Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

ms access база данных

Microsoft Access - это эффективное программное обеспечение базы данных, которое позволяет пользователям обрабатывать большие объемы данных. Он имеет различные функции и компоненты, которые делают его очень простым в использовании и очень выгодным как для больших, так и для небольших компаний.

Актуальность курсовой работы заключается в универсальности программного средства MS Access. Изучение представленной темы будет актуально и в домашнем использовании, и в применение системы для организации хранения данных в какой-либо коммерческой деятельности.

С помощью MS Access средние пользователи могут легко работать с базами данных, не обладающими высокой квалификацией в этой конкретной области. Фактически, Microsoft очень упростила для любого человека возможность учиться работать с базами данных, заменив большинство сложных вещей на простые шаблоны. Несмотря на то, что использование MS Access может быть довольно сложной задачей в результате обширных вариантов, это достаточно управляемо, чтобы иметь хорошую базу данных очень быстро.

Другим важным преимуществом MS Access является то, что он может интегрировать большие объемы данных в базу данных. Данные могут быть напрямую введены в базу данных или просто импортированы, если информация уже доступна. В большой офисной среде вы можете запрограммировать MS Access для получения необходимой информации из корпоративного ресурсного программного обеспечения без ущерба для производительности.

MS Access фактически входит в число самых продаваемых баз данных, и это означает, что есть поддержка как сейчас, так и в будущем. Microsoft будет регулярно совершенствовать Microsoft, что делает ее очень хорошей инвестицией. Помимо этого, он также был разработан специально для работы с другими продуктами, особенно в пакете MS Office.

Ключевым недостатком MS Access является то, что редактирование таблицы происходит медленнее и громоздко по сравнению с Excel. По этой причине вы можете потребовать от профессионала в этой области помочь вам, и это в конечном итоге приведет к увеличению расходов.

Цель курсовой работы - изучение информации о системе управления базами данных MS Access.

Чтобы осуществить данную цель в курсовой работе нужно выполнить несколько задач:

1) Описать теоретическую информацию о базах данных и СУБД;

2) Привести классификацию БД;

3) Провести описание программы MS Access.

4) Исследовать объекты и СУБД MS Access.

5) Разработать базу данных в MS Access.

Чтобы выполнить курсовую работу потребовались научные труды следующих авторов: Кошелев В.Е., Молдованова О.В., Нестеров С.А., Никулин С.В., Разоренова Т.Р., Альшевская О.В., Робинсон Ян, Сажин В.И., Конецкая Е.В., Смирнов С.Н., Киселев А.В., Советов Б.Я., Цехановский В.В., Чертовской В.Д., Тарасов С.В. и другие.

Структура работы будет состоять из трех глав.

Для обработки информации в теоретическом ключе была разработана первая глава. В этой главе изучены термины, свойства, характеристика, классификация, принципы работы баз данных и СУБД.

Вторая глава принадлежит предметной области темы исследования. В ней разбираются по порядку все аспекты программного средства MS Access. Данная глава содержит основные преимущества системы и главные объекты работы.

Третья часть - это практическая работа. В этой части создается база данных в программе.

Объектом исследования в работе является система управления базами данных MS Access, предмет исследования - «Базы данных».

1. Теоретические основы баз данных

1.1 Термины и определения

Используемая терминология несколько отличается применительно к реляционным базам данных, как на стадии разработки соответствующей модели, так и в условиях практической работы на физическом уровне. Приведенные термины играют значимую роль, хотя для начинающих пользователей, решивших изучить данный предмет, могут оказаться довольно сложными к восприятию. Чтобы усвоить основные термины и определения необходимо регулярно их повторять, чтобы изучить их основательно. Основная часть подобных терминов представлены на английском языке. В связи с этим, большая часть русских терминов дублируется англоязычными терминами [5]

База данных (БД, database) - это набор записанных по особой схеме данных, связанных с конкретной предметной областью[8].

Предметная область - это фрагмент реально существующего мира, представленный в виде самостоятельного объекта. В состав полной предметной области может входить экономика целой страны или объединение союзных республик и т. д. Для представления информации в информационной системе больше подходит предметная область, заключенная в пределы отдельно взятого предприятия или учреждения.

Система управления базами данных (СУБД) включает набор программных ресурсов, направленных на управление работой базы данных. Программные компоненты позволяют проектировать базы данных, добавлять данные, изменять содержимое баз данных, удалять записи из баз данных, осуществлять поиск нужных данных, а также считывать информацию для дальнейшего использования.

Реляционные БД представляют основной тип известных в наше время баз данных. Фундамент подобной базы данных составляют таблицы, связанные между собой на основе ключевых признаков.

Таблица базы данных (table) представляет своеобразную схему, состоящую из строк (records) и столбцов (fields). В существующей теории реляционных баз данных таблицы представлены отношениями (relation), строки представлены кортежами, а столбцы атрибутами [2]/

Концептуальная структура реляционной базы данных, представлена аналогами таблицы в виде сущностей (entity), а также наборов функций атрибутов, которые могут соответствовать разным значениям.

