Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное

учреждение высшего профессионального образования

«Майкопский государственный технологический университет»

Факультет информационных систем в экономике и юриспруденции

Кафедра информационной безопасности и прикладной информатики

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Организация и технологии защита информации»

Организация электронного документооборота в УФК по РА

Бабичева Алексея Сергеевича

Майкоп,

2018г.

Содержание

Введение

Глава I. Исследование современных электронных систем управления и работы с документами

1.1 Управление и работа с документами

1.2 Комплексный подход к внедрению информационных технологий в ДОУ

1.3 Характеристика систем электронного управления документами (ЭУД)

Глава II. Анализ деятельности и автоматизированной системы ДОУ Управления Федерального казначейства по Республике Адыгея

2.1 Структура и функции УФК по РА

2.2 Анализ действующей системы ДОУ и выбор новой автоматизированной системы

Глава III. Модель электронного документооборота для УФК по РА

3.1 Предложение по использованию и внедрению новой программы электронного документооборота и его защищенность

3.2 Работа с внешней и исходящей документацией Управления

Заключение

Список источников и использованной литературы

Введение

В условиях стремительного прогресса рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.

Актуальность. Известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников.

Целью работы является создание модели эффективного электронного документооборота для Управления Федерального казначейства по Республике Адыгея.

Достижение выдвинутой цели предполагает решение следующих задач:

- исследование понятия информационных технологий, видов,

- специфики способов их внедрения с целью совершенствования ДОУ;

рассмотрение структуры рынка программных продуктов в области электронного управления документацией;

- разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией;

- провести комплексный анализ деятельности УФК по РА;

- разработать модель эффективного электронного документооборота.

Предметом исследования являются процессы, работы, осуществляемые в ходе выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией, разработки модели организации.

Объектом исследования является Управление федерального казначейства по Республике Адыгея (Адыгея).

В качестве основных методов при написании работы применялись методы системного и структурно-функционального анализа, сравнение, анализ и синтез, моделирование.Курсовая работа состоит из введения, 3 глав, заключения, списка использованной литературы и источников.

В качестве информационной базы для курсовой работы использовались должностные инструкции, литературные издания, а так же данные взятые у официальных источников. В качестве основных могут быть отмечены должностная инструкция «Организация электронного документооборота Управления Федерального казначейства по РА», Федеральный закон «об информации, информатизации и защите информации», Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ, касающиеся казначейской системы.

В первой главе рассматривается понятие электронных технологий в ДОУ, их структура и характеристики, а также предлагаются поэтапные теоретические решения внедрения данных технологий в качестве корпоративной СЭУД.

Вторая глава посвящена анализу деятельности УФК по РА и выбору эффективной автоматизированной системе ДОУ, выделения основных критериев для отбора путем аналитико-синтетических сравнений.

В третьей главе разработана и представлена модель электронного документооборота с учетом специфики УФК по РА, его структурного состава, персональных потребностей и личных предпочтений.

В заключении приведены основные результаты исследований.

Глава 1. Исследование современных электронных систем управления и работы с документами

1.1 Управление и работа с документами

Создание действенной системы управления является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий. Особенно это важно для новых рыночных институтов, многие из которых до сих по не имеют сложившейся системы управленческих правил и технологий.

В основе всей управленческой деятельности лежит работа с документами, делопроизводство, документооборот. Традиционная документоведческая интерпретация терминов «делопроизводство» и «документооборот» достаточно близка и сводится к формальным процессам создания и движения документов в организации. В более обыденной трактовке многие понимают под делопроизводством канцелярские функции по учету документов, а под документооборотом - бизнес-процессы, связанные с функциональной деятельностью организации.

Опираясь на действующие нормативные акты и методические пособия под данными терминами следует понимать: Документооборот организации - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения: отправки и направления в дело.

Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. Поступающие в организацию документы образуют поток входящей документации, которые, пройдя необходимые инстанции обработки, разбиваются на подпотоки в виде конкретных поручений, попадающих в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

В подразделениях из документации, формируемой сотрудниками, так же образуются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток исходящей документации. А документы, созданные в организации и не предназначенные к выходу за ее пределы, составляет поток внутренней документации.

