Оцифровування архівних документів у зарубіжних країнах: інформаційно-аналітичний огляд

А.А. Майстренко, Р. В. Романовський

Анотація

Проаналізовано зарубіжні нормативно-методичні документи, які регулюють застосування технологій оцифровування архівних документів; розглянуто досвід оцифровування архівних документів у рамках міжнародних та національних проектів.

Ключові слова: архівні документи; міжнародні стандарти; нормативні документи; оцифровування.

Annotation

The foreign normative-methodical documents, which regulate application of technologies of digitization of archival documents; are analyzed, experience of digitization of archival documents in the framework of international and national projects is considered.

Key words: archival documents; the international standards; regulations; digitization.

В останні десятиліття відбувається впровадження сучасних інформаційних технологій у різні сфери життя суспільства. Архівна справа не стала винятком. Оцифровування архівних документів є одним із пріоритетних напрямків діяльності архівних установ країн світу.

Від 1980-х років за кордоном розпочалося розроблення необхідних нормативних документів, що регулюють процеси оцифровування - стандартів, рекомендацій, керівництв, методик, посібників. Вивчення досвіду оцифровування архівних документів свідчить про важливе значення цифрових технологій для збереження світової спадщини.

Проблеми оцифровування архівних документів, зокрема нормативного забезпечення процесів оцифровування, є предметом аналізу багатьох вітчизняних та зарубіжних дослідників, серед яких А. Вілкс, Р. Гаур, Л. Коновал, І. Лобузін, К. Лобузіна, Л. Міллер, А. Собчак, А. Торстон, Ю. Юмашева та ін.¹

Метою інформаційно-аналітичного огляду є аналіз зарубіжних нормативно-методичних документів, які регулюють застосування технологій оцифровування архівних документів, та досвіду оцифровування архівних документів у рамках міжнародних та національних проектів.

Серед нормативно-методичних документів, які регулюють застосування технологій оцифровування, можна виокремити міжнародні нормативні документи (стандарти і технічні звіти Міжнародної організації зі стандартизації (ISO) та ін.) та національні нормативні документи (стандарти, керівництва, інструкції тощо).

У 2006 р. національним комітетом зі стандартизації Австралії і Нової Зеландії був розроблений та введений в дію національний “Стандарт оцифровування S6” (“S6: Digitisation Standard”), в якому визначено повноваження Головних архівістів Сполученого королівства та союзних держав (Нова Зеландія, Австралія і Канада) щодо використання (розроблення) стандартів для управління архівними документами.

Документ призначений для використання при плануванні та здійсненні проектів оцифровування документів усіма державними організаціями, незалежно від їх підпорядкування (державні або місцеві органи влади).

Стандарт також регулює питання оцифровування “паперових” оригіналів документів у поточному діловодстві з метою їх можливого знищення після створення якісної (“відповідальної”) електронної копії. Він може бути застосований для здійснення “ретроспективного оцифровування існуючих наборів нецифрових документів” (тобто оцифровування архівних документів)². Документ визнаний світовою спільнотою найбільш вдалим із точки зору опису процесу оцифровування та визначення тих позицій, для яких потрібно розробляти самостійні технічні вимоги та умови.

На основі “Стандарту оцифровування S6” у 2010 р. опубліковано Технічний звіт ISO/TR 13028-2010 “Інформація та документація - Керівництво з організації оцифровування документів” (“Information and documentation - Implementation guidelines for digitization of records”), який містить рекомендації щодо створення та підтримки документів у виключно електронному вигляді. Документ призначений для використання всіма організаціями, що здійснюють оцифровування з метою керування документами, під час підготовки та проведення відповідального оцифровування, згідно з положеннями стандарту ISO 15489-1:2001 “Інформація та документація - Керування документацій- ними процесами. Частина 1: Загальні положення” та технічного звіту ISO/TR 15801:2009 “Управління документацією - Інформація, що зберігається в електронному вигляді - Рекомендації із забезпечення достовірності та надійності” (“Document management - Information stored electronically - Recommendations for trustworthiness and reliability”) ³.

У технічному звіті сформульовано рекомендації, що відображають передовий досвід, який, зокрема, стосується:

• достовірності оцифрованих документів, що впливає на можливість їх використання в якості доказів та на їхню доказову силу;

• доступності оцифрованих документів упродовж всього часу, поки вони будуть потрібні;

• стратегій, які сприятимуть створенню оцифрованих документів, придатних для довготривалого зберігання;

• управління неелектронними документами - джерелами після їх оцифровування⁴.