Ключевым компонентом таблицы является простой ключ, который представляет запись в одном поле или сложный ключ, образованный записями в нескольких полях, на основе которых можно получить доступ к другим полям, представленным одной или несколькими записями таблицы. Чтобы применять ключи на практике, необходимо создать индексы, которые представляют информацию для служебного пользования, в которой содержится информация о ключевых определениях. В реляционной теории и концептуальном представлении модели такое определение, как «ключ» используется для атрибутов отношения или сущностей[1].

Первичный ключ (primary key) представляет основной ключевой компонент, с помощью которого осуществляется поиск строк в таблице. Существуют так же альтернативный (candidate key) и уникальный (unique key) ключи, которые предназначены для такого же поиска строк в таблицах.

Первичный ключ, представленный в реляционной теории, является минимальным набором атрибутов для идентификации кортежей в отношениях.

Первичный ключ в концептуальной модели - это минимальная совокупность атрибутов сущности, для идентификации экземпляров сущности.

Связь (relation) представляет функциональную зависимость между объектами. Связи между таблицами в подобных базах данных осуществляются за счет первичных ключей[14].

При этом, первичный ключ предназначается для главной (parent, родительской) таблицы, а внешний ключ соответствует второстепенной (child, дочерней) таблице. Подобная схема соответствует типу связи «один ко многим». При задействовании первичного внешнего ключа создаются связи между таблицами по типу «один к одному». Вся информация о характере связей сохраняется в базе данных.

Внешний ключ (foreign key) - это ключевой компонент дочерней таблицы, который имеет определение, совпадающее с определением первичного ключа главной таблицы[5].

Ссылочная целостность данных (referential integrity) - это совокупность правил, направленных на обеспечение связей между ключевыми значениями в таблицах БД.

Хранимые процедуры (stored procedures) представляют программные модули, которые находятся в базе данных и служат для выполнения различных действий над записями в базе данных[7].

Триггеры (triggers) - это хранимые процедуры, с обеспечением условий ссылочной целостности данных, работающих в условиях изменения показателей первичных ключей, удаления записей в родительской таблице, а также модификации данных и внесение записей в дочерние таблицы.

Объект (object) - это элемент информационной среды, наделенный уникальными свойствами (properties) и исключительным образом реагирующий на любые события (events).

Система - это набор взаимосвязанных между собой и с внешними источниками объектов.

Репликация базы данных - это создание ее копии, которая способна изменять свое содержимое, обмениваться отчетами и другими типами данных в процессе синхронизации [9].

Транзакция - это процедура изменения состояния данных в базе данных на основе одного действия или множества действий, которые либо выполняются полностью, либо не выполняются вообще. В СУБД предусмотрены специальные действия, обеспечивающие режим транзакции.

Язык SQL (Structured Query Language) - это специальный язык, направленный на поддержку баз данных, включающий функции создания, модификации, поиска данных, а также реализации других функций, связанных с функционированием базы данных.

1.2 Историческая справка

История баз данных имеет глубокие корни, уходящие в прошлое. Формулировку базы данных можно отнести к началу того периода, когда человеку нужно было собирать данные и их хранить. Еще в древнем Шумере существовали своеобразные базы данных, что сводилось к контролю царской казны и поступления в не средств. Клинописи, узелковая письменность инков, документы Ассирийского царства - это все предшественники современных баз данных. Недостаток такого подхода состоит в том, что происходит размывание понятия «базы данных» в соответствии с фактическим слиянием таких понятий, как «архив» и «письменность» [11].

История баз данных связана с более упрощенным понятием, по сравнению с существующими ныне базами данных, которые нам представляются. История современных баз данных связана где-то с 1955 годом, когда были разработаны первые электронные средства для ведения записей.

Программные продукты того периода давали возможность записывать информацию в файлы и обрабатывать данные на уровне файлов. Для хранения информации применялись перфокарты.

Где-то в середине 60-х годов прошлого столетия появилась более усовершенствованная сетевая архитектура БД. Действия над данными осуществлялись в интерактивном режиме посредством терминалов. Простые виды записей, основанные на индексно-последовательной организации хранения данных, постепенно переходили к более мощной схеме записей, ориентированных на наборы. За разработку руководства по работе с Data Base Task Group (DBTG), ориентированную на разработанный язык описания и манипулирования данными, Чарльз Бахман был отмечен Тьюринговской премией [12].

В этот же период семейство баз данных COBOL пополнилось концепцией построения баз данных и концепцией независимости данных.

Благодаря усилиям Эдгара Ф. Кодда в начале 70-х годов прошлого века увидела свет философия реляционных БД. Благодаря его трудам наметилась тесная связь прикладных технологий с логическими и математическими функциями. Эдгар Ф. Кодд за свои труды так же был удостоен Тьюринговской премии [14].

Термин база данных (database) появился лишь в начале 60-х годов прошлого века и был презентован на симпозиумах, которые были организованы компанией SDC в 1964-1965 годах. На начальном этапе этот термин воспринимался многими в более утрированном, специализированном контексте, сравнимым с искусственным интеллектом.