Важной характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени (как правило, года). Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и другие.

Совершенно очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом не способна справиться с теми объемами работы, которые существуют в данное время. В документационной деятельности различных организаций при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать практически одинаковые проблемы:

· неизбежная потеря документов, следовательно, и информации;

· попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;

· накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;

· большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие - малая скорость обработки и информации, а значит - медленная реакция на новые воздействия;

· избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;

· противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;

· бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;

· невозможность установления истории работы с документами;

· непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;

· избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.

Как результат, документооборот включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости организации, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об истории подготовки и рассмотрения конкретных документов.

1.2 Комплексный подход к внедрению информационных технологий в ДОУ

Делая вывод из вышесказанного, можно выделить два подхода к совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности на основе современных ИТ.

1) Совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных ИТ. Такой подход ориентируется, в первую очередь, а минимальный уровень риска, дает возможность сразу оценить эффект от внедрения новых ИТ. Он оправдан, как уже было сказано выше, в малых и средних по размеру организациях, фирмах, при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не дают возможность эффективно использовать типовые решения;

2) Комплексное внедрение ИТ во все сферы ДОУ. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в организации. Для его реализации используют специализированные комплексные ИТ. Он является наиболее эффективным способом решения проблемы в целом, но требует наличия больших ресурсов (финансовых, трудовых, человеческих и других), модернизации организационной структуры организации, продолжительного временного периода реализации. Такая стратегия характерна для крупных организаций;

Комплексные системы ориентированы на создание единого информационного пространства на предприятии, в организации. Решение такой сложной задачи должно базироваться на едином методологическом подходе к автоматизации решения различных делопроизводственных функций, едином комплексе взаимосвязанных технологий, реализующих этот подход, а также на едином техническом и программном комплексе, обеспечивающем функционирование вышеназванного комплекса технологий. Непременным условием функционирования таких систем, является совместимость со сложившейся инфраструктурой, поскольку информационная система должна стать частью информационной системы предприятия. электронный управление документ информационный

Актуальность внедрения таких систем обусловлена следующим. ДОУ оказывает непосредственное влияние на качество принятия управленческих решений. С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности ДОУ становиться еще более актуальным. К основным проблемам, возникающим при этом, можно отнести:

· потеря целостной картины происходящего у руководства;

· нарушение слаженного механизма деятельности структурных подразделений и, как следствие, падание качества обслуживания клиентов, способности поддерживать внешние контакты;

· снижение производительности труда, а из-за возникновения ощущения недостатка в ресурсах - неоправданный рост штата.

Решение указанных проблем в масштабах крупной организации на основе автоматизации отдельных рабочих мест секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя - не всегда эффективно. Основными недостатками такого подхода являются: отсутствие способов организации электронного информационного обмена между сотрудниками и подразделениями организации; отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных работ.

1.3 Характеристика систем электронного управления документами (ЭУД)

Для решения тех проблем, которые указаны выше, крупные предприятия, имеющие филиалы или территориально отдаленные подразделения, прибегают к внедрению и использованию корпоративных информационных систем. Корпоративная информационная система (КИС) - система, пользователем которой может быть только ограниченный круг лиц, определенный ее владельцем или соглашением участников корпоративной информационной системы.

Одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы является система электронного управления документами.

Основные цели создания общекорпоративной системы электронного управления документам:

- Формирование единой политики и координирования работ в области электронного управления документами.

- Выработка корпоративных стандартов работы с электронными документами.

- Эффективное управление документами в течение всего их жизненного цикла (создание, разработка, согласование, утверждение, регистрация, хранение, контроль исполнения, работа, рассылка, использование, маршрутизация, архивирование).

- Оптимизация существующих деловых процессов.

- Создание информационных порталов. Системы электронного управления документами, обладающие средствами совместной работы, дают возможность накапливать и использовать информацию в распределенной корпоративной среде на основе применения единых бизнес-правил, контекста и метаданных.

