Разработка информационной системы для оптимизации торгово-закупочных операций ГКУ СО "Самарафармация"

Встроенный язык системы «1С: Предприятие» предназначен для описания (на стадии разработки конфигурации) алгоритмов функционирования прикладной задачи.

Язык представляет собой, в некоторой степени, предметно-ориентированный язык программирования. При своей относительной простоте он обладает некоторыми объектно-ориентированными возможностями, например, правила доступа к атрибутам и методам специализированных типов данных (документам, справочникам и т.п.) подобны свойствам и методам объектов, используемых в других объектно-ориентированных языках. Однако специализированные типы данных не могут определяться средствами самого языка, а задаются в визуальном режиме конфигуратора. Все операторы языка имеют как русское, так и англоязычное написание, которые можно использовать одновременно в одном исходном тексте.

Типизация переменных в языке не жесткая, т.е. тип переменной определяется ее значением. Переменные не обязательно объявлять явно, неявным определением переменной является ее первое упоминание в левой части оператора присваивания, но возможно также явное объявление переменных посредством соответствующего оператора. Массивов как таковых в системе ««1С: Предприятие» 7.7» нет, но есть списки и таблицы значений, которые можно рассматривать как массивы и как структуры данных.

Программные модули в конфигурации системы «1С: Предприятие» не являются самостоятельными программами в общепринятом понимании этого слова, поскольку они являются только частью всей конфигурации задачи. Программный модуль - это своего рода «контейнер» для размещения текстов процедур и функций, вызываемых системой во время исполнения задачи в определенные моменты работы. Поэтому программный модуль не имеет формальных границ своего описания типа: «Начало модуля» - «Конец модуля».

Место размещения конкретного программного модуля (тот самый «контейнер») предоставляется конфигуратором в тех точках конфигурации задачи, которые требуют описания специфических алгоритмов функционирования. Эти алгоритмы следует оформлять в виде процедур или функций, которые будут вызваны самой системой в заранее предусмотренных ситуациях (например, при нажатии кнопки в диалоговом окне).

Каждый отдельный программный модуль воспринимается системой как единое целое, поэтому все процедуры и функции программного модуля выполняются в едином контексте.

Любой программный модуль состоит из трех следующих разделов:

определение переменных;

процедуры и функции;

основная программа.

Основная программа модуля исполняется каждый раз при его запуске на выполнение. Программные модули хранятся в конфигурации в виде исходного текста, и компиляция каждого из них выполняется только в момент первого обращения. А затем модуль в виде машинного кода уже хранится в оперативной памяти. Таким образом, получается, что компиляция программ происходит каждый раз при запуске приложения, но распределенная схема компиляции конфигурации небольшими фрагментами приводит к тому, что эти операции проходят практически незаметно для пользователя. Тем более что при компиляции используется схема однопроходной трансляции, что повышает скорость преобразования кода. Впрочем, существует и недостаток подобной схемы работы - “позднее связывание” затрудняет решение проблем проверки связей на уровне синтаксического контроля.

Каждый программный модуль связан с остальной частью конфигурации задачи. Эта связь называется контекстом выполнения модуля. Следует различать два вида контекста:

глобальный контекст задачи;

локальный контекст выполнения конкретного модуля.

Глобальный контекст образуется:

значениями системных атрибутов, системными процедурами и функциями;

значениями заданных в конфигураторе констант, перечислений, регистров, видов расчета, групп видов расчета;

переменными, процедурами и функциями глобального программного модуля, объявленными с ключевым словом Экспорт.

Глобальный контекст виден всем программным модулям и определяет общую языковую среду конфигурации.

Локальный контекст модуля образуется тем конкретным местом конфигурации задачи, для которого использован программный модуль. Локальный контекст виден только конкретному программному модулю и определяет для модуля набор непосредственно доступных модулю значений агрегатных типов данных, их атрибутов и методов (см. «Виды программных модулей»). Однако, контекст модуля можно передать как объект в виде параметра при вызове процедур и функций (см. «Передача локального контекста программного модуля в качестве параметра»). Кроме того, контекст модуля определяет тот набор методов, которые доступны только в данном контексте (см. «Атрибуты и методы контекста Модуля формы», «Методы контекста Модуля формы элемента справочника» и т. п.). Локальный контекст предназначен для того, чтобы дать возможность управлять частными аспектами поведения задачи, присущими данному модулю.

В языке поддерживаются следующие базовые типы данных.

Числовой - любое десятичное число. Над данными числового типа определены основные арифметические операции.

Строковый - может задаваться любая последовательность символов, в том числе и пустая.

Типом Дата может представляться корректная дата.

Но если в процессе работы модуля или вычисления выражений возникнет необходимость в преобразовании типов данных отдельных значений, то их легко можно преобразовать.

В языке определены агрегатные типы данных - специализированные типы данных системы ««1С: Предприятие» 7.7», суть которых - отражение объектов предметной области и способ работы с ними. Работа с агрегатными типами данных имеет существенные отличия от работы с обычными базовыми типами данных. Конкретные значения существующих агрегатных типов данных могут быть определены в программном модуле двумя способами:

- некоторые значения заранее известны в программном модуле из его глобального и локального контекста;

- другие значения могут быть определены с помощью системной функции СоздатьОбъект, которой в качестве параметра передается строка с именем агрегатного типа данных, созданного в конфигураторе.

Каждый агрегатный тип данных, как правило, имеет набор атрибутов и методов. Атрибуты по свойствам напоминают переменные, им можно присваивать или считывать значения.

Методы - действия, которые может выполнять агрегатный тип данных. Методы могут иметь или не иметь возвращаемое значение. Если метод имеет возвращаемое значение, то он может размещаться в правой части оператора присваивания, в выражениях, в описании фактических параметров других вызываемых методов, процедур или функций.

