Анализ информационных систем управления проектами на примере ФКП "Завод имени Я.М. Свердлова"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

В современной экономике актуальным направлением является инвестирование капитала в осуществление какого-либо проекта с целью получения дохода (прибыли) после его внедрения в производство или практику. Инвестором является при этом само предприятие (собственные средства) или банк (кредитор) с заемными средствами.

Эффективное (действенное) выполнение проектной деятельности на текущий момент невыполнимо без использования информационных технологий. При этом благополучие фирмы (предприятия) зависит именно от компетентного их использования.

Информационные технологии управления проектами (ИТУП) представляются орудием выживания и существования любой организации. Они выступают в качестве средств автоматизации работы (процессов) и объединения (группировки) данных по проектам.

В последнее время появляется и совершенствуется все большее количество программных продуктов по управлению проектной деятельностью. Это: «Альт-Инвест», Spider Project, OpenPlan, Microsoft Project. Каждая из них пользуется спросом несмотря на свои преимущества и недостатки.

Для проведения исследования были применены такие приемы и методы: анализ, сравнение, системный подход (организация как система, в которой идет взаимодействие служб и отделов по проекту), описание. Среди методов управления проектом были использованы: метод планирования затрат, метод управления риском, метод управления изменениями, метод организации управления проектом.

Целями настоящей курсовой работы являются описание и анализ информационных систем управления проектами на примере ФКП «Завод имени Я. М. Свердлова» и характеристика программного продукта «Альт-Инвест» управления инвестиционными проектами.

Для достижения этих целей были определены следующие задачи:

· собрать и систематизировать теоретический материал по указанной теме исследования;

· описать и проанализировать программный продукт «Альт-Инвест», используемый для разработки и обоснования инвестиционных проектов;

· выявить «узкие» места в работе данной программы по управлению проектами, выработать предложения по их ликвидации (устранению);

· дать рекомендации по практическому применению этих предложений;

· оценить эффективность по практическому применению выработанных предложений.

программный инвестиционный ликвидация

Глава 1. Теоретические основы информационных систем управления проектами

1.1 Содержание управления проектами

Тип деятельности менеджеров, заключающийся в организационном обеспечении осуществления (создания) проектов при соблюдении указанных сроков и смет, называется управлением проектами.

Г. Саймон характеризовал управление проектами как комплекс (сумму) процессов по управлению (регулированию), контролю и планированию работ для выполнения (осуществления) целей проектов с учетом лимита на бюджет и ресурсы и качественных требований к продукции (услугам).

В широком смысле управление проектами -- использование прикладного опыта, знаний, инструментальных методов, средств для удовлетворения нужд и требований лиц, причастных к проектам.

В теории управления проектами употребляются понятия: проект, ресурсы, работа, смета расходов, сетевой и финансовый планы, участники проекта.

1. Работа -- тип деятельности, технологическая операция (технологический процесс), мероприятие или совокупность этих элементов, описывающаяся расходом времени на реализацию (осуществление), потребностью в ресурсах и условиями, в которых осуществляется. Если работы реализуются одновременно, то они параллельные.

2. Ресурсы -- сотрудники и специалисты, технические средства (оборудование, машины), материалы, участвующие в конкретной работе и находящиеся под контролем менеджера проекта.

Ресурсы разделяются на 2 типа: складируемые (материалы) - полностью используются при осуществлении работы, поступают со склада; нескладируемые - высвобождаются по окончании работы, их можно использовать в других работах.

В качестве примера складируемого ресурса можно назвать пиломатериалы, удобрения, асфальт, топливо, семена; нескладируемого - трактор, рабочие, термостат, персональный компьютер, мобильный телефон.

Объем (величина) ресурса нескладируемого сдерживает одновременное, параллельное осуществление работ; складируемого - никак не влияет на их совершение. Но несвоевременная (с опозданием) поставка последнего приводит к задержке осуществления всех работ.

3. Смета проекта - документ, в котором указываются по видам расходы, требующиеся для сдачи в эксплуатацию разрабатываемого проекта.

4. Сетевой план - документ, назначающий сроки осуществления всех работ, требующихся для сдачи в эксплуатацию разрабатываемого проекта.

5. Финансовый план - документ, назначающий сроки притока финансовых ресурсов и покрытия ими затрат согласно смете (сметам).

6. Участники проекта - физические лица и фирмы, участвующие в проекте или заинтересованные в его осуществлении. Генеральными участниками считаются: заказчик, клиент, спонсор, руководитель (менеджер) и команда проекта.

Основной член проекта, который заинтересован в реализации проекта и получении конкретного результата, будущий собственник и потребитель продуктов (товара или услуги) этого проекта - заказчик. Указывает (устанавливает) требования и масштабы по проекту, финансирует его собственными или заемными средствами, подписывает договоры с исполнителями, осуществляет менеджерские функции по проекту.

Личность или предприятие, эксплуатирующие продукты проекта, - клиент.

Персона или группа личностей, снабжающая материальными, финансовыми, человеческими ресурсами разработку проекта, - спонсор.

Физическое лицо с правами по управлению работами по выполнению проекта (контролю, планированию, организации) и ответственное за реализацию проекта, - менеджер или руководитель.

Общность (объединение) физических лиц, групп, фирм, участвующих в выполнении работ по проекту и ответственных за это перед руководителем, - команда проекта. Формируется целевым образом, пока реализуется проект.