Система электронного управления документами (СЭУД) реализует следующие функции:

1. Управление жизненным циклом. Возможность управления документами в течение всего их жизненного цикла - от разработки, редакции, согласования, утверждения до распространения и архивирования;

2.Распределенная работа с документами. СЭУД позволяет сотрудникам, работающим в различных территориально удаленных подразделениях, совместно использовать документы на локальных серверах, сохраняя при этом целостность документов в масштабе всей распределенной организации;

3.Широкий набор средств управления документами. СЭУД обеспечивает все основные функции управления документами;

4.Редактирование/согласование/утверждение. СЭУД управляет всем интерактивным циклом редактирования и внесения изменений в документы вплоть до окончательного утверждения;

5.Многоуровневый контроль версий. Позволяет структурировать и хранить все черновики документов;

6.Защита данных. СЭУД на базе Lotus Domino предоставляет мощные средства защиты данных;

7.Поддержка широкого выбора клиентов. Возможность совместной работы в масштабах всей корпоративной сети с использованием для этого веб-браузеров или клиентов Notes. Для доступа и сохранения документов в СЭУД возможно использование файлов любых офисных приложений, совместных с протоколом ODMA;

8.Масштабируемость системы. Предусмотрена возможность внедрения системы с небольшого шага, а затем развертывание и наращивание функционала системы.

Ядро СЭУД реализует стандартные процессы работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Следовательно, для данного блока системы целесообразно использовать уже готовые программные решения.

Выбор действенной системы управления документами является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий. Особенно это важно для новых рыночных институтов, многие из которых не имеют сложившейся системы управленческих правил и технологий. Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Глава 2. Анализ деятельности и автоматизированной системы ДОУ Управления Федерального казначейства по Республике Адыгея

2.1 Структура и функции Управления Федерального казначейства по Республике Адыгея

Управление федерального казначейства по Республике Адыгея (Адыгея) является территориальным органом Федерального казначейства Российской Федерации.

Управление осуществляет свою деятельность непосредственно и через подчиненные ему отделения во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления, территориальными учреждениями Банка России, общественными объединениями и иными организациями на основании приказа Министерства финансов Российской Федерации №33н от 04.03.2005 «Oб утверждении положений об управлениях Федерального казначейства по субъектам РФ».

УФК является юридическим лицом, имеет бланк и печать с изображением Государственного герба РФ и со своим наименованием.

Основной задачей деятельности Управление являются кассовое обслуживание исполнения федерального бюджета субъекта РФ, бюджетов муниципальных образований и иные задачи, установленные законодательством РФ.

Управление в соответствии с возложенными на него задачами и в пределах своей компетенции выполняет следующие функции в установленной сфере деятельности:

· открывает и ведет в учреждениях Банка России и кредитных организациях счета федерального бюджета;

· ведет учет операций со средствами, приносящими доход деятельности;

· ведет реестр обслуживаемых Управлением распорядителей и получателей средств ФБ;

· осуществляет распределение, прогнозирование и кассовое планирование средств ФБ на территории субъекта РФ;

· иные функции, предусмотренные законодательством РФ.

Организационная структура системы ЗИ состоит из коллегиальных органов, подразделений и специалистов по обеспечению ИБ органов ФК и включают в себя:

· специализированные подразделения Минфина России и органов ФК;

· межрегиональные (технические) центры ЗИ в составе ряда УФК;

· ПДТК по ЗИ в УФК;

· работников, отвечающих за ОБИ (при необходимости отделы) в ОФК;

· работников подразделений органов ФК, назначенных ответственных лиц за соблюдение требований ИБ на рабочих местах;

· учебные центры повышения квалификации специалистов по ЗИ;

· подразделения охраны органов ФК.

Организационная структура системы ЗИ органов ФК должна обеспечивать организацию работ на всех уровнях ФК и контролировать состояние защищенности информационных ресурсов. Общее руководство системой ЗИ органов ФК осуществляет начальник ГУФК Минфина России, ответственность за организацию работ по ЗИ в органах ФК несут их руководители, а в структурных подразделениях - их начальники.

