Разработка системы защищенного электронного документооборота на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное агентство связи

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

«Поволжский государственный университет телекоммуникаций и информатики»

Факультет Телекоммуникаций и радиотехники

Направление Информационная безопасность телекоммуникационных систем

Кафедра Мультисервисных сетей и информационной безопасности

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

Разработка системы защищенного электронного документооборота на предприятии

Разработал

С.В. Крюков

Самара 2017

Введение

В связи со стремительным развитием технологий и их повсеместным внедрением, электронный документооборот все больше осваивается и занимает наиболее высокую позицию по сравнению со своим бумажным аналогом. Это связано с тем, что система электронного документооборота во многом облегчает и повышает производимость предприятия, позволяет моментально найти необходимую вам информацию, не требует много места в офисе в отличие от бумажного архива. При правильном, комплексном построении системы электронного документооборота повышается информационная безопасность предприятия.

Все вышесказанное определило актуальность темы работы - Разработка системы защищенного электронного документооборота на предприятии.

Целью дипломной работы является разработка системы электронного документооборота на предприятии. Максимальная защита системы на всех уровнях при минимальных затратах на оборудование и программное обеспечение. Создание системы конфиденциального документооборота, составными частями которой являются: бумажный документооборот, электронный документооборот, системы взаимодействия и сопряжения бумажного и электронного документооборота.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие основные задачи:

- проанализировать уже имеющую систему информационной безопасности;

- выявить всевозможные варианты угроз и уязвимостей информации на предприятии;

- усовершенствовать имеющийся документооборот на предприятии, как на аппаратном, так и на программном уровне.

Объектом исследования является ООО «Торговый дом «Алдан».

Предметом исследования является информационная безопасность системы электронного документооборота на предприятии и взаимодействие бумажного документооборота с электронным.

Основными источниками информации для написания работы послужили - Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера"; Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному.

Цель и задачи написания работы определили ее структуру, которая состоит из трех глав, введения, заключения, списка используемых источников и приложений.

Во введении обосновывается актуальность работы, цель, задачи, объект и предмет исследования.

Первая глава раскрывает всю сущность и принципы электронного документооборота, для чего вообще необходимо внедрять систему электронного документооборота и с какими проблемами можно столкнуться при его внедрении.

Во второй главе говориться о том, насколько эффективно внедрение системы электронного документооборота, основываясь на примере ООО «Торговый дом «Алдан» и насколько защищена конфиденциальная информация на данном предприятии.

В третьей главе рассмотрены варианты усовершенствования документооборота на предприятии.

В заключении сделаны основные выводы и результаты по проделанной работе.

1. Электронный документооборот

1.1 Основы электронного документооборота

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В нашем современном мире информация является полноценным ресурсом производства, значимым компонентом социальной и политической жизни общества. Насколько будит качественней информация, настолько будит и качественней управление. В настоящее время для увеличения качества управления следует, с большей должностью относится к улучшению работы с документами, так как управленческое решение в различных структурах всегда основывается на информации, носителем которой является документ на различных основах.

Автоматизация учетного процесса определила свои требования к организации документооборота. Создавались программные средства, обеспечивающие ввод, хранение, поиск и просмотр документов в электронном виде. В 80-х гг. прошлого века была осуществлена идея перехода с бумажных документов в электронный вид. Она воплотилась в системах управления электронными документами (Document Management Systems).

Система электронного документооборота дает возможность упорядочить разработку массива учетной информации, формирует основу для предотвращения утраты документов, увеличивает контроль над исполнением заданий, для подготовки, хранения и обработки документов. На каждом из этапов развития документооборота осуществляется предварительный контроль.

Суть электронного документооборота состоит в этом, что при его введении в компании сокращается объем бумажных носителей, совершенствуется процесс регистрации документов, возрастает объем хранимых данных. Основой современной корпоративной системы автоматизации документооборота считаются [4]:

- Системы управления базами данных. Их главное преимущество - предоставление доступа к структурированной информации. В настоящее время на российском рынке это системы Oracle, Informix, Sybase;

- Системы класса Document Management, осуществляют переход с бумажных документов в электронный вид и обеспечивают доступ к неструктурированной информации.

Для осуществления данной идеи и доступа к управлению документами, представленными большими массивами для более точного поиска информации во всем тексте, создана рабочая система Excalibur EFS.

Для управления небольшими массивами информации функционирует система PC ДОСв - системы класса Workflow, осуществляющие в автономном режиме транспортные потоки перемещения документов в электронном виде между исполнителями, структурными подразделениями и начальством.

Благодаря этому, управление документооборотом происходит при помощи введения компьютерных технологий благодаря программным средствам, а также локальным вычислительным сетям. При помощи локальной вычислительной сети устраняются проблема передачи информации. Это, несомненно, новый этап формирования документооборота, который верным было бы назвать: системой электронного документооборота (СЭД).

