Организация электронного документооборота предприятия в сфере бухгалтерского и налогового учета

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Законодательные основы организации электронного документооборота

1.1 Понятие документооборота, его характеристика и нормативно-методическая база

1.2 Программное обеспечение электронного документооборота в сфере бухгалтерского и налогового учета

2. Практика применения электронного документооборота в ООО "Группа компаний "Оригами"

2.1 Характеристика деятельности ООО «Группа компаний "Оригами»

2.2 Организация электронного документооборота при взаимодействии с контрагентами, налоговыми органами и банками

2.3 Анализ преимуществ и недостатков программного обеспечения для организации электронного документооборота в ООО "Группа компаний "Оригами"

Заключение

Список использованных источников и литературы



Введение

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота являются:

1. Оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

2. Максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

3. Порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной разгрузки подразделений и должностных лиц. Оказывает большое положительное влияние на управленческий персонал. Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, оправданным. Документооборот - это путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. Документооборот в организации - это сложная система, требующая постоянного контроля и регулирования и оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации.

Постоянно развивающийся технический прогресс является неотъемлемой частью любой сферы деятельности человека. В наше время бизнес постепенно отказывается от бумажных носителей. Более доскональной становится работа интернет - сервисов, которые упрощают прием и передачу отчетности в налоговой сфере.

Внедрение электронного документооборота дает возможность:

1. Контролировать сроки действия договоров;

2. Ускорить согласование документов;

3. Создать единую базу данных;

4. Отказаться от бумажных носителей.

Все больше организаций стремятся внедрить у себя систему электронного документооборота, чтобы обеспечить качественное ведение бухгалтерского и налогового учета, повысить эффективность использования рабочего времени и свести к минимуму затраты на ручную обработку документов. Электронный документооборот помогает ускорить обмен документами внутри компании, а также с контрагентами и контролирующими органами, позволяет упорядочить бизнес-процессы и усилить контроль за работой сотрудников, за расходованием денежных средств в подразделениях компаний, поэтому рациональная организация электронного документооборота является несомненно актуальным аспектом для ведения современного бизнеса.

Актуальность и не достаточная разработанность определили выбор темы исследования выпускной квалификационной работы, ее цель и задачи.

Объектом исследования была выбрана компания ООО "Группа компаний "Оригами", видом деятельности которой является производство товаров, работ, услуг, оптовая и розничная торговля.

Предметом исследования является организация электронного документооборота предприятия в сфере бухгалтерского и налогового учета.

Целью выпускной квалификационной работы является изучение теоретических и практических аспектов организации документооборота предприятия и проведение анализа документооборота на примере ООО "Группа компаний "Оригами".

В соответствии с поставленной целью определены задачи исследования выпускной квалификационной работы:

- изучить законодательные основы организации документооборота предприятия;

- определить особенности и тенденции развития организации электронного документооборота предприятия;

- провести анализ организации документооборота ООО "Группа компаний "Оригами";

- проанализировать систему автоматизации документооборота, особенности ее внедрения, преимущества и недостатки.

Теоретической основой выполнения исследования послужили нормативные акты, в сфере организации делопроизводства, бухгалтерского и налогового учета, научные труды и практические разработки российских ученых и исследователей в области документационного обеспечения управления и делопроизводства.

В качестве практической базы исследования используются данные бухгалтерского и налогового учета ООО "Группа компаний "Оригами".

Данная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка используемых источников и литературы.

В первой главе рассматриваются основные понятия изучаемой темы, законодательные основы электронного документооборота, программное обеспечение электронного документооборота в сфере бухгалтерского и налогового учета.

Во второй главе изучается структура экономической деятельности ООО "Группа компаний "Оригами", электронный документооборот в организации.



1. Законодательные основы организации документооборота

1.1 Понятие документооборота, его характеристика и нормативно-методическая база

Сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин "делопроизводство" в России возник во второй половине XVIII в. Этот термин образован от сочетания слов "производство дела".

Термин "дело" обозначал не папку с документами, а вопрос (судебный или административный), который необходимо решить органу управления, т.е. при возникновении термин "делопроизводство" обозначал, прежде всего, деятельность, связанную с принятием решений.

В наше время термин "делопроизводство" определяется в соответствии с Национальным стандартов РФ ГОСТ Р 07.08.2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование ,документооборот, операционное хранение и использование документов. Появление понятия "документационное обеспечение управления" связано с изменением организационно-технической основы делопроизводство и методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сфере работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении.

Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам, т.е., это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами. документооборот электронный автоматизация

Сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний является информация. Термин означает разъяснение, осведомление, изложение. В широком смысле информация - это общенаучное понятие, включающее в себя обмен сведениями между другими людьми, обмен сигналами между живой и неживой природой, людьми и устройствами.

В процессе отражения между состояниями взаимодействующих объектов возникает определенная связь. Информация как результат отражения одного объекта другим выявляет степень соответствия их состояний, поэтому важными оказываются именно качественные и количественные характеристики информации.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

1. Характеристики документопотоков(состав документов. их содержание);

2. Маршруты движения документов(направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

3. Периодичность (стадии документооборота);

4. Направленность движения.

