Размещено на http://www.allbest.ru/

29

Размещено на http://www.allbest.ru/

Правительство Российской Федерации

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования

"Национальный исследовательский университет "Высшая школа экономики"

Факультет Бизнес-информатики

Кафедра Корпоративных информационных систем

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

На тему «Внедрение системы документооборота в компании нефтегазовой промышленности»

Студент группы № 474

Исепкова М.Ю.

Научный руководитель

К.т.н. доцент Моргунов А.Ф.

Рецензент

К.т.н. доцент Кондратьев А.В.

Москва, 2013 г.



Аннотация

В рамках Выпускной Квалификационной Работы на тему “Внедрение системы документооборота в компании нефтегазовой промышленности” рассматриваются теоретические основы организации процесса Документооборота и индустриальные подходы к организации систем Электронного Документооборота на конкретном предприятии Российской Федерации.

В процессе исследования и написания данной работы в частности и детально рассмотрены и изучены особенности и специфика внедрения Информационных Систем Электронного Документооборота, которые необходимо учитывать на предприятиях обозначенного выше типа, требования, выдвигаемые бизнес-составляющей предприятий к информации и применяемым Информационным Системам и существующие проблемы автоматизированных решений и возможные пути их устранения.



Оглавление

• Список сокращений

Введение

• 1. Теоретико - аналитическая часть
• 1.1 Рассмотрение предметной области
• 1.2 Описание предприятия и бизнес-процессов по учету документации
• 1.2.1 Описание бизнес-процесса «Работа с подрядчиками»
• 1.2.2 Описание процесса согласования договора
• 1.3 Описание внедренной системы
• 1.4 Постановка задачи
• 1.4.1 Анализ требуемых изменений
• 2. Описание функциональных требований
• 2.1 Описание ситуации
• 2.2 Описание новых функциональных модулей
• 2.2.1 Модуль «Распорядительная документация и линейно-нормативные документы»
• 2.2.2 Модуль «Канцелярия»
• 2.2.3 Модуль «Поручения»
• 3. Результат доработки системы
• 3.1 Работа модуля Поручений
• 3.1.1 Создание поручения из РД
• Заключение

Список использованной литературы



Список сокращений

БП - бизнес-процесс.

ЛНД - линейно-нормативный документ.

НСИ - нормативно-справочная информация.

ССД - система согласования документов.

ССДД - система согласования договорной документации.

СУБД - система управления базами данных.

СЭД (СЭДО) - система электронного документооборота.

РД - распорядительная документация.

ТЗ - техническое задание.

ЭД - электронный документ.

ЭДО - электронный документооборот.



Введение

Одной из главных целей современных организаций является развитие ИТ-инфраструктуры и, в частности, увеличение количества автоматизированных на базе данного предприятия процессов.

Великое множество экспертов и организаций еще со временем применения первых ЭВМ и компьютеризированных инструментов стремится к совершенствованию типовых автоматизированных процессов и лучших практик (собраний этих процессов по предметной области или в целом) автоматизации процессов предприятий самого разного толка и направленности.

Одним из самых важных и трудозатратных процессов в современных организациях различных типов является процесс организации Документооборота (как организационного, так и технологического). Основной задачей автоматизации документационных процессов является переход на безбумажный документооборот. Данный шаг приносит организациям несомненные выгоды, например, такие как: снижение материальных и временных затрат, повышение эффективности процессов предприятия, понижение трудозатрат, упрощение учета и возможность безболезненной документационной интеграции внутренних подразделений и контрагентов.

Работа включает в себя несколько важных пунктов рассмотрения организации процессов Документооборота и применяемой для организации ЭД Информационной Системы в конкретном предприятии. Во-первых, в процессе исследования рассматривается организация и производится анализ бизнес-процессов предприятия, связанных с процессами документооборота. Затем описывается и анализируется выбранная компанией Информационная Система Электронного Документооборота.

Работа состоит из трех глав. Первая глава рассматривает теоретические основы организации документооборота в организациях, анализ деятельности рассматриваемой организации и функциональности используемой ИС автоматизации процессов документооборота и постановку задачи в части разработки необходимых изменений. Вторая глава рассматривает описание требований для функциональных модулей ИС, расширяющих функционал используемой системы. Третья глава рассматривает практические результаты применения разработанных модулей для приведения функционала используемой ИС к требованиям, предъявляемым бизнесом.

Необходимо рассмотреть, насколько полно выбранная система электронного документооборота функционально покрывает бизнес-процессы предприятия при автоматизации процессов и соответствует требованиям к информации и Информационным Системам, предъявляемым данной организацией.

После выполнения данного анализа встает необходимость рассмотреть два возможных варианта усовершенствования интеграции системы с процессом функционирования предприятия: корректировка бизнес-процессов под выбранное решение СЭДО или рассмотрение возможности изменений КИС в части доработки СЭДО с целью приведения ее в соответствие с запросами, нуждами и спецификами рассматриваемого предприятия.

Перечислим ряд задач которые поможет разрешить введении в действие безбумажного электронного документооборота на предприятии:

· Обеспечение более эффективного управления электронными документопотоками на всех уровнях деятельности организации;

· Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;

· Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

· Максимально возможное сокращение оборота документации на бумажных носителях на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;

· Формирование информационных баз данных - электронных архивов, путем накопления информации, на протяжении всего жизненного цикла документа, сохранности документов и удобства их хранения на сервере, что приводит к освобождению физического места для хранения документов;

· Обеспечение оперативного доступа к необходимой информации за счет наличия электронного архива, что неизбежно приводит к уменьшению затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде, а так же снижением расходов на персонал и оборудование и др.

