Особливості впровадження електронного документообігу підприємства

Размещено на http://www.allbest.ru/

УДК 005.92:004](045)

Особливості впровадження електронного документообігу підприємства

Горупа Ірина Василівна

студент факультету менеджменту та маркетингу Національного технічного університету України «Київський політехнічний інститут імені Ігоря Сікорського»

Анотація

В статті досліджено актуальні питання впровадження систем електронного документообігу підприємства. Впровадження електронного документообігу на підприємстві є ефективним механізмом управління документаційними та інформаційними потоками. Досліджено переваги і труднощі впровадження електронного документообігу. Виявлено основні проблеми інформаційного забезпечення підприємства, що негативно впливають на кінцевий результат управлінської діяльності. Встановлено, що впровадження систем електронного документообігу шляхом використання хмарних технології є ефективним, економічним, та надійним рішенням побудови даних систем.

Ключові слова: інформаційна система, система електронного документообігу, хмарні технології, віддалений доступ.

Аннотация

В статье исследованы актуальные вопросы внедрения систем электронного документооборота предприятия. Внедрение электронного документооборота на предприятии является эффективным механизмом управления документационными и информационными потоками. Исследовано преимущества и трудности внедрения электронного документооборота. Выявлены основные проблемы информационного обеспечения предприятия, которые негативно влияют на конечный результат управленческой деятельности. Установлено, что внедрение систем электронного документооборота путем использования облачных технологии является эффективным, экономичным и надежным решением построения данных систем.

Ключевые слова: информационная система, система электронного документооборота, облачные технологии, удаленный доступ.

Summary

The article deals with the actual issues of introduction of electronic document management systems of the enterprise. Implementation of electronic document management at an enterprise is an effective mechanism for managing documentary and information flows. The advantages and difficulties of introduction of electronic document circulation are explored. The basic problems of information provision of the enterprise, which negatively influence the final result of management activity are revealed. It has been established that the introduction of electronic document circulation systems using cloud technologies is an efficient, economical, and reliable solution for building these systems.

Key words: information system, electronic document management system, cloud technologies, remote access.

Постановка проблеми. Зменшення кількості паперового документообігу це один із головних на-прямків розвитку інформатизовано-орієнтовано- го суспільства. Концепція вдосконалення роботи управлінського апарату державного або приватного підприємства потребує впровадження нових тех-нологій, за допомогою яких можливо налагодити сучасні, складні процеси діловодства. Ефективна обробка невпинно зростаючих обсягів інформації, можлива тільки при умові автоматизованої обробки документів та інформації. Впровадження систем електронного документообігу (СЕД) на підприєм-ствах сприяє покращенню його адміністрування та екологізації, та є ключовим фактором вдалого і успішного ведення бізнесу. Також впровадження СЕД на підприємствах вимагає від їх керівників прийняти правильні рішення про засіб для реалізації електронного документообігу. В даній статті пропонується огляд та аналіз основних засобів реа-лізації електронного документообігу на сучасному підприємстві.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Впро-вадження інноваційних технологій в управлінні інформаційним забезпеченням діяльності підпри-ємств вивчалось багатьма науковцями, такими як: Линьов К. О. [2], Колос І. В. [1], Денисенко М. П. [1], Купалова Г. І. [3], Матвієнко О. В. [5], Цвін М. Н. [5] та ін. Проте в умовах постійних змін та стрімкого розвитку інформаційних технологій дана тема потребує постійних досліджень та детального аналізу. Це підтверджує актуальність та необхідність проведення дослідження.

Постановка завдання. Головною метою дослі-дження є аналіз існуючих засобів для впровадження СЕД на підприємстві, виявлення ризиків впрова-дження системи на підприємстві з урахуванням сучасних тенденцій розвитку інформаційно-кому-нікаційних систем.

Виклад основного матеріалу. Функціонування підприємства в сучасних умовах потребує підви-щення рівня інформаційного забезпечення, що пе-редбачає інформатизацію управлінської діяльності. Одним із головних критеріїв ефективного управ-ління сучасними підприємствами є максимальне задоволення інформаційних потреб усіх учасників виробничо-господарської діяльності. Інформаційне забезпечення управління підприємством передбачає створення інформаційної системи (ІС), в якій здійс-нюється обробка цілеспрямованих потоків масиву інформації, яка включає генерування, перенесення, обробку, зберігання інформації, з подальшим її аналізом з ціллю прийняття управлінських рішень [1, с. 20].