Нормативно-методическая база документооборота - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства- ее структура, функции, штаты, техническое обеспечение и др.

Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

1. Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

2. Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических и юридических лиц.

Наряду с гражданским кодексом Российской Федерации отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами. Закон Российской Федерации «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184-ФЗ (в редакции от 29.07.2017 №216-ФЗ) устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации.

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ (в редакции от 23.04.2018 №102-ФЗ) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов; документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Закон РФ «О государственной тайне» № 5485 от 21 июля 1993 г. (с изменениями от от 10.11.2002 N 314-О) регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне. Закон устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны, перечень сведений, составляющих государственную тайну, порядок засекречивания и рассекречивания сведений и их носителей и другие вопросы.

Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (с изменениями и дополнениями) «Об архивном деле в Российской Федерации» направлены на совершенствование организации архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу; регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивают сохранность архивных документов и т.д.

Законодательство РФ регулирует и другие сферы деятельности, тесно связанные с документационным обеспечением, например, создание и использование современных автоматизированных и телекоммуникационных систем и т.д.

С конца 90-х годов появляются системы электронного документооборота которые реализуют гораздо большие функциональные возможности по сравнению с предшествующими, например, они помимо работы с учетными карточками умеют работать и с полными текстами документов, имеют настраиваемый интерфейс, мощные средства поиска и целый ряд других сервисных возможностей. Кроме того, они предназначены для применения широким кругом сотрудников любых подразделений организации, которые выполняют функции делопроизводства. С программно-технической точки зрения СЭД реализованы в среде современных операционных систем( Windows, UNIX) и используют клиент-серверные технологии доступа к базам данных, а также технологии доступа.

Далее появились системы электронного делопроизводства (СЭД). Системами электронного делопроизводства стали называть такие системы обработки информации, которые автоматизировали учетно-регистрационные и контрольные функции по работе с документами. Наряду с этими системами, выполняющими определенный круг функций, появились и стали активно применяться иные технологии и системы: системы текстовой подготовки документов, электронная почта, сканирование документов, архивы и т.д. В течение длительного периода времени все технологии и системы сосуществовали друг с другом будучи используемыми автономно друг от друга.

На современном этапе - происходит интеграция технологий и систем. Системы электронного документооборота постоянно интегрируются со всеми технологиями, которые используются, либо могут использоваться для работы с документами, например: документ, подготовленный в MS Word, может быть подписан электронной цифровой подписью, затем автоматизированным образом зарегистрирован в системе электронного делопроизводства, затем выслан адресатам по электронной почте, помещен в электронный архив и т.д.

Таким образом, важнейшей тенденцией развития систем электронного документооборота является интеграция со всеми технологиями, применяемыми в работе с документами.

Электронная подпись- это особый реквизит документов, который позволяет установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования электронной подписи и подтвердить принадлежность электронной подписи владельцу. Регламентируется Федеральным законом "Об электронной подписи" от 06.04.2011 №63-ФЗ ( в редакции от 23.0.2016 №220-ФЗ).

Среди технологий, используемых в документационном обеспечении, особое значение на современном этапе приобретает технология электронных цифровых подписей. Именно эта технология обеспечивает техническое и юридическое основание для перехода на безбумажные технологии и создание полномасштабных систем электронного документооборота. Системы электронного документооборота и все другие технологии, используемые в работе с документами, развиваются таким образом, чтобы обеспечивать поддержку всех процедур документирования с помощью электронной цифровой подписи.

Технологии электронной цифровой подписи - ключевые технологии, обеспечивающие переход к безбумажному документообороту Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса. Речь идет о комплексном использовании современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов, их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т.д.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала.

Первая особенность и тенденция в развитии современных систем электронного документооборота состоит в поэтапном внедрении и поэтапном наращивании функциональных возможностей:

1. Системы электронного документооборота внедряются поэтапно, начиная с отдельных подразделений и заканчивая органычизацией в целом;

2. Системы электронного документооборота поэтапно наращивают функциональные возможности, реализуя все новые потребности пользователей;

3. Системы электронного документооборота с периодичностью 5-8 лет переводятся на новую программно-техническую платформу.

На первом этапе (на этапе «кусочной» автоматизации) когда шла речь об отдельных автоматизированных участках, состоящих из ограниченного числа рабочих мест, системы электронного делопроизводства представляли собой один или в лучшем случае несколько автономных программных модулей. Если речь шла об использовании систем электронного делопроизводства в нескольких различных подразделениях одной организации, в каждом из этих подразделений устанавливалась автономная (не связанная с другими) система делопроизводства.

Современный этап характеризуется постановкой проблемы комплексной автоматизации документооборота в органах государственной власти. Следует иметь ввиду при этом, что орган государственной власти это, как правило, крупная и сложная организация (совокупность организаций), включающая в себя множество юридических лиц, территориально обособленных подразделений и подведомственных учреждений. Автоматизация делопроизводства в такой системе государственных органов требует от СЭД быть корпоративной системой: т.е. являться по существу комплексом разнофункциональных автоматизированных систем делопроизводства, работающих по единой информационной логике и взаимодействующих между собой. Каждая из систем должна поддерживать работу большого количества пользователей.