Целью же непосредственно данной работы является, на основании проведенного исследования бизнес-процессов и особенностей сферы деятельности предприятия нефтегазовой отрасли, а также анализа существующей системы электронного документооборота, сформировать функциональные требования для дальнейшей модернизации внедренной ИС.

Таким образом, из поставленных целей следует ряд задач данного исследования:

• Формализовать бизнес-процессы предприятия, связанные с документооборотом;

• Выявить особенности, связанных со сферой деятельности предприятия;

• Исследовать внедренную систему;

• Определить наличие проблем;

• Разработать требования к информационной системе.



1. Теоретико - аналитическая часть

1.1 Рассмотрение предметной области

Для того, чтобы в дальнейшем ориентироваться в терминологии и понятиях представленных в плане ВКР и самой работе, ознакомимся с базовыми терминами, понятиями и определениями, связанными с документооборотом.

Делопроизводство, согласно ГОСТ Р 51141-98, это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документооборот (определение по ГОСТ Р 51141-98) определяется как движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Так же документооборот можно определить как какую-либо деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации или направления в архив.

Электронный документооборот (ЭДО) Определение взято из Wikipedia -- это единая система по работе с электронными документами, в которой реализуется концепция «безбумажного делопроизводства».

В свою очередь, электронный документ (ЭД) представляет собой документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов) и сохранён в электронном виде.

Теперь, когда мы уже знакомы с базовыми определениями, приведем, непосредственно определение системы электронного документооборота. Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭДО) -- автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человекочитаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

1.2 Описание предприятия и бизнес-процессов по учету документации

Рассматриваемое нами предприятие является предприятием нефтегазовой отрасли «Nнефть» располагается в Западной Сибири. Тип -- открытое акционерное общество, орган управления -- совет директоров. Основным видом деятельности является добыча нефти и попутного газа. В структуру предприятия входят 20 основных структурных подразделений (процессное управление, цеховые структуры), 1 нефтеперерабатывающий завод и 7 дочерних предприятий Информация предоставлена компанией «NНефть» .

Организационная структура организации представлена на рисунке 1:

Рис. 1 Организационная структура ОАО NНефть

Документооборот на предприятиях, на первый взгляд, практически одинаков и носит довольно таки унифицированный характер. Фактически, общая схема функционирования самой системы workflow довольна универсальна и не зависит от типа компании. Однако, другое дело, что само предприятие нефтегазового сектора имеет несколько характерных черт, которые не могут не учитываться при выборе и внедрении системы ЭДО.

К таким особенностям относятся:

· Взаимодействие с большим количеством контрагентов (клиенты, поставщики, подрядчики);

· Большой штат сотрудников;

· Большая и разветвленная сеть филиалов, региональных подразделений и дочерних предприятий;

· Важность договорной деятельности в процессах компании;

· Высокие требования к безопасности данных.

Для таких крупных предприятий необходима организация эффективного управления и контроля документами. При этом важно обеспечить легкое и эффективное взаимодействие с разрозненными структурными единицами, а так же упростить процесс обмена данными с дочерними предприятиями На основании данных представленных в статье «СЭД в нефтегазовом комплексе» .

1.2.1 Описание бизнес-процесса «Работа с подрядчиками»

Для предприятия очень важным является процесс поиска подрядчиков и взаимодействия с ними. Чтобы примерно показать какую большую долю занимают договоры подряда, приведем соответствие: в рассматриваемом нами предприятии, как и в прочих компаниях данного профиля, очень много работ отдается на аутсорсинг, так вот статистика показывает, что в среднем на одного работника нефтегазовой компании приходится 4-5 работников компаний-аутсорсеров На основании статистических данных компании «NНефть».

Рассмотрим поэтапно как же, все-таки, проходит процесс работы с подрядчиками:

1. В первую очередь происходит формирование заявки в которой обозначается специальность и сфера необходимых работ. Заявка утверждается, размещается и теперь необходимо дождаться откликов поставщиков;

2. От контрагентов начинают поступать отклики. Проводится квалификация поступивших предложений. При поступлении первых откликов составляется техническое задание, которое рассылается вероятным подрядчиками, а так же открыто публикуется. При этом прием предложений продолжается;

3. Подрядчики, на основании полученного технического задания, должны выслать свои предложения. Их должно быть два: техническое и коммерческое;

4. Проведение тендера. В силу профиля предприятия, в первую очередь, оценивается техническое предложение, а затем уже просматривается экономическое. Выбирается и объявляется победитель тендера, с которым в дальнейшем и будет заключен договор;

5. На данном этапе необходимо сначала подготовить проект договора. Затем проходит его согласование, что является важной стадией, ведь по составленному в итоге договору будет проходить контроль выполнения и прием работ. Затем, финальная версия утверждается и подписывается;

6. Выполнение подрядчиком работы, взаимодействие в рамках проекта;

7. Важным этапом является контроль выполнения работ. В зависимости от специфики проекта, стадия контроля может проводиться во время выполнения работ, однако следует понимать, что это несет дополнительные расходы. Поэтому, контроль выполняются уже после исполнения подрядчиком своей работы. Мониторинг производится в соответствии с критериями и условиями прописанными в договоре;

8. Когда заключено, что претензий к подрядчику нет, предприятие принимает работу и начинает обработку счетов на оплат услуг;

9. Стадия закрытия контракта и оценки работы подрядчика.