7. Проект - очередность работ, выполняющая конкретную цель в назначенные сроки и согласно составленной смете; целенаправленное мероприятие, лимитированное по времени и ориентированный на разработку уникального продукта или услуги.

Признаки, свойственные проекту: ориентация на конечный, определенный результат; согласованное выполнение большого количества работ с поуровневой конкретизацией по типам деятельности, ресурсам, объемам; лимит по времени (сроки начала и завершения проекта); лимит ресурсов; своеобразная (особая) организация управления (менеджмента).

Выделяется несколько классификаций проектов, одна из них - классификация по Буркову и Новикову.

1) По типу выделяются: технический (подготавливается документация на изделие, создается автоматизированная система), организационный (пакет документов по проекту, в котором прописана совокупность организации управления, производства и труда с учетом правил, предъявляемых к системе производства), экономический (комплект мер или действий по реализации определенной социально-экономической идеи), социальный (инновация, предполагающая создать, усовершенствовать или поддержать материальную или духовную ценность при лимите ресурсов, времени, пространства и позитивно влияющая на людей), образовательный (создается программа образовательного процесса, при этом все участники получают образовательную продукцию в виде умений, знаний, навыков), инвестиционный (основывается на инвестициях во что-либо, аргументирование экономической рациональности, объема прямых инвестиций, их срока в конкретный проект), инновационный (включает правовое, технико-экономическое, организационное аргументирование инновационного продукта), научно-исследовательский (аргументирует научную работу по пополнению знаний, доказательства научных гипотез путем проведения исследований, экспериментов), учебный (коллективная деятельность учеников в образовательном процессе, содержащая общие цель и методы и приводящая к общему результату по решению проблемы), смешанный проекты.

2) По масштабу и уровню взаимозависимости: работы (операции), пакеты работ (совокупность технологически взаимосвязанных операций), проекты, мультипроекты (состоят из нескольких проектов, зависящих от технологии и связанных общими ресурсами), программы (совокупность мероприятий, операций, объединенных технологией, ресурсами, организацией производства, приводящих к достижению конкретной цели), портфели проектов (комплект проектов, иногда не объединенных технологически, выполняемый предприятием в условиях ресурсного лимита и приводящий к достижению стратегических целей).

3) По длительности осуществления: краткосрочные (меньше трех лет), среднесрочные (от трех до пяти лет), долгосрочные (больше пяти лет).

4) По сложности: простой, сложный, очень сложный.

Основные этапы жизненного цикла любого проекта: замысел или идея; прединвестиционный (исследование трудностей и «узких» мест, создание концепции и первоначального бизнес-плана, исследование степени риска); разработка проекта (подписывание договоров, создание, организация команды проекта, структурное планирование, формирование итогового плана проекта); осуществление проекта (исполнение работ по проекту, управление ходом, наблюдение и оценка); ликвидация проекта (сдача в эксплуатацию или заказчику, подготовка персонала, штатных сотрудников, возврат привлеченных средств или кредита с процентами, разработка заключительной документации).

Цель управления любым проектом - разумное распределение существующих ресурсов для реализации всех работ по проекту в установленные (конкретные) сроки и без затрат выше нормы.

Критерии качества управления проектом: чистая (приведенная) текущая стоимость (NPV), дисконтированный срок окупаемости, затраты на выполнение работ по проекту, финансирование и поставки без задержек, равномерность загрузки ресурсов, следование срокам осуществления работ по плану, взаимоотношения между сотрудниками на предприятии и участниками проекта.

Управление проектом содержит 3 этапа: планирование (соответствует прединвестиционному этапу и этапу разработки проекта), мониторинг (этап осуществления проекта), анализ (ликвидация проекта, введение его в эксплуатацию).

1.2 Информационные системы управления проектом

Информационная система управления проектом (ИСУП) представляет совокупность средств и инструментов (программных, технических, информационных, методических), направленных на сохранение и увеличение результативности процессов управления проектом; часть корпоративной системы управления проектами. Базис информационных систем управления - целостное информационное пространство, что и помогает повысить эффективность управления.

ИСУП реализует следующие задачи: автоматизирует процесс управления, объединяет в единую базу данных все планы проектов, образует общий справочник ресурсов, используемых в проекте, автоматизирует и снижает (уменьшает) затраты времени на общение между участниками в процессе проектной деятельности, автоматизирует документооборот, помогает в создании архива и базы знаний проектного управления.

Классификация информационных систем управления проектами:

? Локальные (используются в малом бизнесе, частными предпринимателями, мелкими компаниями, где почти нет проектной деятельности, лишь 1-2 проекта в год; доступны, недорогие): Microsoft Project Standart или Professional, Open Project.

? Серверные (применяются в среднем и крупном бизнесе, автоматизируют управление проектом, программой, портфелем проектов и процесс проектного офиса; распространены в мире, дорогие, требуют подбора персонала): Oracle Primavera, HP Project and Portfolio Management Center, Enterprise Project Management Solutions.

? На основе Интернет-технологий (схожи с серверными, но не требуют закупки специального оборудования и подбора персонала, функционал обеспечивается сторонней организацией, что дает возможность применять мощности поставщика услуг и уменьшить расходы на внедрение и сопровождение; но при этом вся информация о проекте передается именно сторонней фирме, нефункциональны и мало настраиваемы): IBN, COMINDWORK, МЕГАПЛАН.