Превращение систем электронного документооборота в многофункциональные корпоративные системы - это вторая тенденция развития систем электронного документооборота, которую нужно отметить.

Делопроизводство, основанное на использовании бумажных документов, складывалось веками и глубоко вошло в привычку деятельности людей. Соответственно никаких изменений сложившегося порядка делопроизводства при внедрении даже самых современных технологий в одночасье произойти не может. Кроме того, надо учитывать и большее удобство для человека восприятия печатных форм документов по сравнению с чтением документа с экрана компьютера. Это обстоятельство предопределяет использование печатных документов и в перспективе.

Таким образом, характерная особенность современного этапа использования систем электронного делопроизводства - длительное сосуществование бумажного и электронного документооборота с тенденциями постепенного увеличения роли безбумажных технологий. Важно отметить также влияние, которое оказывает СЭД на функционирование бумажного документооборота. Внедрение СЭД модифицирует и упорядочивает бумажный документооборот: даже если документы используются в бумажном виде, то готовятся они изначально в электронном виде, контроль за движением, печать и управление бумажным документооборотом осуществляется с помощью компьютерных систем. Таким образом, при сосуществовании бумажного и электронного документооборота, электронные технологии и системы электронного документооборота играют все более ведущую роль.

1.2 Программное обеспечение электронного документооборота в сфере бухгалтерского и налогового учета

Документационное обеспечение управленческого труда реализуется путем делопроизводственного обслуживания деятельности аппарата управления.

Осуществление документационных процессов связано с созданием, хранением, передачей и использованием больших массивов документационной информации.

Сокращение трудозатрат, связанных с этими процессами, и повышение качества работы с документной информацией достигаются различными путями. Наиболее эффективный путь - это внедрение в практику делопроизводственной деятельности в офиса технических средств информационных технологий, в том числе и средств организационной техники ( оргтехники ), к которой относятся достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений , начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

В настоящее время состав групп средств оргтехники претерпел существенные изменения, что связано с проникновением на российский рынок ведущих мировых фирм-производителей различного рода техники и программных продуктов для офисных технологий. Появились средства оргтехники, выполняющие универсальные функции обработки документов при минимальных затратах физического труда, расширению возможности средств и систем электронной передачи документов на большие расстояния, но в то же время уделяется пристальное внимание разработке новых и совершенствованию традиционных механических средств оргтехники.

Основные требования, которым должна соответствовать система электронного документооборота:

1. Надежное хранение и удобный поток документации;

2. Поддержка и выполнение канцелярских задач;

3. Своевременный контроль за использованием документов и их маршрутизация;

4. Создание аналитических отчетов;

5. Обеспечение информационной безопасности.

Существуют различные виды классификации систем электронного документооборота, однако самая показательная классификация представляет собой разделение СЭДов по титульному функционалу. Любая СЭД позиционируется своим разработчиком как предназначенная преимущественно для выполнения определенного типа задач. Это не значит, что в ней не предусмотрены какие-либо дополнительные технологии, присущие большинству «собратьев». Просто набор инструментов каждой системы электронного документооборота имеет свои сильные и слабые стороны. В классификации по титульном.

Существует также краткая классификация СЭДов по стране происхождения, используемая только в России. Согласно ей, системы электронного документооборота в нашей стране подразделяются на отечественные, импортные и российские, разработанные на зарубежной платформе Lotus/Domino.

Программа "ДЕЛО". Эта система электронного документооборота является признанным лидером в своем сегменте. В ней успешно осуществляют документооборот и делопроизводство как крупнейшие холдинги и корпорации, так и предприятия малого бизнеса. По отношению к этой системе уместно применить тавтологию: «ДЕЛО» знает свое дело. Действительно, данный софт идеально подходит для глубокой автоматизации делопроизводства и документооборота.

Система электронного документооборота «ДЕЛО» позволяет оптимизировать бизнес-процессы организации и автоматизировать работу с большим объемом документов. Главная задача -- автоматизация документно-ориентированных бизнес-процессов (финансовый, договорной документооборот, работа с заявками и служебными записками, работа с обращениями граждан, оказание государственных услуг и т.д.). Так же система позволяет организовать юридически значимый документооборот в компании, организации.

Система "Е1 ЕВФРАТ" разработана российской компаний Cognitive Technologies в полном соответствии с требованиями стандарта качества ISO 9000 и российских ГОСТов в области делопроизводства. Система предназначена для комплектной автоматизации процессов делопроизводства, создание электронных архивов документов, организации корпоративного документооборота, автоматизации типовых бизнес процессов.

Преимуществами системы "Е1 Евфрат" являются:

1. Комплексная автоматизация;

2. Работа с документами любой сложности;

3. Интеграция с популярными СУБД;

4. Максимальный функционал в коробке;

5. Визуальный редактор;

6. Удаленная работа;

7. Удобство внедрения;

8. Обучение и техподдрежка.