У своїй праці Линьов К. О. приводить поняття «інформаційна система» і розглядає його як набір взаємопов'язаних компонентів, які збирають (або обирають), обробляють, зберігають і розповсюджують інформацію, яка використовується у процесі прийняття рішень, координації та управлінні в організації. ІС допомагає аналізувати проблеми, виявляти і розглядати складні об'єкти і створювати нові продукти [2, с. 14].

СЕД можуть бути двох принципово різних ієрар-хічних рівнів. Прості СЕД мають нижчий ієрархічний рівень та можуть оптимізувати процеси управління з деякими локальними обмеженнями. Такі системи реалізуються за допомогою таких програмних продуктів: M. E. Doc, elDoc, Бітрікс24, KAI-Доку- ментообіг та ін. Особливістю впровадження таких систем є витрати на закупівлю програмного продукту, серверного обладнання, обслуговування та адаптація системи до умов виробництва. Вищий ієрархічний рівень мають системи в яких реалізовується більш складні процеси: управління віддаленим доступом; цифровий підпис документів, вбудований почтовий сервер, адаптація до соціальних мереж. Такі системи реалізуються за допомогою елементів Google services або Microsoft 365 (Microsoft Dynamics 365).

Реалізація складних СЕД з вище описаними про-дуктами потребує деяких капіталовкладень, але вони співвідносяться з витратами на реалізацію СЕД малого ієрархічного рівня. Це пов'язано з тим, що при реалізації систем електронного документообігу на базі елементів Google services або Microsoft 365 відсутні витрати на закупівлю серверного облад-нання, та його обслуговування, по мірі збільшення інформаційної потужності системи пропорційно збільшується продуктивність серверного обладнання даних сервісів. Окрім того Google та Microsoft надає можливість платного користування хмарними тех-нологіями, які звільняють від вирішення проблеми збереження інформації. В запропонованих системах є мінімальна залежність від потреб обслуговування високо кваліфікаційними фахівцями створеної сис-теми електронного документообігу.

Основне призначення ІС -- збір, зберігання та розповсюдження інформації з метою підтримки організаційних функцій та прийняття рішень. Крім того, вони виконують функції зв'язку, координації діяльності, контролю, аналізу і візуалізації даних. ІС перетворюють потік вихідних даних у корисну інформацію, використовуючи три основні процедури: введення, обробку та виведення даних. З точки зору бізнесу така система являє собою організаційне та управлінське рішення, засноване на інформаційних технологіях, призначене для роботи з виникаючими проблемами [2, c. 14].

До складу структури ІС входять наступні еле-менти (рис. 1):

1) організаційні, ІС є складовою підприємства разом із співробітниками;

2) управлінські, ІС є одним з інструментів менедже-ра, яка дає йому інформацію, необхідну для при-йняття рішення. Вона також допомагає у процесі виконання прийнятих рішень і використовуються в якості важелів управління;

3) технологічні -- апаратне та програмне забезпе-чення, засоби зберігання даних, засоби комуніка-цій, комп'ютерна мережа, що утворюють єдину інформаційну інфраструктуру [2, с. 15].

Серед основних функцій ІС можна виділити на-ступні:

- вирішення програмно-методологічних питань;

- одержання інформації;

- використання інформації;

- поширення інформації;

- зберігання інформації;

- вилучення із обігу та знищення даних [3].

Рис. 1. Структура інформаційної системи Джерело: складено на основі джерела [2, с. 15]

Такий спектр функціональних особливостей ІС за-безпечує розгортання ефективного механізму управ-ління інформаційним забезпеченням підприємства.

Серед суттєвих проблем управління інформа-ційним забезпеченням підприємства, що негативно впливають на кінцевий результат управлінської діяльності підприємства є:

- відсутність відповідного матеріально-технічного та програмного забезпечення системи управління інформаційного забезпечення;

- відсутність чітко сформованих комунікаційних каналів руху інформаційних ресурсів у вну-трішньому середовищі підприємства для при-йняття та реалізації управлінських рішень;

- недосконалий механізм розподілу інформаційних ресурсів відповідно до потреб різних рівнів управлінського персоналу, що призводить до дезорганізації цінної інформації та гальмує про-цес прийняття рішень [4, с. 2].

Ефективним механізмом удосконалення інфор-маційного забезпечення діяльності підприємства є впровадження інноваційної технології управління електронними документами -- системи електронного документообігу (СЕД). Кожна СЕД в собі реалізує

певну технологію електронного документообігу (ТЕД), яка ґрунтується на інтегрованій електронній обробці обліково-звітної інформації, яка включає створення і життєвий цикл первинних електронних документів, алгоритми опрацювання інформації, обробку масивів даних та ін. СЕД забезпечує управління потоків документів і масивів інформації у комп'ютерних мережах, а також контроль за рухом документів на підприємстві.