На каждом этапе приведенного бизнес-процесса мы сталкиваемся с необходимостью работы с определенными документами или пакетом документов. Рассмотрим поэтапно работу с документацией составляющую данный процесс:

Таблица 1

Соответствие этапов и документов бизнес-процесса «Работа с подрядчиками»

Этап	Документы
1. Формирование и утверждение заявки	Составление и согласование заявки. Размещение документа на сайте.
2. Квалификация предложений и утверждение ТЗ	Отзывы подрядчиков о готовности выполнения работ данного профиля. Формирование технического задания. Сертификаты, заключения и отзывы о контрагентах, для проверки и квалифицирования.
3. Прием технических и коммерческих предложений	От каждого контрагента поступает по два пакета документов с техническим и коммерческим предложениями. Учет большого количества документов.
Проведение тендера	Поступившие предложения необходимо проверить и проанализировать. Утвердить победителя тендера.
Заключение договора	Составление договора. Процесс согласования, который может потребовать внесения большого количества правок и множества утверждений. Протоколы разногласий и поправок.
Выполнение работ	Ведение деловой переписки. Работа с бумагами текущего контроля. Документирование необходимых требований.
Мониторинг и контроль	Выполнение соотнесения итоговой работы заявленным требованиям, проходит работа с договором по контролю исполнения
Прием работы и оплата	Составление счетов на оплату, их проводка и прочая платежная документация.
Закрытие контракта	Документация завершения контракта, написание отзыва с оценкой работы подрядчика. Передача документов в архив.

Необходимо учитывать, что большую часть составляет корреспонденция, как с подрядчиком, так и внутри организации по различным вопросам связанным с проходящей работой.

1.2.2 Описание процесса согласования договора

И, несомненно, самым важным из всех перечисленных выше процессов является процесс согласования договора в рамках его заключения. Рассмотрим подробнее непосредственно этот процесс.

Для того чтобы иметь подробное представление о том как непосредственно проходит процесс согласования и утверждения договора рассмотрим его жизненный цикл. Ниже, на рисунке 2,представлена общая схема жизненного цикла договора:

Рис. 2 Схема жизненного цикла договора

Данная схема дает нам крайне общее представление, в ней не учитываются ни роли участников, ни текущие документы процесса. Также не раскрыт столь важный в этом процессе этап согласования. Рассмотрим подробнее весь процесс работы с договором (рис. 3), а так же технологический процесс согласования проекта договора (доп. Соглашения, протокола разногласий, протокола урегулирования разногласий) (рис. 4).

Рис. 3 Работа с договором



Рис. 4 Согласование проекта договора



Как видно из приведенных выше диаграмм, процесс работы с договором, в особенности его согласование, довольно сложный, кропотливый, требующий взаимодействия большого числа отделов, управлений и участвующих лиц.

Согласование, внесение изменений, утверждение необходимо не только договорам. Схожие этапы жизненного цикла имеют и такие виды документации как приказы, распоряжения, различные локально-нормативные документы и прочие. Им также присущи необходимость контроля и мониторинга задержек согласования, утверждения или исполнения. Без этих документов невозможно представить осуществление какого-либо бизнес-процесса, да и вообще какой-либо деятельности предприятия.

Несомненно, такое большое количество манипуляций в предприятии без автоматизации процессов подобного рода отнимает у работников время и усилия, которые могли бы быть использованы более эффективным способом.

1.3 Описание внедренной системы

Опишем, для начала ИТ - инфраструктуру рассматриваемого предприятия в области используемого программного обеспечения:

· Операционная система MS Windows 7 Enterprise;

· Информационная Система Контек-Бухгалтерия;

· Информационная Система Контек-Персонал;

· Информационная Система SAP R3;

· Информационная Система 1C Предприятие (в дочерних организациях);

· ППО MS Office;

· СУБД SQL Server 2000.

Изначально, когда в предприятии возникла необходимость внедрения элементов системы безбумажного документооборота на основании проведенного тендера, анализа систем на рынке предприятии был выбран продукт «Дело» компании «Электронные офисные системы». Так как компания была одной из первых в своей отрасти, решившей перейти на электронный документооборот, не было возможности опираться на аналогичный опыт выбора и внедрения продуктов данного типа на других предприятиях. По сути дела, «Nнефть» стала одной из первых, кто перевел работу с документацией и делопроизводство из Excel, Outlook, Word и их бумажных физических репликаций в специализированную, автоматизированную систему.

Однако, вскоре компания столкнулась с тем, что внедренная система не соответствует существующим бизнес-процессам, нуждам и требованиям. Также поддержка системы, и, что важнее, ее доработка обходились слишком дорого. Компания приступила к поиску нового решения. В результате, выбор пал на продукт регионального разработчика «СофтИнформ». Система под названием «Система согласования договорной документации» (в дальнейшем «Система согласования документации» или ССД) уже функционировала непосредственно в их компании, и отвечала предъявляемым в «Nнефть» требованиям. В дальнейшем, компания-разработчик начала тиражировать данную систему, но до момента внедрения в рассматриваемое предприятие это было решение внутренней автоматизации Информация предоставлена компанией «СофтИнформ».