2.2 Анализ действующей системы ДОУ и выбор новой автоматизированной системы

Как было сказано ранее, использование корпоративных систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедрению и распространению применения элементов электронного документооборота, поэтому к выбору такой системы нужно подходить очень серьезно, исследуя весь рынок программных продуктов.

В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления. На сегодняшний момент можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков:

- российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes: «CompanyMedia» - ИнтерТраст, «OfficeMedia» - Интертраст, «Босс-Референт» - АйТи, «Золушка НТЦ» -ИРМ, «Эксадо Интерпроком» - ЛАН;

- полностью российские разработки: «1С: Архив» - 1С, «LanDocs» - Ланит, «Optima-Workflow» - Optima, «Дело» - ЭОС, «ЕВФРАТ-Документооборот» - Cognitive Technologies, «Documentum» - Документум Сервисиз.

Для них используются разнообразные обозначения: система автоматизации документооборота и делопроизводства, система управления документами, система электронного документооборота и так далее.

Прежде всего, как было сказано в предыдущей главе, автоматизированная технология нужна организации для учета и контроля работы с документами, а также организации их архивного хранения. Вопросы учета и хранения самым детальным образом проработаны в отечественной науке и практике документоведения и архивного дела. Поэтому естественным и самым эффективным решением является использование готовой системы автоматизации делопроизводства и архивного дела в соответствии с отечественными нормативами и сложившейся практикой.

В современных условиях документ все возрастающую часть своего жизненного цикла существует в электронном виде. Поэтому, в дополнение к автоматизации традиционного делопроизводства, необходимы технологии электронного документооборота. Если еще несколько лет назад такие средства, как электронная почта или электронный архив, использовались в ряде организаций параллельно с системами автоматизации делопроизводства, то в настоящее время многие управленцы осознают необходимость единой интегрированной системы работы с электронными и бумажными документами.

Для обеспечения полноценного электронного документооборота необходимы определенные промышленные технологии преобразования бумажных документов в электронные (поточное сканирование), а также средства автоматической регистрации электронных документов, подготовленных с помощью текстовых редакторов, средства электронно-цифровой подписи, средства пересылки документов и другие сервисы, используемые для работы с электронными документами, распространяемыми по организации и за ее пределами.

Исходя из вышесказанного, система автоматизации должна обладать открытым интерфейсом, обеспечивающим расширения и видоизменения реквизитного состава, управления маршрутизацией и создания новых или модификации существующих процедур.

Глава 3. Модель электронного документооборота для УФК по РА

3.1 Предложение по использованию и внедрению новой программы электронного документооборота и его защищенность

Основываясь на вышеперечисленных характеристиках автоматизированных систем, на практике внедрения, стоимости и функциональности, в своей описательной модели мы решили остановиться на АС «Евфрат-Документооборот». На наш взгляд, это наиболее удобная, простая во внедрении и применении система, с необходимым набором функций, которые способствуют удачному переходу документооборота предприятия на высокий технологический уровень, с использованием современных компьютерных средств. Таким образом, отличительными чертами АС «ЕВФРАТ-Документооборот» перед вышеописанными программами являются следующие:

1.система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков;

2.организация современной технологии делопроизводственного процесса на основании действующих стандартов и нормативов;

3.более наглядный и удобный интерфейс системы;

4.более простой и понятный алгоритм (технология работы) для пользователя при выполнении основных функций системы (регистрация документа, поиск);

5.создание единого информационного пространства предприятия;

6.обеспечение надежности учета и хранения документов;

7.организация эффективной защиты информации;

8.гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования;

9.возможность работы с системой специалиста со средними знаниями современных компьютерных технологий;

10.отсутствие особых условий установки и эксплуатации, а также отсутствие необходимости в покупке и внедрении дополнительного программного обеспечения сторонних разработчиков.

В ходе внедрения сервисами архитектура всего решения приобретает следующую структуру:

1.на нижнем уровне находятся общесистемные данные: информация о пользователях всех систем (LDAP, MS AD и прочие), также на этом уровне происходит авторизация и аутентификация пользователей, и организован доступ к общим справочникам информационной системы;

2.над общими данными находятся приложения, работающие независимо друг от друга, поскольку общая информация хранится на нижнем уровне, доступном всем приложениям;

3.интерфейсы всех систем сводятся в едином портале и представляются в едином интерфейсе пользователя; пользователь получает доступ ко всем системам через веб-браузер, что обеспечивает единую авторизацию и привычность интерфейсов.

