Анализ подходов к автоматизации бизнес-процесса формирования документов об окончании вуза

Размещено на http://allbest.ru

Уфимский государственный авиационный технический университет

Анализ подходов к автоматизации бизнес-процесса формирования документов об окончании вуза

Конев Константин Анатольевич

кандидат наук, доцент,

Салова Наталья Владимировна



Введение

Проблема повышения эффективности аппарата управления и учебно-методического обеспечения вуза в последнее время обострилась с новой силой.

Причиной является крайне невысокая заработная плата учебно-вспомогательного персонала, колоссальный объём документации, необходимой для сопровождения учебного процесса по новому закону об образовании, а также стратегия государственных органов на борьбу с неэффективными образовательными программами вузов.

Таким образом, вузы оказываются в ситуации экзистенциального кризиса, определяющего - станут ли они драйверами роста в своей отрасли или регионе, либо бесславно растратят авторитет и ресурсы, чтобы присоединиться к другим, более успешным в виде филиалов.

Решение поставленной проблемы повышения эффективности видится в автоматизации основных бизнес-процессов вуза, особенно тех, которые обладают высокой степенью воспроизводимости и поэтому включают значительное число повторяющихся рутинных операций.

Значительная доля таких бизнес-процессов сосредоточено в деканатах.

Рассмотрим подробно одну из задач деканатов как объект для автоматизации.

Задача автоматизированного формирования экземпляров дипломов государственного образца и вкладышей к ним на данный момент особенно актуальна.

Особенно для крупных вузов, поскольку количество студентов выпускаемых ежегодно достаточно велико, а количество бланков выдается в соответствии с числом студентов, поэтому ошибки недопустимы.

Проблема печати таких дипломов заключается в нестандартном для стандартных текстовых редакторов расположении текстовых полей, что приводит к постоянному смещению текста.

Чтобы избежать данной проблемы и не испортить официальные бланки прибегают к предварительной печати и подгонке, а это значительно задерживает оформление дипломов и существенно повышает денежные затраты.

Данная статья посвящена вопросу разработки информационной системы формирования документов о высшем образовании (дипломов) и вкладышей к ним.



Обзор имеющихся вариантов автоматизации

Анализ рынка программного обеспечения, предназначенного для автоматизации процесса печати дипломов о высшем образовании и приложений к ним, выявил большой выбор различных продуктов, особенно популярными среди которых являются «Диплом-стандарт ФГОС ВПО», «Диплом Мастер», Галактика ERP.

Программа «Диплом-стандарт ФГОС ВПО» - это самостоятельная программа, имеющая интуитивный пользовательский интерфейс, проста и удобна для пользователей, предназначена для автоматизации заполнения бланков титулов и приложений к дипломам о высшем профессиональном образовании, документов о профессиональной переподготовке, а также сертификатов специалистов медицинским и фармацевтическим работникам.

Кроме того, программа формирует книгу регистрации выданных документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, книгу учета выданных сертификатов и книгу регистрации выданных документов переподготовки [1].

Плюсами данной программы являются:

· проверка правильности заполнения реквизитов диплома и таблиц и выдача протокола ошибок и предупреждений;

· возможность настройки и создания шаблонов печатных форм документов в Word, Writer;

· возможность печати на бланках всех типографий;

· печать документов на любых принтерах;

· возможность автоматического заполнения суммарной трудоемкости и продолжительности [1].

Минусы:

· много времени требуется на загрузку программы и в последующем на загрузку шаблонов;

· много ошибок в работе программы;

· при большом количестве пользователей система начинает виснуть.

Программа «Диплом Мастер» позволяет в сжатые сроки заполнить и распечатать документы об образовании ВПО и СПО, включая:

· титульный лист диплома;

· лист приложения к диплому;

· академическую справку [2].

Данный продукт предусматривает возможность импорта списков студентов, дисциплин, оценок из других подсистем комплекса программ Лаборатории ММИС, уменьшая затраты времени и риски возникновения ошибок при ручном вводе.

Программа также может работать автономно, позволяя внести всю информацию, необходимую для печати диплома, и сохранить данные в файл.

Для удобства пользователя также реализовано:

· автоматическое склонение по падежам ФИО студента;

· упрощенная форма ввода оценок;

· импорт дисциплин, тем курсовых работ, оценок из документов Microsoft Excel;

· однократный ввод повторяющейся информации (для группы, специальности, факультета);

· возможность ручного позиционирования полей печатных форм;

· широкий выбор настроек печати;

· автоматический подбор шрифта [2].

