Оптимизация работы IT-компании с использованием технологии моделирования автоматизированных бизнес-процессов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оптимизация работы IT-компании с использованием технологии моделирования автоматизированных бизнес-процессов

В данной статье рассматривается возможность применения программного продукта Битрикс 24, как механизма управления проектами с возможностью моделирования внутренних бизнес-процессов IT-компании при управлении веб-проектом.

В настоящее время информационные технологии (ИТ) переживают бурное развитие. ИТ активно используются гражданами, бизнесом и органами государственной власти.

Информационные технологии играют значительную роль в деятельности предприятий. Они способны повысить эффективность управления предприятием за счет предоставления полной и систематизированной информации о её состоянии, включая потоки денежных средств, поступления от продаж, расходы каждого подразделения, задолженность контрагентов.

Использование средств автоматизации на предприятиях, в том числе малого бизнеса, позволяет управлять производством даже рядовым сотрудникам. Высокий уровень автоматизации обеспечивает эффективное управление и взаимодействие её подразделений. Повышается эффективность взаимодействия руководства и сотрудников, повышается производительность компании за счет применения автоматизированных бизнес-процессов (БП). Но, и в высоко автоматизированном и отлаженном механизме, зачастую присутствуют изъяны, которые влияют на работоспособность компании и приносят убытки. Самым распространенным примером присутствующим практически на всех предприятиях является человеческий фактор. Например, документы, скапливающиеся на столе у директора, могут затеряться в большом количестве других бумажных копий. Также, имеются нежелательные временные потери при утверждении и оформлении этих документов. Все это отрицательно сказывается на эффективности работы предприятия. И хотя, на сегодняшний день, имеется множество программного обеспечения, позволяющего автоматизировать бизнес-процессы, это не устраняет все нежелательные временные простои и существует высокая зависимость от человеческого фактора. Для устранения этих проблем на помощь приходят современные веб-технологии. Одним из примеров программного обеспечения является Битрикс24 [5].

Основная цель исследования будет заключаться в предложении применения программного продукта Битрикс24, как механизма управления проектами с возможностью моделирования внутренних бизнес-процессов IT-компании при управлении веб-проектом.

Существует большое количество программного обеспечения для управления проектами, но это отдельное программное обеспечение, которое занимается только управлением проектами и не позволяет управлять всей организацией в целом. В отличии от них, Битрикс24 позволяет создать единую информационную среду для управления всей организацией, но методика управления проектами в Битрикс24 в настоящее время не разработана. Проанализировав систему, мы пришли к следующим выводам, что при определенных условиях её можно использовать при управлении проектами.

В качестве примера, рассмотрим процесс разработки сайта веб-студией.

Процесс создания веб-проекта является серьёзной и трудоёмкой задачей, на время выполнения которой уходит большое количество времени. Это требует автоматизации на достаточно высоком уровне, а также отлаженного взаимодействия между всеми сотрудниками компании, их руководством и заказчиками [6].

Для того, чтобы исключить человеческий фактор и решить все проблемы организации рабочего процесса, с целью как можно более эффективного использования рабочего времени, были успешно применены технологии такой системы как Битрикс24 [6].

Бизнес-процесс - это процесс обращения информации (документов) по заранее заданной схеме. Бизнес-процессы в системе Битрик24 строятся двумя способами:

? последовательный бизнес процесс, действия в котором происходят последовательно одно за другим от точки входа (начало) до точки выхода (конец);

? бизнес процесс со статусами используется для бизнес-процессов, в которых документ находится в одном из заранее заданных состояний и может переходить из одного состояния в другое при определенных условиях.

Для разработки бизнес-процесса «Разработка веб-проекта» в Битрикс24 был использован бизнес-процесс на статусах. На рисунке 1 представлен разработанный бизнес-процесс в визуальном конструкторе Битрикс24.

Рисунок 1. Разработанный бизнес-процесс «Разработка веб-проекта» в визуальном конструкторе Битрикс24

оптимизация моделирование бизнес

После создания статусов необходимо их настроить. Для этого нужно произвести вход в статус и приступить к построению последовательного бизнес-процесса в визуальном конструкторе Битрикс24. На рисунке 2 представлен разработанный бизнес-процесс для статуса «Разработка».

Рисунок 2. Настройка параметров «действия» в визуальном конструкторе Битрикс24 для статуса «Разработка»

В данном статусе происходит разработка дизайна, верстка и программирование, а также их доработка, если при тестировании обнаружились ошибки или необходимы правки. При запуске бизнес-процесса программист и дизайнер автоматически получают задания и необходимую документацию по проекту.

После завершения сотрудниками команды, задействованными в статусе «Разработка» всех поставленных задач, БП переходит в новый статус «Тестирование», где тестировщик получает разработанный веб-проект и проверяет его на наличие недоработок, если проект не соответствует предъявляемым требованиям, то тестировщик отправляет его на доработку и проекту опять присваивается статус «в разработке». После успешного тестирования менеджер проекта отправляет сообщение о готовности сдать проект, и команда приступает к последней проверке, «финальной» проверке.

На рисунке 3 показаны основные задачи, получаемые сотрудниками. Задача программиста «Обеспечить функции проекта», задача дизайнера «Предоставить файлы дизайна» и задача менеджеру проекта «Финальное тестирование».

Рисунок 3. Задачи участников бизнес-процесса «Разработка веб-проекта»

В ходе практической реализации данного бизнес-процесса удалось:

?исключить потерю документов, касающихся проекта (все документы прикрепляются к проекту и доступны для каждого участника команды);

?сократить простои при передаче информации и задержки при получении заданий и уведомлений между членами команды (процесс не останавливается после каждого выполненного этапа, мгновенно уведомляя о выполненной работе и запуская следующую задачу);

?упростить процесс мониторинга (руководитель компании или менеджер проекта в любой момент и в любом месте, где доступен интернет, используя смартфон/планшет/ноутбук, может следить за выполнением работы, и вносить в нее коррективы).

Используя возможности автоматизированных БП в Битрикс24, современная компания может избавиться от нежелательных изъянов, отрицательно влияющих на эффективность работы компании и улучшить взаимодействие подразделений, повысив свою производительность.

Список литературы

оптимизация моделирование бизнес

1.Битрикс24 [Электронный ресурс] - Режим доступа: https://www.bitrix24.ru/whatisthis/ свободный.

2.Ласков С. М., Филиппов М. В. Возможности по автоматизации бизнес-процессов в компании с использованием web-технологий битрикс24.

3.Перевод под ред. Н.Д. Эриашвили.

4.Реорганизация бизнес-процессов [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.interface.ru/consult/rer_bizprocess.htm свободный.

5.Филиппов М. В. Автоматизация бизнес-процессов в компании: решения и проблемы современного менеджмента // Бизнес. Образование. Право. Вестник Волгоградского института бизнеса. 2015. № 4 (33). С. 144 - 149.

6.Филиппов М. В., Как правильно автоматизировать бизнес-процессы в Битрикс24 [Электронный ресурс] / Статья. - Режим доступа: http://www.intervolga.ru/blog/bitrix/kak-pravilnoavtomatizirovat-biznes-protsessy-v-bitriks24/ свободный.

Размещено на Allbest.ru