Также ИСУП дифференцируют на персональные компьютерные системы и распределенные интегрированные системы.

Персональные системы должны гарантировать исполнение (осуществление) приведенных функций: работа в многопроектной среде; создание календарно-сетевого графика осуществления работ; выполнение исследования «что-если»; сбор и учет подлинной информации о длительности по времени, затратах и ресурсах, автоматизированном создании отчетов; контроль и планирование условий и обязанностей по договору; совместное хранение материалов и сведений о выполняемых и готовых проектах.

Распределенные интегрированные системы группируют сведения и показатели из разнообразных фирм и подразделений (отделов), занимающихся проектом; гарантируют сбор, исследование и хранение управленческих данных касательно степени достижения проектных целей; должны обеспечивать алгоритмы разрешения спорных (противоречивых) условий в процессе реализации и создания проекта; гарантируют поддержание деловых отношений между участниками проекта.

В качестве инструментов такие системы используют телекоммуникации, компьютеры, программное обеспечение (электронная почта, документооборот), средства поддержания и ведения дискуссий и разговоров по проекту («мозговой штурм»).

1.3 Программное обеспечение управления проектами

Совокупное программное обеспечение по проекту охватывает приложения для планирования целей и задач, создания расписаний, контролирования цен и управления бюджетом, распределения необходимых ресурсов, коллективной работы, коммуникации, управления в короткий срок времени, администрирования и документирования систем управления крупными (сложными и очень сложными) проектами.

Задачи программного обеспечения:

? планирование событий и задач, распознавание крупных частей, из которых состоит проект, с последующей их разделением на более мелкие, распределение ресурсов на поставленные задачи, определение времени на осуществление каждой задачи, представление графика работ (диаграмма Ганта), одновременный контроль над несколькими проектами;

? расчет критического пути (построение сетевого графика и определение максимального времени на выполнение задач от начала и до окончания проекта);

? контроль данных и предоставление сведений (информации) - перечня задач для руководителя и команды, материалов о распределении ресурсов, рабочей нагрузке, ходе работ, финансовых и технических показателях и их планировании; исследование данных о сроках реализации задач; описание рисков по проекту;

? управление взаимоотношениями внутри команды и с другими участниками проекта - рассмотрение и сглаживание рабочих вопросов и конфликтов, фиксирование проблем и предложений на изменения в проекте, их обработка, учет рисков и наблюдение за ними, опубликование материалов о ходе реализации проекта.

Типы программного обеспечения для управления проектами:

1. Desktop или настольные - расположены на Рабочем столе каждого пользователя, обеспечивается гибкий интерфейс, разрешают сохранять данные и сведения в файл с общим доступом или с последующим хранением в ключевой (ведущей) базе данных.

2. Web-based или Веб-приложения - доступ происходит через браузер с каждого компьютера, не нужны специальные, вспомогательные приложения, элементарный контроль доступа, широкий доступ (доступны любому человеку), 1 программа, открытая на главном сервере, скорость работы меньше по сравнению с обыкновенными приложениями, трудности с серверным доступом или выход сервера из строя приводит к недоступности данных.

3. Однопользовательские - применяются персонально или в малых фирмах и организациях.

4. Многопользовательские - согласуют действия нескольких или большого количества потребителей, в основном опираются на систему клиент-сервер.

Наиболее известные и широко используемые программные продукты по управлению проектами:

Microsoft Project - способствует планированию проекта без особых трудностей и ведению коллективной работы. Можно группировать и отслеживать проекты только одной системой управления проектами, которая продуктивно работает с другими программами Microsoft.

Преимущества: 1) организованность - без серьезных трудностей можно планировать проект и управлять им, наблюдать за пересечениями и связями между заданиями, определить первостепенные из них (диаграмма Ганта), обмениваться сведениями о проекте с командой и руководителем; 2) успешная реализация проектов - в программе уже заложены готовые отчеты, но можно создавать и свои в стиле Excel (ускоряет оценку процесса осуществления задач и повышает эффективность работы между участниками проекта), прогнозировать изменения и ликвидировать возможные (вероятные) неприятности и препятствия на пути выполнения проекта; 3) продуктивная коллективная работа - можно отслеживать состояние проекта и его изменения вместе с другими участниками, распространять с минимальными затратами времени данные и сведения о проекте и получать их с внесенными поправками от других лиц; 4) продуктивное управление ресурсами.

Недостатки: 1) лимит по средствам бюджетного управления; 2) нет приемов (инструментов) для управления рисками; 3) лимитированные возможности по подключению к серверу с других доменов; 4) отсутствует справочник полей с их свойствами.

Primavera - произведена корпорацией Primavera Systems, Inc. и в 2008 году продана фирме Oracle. Главным образом применяется для обработки сложных и очень сложных проектов (больше всего в машиностроении, строительстве). Возможности программы: подбор искомого комплекса стратегически важных проектов, гарантия корпоративного управления проекта, совершенствование коллективной работы, усовершенствование методов и процессов, оценка развития в достижении целей, корреляция проекта и стратегии.