В этом электронном архиве первичные документы находятся не в файлах и директориях, а как простые документы в электронных папках, ящиках, стеллажах и полках. Для максимально быстрого обнаружения этих документов СЭД имеет специальную электронную систему поиска. Поиск осуществляется по дате создания документа, ключевым словам, наименованиям организации, адресам и другим параметрам.

Большинство предприятий нуждаются в автоматизированной системе управления документооборотом, каждая видит это по-разному: некоторые - в увеличении эффективности организационно-распорядительного документооборота, другие же - в увеличении продуктивности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и очень мало организаций, которые уделяют внимание обоим аспектам. Это происходит из-за того, что в задачах документооборота видят разную роль и важность самих документов в деятельности предприятия, причиной этому служит: размер предприятия, манеры управления, сферы производства, общего уровня технологической зрелости и различных других факторов. По этой причине документ для предприятия может быть: базовым инструментом управления, а для других - средством и продуктом производства.

Не смотря на то, какая заинтересованность у организации к документоориентированным информационным системам, все предприятия осуществляют подбор оптимальной системы, выбирая из большого количества на российском рынке.

Ключевые факторы электронного документооборота:

- однократная регистрация документа, позволяющая наверняка распознать документ в каждой инсталляции этой системы;

- выполнение сразу нескольких действий, позволяющее уменьшить время передачи документов и увеличить оперативность их исполнения;

- бесперебойная передача документа, позволяющая распознать отвечающего за исполнение задачи в любой период времени жизни документа;

- единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая устранить вероятность дублирования документов;

- эффективная поисковая система документа, позволяет обнаружить документ, при незначительных данных о нём;

- развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая осуществлять контроль над передачей документов по процессам документооборота и осуществлять управленческие решения, опираясь на сведения из отчётов.

1.2 Значения и основные задачи электронного документооборота

В каждом предприятии либо есть документооборот, либо его нет. Бывает, что предприятие живет в условиях неформального управления, из этого следует, что документооборот просто отсутствует. В случае если вносится конкретный формализм в управлении фирмой и в компании различных деловых процессов, то необходимо будит хотя бы долю управленческих механизмов переносить на упорядоченную документационную основу (например, собирать визы в договоре, регистрировать входящие и исходящие письма, чтобы потом можно было найти концы, и т.д.). Так и появится документооборот. Если не контролировать документооборот, то проблемы не заставят себя долго ждать. Например, возникает утеря документов, когда они вам так необходимы, а после того как они вам уже не требуются вы их находите на видном месте. Или подписывая договор, начальник указывает сумму с ошибкой, да еще и нет визы сотрудника, который отвечает за выполнение данного договора. С этими ситуациями очень многие сталкивались.

Несомненно, что, во время проверок, главы фирм выявляют множества организационных решений всевозможных проблем документооборота, приблизительно надлежащие уровню вопросов и задач любой фирмы. Зачастую создают рациональную схему расположения файлов на сервере, для того, чтобы в дальнейшем была возможность найти эти файлы, и применяют для передачи документа на согласование и для контроля исполнения электронную почту. Однако полностью положится на такой способ передачи документов нецелесообразно. Так как, организация будит прогрессировать, развиваться и расти в плане документирования, данных средств хранения информации, обеспечения взаимодействия и контролирования исполнения заданий со временем будит не хватать. Существует два варианта развития событий: либо использовать в организации стандартный бумажный документооборот, что для нашего времени это выглядит как «каменный век», либо создать систему электронного документооборота. Как правило, компании выбирают второй вариант - сложность состоит в том, какую систему документооборота выбрать [2].

Системы электронного документооборота применяются для того, чтобы предприятие решала поставленные перед собой задачи, выделим из них наиболее часто встречаемые в наше время:

- предоставление наиболее результативного управления благодаря автоматизированному контролю выполнения, прозрачности работы всего предприятия на всех уровнях;

- эффективная помощь в накоплении информации, управлении и доступа к ней. Предоставление профессиональной кадровой гибкости из-за большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;

- документирование работы компании в целом (внутренние должностные расследования, исследование работы подразделений, обнаружение «горячих точек» в деятельности);

- улучшение бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

- минимизация или полное отстранение от бумажного документооборота в организации. Экономия ресурсов из-за уменьшения объема бумажного документирования и затрат на бумагу в целом;

- значительное улучшение и удешевление хранения бумажных документов из-за оперативного электронного архива.

