Внедрение системы электронного документооборота в торговой фармацевтической компании на основе платформы Microsoft Sharepoint

Размещено на http://www.allbest.ru/

УДК 004.91

ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ТОРГОВОЙ ФАРМАЦЕВТИЧЕСКОЙ КОМПАНИИ НА ОСНОВЕ ПЛАТФОРМЫ MS SHAREPOINT

Медведева М.В.

ФГБОУ ВПО «РЭУ им. Г.В. Плеханова» E-mail: MedvedevaM123@mail.ru

Данная статья посвящена анализу и внедрению решения Microsoft Sharepoint для оптимизации документооборота торговой фармацевтической компании. В рамках статьи, в целях информационного обеспечения деятельности по внедрению системы электронного документооборота, исследуются внутренние бизнес-процессы фармацевтической компании, обеспечивающие закупки. Отсутствие системности в работе с документами приводит к возникновению проблем, связанных с ограничением возможности для роста бизнеса. Внедренное решение позволит руководству обеспечить контроль за работой компании.

Ключевые слова: внедрение, документооборот, система электронного документооборота, Microsoft Sharepoint, бизнес-процессы.

sharepoint документооборот фармацевтический закупка

IMPLEMENTATION OF AN ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM IN A COMMERCIAL PHARMACEUTICAL COMPANY BASED ON THE MS SHAREPOINT PLATFORM.

Medvedeva M.V.

This article is devoted to the analysis and implementation of the Microsoft Sharepoint solution to optimize the workflow of a commercial pharmaceutical company. Within the article, for the purpose of informational support of the activities on the implementation of the electronic document management system, the internal business processes of the pharmaceutical company that provide purchases are being investigated. The lack of systematic approach to work with documents leads to problems that are related to limiting the opportunities for business growth. The implemented solution will allow the management to ensure the order in the company's work.

Keywords: implementation, workflow, electronic document management system, Microsoft Sharepoint, business processes.

Рациональная организация управления документооборотом позволяет повысить эффективность управления и экономить ресурсы организации. На сегодняшний день автоматизация документооборота необходима не только для оптимизации внутренних процессов компании, но и может дать явное преимущество в условиях постоянно растущей конкуренции. В современной компании системы электронного документооборота становятся неотъемлемым компонентом ИТ инфраструктуры.

Рассматриваемая компания является крупнейшим фармацевтическим предприятием, с представительствами, расположенными более чем в 60 странах мира. За время работы в России компании удалось расширить географию своего присутствия до 42 крупнейших городов, расположенных на территории от Калининграда до Владивостока. В настоящее время предприятие ежедневно обрабатывает огромное количество бумажных документов, что существенно осложняет его работу.

Дивизиональная организационная структура компании представляет собой совокупность самостоятельных бизнес-юнитов, занимающиеся маркетинговым продвижением, а также функциональных юнитов (Рис. 1).

Рисунок 1. Организационная структура 

Российские филиалы компании имеют иерархическую организационную структуру (Рис. 2). Контроль исполнения бюджета каждого из представленных ранее бизнес-юнитов выполняет Владелец бюджета.

Рисунок 2. Организационная структура Российского подразделения фармацевтической компании

При создании заявки на расходы существующий документооборот предприятия предполагает ее согласование следующими сотрудниками:

Территориальный менеджер

Национальный менеджер

Менеджер продукта

Владелец бюджета

Финансовый контролер

Генеральный директор (для заявок с суммой > 500 000 руб.)

Вице-президент (для заявок с суммой > 5 000 000 руб.)

На согласование бумажных документов уходит большое количество времени, появляется масса ошибок, связанных с потерей и путаницей документов. Отсутствует контроль над своевременностью выполнения задач, нет возможности оперативно получить доступ к документу с одной стороны, а с другой - ограничить доступ для конкретного круга лиц.

Система электронного документооборота способна избавить компанию от описанных недостатков. Кроме этого, для усовершенствования работы менеджменту компании необходимо решить задачи усовершенствования ее бизнес-процессов. Это приведет к появлению грамотно спроектированной схемы документооборота, что даст возможность уменьшить время полного прохождения документа по всем согласующим.

Процесс согласования заявок на расход

В первую очередь инициатор заявки должен согласовать саму возможность расхода. Для этого он создает Requisition form и отправляет ее на согласование (Рис. 3).