Open Plan (программный продукт фирмы Welcom): корпоративное управление программами (дает ассортимент инструментов для продуктивного принятия решений по управлению проектом и оптимизации осуществления программ с учетом лимита ресурсов и времени); управление ресурсами (разрешает указывать приоритет индивидуальных работ, проектов с учетом того, что при появлении, образовании перегрузки распределение ресурсов будет соответствовать стратегическим целям фирмы, предлагает автоматически ресурс для работы при лимите времени, его доступности, нужной квалификации работника); выбор ресурсов (представлены сведения о доступности ресурса и возможных его заменителях, можно сформировать гистограммы и S-кривые, опирающиеся на количество ресурсных единиц или на стоимость); планирование проекта (календарное планирование, поддержка иерархии работ, применяется структура их разделения, несколько десятков кодов и нет лимита календарей); настраиваемые отчеты и представления (встроены таблицы, диаграммы Ганта, логические сетевые диаграммы, гистограммы и S-кривые); ввод фактических данных (допускает введение несколькими способами информации о прогрессе выполнения работ и автоматически его вычислять); управление рисками проектов (алгоритм итерационных имитаций по методу Монте-Карло делает возможным выполнить исследования до начала работ: определение средних отклонений времени, введение стохастических показателей осуществления конкретных работ, графическое представление данных о рисках, оптимистические, пессимистические и ожидаемые временной длительности работ); открытая архитектура и возможность интеграции с ERP-системами (SAP R/3, Baan) и пакетами календарного планирования (Microsoft Project, P3); безопасный многопользовательский доступ.

Spider Project - продуктивно формирует процесс управления простым, сложным или очень сложным проектом в пределах предоставленного бюджета и намеченной стратегии. Приемлем фирмам и предприятиям с ориентированностью на жесткую стандартизацию и координацию деятельности по проекту, презентация полного состояния портфеля проектов, централизованное управление ресурсами и проектами в целом. Дает возможность отбирать проекты с наибольшей отдачей (производительностью), оптимизировать распределение ресурсов, сократить затраты, составить отчеты и провести подробный (детальный) анализ.

«Альт-Инвест» - служит для разработки, исследования и оптимизации инвестиционных проектов любых отрасли, масштаба, ориентированности. Разрабатывается финансовая часть ТЭО и бизнес-плана, создается и оптимизируется модель реализации проекта, осуществляется экспертиза проекта, группирование и распределение проектов. Оценивается проект с трех позиций: инвестиционной эффективности, финансовой обеспеченности, рисков реализации проекта. Преимущества программного продукта: открытость и адаптируемость, широкие возможности по моделированию, представление результатов расчетов по международным стандартам, сопровождение в виде пакета дополнительных услуг.

Глава 2. Анализ работы программного продукта по управлению проектами «Альт-Инвест» на примере ФКП «Завод имени Я. М. Свердлова»

2.1 Математический аппарат и инструментальные средства управления проектами

Инструментальными средствами для осуществления проектной деятельности на предприятии служат: средства регистрации и записи данных - персональные компьютеры, сканеры; средства семантической и технической обработки сведений - скрепляющее, склеивающее и переплетное оборудование, машины для уничтожения бумаг, машины для нанесения защитных покрытий на документы; средства храпения данных - носители информации (диски, карты Flash-памяти), папки, офисная мебель (шкафы, столы, сейф); средства поиска сведений - Web-pecypcы Интернет, печатные издания (справочники, каталоги, книги); средства передачи данных - внутризаводская и внешняя электронная почта, телефон, транспортные средства (секретные документы); средство вывода информации - лазерный принтер.

Входная информация, необходимая для определения эффективности по проектам и их управлению и вносимая в программу «Альт-Инвест» вручную:

? параметры проекта (дата начала, срок реализации, шаг планирования, валюта);

? уровень инфляции и макроэкономические показатели (предполагаемый темп годового роста цен для основной и иностранной валюты, курса валют, ставка рефинансирования Банка России);

? налоги и платежи в фонды (периоды уплаты, ставки, площадь территории для земельного налога);

? инвестиционные затраты (стоимость земельных участков, зданий и сооружений, оборудования, других активов, финансовые вложения, расходы будущих периодов, срок окончания инвестиционной фазы проекта);

? объемы реализации;

? цены реализации (на единицу продукции с учетом НДС);

? объемы производства (плановые показатели);

? расходы сырья и материалов;

? цены сырья и материалов;

? сумма закупки материалов и сырья и оплаченная стоимость;

? количество работников (штат сотрудников) и заработная плата;

? внепроизводственные расходы;

? оборотный капитал (запасы - среднее время хранения, длительность производственного цикла; расчеты с покупателями - продажи с предоплатой и в кредит в % и суммы; расчеты с поставщиками - авансовая оплата и оплата в кредит в % и суммы; расчеты с персоналом - частота выплаты зарплаты; резерв денежных средств - покрытие потребности в днях);

? собственные средства (средства собственников, средства от текущей деятельности, целевое финансирование);

? кредиты (годовая процентная ставка, погашение основного долга, отсрочка выплаты процентов, поступление денег от кредита в руб.);

? показатели финансовой состоятельности (доля постоянных затрат);

? эффективность полных инвестиционных затрат, для собственного капитала, для банка (годовая ставка дисконтирования, ставка реинвестирования доходов, ставка дисконтирования инвестиционных затрат);

? оценка бизнеса (годовая ставка дисконтирования, долгосрочные темпы роста в постпрогнозный период);

? бюджетная эффективность (территориальные ставки налогов, акцизов, пошлин, взносов, целевое финансирование федеративное и территориальное);

? анализ чувствительности (процент изменения и факторы).