2010-2011 рр. було підготовлено нову редакцію Стандарту S6. Відповідно до нормативних положень ISO, стандарт повторно внесено Радою зі стандартизації Австралії/Нової Зеландії на розгляд Технічного комітету ISO/TC 46 /SC 11 для публікації. У 2012 р. з'явилася оновлена версія технічного звіту AS/NZS ISO 13028:2012 “Information and documentation - Implementation guidelines for digitization of records”.

Основною особливістю технічного звіту AS/NZS ISO 13028:2012 є його “рамковий” характер. У звіті перераховано основні етапи процесу оцифровування та встановлено вимоги до розроблення більш точних і конкретних технічних вимог до обладнання та процедур.

Таким чином, передбачається, що на основі цього Технічного звіту організації, які використовують його у своїй роботі, повинні створити цілісну систему власної внутрішньої документації, яка регламентує кожну операцію всередині певних етапів оцифровування.

У 2017 р. Технічний комітет ТС 42 “Фотографія” ISO опублікував Технічні специфікації ISO/TS 19264-1:2017 “Фотографія - Системи архівування - Аналіз якості зображення - Частина 1: Непрозорі оригінали” (“Photography - Archiving systems - Image quality analysis - Part 1: Reflective originals”). Специфікації описують метод аналізу якості систем створення електронних графічних образів у сфері оцифровування культурної спадщини. У специфікаціях зазначено, які характеристики яким чином вимірюються та як мають бути представлені результати аналізу. Специфікації ISO/TS 19264-1:2017 застосовують для сканерів та цифрових фотокамер, використовуваних для оцифровування культурної спадщини⁵.

Технічний звіт ISO/TR 19263-1:2017 “Фотографія - Системи архівування Частина 1: Передовий досвід фіксації електронних графічних образів матеріалів культурної спадщини” (“Photography - Archiving systems - Part 1: Best practices for digital image capture of cultural heritage material”), також підготовлений Технічним комітетом ТС 42 “Фотографія”, містить опис проведення аналізу якості пристроїв і систем створення електронних графічних образів (наприклад, сканери, цифрові фотокамери), що використовуються для оцифровування непрозорих двовимірних оригіналів (книг, текстових документів, малюнків, креслень, гравюр, фотографій та картин).

У вступі зазначено, що технічний звіт призначений для установ, які займаються збереженням культурно-історичної спадщини. У технічному звіті визначено методику аналізу пристроїв та систем створення електронних графічних образів і управління ними. Мета даного документа - дати практичні рекомендації з оцифровування двовимірних оригінальних матеріалів, що відносяться до культурної спадщини. До складу документа входять рекомендації з проведення аналізу якості електронних графічних образів, технічних цільових показників та рекомендації з налаштування/оптимізації параметрів систем створення графічних образів тощо⁶.

Другу групу нормативно-методичних документів, які регулюють процеси оцифровування, складають національні стандарти, керівництва та інструкції тощо.

У 2012 р. Управління державних документів штату Новий Південний Уельс, Австралія (NSW State Records) опублікувало керівництво “Управління програмою та проектами оцифровування” (“Managing digitisation programs and projects”)⁷. Документ складається з двох частин: “Керівництво для оцифровування в рамках ділових процесів” (“Guidance for business process digitisation”⁸ та “Керівництво для ретроспективного оцифровування” (“Guidance for back-capture digitisation”)⁹.

Лідерами в питаннях нормативного регулювання проектів оцифровування у Великобританії виступають Національний архів та Британська бібліотека. Національний центр збереження (National Preservation Office) Британської бібліотеки ще у 2001 р. опублікував “Керівництво з оцифровування бібліотечних, архівних та музейних матеріалів” (“Managing the Digitisation of Library, Archive and Museum Materials”)¹⁰, в якому окреслено управління процесом оцифровування, у т. ч. оциф- ровування архівних документів. Незважаючи на те, що “Керівництво...” не охоплює технічні деталі процесу оцифровування, воно не втратило своєї актуальності й досі.

Також Британська бібліотека використовує “Технічне керівництво...” FADGI¹¹ та керівництва з оцифровування, розроблені Вати- канською апостольською бібліотекою і Бодліанською бібліотекою Оксфордського університету.