1.3 Факторы, влияющие на решение по выбору системы электронного документооборота

Ключевые условия, оказывающие большее влияние в выборе системы электронного документооборота:

- требования по объему хранения. При наличии большого количества документов (по объему хранения), следует подобрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Эта система разделяет документы на часто использованные и редко использованные, документы, которые наиболее активны, хранятся на более быстрых носителях, но они и дороже, а документы, которые редко используются, хранятся на медленном и соответственно более дешевом носителе;

- присутствие формализуемых операций, необходимых для помощи в выполнении и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, исполнения классических функций предприятия и т.д.);

- потребность автоматизации административного контроля предприятия. Уровень сложности организационной структуры;

- наличие территориально распределенных подразделений. Данное условие добавляет некоторые требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.;

- из-за большого накопления бумажной документации (архива). Существуют системы документооборота, которые производятся с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов;

- присутствие несоответствующей нынешним потребностям системы документооборота;

- потребность в современной маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). И как следствие этой потребности - необходимость в помощи различных бизнес-процессов, зачастую сотрудничая совместно с прикладными системами поддержки этих процессов;

- условия согласно времени хранения документов. При длительном времени хранения (десятки лет) следует всерьез задуматься об создании параллельного архива в небольших организациях;

- условия к «открытости», расширяемости системы. Позволяет объединяться с нашими информационными системами и применять существующее оборудование;

- потребность в хранения изображений документов. Применение в компании своеобразного способа хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия;

- потребность современных систем поиска информации. Максимальное знание системой языков, которые присутствуют в организации документов;

- условия к безопасности (криптозащита, организация доступа и т. д.). Возможность применения ранее уже существующих в информационной инфраструктуре предприятия механизмов доступа в системе документооборота;

- условия по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

1.4 Проблемы внедрения и характеристика основных систем электронного документооборота

1.4.1 Проблемы внедрения системы документооборота

Системы электронного документооборота имеют некую особенность: систему необходимо установить либо на всех рабочих местах, где работники сталкиваются с созданием, редактированием и хранением информации, либо будит очень мало толку в ее использовании. Таким образом, мы сразу сталкиваемся с одной из ключевых проблем внедрения: в каждой компании найдутся сотрудники, которые бояться столкнутся, с чем-либо новым. Консерватизм сотрудников зачастую определен нежеланием обучаться и переобучаться, а также, возможно, низкой образованностью. Данная проблема может привести к решению об отмене всего процесса внедрения документооборота. В основном с этим сталкиваются предприятия, в которых сама кадровая политика очень консервативна и никто, даже руководитель, не свободен в перемещении или обновлении кадров.

В то же время, из-за того, что система автоматизации документооборота довольно непростой механизм использование систем документооборота связанно с большим количеством проблем организационного, экономического и технического характера. Первые зависят от человеческого фактора - низкой мотивацией персонала к обучению и работе с новой системой, недостаточным уровнем их технических знаний, в некоторых случаях неправильным либо неполноценным определением клиентом задач при внедрении решения. Экономические проблемы - это, в главной степени, потребность инвестиции существенных средств, при том, что финансовый результат для заказчика не всегда и далеко не сразу заметен. Из технических проблем следует выделить потребность в формировании качественной инфраструктуры, трудности интеграции с ранее имеющимися системами. Давайте же углубимся в эти проблемы и попробуем разобраться в них.

Самое главное при подготовке к введению электронного документооборота в организацию являются организационные вопросы. Самая распространенная ошибка при переходе к электронному документообороту, считается их недостаточная проработка, это и приводит к бессмысленной и неэффективной работе системы. Зачастую люди управляющие организацией думают, что вопросы создания и развития документооборота не столь важны и не уделяют им должного внимания, относясь к этим вопросам халатно, но в итоге выходит так, что все эти «мелочи», все нюансы в создании документооборота и приводят к увеличению производительности бизнес-процессов предприятия [3].

Слабая заинтересованность начальства к созданию и развитию проекта способна послужить причиной того, что внедрение может затянуться на весьма продолжительный период. С целью привлечения «административного ресурса» для помощи системы электронного документооборота требуется показать все без исключения достоинства, которые осуществляет новая система, и обучать руководство практической работе с ней.

Организационный аспект - создание и установление концепции формирования документационного обеспечения компании, проекта внедрения СЭД, назначение главы проекта и создание рабочей группы требует самого пристального внимания. Исключить организационные сложности поможет точное определение итогового результата проекта. Уже после этого, как цели заданы, никак не меньше значимым необходимо уделить внимание развитию рабочей группы проекта. Результат в значительной мере зависит от того, в какой степени непосредственно сотрудничают специалисты ИТ-службы и подразделения-заказчика. Следует конкретно распределить прямые обязанности и области ответственности между работниками абсолютно всех отделов, привлеченных к внедрению.

Другой популярной преградой считается метод построения системы электронного документооборота. Согласно взглядам специалистов, самостоятельная разработка системы электронного документооборота корпоративного масштаба силами ИТ-отдела заранее обрекает компанию на продолжительный процесс доработок и определяет, помимо этого, весь проект полностью зависимым от разработчиков системы. Такого рода подход оказывается и самым нерентабельным с экономической точки зрения расхода на внедрение. Со слов экспертов, разработка системы электронного документооборота собственными силами способна привести к тому, что нынешняя обстановка с документооборотом будет заморожена. Эксперты заявляют, что опору следует делать на уже готовые решения от производителей [5].