Выходные данные по проекту:

1. налоги и платежи (суммы к уплате);

2. инвестиционные затраты (импортные пошлины, амортизация, НДС, полная балансовая стоимость, незавершенные инвестиции, кредиторская задолженность, остаточная стоимость, прибыль от реализации актива, общая сумма активов);

3. доходы от продаж;

4. объемы производства (план реализации и склад готовой продукции);

5. затраты на сырье и материалы;

6. текущие затраты;

7. оборотный капитал (запасы, расчеты с покупателями, с поставщиками, с бюджетом, с персоналом, резерв денежных средств, чистый оборотный капитал);

8. кредиты (погашение процентов, задолженность на конец периода, начисление процентов);

9. сводный отчет об инвестициях в проект (потребность в инвестициях, привлечение финансирования, возврат финансирования);

10. отчет о прибылях и убытках;

11. отчет о движении денежных средств;

12. бухгалтерский баланс;

13. показатели финансовой состоятельности;

14. эффективность полных инвестиционных затрат (чистая приведенная стоимость или NPV, индекс прибыльности, дисконтированный и простой сроки окупаемости, внутренняя норма рентабельности и модифицированная внутренняя норма рентабельности);

15. эффективность для собственного капитала, для банка;

16. оценка бизнеса;

17. бюджетная эффективность (NPV федерального и территориального бюджетов);

18. анализ чувствительности (оставшиеся графы);

19. сводный отчет о показателях проекта.

2.2 Особенности фактического состояния дел и исследование работы программы «Альт-Инвест» на предприятии

На ФКП «Завод имени Я. М. Свердлова» деятельность по управлению и разработке проектами выполняет отдел инвестиционного планирования и федеральных целевых программ (ОИП и ФЦП), взаимодействуя с другими подразделениями предприятия.

ОИП и ФЦП является структурным подразделением предприятия и служит для обеспечения инвестиционной политики и поиска и привлечения инвестиций.

Процесс работы над проектом и его управлением на предприятии включает 9 этапов:

- стадия заявки - инициатор (лицо или подразделение в лице его руководителя, выдвинувшее идею по развитию предприятия и оформившее ее в соответствии с регламентом) оформляет заявку, согласовывает с заказчиком проекта, исполнителями, утверждает у своего директора по функциональной принадлежности, передает в ОИП и ФЦП. ОИП и ФЦП регистрирует заявку и осуществляет ее экспертизу, затем направляет экспертное заключение и заявку для рассмотрения заместителем генерального директора по развитию и инвестициям. Заместитель генерального директора по развитию и инвестициям принимает решение по заявке, назначает руководителя проектной группы (лицо, ответственное за организацию и координацию работ по проекту). ОИП и ФЦП доводит результаты решения до заинтересованных лиц.

- стадия предварительного технико-экономического обоснования - ОИП и ФЦП вносит проект в «Справочник инвестиционных проектов». Руководитель проектной группы готовит и выпускает распоряжение «О разработке инвестиционного проекта», затем подготавливает предварительное технико-экономическое обоснование, отчеты (ежемесячно и полный по окончании разработки проекта) и передает в ОИП и ФЦП. ОИП и ФЦП проводит экспертизу проекта, направляет проект с экспертными заключениями заместителю генерального директора по развитию и инвестициям. Заместитель генерального директора по развитию и инвестициям принимает решение по проекту. Руководитель проектной группы подготавливает и представляет в ОИП и ФЦП копии комплекта материалов по проекту. ОИП и ФЦП направляет проект с заключениями на Техсовет. Техсовет принимает решение по проекту, назначает руководителя проекта (лицо, ответственное за обеспечение достижения цели инвестиционного проекта или программы, осуществляющее организацию и координацию работ по проекту или программе на инвестиционной и эксплуатационной фазах и обладающее необходимыми для этого ресурсами). ОИП и ФЦП доводит результаты решения (протокол Техсовета) до заинтересованных лиц.

- стадия подготовки распорядительного документа - руководитель проекта готовит проект приказа или распоряжения о реализации проекта с приложениями, согласует приказ или распоряжение о реализации проекта до подписи генерального директора (первого заместителя генерального директора), одновременно с согласованием актуализирует проект и расчет финансово-экономических показателей проекта и представляет на экспертизу в ОИП и ФЦП одновременно с представлением согласованного проекта распоряжения или приказа. ОИП и ФЦП проводит экспертизу проекта, направляет проект, экспертные заключения, согласованный проект приказа или распоряжения на заседание Техсовета (заместителю председателя Техсовета). Техсовет или заместитель его председателя принимает решение по проекту. Руководитель проекта подписывает приказ или распоряжение «О реализации проекта» генеральным директором (первым заместителем генерального директора) и выпускает его. Подписанный приказ или распоряжение рассылается заказчикам, заказчикам-застройщикам (подразделения, являющиеся генеральными подрядчиками в случае выполнения одной работы несколькими исполнителями, а также подразделения, определяющие конкретного исполнителя по планируемой работе по запросу заказчика), исполнителям 1 (подразделения, непосредственно реализующие по заявке заказчика или заказчика-застройщика мероприятие, предусмотренное планом реализации проекта) и 2 уровня (подразделения, обеспечивающие исполнителя 1 уровня материальными ценностями), ОИП и ФЦП, планово-экономическому управлению, заказчику проекта (структурное подразделение завода, выполняющее надзорные функции, по своим функциональным обязанностям заинтересованное в разработке, инициации, реализации инвестиционного проекта).