2011 р. Національний архів Великобританії опублікував документ під назвою “Політика цифрового збереження: керівництво для архівів” (“Digital Preservation Policies: Guidance for archives”), в якому визначено позицію архіву щодо застосування стандартів у проектах оцифровування. Національний архів рекомендує профільним організаціям самостійно визначитися з технічними стандартами, які використовують для оцифровування.

2013 р. архів представив документ під назвою “Оцифровування в Національному архіві” (“Digitisation at The National Archives”), в якому встановлено стандарти та технічні вимоги до процесу оцифровування аналогових документів із колекції Національного архіву. Документ містить опис етапів оцифровування, вимоги до обладнання, процесу оцифровування тощо та може бути моделлю для всіх архівів Великобританії з питань організації процесів оцифровування (принцип “роби, як я”)¹².

Процеси оцифровування архівних документів в Іспанії регламентовані Національним стандартом з оцифровування, який входить до комплексу технічних стандартів (Normas Tecnicas de Interoperabilidad), створених на виконання королівського указу від 8 січня 2010 р. № 4/2010. Стандарт регламентує застосування національної концепції інтероперабельності у галузі електронного уряду¹³. Дотримання цих стандартів є обов'язковим для всіх органів державної влади різних рівнів.

Крім згаданого документа, до комплесу стандартів включено також стандарти, що стосуються електронних справ та документів, автентичного копіювання електронних документів та цифрових копій, а також їх конвертації в інші формати, політики в галузі використання електронних підписів, моделей даних, управління електронними документами, підключення до комунікаційних мереж іспанських державних органів, моделей інформаційного обміну між реєстрами і деклараціями про відповідність та ін.¹⁴

У технічних стандартах інтероперабельності розглядаються конкретні питання, що стосуються електронних справ і документів, сканування документів, їх автентичного копіювання та перетворення, політики в галузі використання електронних підписів, моделей даних, управління електронними документами, підключення до комунікаційних мереж іспанських державних органів, до моделей інформаційного обміну між реєстрами та деклараціями про відповідність, - вирішення яких необхідне для забезпечення практичних та оперативних аспектів взаємодії між державними органами і громадянами¹⁵.

Стандарт сканування документів¹⁶, опублікований у жовтні 2011 р., описує елементи цифрового електронного документа, у т. ч. електронний графічний образ, електронний підпис та метадані. Тут же наводиться опис процедури оцифровування паперових документів поточного діловодства органів державної влади, у т. ч. вибір форматів, рівні якості, відповідні технічні умови і стандарти.

Стандарт не поширюється на оцифровування документів, які зберігаються в архівах, але не виключає, що створені електронні копії документів поточного діловодства згодом можуть бути передані до архіву разом з оригіналами документів і інтегровані до загальної електронної системи опису та подання архівних документів PARES (Pares Portal de Archivos Espanoles).

На думку Ю. Юмашевої, прикладом єдиних національних підходів у питанні сканування можуть бути стандарти національної концепції інтероперабельності (Іспанія), або керівництво “Управління програмою та проектами оцифровування” проекту “Витримати перевірку часом” (Future Proof NSW, початок реалізації - 2008 р.), розроблене Управлінням державних документів штату Новий Південний Уельс (Австралія)¹⁷.

2014 р. Національний архів Нової Зеландії підготував “Рекомендації з використання форматів файлів для створення цифрових документів Керівництво з управління документами. Версія 1” (“Advice on File Formats for the Creation of Digital Records - Recordkeeping Guide, October 2014, Version 1”), які призначені для державних установ і стосуються вибору електронних форматів файлів, використовуваних при створенні та управлінні цифровими документами. Формати файлів стосуються багатьох аспектів створення та використання цифрових документів: їх зберігання, комплектування, повторного використання, непередбаченого повторного використання, переміщення і знищення¹⁸.

У Білорусі процеси оцифровування документів регулюється стандартом СТБ 2405-2015 “Документи електронні. Створення копії електронного документа на паперовому носії та порядок її засвідчення , затвердженим та введеним у дію постановою Держстандарту Республіки Білорусь від 14 квітня 2015 р. № 23. Стандарт встановлює порядок оцифровування існуючого архіву документів із паперовими носіями, що включає створення електронного образу документа, засвідчення електронної копії документа з паперовим носієм та передавання електронної копії документа з паперовим носієм на збереження до архіву. Стандарт може бути застосований для створення та засвідчення електронної копії документа з паперовим носієм в архіві організації.