Еще ряд проблем могут появиться при внедрении системы электронного документооборота. Из их числа недостаточная проработанность внутрикорпоративных документов, регламентирующих процессы документооборота в компании и недостаточный интерес со стороны начальства к вопросам обучения конечных пользователей. Организация нормативных правил согласно процессам электронного документооборота обязана вестись одновременно с опытной эксплуатацией, и подразумевает создание подробных инструкций по делопроизводству для персонала, соответствующих приказов и положений.

Вопросам обучения персонала также обязано уделяться самое пристальное внимание при развертывании системы электронного документооборота. При этом обучение необходимо проводить на постоянной основе и на всех этапах внедрения. Необходимо четкое понимание со стороны начальства предприятия, что формирование системы электронного документооборота довольно долгий процесс и его развитие и поддержка будет нуждаться в постоянном вложении денег. На обучение сотрудников зачастую экономят, пологая, что достаточно будит и одного обученного человека, а он на своем примере обучит остальной персонал. Согласно словам экспертов, довольно трудно научить даже половина персонала без отрыва от производства, но существует выход из сложившейся ситуации: создать дистанционное обучение непосредственно на рабочих местах.

Так, как система электронного документооборота считается составляющей автоматизированных систем управления предприятием (АСУП), в таком случае проанализируем, какие трудности встречаются при внедрении АСУП.

Внедрение информационной системы управления предприятием, ровно, как и каждое значительное изменение в компании, считается трудным и, как правило, болезненным процессом. Тем не менее, определенные трудности, возникшие при внедрении системы, довольно хорошо исследованы, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Раннее исследование этих проблем и подготовка к ним существенно упрощают процедуру внедрения и увеличивают результативность последующего применения системы.

Далее представлены ключевые цели и проблемы, зачастую образующиеся при внедрении информационных систем управления предприятием и советы согласно их устранению.

Ключевые цели и проблемы, к которым следует более внимательно отнестись при их решении:

- отсутствие постановки задачи менеджмента на компании;

- потребность в частичной или полной реорганизации структуры компании;

- потребность изменения технологии бизнеса в разных аспектах;

- сопротивление работников компании;

- временное повышение нагрузки на работников в период введения информационной системы управления предприятием;

- потребность в создании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, избрать сильнейшего главу группы.

Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии - данный пункт считается самым важным и трудным. Поначалу покажется, что его тема пересекается с содержанием второго пункта, посвященного реорганизации структуры компании. Однако, на самом деле, он считается наиболее масштабным и содержит в себе не только методологии управления, но также психологические и философские аспекты.

Дело в том, что почти все начальники распоряжаются своей компанией, отталкиваясь лишь от своего опыта, своего видения, своей интуиции и крайне неструктурированных сведений о его состоянии и динамике. Зачастую, если управляющего попросить описать в любом виде структуру деятельности своей компании либо набор положений, отталкиваясь от которых он принимает управленческие решения, проблема довольно стремительно приходит к безвыходному положению.

Квалифицированная установка вопросов менеджмента считается важным условием, оказывающая большое влияние, как и результат работы компании в целом, так и на результат проекта автоматизации. К примеру, абсолютно напрасно заниматься внедрением автоматизированной концепции бюджетирования, если само бюджетирование никак не определено в организации надлежащим способом, как конкретный последовательный процесс.

К сожалению, на данный период в Российской федерации до конца никак не сформировался национальный подход к менеджменту. В данный момент российское управление представляет собой соединение таких концепций как: концепции западного менеджмента и советско-российская концепция, которая во многом гармонирует с общими жизненными принципами. Однако уже никак не соответствует строгим условиям рыночной конкурентной борьбы.

По этой причине, главное, что следует совершить для того, чтобы проект введения информативной системы управления предприятием оказался успешным - нужно по максимуму формализовать все без исключения эти контуры управления, которые непосредственно Вы собираетесь автоматизировать.

С целью реализации эффективного внедрения проекта, не ограничивайтесь привлекать профессиональных консультантов так как затраты на консультантов просто никак не сравнимы с убытками от проваленного плана автоматизации.

Потребность в частичной преобразование структуры и работы компании при внедрении информационной концепции управления предприятием.

