Проектирование подсистему автоматизации учета вакансий и приема сотрудников для управления кадровой работы и делопроизводства ФГБОУ ВО Башкирский ГАУ

Размещено на http://www.allbest.ru/

Проектирование подсистему автоматизации учета вакансий и приема сотрудников для управления кадровой работы и делопроизводства ФГБОУ ВО Башкирский ГАУ

Исламова Гузель Гамилевна, доцент, доцент

Ниязгулова Ляйсан Мударисовна, ассистент

Башкирский государственный аграрный университет

В статье представлены результаты проектирования подсистемы автоматизации учета вакансий и приема сотрудников для управления кадровой работы и делопроизводства ФГБОУ ВО Башкирский ГАУ, который позволит сократить временные затраты путем автоматизации участка документооборота, с помощью проектирования и организации системы подачи заявки соискателем с использованием СЭД Directum и CMS Bitrix.

Организация процессов управления является важнейшей задачей любого предприятия. Новые информационные технологии заставляют пересмотреть существующие аспекты работы с информацией и методы управления. Современные средства телекоммуникаций позволяют перевести управление экономическим предприятием на новый технологический уровень. В деятельности любой организации делопроизводство занимает существенное место. Правильное управление организацией должно точно фиксировать все операции организации и давать возможность быстрого контроля и анализа.

Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота[1,2].

Управление кадровой работы и делопроизводства Башкирского ГАУ контролирует штатную расстановку, соблюдение трудового законодательства и правил внутреннего распорядка, документооборот, формирует архив и базу персональных данных работников университета.

В настоящее время работа управления кадровой службы Башкирского ГАУ автоматизирована частично. Учет заявлений о приеме на работу осуществляется с использованием локальных средств, которые не обеспечивают в полной мере автоматизацию работы в этом отделе. Внесение данных о потенциальных и имеющихся сотрудниках является трудоемким процессом, который выполняют сами работники отдела кадров.

Весь вышеописанный процесс приводит к значительным временным затратам, снижению эффективности работы управления отдела кадров, появлению ошибок в документах, невозможности выполнения оперативных управленческих функций, отсутствию многоаспектного анализа данных[3,6].

На сегодняшний день персональные данные о сотрудниках университета хранятся и обрабатываются в базе данных «1С: Зарплата и кадры». В этой базе содержится информация только об уже работающих сотрудниках.

Данный проект позволит получить базу потенциальных кадров для вуза, что сократит время поиска нового сотрудника в случае его необходимости.

У соискателя появится возможность самостоятельного ввода данных в базу и мониторинга отравленной информации (наличие обратной связи), таким образом, уменьшая бумажный документооборот[4].

Оптимальным решением данной проблемы является внедрение интегрированной системы состоящей из формы для подачи заявления на сайте университета и построение маршрута в СЭД Directum.

Внедрение проекта автоматизации учета вакансий и приема сотрудников позволит сократить время на поиски потенциального работника, в случае если он потребуется, уменьшить бумажный документооборот, и тем самым оптимизировать и повысить эффективность работы сотрудников управления отдела кадров университета.

Маршрут и система в целом разрабатывается для управления кадровой работы и делопроизводства Башкирского ГАУ.

Так как сайт Башкирского ГАУ находится на платформе «1C-Битрикс», модуль работы с информационными блоками уже установлен. Он позволяет управлять и каталогизировать информацию различного характера - новости, вакансии, список услуг.

Разрабатываемая система повысит эффективность работы сотрудников отдела кадров, уменьшив бумажный документооборот[5,7].

Система электронного документооборота, которая используеться в университете, должна отвечать всем требованиям, предъявляемым к ней со стороны нормативно-правой базы и федеральных органов исполнительной власти, оправдывать ожидания своих пользователей по функциональному наполнению и технологическим возможностям. Только в этом случае она сможет обеспечить эффективную работу с документами, автоматизировать процессы управления ими.

Процесс принятия на работу нового сотрудника в Башкирском ГАУ представляет одинаковую последовательность действий и собой схожую процедуру как для профессорско-преподавательского состава (ППС), так и для учебно-вспомогательного (УВП) и технического персонала. В отличие от сотрудников, преподаватели перед оформлением документов о приеме на работу проходят конкурсный отбор на Ученом совете[8].

Для реализации типового маршрута данного процесса в Directum были построены схемы процессов «as is» в среде MS Visio для профессорско-преподавательского состава и других групп сотрудников университета. Схемы представлены на рис. 1 и 2.