- стадия планирования работ и контроля за ходом реализации проекта - руководитель проекта ежемесячно формирует и согласовывает план работ по проекту на следующие 3 месяца и представляет его в ОИП и ФЦП, заказчикам, заказчикам-застройщикам, исполнителям 1 уровня, а также лимиты затрат и платежей по проекту на следующие 3 месяца. Подразделения выдают по согласованию с руководителем проекта исполнителям 1 уровня (заказчику-застройщику) задания, заказы, заявки в течение срока, указанного в плане. Исполнитель 1 уровня подает заявку на приобретение материальных ценностей (сырье, материалы, полуфабрикаты, комплектующие, запчасти, которые необходимы для выполнения работ исполнителем 1уровня и которые входят в стоимость работы) исполнителям 2 уровня. Исполнители 2 уровня готовят график поставок материальных ценностей на следующие 3 месяца помесячно и предоставляют исполнителям 1 уровня. Исполнители 1 уровня выполняют работы в соответствии с полученными заданиями, заказами, заявками. Подразделения, кроме бухгалтерии, по окончании месяца представляют руководителю проекта отчеты о выполнении плана работ за месяц. Бухгалтерия по окончании месяца представляет руководителю проекта отчет по незавершенным капвложениям и вводу в эксплуатацию. Исполнитель 1 уровня по окончании месяца представляет руководителю проекта отчет о поступлении к нему материальных ценностей. Планово-экономическое управление по окончании месяца представляет руководителю проекта отчет об оплате оборудования и услуг сторонних организаций. Руководитель проекта ежемесячно представляет в ОИП и ФЦП отчет о выполнении плана работ по проекту за месяц, отчеты о соответствии лимитов по проекту за месяц и поквартальные отчеты о соответствии лимитов по проекту с начала реализации проекта и прогнозы до конца реализации проекта, справку о незавершенных капвложениях и стоимости объектов, введенных в эксплуатацию.

- стадия бюджетирования - подразделения выдают исполнителям 1 уровня (заказчику-застройщику) задания, заказы, заявки. Исполнитель 1 уровня (заказчик-застройщик) составляет и направляет заказчику сметы по выполнению работ. Заказчик выдает исполнителю 1 уровня (заказчику-застройщику) согласованные с руководителем проекта заказы на выполнение работ и заявки на приобретение оборудования. Руководитель проекта распределяет лимит текущих затрат по проекту в разрезе элементов и статей. ОИП и ФЦП проверяет распределение на предмет непревышения утвержденного лимита затрат. Заказчик распределяет лимит текущих затрат по своим участкам. Планово-экономическое управление утверждает бюджеты заказчиков.

- стадия сводного планирования и сводной отчетности по реализации проектов - ОИП и ФЦП представляет в планово-экономическое управление сводные лимиты по инвестиционной деятельности на следующие 3 месяца помесячно. Планово-экономическое управление извещает ОИП и ФЦП о выделенных суммах по лимитам. В случае изменений ОИП и ФЦП проводит корректировку сводных лимитов и извещает руководителя проекта о суммах корректировки. ОИП и ФЦП ежемесячно представляет заместителю генерального директора сводный отчет о выполнении плана работ по инвестиционной деятельности за месяц, с начала года, перечень оборудования, поступившего на склады, сводные отчеты о соответствии лимитов по инвестиционной деятельности за месяц, ежеквартально формирует сводные отчеты о соответствии лимитов по инвестиционной деятельности с начала года и прогноз до конца реализации проектов, представляет на Техсовет сводный отчет по инвестиционной деятельности с начала года, включающий в себя отчет о выполнении работ и отчет о соответствии лимита затрат и лимита платежей, представляет в планово-экономическое управление дополнения к сводным лимитам.

- стадия корректировки параметров реализации инвестиционного проекта - исполнитель 1 уровня готовит пояснительную записку о причинах корректировки на основании пояснительных записок исполнителей 2 уровня, заказчиков, изменения графиков работ по направлениям, с одновременным согласованием их и направляет руководителю проекта. Руководитель проекта на основании полученных документов составляет сводную пояснительную записку за своей подписью, готовит недостающие формы, объединяет материалы, подает утвержденную заявку на изменение параметров реализации с приложениями в ОИП и ФЦП. ОИП и ФЦП проводит экспертизу заявки, направляет заявку с экспертным заключением уполномоченному (организационная единица или должностное лицо предприятия, уполномоченные принимать решение о реализации проектов на прединвестиционной фазе, внесении корректив в графики и лимиты реализации на инвестиционной фазе, вынесении поощрений и наказаний в рамках регламента, прочие решения, связанные с управлением проектом). При принятии решения руководитель проекта оформляет «Решение» за своей подписью. При принятии решения заместителем председателя Техсовета руководитель проекта оформляет «Решение», которое затем утверждается заместителем председателя Техсовета. При принятии решения Техсоветом ОИП и ФЦП оформляет «Протокол заседания Техсовета». На основании решения Техсовета по заявке руководитель проекта готовит приказ или распоряжение о внесении изменений в приказ или распоряжение о реализации проекта. В случае необходимости руководитель проекта актуализирует текстовую часть проекта, готовит изменения плана работ, лимиты затрат и платежей.