Ранние системы располагались последовательно (то есть в алфавитном порядке, численно или в хронологическом порядке); разработка устройств хранения с прямым доступом позволила получить произвольный доступ к данным через индексы. В плоских базах данных записи организованы в соответствии с простым списком сущностей; многие простые базы данных для персональных компьютеров плоские по структуре. Записи в иерархических базах данных организованы в древовидной структуре, причем каждый уровень записей разбивается на несколько меньших категорий. В отличие от иерархических баз данных, которые обеспечивают единую связь между наборами записей на разных уровнях, сетевые базы данных создают множество связей между наборами, помещая ссылки или указатели в один набор записей в другой; скорость и универсальность сетевых баз данных привели к их широкому использованию в бизнесе и в электронной коммерции. Реляционные базы данных используются там, где связи между файлами или записями не могут быть выражены ссылками; простой плоский список становится одной строкой таблицы или «отношением», а множественные отношения могут быть математически связаны с получением требуемой информации. Различные итерации SQL (язык структурированных запросов) широко используются в СУБД для реляционных баз данных. Объектно-ориентированные базы данных хранят и обрабатывают более сложные структуры данных, называемые «объекты», которые организованы в иерархические классы, которые могут наследовать свойства из классов, более высоких в цепочке; эта структура базы данных является наиболее гибкой и адаптируемой [15].

Информация во многих базах данных состоит из документов на естественном языке, основанные на числовых базах данных. Они в основном содержат информацию, такую ??как статистика, таблицы, финансовые данные и необработанные научные и технические данные. Малые базы данных могут поддерживаться на персональных компьютерах и могут использоваться отдельными лицами дома. Эти и более крупные базы данных становятся все более важными в деловой жизни, отчасти потому, что теперь они обычно предназначены для интеграции с другим программным обеспечением для офиса, включая программы электронных таблиц.

1.3 База данных и ее место в архитектуре информационных технологий

Базы данных составляют основу любой информационной системы.

База данных представляет упорядоченные по специальной программе данные, которые хранятся в памяти вычислительного устройства и которые отражают состояние и взаимодействие объектов, принадлежащих к конкретной предметной области[16].

Современная база данных является электронной информационной моделью, представляющую некую реальную систему. Например, книжный фонд библиотеки, кадровый состав предприятий, представление учебного процесса и т.д. Такую систему отождествляют с предметной областью базы данных и информационной средой, в которую входит данная БД.

Описание структуры данных, которые хранятся в БД - это способ обработки данных, который соответствует модели данных. Теория баз данных располагает тремя самыми известными схемами хранения данных: иерархической, сетевой и реляционной. В связи с этим, в зависимости от используемой модели обрабатываемых данных, базы данных делятся на иерархические, сетевые и реляционные[6].

Для контроля за работой базы данных, информационная среда содержит в себе систему управления базой данных.

Система управления базой данных (СУБД) содержит в себе комплекс уникальных программных механизмов, которые обеспечивают механизм создания, обработки и поиска данных в базе данных[17].

Под каждую архитектуру базы данных разработаны соответствующие системы управления базами данных[2].

В наше время огромной популярностью пользуются реляционные базы данных, которые работают повсеместно, в том числе и на персональных компьютерах. Персональные компьютеры применяются, как в пределах компьютерных систем, так и в качестве пользовательского инструмента для работы с приложениями и их создания. Для персональных компьютеров разработаны специальные программные продукты. Microsoft Access является ярким примером СУБД подобного типа, которая предназначена для установки на ПК.

Действующая информационная среда, установленная на компьютере, состоит из трех основных компонентов[20]:

СУБД + база данных + приложения.

Наличие на компьютере соответствующей СУБД, дает возможность пользователю:

· Создавать базы данных.

· Записывать в базы данных информацию.

· Модифицировать ячейки базы данных.

· Искать информацию в базе данных.

· Сортировать информацию.

1.4 Классификация БД

Различные типы баз данных сегодня перечисляются, как на рисунке 1.

Рисунок 1 - Виды БД

Операционные базы данных хранят данные, относящиеся к операциям предприятия. Как правило, такие базы данных организованы по функциональным направлениям, таким как маркетинг, производство, сотрудники и т. д.

Конечные базы данных совместно используются пользователями и содержат информацию, предназначенную для использования конечными пользователями, такими как менеджеры на разных уровнях. Эти менеджеры могут не беспокоиться об отдельных транзакциях, найденных в операционных базах данных[14].

Скорее, их больше интересует сводная информация. Хотя операционные базы данных также могут генерировать сводную информацию из деталей транзакции, они будут довольно медленными, поскольку они не предназначены для этой цели.

Централизованные базы данных хранят всю информацию. Пользователи в разных местах получают доступ к центральной базе данных для обработки. Контроллер связи отправляет транзакции в соответствующие прикладные программы. Эти программы собирают соответствующие данные из базы данных для обработки транзакции.

Проверка и верификация данных осуществляется прикладными программами в центральном компьютерном центре, а регистрационный номер выделяется прикладными программами, расположенными на центральном объекте. Местный офис продолжает записывать его и практически не обрабатывает.

Распределенные базы данных имеют вклад от общих баз данных, а также данные, полученные от локальных операций. Данные остаются распределенными на разных сайтах организации. Поскольку сайты связаны друг с другом с помощью линий связи, весь сбор данных на всех сайтах представляет собой логическую базу данных организации.

Эти базы данных уменьшают потребность в связях, гарантируя, что подробная локальная информация сохраняется на локальном объекте. Сегодня технология клиент-сервер наиболее популярна для управления распределенными базами данных. В среде клиент-сервер СУБД имеет два компонента, один взаимодействует с потребностями пользователя (клиента) и передает запросы другому компоненту СУБД.

