Размещено на http: //www. allbest. ru/

Национальный исследовательский Мордовский государственный университет имени Н. П. Огарева, г. Саранск

Этапы и проблемы внедрения бухгалтерских программ на предприятии

Макарова Людмила Михайловна, к.э.н.

Наумкина Алена Николаевна

alyona24s@yandex.ru

Аннотация

автоматизированный бухгалтерский программный документооборот

Макарова Людмила Михайловна, Наумкина Алена Николаевна

ЭТАПЫ И ПРОБЛЕМЫ ВНЕДРЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ПРОГРАММ НА ПРЕДПРИЯТИИ

Технические науки

В данной статье рассмотрены этапы и проблемы внедрения бухгалтерских программ на российских предприятиях. Кроме того, раскрыта необходимость автоматизации бухгалтерского учета, особенно для людей, занимающихся экономикой. Подробно описаны проблемы, с которыми могут столкнуться бухгалтеры и программисты на разных этапах внедрения программных продуктов. На основе проведенного исследования авторами предлагается выделить человеческие факторы, препятствующие повышению эффективности автоматизированных бухгалтерских программ.

Ключевые слова и фразы: автоматизация; бухгалтерские программы; этапы; автоматизированные информационные системы; программные продукты; эффективность.

Annotation

STAGES AND PROBLEMS OF ACCOUNT PROGRAMMES INTRODUCTION AT ENTERPRISE

Makarova Lyudmila Mikhailovna, Ph. D. in Economics

Naumkina Alena Nikolaevna

Ogarev Mordovia State University in Saransk alyona24s@yandex.ru

The stages and problems of account programmes introduction at the Russian enterprises are considered in the article. Besides, the necessity of accounting automation is revealed, especially for people dealing with economics. The problems, which may be encountered by accountants and programmers at different stages of software products introduction, are described in detail. The authors suggest singling out human factors impeding automated account programmes efficiency growth on the basis of the conducted research.

Key words and phrases: automation; account programmes; stages; automated information systems; software products; efficiency

В настоящее время любой успешной компании нужна система автоматизации, которая поможет упорядочить ведение бизнеса.

Внедрение бухгалтерских программ отражает процесс настройки программного обеспечения под определенные условия их использования, а также включает обучение пользователей работе с данным продуктом.

Внедрение бухгалтерской программы - это комплекс мероприятий, направленных на организацию автоматизации бухгалтерских, статистических, отчетных и других процессов учета на предприятии. Полная автоматизация процесса учета организации, создание автоматизированных рабочих мест бухгалтерии и других подразделений являются результатом внедрения бухгалтерских программ.

Процесс внедрения бухгалтерских программ, как правило, состоит из нескольких этапов:

1. Предварительный. Если рассматривать данный этап, то можно отметить, что именно на нем начинается изучение текущей ситуации по бухгалтерскому учету в организации-заказчике. Следовательно, в процессе переговоров определяются требования и видение заказчика. Обсуждается, какие именно работы нужно проделать, и обязательно оговаривается их стоимость. Этот этап позволяет оптимизировать все предлагаемые услуги и не допустить непредвиденные расходы.

В ходе предварительного изучения:

– составляется перечень бизнес-процессов, подлежащих автоматизации;

– определяется наличие компьютерной техники и коммуникаций, которые отвечают техническим требованиям для установки и использования бухгалтерской программы;

– выявляются особенности бизнес-процессов на предприятии с точки зрения заказчика;

– составляется подробная схема документооборота предприятия;

– определяется уровень профессиональной подготовки работающего персонала в плане владения компьютерной техникой и специализированными программами;

– согласуются объемы и сроки запланированных работ по внедрению бухгалтерских программ; - определяются контактные лица из персонала предприятия-заказчика.

Таким образом, от качества выполнения этапа предварительного изучения зависят успех и оперативность дальнейшей работы по внедрению программных продуктов.

2. Составление технического задания. Техническое задание составляется на основе предыдущего этапа, т.е. предварительного изучения.

Пункты, которые обычно включаются в техническое задание, следующие:

– общая постановка задачи;

– график выполнения работ;

– схема документооборота предприятия;

– требования к конфигурации бухгалтерской программы;

– требования к интерфейсам пользователей;

– перечень доработок к стандартной конфигурации программы;

– общие требования к разработке инструкций пользователей;

– описание процесса обучения пользователей;

– перечень всех выполняемых работ по внедрению бухгалтерских программ и их стоимость.