На начало функционирования Система согласования договорной документации включала в себя следующие модули:

· Модуль управления договорной документацией. Предназначен для создания проектов договоров и последующего согласования. Функциональность данного модуля включает в себя ввод, согласование, просмотр договорной документации;

· Модуль навигации. Он предназначен для предоставления пользователю всей доступной информации, регламентированной правами доступа. К такой информации относится: задачи пользователя, отчеты по согласованиям и средства поиска. Позволяет осуществлять поиск, просмотр, навигацию по документам;

· Модуль обработки писем электронной почты. Модуль обработки писем электронной почты позволяет рассылать различные уведомления участникам согласований по электронной почте в соответствии с заданными шаблонами. Все разосланные письма сохраняются в системе;

· Модуль администрирования. Модуль администрирования позволяет управлять системой. С его помощью можно удалять, редактировать и назначать права доступа пользователей, осуществлять конфигурирование системы, просматривать и анализировать
журнал аудита.

Структура системы в виде функциональных модулей, представлена на рис. 5:

Рис. 5 Функциональные модули системы



Необходимо понимать то, как происходил процесс согласования до внедрения данной системы. Все взаимодействия между участниками происходили посредством электронной почты. Необходимые замечания, дополнения, корректировки, комментарии и все прочие виды коммуникаций осуществлялись через переписку лиц, участвующих в процессе согласования. Очевидно, что при современном уровне развития возможностей автоматизации ведение документооборота подобным образом не помогает, а наоборот тормозит ведение дел и работу предприятия.

Таким образом, подводя итог, можно резюмировать, что внедренная система согласования договорной документации позволяла решать ряд следующих задач:

· Регистрация поступающих договоров;

· Согласование договоров в соответствии с общей схемой согласований, а также в соответствии со сложившейся последовательностью согласований;

· Обеспечение удаленного доступа к архиву согласований и документов с рабочих мест персонала.

1.4 Постановка задачи

Внедрение электронной системы согласования договорной документации несомненно является значимым шагом в сторону автоматизации элементов документооборота на предприятии. Оптимизация и упрощение процессов согласования, возможность их контроля и мониторинга позволяют облегчить труд работников, снизить их трудозатраты и повысить эффективность труда.

Однако, функциональность применяемого решения автоматизации не покрывает полностью ни одного бизнес-процесса и затрагивает несомненно важную, но крайне ограниченную область. Также пользователями системы могут являться лишь те сотрудники, что принимают участвующие в процессе согласования договорной документации. Таким образом сотрудник предприятия, не имеющие непосредственного отношения к данной работе, даже если и получают права на пользование системой, могут воспользоваться крайне ограниченным числом функций.

Под внедрение данного продукта были выделены ресурсы и мощности, которые используются крайне нерационально, в том плане, что без необходимости серьезного масштабирования есть возможность расширить область применения данного решения. Распространение потенциальных возможностей и на другие нужды позволило бы оптимизировать бизнес-процессы предприятия и повысить эффективность функционирования целых отделов (например, отдел по управлению делами). Даже использующиеся алгоритмы по согласованию и утверждению документов можно применить для других типов документов: постановлений, распоряжений, приказов и пр.

Таким образом, главной проблемой внедренного решения по документообороту стала ее ограниченность: система охватывает лишь часть бизнес-процессов, содержащих в себе этап составления и согласования договорной документации. Данная проблема не могла остаться незамеченной, поэтому в компании было принято решение по модернизации существующей системы с целью удовлетворения требований, предъявляемых к автоматизации процессов делопроизводства.

1.4.1 Анализ требуемых изменений

В рамках рассмотренного нами бизнес-процесса по работе с подрядчиками, рассмотрим проблемы и сложности, которые можно было-бы разрешить посредством разработки решения отвечающего всем требованиям компании:



Таблица 2

Бизнес-процессы и решения по их автоматизации

Этап	Решение в области автоматизации документооборота
Формирование и утверждение заявки	Создание и направление ответственному лицу поручения по созданию заявки. Ее утверждение через систему.
Квалификация предложений и утверждение ТЗ	Направление поручений, также контроль их исполнения. Создание Распоряжений, Приказов или Линейно-нормативных документов, их автоматизированное согласование.
Прием технических и коммерческих предложений	Пересылка входящей корреспонденции в систему через интеграцию с клиентом Exchange. Корреспонденция пришедшая не в электронном виде сканируется и тоже вносится в систему. Данные меры позволяют вести централизованный архив переписки с компаниями подрядчиками.
Проведение тендера	Создание и мониторинг поручений. Контроль сроков исполнения с возможностью уведомлений, делегирование задач на исполнение. Формирование отчетов. Работа с текущими локально-нормативными документами.
Заключение договора	Реализация процесса составления и согласование договорной документации. Работа с приказами и прочей распорядительной документацией.
Выполнение работ	Регистрация входящей корреспонденции, а также исходящей, как внутренней, так и внешней. Различные виды распорядительной документации, контроль исполнения поручений, рассылка уведомлений.
Мониторинг и контроль	Для проведения контроля необходимо обращение к договору и техническому заданию.
Прием работы и оплата	Возможность передачи платежей из системы SAP R/3 в программу банк-клиент банка. Формирование в системе необходимой документации по приему работы и подготовке к закрытию контракта, что позволит упростить процесс сдачи и приема работ.
Закрытие контракта	Передача документов в электронный архив предприятия. Возможность дальнейшего поиска среди находящихся в архиве документов.

