та захисту від знищення (пошкодження), внаслідок утрати фізичних властивостей носіїв інформації, проте забезпечується економія площ зберігання та максимальна швидкість роботи із необхідними документами архіву бухгалтерської документації.

Форма архіву	Переваги	Недоліки
Паперова	· відсутня потреба у використанні комп'ютерного забезпечення; · немає потреби у підвищенні кваліфікації працівників (навички користування комп'ютерними бухгалтерськими програмами).	· величезна кількість документів потребує значної площі зберігання; · менш тривалий строк зберігання, порівняно з електронним архівом (папір втрачає свої якості).
Електронна	· вирішення проблеми складності або неможливості створення резервних копій традиційного архіву на випадок непередбачених обставин; · відсутність впливу зовнішнього середовища, тривале зберігання архіву; · забезпечення максимальної швидкості пошуку документів, даних про документи; · неприпустимість втрати документів; · підвищення продуктивності праці керівництва підприємства; · економія площ зберігання.	· потреба у захисті від знищення чи пошкодження внаслідок утрати фізичних властивостей носіїв інформації (жорсткий диск, flesh-card та ін.); · зміни програмних та (або) апаратних компонентів; · некоректне поводження з документами (через низьку компетентність користувачів).

Розглянувши переваги та недоліки різних форм ведення архіву, можна зробити висновок, що електронна форма ведення архіву, порівняно з паперовою, має більше переваг, які насамперед пов'язані з економією часу при роботі з архівом та меншими витратами на його збереження, а тому вона є найбільш доцільною для застосування підприємствами.



ВИСНОВКИ

Завдяки швидкому науковому прогресу на сьогоднішній день людство має змогу користуватися багатьма засобами для збереження та передачі інформації.

Неможливо побачити теперішнє матеріальних носіїв документа без історії їх розвитку. Історія природних носіїв починається з каміння, кісток, глиняних табличок, пергаменту, папірусу, берестяних грамот та ін. Найбільшим досягненням стало винайдення паперу у 105р. н.е Цай Лунем. Цей матеріал, значно вдосконалений, і досі широко використовується для збереження численних документів.

Штучними матеріальними носіями документа є грамплатівки, магнітні стрічки, магнітні та оптичні диски, фото- та кіноплівки, голограми та багато інших. Історія розвитку цих носіїв недовга, адже вони почали з'являтися лише після науково-технічного прогресу XIXст. Штучні носії були створенні внаслідок багатьох фізико-хімічних експериментів.

Одними із найпопулярніших носіїв інформації сьогодні є оптичні (лазерні) диски, які відзначаються своєю універсальністю, тобто можливістю запису та зберігання в єдиному цифровому форматі інформації будь-якого типу - звукової, текстової, графічної, відео. Існують CD-RW, CD-DVD, CD-ROM та інші диски.

Варто зазначити, що зараз здобувають прихильність також такі засоби збереження повідомлень, як голограми. Це документ, що містить зображення, запис та відтворення якого проводиться оптичним способом за допомогою лазерного променя без використання лінз. Він є на стадії вдосконалення і дасть можливість відтворювати інформацію об'ємно та в кольорі.

На сьогоднішній день чимало нових пристроїв входить до повсякденного вжитку людей. Неможливо не згадати про сучасні USB-флеш-диски, які мають чимало переваг у використанні. Перспективними є також, згадані вище, голограми та оптичні диски. Але, загалом, як відомо, наука не стоїть на місці, і, можливо навіть у даний момент вчені розробляють нові, досконаліші матеріальні носії інформації.



СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Федеральний Закон «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» від 25.01.1995 р. № 24-ФЗ (в ред. Федерального закону від 10.01.2003 N 15-ФЗ).

2. Федеральний Закон «Про участь у міжнародному інформаційному обміні» від 04.07.1996 р. № 85-ФЗ (зі змінами від 30 червня 2003 року).

...