Мы выбрали именно такой способ, потому что подобная архитектура информационной системы позволяет нам наращивать сервисы в сжатые сроки, использовать разные системы без опасения проблем несовместимости, выполнять небольшие этапы, закрывающие частные задачи.

Преимущества, безусловно, очевидны:

-при добавлении нового сервиса не было необходимости изменять бизнес-процессы, уже реализованные в программном обеспечении;

-поскольку добавление набора сервисов реализуется в виде последовательности небольших этапов, в результате мы получаем законченное решение. Благодаря этому, в случае если у нас возникала необходимость отложить работы на более поздний период или отказаться от дальнейших работ, система сохранялась с тем же набором функционала, который позволял решить конкретные задачи;

-в ходе внедрения и в последующем был использован веб-интерфейс, который позволил охватить всю организацию вместе с головной компанией, не производя работ по настройке клиентских мест.

Для нормативного урегулирования и защиты электронного документооборота в организации, специалистами ДОУ был разработан ряд документов:

1.Руководство по организации электронного делопроизводства и документооборота.

2.Руководство по организации хранения документов на электронных носителях.

3.Руководство по установления сроков хранения.

4.Руководство по определению дальнейшего маршрута продвижения документов и информации с истекшим сроком хранения.

Наряду с вышеперечисленными руководствами были разработаны номенклатура дел, в которую были внесены основные виды документов с установленными сроками хранения, и реестр источников ключевой информации.

3.2 Работа с внешней и исходящей документацией Управления

В Управлении секретарь ведет общее документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов. А также офис-менеджер контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля, организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном. В своей работе, он пользуется только автоматизированной системой, что значительно упрощает его работу, помогая рационально использовать свой труд.

В настоящий момент считается практически невозможным глобальное внедрение электронного документооборота, поэтому, как уже отмечалось, часть документов сохраняет бумажную форму существования. Неизбежно сосуществование бумажного и электронного документооборота с учетом поэтапного внедрения новых информационных технологий. Поэтому важно продумать оптимальные процессы документооборота для новых категорий документов с учетом использования элементов электронного документооборота.

Для работы с полученной или исходящей документацией в системе электронного документооборота необходимо иметь электронные файлы этих документов. Существуют несколько способов решения данной задачи в зависимости от носителя документа. При поступлении документов в печатном виде (телеграммы, письма, извещения и так далее) одним из таких способов можно выделить набор данных с помощью клавиатуры. Однако при больших объемах информации основной технологией преобразования бумажного документа в электронную форму является сканирование. Сканирование обеспечивает получение графического образа документа, то есть в результате сканирования создается графический файл, в котором хранится растровое изображение документа. Для преобразования графического образа в текстовый документ используется технология распознавания текста. Функции современных технологий распознавания текста универсальны, то есть они не ориентируются ни на конкретный шрифт, ни на конкретный алфавит.

Наиболее распространенной программой данного назначения, обеспечивающей высокое качество и удобство применения и использующейся в нашей организации, является программа Fine Reader.

После ввода электронного образа документа в корпоративную систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в подразделении, к которому прикреплен данный документ, и помещается в дело согласно номенклатуре дел. В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в корпоративную систему документооборота, дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов. В базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов. Электронная копия документов является средством оперативного оповещения и используется так же для справочно-информационной и аналитической работы.

При поступлении корреспонденции в виде факсимильных сообщений и электронных почтовых сообщений ввод в базы данных документов производиться непосредственно с помощью электронных средств ввода информации - факс-сервера или соответствующего электронного (программного или аппаратного) маршрутизатора (шлюза).

Таким образом, в данной модели документооборота вся работа с полученной документацией ведется с электронными образами документов.

Заключение

На сегодняшний день очень многие понимают, что успеха организация может достигнуть не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри организации будет производиться оперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности.