В первую очередь, чем приступать к внедрению информационной концепции управления в компании, как правило, следует осуществить частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. По этой причине, одним из основных этапов проекта внедрения, считается абсолютная и достоверная проверка предприятия во всех аспектах его работы. На основе заключения, приобретенного вследствие освидетельствования, создается все последующая модель построения корпоративной информативной концепции. Безусловно, можно автоматизировать все без исключения, относительно принципу «как есть», однако, этого не следует совершать согласно ряду причин. Проблема в том, что вследствие освидетельствования как правило закрепляется огромное количество мест появления необоснованных дополнительных расходов, а кроме того противоречий в организационной структуре, предотвращение которых позволило бы сократить производственные и логистические расходы, а также значительно уменьшить время выполнения различных этапов главных бизнес-процессов. Реорганизация может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, то, что никак не повлечет за собою весомый упадок инициативности текущей коммерческой работы. Потребность в изменении технологические процессов с информацией, и принципов ведения бизнеса [6].

Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса.

Результативно выстроенная информационная система никак не может не внести перемен в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а кроме того управления бизнес-процессами.

Во-первых, одними из наиболее значимых для руководителя особенностей корпоративной информативной концепции, считаются модули управленческого учета и экономического контроллинга.

Теперь же любое многофункциональное подразделение способен являться установлено как центр экономического учета, с соответствующим уровнем экономической ответственности его руководителя.

Это в свою очередь увеличивает ответственность любого из таких руководителей, и предоставляет в руки профессиональных менеджеров, продуктивный инструмент для точного контролирования выполнения единичных проектов и бюджетов.

При наличии информативной системы управления предприятием, руководитель способен извлекать важные и правдивые данные об абсолютно всех сферах работы фирмы, без временных задержек и излишних передаточных звеньев.

Помимо этого, сведения подаются руководителю в подходящем варианте «с листа» при отсутствии мнения людей, которые могут необъективно либо персонально трактовать сведение при передаче информации. Но объективно было бы отметить, то, что многие руководители не привыкли принимать управленческие постановления согласно информации в чистом варианте, если к ней не приложено мнение человека, который ее представил. Такого рода аспект в убеждении обладает возможностью на реализацию и при наличии информативной концепции управления предприятием, но зачастую он отрицательно отражается в необъективности менеджмента.

Внедрение информативной концепции управления предприятием вносит значительные перемены в регулирование бизнес-процессами. Любой документ, отражающий в информационную сферу движение либо окончание этого или иного сквозного бизнес-процесса, в интегрированной концепции формируется автоматически, в основе изначального важного документа, открывшего процесс. Работники, которые ответственные за данный бизнес-процесс только осуществляют контроль и, при необходимости, вносят перемены в позиции созданных системой документов. К примеру, клиент оформил заказ на продукцию, который обязан быть выполнен к определенному числу месяца. Заявка включится в систему, на основании его концепций, автоматически формируется счет (в базе имеющихся алгоритмов ценообразования), результат пересылается клиенту, а заявка направляется в производственный модуль, где совершается разузлование заказанного вида продукта на единичные комплектующие. В базе перечня комплектующих в модуле закупок концепций формируются заявки на их закупку, а производственный модуль надлежащим способом улучшает производственный проект, для того чтобы заказ был выполнен четко в срок. Безусловно, в реальной жизни вероятны разнообразные виды неустранимых срывов поставок комплектующих, неисправности оборудования и т.д. Поэтому любая стадия выполнения заказа обязана определённо контролироваться ответственными за него работниками, которые, в случае надобности, обязаны сформировать управленческое влияние на систему, для того чтобы исключить ненужных результатов либо сократить их [11].

Не нужно считать, то, что работать при наличии информационной системы управления предприятием будет проще. Наоборот, значительное снижение бумажной работы активизирует ход и увеличит качество обработки заказов, поднимет конкурентоспособность и эффективность компании в целом, а все без исключения данное потребует огромной организованности, компетенции и ответственности исполнителей. Вероятно, то, что имеющаяся производственная основа никак не станет справляться с новейшим потоком заказов, и в нее также необходимо будет вводиться организационные и технологические реформы, которые в дальнейшем благоприятно отразятся в процветании компании.

Сопротивление работников организации.

При внедрении информационной систем управления предприятием в основной массе случаев появляется интенсивное сопротивление работников на местах, что считается значительным препятствием для консультантов и вполне способно сорвать либо значительно задержать план внедрения [9].

Временное повышение нагрузки на работников при внедрении концепции управления предприятием.

На определенных этапах внедрения плана временно увеличивается нагрузка на работников компании. Это сопряжено с тем, что кроме исполнения обычных рабочих обязательств, сотрудникам следует изучать новейшие знания и технологические процессы.

Развитие квалифицированной категории внедрения и поддержания системы, руководителя группы.

Внедрение многих значительных систем автоматизации управления предприятием выполняется по внедрению системы последующих технологических процессов: в компании создается незначительная рабочая группа, которая проходит предельно абсолютное обучение по работе с системой, далее в данную категорию ложится существенная доля деятельности согласно введению системы и последующему её сопровождению.