Другой компонент взаимодействует с базой данных для удовлетворения информационных потребностей клиента.

Основная причина деления СУБД на два компонента заключается в том, что часть задания перемещается на ПК пользователя (клиент). Это делает одновременную обработку возможной для клиентской ПК и компьютерной системы сервера. Сервер также может координировать запросы от нескольких клиентов одновременно.

Личные базы данных поддерживаются, как правило, на персональных компьютерах. Они содержат информацию, предназначенную для использования только среди ограниченного числа пользователей, обычно работающих в одном отделе.

Эти базы данных, как правило, являются предметными и разрабатываются пользователями. Они используют простые и менее мощные пакеты СУБД, доступные на ПК. Эти пакеты СУБД могут не иметь всех функций реляционной СУБД, но имеют сходные функции ограниченным образом.

Коммерческие базы данных - это базы, доступ к которой предоставляется пользователям как коммерческое предприятие, называется коммерческой или внешней базой данных. Эти базы данных содержат информацию, которую потребуют внешние пользователи, но сами по себе не смогут позволить себе поддерживать такие огромные базы данных.

Эти базы данных подвергаются конкретным условиям, и доступ к этим базам данных продается как платная услуга для пользователя. Существует множество коммерческих баз данных, особенно в области финансовой и технической информации.

Эти базы данных могут предоставлять статистические данные о товарных, валютных и фондовых рынках, компаниях и их характеристиках, импортерах и схемах их покупки, о принятых законах о случаях и т. Д. Доступ к коммерческим базам данных может предоставляться через линии связи.

В данной главе было реализовано знакомство с основными терминами о баз данных и приведена нестандартная классификация БД.

2. СУБД Microsoft Access

2.1 Основные параметры СУБД и преимущества

Microsoft Access - это пакет базы данных. Можно использовать его для сбора данных через формы или электронные письма или с помощью других программ. Затем он может манипулировать и сообщать данные. Поскольку это часть пакета MS Office, его легко использовать для тех, кто не знаком с базами данных[4].

Платформой MS Access является «Microsoft Windows». Это семейство операционных систем с графическим интерфейсом, выпускаемых корпорацией Microsoft. Данные операционные системы являются самыми распространенными в мире. В ноябре 2008 г. их доля на американском рынке составила 89,62%. По данным исследования компании Net Applications, осуществляющей мониторинг компьютеров, подключенных к Сети в США, это наименьшее значение за последние 15 лет. Впервые Windows преодолела барьер в 90% в 1993-1994 гг. и сделала это при помощи Windows 3.11.

Microsoft Access работает так же, как любая база данных, путем хранения связанной информации вместе и позволяет создавать соединения (обычно называемые отношениями) между разными вещами. Отношения между двумя разными способами в MSAccess могут быть очень простыми (например, контакт у клиента и самого клиента) или сложный[1].

Данные хранятся в таблицах Microsoft Access (считайте их мини-таблицами, в которых хранится только один вид вещей). В таблице может быть много полей (считайте их столбцами в таблице). Каждое поле в таблице может быть настроено так, чтобы разрешить или запретить пользователям вводить определенную информацию (например, можно было сказать, что одно поле принимает только даты, другое может позволить пользователю вводить числовое значение, а другое позволяет им вводить все, что угодно).

После того, как у пользователя установлены таблицы, поля и отношения MS Access, можно создавать формы ввода данных, которые используют эти таблицы для хранения вашей информации, а затем создавать отчеты с данными[7].

На сегодня существует огромное количество ресурсов, которые помогут начать работу с данной программой. Из досок объявлений, книг доступа, учебных пособий, блогов и добавлений Microsoft Access у пользователя будет много ресурсов, которые помогут добиться успеха.

Access 2000 и Access 2003 остаются широко используемыми. Не нужно обновляться до Access 2007 или Access 2010, чтобы увидеть преимущества использования базы данных по сравнению с Excel. Лучше всего, если пользователь создаст свою базу данных в Access 2000, Access 2003 или Access XP, вы можете перейти на Access 2007 или Access 2010, когда решите приобрести лицензию на обновление. OpenGate также создал полезное сравнение версий MSAccess с 2000 по 2010 год.

Microsoft Access входит в состав Microsoft Office Suite. Он не поставляется со всеми версиями Microsoft Office,

MS Access - это файл-серверная СУБД и потому применима лишь к маленьким приложениям. Отсутствует ряд механизмов, необходимых в многопользовательских БД, таких, например, как триггеры.

Существенно расширяет возможности MS Access по написанию приложений механизм связи с различными внешними СУБД: "связанные таблицы" (связь с таблицей СУБД) и "запросы к серверу" (запрос на диалекте SQL, который "понимает" СУБД). Также MS Access позволяет строить полноценные клиент-серверные приложения на СУБД MS SQL Server. При этом имеется возможность совместить с присущей MS Access простотой инструменты для управления БД и средства разработки.

 Microsoft Access имеет внешний вид других продуктов Microsoft Office, включая его макет и навигационные аспекты. Именно здесь заканчивается сходство. Microsoft® Access - это база данных и, более конкретно, реляционная база данных[20].

