Информационная технология актуализации данных по запросам пользователей с использованием документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ АКТУАЛИЗАЦИИ ДАННЫХ ПО ЗАПРОСАМ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

М.А. Керносов

Автоматизация бизнес-процессов (БП) и применение информационных систем (ИС) и технологий в повседневной деятельности предприятий оказывают значительное влияние на её эффективность, качество принимаемых управленческих решений и конкурентоспособность предприятия. Принятие управленческих решений часто требует обработки и анализа значительных объёмов данных, накапливаемых в ИС предприятия. Таким образом, на сегодняшний день важной задачей является предоставление максимально полных и актуальных наборов данных руководству предприятий, лицам, принимающим управленческие решения (ЛПР).

Выделение нерешенных частей проблемы актуализации данных в информационных системах

Обеспечение своевременной актуализации данных в ИС требует как разработки специализированных решений по информационному и программному обеспечениям ИС, так и решения ряда организационных вопросов непосредственно на предприятии. Основные БП предприятия, как правило, сопровождаются формированием и обработкой документации (распорядительной, плановой, организационно-правовой, информационно-аналитической, отчётной и т.д.), содержащей фактографические данные, вносимые в ИС [1]. Поэтому, помимо человеческих факторов, актуализация данных в ИС с применением ручной обработки документов также вызывает значительные временные затраты и приводит к тому, что данные в ИС, предоставляемые ЛПР, не в полной мере отражают текущее состояние БП предприятия.

В настоящее время существует два подхода к автоматизации актуализации данных в ИС с использованием документов - это аналитическая обработка текстовых представлений документов с последующим извлечением из них фактографических данных (традиционный трудоёмкий подход) [2], и обработка формализованных представлений документов, сформированных с применением ИС (используется в большинстве современных систем) [3]. Применение второго подхода позволяет реализовать автоматическую актуализацию данных в ИС по запросам пользователей (например, в момент утверждения документа), но вызывает сложность администрирования ИС и её адаптации к изменению форм формируемых и обрабатываемых электронных документов (как правило, автоматизируется обработка документов конкретного вида с жестко регламентированной формой и структурой). При этом в настоящее время существуют лишь частные решения, позволяющие повысить гибкость ИС и снизить сложность администрирования формирования и обработки документов в системе.

Актуальность разработки информационной технологии актуализации данных по запросам пользователей с использованием документов

Организация своевременной автоматической обработки электронных документов в ИС позволяет устранить временные задержки при актуализации данных, снизить трудоёмкость обработки документов, и обеспечить ЛПР актуальным данными. Применение формализованных описаний документов, формируемых в ИС, позволяет разработать информационную технологию автоматической актуализации данных с использованием документов и унифицировать операции по связыванию процедур актуализации данных в ИС с типовыми структурными элементами документа.

Постановка задачи исследования

Одними из наиболее гибких моделей, описывающих электронный документ как иерархическую структуру, состоящую их типовых элементов, содержащих фактографические данные, являются объектная и фреймовая модели документа [4, 5]. Гибкость данных моделей обеспечивается за счет соотнесения типовой формулировки (пункта документа, содержащего завершенный по смыслу блок информации) с формализованным элементом структуры документа, описывающим структуру фактографических данных, содержащихся в данной формулировке. Данные модели позволяют формировать структуру документа из набора стандартных элементов и легко расширяются путём создания новых элементов, соответствующих требующимся формулировкам [5]. Таким образом, задачей исследования является разработка информационной технологии актуализации данных по запросам пользователей с использованием документов на основе фреймовой модели электронного документа.

Разработка информационной технологии актуализации данных по запросам пользователей с использованием документов

Фактографическими данные формируют информационное пространство (ИП) ИС. Изменение ИП ИС за интервал времени описывается следующим выражением:

, (1)

где - состояние ИП ИС спустя интервал времени ;

- состояние ИП ИС в начале интервала времени ;

- множество данных, внесенных в ИС (в результате обработки документов или решения функциональных задач ИС) за указанный период времени таким образом, что данные из добавляемого множества заменяют соответствующие данные во множестве в случае их пересечения. Например, в случае изменения сотрудницей предприятия фамилии, данные о старой фамилии в соответствующей ячейке таблицы реляционной базы данных (БД) заменяются новыми [6].

Таким образом, технология актуализации данных в ИС с использованием документов представляет собой комплекс мер по обеспечению актуальности и достоверности данных в ИП ИС и включает в себя процедуры актуализации данных в ИС, а также политики, регламентирующие выполнение данных процедур. Поскольку требования к актуальности данных регулярно возрастают и при решении некоторых задач задержки в актуализации данных могут быть критичными, наиболее рациональной является политика актуализации данных непосредственно сразу после утверждения документов, содержащих фактографические данные. В результате применения такой политики после утверждения каждого документа будет изменено ИП ИС:

, (2)

где и - состояния ИП ИС соответственно до и после обработки документа;

- множество процедур актуализации данных в ИС в результате обработки электронных документов;

- фреймовая модель утвержденного документа, обрабатываемого множеством процедур актуализации данных в ИС.