Справочник - средство для ведения списков однородных элементов данных. Помимо наименования элементов данных, списки могут содержать различную дополнительную информацию. Физическим аналогом справочника является картотека. Каждая карточка - это элемент справочника, а сведения, заносимые в карточку, являются реквизитами справочника. Перечень справочников, доступных в конкретной конфигурации, их названия и реквизиты определяются в конфигураторе.

Перечисление - средство работы с элементами данных, список возможных значений которых жестко задан. В отличие от справочников, списки значений в перечислении задаются в процессе их создания в конфигураторе и при выполнении задачи не могут быть изменены. Состав перечислений, доступных в конкретной конфигурации, их названия и допустимые значения определяются в конфигураторе.

Документ - средство для ввода первичной информации о совершаемых хозяйственных операциях. Перечень документов, доступных в конкретной конфигурации, их названия, реквизиты и другие свойства определяются в конфигураторе.

Документы, как объекты прикладной задачи, тесно связаны с Регистрами оперативного учета. Только документы могут изменять значения ресурсов в регистрах (этот алгоритм прописывается в предопределенной процедуре Обработка Проведения для каждого вида документа). Движения (приращения) регистров выполняются в момент "проведения" документа. Никаким другим способом, кроме как через проведение документов на содержимое регистров повлиять нельзя. Так, нельзя, например, создать отчет, который бы изменял значения, хранящиеся в регистрах. С другой стороны, документы не порождают в регистрах необратимых действий. То есть, если ранее проведенный документ удалить или сделать его не проведенным, то удалятся и все движения регистров, порожденные им. Если отредактировать (изменить) ранее проведенный документ, то при перепроведении документа все движения регистров, порожденные ранее, удалятся и заменятся новыми.

Регистр - специфический инструмент системы ««1С: Предприятие 7.7», средство накопления оперативной информации о наличии и движении средств.

Регистры являются внутренним инструментом конфигурации, к которым нет непосредственного доступа через интерфейс пользователя. Информация о результатах хозяйственных операций, которая появляется при оформлении документов, накапливается в регистрах при "проведении" документов, а отображение информации, содержащейся в регистрах, осуществляется при помощи формирования отчетов. Информация из регистров используется для анализа хозяйственной деятельности за прошедший период и формирования бухгалтерских итогов.

При создании регистра определяется то, как будет обрабатываться, группироваться и сохраняться сводная информация. Регистры могут быть двух видов:

Регистр остатков - это объект, предназначенный для ведения остатков "ресурсов" на момент времени с привязкой к некоторому набору "измерений".

Оборотный регистр - это объект, предназначенный для подсчета оборота "ресурсов" за заданный интервал времени с привязкой к некоторому набору "измерений".

Ресурсами регистра могут являться любые категории учета, которые могут быть представлены в числовом виде, такие как: "количество товара", "долг клиента", "сумма наличных" и т.п. Измерения регистра - это оси координат, на пересечении которых регистр хранит конкретные значения ресурсов. Кроме того, при записи движения регистра можно задавать "реквизиты" регистра. Значения реквизитов регистра просто сопровождают запись о движении регистра (подобно комментарию) для возможности в дальнейшем производить фильтрацию движений при выборке.

Для получения сводной выходной информации в системе «1С: Предприятие 7.7» используются объекты метаданных, называемые «Отчеты» и «Обработка». Объект данных этого типа представляет собой алгоритм обработки информации на внутреннем языке системы «1С: Предприятие 7.7». К алгоритму обязательно «прикрепляется» диалог, при помощи которого, при необходимости, можно организовать ввод каких-либо параметров, влияющих на ход его алгоритма. Сам алгоритм получения отчета описывается с использованием встроенного языка, при этом может быть задействован встроенный язык запросов, а так же может использоваться объект типа «Таблица Значений».

Таблица Значений - это средство языка (не сохраняемый в информационной базе объект), которое позволяет строить «динамические массивы» и манипулировать ими (добавлять, редактировать, удалять элементы, сортировать). Таблица значений может быть заполнена значениями любого типа, в одной таблице типы хранимых значений могут быть разными. Таблица значений может использоваться и как простой двумерный массив значений и как таблица строк определенной структуры, когда колонки типизированы и имеют идентификаторы.

Запрос - средство для выполнения обращения к документам, регистрам, документам, справочникам с целью получения сводной информации при формировании выходных отчетов. В программных модулях допускается создавать произвольное число объектов Запрос при помощи вызова системной функции Создать Объект и через переменную, созданной этой функцией можно осуществлять доступ к атрибутам и методам запросов.

Текст описания запроса передается методу Выполнить в качестве параметра. Данный метод выполняет выборку данных, формирует временный выходной набор данных, вычисляет значения функций запроса. В дальнейшем этот набор данных может использоваться для заполнения формы отчета. Использование запросов позволяет строить простые отчеты и облегчает построение сложных отчетов. При построении сложных отчетов использование запросов может существенно снизить трафик сети, т.к. однажды выбранная при исполнении запроса информация, хранящаяся на локальном компьютере, может многократно использоваться. Запросы можно использовать не только для построения отчетов, но и для реализации других процедур конфигурации, требующих получения из базы данных некой сводной информации.

Таким образом, встроенный язык системы «1С: Предприятие 7.7» помогает решить многие проблемы, связанные с настройкой информационной системы предприятия на его специфику. Но сколь универсальной не была бы система, она не может учесть особенности каждого конкретного предприятия, каждой конкретной области бизнеса.

Исходя из вышеизложенного можно сделать вывод о том, что за счет использования элементов объектно-ориентированного программирования и удобного конструктора данных система 1С отличается необычайной гибкостью в отношении конфигурирования. Так как объекты, по сути дела, могут быть любыми, и не накладывается жестких ограничений на программные модули, в системе возможно организовать практически любую структуру данных, даже не предусмотренную в стандартных конфигурациях.