Невзирая на трудности введения, о которых говорилось ранее, систему электронного документооборота применяют все более обширно в связи с тем, что результат от его внедрения определяется не прямой экономией ресурсов, а улучшением качества и результативностью работы компании. Для коммерческих компаний это - условие выживания. В случае введения этих систем государственное управление будит наиболее оперативным, прозрачным и информативным. Во всем диапазоне технологий, использование которых в рамках структур государственного управления уже назрело, системы электронного документооборота, по высказыванию разработчика, считается одним из наиважнейших.

1.4.2 Общая классификация систем документооборота

Каждая система документооборота способна иметь элементы, содержащиеся в каждой из представленных ниже категорий, однако большая часть из них обладает определенным направлением в одной из областей, главным образом сопряжённую с позиционированием продукта.

Системы с продвинутыми средствами поиска и хранения информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Существуют системы, которые в особенности выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: смысловой поиск, нечеткий поиск и т. п., остальные - за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т. п.

Системы с развитыми средствами workflow (WF). Данные системы главным образом предусматриваются на предоставления перемещения некоторых объектов согласно предварительно разработанным маршрутам (иными словами «жесткая маршрутизация»). Во время любого этапа объект способен изменяться, по этой причине его принято называть одним словом «работа» (work). Системы данного вида именуют системами workflow - «поток работ» (к сожалению, для данного термина отсутствует четкое понятие в русском языке). К работам могут быть присвоены документы, однако никак не документы считаются основным предметом этих систем. Благодаря этим системам, возможно, осуществить конкретные работы, для которых предварительно ведомы и могут быть прописаны все этапы.

Системы, направленные на поддержку управления предприятием и накопление знаний. Эти «гибридные» системы, которые, как правило, совмещают в себе компоненты в вышеупомянутых 2-х системах. При этом основным значением в системе может являться как документ, так и задание, которое требуется выполнить. Для ведения организацией необходима как «жесткая», так и «свободная» маршрутизация, когда путь перемещения важного документа устанавливает управляющий («расписывает» входящий документ), по этой причине эти два технологических процесса в том или ином варианте способны находится подобных системах. Данные системы стремительно применяются в государственных структурах управления, в кабинетах больших фирм, которые различаются продвинутой иерархией, обладают конкретными правилами и операциями перемещения документов. При этом работники все вместе формируют документы, разрабатывают и приводят в действия решения, выполняют либо осуществляют контроль их исполнение. Если вводить эти системы в больших компаниях обязательно необходимо установить, позволяет ли система в полной мере эффективно использовать администрирования, масштабировать, обрабатывать большое количество информации, интегрировать с автоматизированными системами управления производством, постепенно вводить учет территориальных распределений, непростой организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. п.

Системы, направленные на поддержку коллективной работы (collaboration). Это новейшее направление в сфере систем документооборота, связанное с осознанием переменчивых рыночных условий в нынешнем мире и с потребностью в применении с целью стремительного перемещения «только самое нужное», только самого необходимого, очень нужного, однако нелегкого балласта. Данные системы, в отличие от предшествующих, не имеют определения иерархии в организации, никак не беспокоятся о той или иной формализации процесса работ. Их цель - сформировать коллективную работу сотрудников на предприятии и в том случае, если работники находятся на разных территориях, и сохранить итоги данной работы. Чаще всего выполнены в концепции «порталов». Они дают сервисы публикации и хранения документов в сеть интернет, обсуждения, поиска информации, средства назначения реальных и виртуальных встреч. Эти системы обретают заказчиков из числа стремительно развивающихся коммерческих организаций, рабочих коллективов в больших организациях и государственных структурах.

Системы, обладающие продвинутыми дополнительными сервисами. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), электронной почты, управления проектами, биллинга и др. Подчеркнем, что по сложности функций система документооборота и, к примеру, сервис CRM способны применять разнообразные соотношения в зависимости от организации.

1.4.3 Обзор основных систем документооборота

Разберем несколько систем электронного документооборота, используемых в Российских организациях.

Рассмотрим систему электронного документооборота Optima- Workflow. Optima-WorkFlow считается комплексной прикладной платформой для разработки решений в сфере управления документами, интегрирующей в себе информационные технологии основных отечественных и иностранных изготовителей, включая средства криптографической защиты информации, базирующихся на отечественных стандартах [8].

Optima-WorkFlow - это программная платформа для формирования комплексных автоматизированных систем управления документами, применяющаяся для автоматизации:

- документационного обеспечения управления;

- контроля исполнительской дисциплины;

- архивного хранения бумажных и электронных документов;

- управления процессами обработки документов на основе их электронных административных регламентов;

- преобразования бумажных документов в электронный вид и работы по «безбумажной технологии»;

- межтерриториального и межведомственного обмена документами;

- формирования регламентной отчетности и поддержки процессов принятия управленческих решений;

- защиты информации от несанкционированного доступа.