Недостатками программы является:

· сбои в программе, вызывающие изменение введенных данных произвольными данными;

· необходимость проверки данных каждого студента перед печатью диплома на наличие ошибок;

· необходимость совершать много лишних действий при подготовке к печати дипломов.

Решение «Галактика Управление Вузом» создано на базе системы Галактика ERP. «Галактика Управление Вузом» - современное комплексное ИТ-решение для учебных заведений.

Плюсы системы:

· легкая интеграция с другими системами ВУЗа;

· возможность использовать ранее введенные сведения из других модулей для формирования дипломов и приложений;

· возможность печати на бланках всех типографий [3].

Минусы:

· отсутствие возможности работать автономно;

· достаточно высокая цена;

· необходимость заполнения большого количества данных.

Системная модель бизнес-процесса формирования дипломов

Контекстная диаграмма «Осуществлять печать дипломов и приложений к ним» приведена ниже (рисунок 1). Целью является описание процесса печати документов об окончании ВУЗа с использованием 1С. Исследование проводится с точки зрения сотрудника.Контекстная диаграмма определяет границы системы.

Входом является шаблоны документов. Выходами - диплом, приложение к диплому.

Управлением являются приказ Министерства образования и науки Российской Федерации (Минобрнауки России) от 13 февраля 2014 г. N 112 г. Москва «Об утверждении Порядка заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании и о квалификации и их дубликатов» и инструкция. Механизмом являются сотрудник деканата, сотрудник управления кадров и система 1С.

В данной модели рассматривается процесс печати документов с использованием заполненного файла excel, независимо от данных остальных подсистем.

Рис. 1. Контекстная диаграмма функциональной модели процесса печати документов об окончании ВУЗа

Контекстная диаграмма декомпозируется на следующие функции, которые представлены на рисунке 2.

Рис. 2. Декомпозиция контекстной диаграммы



Функция А1 - «Заполнить шаблон данными студентов» - сотрудники деканатов заполняют шаблон файла excel данными выпускников.

Функция А2 - «Выбрать документ для печати» - выбор заполненных сотрудниками шаблонов при подготовке к печати.

Функция А3 - «Осуществить печать документов» - вывод заполненных макетов дипломов и приложений к ним на печать.

Декомпозиция блока «Заполнить шаблон данными студентов» представлена ниже (рисунок 3).

Рис. 3. Декомпозиция функционального блока А1 «Заполнить шаблон данными студентов»

Функция А11 - «Внести данные для диплома» - внесение сведений о выпускнике, необходимых для печати диплома.

Функция А12 - «Внести данные для приложения» - внесение сведений о выпускнике, необходимых для печати приложения к диплому.

Декомпозиция блока «Заполнить шаблон данными студентов» представлена ниже (рисунок 4).

Декомпозиция блока «Выбрать документ для печати» также представлена на рисунке 4.

Рис. 4. Декомпозиция функционального блока А2 «Выбрать документ для печати»

Функция А21 - «Выбрать для печати диплом» - для формирования макета диплома необходимо в системе выбрать желаемую функцию.

Функция А22 - «Выбрать для печати приложение» - аналогично блоку А21 для формирования макета приложения следует указать, какой документ должен быть распечатан.

Функция А23 - «Установить при необходимости свойство для печати дополнительных сведений» - данное свойство выбирается в случае, если необходимо вывести на печать сведения о старом полном официальном названии учебного заведения.

Функция А24 - «Выбрать документ» - выбор заполненного шаблона для формирования того или иного документа.

На рисунках 5-7 приведена модель процесса печати дипломов с использованием данных из базы студентов, т.е. информации из других подсистем.



Рис. 5. Контекстная диаграмма функциональной модели процесса печати документов об окончании ВУЗа с использованием БД студентов

Рис. 6. Декомпозиция контекстной диаграммы

Функция А1 - «Заполнить реквизиты формы» - заполнение полей формы, которые будут использоваться в качестве фильтра.

Функция А2 - «Заполнить список выпускников» - формирование списка студентов для печати дипломов и приложений.

Функция А3 - «Осуществить печать документов» - вывод заполненных макетов дипломов и приложений к ним на печать.