Как правило, пункты технического задания для предприятий разного уровня, т.е. малых, средних и крупных, одинаковые, но также следует учитывать и объем информации.

3. Работы по внедрению бухгалтерских программ. Выполнение данного вида работ включает в себя все те запланированные мероприятия, которые прописаны в техническом задании. Следовательно, устанавливаются и настраиваются бухгалтерские программы. Если появляется необходимость доработки стандартных конфигураций бухгалтерских программ, все эти работы выполняются на данном этапе.

Следующий этап можно разделить на:

1. Проведение мероприятий по проверке работоспособности бухгалтерских программ.

2. Введение программных продуктов в эксплуатацию.

При проверке работоспособности бухгалтерских программ они тестируются, соответственно, производится контроль правильности отображения и учета всех бизнес-процессов и документооборота.

Если выявляются какие-либо недоработки, недочеты или ошибки, они устраняются именно на этапе тестирования программных продуктов. После этого уже переносятся или вводятся начальные остатки и другие параметры учета. Для работы с бухгалтерскими программами персоналу необходимо пройти обучение. На заключительном этапе составляются и передаются предприятию-заказчику руководства пользователя программой [2].

Каждый бухгалтер должен понимать необходимость автоматизации бухгалтерского учета. Следовательно, для решения этой проблемы нужны соответствующие знания в данной области. Соответственно, если бухгалтер не знает основ проектирования и внедрения автоматизированных систем, у него теряется желание работать, так как он не понимает свою роль в фирме. Из-за этого между бухгалтером и руководителем возникают разногласия.

Создание хорошо функционирующей автоматизированной системы бухгалтерского учета невозможно без вовлеченности и ответственности бухгалтера. При внедрении новых бухгалтерских программ на него ложится большая нагрузка.

В автоматизации бухгалтерии на предприятии активное участие должны принимать не только главный бухгалтер, но и все сотрудники управления.

Для того чтобы автоматизировать учет, необходимо заранее привести в порядок и усовершенствовать его, что требует больших затрат, не только времени, но и сил. Необходимо проанализировать все используемые в бухгалтерском учете формы первичных документов, проверить все реквизиты и т.п.

Перед внедрением бухгалтерских программ возникает очень много вопросов, в частности:

Для решения каких - управленческих или производственных - задач нужны бухгалтерские программы?

Как определить, справятся ли бухгалтерские программы с возложенными на них функциями?

Как правильно оценить экономическую эффективность от внедрения программных продуктов?

Какие новые бизнес-процессы необходимо внедрить, а какие реорганизовать для того, чтобы отдача от использования бухгалтерских программ была максимальной?

По каким правилам будет осуществляться управление информационными потоками в новом режиме? Не будет ли проявляться сопротивление персонала нововведениям?

Какой программный комплекс приобретать - отечественный или зарубежный?

Стоит ли инвестировать средства в многофункциональные и дорогостоящие решения или можно обойтись компромиссным вариантом?

Будет ли соответствовать приобретенный программный продукт существующим техническим средствам и наоборот?

При внедрении бухгалтерских программ проводится их предпроектное обследование бухгалтером. При этом необходимо:

Во-первых, разработать рабочий план счетов. В данной области большое внимание уделяется самому счету и субсчетам.

Во-вторых, составить классификаторы массивов справочной информации, которые в дальнейшем помогут правильно заполнить документы.

В-третьих, провести анализ и совершенствование документооборота по каждому участку учета и автоматизированному рабочему месту.

В-четвертых, провести ввод всех корреспонденций счетов.

И, в-пятых, сформировать отчетные формы документов и регистров, которые в дальнейшем, при необходимости, можно будет изменить или ввести новые [4].

Внедрение бухгалтерских программ требует не только больших затрат времени, но и в большой степени затрагивает финансовые аспекты деятельности.

Необходимо отметить, что важнейшим этапом автоматизированных программ является полное обследование деятельности организации.

Управляющему персоналу следует помнить, что проще работать при наличии информационной системы не станет. Наоборот, повышается конкурентоспособность предприятия, рентабельность его продукции, и, в общем, должны увеличиваться важнейшие показатели деятельности предприятия, такие как прибыль и эффективность. Поэтому сотрудникам в области управления нужно правильно реагировать на будущие изменения и принимать соответствующие управленческие решения в данной области для дальнейшего процветания организации.

