Размещено на http://www.allbest.ru/

Разработка базы данных завершенных проектов

Тишин Алан Олегович,магистрант, Московский городской университет управления правительства Москвы, г. Москва, E-mail: alan.tishin@yandex.ru

Тишин Алан Олегович / Tishin Alan Olegovych магистрант, Московский городской университет управления правительства Москвы, г. Москва

Аннотация

проектный реляционный база информационный

В статье описывается необходимость и польза составления пост-проектного обзора и сбора извлеченных уроков, в проектной деятельности, и сохранения полученной информации. Предложен подход к хранению данных в структурированном виде в реляционной базе данных. Такая база данных сможет стать основой для информационной системы анализа прошлых проектов и планирования новых.

Ключевые слова: проект, база данных, пост-проектный обзор, извлеченные уроки, организация, разработка.

Почему нужно инвестировать в создание базы данных по проблемам и успехам проектов? Если полученный опыт не стал достоянием компании, существует риск того, что другие проектные группы будут тратить время и энергию на проблемы, решение которых уже было найдено в прошлом. Вторая причина заключается в том, что пока полученные уроки не записаны, они являются достоянием участников команды проекта, которые рано или поздно покинут компанию и унесут знания с собой.

В управлении проектами принято говорить о пост-проектном обзоре (post-projectreview), как о способе проанализировать и зафиксировать полученные знания о выполненном проекте. Инструментом для сбора данных о полученном опыте обычно является документ «извлеченные уроки» (Lessons learned).

Извлеченные уроки

РМВОК определяет извлеченные уроки как "Опыт, полученный в ходе выполнения проекта. Уроки могут быть определены в любой точке проекта". Обучение может исходить от успехов, где сделали что-то новое или изобретательное и хотелось бы повторить этот успех в будущем. Обучение так же может исходить из неудач, где что-то не удалось и не оправдало ожиданий, и требуется не повторить той же ошибки в дальнейшем. Было бы приятно сказать, что большая часть обучения происходит от успехов, но реальность такова, что большая часть обучения приходит от неудач.

Извлеченные уроки следует собирать и записывать в базу данных, которая должна быть легкодоступна всем в организации. К сожалению, благонамеренно собранные в базе данных извлеченные уроки сосредоточены на проблеме больше чем на решении, из-за чего трудно найти и получить помощь для будущих проектов. Для эффективной работы базы данных с извлеченными уроками у нее должен быть администратор, чья работа состоит в том, чтобы обеспечить:

1. Каждый извлеченный урок был подтвержден экспертом в предметной области.

2. Каждый урок сфокусирован на том, что было усвоено, что принесет пользу будущим проектам. Будущим проектам необходимо понимать, что пошло не так на прошлом проекте, но им еще надо знать, что делать, для того чтобы не допустить тех же ошибок.

3. Каждый урок сохраняется в базу данных таким образом, чтобы не указывать виноватых.

База данных содержит актуальную информацию, которую легко получить и найти. Важно, чтобы информация, введенная в базу данных, была ясной, краткой и имела соответствующие ключевые слова для удобного поиска. И помогала ссылаться на лиц, к которым можно обратиться за дополнительной информацией.

Размещение извлеченных уроков в базе данных означает только то, что уроки были задокументированы и переданы. Обучение на ошибках происходит только тогда, когда внедряются изменения (изменение правил, пересмотр стандарта, улучшение процесса работы и т.д.). Пока выводы, извлеченные из уроков, не были внедрены в рабочий процесс, всегда будет риск повторить старые ошибки [5, c. 3].

База данных извлеченных уроков, это лишь половина решения.

Наиболее распространенным способом хранения извлеченных уроков является запись в виде блога, это простая технология, в которой каждый может фиксировать и делиться опытом работы в проектах. Комментарии блога могут помочь лучше разобраться в проблеме путем обсуждения. По мере увеличения блога, можно разделить записи на категории, для облегчения поиска информации.

Минусом является то, что блог с извлеченными уроками накладывает нагрузку на пользователя. Он вынуждает конечного пользователя охотиться за уроками, которые могут как-то пригодиться в его работе. Кроме того, работа с базой данных представляет собой задачу, выходящую за пределы нормальной работы проекта.

Лучшим решением будет преобразовать зафиксированные извлеченные уроки и данные по завершенным проектам, собранные проектной командой в инструменты, которые будут использоваться на протяжении всего проекта.

Преобразование знаний, содержащихся в базе извлеченных уроков в практически-применимые инструменты, такие как чеклисты, шаблоны, и программные средства, являются ключом к успешной предпроектной подготовке и увеличат отдачу от опыта прошлых проектов. Создание таких инструментов облегчит ввод, полученных с трудом знаний в рабочий процесс.

Сущности базы данных

Разработка практически-применимых инструментов предполагает хранение данных о выполненных проектах в структурированном виде. Я предлагаю разбить информацию о проектной деятельности на следующие сущности: проекты, сотрудники организации, команды проектов, иерархическая структура работ, ресурсы, поставщики ресурсов, поставки ресурсов, уроки, сторонние организации и выполненные ими работы, запросы на изменения, риски, источники рисков, проблемы проекта и данные по заказчикам и инвесторам. Такая структуризация даст возможность получать необходимую информацию по различным областям завершенных проектов, для принятия управленческих решений.

Заключения

Важно не допускать потерю ценной информации, особенно в управлении рисками и с большой текучестью кадров. Пост проектный обзор, это полезный инструмент обеспечивающий получение опыта из прошлого и закрепления полученных знаний [4, c. 30]. Важно вести учет и анализ по завершенным периодам. Анализировать эффективность в разрезе бизнес-единиц, подразделений, секторов, видов деятельности, проектов, этапов проектов, номенклатурных групп и процессов. На основе полученных финансовых и нефинансовых, количественных и качественных показателей рассчитывать финансовую мотивацию сотрудников. На основе полученных знаний систематизировать накопленный опыт, улучшать процессы, вырабатывать нормативы для процессов и проектов, обеспечивать непрерывное развитие компании.

Литература

1. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®). -- Пятое издание. - 614с.

2. Шварц Б., Зайцев П., Ткаченко В., Заводны Дж., Ленц А., Бэллинг Д. MySQL. Оптимизация производительности, 2-е издание. - Пер. с англ. - СПб.: Символ-Плюс, 2010. - 832 с., ил.

4. Risk management and post project evaluation processes for research and development projects, Sema Nur Altuр, Sabancэ University, 2002. - 101 c.

Размещено на Allbest.ru