Одним із перших стандартів США у сфері оцифровування документів став національний стандарт ANSI/AIIM MS44 під назвою “Настанови для контролю якості сканування зображень” (“Recommended Practice for Quality Control of Image Scanners”), в якому розкривається базова термінологія, основні параметри і критерії оцінки якості сканування, підходи до їх практичного використання²⁰.

2010 р. у Німеччині був розроблений Стандарт DIN 31644 “Інформація та документація -- Критерії для довіреного електронного архіву” (“Information und Dokumentation - Kriterien fьr vertrauenswьrdige digitale Langzeitarchive”, англійська назва “Information and documentation - Criteria for trustworthy digital archives”), підготовлений робочою групою “Довірений Електронний архів” (Vertrauenswьrdige digitale Archive) технічного комітету NABD15 “Управління документами та забезпечення збереження електронних інформаційних об'єктів” (Schriftgutverwaltung und Langzeitverfьgbarkeit digitaler Informationsobjekte) німецького інституту стандартів DIN на основі критеріїв, вироблених під час реалізації проекту NESTOR²¹. Стандарт визначає критерії, що дозволяють оцінити, наскільки заслуговує довіри електронне сховище організації (включаючи технічні аспекти), і дає загальний опис необхідних умов для створення і експлуатації даних електронного сховища²². документ оцифровування архівний звіт

У Російській Федерації у 2011 2012 рр. на замовлення Федерального архівного агентства Науково-дослідним інститутом репрографії (м. Тула) була виконана НДР на тему “Розроблення методичних рекомендацій з вибору скануючого обладнання, здатного задовольнити потреби російських архівів”²³. У 2012 р. був розроблений комплекс нормативно-методичних розробок, які регулюють процеси оцифровування архівних документів²⁴.

У 2017 р. технічним комітетом CN 171 “Питання архівації та управління життєвим циклом документа” (Applications pour l'archivage et la gestion du cycle de vie du document) французького національного органу з стандартизації AFNOR (Association Franзaise de Normalisation - Французька асоціація зі стандартизації) опубліковано новий стандарт NF Z 42-026, який дає визначення і встановлює вимоги до послуг з оцифрування документів із паперовими носіями і контролю за наданням цих послуг.

Стандарт призначений для обробки ділових документів, таких, як офісні документи з паперовими носіями:

• фінансові документи і документи бухгалтерського обліку;

• адміністративно-господарські документи;

• науково-технічні документи;

• юридичні документи;

• чеки (chиques payables -- відповідають формату, встановленому стандартом NF K 11-111: 1998);

• плани і карти;

• паперові фотографії (незалежно від походження);

• будь-які документи з фізичними носіями, які можна безпосередньо читати (без використання пристроїв для збільшення та протягування)²⁵.

Цільовою аудиторією стандарту є зовнішні постачальники послуг та їхні клієнти. Стандарт адресований експедиційним службам тих організацій, які хочуть знищувати паперові оригінали після сканування. Стандарт застосовується як у внутрішній, так і зовнішній діяльності організацій. Застосування стандарту уможливить фізичне знищення паперових носіїв, що дозволить отримати економічну віддачу (завдяки, зокрема, економії на зберіганні паперових документів)²⁶.

У січні 2015 р. Національна бібліотека Франції, музей історії Канади і Національний архів та бібліотека канадської провінції Квебек опублікували “Звід правил оцифровування” (“Recueil de rиgles de numйrisation”), який є результатом гармонізації регламентів трьох установ. Звід відображає передовий досвід із питань сканування документів, що відносяться до культурно-історичної спадщини.

Документ можна розділити на 3 групи:

• технічні вимоги (формат, дозвіл, параметри передачі кольору та ін.), що не залежать від типу об'єкту сканування документа;

• правила виконання робіт, що торкаються таких питань, як робоче середовище, сплощення, кадрування, вирівнювання, фон і задній план тощо. Ці правила відображають цілі сканування, та більш відкриті для інтерпретації, ніж технічні вимоги;

• приклади .