Проект внедрения бухгалтерских программ может затянуться из-за препятствующих «человеческих» факторов:

- боязнь перед нововведениями;

- сформировавшийся стереотип работы;

- боязнь утратить свою незаменимость или потерять работу.

Руководитель, который принял решение автоматизировать свой бизнес, для облегчения работы должен сначала «смягчить» обстановку в команде.

Для этого необходимо:

• создавать у сотрудников всех уровней твердое ощущение неизбежности внедрения автоматизированных систем;

• наделить руководителя проекта внедрения автоматизированных систем достаточными полномочиями, поскольку сопротивление иногда возникает даже на уровне топ-менеджеров;

• подкреплять все организационные решения по вопросам внедрения программных продуктов изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений;

• повысить уровень мотивации сотрудников к освоению системы в форме поощрений и благодарностей.

При совершенствовании бухгалтерского учета большое внимание уделяется оперативности и аналитичности. Соответственно, необходимо упорядочить, унифицировать и стандартизировать процесс документирования с учетом требований автоматизированной обработки на ЭВМ [1].

Ещё одна немаловажная проблема внедрения бухгалтерских программ на российских предприятиях возникает из-за постоянно меняющегося законодательства. Чтобы устранить данную проблему, разработчику следует подстраивать свой программный продукт под соответствующие изменения.

Как правило, автоматизация происходит с помощью привлечения специалистов извне, следовательно, предприятие в дальнейшем будет нуждаться в консультациях и обновлениях программного продукта [5].

Все вышеизложенные проблемы могут стать причиной увеличения затрат по внедрению автоматизированных бухгалтерских программ и снижения их эффективности.

На российском рынке наиболее широко зарекомендовали себя западные программные комплексы среди финансово-экономического программного обеспечения для крупного бизнеса: “Scala”, “Sun System”, “Platinum”, “SAP”, “Avalon”, “Triton”. Они демонстрируют комплексный подход к управлению финансами и бизнесом.

Западные программные продукты относятся к классу комплексных бухгалтерских систем, в которых учет ведется в режиме реального времени.

В заключение следует сказать, что автоматизация бухгалтерских программ является необходимостью для всех предприятий, вне зависимости от того, крупное это предприятие или малое.

Однако не стоит забывать о том, что автоматизация является сложным и трудоемким процессом, и для ее успешной реализации нужно заранее продумать решение хотя бы основных сопутствующих ей проблем.

Список литературы

1. Байдыбекова С. К. Проблемы и эффекты от внедрения автоматизированных информационных систем [Электронный ресурс]. URL: http://vestnik.uapa.ru/en/issue/2013/02/16/ (дата обращения: 09.01.2014).

2. Внедрение бухгалтерской программы 1С [Электронный ресурс]. URL: http://fl-samara.ru/1chtml/1c-introduction/vnedrenie1c.html (дата обращения: 09.01.2014).

3. Макарова Л. М., Мялина Е. М. Тенденция развития автоматизированного учета [Электронный ресурс]. URL: http://sisupr.mrsu.ru/2012-1/PDF/4_bua/Myalina.pdf (дата обращения: 21.01.2014).

4. Садыкова Л. Г. Проблемы и перспективы автоматизации бухгалтерского учета в условиях трансфера новых технологий, знаний [Электронный ресурс]. URL: http://www.1c.ru/rus/partners/training/edu/theses/?y=2013&s=72&t=1937 (дата обращения: 09.01.2014).

5. Сафина З. З. Бухгалтерский учет в условиях автоматизации и перехода на МСФО [Электронный ресурс] // Международный бухгалтерский учет. 2010. № 9. URL: http://www.fekon.ru/content/view/365/3/ (дата обращения: 16.02.2013).

6. Тамбовцева Е. Е., Макарова Л. М. Состояние, тенденции и перспективы развития автоматизированных информационных технологий // Технические и естественные науки: проблемы, теория, практика: межвуз. сб. науч. тр. Саранск: Ковылк. тип., 2011. С. 30-34.

7. Титоренко Г. А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. М.: Компьютер; ЮНИТИ, 2007.

Размещено на Allbest.ru