По умолчанию расширение имеет расширение .mdb, тогда как Microsoft® Word имеет расширение .doc. Хотя это было изменено в Access 2007, где расширение теперь является расширением accdb. Ранние версии Access не могут читать расширения addb, но Microsoft Access 2007 может читать и изменять более ранние версии Access.

Microsoft Access - это механизм псевдорелементальной базы данных Microsoft. Это часть пакета приложений Microsoft Office, который также включает в себя Word, Outlook и Excel и другие. Доступ также доступен для покупки в качестве отдельного продукта. Access использует механизм Jet Database Engine для хранения данных.

Доступ используется как для небольших, так и для больших развертываний баз данных. Частично это объясняется его простым графическим интерфейсом, а также его совместимостью с другими приложениями и платформами, такими как собственный механизм базы данных SQL Server от Microsoft и Visual Basic for Applications (VBA).

Механизм Access Jet поддерживает большинство функций базы данных, таких как ссылочная целостность, блокировка на уровне строк и многопользовательская поддержка с до 255 одновременными подключениями пользователей. Доступ хорошо подходит для создания небольших баз данных, таких как те, которые используются отдельными отделами. Он не подходит для больших баз данных уровня предприятия. Для этого Microsoft предлагает механизм СУБД SQL Server.

Access был впервые выпущен в версии 1.0 в ноябре 1992 года. Программное обеспечение было прекрасно при работе с небольшими базами данных, но в больших файлах была опасность повреждения данных. С каждой версией Office Microsoft также включала более новую версию Access, каждая из которых включает в себя новые или обновленные функции.

Преимуществами использования Microsoft Access являются:

1. Быстрое и простое создание систем баз данных.

Microsoft Access - отличный инструмент для создания заказных систем, в основе которых лежит база данных. Он включает в себя различные мастера для ускорения процесса создания приложения базы данных и широкий набор доступных функций. Время разработки составляет примерно половину, необходимое для создания одной и той же системы с использованием другой платформы. Это огромное преимущество. Это переводит непосредственно в экономию затрат для вас, и это означает, что время разворота обычно составляет несколько недель с момента зарождения до доставки.

2. Microsoft Access создает очень удобные приложения с помощью своего всеобъемлющего языка программирования (VBA).

Можно создать базу данных в Access самостоятельно. Но с небольшим количеством волшебства от эксперта VBA-программиста можно превратить базу данных в полноценное удобное для пользователя приложение

3. MS Access создает гибкие и адаптируемые системы баз данных.

Access идеально подходит для реального мира бизнеса. Вещи меняются, и система может измениться вместе с ними - без затрат.

4. Microsoft Access существует уже давно и с программой наработан хороший опыт.

Предприятия, которые выбрали Access еще в 1994 году, по-прежнему имеют систему, которая не устарела, и не так много других компаний, которые могут сказать то же самое.

5. Часть пакета Microsoft Office полностью интегрирована с другими пакетами MS Office, такими как Word, Excel и Outlook.

Простыми примерами здесь являются слияние почты в Word, поиск имен и адресов из вашей базы данных Access, а затем отправка почтового отправления по электронной почте с помощью Outlook. И это уровень интеграции, доступный для обычного пользователя, без какого-либо программирования[3].

2.2 Объекты СУБД

БД состоит из нескольких объектов. Все объекты в Access могут храниться в одном файле. Имеется в наличии различие между следующими типами объектов базы данных, представленных на рисунке 2.

Рисунок 2 - Объекты СУБД Access

Все таблицы состоят из горизонтальных строк и вертикальных столбцов с небольшими прямоугольниками, называемыми ячейками в местах пересечения строк и столбцов. В Access строки и столбцы называются записями и полями[5].

Поле - это способ организации информации по типу.

Каждая запись имеет свой идентификационный номер. В таблице каждый идентификационный номер уникален для своей записи и относится ко всей информации в этой записи. Идентификационный номер для записи не может быть изменен[14]

Каждая ячейка данных в таблице является частью как поля, так и записи. Например, если у вас есть таблица имен и контактная информация, каждый человек будет представлен записью, и каждый фрагмент информации о каждом имени человека, номере телефона, адресе и т. д. будет содержаться в отдельном поле в строке этой записи.

Важной частью определения полей для каждой таблицы является определение того, какое поле (если есть) подходит в качестве первичного ключа.

Сила реляционной базы данных - это способность быстро собирать много информации. Чтобы это работало эффективно, Microsoft Access должна иметь возможность идентифицировать уникальные записи[8].

Первичный ключ не может содержать повторяющиеся значения, например. фамилия человека не подходит в качестве первичного ключа, так как часто бывает несколько человек с одинаковой фамилией;

Первичный ключ не может содержать нулевые значения, поэтому поле, такое как номер телефона, не подходит, поскольку вы можете не знать номер телефона человека, когда вы впервые вводите их в базу данных;

Кроме того, если информация, содержащаяся в Первичном ключе, скорее всего, будет изменена, тогда лучше избегать этого поля[6].