2.3 Формирование требуемой структуры представления данных в 1С

Одной из целей доработки данных в 1С было внесение минимальных изменений в конфигурацию и возможность внесения доработок в новые структуры без необходимости изменять конфигурацию. Для этого весь инструментарий работы с новой структурой сформирован в виде внешних обработок (файлы *.ert), обработки хранятся в директории ExtForms базы данных 1С.

Внесение изменений в систему «1С: Предприятие» не преследовало целью разработки новой структуры представления данных, или алгоритмов расчета цен - эти данные уже есть в компании, они являются частью работающей системы и обеспечивают нормального выполнение бизнес - процессов, составляющих основную деятельность компании.

Внесение изменений в конфигурацию имеет своей целью использование программы «1С: Предприятие» в качестве системного интегратора, то есть отказ от системы работы в десятках файлов MS Excel и программы 1С и перевод компании на работу только в системе 1С с сохранением всей используемой компанией информации. Но что еще более важно - сохранение всей методологии работы, то есть перенос не только данных, но и алгоритмов их обработки.

Изменения структуры представления данных коснулись преобразования номенклатурного справочника, ввода двух новых сущностей - системы прайс-листов (далее прайсов) и каталога анализа и планирования..

Основной номенклатурный справочник (ОНС)

В стандарте 1С номенклатурный справочник содержит всю информацию о товаре (физические характеристики товара: упаковка, вес и т.п.) и ценах на товар, кроме этого именно с номенклатурным справочником связана вся система регистрового учета, используемая в 1С. Недостатками справочника являются отсутствие иерархии среди товаров, система расчета и записи цен, основанная на периодических значениях.

В процессе доработки конфигурации желательно было наименьшим образом изменять такие критичные для работы системы объекты, как ОНС, так как при этом неизбежны проблемы с совместимостью полученной конфигурации с другими программами, например - менеджера обмена данными. К справочнику добавили 4 новых реквизита - Цена, Дата_Цена, Цена_Была и Дата_Цена_Была - при помощи этих реквизитов в ОНС будет храниться базовые цены на товар, являющиеся буфером между ценой поставки и ценой реализации, а также основной (образующей) ценой для всех цен реализации. кроме этого, в силу введения прайс - листов и хранения в них всех цен реализации можно отказаться от периодических значений цен, а вместо этого введено понятие последней цены и предшествующей цены, этого достаточно для ведения оперативной работы. Историю цен легко восстановить по документам.

Система прайсов (СП)

Как уже упоминалось вся ценовая политика и структура ценообразования в компании ведется в электронных таблицах MS Excel. Для формирования предложения клиенту используются прайс - листы: набор товаров с указанием расходных цен, таким образом компания формулирует не только ценовое, но и ассортиментное предложение своим клиентам, и это предложение может меняться в зависимости от принадлежности клиента к той или иной группе. Создаваемая в 1С система прайсов служит для хранения списков товаров в том виде, в котором они даны в прайсах MS Excel.

Прайс - лист в системе 1С - иерархичная трехуровневая структура.

Рис. 2.2 - Структура Прайс-листа

В самом справочнике «_Прайсы» число прайс - листов явным образом не ограничено (рис. 2.2). Сам прайс-лист состоит из страниц, внутри которых находятся товарные группы. Так как прайс представляет собой ассортиментное и ценовое предложение клиенту, то их количество и структуру определяет отдел продаж исходя из разделения клиентской базы на различные товаропроводящие пути, а также большую роль играют ключевые клиенты, так как почти все они работают по индивидуальным прайс-листам.

Мы столкнулись с новым понятием - товарной группой - рассмотрим его подробнее. Товарная группа - один или несколько товаров, объединенных производителем, либо торговой маркой, и, как правило, имеющего своего поставщика и одинаковую наценку на все номенклатурные позиции в группе для данного прайса. Одна из основных задач внедрения прайс- листов - добиться иерархичности строения номенклатуры. Опишем плюсы использования товарных групп

Простота расчета исходящих цен, за счет одинаковой наценки по группе.

Возможность связать поставщика и товарную группу - это упрощает планирование и формирование заказов поставщикам, а также расширяет возможности по построению отчетов.

Простота формирования прайс - листов из товарных групп, а не индивидуальных позиций.

Возможность в процессе эксплуатации насыщать объект «товарная группа» признаками, которые будут распространяться на весь товар группы и описывать некие характерные для этой группы особенности.

Рассмотрим, какую информацию содержит в себе прайс-лист в MS Excel, и какую из этой информации можно перенести в систему 1С:

- Ассортимент, иначе говоря список товара, входящий в данный прайс.

- Ценовая политика, а точнее наценки на базовую цену для каждой номенклатурной позиции.

-Тип клиента. Прайсы формируются под определенные товаропроводящие пути, и работа клиента по данному прайс-листу определяет его принадлежность к той или иной группе клиентов.

- Данные о графическом оформлении прайс-листа.

Не представляет больших сложностей перенос этой информации в 1С: ассортимент и ценовая политика определяются самой структурой конкретного прайс-листа, Тип клиента указывается через свойство контрагента - регион, либо типизируется через отдельный справочник, несколько сложнее с параметрами графического оформления, но их можно решить, сделав различные печатные формы для страницы прайса - назовем их шаблонами, и формированию нового реквизита - _шаблон Печати, по значению которого будет выбираться та или иная печатная форма.

Представление прайсов в 1С.

Для введения в систему «1С: Предприятие» структуры прайсов понадобилось ввести новые справочники:

_Прайсы - содержит всю информацию о структуре прайс-листа, вплоть до товарных групп, но не включает описания индивидуальных плзиций.

_Прайс_Товар - описание конкретных позиций прайс - листа, каждая из этих позиций однозначно привязана к ОНС.

_Цены - пары цен (Цена, Цена_Была), с датами (Дата_Цена; Дата_Цена_Была), рассчитываемых на основании базовых цен из ОНС, полученные в результате расчета цены являются отпускными ценами на товар.