Как видно из таблицы 2, Информационная Система нуждается в добавлении нескольких важных модулей, которые смогли бы упростить проведение работ с документами, как на представленном бизнес-процессе, так и на прочих других, как на операционных, так же и на поддерживающих и управляющих.

Методы по которым будет вестись формирование требований включают в себя: интервьюирование, исследование нормативной документации предприятия и обращение к методологиями разработки требований. В рамках данной ВКР проведены интервью с различными представителями компании «NНефть», исследована проектная и регламентирующая документация предприятия. Таким образом, применение данных методик в совокупности с анализом рассмотренного бизнес-процесса позволило сформировать ряд рекомендательных требований к проектируемой системе.

Резюмируя данный раздел, выделим основные функции, которые необходимы предприятию, в рамках развития системы электронного документооборота:

· Реализация возможности инициализации документов, а так же осуществление прочих действий ( согласование, изменение, утверждение), в электронном виде через инструменты системы;

· Распространение системы электронного согласования и утверждения документов не только на договоры, а также и на другие виды документации;

· Введение системы электронных поручений, а также контроля их исполнения;

· Создание единого автоматизированного модуля по работе с корреспонденцией, включающего в себя и работу с электронными версиями бумажной корреспонденции;

· Интеграция с прочими программными продуктами предприятия, в частности с системой бухгалтерского и финансового учета;

· Создание и ведение электронного архива предприятия с широкими возможностями поиска;

· Создание базы Нормативно-Справочной Информации (НСИ): внутренних нормативных документов, шаблонов, справочников и классификаторов компании.



2. Описание функциональных требований

2.1 Описание ситуации

документооборот нефтегазовый промышленность

Как было описано ранее, внедренная система в компании имела узкий круг применения и не использовала всех своих потенциальных возможностей к применению. При такой ситуации нельзя было говорить об эффективном функционировании в рамках каких-либо бизнес-процессов. Руководство предприятия «Nнефть» понимало, что несмотря на введенные элементы электронного оборота документов о полноценном безбумажном, централизованном и эффективном документообороте пока не может идти речь. Поэтому разработчику уже внедренной системы была заказана ее качественная доработка с учетом всех проблем и требований описанных в предыдущей главе работы.

Для выполнения данной работы необходимо из пожеланий заказчика сформировать функциональные требования к системе.

Исходя их проведенного анализа было принято решение, что существующая система нуждается в разработке дополнительных частей. Данные части как раз отвечали бы тем нуждам предприятия, относительно их информационного обеспечения. Поэтому, изменениям подвергнется система с точки зрения увеличения количества качественных модулей. Вносить изменения в уже имеющийся модуль согласования договорной документации необходимости нет, так как он успешно функционирует и удовлетворяет всем предъявленным к нему требованиям.

2.2 Описание новых функциональных модулей

Итак, на основании нужд предприятия было принято решение о разработке новых единиц системы. Список основных модулей, добавление которых планируется, представлен на рисунке 6:

Рис. 6 Функциональные модули доработанной ИС

Как было упомянуто выше, модуль согласования договоров не претерпел кардинальных изменений, поэтому обратимся к новым функциональным единицам и рассмотрим, как они способны обеспечить выполнение предъявляемых к ним требований.

Планируется, что по завершении модернизации Система согласования документов будет включать в себя следующие модули:

· Распорядительная документация и локально-нормативные документы: создание, дополнение, замещение, регистрация, утверждение, запросы на доработку;

· Канцелярия: работа со входящей-исходящей документацией;

· Должностные инструкции: согласование документов, задержки в согласовании;

· Поручения: назначение, получение, контроль течения и выполнения поручений;

· Согласование договоров: поступление на рассмотрение, контроль выполнение, информирование о задержках;

· Прочее: протоколы, отчеты, организации, справочники, архив, мероприятия.

Данные модули должны быть интегрированы между собой, к примеру, «Распорядительная документация» связанна с «Линейно-нормативными документами» и частью «Поручения». Интеграция модулей между собой позволит облегчить работу и исключить необходимость вручную сопоставления и соотнесения приказов, распоряжений или каких-либо иных документов. Например, на основании какого-либо распорядительного документа можно сразу же создать соответствующее поручение. Это взаимодействие работает и в обратную стороны, т.е. существующее поручение сохраняет связь с документом-основанием. В то же время, в системе нет лишних и нефункциональных связей. Структура взаимодействия модулей между собой выполнена в соответствии с требованиями компании, в частности хорошо отображает и покрывает бизнес-процессы компании.

Рассмотрим теперь подробнее основные характеристики модулей системы, отражающие сформулированные требования к необходимым улучшениям.

