Информационно-коммуникационные технологии в управлении деятельностью современного высшего учебного заведения

Размещено на http://www.allbest.ru/

ИНФОРМАЦИОННО-КОММУНИКАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В УПРАВЛЕНИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ СОВРЕМЕННОГО ВУЗА

Л.Ю. Ханипова

Аннотация

Показано, что внедрение организационно-управленческих инноваций является адекватной реакцией образовательной организации высшего образования на изменения, происходящие как во внутренней, так и во внешней среде вуза.

Ключевые слова: образование, управление, качество, бизнес-процесс, менеджмент качества, организационно-управленческие инновации, информационно-коммуникационные технологии.

Разработка научно обоснованных подходов к внедрению инновационных методов управления и реинжиниринг бизнес-процессов вуза на различных уровнях управления обусловлены тем, что обязательным условием реализации основных образовательных программ учебных заведений высшего образования стал компетентностный подход.

Происходящие процессы информатизации общества приводят к необходимости информатизации образования и, следовательно, каждого современного вуза. Использование новейших информационных технологий в обучении, воспитании, управлении образовательным процессом является ключевой составляющей программ обновления высшего образования.

Информационная поддержка реинжиниринга бизнес-процессов в высшем учебном заведении возможна только в рамках информационно насыщенной образовательной среды [2]. Проблемам создания и эксплуатации информационной образовательной среды вуза посвящен ряд работ И.В.Роберт, А.Г.Абросимова, С.Л.Атанасяна, С.Г.Григорьева, В.В.Гриншкуна, А.Д.Иванникова, В.А.Кудинова, В.П.Кулагина, А.Н.Тихонова и других исследователей. Основное внимание в этих работах посвящено организации учебного процесса в рамках информационной образовательной среды.

Информационно насыщенная образовательная среда вуза - это совокупность подсистем, интегрированных в единое целое, работающих по единым требованиям и объединяемых целым рядом общесистемных функций [3]. Создание такой среды предполагает наличие определенных унифицированных форм и форматов данных и общей технологии взаимодействия структурных подразделений, вовлеченных в управление образовательным процессом современного вуза.

В связи с открытым характером большей части информации, используемой в высшем учебном заведении (расписание занятий, учебные базы знаний, образовательные программы), информационно насыщенная среда вуза должна быть единой.

Деятельность по управлению образованием требует решения поставленных временем задач, постоянного мониторинга текущего состояния дел и, следовательно, связана с информацией, информационными процессами и потоками [5].

Очевидно, что эффективно решать задачи управления качеством на базе традиционной инфраструктуры документооборота «вручную» сегодня достаточно проблематично. Причем настолько, что менеджмент качества зачастую сводится к обслуживанию системы документации. Проблема усугубляется достаточно высокими темпами роста организационного, технического, информационного и других уровней университета, что естественно ведет к усложнению документооборота [6].

Обилие информационных связей естественным образом приводит к увеличению потоков информации, что может затруднить процесс управления. Поэтому целесообразно оптимизировать их количество и объем для повышения оперативности и качества принимаемых управленческих решений. документооборот инновация университет образование

Инфраструктура образовательного учреждения высшего образования может быть разной и состоять из различных компонентов, но основная структура информационнонасыщенной среды обязательно включает следующие компоненты: организационно-управленческий модуль, информационно-методический модуль, образовательный модуль [7].

Организационно-управленческий модуль обеспечивает реализацию функций управления содержанием и технологиями образовательной деятельности, персоналом, материально-техническим обеспечением.

Для эффективной организации мониторинга, анализа и прогнозирования состояния ключевых бизнес-процессов современного вуза было проведено исследование, нацеленное на выработку методических и технологических основ интеграции информационных ресурсов университета в информационно-аналитическую систему, основным компонентом которой является Web-база данных. В ходе проведенных мероприятий решались задачи управления качеством образования: 1) коммуникативные (обмен сообщениями и файлами, систематизация внутренней документации); 2) информационные (взаимодействие с базами данных, создание отчетов, прогнозов, анализ эффективности деятельности вуза в реальном времени); 3) специализированные (задачи узкой специализации, позволяющие значительно оптимизировать деятельность вуза как единой структуры, моментально реагирующей на внутренние и внешние изменения).

