Информационная система учета вакансий на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Информационная система учета вакансий на предприятии

Пономарева А. А.

Уфимский государственный авиационный технический университет

В данной статье рассматривается процесс учета вакансий на предприятии. Проводится детальный анализ процесса, в ходе которого строятся мнемосхемы существующего и предлагаемого вариантов. На основании полученных данных разрабатывается проект реинжиниринга ИС, составляется функциональное, информационное, динамическое моделирование и алгоритм работы пользователя в системе.

Ключевые слова: учет вакансий, информационная система.

This article discusses the process of accounting jobs in the company. A detailed analysis of the process in which built mimic existing and proposed options. Based on these data, a draft IS reengineering, component of the functional, informational, dynamic simulation, and user operation algorithm in the system.

Keywords: job accounting, information system

вакансия предприятие информационный алгоритм

Подбор персонала - это важный этап в работе с кадрами, включающий расчет потребности в сотрудниках, построение модели рабочих мест, профессиональный отбор кадров и периодическое предоставление по нему отчетностей.

Цель работы - задействовать дополнительную функциональность информационной системы отдела кадров крупного промышленного предприятия, для более качественного и своевременного осуществления процесса учета вакансий и предоставления по нему отчетностей на примере информационной системы «Галактика ERP» [4].

Для реализации обозначенной цели было необходимо изучить предметную область учета вакансий на предприятии, формализовать ее и реализовать в автоматизированной информационной системе. Поставленная цель была осуществлена в рамках выпускной квалификационной работы [1].

АО «Башкирская содовая компания» - один из крупнейших химических комплексов страны, в состав которого входит 69 цехов, а численность составляет 9000 чел. Предприятие объединяет несколько производств, выпускающих более 100 наименований химической продукции, строительных материалов, товаров бытовой химии[6].

Отдел кадров структурное подразделение АО «БСК». Одним из основных бизнеспроцессов которого является ведение отчетности по учету и движению кадров.

Одна из главных составляющих эффективной работы предприятия это процесс подбора персонала. В следствие чего при планировании потребности в работниках необходим процесс учета вакансий. Контроль учета осуществляется с помощью отчетности, которую обязан предоставлять ведущий специалист отдела кадров руководству [2].

Периодически от соискателей, сотрудников предприятия в отдел кадров поступают заявления о приеме на работу, переводе на другую должность, заявления об увольнении с перечнем прилагаемых документов. Специалисты отдела кадров на их основе оформляют приказы о приеме, переводе, увольнении. Далее эти приказы утверждаются начальником отдела кадров, и информация о них заносится в информационную систему «ГалактикаERP», где на основе поступивших данных формируется документ о штатном наполнении подразделения. Табельщик каждого цеха выгружает документы штатного расписания и штатного наполнения, на основе которых вручную формирует список вакансий, и заносит его в ИС «ГалактикаERP». Далее данные списки каждого подразделения выгружаются ведущим специалистом отдела кадров, который на их основе опять же вручную оформляет отчетность по вакансиям. Мнемосхема существующего процесса учета вакансий представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 - Мнемосхема существующего процесса учета вакансий на предприятии

За весь ход процесса от начала до конца, можно заметить, что процесс автоматизирован не полностью, что является недочетом существующей информационной системы. На текущий момент в своей работе персонал отдела кадров вынужден пользоваться средствами (MS Word, MS Excel). Данные обрабатываются и анализируются в ручном режиме.

В ходе исследования существующего процесса учета вакансий на предприятии разработан модифицированный вариант процесса, с учетом всех выявленных недостатков.

В предлагаемом процессе применен автоматизированный способ формирования отчета по вакансиям, т.е. в процесс вводится форма, которая позволяет автоматически формировать список вакансий каждого подразделения в один документ, что позволит устранить излишнюю работу сотрудников. Мнемосхема предлагаемого процесса учета вакансий представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 - Мнемосхема предлагаемого процесса учета вакансий на предприятии

Для определения функций будущей системы было проведено функциональное моделирование существующего и предлагаемого процессов. Основными функциями для процесса учета вакансий являются: «формирование документа о штатном наполнении», «формирование списка вакансий», «формирование отчета». В модели предлагаемого процесса в ходе реинжиниринга информационной системы из функциональной модели исчезает блок «формирование списка вакансий», т.к. исключается ручной труд и все те действия уже будет выполнять сама информационная система [3].

В результате проведенного функционального моделирования было выявлено 10 сущностей:

сотрудник;

приказ о приеме на работу;

приказ о переводе на другую должность;

приказ об увольнении;

подразделение;

должность;

разряд;

документ о штатном расписании подразделения;

документ о штатном наполнении подразделения;

отчет по вакансиям, на основе которых построена информационная модель процесса учета вакансий, представленная на рисунке 3.

Рисунок 3 - Информационная модель системы учета вакансий

Далее проведено динамическое моделирование существующего и предлагаемого вариантов (рисунок 4). В результате исходя из имитации процессов составлена таблица сравнения времени выполнения до реинжиниринга ИС и после [5]. Анализ данных, показал, что предложенный вариант использования дополнительной функциональности ИС «Галактика ERP» сокращает продолжительность выполнения процесса учета вакансий на 8,9%, т.е. на 4 часа 49 мин, что говорит о повышении эффективности работы.

Рисунок 4 - Схема предлагаемого процесса учета вакансий в нотации BPMN

Реализация и внедрение формы отчета позволяет автоматически учитывать вакансии и сводить их в один документ. Данные формируются исходя из выбора подразделений. По каждому подразделению выводится должность с соответствующим разрядом и количеством свободных ей единиц.

В результате можно сказать, что задействование дополнительных функций ИС является актуальной задачей, т.к. повышается эффективность работы отдела кадров.

Список литературы

Автоматизация управления предприятием / Баронов В.В. и др. - М.: ИНФРА-М, 2000. - 239 с.

Бакусова Н.С., Кромина Л.А., Торопова Н.Д Методические указания по оформлению курсовых и дипломных работ: методические указания для подготовки специалистов по специальностям 230102 «Автоматизированные системы обработки информации и управления», 080801 «Прикладная информатика (в экономике)», направлению 080800 «Прикладная информатика» / Уфимск. гос. авиац. ун-т; Сост.: Н.С. Бакусова, Л.А. Кромина, Н.Д. Торопова - Уфа, 2011. - 66 с.

Вендров А.М. CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем. - М.: Финансы и статистика, 1998. - 176с.

Куликов Г.Г Курс лекций по Корпоративные информационные системы [Электрон. ресурс] / Г.Г. Куликов. - Уфа, 2011. - Режим доступа:

(http://asu.ugatu.ac.ru/p_library.php?onget=1&getdir=98)

Маклаков С.В. BPwin и ERwin: CASE-средства для разработки информационных

систем. - М.: Диалог-Мифи, 1999. -295 с.

Официальный сайт АО «БСК» [Электрон, ресурс] - 2013 - Режим доступа:

(http://www.soda.ru/ru/pages/detail/history)

Размещено на Allbest.ru