Серед обов'язкових функцій СЕД можна виділити наступні: вбудований почтовий сервер, електронний цифровий підпис, підтримка різних типів документів, оцифровування та архівування паперових документів, адаптація під потреби підприємства.

Останнім часом в світі ІТ технологій набувають глобальних масштабів хмарні сервіси. Одними з най-більшими є хмарне середовище Google та Microsoft. Впровадження СЕД шляхом використання хмарних технології забезпечує економічність, легкість роз-гортання, багатокористувацьку архітектуру. Саме це забезпечує надійність та захищеність зберігання, оперативність пошуку та передачі інформації.

Висновки. Впровадження СЕД на підприємстві позитивно впливають на процеси управління підпри-ємством в цілому, зокрема, допомагають провідним менеджерам у прийнятті ефективних управлінських рішень, аналізі бізнес-процесів на підприємстві; контролі виконання завдань працівниками, забезпе-чення криптографічної безпеки захисту інформації.

Дана система передбачає оптимізацію роботи працівників середньої і нижньої ланок, а саме: під-вищення якості роботи працівників за рахунок зменшення помилок у процесі автоматизованої обробки великого об'єму інформації і масивів даних; зменшення витрат часу на пошук, обробку потрібних інформаційних і документаційних ресурсів працівниками підприємства; зручний алгоритм роботи використання інформаційних ресурсів під-приємства.

Враховуючи вимоги до захисту СЕД та надійності збереження інформації в хмарних технологіях перспективним є створення електронного докумен-тообігу на базі існуючих великих хмарних сервісів таких як Google services або Microsoft 365, це дасть можливість зменшити витрати на створення по-тужної інформаційної системи, її обслуговування, адаптування до інших локальних мереж.

Одним із небажаних та гальмуючих процесів управління підприємством є незакінчена СЕД, (по-ловинний документообіг), при якому паралельно використовують паперовий документообіг.

Література

1. Денисенко М. П., Колос І. В. Інформаційне забезпечення ефективного управління підприємством / М. П. Денисенко, І. В. Колос // Економіка та держава. -- 2006. -- № 7. -- С. 19-24.

2. Линьов К. О. Інформаційне забезпечення державного управління та державної служби: навчальний посібник. -- Київ, 2016. -- 42 с.

3. Купалова Г. І. Теорія економічного аналізу: навчальний посібник. -- К.: Знання, 2008. -- 639 с.

4. Інформаційне забезпечення управлінської діяльності підприємства. [Електронний ресурс]. -- Режим доступу: http://ena.lp.edu.Ua/bitstream/ntb/20812/1/102-218-219.pdf;

5. Матвієнко О. В., Цивін М. Н. Основи організації електронного документообігу: навчальний посібник. -- К.: Центр учбової літератури, 2008. -- 112 с.

6. Закон України Про електронні документи та електронний документообіг [Електронний ресурс]. -- Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/851-15.

References

1. Denysenko M. P., Kolos I. V. Informatsiine zabezpechennia efektyvnoho upravlinnia pidpryiemstvom / M. P. Deny- senko, I. V. Kolos // Ekonomika ta derzhava. -- 2006. -- № 7. -- S. 19-24.

2. Lynov K. O. Informatsiine zabezpechennia derzhavnoho upravlinnia ta derzhavnoi sluzhby: navchalnyi posib- nyk. -- Kyiv, 2016. -- 42 s.

3. Kupalova H. I. Teoriia ekonomichnoho analizu: navchalnyi posibnyk. -- K.: Znannia, 2008. -- 639 s.

4. Informatsiine zabezpechennia upravlinskoi diialnosti pidpryiemstva. [Elektronnyi resurs]. -- Rezhym dostupu: http://ena.lp.edu.ua/bitstream/ntb/20812/1/102-218-219.pdf

5. Matviienko O. V., Tsyvin M. N. Osnovy orhanizatsii elektronnoho dokumentoobihu: navchalnyi posibnyk. -- K.: Tsentr uchbovoi literatury, 2008. -- 112 s.

6. Zakon Ukrainy Pro elektronni dokumenty ta elektronnyi dokumentoobih. [Elektronnyi resurs]. -- Rezhym dostupu: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/851-15.

Размещено на Allbest.ru