Если уникальный идентификатор не может быть идентифицирован (что более чем вероятно), можно добавить поле, которое будет автоматически увеличиваться последовательно на единицу, что обеспечит запись уникальным идентификатором [20]

Запросы могут сортировать, вычислять, группировать, фильтровать, объединять таблицы, обновлять данные, удалять данные и т. д. Их мощность огромна. Язык запросов базы данных Microsoft® Access - SQL (язык структурированных запросов). Необходимость знать SQL не требуется на ранних этапах обучения Access[19]

Многие из нас часто заполняют формы, которые мы почти не замечаем, когда нас просят использовать их. Формы настолько популярны, что они полезны человеку, запрашивающему информацию, и лицу, предоставляющему его. Это способ требовать информацию в определенном формате, что означает, что человек, заполняющий форму, точно знает, какую информацию включить и куда ее поместить.

На рисунке 3 представлена та же форма, но в бумажном виде.



Рисунок 3 - Иллюстрация бумажной формы

Когда пользователь вводит информацию в форму в Access, данные идут именно туда, куда она должна идти: в одну или несколько связанных таблиц. Хотя ввод данных в простые таблицы довольно прост, запись данных становится более сложной, так как пользователь начинает заполнять таблицы записями из других источников в базе данных[18].

Мало того, что формы облегчают процесс ввода данных для пользователя, но они также обеспечивают бесперебойную работу базы данных. С формами разработчики баз данных могут точно контролировать, как пользователи могут взаимодействовать с базой данных. Они могут даже устанавливать ограничения для отдельных компонентов формы, чтобы обеспечить ввод всех необходимых данных и что все они введены в допустимом формате. Это полезно, потому что сохранение данных, согласованных и организованных, необходимо для точной и мощной базы данных.

Одной из наиболее мощных функций базы данных Microsoft Access является возможность создавать отчеты, ориентированные на профессиональные. После использования форм для ввода некоторых данных в свои таблицы пользователь часто переходит к разделу «Разработка отчетов» в базе данных Access. Это будет включать конечных пользователей системы, определяющих, какие выходы (отчеты) им нужны из системы на основе данных, поступающих в систему. В отчете часто используется запрос для получения необходимых полей для отображения в отчете.

Можно использовать отчет для быстрого анализа данных или представления его определенным образом в печати или в других форматах.

В данном разделе рассмотрены такие вопросы как описание общих параметров представленной СУБД и описания объектов данной системы.

3. Практическая работа с СУБД MS Access

3.1 Таблицы: описание

В рассматриваемой базе данных (БД) содержится 3 таблицы:

1. Таблица «Адрес» - содержит адресную информацию (рисунок 3).

Рисунок 4 - Таблица «Адрес»

Таблица «Договора» - содержит информацию о договорах (рисунок 5).

Таблица «Объёмы и партии товаров»- содержит данные о количестве, а также информацию о партиях товаров (рисунок 6).



Рисунок 6 - Таблица «Объёмы и партии товаров»

Таблица «Поставщики»- содержит данные о поставщиках (рисунок 7).

Рисунок 7 - Таблица «Поставщики»

Таблица «Товары»- содержит информацию о товарах (рисунок 8).

Рисунок 8 - Таблица «Товары»

На рисунке 9 продемонстрирована полная структура данных БД « Закупочной торговой компании», разработанная с помощью MS Access.



Рисунок 9 - Структура данных БД

3.2 Запросы: описание

В рассматриваемую БД вошли такие запросы, как:

1. Запрос с повторением города, по которому определяется количество повторений по каждому городу.

В режиме конструктора запросов нужно выбрать таблицу «Адрес» и оставить поле «Город» (прописать групповую операцию first), на базе первого поля создать поле «Повторы: город» (в ячейке групповой операции прописать команду Count, а в условиях отбора >1, чтобы отсеять города без повторений). В результате получается таблица с информацией о городах, которые повторяются (рисунок 10).

Рисунок 10 - Запрос с повторением города

2. Запрос с повторением2 - показывает сгруппированный товар согласно параметра отбора (по единице измерения).

В режиме конструктора запросов нужно выбрать таблицу «Товар», и оставить поля «Единицы измерения» и «Наименование товара» В поле «Единицы измерения» указать тип сортировки по возрастанию, в ячейке условия отбора прописать: In (SELECT [Единица измерения] FROM [Товары] As Tmp GROUP BY [Единица измерения] HAVING Count(*)>1 ). В результате получается таблица с упорядоченными по единицам измерения товарами (рисунок 11).

Рисунок 11 - Запрос «Запрос с повторением2»

3. Запрос «Товар - предоставляет актуальную информацию о товаре.

В режиме конструктора запросов нужно выбрать таблицы «Товары» (поля: единицы измерения, цена товара), «Объёмы и партии товаров» (поля: количество, номер партии) и сформированное из трёх таблиц отношение «Общая сумма договора» (поле: итого оплачено). В результате получается таблица со сведеньями о товарах (рисунок 12).



Рисунок 12 - Запрос «Товары»

4. Общая сумма договора - показывает данные о товаре, количестве поставок и договоре, а также выдаёт итоговую сумму оплаты по договору.

В режиме конструктора запросов нужно выбрать таблицы «Договор» (поле: номер договора), «Товары» (поля: цена товара, код товара), «Объёмы и партии товаров» (поле: количество). Пятое поле «Итого оплачено» в созданном отношение прописать с помощью формулы: ([Цена товара]*[Количество]). В результате получается таблица с подведением суммы по каждому договору (рисунок 13).

Рисунок 13 - Запрос «Общая сумма договора»

5. Поиск товара - выдаёт информацию о требуемом товаре.