- стадия закрытия инвестиционной фазы проекта - руководитель проекта представляет в ОИП и ФЦП сводные отчеты по реализации проекта, скорректированный проект и расчет финансово-экономических показателей проекта при необходимости. ОИП и ФЦП проводит экспертизу расчета финансово-экономических показателей, проводит обследование созданных объектов с обязательным выходом на место. Руководитель проекта готовит «Акт закрытия инвестиционной фазы проекта», согласовывает его с членами комиссии и председателем комиссии обследованию реализации проекта, направляет согласованный «Акт» секретарю Техсовета. Секретарь организует рассмотрение «Акта» на совещании у заместителя председателя Техсовета, где устанавливается размер премии руководителя проекта, после чего «Акт» утверждается председателем Техсовета. ОИП и ФЦП присваивает «Акту» номер. Руководитель проекта дает необходимое количество копий «Акта» и направляет их всем заинтересованным лицам.

? стадия мониторинга инвестиционных проектов - ОИП и ФЦП отслеживает реализацию проекта, формирует график, организует мониторинг проектов, оформляет «Акты обследования». Председатель комиссии по обследованию проекта готовит предложения по дальнейшей реализации проекта и организует рассмотрение их на заседании Техсовета.

ОИП и ФЦП при создании проекта взаимодействует с: научно-техническим центром - готовит материалы по НИОКР; отделом маркетинга - по анализу и оценке рынка сырья, материалов и готовых продуктов, оценке конкурентной среды при расчете бизнес-планов проектов; с цехами: подготовка заявки на инвестирование, приложение к ней плана-графика разработки проекта, лимита затрат и лимита платежей для дальнейшей разработки проекта с разбивкой по направлениям; с бухгалтерией: получение отчета по незавершенному капитальному строительству и вводу в эксплуатацию; с планово-экономическим управлением: методическая помощь по распределению лимита текущих затрат в разрезе элементов и статей, утверждение бюджетов заказчиков как по операционной, так и по инвестиционной деятельности, извещение о выделенном на планируемый период лимите затрат, предоставление калькуляций себестоимости проекта, анализа хозяйственной деятельности, отчета о выполнении плана.

Предоставляемая документация разными службами показано на рисунке 1.

Рис. 1. Входящая документация из различных служб в отдел инвестиционного планирования

Выходящими документами по проектам ОИП и ФЦП являются бизнес-план и Технико-экономическое обоснование.

Входящие документы приходят в отдел инвестиционного планирования в 3 видах программ: Microsoft Word, Microsoft Excel, Acrobat Reader. Например, калькуляции, сметы, маркетинговая информация, бухгалтерская отчетность (баланс, отчеты о финансовых результатах, о движении денежных средств, об изменениях капитала), штатное расписание, показанные на рисунках 2-5.



Рис. 2. Штатное расписание в формате pdf

Рис. 3. Калькуляция на производство единицы продукции в формате pdf



Рис. 4. Бухгалтерский баланс в формате doc

Рис. 5. Отчет о прибылях и убытках в формате xls

Управление проектами и все расчеты по ним осуществляются в программе «Альт-Инвест» (разработчик ИКФ «Альт», г. Санкт-Петербург). Методика расчетов, заложенная в «Альт-Инвест», базируется на рекомендациях UNIDO и учитывает особенности налогообложения, учета и формирования финансовых результатов России. В модели реализован бюджетный подход, при расчете показателей эффективности использован метод дисконтирования. Расчеты выполняются в постоянных и текущих ценах (можно моделировать сценарии развития инфляционных процессов), с использованием одной или двух валют. Все данные и сведения о проектах представлены в наглядном виде, открыты (пользователь может менять их без особых затруднений). Сохраняется программа в формате xls, что тоже довольно удобно.

Пример программы по работе с проектом по производству формалина и формальдегидных смол представлен на рисунках 6 и 7.

Рис. 6. Входные параметры проекта

Рис. 7. Основные планируемые показатели проекта

Программа показывает и эффективность проекта с различных сторон (бюджетные организации, собственный капитал, банк), и его чувствительность к изменению различных факторов, и составляет плановую бухгалтерскую отчетность.

«Узкие» места в работе по проекту: во-первых, на компьютерах у разных отделов установлены программные продукты различных годов выпуска (например, Microsoft Office 2007, 2010, в ОИП и ФЦП - 2013), бланки документов могут не открываться или оказываются неотформатированными, приходится тратить время на исправление этих бланков; во-вторых, формат pdf имеет тоже существенные недостатки - это невозможность копирования данных в случае защиты документа и внесение экономических или текстовых сведений вручную; в-третьих, отсутствие у большинства компьютеров выхода в Интернет и внешнюю электронную почту, что приводит к затратам времени на отправку документов сторонним организациям или поиску необходимой для проекта информации; в-четвертых, инструментальные средства ускорили процесс распечатки, сканирования, передачи документов и работы с ними, но любая поломка приводит к издержкам времени на починку у всего отдела (поскольку они есть не у каждого сотрудника); в-пятых, недостатки в самой программе «Альт-Инвест»: неудобная работа с исходными данными (слишком много таблиц на одном Листе программы, что может запутать пользователя) и введение их вручную (ставок налогов, дисконтирования, рефинансирования Центрального Банка РФ, уровень инфляции, всех экономических показателей организации - особенно, когда их очень много по проекту), чувствительность интерфейса (можно внести некорректные данные случайным нажатием клавиш), нет деления на стратегически важные и второстепенные проекты.