Эти 3 справочника со своими реквизитами достаточно полно описывают прайс - листы и дают возможность использования их в системе. Для работы с прайсами создан достаточно богатый набор инструментов,

Инструментарий работы с прайс - листами.

В процессе работы менеджеру по продажам придется формировать новые прайс - листы, изменять используемые, ежедневно распечатывать несколько десятков экземпляров прайсов, кроме этого необходимо вести работу по ценообразованию, анализу входных цен, и при необходимости, изменению выходных.

Все эти функции реализованы в интерфейсе «Администрирование данных» в новой конфигурации 1С: Предприятие. Стоит отметить, что обработки находятся во внешних формах, что позволяет вносить в них изменения, не затрагивая конфигуратор самой системы.

Рассмотрим основные функции, имеющиеся у пользователя.

Рис. 2.3 - Программа формирования прайс-листов

Создание прайс-листов. Новый прайс-лист возможно создать двумя способами - наборов вручную из справочника номенклатуры, либо копированием существующего прайс-листа и изменением копии.

Рассмотрим сначала как можно набрать прайс-лист вручную.

На рисунке 2.4 изображена программа, наполняющая пустой прайс - лист номенклатурными позициями, и связывающая их с аналогами из ОНС.

Рис. 2.4 - Программа копирования и удаления

Порядок работы программы очень простой - делается выборка по позициям из ОНС, которые следует добавить в прайс-лист, далее в нужном нам прайс-листе выбираем страницу, в которую необходимо перенести данные. после этого осуществляем сам перенос.

Для того, чтобы создать прайс- лист при помощи только этой программы необходимо довольно много времени, и в случае, если в системе существует хотя-бы один прайс, целесообразно использовать функцию копирования прайс-листов.

Копировать можно как прайс-лист, так его элементы - страницу или товарную группу. для этого достаточно выбрать, что и куда копировать. Программа по копированию прайс-листов показана на рис 2.4. Тот же инструмент позволяет удалять прайс или его часть прайса.

Кроме этого в модуле Действия с прайсами и ценами мы видим вкладки цены, квота и регламент.

Квота и регламент носят служебный характер и являются специализированным инструментом менеджера по закупкам.

Вкладка цены относится к пересчету прайс-листа, исходя из состояния базовых цен на данный момент времени.

Кроме этого, с той же вкладки производится печать всего прайса, либо выделенной страницы.

Кроме вышеперечисленных функций еще присутствует инструментарий анализа входных цен, автоматического проставления базовой цены, на основании входных, и пересчета прайсовых цен.

Вышеперечисленные инструменты обеспечивают достаточную простоту и функциональность работы с прайсами, а также высокую степень автоматизированности отслеживания входных и пересчета расходных цен.

Каталог анализа и планирования (КАП)

Товарные группы, на которых держится структура прайс-листа соответствуют поставщикам, а точнее один поставщик поставляет на склад определенную товарную группу, либо несколько товарных групп. Кроме этого общий розничный прайс-лист является удобной и привычной формой представления данных для менеджера по закупкам. В силу этих причин была предпринята попытка сделать, основываясь на механике розничного прайс-листа инструмент для менеджера по закупкам. Этот инструмент был в процессе разработки назван «Каталог анализа и планирования» (КАП).

КАП фактически является версией розничного прайса для формирования плана поставок и последующего слежения за выполнением плана с анализом эффективности планирования. При этом здесь же предполагается сохранение данных, предоставляемых отчётами, для их анализа; хранение планов и т.д.

На основании анализа и прогнозирования спроса и предложения формируются заказы поставщикам. Заказы отслеживаются по их исполнению (по поступлению товара), корректируются, превращаются в приходные накладные.

КАП реализует интерфейс менеджера, в котором накапливаются методы анализа ситуации и планирования. Алгоритмы собраны во внешней обработке, что даёт возможность оперативно менять логику процессов без внесения изменений в конфигурацию.

Чтобы реализовать такого рода оперативную схему, введён внутренний стандарт представления изменяющихся данных КАП. Отчётные, аналитические и плановые показатели типизованы по справочнику-классификатору. Данные сохраняются попозиционно.

Это снижает вычислительную эффективность, но создаёт предпосылки для эволюционной разработки языка менеджера.

Такой подход, по мере детализации и развития логики (алгоритмов, программ) КАП, даст возможность гибко реагировать на постоянно меняющуюся ситуацию.

Рис. 2.5 - Форма «Заказ» в 1С

Журнал заявок покупателей и заказов поставщикам.

Для того, чтобы решить проблему отсутствия в системе информации о заказах покупателей был введен новый журнал документов «_Заказы» и два вида документов «_Заказ Покупателя» и «_Заказ Поставщику». Эти документы не взаимодействуют с регистрами учета 1С, но остаются в системе и доступны для анализа.

При вводе заказа оператором в 1С (рис. 2.5) теперь забивается не расходная накладная, а документ Заказ Покупателя, и на основании этого документа в общем журнале вводится расходная накладная.

3. Оптимизация торгово-закупочной деятельности ГКУ СО «Самарафармация» с помощью прогнозирования

3.1 Системы управления закупками

Третья часть работы посвящена созданию программного модуля прогнозирования товарного спроса, интегрированного в комплексную информационную систему. Необходимость такого средства становится очевидной при рассмотрении модели работы компании.

Эффективность системы зависит от точности прогноза, так как на его основе производится пополнение склада товаром. Однако следует заметить, что практически невозможно полностью автоматизировать процедуру управления закупками. Создание точной модели системы сильно осложнено большим числом факторов, зачастую трудно формализуемых. Реалии рынка таковы, что иногда действия компании, на первый взгляд, противоречат логике (например, торговля некоторыми товарами заведомо в убыток). Таким образом, необходим инструмент, который может оперативно предоставить эксперту прогноз спроса как начальные данные для формирования заказа поставщикам.