Optima-WorkFlow разработана в 1997 г., является одной из лучших систем управления документами на ряду с другими лидирующими программами на отечественном рынке, ею пользуется уже порядка 370 клиентов.

Система автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, осуществляет механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки сведений о выполнении поручений.

Для регистрации версий документов применяется СУБД, а доступ производится через ODBC. Как упоминалось уже ранее при классификации систем, workflow-система легка в применении для формализации стандартных операций работы с документами на предприятии, где подобная деятельность считается повседневной практикой. Так как Optima-Workflow пользуется Exchange как сервером, его очень просто ввести на то предприятия, в котором он ранее уже использовался согласно собственному непосредственному назначению - как почтовый сервер. Не стоит полагать, что Optima-Workflow даст возможность для вас использовать Exchange в качестве электронного архива - для этой цели существуют другое разнообразие программного обеспечения, например, упомянутый ранее Microsoft SharePoint Portal Server. Optima- Workflow хранит документы только в процессе, пока работы, связанные с ним, не закончены [6].

Рассмотрим систему электронного документооборота «БОСС-Референт».

Система БОСС-Референт изобретена с целью автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Разработанная в 1996 году, в настоящее время система электронного документооборота БОСС-Референт считается одним из фаворитов на отечественном рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). Среди всех установленных в 2008 году рабочих мест систем электронного документооборота, 25%, это примерно каждое четвертое, осуществлено на системе БОСС-Референт (в соответствие со сведениями обзора рынка систем электронного документооборота, изданного DSS Consulting).

«БОСС-Референт» принадлежит к группе систем, направленных на поддержку управления предприятием, продуктивной деятельности работников и на накопление знаний, и при всем этом обладает усовершенствованными дополнительные сервисы.

Ключевая функция системы «БОСС-Референт» - формирование корпоративной системы, использующей деятельность всех подчиненных на своих рабочих местах и помощь в управлении бизнес-процессами. Система пользуется отечественными стандартами делопроизводства, отслеживанием договоров с внешними компаниями, организационным управлением, контролем исполнительской дисциплины, согласованием документов. Являясь сформированной системой документооборота, служащей для производства всех работников предприятия, она уже владеет всей нужной функциональностью для осуществления делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической, в том числе территориально распределенной, структурой в России. Другая отличительная черта системы «БОСС-Референт»: в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в «БОСС-Референт» интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений.

Дополнительные модули системы «БОСС-Референт» включают автоматизацию организации и планирования мероприятий, автоматизацию деятельности бюро пропусков на предприятии, генератор отчетов, факс-сервер. Система реализована на платформе Lotus Notes.

Рассмотрим систему электронного документооборота ЕВФРАТ.

Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «ЕВФРАТ» предназначена для построения системы управления бизнес-процессами и документами организации.

Инструментарий, входящий в комплект поставки системы «ЕВФРАТ», позволяет реализовать технологии электронного документооборота в компании, независимо от ее численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

Система «ЕВФРАТ» разработана в соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы позволяет реализовать поддержку бизнес-процессов организации, обеспечивая:

- автоматизацию традиционного делопроизводства в соответствии с требованиями ГОСТ;

- электронный документооборот в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.

В системе «ЕВФРАТ» используется большое количество технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies:

- встроенный модуль просмотра и печати;

- технология Drag&Recog (распознавание «на лету»);

- встроенный генератор отчетов;

- технология морфологического анализа текста;

- механизм работы с иерархическими словарями и справочниками;

- встроенные средства взаимодействия удаленных серверов;

- встроенный «Монитор безопасности»;

- подсистема «Работа с шаблонами»;

- подсистема «Автоматическая обработка документов и событий»; подсистема «Автоимпорт документов»;

- подсистема «Понимания документов».

На базе системы «ЕВФРАТ» предлагается решение следующих задач:

- электронный документооборот (автоматизация делопроизводства);

- электронный архив (организация архива электронных документов);

- управление договорами;

- работа с финансовыми документами;

- автоматизация бизнес-процессов;

Наличие в «ЕВФРАТ» гибкого инструментария позволяет осуществлять настройку бизнес-процессов, внедрение и запуск системы в эксплуатацию, ее развитие и модификацию силами IT-специалистов заказчика.

Согласно маркетинговым исследованиям, проведенным Cognitive Technologies весной 2009, более 70% предприятий среднего и малого бизнеса и 25 - 30% крупных организаций, несмотря на наличие широкого спектра предложений для различных направлений деятельности (CRM, HRM, управление проектами и др.), используют для автоматизации бизнес-процессов стандартные офисные программы и электронную почту. Такая ситуация вызвана тем, что существующие в настоящий момент решения для автоматизации деятельности организации в первую очередь ориентированы на выполнение учетных функций, слабо обеспечивая движение документов и возможности коллективной работы. При этом функционал подобных систем избыточен для большинства компаний среднего и малого бизнеса, и их использование усложняет, а не упрощает работу сотрудников.