2.2.1 Модуль «Распорядительная документация и линейно-нормативные документы»

Начнем с рассмотрения модуля Распорядительной Документации (РД). Для начала обозначим разрабатываемую функциональность данной части системы:

· Осуществление поддержки различных типов РД. Непосредственно при создании РД изначально указывается его тип, и потом уже исходя из этого выводятся те или иные поля, которые пользователю необходимо заполнить. Это позволяет не выводить на экран все возможные поля, а пользователю не нужно запоминать, для какого типа документа, какие данные нужно ввести;

· Одним из важнейших функциональных элементов системы является возможность автоматизированного согласования. Данный процесс является одним их основных, как в данной информационной системе, так и в системах электронного документооборота в общем;

· Есть возможность мониторинга изменений внесенных тем или иным пользователем. При необходимости можно отслеживать историю изменений: кем и какие коррективы были внесены, просмотр прошлых версий;

· При назначении ответственных или же просто имеющих отношение к документу лиц, происходит рассылка уведомлений как в самой системе так и на почты сотрудников. Так же уведомления рассылаются и по другим случаям, например, при приближении крайних сроков утверждения;

· Электронный архив и удобный поиск по различным полям позволяют пользователям в любой момент обратиться к искомому документу, ранее утвержденному или же совсем вышедшему из текущего документооборота.

На рисунке 7 ниже представлена схема жизненного цикла распорядительного документа:

Рис. 7 Жизненный цикл распорядительного документа

Как мы видим из представленной на рисунке 7 схемы, имеется три важных этапа на протяжении жизненного цикла РД, это его регистрация, согласование и, собственно, утверждение. Для того чтобы максимально снизить риск ошибки при подготовке документа, в работе над ним принимает участие, как непосредственно исполнители, так и сотрудники отдела Управления делами, которые также ответственны за обработку документа, его регистрацию в системе и прочую работу по оформлению и сопровождению.

документооборот нефтегазовый промышленность

Рис. 8 Краткое представление жизненного цикла документа

К документам же, входящим в состав ЛНД на предприятии относятся следующие их виды: стандарты, положения и должностные инструкции. Данные типы документов после создания не предполагают ни какой дальнейшей работы с ними. Они просто составляют информационную базу для сотрудников предприятия.

Резюмируя данный раздел, выделим список преимуществ модуля Распорядительной документации:

· Эффективное взаимодействие служб и подразделений по управлению распорядительной документацией;

· Быстрый выпуск распорядительной документации;

· Постоянный контроль местонахождения и статуса документа;

· Возможность быстрого и масштабного ознакомления сотрудников;

· Возможность размещения публикаций на корпоративном портале;

· Интеграция с другими модулями системы:

o Назначение и контроль исполнения поручений;

o Выпуск распоряжений на ввод в действие ЛНД;

· Интеграция с MS Outlook:

o Уведомления с возможностью быстрого перехода;

o Напоминания о необходимости согласования.

2.2.2 Модуль «Канцелярия»

Следующим рассматриваемым нами модулем будет Канцелярия. Основной его функцией является работа с корреспонденцией предприятия. Возможности данного модуля позволяют осуществлять следующие действия:

· Ведение регистрации, контроля и учета входящей и исходящей корреспонденции. В том числе в систему вносится и та корреспонденция, что приходит на предприятие в бумажном виде. Электронный формат входящей документации и обработка ее в системе, а не в почтовом клиенте позволяет оперативнее ее обрабатывать;

· Ведение архива внутренней и внешней корреспонденции с широкими возможностями поиска;

· Осуществление версионного контроля, также возможности Системы позволяют вести аудит изменений. Процедуры контроля могут потребовать предоставления отчетов, и поэтому предусмотрено их формирование системой;

· Рассылка сотрудниками Управления делами, занимающимися ведением канцелярии, различных уведомлений и напоминаний сотрудникам предприятия;

· Так же, как и некоторые другие модули системы, данный интегрирован с частью «Поручения». Это возможность предусмотрена в рамках существующих бизнес-процессов. Подобное взаимодействие позволяет создавать поручения на основе поступившей входящей корреспонденции.

Разработка данного функционального блока обусловлена целью централизации доступа к документам, что позволит улучшить контроль, а также снижением рисков потери входящей или же исходящей корреспонденции. Несомненно, также это позволит снизить затраты на делопроизводство и повседневную работу с документами.

В общем случае, жизненный цикл корреспонденции предприятия можно представить в виде следующей схемы (рис. 9):

Рис. 9 Жизненный цикл корреспонденции

Среди преимуществ, которые влечет за собой внедрение модуля Канцелярии, можно выделить следующие:

· Ведение электронного журнала корреспонденции;

· Быстрое передача в исполнение;

· Согласование результатов обработки;

· Регистрация местонахождения бумажного документа;

· Списание документов в архив;

· Быстрый поиск необходимой информации;

· Интеграция с MS Outlook:

o Уведомления с возможностью быстрого перехода;

o Напоминания о необходимости согласования;

o Регистрация писем из MS Outlook;

· Интеграция с модулем «Поручения»:

o Формирование поручений;

o Контроль исполнения поручений.

2.2.3 Модуль «Поручения»

Новым проектируемым функциональным разделом также является и модуль Поручений. Система контроля поручений предназначена для обеспечения процесса создания и отслеживания выполнения поручений на предприятии. Основными функциями являются:

· Как уже было упомянуто, создание различных поручений и назначение ответственных за исполнение лиц;

· Одной из основных функций данного модуля является осуществление различных видов контроля: контроль исполнительской дисциплины, контроль процессов и сроков исполнения;

· Предусмотрена возможность делегирования полномочий по исполнению поручений, создание и распределение подзадач. Ответственное лицо может контролировать статус выполнения и задержки по выполнению.