Выбор политики управления запасами практически заключается в ответе на один простой вопрос: «Какая величина запасов является для Компании оптимальной?». Что же будет критерием правильности определения такой величины?

Очевидно, что компании запасы нужны для того, чтобы выполнять заказы своих клиентов на товары в нужном количестве и в установленные сроки. Однако запасы требуют расходов на их содержание, пока они не «дождутся своего часа» и не будут реализованы. Причем потери компании возрастают прежде всего из за отвлечения из оборота части капитала, инвестированного в запасы. При избыточном запасе требуется более высокие удельные (отнесённые к единице времени) капитальные вложения, но дефицит возникает реже и частота размещения заказов меньше. С другой стороны, при недостаточном запасе удельные капитальные вложения снижаются, но частота размещения заказов и риск дефицита возрастает. Для любого из указанных крайних случаев характерны значительные экономические потери.

Поэтому Компания должна найти для себя оптимальное сочетание между издержками и выгодами от выбранного уровня товарных запасов, чтобы определить какая величина запасов по каждой товарной группе (или даже позиции) является достаточной. При этом желательно, кроме чисто эмпирических наблюдений за частотой ситуациями типа: «есть заказы - нет товаров» и «есть запасы - не хватает денег» перейти к более объективным критериям. В качестве базовых индикаторов качества выбранной политики управления запасами могут использоваться такие критерии, как:

Показатели достаточности запасов для удовлетворения покупательского спроса. Например, так называемый «уровень обслуживания», под которым понимается процент от общего объема имеющихся запросов, который удовлетворен из имеющихся материальных запасов без дополнительного заказа.

Показатели, основанные на поиске оптимального размера заказа, исходящие из соотношения стоимости хранения запасов и стоимости выполнения заказа.

Издержки хранения выступают ограничением на размер запасов. Причем в стоимость хранения входят «вмененные» издержки. Они характеризуют прибыль, которая могла бы быть получена, если бы средства не были использованы для образования запаса, а «пущены в оборот». Необходимо найти баланс между, с одной стороны стоимостью хранения, а с другой стороны - операциями по заказу товаров. Большие размеры заказа (и, следовательно, меньшее их количество) уменьшают стоимость выполнения заказов, но приводят к увеличению стоимости хранения запасов. В этой ситуации все зависит от правильной оценки необходимого объема заказов, которую производят исходя из существующих прогнозов сбыта.

Индикаторы, связанные с характеристиками денежных потоков от операций по закупке и реализации товара.

Здесь стоит отметить следующее: более важно не то, какой из возможных индикаторов выбрала компания, а сам факт наличия выбранного индикатора. Только постоянное наблюдение за такими показателями позволяет судить о правильном направлении усилий, предпринимаемых в какой либо области менеджмента (в данном случае за эффективностью построения системы управления запасами).

Разработка правил определения момента и объема заказа, определение приоритетов при пополнении запасов позволит получить относительно простые способы регулирования параметров заказа. Другой важнейшей функцией управления запасами является контроль за ходом выполнения заказов, обеспечивающий обратную связь для принятия персоналом фирмы эффективных решений по закупкам.

Однако, как уже говорилось выше, ключевым фактором определяющим качество системы управления запасами является способ выработки предположений о необходимой величине закупок.

Мировая практика выработала достаточно успешные походы к решению проблемы планирования запасов, которые условно можно разделить на две группы: «от склада» и «от продаж».

Подход «от склада». В основе классических западных складских систем управления запасами обычно лежит технология управления заказами SIC (Statistical Inventory Control), которая использует статистические методы для моделирования спроса и времени пополнения товарных запасов.

Такой подход основан на расчете нормативных характеристик запасов по каждому виду товарного ассортимента исходя из наблюдений за их фактической оборачиваемостью на протяжении некоего периода.

Решение о закупке принимается в основном на основании статистических наблюдений за динамикой заказов, а не на сведениях о планируемых объемах продаж, полученных в результате непосредственного контакта с клиентом, что, конечно, требует дополнительных и существенных усилий.

Подход «от продаж». Более точные прогнозы сбыта, которые основаны на обработке совокупностей заявок дистрибьюторов. Однако в нашем случае подход «от продаж» не применим, так как компания не работает под заказ.

Рассмотрим типы моделей систем управления запасами и на их основе сформулируем модель, отражающую реальную ситуацию в компании.

Размер и точка заказа обычно определяются из условий минимизации суммарных затрат системы управления запасами, которые можно выразить в виде функции этих двух переменных.

Затраты на приобретение становятся важным фактором, когда цена единицы продукции зависит от размера заказа, что обычно выражается в виде оптовых скидок в тех случаях, когда цена единицы продукции убывает с возрастанием размера заказа. Затраты на оформление заказа представляют собой постоянные расходы, связанные с его размещением. Таким образом, при удовлетворении спроса в течение заданного периода времени путем размещения более мелких заказов (более часто) затраты возрастают по сравнению со случаем, когда спрос удовлетворяется посредством более крупных заказов (и, следовательно реже). Затраты на хранение запаса, которые представляют собой расходы на содержание запаса на складе (например, процент на инвестированный капитал, затраты на переработку, амортизационные расходы и эксплутационные расходы), обычно возрастают с увеличением уровня запаса. Наконец, потеря дефицита представляют собой расходы, обусловленные отсутствием запаса необходимой продукции. Обычно они связаны с ухудшением репутации поставщика у потребителя и с потенциальными потерями прибыли.

Существует зависимость четырёх компонент затрат обобщенной модели управления запасами от уровня запаса. Оптимальный уровень запаса соответствует минимуму суммарных затрат. Отметим, что модель управления запасами не обязательно должна включать все четыре вида затрат, так как некоторые из них могут быть не значительными, а иногда учёт всех видов затрат чрезмерно усложняет функцию суммарных затрат. На практике какую - либо компоненту затрат можно не учитывать при условии, что она не составляет существенную часть общих затрат. При изучении различных моделей, описанных в данной главе, этот фактор необходимо иметь ввиду.