Система электронного документооборота DIRECTUM. Благодаря данной системе можно успешно совмещать с традиционным бумажным, чтобы впоследствии «безболезненно» полностью перевести организацию на работу в DIRECTUM. Продвинутая технология Workflow обеспечивает эффективную автоматизацию процессов делопроизводства. В основе преимуществ системы DIRECTUM лежит понимание потребностей клиентов. Система сочетает в себе широкую функциональность и простые принципы работы.

EMC Documentum платформа для автоматизации процессов документооборота разработана мировым лидером IT-индустрии, компанией EMC. Мощный функционал вкупе с гибкой настройкой отдельных инструментов делают EMC Documentum лучшей иностранной системой электронного документооборота из доступных на российском рынке. Приложение обеспечивает:

1. Управление содержанием и архивированием, создание содержания и обеспечение взаимодействия сотрудников в ходе его согласования и обсуждения, автоматизацию операционных процессов, управление полным жизненным циклом бизнес-процессов- от проектирования и моделирования, до анализа и оптимизации,

2. Обеспечение процессов создания, управления, публикации и доставки различных видов цифрового медиа-содержания по различным каналам, сбор и архивирование содержания для долговременного хранения в соответствии с корпоративными регламентами и требованиями регулирования.

CompanyMedia - это целый набор программных решений, предназначенных для автоматизации бизнес-процессов, документооборота и делопроизводства. От конкурентов данная СЭД отличается непревзойденной гибкостью настроек и наличием независимых модулей, которые можно устанавливать по отдельности. Система CompanyMedia относится к классу систем управления корпоративным контентом. В настоящее время, в ее состав входят модули, выполняющие различные задачи, от автоматизации классических задач общего и частного документооборота до поддержки групповой работы и автоматизации бизнес-процессов.

Lotus Domino/DOC является приложением к известной платформе Notes/Domino, обладающей высокоуровневой системой обеспечения безопасности данных. Также Lotus Domino.Doc имеет продвинутый электронный архив, который позволяет реализовать объемное хранилище корпоративной документации.

Система электронного документооборота "1С:Архив " из лучших и уж точно самая универсальная программа для управления документооборотом предприятия. «1С:Архив» обеспечивает надежное и, что самое главное, централизованное хранение деловой документации различного формата, с обеспечением доступа к ней уполномоченного персонала, который может производить редактирование файлов.

Система программ «1С:Предприятие 8.х» включает в себя саму платформу и программные продукты, разработанные на ее основе для ведения учета, например «1С:Бухгалтерия 8». На одной платформе можно автоматизировать деятельность подразделений компании, разных компаний и направлений бизнеса, докупая соответствующие конфигурации программ и интегрируя их в единое информационное пространство.

Платформа «1С:Предприятие 8.х» учитывает многолетний опыт применения системы программ «1С:Предприятие» предыдущих версий, которые используют десятки тысяч разработчиков и на которой работают сотни тиражных и сотни тысяч заказных прикладных решений. Благодаря этому новая версия «1С:Предприятие 8.2» сохранила идеологическую преемственность с предыдущими версиями.

Программный продукт "1С:Бухгалтерия 8" включает технологическую платформу "1С:Предприятие 8" и конфигурацию "Бухгалтерия предприятия".

Конфигурация "Бухгалтерия предприятия" предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной, регламентированной отчетности в организации. Бухгалтерский и налоговый учет ведется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

"1С:Бухгалтерия 8" поддерживает решение всех задач бухгалтерской службы предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т. д. Данное прикладное решение также можно использовать только для ведения бухгалтерского и налогового учета.

В состав конфигурации включен план счетов бухгалтерского учета, соответствующий Приказу Минфина РФ "Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению" от 31 октября 2000 г. № 94н (в редакции Приказа Минфина РФ от 08.11.2010 № 38н). Состав счетов, организация аналитического, валютного, количественного учета на счетах соответствуют требованиям законодательства по ведению бухгалтерского учета и отражению данных в отчетности. При необходимости пользователи могут самостоятельно создавать дополнительные субсчета и разрезы аналитического учета.

"1C:Управление производственным предприятием 8" является комплексным прикладным решением, охватывающим основные контуры управления и учета на производственном предприятии. Решение позволяет организовать комплексную информационную систему, соответствующую корпоративным, российским и международным стандартам и обеспечивающую финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

Прикладное решение создает единое информационное пространство для отображения финансово-хозяйственной деятельности предприятия, охватывая основные бизнес-процессы. В то же время четко разграничивается доступ к хранимым сведениям, а также возможности тех или иных действий в зависимости от статуса работников.

На предприятиях холдинговой структуры общая информационная база может охватывать все организации, входящие в холдинг. Это существенно снижает трудоемкость ведения учета за счет повторного использования разными организациями общих массивов информации. При этом по всем организациям ведется сквозной управленческий и регламентированный (бухгалтерский и налоговый) учет, но регламентированная отчетность формируется раздельно по организациям.

Факт совершения хозяйственной операции регистрируется один раз и получает отражение в управленческом и регламентированном учете. Необходимость повторного ввода информации исключена. Средством регистрации хозяйственной операции является документ, причем для ускорения работы широко используются механизмы подстановки данных "по умолчанию", ввод новых документов на основании ранее введенных.