· В рассмотренных ранее модулях системы упоминалась возможность создания поручения на основании какого-либо документа. Непосредственно же из «Поручений» можно просмотреть документ-основание.

· В случае задержек исполнения, а так же при приближении ко времени исполнения поручения осуществляется рассылка уведомлений. Уведомления появляются как в системе, так могут приходить и на личные почты сотрудников;

· Возможность формирования отчетов;

· Все поручения вносятся в дальнейшем в Архив поручений.

Для того, чтобы лучше понимать процесс функционирования данной системы рассмотрим краткую (рис. 10) и полную (рис. 11) схемы жизненного цикла поручения:



Рис. 10 Краткое представление жизненного цикла поручения

Рис. 11 Полное представление жизненногоц цикла поручения

Преимущества которые позволит получить внедрение данной части:

· Возможность быстрого назначения поручений;

· Возможность делегирования исполнения поручений;

· Инструмент отчетности перед руководством;

· Настраиваемый механизм напоминаний и уведомлений в Outlook:

o Уведомления с возможностью быстрого перехода;

o Напоминания о необходимости согласования;

· Формирование различных отчетов, в том числе:

o По задержкам исполнения;

o По исполнительской дисциплине;

· Надежное хранение истории выполнения поручений;

· Версионный контроль и аудит всех изменений;

· Быстрый переход к документам-основаниям.



3. Результат доработки системы

Работа по модифицированию решения была выполнена и система получившая название «Система согласования документов» (в дальнейшем Система) качественно отличалась от первоначально приобретённого решения. Рассмотрим на примере функционирующей уже на данный момент системы какие изменения и улучшения получила разработка.

Система реализована в виде веб-сервера, все модули которой функционируют в едином информационном пространстве (базе данных). Взаимодействие между модулями осуществляется только через единую базу данных. Все операции выполняются на сервере, конечному пользователю передаются только результаты обработки. Пользовательский интерфейс системы реализован через стандартный веб-браузер, что позволяет не устанавливать на компьютер пользователя ни какого дополнительного программного обеспечения.

Пользователями системы являются сотрудники, каким-либо образом связанные с работой с документацией. Для разделения прав доступа различных категорий пользователей в системе предусмотрены различные наборы прав пользователей. Каждый набор прав позволяет выполнять определенные функции. Пользователю может быть назначено несколько наборов прав, в случае необходимости выполнения разнородных функций. Каждому пользователю предоставлен доступ к набору модулей, круг которых ограничен функциональными обязанностями сотрудника. Модули справочных систем, должностных инструкций и ЛНД являются общедоступными. Также, в зависимости от прав пользователя формируется его интерфейс, то есть пользователю доступны только те элементы системы, на которые у него есть права.

Что касается интерфейса системы, то он представляет собой окно, разделенное на 2 части: слева находится меню навигации, а справа рабочая область (рис. 12):

Рис. 12 Интерфейс Системы согласования документов

Вид главного окна Системы после запуска зависит от прав доступа пользователя. Окно содержит следующие элементы:

· Ф.И.О. пользователя работающего с Системой -- отображается в правом верхнем углу, является ссылкой на форму настройки свойств пользователя (изменение личной информации и пароля, настройки внешнего вида системы и отображаемых полей);

· кнопка «Сменить пользователя» -- для входа в Систему от имени другого пользователя. Отображается для пользователя, вошедшего заместителем, и/или для пользователя, имеющего текущих назначенных заместителей;

· кнопка «Выйти» -- для прекращения работы с Системой;

· ссылки для вызова руководства пользователя и для отправки электронного письма в службу поддержки Системы;

· набор ссылок в разделе Поручения определяется функциями выполняемыми пользователем при работе с Системой;

· рабочая область - область экрана справа, в которой осуществляется просмотр, ввод и редактирование данных.

Система также содержит справку по каждому из разделов и подсказки при работе, что позволяет пользователям самостоятельно найти выход из затруднительной ситуации, не обращаясь к поддержке.

3.1 Работа модуля Поручений

Рассмотрим работу Систему на примере создания и работы с поручениями.

3.1.1 Создание поручения из РД

Создать поручение в Системе может пользователь с определенными правами из РД при условии, что документ утвержден. Для этого необходимо в меню Навигации из всех распорядительных документов выбрать интересующий нас. В отдельном окне отобразится форма просмотра документа (рис. 13).

Рис. 13 Форма просмотра Распорядительного документа

Затем, в блоке Операции выбрать действие Добавить поручение. В рабочей области отобразится форма создания поручения (рис. 14), со следующими атрибутами и полями:

· Документ -- ссылка на РД, из которого создается поручение;

· Инициатор -- Ф.И.О инициатора документа, из которого создается поручение;

· Постановщик задачи -- Ф.И.О текущего пользователя Системы;

· Наименование -- обязательное поле для заполнения, в нем указывается суть поручения;

· Комментарии? --пользователь по желанию может указать комментарии?;

· Планируемая дата окончания -- планируемая дата выполнения поручения;

· Исполнитель -- обязательное поле, необходимо указать Ф.И.О. исполнителя поручения;

· В области Исходные данные пользователь может сформировать список файлов необходимых для выполнения поручения.