Управление закупками происходит в условиях реального масштаба времени, и динамично меняющейся обстановке. Следовательно, структура системы должна быть гибкой, с возможностью работы с разнородной информацией. То есть оперировать не просто данными о продажах, но и иметь возможность замены их явно задаваемыми экспертными значениями, сохранять информацию для быстрого доступа к ней (такую как результаты отчетов, экспертные оценки, прогнозы продаж и разница между прогнозируемыми и фактическими данными). Полезна также возможность формировать отчеты и оценивать эффективность предсказания. При этом система не должна предъявлять высоких требований к мощности используемой вычислительной техники.

На рынке имеется ряд готовых решений планирования поставок. Вот лишь некоторые:

Microsoft Business Solutions-Navision,

«1С: Управление торговлей» 7.7,

DMDS,

ForExSal,

1С 7.7,

RS-Balance 3,

SIMPLE-system.

Рассмотрим наиболее распространенные из этих систем с указанием основных характеристик, возможностей и, где возможно, ориентировочной цены такой системы.

1. Microsoft Navision (система управления закупками от компании Microsoft).

Возможности программного продукта:

Автоматическое определение типа спроса на товар (Типичный, Сезонный, Случайный) на основе статистики;

Прогнозирование продаж;

Автоматический расчет страхового запаса;

Расчет точки дозаказа;

Расчет тренда с возможностью ручной корректировки;

Корректировка фактических данных статистическими методами;

Автоматическая корректировка Периода дозаказа на основе статистики работы с поставщиками;

Оптимизация объема заказа;

Автоматическое формирование оптимального заказа на указанный объем, вес или сумму.

Система Управления Закупками рассчитывает и формирует оптимальный заказ на закупку, учитывает тип спроса на товар и помогает прогнозировать продажи. В Системе реализован механизм ранжирования денежных потоков на основе стоимостной оценки движения товаров по складу. Это помогает расставить правильные приоритеты при управлении закупками и сконцентрироваться на товарных группах, которые несут на себе максимальные затраты. В основу этой методики легло правило Парето, согласно которому, применительно к складу, 20% товаров составляют 80% оборота.

Работа строится на основе статистических данных по продажам и поставкам товаров. При необходимости данные за предыдущие периоды загружаются отдельно. Первоначально, производится анализ статистики и генерируются комментарии по критическим точкам (всплески продаж, дефицит на складе и т.п.). Затем все товары автоматически делятся на группы по видам спроса:

Товары с «традиционным», относительно ровным во времени видом спросом.

Товары с сезонным спросом.

Товары со случайным, плохо предсказуемым спросом.

Для управления складом Microsoft Navision использует ряд величин, которые меняются во времени и требуют периодической корректировки. Система позволяет автоматически рассчитывать и корректировать эти показатели по каждому товару. Модель расчета зависит от типа спроса на данную товарную группу.

Рассчитываются следующие показатели:

Максимальный складской запас (MaximumStock).

Страховой запас (SafetyStock) на случай задержки поставки и скачков спроса. Страховой запас в последующем корректируется с учетом статистики продаж и поставок.

Период ожидания поставки (LeadTime). Показатель зависит от поставщиков и различных форс-мажорных обстоятельств, время поставки очередной партии товара может меняться раз от раза и это так же корректируется при последующих расчетах.

Точка дозаказа (OrderPoint) рассчитывается исходя из всех вышеперечисленных величин. В момент наступления Точки заказа система формирует заказ на новую партию товара.

Тренд. Расчет производится на основе статистики и отражает изменение рыночной ситуации (рост или падение спроса). Значение тренда в последующем влияет на все остальные величины.

В Систему Управления закупками заложено около 30 математических моделей для расчета складских показателей. Автоматически выбирается оптимальная модель планирования, исходя из применимости той или модели в каждом конкретном случае и точности прогнозирования (сравнивается прогноз системы на последний отчетный период с реальными данными за этот период). Наряду с возможностью автоматического расчета показателей, система оставляет возможность ручной корректировки. Любой вычисляемый показатель может быть наглядно представлен в виде формул и связанных с ним объектов. «Интеллектуальная начинка» системы может использовать в расчётах Экономически целесообразный размер заказа (Economic Order Quantity). Для его расчёта учитываются затраты на закупку и затраты на хранение товаров. Решением является выбор точки с наименьшими суммарными затратами:

Система позволяет формировать оптимальный заказ исходя из указанного объема, веса или суммы заказа. К примеру, указывается объем фургона, а система решает какие товары и в каком количестве лучше заказать и готовит соответствующее предложение. Microsoft Navision поможет составить прогноз продаж, основываясь на статистике продаж за предыдущие периоды, учитывая сезонные колебания и тренд.

В среднем стоимость пакета в расчете на одно рабочее место составляет 1200 - 1900 ЕВРО. Начальный пакет на 5 одновременных пользователей может стоить менее 7 000 ЕВРО, а начальный пакет на 10 пользователей - меньше 12 000 ЕВРО.

2. «1С:Управление торговлей» 8.0.

«1С:Управление торговлей» 8.0 предназначено для решения следующих задач:

Обеспечение информацией, необходимой для принятия решений о пополнении товарных запасов;

Снижение затрат на закупки;

Организация четкого взаимодействия с поставщиками.

Рис. 3.1 - Схема управления закупками

Система выполняет следующие функции (рис. 3.1):

- автоматическое оформление заказов поставщикам на основании заказов покупателей или внутренних заказов;

- контроль закупочных цен по перечню товаров, ранее закупленных у поставщика;

- пакетный режим формирования заказов нескольким поставщикам;

- формирование графика оплаты поставщикам;

- получение информации о графике предполагаемых поставок в разрезе заказов и ответственных менеджеров;

- перераспределение, корректировка и снятие с учета заказов поставщикам;

- автоматическое резервирование поступивших товаров, по заказам покупателей, распределенных по заказам поставщикам;

- различные схемы поступления товаров от поставщиков: поступление собственных товаров, прием на хранение и реализацию, оприходование "неотфактурованных" товаров.