Доступ к информации, содержащейся в базе данных, организуется в соответствии с политиками, разработанными для пользователей с различным уровнем привилегий: 1) администратора (с возможностью внесения изменений в структуру Web-базы данных); 2) учебно-методического управления (с возможностью просмотра информации, введенной любым структурным подразделением); 3) руководителя структурного подразделения (с возможностью ввода, редактирования и просмотра информации, относящейся к данному конкретному подразделению); 4) преподавателя (доступ его в систему ограничен модулем индивидуального рейтинга).

Для обеспечения эффективного управления деятельностью вуза необходимо выделить основные управляющие процессы, разработать карты процессов, спроектировать Web-базы данных, позволяющие заносить данные по документированным процедурам, и объединить Web-базы данных в единый модуль с назначением привилегий доступа.

Эффективность управления деятельностью современного вуза анализируется через выявление степени результативности карт процессов («Проектирование и разработка основных образовательных программ высшего образования»; «Подготовка к реализации основных образовательных программ высшего образования»; «Реализация основных образовательных программ высшего образования»; «Мониторинг требований потребителей и заинтересованных в работе вуза сторон»; «Мониторинг удовлетворенности потребителей и заинтересованных в работе вуза сторон»; «Управление персоналом»; «Управление материально-техническими ресурсами»). Определение необходимости вмешательства в процесс со стороны руководства для организации корректирующих действий реализовано в процедуре «Анализ со стороны руководства», где автоматически формулируются показатели результативности заполненных карт процессов.

Взгляд на современный вуз как на информационную структуру позволяет по-новому решать задачи оптимизации его деятельности и эффективного управления образованием.

Разработанная информационно-аналитическая система менеджмента качества содержит следующие основные модули: формирования отчетов структурных подразделений, анализа результативности карт процессов образовательной деятельности университета, планирования и проведения внутренних аудитов, индивидуального рейтинга профессорско-преподавательского состава вуза.

В модуле формирования отчетов структурных подразделений осуществляется сбор данных, формируются отчеты по итогам деятельности структурных подразделений за полугодие и учебный год, предоставляется возможность мониторинга динамики контингента, успеваемости. Вычисления в модуле (суммирование, вычисление средних значений) реализуются автоматически при предварительном просмотре, чтобы исключить случайные ошибки пользователя системы в подсчетах. После ввода данных можно перейти в режим предпросмотра, вернуться и исправить информацию или записать данные в базу.

Модуль анализа результативности карт процессов образовательной деятельности университета - Web-база, позволяющая заносить данные по документированным процедурам (проектирование и разработка ООП ВПО; подготовка к реализации основных образовательных программ высшего образования; реализация основных образовательных программ высшего образования; мониторинг требований потребителей и заинтересованных в работе вуза сторон; мониторинг удовлетворенности потребителей и заинтересованных в работе вуза сторон; управление персоналом; управление материально-техническими ресурсами) и выявлять степень их результативности.

Модуль планирования и проведения внутренних аудитов - Web-ресурс, который позволяет исключить ведение бумажного документооборота за счет того, что после ввода аудиторами информации в электронную форму - аналог листа регистрации несоответствий - происходит автоматическое формирование отчета. Отчет впоследствии проверяется начальником УМУ, данные заносятся в базу после отметки о проверке.

Модуль индивидуального рейтинга профессорско-преподавательского состава (ППС) позволяет решить проблему исполнительской дисциплины, (система менеджмента качества строится на повышении ответственности каждого сотрудника за свою работу). Система учитывает индивидуальный рейтинг согласно весовым значениям коэффициентов всех направлений деятельности ППС (учебно-методическая, воспитательная, научно-исследовательская). Преподаватель авторизуется в системе (привилегии доступа для ППС ограничены данным модулем) с помощью одноразового логина/пароля, который автоматически удаляется из базы паролей после заполнения им формы и отправления информации на проверку. Результаты рейтинга проверяются заведующим кафедрой (доступна только информация по данной кафедре) и после отметки о проверке заносятся в базу. Ранжирование результатов осуществляется по убыванию.

Образовательные организации стремятся к улучшению качества по многим причинам, одни из которых связаны с профессиональной ответственностью, другие проистекают из конкуренции на рынке образовательных услуг, третьи являются следствием необходимости продемонстрировать свое соответствие, четвертые обусловлены желанием улучшить свои финансовые показатели. Повышение качества образования является приоритетом интернационализации образования. Качество - основное условие для доверия, уместности, мобильности, совместимости и привлекательности в зоне европейского высшего образования, и если образовательное учреждение не в состоянии предоставить наилучшие услуги, оно рискует либо потерять студентов, которые попросту перейдут к конкурентам, либо недополучить их с самого начала.