Рис. 14 Форма создания Поручения.

Сохраняем поручение с введенными параметрами. После создания поручения в рабочей области отобразится дерево поручении? с добавленным поручением.

В дальнейшем, существует возможность редактирования поручения. Редактировать поручение/задачу может только постановщик задачи и только на стадиях «Прервано», «Выполнено», «Выполнение невозможно». На этих стадиях постановщик задачи при необходимости может изменить некоторые значения и затем отправить поручение/задачу «На доработку» исполнителю.

Просматривать поручения в Системе может пользователь с определенными правами и функциями. Для этого необходимо через меню навигации перейти в раздел Поручений. В рабочей области отобразится список поручении?, в которых текущий пользователь является исполнителем или постановщиком. В списке так же будут поручения доступные текущему пользователю по правам доступа. В отдельном окне отобразится форма просмотра поручения со вкладками Подзадачи, Вложения и История (рис. 15).

Рис. 15 Форма просмотра Поручения

В форме просмотра поручения/задачи в заголовке отображается текущая стадия поручения/задачи, затем следуют все атрибуты и поля. Под атрибутами и полями отображается доступный текущему пользователю набор действий (кнопок); В низу формы находятся вкладки Подзадачи, Вложения и История:

· во вкладке Подзадачи находятся все подзадачи созданные из просматриваемого поручения/задачи; если подзадач нет, то во вкладке отображается надпись «По данному поручению подзадач пока нет»;

· во вкладке Вложения находятся прикрепленные файлы;

· во вкладке История находятся записи о всех стадиях, пройденных данным поручением/задачей.

Действиями исполнителя в системе являются :

· Работа над поручением/задачей, что подразумевает следующие возможности: приступить к выполнению, приостановить выполнение задачи, объявить задачу выполненной, объявить о том, что выполнение невозможно, прервать выполнение задачи.

· Создавать подзадачи и делегировать их выполнение.

Вот как выглядит окно работы с назначенным поручением(рис. 16):

Рис. 16 Форма просмотра поручения/задачи

Все незавершенные поручения и задачи, в которых текущий пользователь является исполнителем, отображаются в разделе Мои поручения.

Данный пример иллюстрирует работу новой части системы, а также взаимодействие ее с другими модулями. Как было показано, разработанная система удовлетворяет предъявляемым к ней требованиям и функционирует необходимым образом. Такие проектируемые функции как возможность создания подзадач, контроль исполнения, взаимодействие с распорядительными документами были успешно реализованы.

Также как и рассмотренный модуль, другие части системы были внедрены и успешно функционируют, обеспечивая реализацию требований предприятия к электронному документообороту. Ввиду успешной реализации данного проекта, в компании «NНефть» уже планируется ввести интеграцию Системы с SAP R/3 с целью вести учет и преобразование платежей, а также разработать подсистему для работы с претензионно-исковой документацией.

В заключении, среди характеристик функционирующей на данный момент Системы согласования документов подчеркнем ряд основных:

· Поддержка многоканцелярского ведения делопроизводства;

· Поддержка территориально-распределенной структуры предприятия;

· Многопользовательский режим;

· Управление доступом и разграничение прав доступа;

· Механизм замещения;

· Масштабируемость;

· Гибкость;

· Надежность;

· Модульная архитектура;

· Возможность удаленной работы.



Заключение

В результате проделанной работы были выполнены следующие задачи:

· Разобраны и формализованы бизнес-процессы компании по работе с подрядчиками и согласования договора;

· В результате исследования документооборота на данном предприятии отраслевых особенностей выявлено не было;

· Построена таблица отражающая соответствие документов каждому из этапов бизнес-процесса;

· Проанализированы нормативные документы компании, проинтервьюированы сотрудники с цель сбора предложений к системе;

· На основании формализации и анализа таблицы были разработаны требования, которые в дальнейшем были переданы разработчику.

На основании сформулированных требований компанией-разработчиком была разработана и внедрена система, содержащая в себе предложенные рекомендации к улучшению.

Выполненная работа полностью задокументирована в данном отчете и исполнена на основании стандартов РФ и международных стандартов, с учетом требований и допущений.



Список использованной литературы

1. «СЭД в нефтегазовом комплексе» / Галкина Ольга, издание: «Нефть и капитал», 2011 год;

2. Википедия, http://ru.wikipedia.org

3. Управление внедрением информационных систем. Интернет-университет информационных технологий / В.И. Грекул, Г.Н. Денищенко, Н.Л. Коровкина, ИНТУИТ.ру, БИНОМ, Лаборатория знаний. 2008 год;

4. Нормативная документация предприятия «NНефть»;

5. Материалы , предоставленные компанией «СофтИнформ»;

6. Государственный стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

7. Аналитические материалы на тему «Системы электронного документооборота, проблемы, перспективы» компании «Электронные офисные системы», http://www.eos.ru;

8. «Построение эффективных систем управления документами на предприятиях нефтегазовой отрасли” / P.P. Зейбот, B.C. Шилов, М.А. Горин;

9. Курс лекций «Информационные Системы управления документооборотом» / А.Н. Замыслов, НИУ ВШЭ, 2012.

Размещено на Allbest.ru

...