Система «Клиент-Банк» - программный комплекс, позволяющий клиенту совершать операции по счету, обмениваться документами и информацией с банком без посещения офиса кредитной организации. Обмен информации происходит через телефон и компьютер. Удобная система «Клиент-Банк» способна избавить представителей организации от поездок в банк практически полностью.

Система позволяет минимизировать риск возврата электронных документов из-за ошибок в оформлении платежа, поскольку уже при вводе документа в систему она автоматически определяет допущенные специалистом ошибки при его заполнении. Кроме этого, она способна создавать автоматизированные архивы всех документов и выписок и хранить их в удобной для просмотра форме.

Система Клиент-Банк гарантирует высокую степень безопасности, так как фиксирует в журнале операций действия любого пользователя, имеющего доступ к системе. Подтверждение электронных документов осуществляется с помощью цифровой подписи лицами, указанными в банковской карточке.

Пользователи системы Клиент-Банк могут оперативно управлять собственными банковскими счетами, сокращая до минимума время документооборота. Благодаря использованию системы клиенты имеют возможность осуществлять следующие действия:

1. Оформлять и отправлять в банк поручения на проведение платежных операций;

2. Отправлять в банк списки на зачисление заработной платы;

3. Отправлять запросы на предоставление информации;

4. Получать банковские выписки;

5. Формировать отчеты на основании отраженных в системе документов;

6. Получать из банка информацию справочного характера.

Данная система обладает массой преимуществ:

1. Удобство - для совершения платежей не нужно идти в банк, достаточно сформировать платежку в системе. Кроме того, существует возможность создания шаблона, по которому в заданный период будут проводиться перечисления (налоги, взносы, оплата коммунальных услуг и т. д.);

2. Снижение вероятности операционных ошибок - не нужно заполнять платежки вручную, что позволяет избежать механических ошибок;

3. Оперативность - все больше банков обрабатывают платежи в режиме реального времени. Однако технология расчетов не во всех регионах страны одинакова. Так, ведение бухгалтерского учета в СВАО потребует знаний о времени проведения «рейсовых» платежей, которые осуществляет Московский центр автоматизации.

Несмотря на все преимущества, система имеет и некоторые минусы. Например для настройки ПО необходимы определенные технические навыки, также потребуется разобраться и с принципом работы программы. Трудности возникают и в ряде случаев при необходимости совмещения «Клиент-банка» с бухгалтерской программой.

Однако эти недостатки, конечно же, не могут перевесить все те плюсы, которыми обладает система «Клиент-банк».

Контур. Экстерн -- известный продукт на рынке отправки отчетности. Разработчик -- СКБ "Контур" -- имеет целую линейку продуктов, в которой Контур. Экстерн занимает особое место как одно из наиболее востребованных решений компании.

Отправка отчетности через Контур. Экстерн осуществляется в "облаке", то есть через интернет-браузер.

Работа В Контур Экстерн позволяет:

1. Отправлять отчеты в 6 органов: налоговая, ФСС, ПФР, Росстат, ФСРАР и Росприроднадзор. В том числе за все свои филиалы. Создавать отчеты для отправки непосредственно в системе (формы обновляются оперативно).

2. Загружать отчеты, подготовленные в другой программе учета. Отдельная интеграция реализована с 1С 8.2 и выше -- пользователи этой программы могут выгружать отчеты сразу в Экстерн.

3. Переписываться с налоговым органом (сверки с бюджетом, запросы о задолженности и проч).

4. Тестировать отчеты перед отправкой. У Контура, пожалуй, самое удобное тестирование -- с удобными подсказками на понятном языке, а не техническими терминами.

5. Дополнительные опции, подключенные клиентам Экстерна на некоторых тарифах: уведомления о налоговых проверках, правовая база с федеральными нормативными документами, запрос неограниченного количества информационных выписок из ЕГРЮЛ и 2 бесплатных вебинара в месяц по налогам и отчетности.

6. Особое удобство системы Контур. Экстерн -- работа с несколькими компаниями и ведение неограниченного количества юрлиц в рамках тарифа для уполномоченных бухгалтерий.

Преимуществами системы Конутр.Экстерн являются: понятный интерфейс и отличное тестирование отчетов, интеграция с 1С версией 8.2 и 8.3, хорошая круглосуточная техподдержка и выгодный тариф для группы компаний и уполномоченных бухгалтерий.

Система электронного документооборота Диадок. Разработчик-СКБ "Контур", самый простой способ обмениваться юридически значимыми электронными документами и счетами-фактурами.

Электронные документы, подписанные КЭП, приравниваются к бумажным аналогам и не требуют дублирования на бумаге. Они значительно ускоряют расчеты по сделкам и делают взаимодействие между компаниями прозрачным и оперативным.

В системе электронного документооборота Диадок зарегистрировано более 950 000 компаний. При этом для обмена документами с этими компаниями не нужно заключать никаких дополнительных соглашений

Основные функции и преимущества системы:

1. Создание и отправка документов.

2. Прием документов с уведомлениями по электронной почте.

3. Подпись документов классификационной электронной подписью (КЭП).

4. Безопасное хранение документов.