Глава 3. Предложения по устранению «узких» мест и проблем и оценка эффективности

Чтобы устранить указанные выше проблемы, которых довольно много для отдельно взятой службы, необходимо:

? поменять программное обеспечение на более новое, особенно Microsoft Office, чтобы бланки документов не изменяли своего формата и не приходилось затрачивать время на их исправление;

? предоставить доступ к Интернету и внешней почте сотрудникам, чтобы они могли искать информацию для проекта самостоятельно и не беспокоили других сотрудников и руководителей;

? закупить несколько технических средств работы с документами, чтобы каждый сотрудник пользовался ими;

? попробовать использовать дополнительные программные продукты по работе с проектами и управлению ими, например, Microsoft Project, Primavera или Open Plan для наглядности работ по проектам, их отбора, стандартизации, оптимального распределения ресурсов, с подробным, подетальным исследованием. Их преимущества и недостатки были расписаны выше.

Как видно из представленных первых трех предложений по устранению трудностей, после их ликвидации высвободится дополнительное время, которое можно направить на сам проект. Например, на поиск информации о главных конкурентах предприятия по конкретному продукту, поставщиках сырья и цен на него для выбора наиболее привлекательного с минимальной стоимостью ресурсов, на исправление ошибок в расчетной части или в текстовом материале бизнес-плана, Технико-экономического обоснования, непосредственно на расчет самих показателей по проекту, на привлечение финансирования путем согласования бизнес-планов с министерствами, банками, иными организациями. Расходы на обновление программных продуктов, закупку инструментальных средств работы по проекту, подключения к сети Интернет эти и оправдывают себя.

Последнее предложение связано с расширением возможностей работы с проектами: Microsoft Project помогла бы группировать проекты и отслеживать их, формировать отчеты и выделять приоритетные задачи по проекту; Primavera позволила бы управлять сложными и очень сложными проектами, отбирать стратегически важные проекты, чего не хватает в «Альт-Инвест»; Open Plan дала бы еще большую наглядность по операциям в проекте и позволила управлять рисками проекта.

Заключение

Информационные технологии управления проектами в последнее время все больше ответственны за выживание и существование любой фирмы. Они выступают в качестве средств автоматизации процессов и группировки данных по проектам.

Информационная система управления проектом автоматизирует процесс управления, объединяет в единую базу данных все планы проектов, образует общий справочник ресурсов, используемых в проекте, автоматизирует и снижает (уменьшает) затраты времени на общение между участниками в процессе проектной деятельности, автоматизирует документооборот, помогает в создании архива и базы знаний проектного управления.

Сейчас появляется и совершенствуется все большее количество программ и приложений по управлению проектной деятельностью. Каждый из них имеет свои положительные стороны и недостатки.

На ФКП «Завод имени Я. М. Свердлова» для работы с проектами и управления ими применяется программа «Альт-Инвест» (разработчик ИКФ «Альт», г. Санкт-Петербург). Методика расчетов, заложенная в «Альт-Инвест», базируется на рекомендациях UNIDO и учитывает особенности налогообложения, учета и формирования финансовых результатов России.

Инструментальными средствами для осуществления проектной деятельности на предприятии служат средства регистрации и записи данных, средства обработки сведений, средства храпения данных, средства поиска сведений, средства передачи данных, средство вывода информации. Математический аппарат у программы довольно масштабный и включает входную информацию, заполняемую вручную, и выходную, рассчитываемую компьютером.

Деятельность по управлению и разработке проектами выполняет отдел инвестиционного планирования и федеральных целевых программ (ОИП и ФЦП), взаимодействуя с другими подразделениями предприятия: бухгалтерией, планово-экономическим управлением, отделом организации труда, управлением по продажам, цехами.

Процесс работы над проектом и его управлением достаточно сложный и включает несколько этапов, что вызвано габаритами предприятия (несколько служб, цехов, с которыми приходится согласовывать данные и с которых собираются заявки и сведения по проекту).

«Узкими» местами в работе по проекту явились: программные продукты различных годов выпуска, в формате pdf - невозможность копирования данных в случае защиты документа и внесение экономических или текстовых сведений вручную, отсутствие у большинства компьютеров выхода в Интернет и внешнюю электронную почту, инструментальные средства есть не у каждого сотрудника, недостатки в самой программе «Альт-Инвест»: неудобная работа с исходными данными и введение их вручную, чувствительность интерфейса, отсутствие деления на стратегически важные и второстепенные проекты.

В связи с этими трудностями можно внести следующие предложения по их ликвидации: поменять программное обеспечение на более новое, предоставить доступ к Интернету и внешней почте всем сотрудникам, закупить несколько технических средств работы с документами, попробовать использовать дополнительные программные продукты по работе с проектами и управлению ими. Размещено на Allbest.ru

...