Рис. 7. Декомпозиция функционального блока A3 «Осуществить печать дипломов»

информационный автоматизация печать диплом

Функция А31 - «Выбрать для печати диплом» - в результате будет сформирован заполненный макет диплома, готовый к печати.

Функция А32 - «Выбрать для печати приложение» - аналогично блоку А31 будет создан макет приложения к диплому.

Перспективы применения 1С для решения задачи

Программный продукт 1С предназначен для автоматизации управленческой деятельности в учреждениях высшего профессионального образования.

Программа разработана на платформе «1С: Предприятие 8.2», используя все преимущества программных продуктов данного поколения: эргономичный интерфейс, развитые средства построения аналитической отчетности, принципиально новые возможности анализа и поиска информации, высокая масштабируемость и производительность, современные подходы к интеграции, удобство администрирования системы [4].

Система позволяет автоматизировать следующие функции ВУЗа: работу приемной комиссии, планирование учебного процесса, управление контингентом студентов, работу с приказами, печать дипломов, приложений, справок и т.д.

Перспективами применения 1С для печати дипломов об образовании и приложений к ним являютсягибкость, возможность проверки входной информации, выдачи ошибок и предупреждений и легкой модификации макетов, так как разные типографии издают разные бланки дипломов и приложений, то есть существует вероятность необходимости изменения макетов перед каждым выпуском.

Также к плюсам системы 1С можно отнести:

· простота и легкость в изучении;

· надежность;

· низкая стоимость эксплуатации и внедрения;

· интуитивно понятный интерфейс;

· открытость системы;

· постоянное развитие и совершенствование системы [5].

Помимо стандартных преимуществ, достоинством системы является наличие возможности использования уже существующей в базе данных студентов информации, необходимой для формирования дипломов и приложений, и автоматической подстановки ее в макет, а также возможность печати дипломов и приложений к ним для студентов, отсутствующих в базе.

Печатные формы дипломов и приложений к ним выглядят, как показано на рисунках 8-10.



Рис. 8 Печатная форма диплома

Рис. 9. Печатная форма приложения к диплому



Рис. 11. Печатная форма приложения к диплому



Заключение

Представленная в статье система позволяет быстро и без особых затрат сформировать отвечающий всем требованиям документ, содержащий все необходимые сведения о студенте и результатах его обучения.

Использование системы 1С позволяет существенно повысить качество исполнения основных процессов, выполняемых в ходе печати дипломов, оперативность получения информации реализации решений, сокращение трудозатрат на рутинные операции в целом перевести процесс управления на существенно более высокий уровень, соответствующий современным требованиям к высшим учебным заведениям.

Разработанная система включает единую информационную базу данных, на основе которой она легко интегрируется с другими подсистемами деканата. На данный момент на основе рассмотренных принципов автоматизированы многие функции и созданы автоматизированные рабочие места для большинства сотрудников деканата вуза.



Список литературы

1. Батищев П.С. Диплом-стандарт ФГОС ВПО: руководство пользователя /П.С. Батищев. - Киров, 2014. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://pbprog.ru/

2. Лаборатория ММИС [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.mmis.ru/video/MMIS.doc

3. Корпорация Галактика [Электронный ресурс]. - Режим доступа: ftp://ftp.galaktika.ru/pub/support/galaktika/Documentation81/baza/PDF/Results.pdf

4. TADVISER. Государство. Бизнес. ИТ. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.tadviser.ru/index.php/Продукт:1С%3AУниверситет

5. Преимущества платформы 1С: Предприятие [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://smbsec.ru/1cpredpriyatie/preimushhestva-platformy-1spredpriyatie.html



Аннотация

Анализ подходов к автоматизации бизнес-процесса формирования документов об окончании вуза. Конев Константин Анатольевич, кандидат наук, доцент; Салова Наталья Владимировна, Уфимский государственный авиационный технический университет

Статья посвящена вопросам автоматизации процесса печати дипломов. Дается сравнительный анализ информационных систем, позволяющих подготавливать данные выпускников для печати государственных дипломов о высшем образовании. Приведена системная модель программного продукта, разработанного на платформе 1С:Предприятие, и описаны перспективы его использования.

Ключевые слова: печать дипломов, функциональная модель, 1с:предприятие

Размещено на Allbest.ru

...