5. Соответствие электронных документов требованиям законодательства.

6. Поиск контрагентов.

7. Согласование документов.

8. Интеграция с любыми учетными системами.

9. Роуминг с другими операциями ЭДО.

10. Массовые действия с документами.

«Контур-Фокус» - веб-сервис для быстрой проверки контрагентов. Позволяет максимально оперативно получать ключевую информацию о юридических лицах и индивидуальных предпринимателях России. Такой сервис особенно необходим для средних и крупных предприятий, которые работают с большим количеством новых контрагентов.

2. Практика применения электронного документооборота в ООО "Группа компаний "Оригами"

2.1 Характеристика деятельности ООО "Группа компаний "Оригами"

ООО "Группа компаний "Оригами", является корпоративным юридическим лицом- непубличным обществом с ограниченной ответственностью и создано в соответствии с положениями Гражданского кодекса РФ, Федеральным законом "Об обществах с ограниченной ответственностью" и другими нормативными актами РФ.

Это общество находится по адресу: Российская федерация, город Москва, ул. Зорге , дом 1.

Основной целью общества является извлечение прибыли посредствам хозяйственной деятельности. Основными видами деятельности общества являются:

1. Оптовая торговля писчебумажными и канцелярскими товарами;

2. Производство игр и игрушек;

3. Полиграфическая деятельность; оптовая торговля печатной продукцией, изделий из бумаги , в том числе изделий для живописи, игральными картами, настольными играми;

4. Производство, реализация, скупка упаковки для мало и средне габаритного товара, упаковки для крупногабаритного груза, пластмассовых контейнеров для бытовых целей, пакетов со скотчем, пакетов из плетки;

5. Организация перевозок грузов, транспортные перевозки;

6. Редакционная и издательская деятельность;

7. Прочие виды издательской деятельности;

8. Розничная торговля продуктами питания и товарами народного потребления; розничная торговля алкогольная продукцией, табачными изделиями;

9. Производство и реализация безалкогольных напитков в установленных законом порядке;

10. Оказание посреднических. дилерских, маркетинговых, консультационных, рекламных, складских и прочих услуг организациями и гражданами РФ, а также иностранными фирмам и гражданам; Представительство физических и юридических лиц;

11. Осуществление коммерческой, посреднической и торговой деятельностью;

12. Продажа офисной и компьютерной техники; производство, реализация, скупка лент для индустриальных и механических принетров;

13. Оптовая , розничная, комиссионная торговля автомобилями и запчастями;

14. Изготовление, скупка, реализация резиновых и пластмассовых изделий и изделий из полимерных материалов;

15. Изготовление, скупка, реализация резиновых и пластмассовых изделий из полимерных материалов;

16. Производство, реализация резинового и латексного клея, лаков для картин, лакокрасочных покрытий;

17. Юридические услуги; туристическая деятельность; предоставление услуг обслуживания по сотовой , пейджинговой и телефонной связи;

18. Торгово-закупочная и посредническая деятельность, в том числе брокерская;

19. Любые виды деятельности, включая производство, которые могут оказаться выгодными для Общества, не запрещенные действующим законодательством РФ.

Уставный капитал Общества составляется из номинальной стоимости акции Общества.

Общество в установленном порядке может создавать филиалы и открывать представительства как на территории Российской Федерации, так и за ее пределами. Филиалы и представительства Общества осуществляют свою деятельность от имени Общества. Общество несет ответственность за деятельность созданных им филиалов и представительств.

ООО "Группа компаний оригами является налогоплательщиком таких платежей, как:

1. Взносы на обязательное пенсионное страхование, ставка по которым-22%;

2. Отчисления на обязательное медицинское страхование, их рахмер-5,1%;

3. Платежи в Страховой фонд, составляющие 2,9%;

4. Платежи на страхование от несчастного случая, ставка зависит от группы риска предпринимательской деятельности, в размере 0,2%

5. Налог на прибыль;

6. Налог на добавленную стоимость.

Бухгалтерский и налоговый учет на предприятии осуществляется бухгалтерской службой как структурным подразделением, возглавляемым главным бухгалтером. Главный бухгалтер еще осуществляет и внутренний контроль. Высшим органом управления общества является собрание Участников Общества. Руководство текущей деятельностью предприятия осуществляет Генеральный директор.

Для эффективного ведения бухгалтерского учета на предприятии применяется программа "1С: УПП ". При внедрении создается единое информационное поле, которое объединяет бизнес-процессы всех подразделений, филиалов и т.д., что дает огромные возможности для анализа, планирования, и оптимизированного распределения ресурсов компании, это влечет за собой экономию и возможность выявления точек роста в работе компаний.

Для ведения электронного документооборота в организации ООО "Группа компаний "Оригами" бухгалтерия использует:

1. СКБ Контур-Экстерн - для отправки отчетов в налоговый орган.

2. Система электронного документооборота Контур-Диадок- для отправки и получении документов контрагентами и получения электронных документов от поставщиков.

3. Контур-Фокус - для проверки контрагентов.

4. Клиент-Банк Сбербанка и Петербуржский Социально Коммерческий Банк

5. Консультант плюс для поиска нормативно-правовых актов.