Если сгруппировать список причин и проанализировать его, то можно выделить четыре императива качества. В сфере бизнеса императив выживания, как правило, приводит к улучшению, но сложность системы образования, длительность подготовки продукции, преобладание специальных процессов и другие факторы влияют на мотивы, по которым образовательное учреждение встает на путь качества.

Моральный (нравственный) императив. Заказчики и потребители образовательных услуг (студенты, родители, предприятия, общество, сами образовательные учреждения) заслуживают самого лучшего качества образования, поэтому обязанность профессионалов в сфере образования - обеспечить наилучшие образовательные возможности.

Профессиональный императив. Профессиональный императив тесно связан с моральным, так как профессионализм подразумевает понимание требований заинтересованных сторон и обязательное выполнение этих требований посредством применения наиболее подходящих в конкретном случае педагогических технологий и систем. Профессиональный долг преподавателей и всех, кто связан с образовательной деятельностью, - обеспечивать улучшение качества образования. Это заставляет преподавателей и администрацию взять на себя ответственность за обеспечение уверенности в том, что и обучение, и управление ведутся на максимально высоком уровне.

Конкурентный императив. Конкуренция - это объективная реальность в мире образования. Работники образования могут ответить на вызов конкуренции только улучшением качества своих услуг и механизмов предоставления образовательных программ. Значимость менеджмента качества в современных условиях заключается в том, что это процесс, направленный на потребителя, сфокусированный на нуждах клиента и предоставляющий механизмы реагирования на его пожелания. Конкуренция требует стратегий, которые бы четко отличали организации их привлекательностью для потребителей от конкурентов и способствовали развитию этого отличия. Подчас качество может быть единственным отличительным признаком организации, и поэтому фокус на нуждах потребителя - это один из наиболее эффективных способов выживания в условиях конкуренции.

Императив ответственности. Образовательные учреждения являются частью общества и, таким образом, должны соответствовать политическим требованиям - быть более ответственными и демонстрировать высокие стандарты работы, поскольку именно они закладывают будущее нации. Система менеджмента качества (СМК), предоставляя механизмы для улучшения качества, поддерживает императив ответственности, предлагая достигать четко установленных целей образования и тем самым обеспечивать результативность образовательного процесса.

Невозможность выполнить хотя бы один из этих императивов может угрожать благосостоянию и жизнеспособности образовательного учреждения.

Внедрение информационно-аналитической системы управления качеством следует рассматривать как результативную и эффективную меру по реализации императивов качества, что является важнейшим инструментом повышения эффективности управления и совершенствования деятельности университета [1; 4].

Результаты применения информационно-аналитической системы позволят:

- обеспечить достоверность и прозрачность информации о деятельности структурных подразделений;

- получить эффект за счет сокращения бумажного документооборота;

- упростить процесс сбора аналитической информации;

- объединить структурные подразделения в общее документационное пространство;

- усилить контроль за исполнительской дисциплиной работников университета.

Внедрение инновационных методов управления вузом позволит повысить заинтересованность и ответственность каждого работника за результаты, оценить его вклад в достижение стратегических целей и показателей деятельности вуза.

Список литературы

1. Белов, В.С. Информационно-аналитические системы. Основы проектирования и применения: учеб. пособие, руководство, практикум / В.С.Белов. - М.: Моск. гос. ун-т экономики, статистики и информатики, 2005. - 111с.

2. Краснова, Г.А. Общие подходы к созданию рационального интерфейса обучающих программ / Г.А. Краснова, П.А. Савченко, Н.А. Савченко // Открытое образование. - 2001.- №6. - С. 10-11.

3. Мандель, Т. Разработка пользовательского интерфейса/ Т.Мандель. - М.: ДМК Пресс, 2001. - 416 с.

4. Пауэлл, Т.А. Web-дизайн / Т.А.Пауэлл. - СПб.: БХВ-Петербург, 2004.

5. Селукова, Т.А. Мониторинг / Т.А. Селукова. - Режим доступа: www. URL: http://bizness.com.ua/slov/m/9095-.html.

6. Семкин, А.С. Инновационный проект Intranet / А.С. Семкин. - Режим доступа: www. URL: http://www.zachetka.ru/referat/preview.aspx?docid=15034&page=2.

7. Трофимова, О.С. Интранет- и экстранет-порталы / О.С. Трофимова. - Режим доступа: www. URL: http://www.torus-consult.ru/solution?start=2.

Размещено на Allbest.ru