Формируемые документы:

- Заказ поставщику;

- Внутренний заказ;

- Заказ покупателя;

- Распределение заказа поставщику;

- Корректировка заказа поставщику;

- Закрытие заказов поставщикам;

- Распределение ожидаемого исходящего платежа.

Отчеты:

- Остатки и обороты: Заказы поставщикам;

- Кросс-таблица: Ожидаемы исходящие платежи.

Для анализа различных аспектов торговой деятельности и товарооборота предприятия система предлагает следующие возможности:

- получение информации о состоянии складских остатков, денежных средств, заказов, продажах и взаиморасчетах в различных разрезах с необходимой детализацией;

- анализ потенциального объема продаж в стоимостном выражении, оценка корректности формирования отпускных цен;

- анализ себестоимости, наценки и рентабельности возможных продаж;

- ABC-анализ товаров (привлекательность товаров по различным характеристикам);

- XYZ-анализ товаров (стабильность продаж товаров по различным параметрам);

- анализ оборачиваемости товаров;

- анализ оборотных средств и краткосрочных источников финансирования;

- расчет различных финансовых показателей (коэффициенты абсолютной, срочной и текущей ликвидности, обеспеченность собственным оборотным капиталом, чистые оборотные активы, доля труднореализуемых активов в общей величине оборотных активов и др.);

- автоформирование и авторассылка по электронной почте информации о текущем состоянии дел компании;

- динамика показателей;

- задание различных группировок и критериев отборов при формировании отчетности;

- "Расшифровка" сводных показателей;

- графическое представление данных;

и генерирует следующие отчеты:

- стоимостная оценка склада в ценах компании;

- анализ оборачиваемости товаров;

- структура оборотных средств;

Итак, любая модель управления запасами, в конечном счете, должна дать ответ на два вопроса:

Какое количество продукции заказывать?

Когда заказывать?

Ответ на первый вопрос выражается через размер заказа, определяющего оптимальное количество ресурсов, которое необходимо поставлять каждый раз, когда происходит размещение заказа. В зависимости от рассматриваемой ситуации размер заказа может меняться во времени. Ответ на второй вопрос зависит от типа системы управления запасами. Если система предусматривает периодический контроль состояния запаса через равные промежутки времени (например, еженедельно или ежемесячно), момент поступления нового заказа обычно совпадает с началом каждого интервала времени. Если же в системе предусмотрен непрерывный контроль состояние запаса, точка заказа обычно определяется уровнем запаса, при котором необходимо размещать новый заказ.

Таким образом, решение обобщённой задачи управления запасами определяется следующим образом:

в случае периодического контроля состояния запаса следует обеспечивать поставку нового количества ресурсов в объеме размера заказа через равные интервалы времени;

в случае непрерывного контроля состояния запаса необходимо размещать новый заказ в размере объема запаса, когда его уровень достигает точки заказа.

3.2 Алгоритм программы прогнозирования товарного спроса

Перед нами стоит задача построения программы прогнозирования товарного спроса. Для этой программы объектом анализа будут являться данные о заказах покупателей (товарный спрос).

Прогнозирование основано на методах статистики. Расчетная прогнозная величина вычисляется путем анализа значений товарного спроса за некоторый период времени. Предполагается вероятностный характер как прогноза, так и самой связи между исследуемыми показателями. Вероятность получения точного прогноза растет с ростом числа анализируемых данных.

Необходимо выбрать метод прогнозирования и период анализа, основываясь на факторах, влияющих на величину товарного спроса, экспертных данных и ограничениях наложенных программной средой.

Целесообразно рассмотреть три возможных метода прогнозирования: однофакторный регрессионный анализ, многофакторный регрессионный анализ, динамические модели.

Для того чтобы остановиться на выборе какого-либо метода, необходимо сначала описать факторы, влияющие на величину товарного спроса.

В нашем случае мы имеем достаточно равномерный характер спроса, без резких скачков, однако не стационарному во времени - спрос подвержен влиянию сезонных сдвигов и некоторым другим обстоятельствам. То есть мы имеем дело с динамикой изменения величины во времени. В силу этого целесообразно описывать величину спроса как временной ряд. Проанализируем характер спроса, факторы на него влияющие и опишем его математически.

Значение временного ряда в каждый момент времени определяется из следующих составляющих:

тренда - общей направленности изменений значений ряда или основной тенденции ряда

циклических колебаний - колебания относительно линии тренда для периодов свыше одного года

сезонных колебаний - периодические изменения значений ряда на протяжении года

случайных колебаний - беспорядочное отклонение, которое необходимо учитывать при определении точности принятой модели прогнозирования.

Пусть величина спроса - Y, тогда - получили модель (формула 3.1):

Y = Tr (t) + Vcycle (t) + Vseason (t)+ (t),	(3.1)

где - Tr (t)- величина тренда;

Vcycle (t)- величина циклических колебаний;

Vseason (t)- величина сезонных колебаний;

(t)- случайное возбуждение.

Но такая модель не подходит для анализа, так как выделение сезонной и циклической составляющей требуют значительного периода наблюдений, протяженностью не менее года, что в условиях реальной работы компании невозможно в связи с тем, что:

в процессе работы компании производится ротация ассортимента продукции, в связи, с чем для большей части номенклатурных позиций не возможен анализ за значительный временной интервал;

аналитические данные необходимо получать как можно более оперативно, особенно для введенных в ассортимент новых позиций;

обработка выборки информации за продолжительный период времени требует значительных вычислительных затрат;

с увеличением интервала анализа, растет количество факторов оказывающих влияние на спрос, и модель приобретает существенную нелинейность.