Рисунок 1. Диаграмма BPMN «as is» для ППС

Рисунок 2. Диаграмма BPMN «as is» для других групп сотрудников

Нами была предложена следующий алгоритм действий для соискателя.

Соискатель переходит на сайт ФГБОУ ВО Башкирского ГАУ, там скачивает и заполняет заявление о приеме на работу по шаблону затем вкладывает их в форму подачи заявки, на рис. 3 показана форма подачи заявления.

Рисунок 3. Форма подачи заявления

Заполненные формы переходят в базу данных, расположенную Directum.

База данных представляет собой независимое клиент-серверное приложение, которое запускается и работает в операционной системе. Внешние приложения соединяются с базой данных через TCP/IP или внутренние потоки, направляют SQL-запросы и получают в ответ от базы данных необходимые данные.

В MS Visio были нарисованы модели рабочего процесса «как есть» и «как будет». Представлены они на рис. 4 и 5.

Далее с помощью этих рисунков были проложены два типовых маршрута в Directum.

Рисунок 4. Диаграмма рабочего процесса «как есть»

Рисунок 5. Диаграмма процесса «как будет»

Далее на рис. 6 и 7 показаны задачи для отладки типового маршрута ППС и других групп работников.

Рисунок 6. Задача для отладки типового маршрута ППС

Рисунок 7. Задача для отладки типового маршрута для других групп работников

Как было отмечено ранее, актуальность данной работы, в первую очередь, определяется актуальностью разрабатываемого вопроса для Управления отдела кадров Башкирского ГАУ реальной потребностью в проведении автоматизации подачи заявлений соискателей в организации. Кроме того, автоматизация данного процесса позволит повысить эффективность работы сотрудников отдела кадров, сократить трудоемкость.

Разработана форма для оставления заявлений на сайте БГАУ и типовой маршрут согласования и оформления заявлений о приеме на работу, который позволит сократить временные затраты сотрудников организации на работу с документами, сократить затраты.

Список литературы

автоматизация маршрут directum форма

1. Шакирова Г.Ф., Беляева А.С. Проектирование системы электронного документооборота для института развития образования РБ// Студент и аграрная наука Материалы IX Всероссийской студенческой научно-практической конференции (в рамках научной сессии студентов). Министерство сельского хозяйства РФ; Башкирский государственный аграрный университет. 2015. С. 28-29.

2. Васильев И.Е., Беляева А.С. Анализ уязвимостей LMS MOODLE и его защита// Студент и аграрная наука Материалы IX студенческой научной конференции . 2015. С. 16-17.

3. Мовсумзаде Э.М., Никитина А.А., Беляева А.С. Математическое моделирование процессов нефтевытеснения // Нефтепереработка и нефтехимия. Научно-технические достижения и передовой опыт. 2015.№7. С.16-19.

4. Шайхутдинов Р.В., Беляева А.С. Создание сайта с помощью языка PHP // Студент и аграрная наука Материалы IX Всероссийской студенческой научно-практической конференции (в рамках научной сессии студентов). Министерство сельского хозяйства РФ; Башкирский государственный аграрный университет. 2015. С. 27-28.

5. Беляев Р.В., Беляева А.С., Киреев В.Н., Урманчеев С.Ф. Численное исследование двухфазной фильтрации при закачке многофункционального реагента в низкопроницаемый пласт // XI Всероссийский съезд по фундаментальным проблемам теоретической и прикладной механики сборник докладов. 2015. . 439-440.

6. Зверева Н.Н., Беляева А.С. Проблемы тестового контроля знаний // Материалы Международной учебно-методической конференции. Министерство сельского хозяйства РФ, Башкирский государственный аграрный университет. 2013. С.35-37.

7. Гайсин В.И. Автоматизация учета online-заявок в ООО «БАШДИЗЕЛЬ» // Студент и аграрная наука Материалы VIII студенческой научной конференции . 2015. С. 16-17.

8. Беляева А.С., Исламова Г.Г. Необходимость использования математических методов в социологических исследованиях // Проблемы исследования финансово-экономических процессов в условиях глобализации. Материалы Международной научно-практической конференции: в 2 частях. Ассоциация кредитных организаций Республики Башкортостан, ФГБОУ ВПО «Оренбургский аграрный университет», Институт экономики, финансов и бизнеса. Научно-издательский центр «AETERNA». 2014. С.33-36.

Размещено на Allbest.ru