Множество процедур актуализации данных в ИС с применением фреймовой модели документа и математической модели ИП ИС может быть представлено следующим образом:

, (3)

где - множество фреймов-экземпляров, являющихся элементами документа;

- множество отношений между элементами документа;

- количество функциональных задач ИС;

- количество таблиц в реляционной БД или хранилище данных, содержащих данные, необходимые для решения i-той функциональной задачи;

- количество записей в j-той таблице (), необходимой для решения i-той функциональной задачи.

Поскольку для процедуры актуализации данных в ИС структура документа значения не имеет, то входной параметр, представляющий собой фреймовую модель обрабатываемого документа, можно заменить множеством фреймов, соответствующих содержащимся в документе элементам. Тогда выражение (3) примет следующий вид:

, (4)

где - множество фреймов-экземпляров, образующих структуру документа.

При этом актуализация данных имеет ряд особенностей: документ может содержать как несколько однотипных элементов, которым соответствуют фреймы с одинаковой структурой, но со слотами, заполненными различными данными, так и множество элементов различных типов, которым соответствуют фреймы с отличающимися друг от друга структурами. Как уже упоминалось выше, каждый элемент формализованного документа соответствует типовой части его текстового представления, содержащий минимальный целостный смысловой блок информации (например, пункт приказа). Поэтому, поскольку число типов элементов документов, а значит и описывающих их фреймовых структур ограничено, и они содержат необходимый набор фактографических данных, то именно с ними следует связывать конкретные процедуры актуализации данных. Так пункту приказа об отчислении студента будет соответствовать процедура, изменяющая его статус в БД и устанавливающая дату отчисления; пункту приказа о переводе студента будет соответствовать процедура, добавляющая новую запись в БД и т.п. Тогда отображение будет означать, что фрейму соответствует одна и только одна процедура актуализации данных [7]. Поэтому на основе входной фреймовой модели возможно выделение тех процедур актуализации данных, которые должны быть выполнены, и выражение (4) трансформируется следующим образом:

, (5)

где - множество всех процедур актуализации данных в системе.

При этом процедура актуализации данных представляет собой PL/SQL-процедуру, принимающую в качестве входных параметров значения слотов фрейма. В результате выполнения комплекса процедур актуализации данных (5) ИП ИС будет модифицировано (2):

, (6)

где - количество записей в j-той таблице, необходимых для решения i-той функциональной задачи, модифицированных таким образом, что , т.е. в результате осуществления актуализации либо модифицируются существующие записи в таблицах, либо добавляются новые.

Таким образом, разработанная информационная технология актуализации данных в ИС включает следующие этапы:

1) определение политики актуализации данных в ИС;

2) выделение элементов (множества фреймов ), которые могут составлять структуру фреймовой модели документа;

3) выделение множества PL/SQL-процедур актуализации данных, соответствующих фреймам-элементам документа с использованием отображения ;

4) выполнение процедур актуализации данных в ИС, принимающих в качестве входных параметров значения слотов фреймов , по запросам пользователей согласно с принятой политикой.

Предложенная информационная технология позволяет с применением формализованной (например, объектной или фреймовой) модели документа сформировать политику актуализации данных в ИС за счет взаимодействия компонентов ИС на уровне данных в результате автоматической обработки документов по запросам пользователей на этапе их утверждения. Также разработанная технология описывает, каким образом осуществляется модификация и расширение фактографических данных в ИП ИС и позволяет реализовать функцию управления актуализацией данных при администрировании ИС.

информационный фреймовый электронный документ

Литература

Организация работы с документами: учебник / [В.А. Кудряев и др.] - М.: ИНФРА-М, 1999. - 575 с.

Дрогаль Т.Г. Автоматическая актуализация баз данных на основе анализа полнотекстных нормативных документов Верховной Рады Украины [Электронный ресурс] / Т.Г. Дрогаль, О.Я. Закревская, Н.Д. Цыгоева // Компьютерная лингвистика и интеллектуальные технологии. Труды Международной конференции Диалог'2005. Интернет- публикация. - Режим доступа: http://www.dialog-21.ru/Archive/2005/Drogal%20T/Drogal%20T.htm/. - Заголовок с экрана.

Байдаков В. 1С:Предприятие 7.7. Описание строенного языка / В. Байдаков, А. Борун, Б. Федоров. - М.: Фирма 1С, 1999. - 950 с.

Document Object Model (DOM) Level 3 Core Specification: DOM Level 3 Core [Электронный ресурс]. - [Введ. с 2004-04-07]. - W3C, 2004. - Режим доступа: http://www.w3.org/TR/2004/REC-DOM-Level-3-Core-20040407/. - Заголовок с экрана.

Левыкин В.М. Исследование и разработка фреймовой модели структуры документа / В.М. Левыкин, М.А. Керносов // Нові технології. - 2008. - № 1 (19). - С. 149-154.

Керносов М.А. Разработка модели информационного пространства информационной системы / М.А. Керносов // Материалы XII Всероссийской научно-технической конференции студентов, молодых ученых и специалистов «Новые информационные технологии в научных исследованиях и образовании» (НИТ-2008). Часть I. - Рязань: РГРТУ, 2008. - C. 3-5.

Размещено на Allbest.ru