С учетом этих тенденций в системе «ЕВФРАТ», кроме традиционных функций электронного документооборота, реализованы новые возможности по автоматизации бизнес-процессов организации, таких как: взаимодействие с заказчиками, управление договорами, прием обращений граждан и пр. В их основе лежат принципиально новые технологии, разработанные специалистами Cognitive Technologies. Таким образом, использование системы «ЕВФРАТ» позволяет заменить стандартные офисные программы и средства электронной почты в несвойственных для них областях автоматизации бизнес-процессов. При этом «ЕВФРАТ» интегрирована с популярными офисными программами, что делает переход на нее удобным и безболезненным.

Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «ЕВФРАТ» совмещает в себе отлаженность коробочного продукта и гибкость проектного решения. Это означает что, с одной стороны, система «ЕВФРАТ» готова к быстрому вводу в эксплуатацию, обеспечивая быструю отдачу от инвестиций, а, с другой, содержит инструменты адаптации, которые позволяют в рамках «мини-проектов» учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем без дополнительного программирования.

Рассмотрим систему документооборота PayDox.

Система электронного документооборота PayDox успешно работает на сотнях предприятий. Количество пользователей, работающих с СЭД PayDox, исчисляется десятками тысяч.

Электронный документооборот PayDox, как и множество других систем документооборота, таких как Ефрат, БОСС-Референт и др., помогает предприятию: структурировать и оптимизировать бизнес-процессы, повысить эффективность работы сотрудников, снизить управленческие расходы, контролировать формирование и исполнение бюджета предприятия.

Электронный Документооборот PayDox - это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных необходимых каждому предприятию функций и неограниченными возможностями расширения и интеграции.

Рассмотрим систему документооборота DIRECTUM.

DIRECTUM - система электронного документооборота и управления взаимодействием, применяемая в разных областях деятельности предприятий.

Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM, как и другие системы документооборота обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия [10].

На базе системы DIRECTUM разрабатывается широкий набор бизнес-решений, направленных на решение бизнес-задач с определенным бизнес-эффектом.

Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM:

Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, схемы Microsoft Visio, рисунки CorelDraw, видео и пр.); расширенная поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов; богатые расширяемые библиотеки блоков для формирования маршрутов (workflow).

Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).

Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.

Обращения граждан и организаций. Организация работы с обращениями граждан в соответствии с ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в государственных организациях и на крупных предприятиях.

Управление показателями эффективности. Оперативный контроль и анализ бизнес-процессов предприятия по ключевым показателям эффективности с поддержкой сбалансированной системы показателей (BSC).

Таким образом, я рассмотрел некоторые виды электронных систем документооборота, используемых в современных условиях на предприятиях различных форм собственности.

2 Описание исследуемого объекта

2.1 Краткая характеристика ООО "Торговый дом "Алдан"

Краткая характеристика ООО "Торговый дом "Алдан" приведена в таблице 2.1.

Таблица 2.1 Описание предприятия

Название	"Торговый дом "Алдан"
Форма собственности	Общество с ограниченной ответственностью
Вид деятельности	Оптовая и розничная торговля строительными материалами
Руководитель	Сергей Анатольевич Иванов
Юридический адрес	241037, г. Брянск, Советский район, пр-т Станке Димитрова, д.5-б
Количество штатных единиц	16

В соответствии с федеральным законом "Об обществах с ограниченной ответственностью" от 08.02.1998 N 14-ФЗ обществом с ограниченной ответственностью признается учрежденное одним либо несколькими лицами хозяйственное общество, уставный основной капитал которого поделен в части конкретных учредительными документами размеров; члены сообщества не отвечают по его обязательствам и несут риск потерь, связанных с работой сообщества, в пределах стоимости внесенных ими взносов.

Характерной чертой ООО по сопоставлению с иными конфигурациями собственности считается то, что учредители общества не соответствуют по его обязанностям и несут риск потерь сопряженных с работой общества, в пределах стоимости внесенных ими взносов. За текущую деятельность отвечают должностные лица (Генеральный директор, Главный бухгалтер).

Структурная схема организации представлена на рисунке 2.1

Рис. 2.1 - Структурная схема ООО "Торговый дом "Алдан"

На рассматриваемом предприятии не имеется служба безопасности, таким образом, равно как с целью компании подобных масштабов сущность этого подразделения экономически никак не рационально.

2.2 Структура предприятия

2.2.1 Бухгалтерия

Главными задачами этого подразделения на исследуемом предприятии считаются:

- реализация способа и контролирования основной документации согласно соответствующим участкам бухгалтерского учета;

- подсчет основных средств, товарно-материальных ценностей, расходов на производство, реализации продукции, итогов хозяйственно-финансовой деятельности;

...