2.2 Организация электронного документооборота при взаимодействии с контрагентами, налоговыми органами и банками

В условиях современного бизнеса эффективность работы во многом зависит от эффективности и скорости управления информацией. Надежность хранения информации и легкий доступ для тех, кто в ней нуждается, является залогом успешной совместной работы. Системы электронного документооборота позволяют решить эту задачу, значительно повысив эффективность и качество совместной деятельности сотрудников. Сотрудники любой организации вынуждены тратить большое количество времени на поиск и обработку необходимых документов и информации. Как правило, объем такой информации с каждым днем только увеличивается. Ручной поиск и обработка документов становится источником многих проблем в организации. Применение системы электронного документооборота оказывает значительное влияние на качество работы. Эти системы дают ряд преимуществ по сравнению с ручной обработкой.

Для отправки отчетов в налоговый орган организация ООО "Группа компаний "Оригами" использует систему электронного документооборота Контур-Эксперн. Для того, чтобы начать работу бухгалтер заполняет электронные формы отчетности. Данные в отчетность заполняет вручную, либо делает выгрузку из бухгалтерской программы 1С:УПП. Затем автоматически проверяет свою отчетность на наличие ошибок, подписывает ее своей Цифровой Подписью и в зашифрованном виде отправляет отчетность в налоговую инспекцию, через 1-2 секунды бухгалтер получает электронную квитанцию от Оператора Связи, подтверждающую факт представления отчетности. В течение 24 часов с момента отправки бухгалтер получает две электронные квитанции от налоговой инспекции, подтверждающие факт сдачи отчетности и разнесения ее по базам данных.

Все электронные квитанции заверены соответствующими Электронными Подписями и являются юридически значимыми документами. Схема документооборота отчетности представлена на рисунке 1.

Рисунок 1- Схема отправки налоговой декларации в налоговый орган.

Как видно на рисунке, документ проходит множество операций между налоговым органом и организацией.

Для отправки документов контрагентами и получения электронных документов от поставщиков ООО"Группа компаний "Оригами" использует программу Контур-Диадок. Схема электронного документооборота представлена на Рисунке 2.

Рисунок 2- Отправка документов в программу Контур-Диадок.

Как видно из рисунка 2 документ ,например, счет-фактур проходит стадии обработки, документ группируется и подписывается, затем перемещается в папку обработанных файлов. В системе уже заполняется, меняется формат документа и определяется покупатель.

Для получения документов от поставщиков необходимо получение документа и выгрузка в локальную папку. Схема электронного документооборота представлена на рисунке 3.

Рисунок 3-Отправка документов с Контур-Диадок клиенту.

Фонд нормативной документации для исключения налоговых рисков требует от налогоплательщиков обязательно проверять своих контрагентов. Для проверки ООО "Группа компаний "Оригами" использует программу Контур-Фокус.

Проверка контрагента -- это комплексная и не разовая, как многим можем показаться, работа. Но она необходима, ведь на кону -- деньги и репутация компании. Не зря налоговые органы предупреждают, что ответственность за выбор контрагента полностью лежит на компании. Поэтому она должна быть заинтересована в оценке рисков и налоговых последствий, которые могут возникнуть в результате сотрудничества с сомнительными контрагентами. Если у налоговой появятся претензии к одному из ваших контрагентов, вполне вероятно, что вы невольно окажетесь вовлечены в неприятности.

Проверка новых контрагентов необходима еще и с учетом такого понятия, как «необоснованная налоговая выгода», которую, как предполагается, получают те предприниматели, которые минимизируют налогообложение, уклоняясь от налогов.

Прежде всего ООО "Группа компаний "Оригами" требует у контрагентов

1. Копия устава организации;

2. Копия свидетельства о государственной регистрации;

3. Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

4. Бухгалтерская отчетность за год, предшествующий году заключения сделки;

5. Копия паспорта руководителя организации.

На сайте ФНС предприниматели могут бесплатно воспользоваться сразу несколькими онлайн-сервисами для сбора важной информации о контрагенте.

Самое простое, что можно сделать, -- осуществить поиск контрагента по ИНН на сайте ФНС. Для этого нужно выбрать вкладку «Юридическое лицо» и ввести ОГРН или ИНН юридические лица или указать наименование и регион места нахождения. Если необходима информация об ИП или крестьянском (фермерском) хозяйстве, то выставить вкладку «Индивидуальный предприниматель/КФХ», ввести ОГРНИП / ИНН или внести ФИО и регион места жительства.

На сайте ФНС можно бесплатно найти и другую информацию о контрагенте по названию, адресу и другим критериям.

Для работы с банками ООО "Группа компаний "Оригами" использует программу Клиент-Банк. Получить вписку по счету можно двумя способами:

1. Ежедневное получение выписок за предыдущий день

2. Получение выписок за необходимый период по запросу.

Для того чтобы получить ежедневную выписку необходимо связаться с Банком, выбрав «Банк / Связь с Банком / Почта».

Если после связи с Банком в меню «Банк» напротив «Рублевые выписки» будет стоять галочка, то это говорит о том, что пришла выписка. На рисунке 4 представлена метка, показывающая о пришедшей выписке.