За время своего существования компьютерные технологии прошли длительный путь развития не только в области программных продуктов или архитектуры систем, но и в области интеграции компьютерных технологий и бизнес-процессов. Изначально созданные для автоматизации рутинных процессов компьютерные технологии стали решающим фактором, определяющим сами бизнес-процессы. Сейчас уже очень трудно представить современный офис не только без компьютера, но и без специальных программ, позволяющих автоматизировать всю работу с документацией. Можно сказать, что на сегодняшний день базовая функциональность этих программных продуктов всех наиболее известных производителей соответствует основным требованиям российского делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного программного продукта основное внимание обращается на детали, особенности функционирования и настройки того или иного ПО.

Проведенные нами исследования и работы по созданию модели электронного документооборота с эффективным движением документов, позволяют нам сделать ряд выводов и предложений:

1)Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.

2)Исследование проблем в области бумажного делопроизводства и проведенный сравнительный анализ его с электронным делопроизводством позволил нам выявить наиболее следующие существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения.

3)Изучение понятия «системы электронного управления документами» помогло разграничить, в зависимости от характеристики и способов решения делопроизводственных задач, «системы электронного документирования», «системы электронного документооборота», «корпоративные системы электронного управления документами».

4) Проведенный в работе аналитико-синтетический анализ автоматизированных систем, позволил нам сформулировать основные критерии для выбора наиболее эффективной автоматизированной системы, которая бы решала большинство делопроизводственных задач. К таким критериям можно отнести: критерии функциональности системы, возможности персональных настроек, универсальность технических характеристик, удобство внедрения, критерий ценовой политики системы, критерий безопасности и удобства эксплуатации. С помощью данных критериев была выделена АС «ЕВФРАТ-Документооборот», которая соответствует всем потребностям в области делопроизводства, удобства формирования единого делопроизводственного пространства и которая стала базой для внедрения электронного документооборота в разработанной нами модели документооборота.

Список источников и используемой литературы

Федеральный закон Российской Федерации. «Об информации, информатизации и защите информации» 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ

Постановление Правительства РФ «Положение о федеральном казначействе» от 1 декабря 2004 г. № 703.

Федеральный Закон «О государственной тайне» от 06.10.97 N 131.

Указ Президента Российской Федерации «О федеральном казначействе» от 8 декабря 1992 года №1556.

Федеральный закон от 1 декабря 2007г. №294-ФЗ «О внесении изменений в статьи 4 и 18 закона РФ «О государственной тайне».

Постановление Правительства от 5 декабря 1991г. № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну».

Постановление Правительства РФ «О мерах по ускорению перехода на казначейскую систему исполнения федерального бюджета» от 28 августа 1998г. № 1082 .

Баласанян, В.Э. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. - 2002.-- №2. - С. 46--48.

Баласанян, В.Э. Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления / В.Э. Баласанян // X Междунар. научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». - М.,- 2003. - С.22--25.

Витин, Ю.Г. От документооборота классического - к электронному! / Ю.Г. Витин// Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2004. - № 4. - С. 50-55.

Вовкотруб, О.В. Документ и информация в век компьютеров и множительной техники / О.В. Вовкотруб // Сборник материалов II Междунар. Научно-практической конференции «Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении». - Пенза, - 2000. - С. 3-10.

Глик, Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота / Д.И. Глик// - Секретарское дело. - 2006. - № 9 - С. 45-75.

Домарев, В.В. Защита информации и безопасность компьютерных систем/ В.В. Домарев. - К.: «Диа-Софт», 1999. - 38 с.

Доронина, Л.А. Новые информацонные технологии хранения документов организации (к постановке проблемы) / Л.А. Доронина, Б.В. Черников // Управление персоналом. - 2002. - №2. - С. 39-43.

Живаева, О.В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота: Дис. … канд. эконом. наук: 03.00.02 / О.В. Живаева. - В., 2002. - 148 с.

http://www.abbyy.ru

http://www.boss-referent.ru

http://www.businessdoc.ru

http://www.documentum.ru

http://www.docflow.ru

http://www.eos.ru

http://www.evfrat.ru

Размещено на Allbest.ru

...