Кроме этого сезонная и циклическая составляющие являются нелинейными функциями и существенно усложняют модель прогнозирования спроса.

Конечно, наиболее заманчивой является перспектива приведения модели к линейной зависимости вида Y = Tr (t) + (t). Тренд определяется путем линейного регрессионного анализа. Метод исходит из предпосылки, что прогнозируемый показатель изменяется прямо (обратно) пропорционально с течением времени. Поэтому для определения прогнозных значений показателя используется, например, следующая зависимость (формула 3.2):

информационная система торговый закупочный

Yпрогн (t) = A + B*t	(3.2)

Модель вида Y = Tr (t) + (t) будет адекватно описывать величину товарного спроса в случае, если к обработке предъявляется выборка данных за незначительный период времени, в течение которого сезонная и циклическая составляющие не оказывают существенного влияния на величину спроса. В то же время выборка должна содержать достаточное количество информации об оцениваемых параметрах для обеспечения необходимой точности прогнозирования.

Согласно экспертной оценке оптимальной глубиной анализа является период от 6 до 9 недель.

Так как периодичность размещения заказов у каждого поставщика кратна неделе и варьируется от одного раза в неделю до одного раза в месяц, а также колебания объема заказов по различным номенклатурным позициям в зависимости от дня недели, целесообразно подвергать анализу данные о суммарном объеме заказов на данный товар за неделю. Это значительно упрощает модель, за счет отсутствия необходимости учитывать колебания объема заказов на товар в зависимости от дня недели, и не снижает точности прогнозирования

Случайная составляющая может быть описана нормальным законом распределения.

Окончательно получаем однофакторную линейную регрессионную модель вида (формула 3.3)

Y = A + B * t + (t),	(3.3)

Где - Y - значение спроса на товар;

A, B - неизвестные параметры;

(t) - случайная нормально распределенная величина.

Необходимо найти оценку параметров уравнения регрессии A и B сделать это возможно при помощи МНК.

Оценивание параметров уравнения регрессии.

К обработке предъявляется выборка значений товарного спроса в моменты времени t = 1, 2, 3,…,i, где i - глубина анализа.

YT=(y1,y2,y3,…yi) - вектор значений товарного спроса 1 i

Y = C +, где

С - матрица измерений С =

- вектор неизвестных параметров T = (A B)

- вектор случайных воздействий, T= (1, 2,…, i); M()=0; M(T)=2

В этом случае оценка вектора неизвестных параметров методом наименьших квадратов будет равна МНК = [CTC ]-1CTY.

Получив значения коэффициентов уровня регрессии можем построить прогноз объема заказов, подставляя в формулу Yпрогн (t) = AМНК + BМНК*(t) необходимый момент времени.

При планировании заказов нет необходимости прогнозировать спрос более чем на неделю после текущей - это связано с еженедельным пополнением склада товаром. Для того, чтобы спрогнозировать объем заказов на следующую неделю (Yпрогн), необходимо подставить в формулу значение t, равное t = i +2, где i - глубина анализа (в неделях).

После получения расчетной величины спроса на товар можно переходить к составлению заказа по данной позиции. Для составления заказа необходимо указать дату планируемого поступления товара на склад. Составление заказа состоит из следующих шагов:

расчета объема страхового запаса по позиции

расчета прогнозируемого остатка на день прихода

расчета количества данной номенклатурной позиции в заказе.

Объем страхового запаса рассчитывается по формуле (формула 3.4):

Vmin=(Yпрогн / 5) Nсрыв,	(3.4)

где - Vmin - объем страхового запаса,

Nсрыв - возможное время задержки пополнения склада данной номенклатурной позицией. Этот показатель зависит от поставщика, но обычно принимается равным 3 дням.

Прогнозируемый остаток на день прихода равен:

Vпрогн= Vтекущ - (Yпрогн / 5) Nзаказ,	(3.5)

где Vпрогн - Прогнозируемый остаток на день прихода

Vтекущ - остаток товара по данной номенклатурной позиции на рабочую дату.

Nзаказ - число рабочих дней от рабочей даты до даты планируемо прихода товара.

Объем заказа вычисляется про формуле:

Vзаказ=Vmin + (Yпрогн / 5) (Nзаказ + Nсрок) - Vтекущ,	(3.6)

где Nсрок - периодичность размещения заказов у данного поставщика.

3.3 Описание программы прогнозирования товарного спроса и составления заказов поставщикам

Программа прогнозирования товарного спроса реализована средствами встроенного языка программирования системы «1С: Предприятие», но не встроена в конкретную конфигурацию, а хранится в виде файла внешней обработки с расширением «.ert» (см. приложение А).

Для исследуемой нами организации ГКУ СО «Самарафармация» необходимо решить следующие задачи:

Произвести преобразования структуры представления данных, т. к. имеющийся формат не устраивает руководство.

Преобразовать основной номенклатурный справочник, ввести новые сущности - «система прайсов» и «каталог анализа и планирования».

Добавить новые документы - «заказ покупателя» и «заказ поставщику», позволяющие планировать заказы, а также изменить систему расчёта цен.

Вызов разработанной программы производится щелчком по кнопке {Управление закупками} в интерфейсе {Администрирование данных}.

После вызова программы на экране появляется окно программы (рис. 3.2).



Рис. 3.2 - Окно программы, форма «Анализ»

Интерфейс программы состоит из трех форм, расположенных в последовательности, определяемой логикой составления заказа - «Анализ» «Планирование», и «Заказ».

Рассмотрим, каким образом реализована процедура формирования заказа в программе и ознакомимся со средствами управления.

Форма «Анализ»

В данной форме пользователем задается вся необходимая информация для прогнозирования продаж и составления заказа, такая как: товарная группа или номенклатурная позиция и временной интервал для анализа спроса на товар.

...