Рисунок 4- метка, показывающая что пришла выписка.

Дополнительно к ежедневным выпискам, посылаемым Банком, существует возможность контроля текущего счета с использованием выписок получаемых по запросу. Выписка будет сформирована за необходимую дату или период (период не должен превышать 1 месяца), при условии наличия в этом периоде операций по счету на момент формирования выписки.

Для получения выписки по запросу необходимо:

1. Создать запрос на выписку;

2. Отправить запрос на выписку в Банк;

3. Получить выписку из Банка.

Для создания запроса на выписку необходимо заполнить форму «Запрос в Банк на выписку…» выбрав «Банк / Запрос на выписку / Рублевый счет». На рисунке 5 представлена форма создания запроса на выписку из Банка.

Рисунок 5-форма создания запроса на выписку.

При заполнении формы «Запрос в Банк на выписку» необходимо учесть следующее:

1. Период, за который необходимо получить выписку, должен содержать хотя бы одну операцию по счету, в противном случае выписка не будет сформирована и отправлена. Рекомендуется указывать дату начала периода, ту, когда было последнее движение по счету.

2. Период запроса не должен превышать одного месяца. При необходимости получить выписку за период более одного месяца необходимо сформировать несколько запросов.

3. При наличии нескольких счетов в Банке в поле «Рублевый счет» выбрать счет, по которому необходимо получить выписку. В противном случае выписки будут формироваться по счету указанному по умолчанию.

Полученные выписки можно будет просмотреть и при необходимости распечатать в списке рублевых выписок.

Все выписки, присланные из Банка, хранятся в «Списке рублевых выписок», который можно открыть, выбрав «Банк / Рублевые выписки /по пакетам». Список представлен на рисунке 6.

Рисунок 6-Список рублевых выписок.

О том, что пришла выписка, будет говорить метка в виде галочки напротив «Рублевые выписки» в меню «Банк».

2.3 Анализ преимуществ и недостатков программного обеспечения для организации электронного документооборота в ООО "Группа компаний "Оригами"

В процессе работы над выпускной квалификационной работой была проанализирована эффективность применения электронного документооборота в ООО "Группа компаний "Оригами". По результатам проведенного анализа были выявлены следующие преимущества:

1. Высвобождение пространства офиса необходимого для хранения бумажных документов;

2. Уменьшение затрат на копирование- бумагу, копировальную технику, расходные материалы;

3. Сокращение затрат на доставку бумажных документов;

4. Экономия рабочего времени сотрудников на операции с документами, как следствие-высвобождение времени на продуктивную деятельность.

Суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов - от 30 до 60%. По итогам анализа реальных проектов по внедрению систем электронного документооборота определены следующие преимуществ автоматизации документооборота:

1. После внедрения системы электронного документооборота производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;

2. Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже, чем стоимость хранения бумажных архивов.

Экономия времени на различные операции составила

1. 20%- поиск и ожидание поступления документов;

2. 20%-согласование и утверждение документов;

3. 10%-передача документов между подразделениями;

4. 10%-подготовка стандартных отчетов о движении документов.

Таким образом, суммарное среднее время, сэкономленное системой электронного документооборота - более 60%.

По сравнению с неоспоримыми достоинствами, у системы электронного документооборота очень мало минусов. К ним можно отнести необходимость перевода уже существующих бумажных документов в электронный вид и переобучение сотрудников.

Анализируя электронный документооборот в ООО "Группа компаний "Оригами" произведен расчет экономии времени на обработку документов.

Таблица 1 Расчеты времени на обработку документов

Операция	Время для бумажного документа	Время для электронного документа с учетом времени ожидания принятия решения
Доставка входящего документа сотруднику	5 часов	3 минуты
Доставка входящего документа конечному исполнителю	15 часов	4 часа
Доставка служебной записки от исполнителя до конечного исполнителя	16 часов	5 часов
Ознакомление с документами	20 часов	1,5 часа
Выпуск организационно-распорядительных документов	27 часов	6 часов
Согласование исходящего документа	17 часов	8 часов

По расчетам был сделан вывод: современная организация не может существовать без электронного документооборота, так как каждая организация стремится к развитию и совершенствованию. Без электронного документооборота предприятие не сможет осуществлять правильный, качественный и эффективный контроль введения электронного документооборота в организации. Сокращение времени и снижение денежных расходов в подразделении компании.



Заключение

Целью, представленной выпускной квалификационной работы, является: изучение теоретических и практических аспектов организации документооборота предприятия и проведение анализа документооборота на примере ООО "Группа компаний "Оригами". Внедрение электронного документооборота в организации позволяет улучшить рабочий процесс.

В связи с этим, правильное внедрение электронного документооборота в сфере бухгалтерского и налогового учета является актуальным в современных экономических условиях, без электронного документооборота современные организации не смогут быстро и качественно вести бухгалтерский и налоговый учет в организации. Электронный документооборот способствует упорядочить бизнес-процессы и усилить контроль за работой сотрудников. Поэтому необходимо внедрять электронный документооборот в организациях. Таким образом, проведенная работа подтвердила актуальность выбранной темы.

...