В режиме конструктора запросов нужно выбрать таблицы «Товары» (поля: наименование товара, единицы измерения, цена товара), «Объёмы и партии товаров» (поле: количество, номер партии). В поле «Наименование товара» прописать условие отбора: [Введите наименование]. В результате получается таблица с информацией об необходимом товаре (рисунок 14).

Рисунок 14 - Запрос «Поиск товара»

3.3 Формы: описание

В разрабатываемой БД есть следующие формы:

1. Форма «Адреса поставщиков» - это форма собирает в себе информацию об адресах поставщиков, а также позволяет вводить и редактировать её. Она создана на основании таблиц «Адрес» и «Поставщики» (рисунок 15).

Рисунок 15 - Форма «Адреса поставщиков»

2. Форма «Информация о товаре» - просмотр информации о товаре на основе таблиц «Товары», «Договор», «Поставщики». Эта форма позволяет просматривать, вводить и редактировать данные о товаре (код товара, наименование товара, цена товара, информацию о поставщике, информацию о договоре). (рисунок 16).

Рисунок 16 - Форма «Информация о товаре»

3. Форма «Реквизиты» - для просмотра реквизитов на основе таблиц «Договор». Эта форма позволяет просматривать, вводить и редактировать реквизиты (рисунок 17).

Рисунок 17 - Форма «Реквизиты»

4. Форма «Реквизиты поставщиков» - для просмотра реквизитов поставщиков. Эта форма позволяет просматривать, вводить и редактировать реквизиты поставщиков (рисунок 18).

Рисунок 18 - Форма «Реквизиты поставщиков»

5. Форма «Список поставщиков» - для просмотра информации о поставщиках. Эта форма позволяет просматривать, вводить и редактировать данные о поставщиках (рисунок 19).

Рисунок 19 - Форма «Список поставщиков»

3.4 Отчеты: описание

Отчеты формируются с целью создания бумажного документа, то есть для отправки на печать необходимой информации. Отчёты разрабатываются с помощью Конструктора отчётов либо Мастера отчетов.

В рассматриваемой БД есть такие отчеты:

Отчёт об оплате содержит информацию об оплате (дата, сумма), а также по какому договору эта оплата прошла (рисунок 20).



Рисунок 20 - Отчёт об оплате

Отчёт «Поставщики». В этот отчёт включена основная информация о поставщиках, а именно: Код поставщика, дата, Фамилия, Имя, Отчество, Фирма, Код адреса, Телефон, Расчётный счёт, БИК, ИНН и т.д. (рисунок 21).

Рисунок 21 - Отчёт «Поставщики»

Отчёт «Сумма выплат поставщикам». Этот отчёт показывает итоговые суммы выплат поставщикам по договорам (рисунок 22).

Рисунок 22 - Отчёт «Сумма выплат поставщикам»

3.5 Создание основной формы

Основная кнопочная форма создается для удобства навигации по БД, т.е. она может применяться в роли основного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются сущности в виде форм и отчётов. Запросы и таблицы не относятся к элементам основной кнопочной формы. Кнопочная форма разрабатывается посредствам диспетчера кнопочных форм. Помимо этого, как и любую другую форму, ее можно корректировать с помощью конструктора форм. (рисунок 22).

Рисунок 23 - Главная кнопочная форма

В заключении можно сделать вывод, что данный раздел содержит в себе разработку базы данных на Microsoft Access.

Заключение

В заключении можно сделать вывод, что база данных - это любая коллекция данных или информации, которая специально организована для быстрого поиска и поиска с помощью компьютера. Базы данных структурированы для облегчения хранения, извлечения, изменения и удаления данных в сочетании с различными операциями обработки данных. Система управления базами данных (СУБД) извлекает информацию из базы данных в ответ на запросы.

База данных хранится в виде файла или набора файлов на магнитном диске или ленте, на оптическом диске или на каком-либо другом вторичном запоминающем устройстве. Информация в этих файлах может быть разбита на записи, каждая из которых состоит из одного или нескольких полей. Поля являются основными единицами хранения данных, и каждое поле обычно содержит информацию, относящуюся к одному аспекту или атрибуту объекта, описываемого базой данных. Записи также организованы в таблицы, которые включают информацию об отношениях между различными полями. Несмотря на то, что база данных применяется свободно к любому набору информации в компьютерных файлах, база данных в строгом смысле обеспечивает возможности перекрестных ссылок. Используя ключевые слова и различные команды сортировки, пользователи могут быстро выполнять поиск, перегруппировку, группировать и выбирать поля во многих записях для извлечения или создания отчетов по конкретным агрегатам данных.

Многие пользователи большой базы данных должны иметь возможность быстро обрабатывать информацию внутри нее в любой момент времени. Более того, крупные коммерческие и другие организации имеют тенденцию создавать множество независимых файлов, содержащих связанные и даже перекрывающиеся данные, и для их обработки данных часто требуется привязка данных из нескольких файлов. Для поддержки этих требований были разработаны несколько типов СУБД: плоский, иерархический, сетевой, реляционный и объектно-ориентированный.