Рисунок 3. Функциональная схема согласования Requisition Form

После согласования Requisition form по ней появляется возможность создавать Purchase order, подтверждая понесенный расход закрывающими документами. Созданный PO должен быть согласован с Бухгалтером и дополнительными согласующими (Рис. 4).

Рисунок 4. Функциональная схема согласования Purchase order

Общие характеристики платформы Microsoft SharePoint

Платформа MS SharePoint представляет собой набор программных решений, включающий в себя следующие возможности и компоненты [1]:

функциональные возможности для создания веб-порталов;

набор веб-приложений для совместной работы;

системы управления информационными ресурсами компании и средства функционального управления документооборотом;

модуль поиска в информационных системах и документах;

возможность размещения формы для ввода информации; ? функциональные возможности для бизнес-аналитики.

Коллекцию сайтов, созданных с помощью SharePoint, можно использовать как хранилища документов, информации и знаний, а также с целью облегчения использования веб-приложений, таких как блоги и вики. Для автоматизации процесса согласования созданных документов было решено использовать визуальный дизайнер процессов Nintex Workflow.

В ходе анализа рынка систем электронного документооборота была составлена сравнительная таблица функциональных возможностей систем [1, 2, 3, 4]:

Таблица 1 - Сравнение возможностей систем электронного документооборота

Таким образом, руководство фармацевтической компании приняло решение о внедрении решения на платформе MS SharePoint. Основные преимущества платформы MS SharePoint заключаются в [1]:

высокая пропускная способность;

масштабируемость;

расширяемость вследствие поэтапного внедрения программных модулей;

совместимость с различными программными средствами (Word, Excel, Visio) и форматами данных (CorelDraw, Video и т.д.);

автоматизация полного цикла управления документами;

совместимость с понятной и удобной системой настройки бизнес-процессов Nintex Workflow.

Интерфейс карточки заявки на расход

На карточке создания новой заявки на расход расположены вкладки: Общая информация, Резерв средств, Продукты, Доп. Информация. После заполнения необходимых полей карточки пользователь может отправить заявку на согласование или сохранить заявку в качестве черновика для последующего редактирования. При запуске процесса согласования на карточке появляется область принятия решения согласующим (Рис. 5), где он может просмотреть вкладки карточки, а затем согласовать или отклонить поступившую заявку.

Анализ интерфейса карточки (рис. 5) показывает, что разработчики не учитывают положения законов Фиттса и Хика в работе с элементами управления типа (TexBox) пользовательского интерфейса [5]. Это может привести к уменьшению скорости работы пользователей с интерфейсом. Учесть положения законов Фиттса и Хика в процессе проектирования программного обеспечения можно с использованием программных приложений, одно из которых рассмотрено в [6].

Рисунок 5. Интерфейс карточки Requisition Form

Заключение

Внедрение системы электронного документооборота является сложным и трудоемким процессом, основой для которого является исследование существующих бизнес-процессов и документооборота предприятия, формализация и оценка возможности автоматизации. В данной статье был исследован процесс создания заявок на расход, проведен анализ рынка систем электронного документооборота и разработан интерфейс карточки Requisition Form. Выбранный продукт MS SharePoint позволит сократить издержки, а также повысить эффективность работы сотрудников фармацевтической компании.

Список литературы

1. Microsoft SharePoint | Создание корпоративного портала [Электронный ресурс] // Режим доступа: https://products.office.com/ru-ru/sharepoint/collaboration DIRECTUM - система электронного документооборота [Электронный ресурс] // Режим доступа: http://www.directum.ru/

2. Общее описание | 1С:Документооборот 8 | 1С:Предприятие 8 [Электронный ресурс] // Режим доступа: http://v8.1c.ru/doc8/ СЭД Docvision - программа для автоматизации электронного документооборота [Электронный ресурс] // Режим доступа: http://www.docsvision.com/ Попов А.А. Эргономика пользовательских интерфейсов в информационных системах: учебное пособие. М.: РУСАЙНС, 2016. 312с.

3. Попов А.А. Программное приложение для определения наилучших условий человеко-компьютерного взаимодействия с использованием законов Фиттса и Хика // Вестник НГУЭУ. 2016. №4. С.267-282.

Размещено на Allbest.ru