Обычные коммерческие приложения для баз данных включают в себя резервирование авиабилетов, функции управления производством, медицинские записи в больницах и юридические записи страховых компаний. Крупнейшие базы данных, как правило, поддерживаются государственными учреждениями, бизнес-организациями и университетами. Эти базы данных могут содержать тексты таких материалов, как рефераты, отчеты, юридические уставы, проводные службы, газеты и журналы, энциклопедии и каталоги различных видов.

Microsoft Access является одной из простых решений СУБД на рынке. Она работает так же, как любая база данных, путем хранения связанной информации вместе и позволяет создавать соединения (обычно называемые отношениями) между разными вещами. Отношения между двумя разными способами в MSAccess могут быть очень простыми (например, контакт у клиента и самого клиента) или сложный.

 Microsoft Access имеет внешний вид других продуктов Microsoft Office, включая его макет и навигационные аспекты. Именно здесь заканчивается сходство. Microsoft® Access - это база данных и, более конкретно, реляционная база данных.

По умолчанию расширение имеет расширение .mdb. Ранние версии Access не могут читать расширения addb, но Microsoft Access 2007 может читать и изменять более ранние версии Access.

В результате работы были исследованы все основные понятия БД, проведен анализ системы Microsoft Access.

В практической части разработана база данных для компании строительных материалов.

Все задачи работы были выполнены и цель курсовой достигнута.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Candan Selcuk, Chen Lei, Pedersen Torben Bach, Hua Wen (Eds). Database Systems for Advanced Applications. Part 1. Springer, 2017. -- 695 p.

2. Арбатская О.А. Системы управления базами данных (СУБД). М.: НИЯУ МИФИ, 2014. -- 100 с.

3. Бабенко М.А., Левин М.В. Введение в теорию алгоритмов и структур данных. - М.: МЦНМО, 2017. - 144 с.

4. Гергель В.П. Технологии построения и использования кластерных систем. 2-е изд. -- М.: Интуит, 2016. -- 548 c.

5. Грошев А.С. Основы работы с базами данных. М.: Национальный Открытый Университет "ИНТУИТ", 2016. - 256 c

6. Занданова Г.И., Лобсанова О.А. Базы данных. Учебное пособие. -- Улан-Удэ: Издательство Бурятского госуниверситета, 2016. -- 96 с.

7. Лебедева Т.Н., Носова Л.С., Рузаков А.А. Информационные системы и базы знаний. Учебно-методическое пособие. -- Челябинск: Изд-во Юж.-Урал. гос. гуман.-пед. ун-та, 2017. -- 200 с. Гринченко Н.Н., Гусев Е.В., Макаров Н.П.. Проектирование баз данных. СУБД Microsoft Access. Учебное пособие. 2-е издание. - М.: Горячая Линия - Телеком, 2013. - 240 с.

8. Лылова А.В. Организация взаимодействия и работы с базой данных PostgreSQL. Практикум. -- Ульяновск: УлГТУ, 2017. -- 67 с. Илюшечкин В.М. Основы использования и проектирования баз данных М.: Юрайт, 2014. -- 215 c.

9. Катеринина С.Ю., Усков Ю.И. Управление данными. Учебное пособие. -- Волгоград: ВолгГАСУ, 2015. -- 136 с.

10. Точилкина Т.Е., Громова А.А. Хранилища данных и средства бизнес-аналитики. М.: Финансовый университет, 2017. -- 161 с. Кошелев В.Е. Базы данных в ACCESS 2007. - М.: Бином, 2013. - 592 с.

11. Молдованова О.В. Информационные системы и базы данных. Новосибирск: СибГУТИ, 2014. -- 178 с.

12. Нестеров С.А. Базы данных. Учебное пособие. -- СПб.: Изд-во Политехн. ун-та, 2013. -- 150 с.

13. Сажин В.И., Конецкая Е.В. Представление и обработка информации в реляционных базах данных. Иркутск: Изд-во ИГУ, 2014. -- 138 с.

14. Робинсон Ян, Вебер Джим, Эифрем Эмиль. Графовые базы данных: новые возможности для работы со связанными данными. ер. с англ. Р. Н. Рагимова; науч. ред. А. Н. Кисилев. -- 2-е изд. -- М.: ДМК Пресс, 2016. -- 256 с.: ил.

15. Советов Б.Я., Цехановский В.В., Чертовской В.Д. Базы данных. Теория и практика. 2-е изд. -- М.: Юрайт, 2016. -- 464 с.

16. Тарасов С.В. СУБД для программиста. Базы данных изнутри. Солон-Пресс, 2015. -- 320 с.

17. Работа с базами данных [Электронный ресурс]. - URL: https://www.intuit.ru/studies/courses/4718/681/lecture/14017/ (Дата обращения: 20.02.2018).

18. Базы данных. Виды и типы баз данных. [Электронный ресурс]. - URL: http://zametkinapolyah.ru/zametki-o-mysql/bazy-dannyx-vidy-i-tipy-baz-dannyx-struktura-relyacionnyx-baz-dannyx-proektirovanie-baz-dannyx-setevye-i-ierarxicheskie-bazy-dannyx.html (Дата обращения: 20.02.2018).

19. Базы данных и системы управления базами данных[Электронный ресурс]. - URL: http://mirznanii.com/a/115859/bazy-dannykh-i-sistemy-upravleniya-bazami-dannykh (Дата обращения: 20.02.2018).

Размещено на Allbest.ru

...