У межах реалізованого з 2003 р. німецького проекту NESTOR (Network of Expertise in Long-Term Storage of Digital Resources - Мережа обміну досвідом в галузі забезпечення довготривалого зберігання цифрових ресурсів), що є спільним проектом бібліотек, архівів і музеїв Німеччини, а також провідних фахівців у галузі забезпечення довготривалого зберігання цифрових ресурсів, опубліковано англійською мовою “Рекомендації щодо організації довготривалого збереження цифрових матеріалів” (“Guidelines for the creation of an institutional policy on digital preservation”). Рекомендації підготовлено під керівництвом німецької Національної бібліотеки та Інформаційного центру з економіки ім. Лейбніца. Мета цього документа - сприяти бібліотекам, архівам та музеям у проведенні більш ефективної політики в галузі безпеки електронних матеріалів, вдосконалення роботи у сфері доступу до цифрових джерел, що є базою пам'яті і знань²⁸.

У 2015 р. Японська асоціація зі стандартів (JSA) представила стандарт JIS Z 6017: 2013 “Управління документами - довготривале збереження електронних документів” (“Document management - Long-term preservation for electronic imaging documents”). У галузевому стандарті докладно охарактеризовано технічні засоби та системи носіїв інформації, технічні засоби для зручного зчитування, процеси міграції носіїв, розміщення документів тощо з метою оцифрування документів із паперовими носіями або мікрофільмів, а також для забезпечення довгострокового зберігання електронних документів²⁹.

Досвід оцифровування архівних документів у країнах світу розглянемо на прикладі міжнародних та національних проектів.

З 2008 р. розпочалася реалізація загальноєвропейського інтеграційного проекту цифрової бібліотеки “Europeana”³⁰, мета якого - забезпечити доступ до відсканованих сторінок книг і архівних документів, що відображають різні аспекти європейської культури. На момент старту проекту було оцифровано 2 млн різних архівних джерел та об'єктів культурної спадщини Європи. До кінця 2010 р. ця цифра досягла 6-10 млн, до 2015 р. - 15 млн³¹.

Основне завдання цифрової бібліотеки - організація максимально широкого доступу до цифрової спадщини. Зазначимо, що питання вибору методів, технології та обладнання для створення електронних копій об'єктів культурної спадщини з архівних, музейних і бібліотечних зібрань вирішуються співробітниками відповідних установ.

З 2013 р. при бібліотеці “Europeana” започатковано проект “Оциф- рування сучасного мистецтва” (Digitising Contemporary Art, DCA)³², який розрахований на 30-місячний термін оцифровування творів мистецтва, створених після 1945 р.

Під час проекту буде створено масив високоякісних електронних репродукцій 27 тис. творів мистецтва -- картин, фотографій, скульптур, інсталяцій, відеоматеріалів, а також близько 2 тис. документів, що описують контекст. Результати роботи будуть викладені на сайті бібліотеки “Europeana”. Крім метаданих та зменшених зображень буде надано прямі посилання на повномасштабні репродукції кожного об' єкта. В рамках проекту DCA буде забезпечено отримання необхідних прав на весь електронний контент.

Серед основних питань, які потрібно буде вирішити в рамках проекту - вибір вимог до оцифровування та метаданих, що забезпечують їх інтероперабельність; пошук для кожної з установ відповідного способу структуризації матеріалу. Основним результатом проекту буде передавання оцифрованого контенту в бібліотеку “Europeana”. Виконуване у рамках проекту DCA оцифровування також сприятиме забезпеченню довготривалого збереження творів мистецтва.

На сьогодні проект має певні результати, зокрема підготовлено посібники: “Керівництво із стратегії забезпечення довготривалого збереження електронних репродукцій та їх метаданих” (“Guidelines for a long-term preservation strategy for digital reproductions and metadata”, 2012, 76 с.) та “Передовий досвід створення інфраструктури зберігання електронних даних для забезпечення довготривалого збереження електронних файлів” (“Best practices for a digital storage infrastructure for the long-term preservation of digital files”, 2013 р., 51 с.). Так, в останньому посібнику надано огляд різних систем та типів носіїв інформації, які можуть бути використані для створення кращої інфраструктури зберігання електронних даних, зазначено властивості для кожного типу носіїв/систем, а також переваги та ризики в плані довготривалого зберігання. Документ може бути корисним при прийнятті рішень про вибір носіїв інформації/систем зберігання³³.

У рамках програми eContentplus реалізується європейський проект ATHENA (Access to cultural heritage networks), ініційований партнерами проектів серії MINERVA. Основна мета проекту - розширення контенту європейської цифрової бібліотеки “Europeana”. ATHENA збирає та об'єднує інформаційні ресурси європейських музеїв, бібліотек, архівів і передає їх до бібліотеки “Europeana” для публікації³⁴. Робоча група “Дослідження стандартів та підготовка рекомендацій” проекту ATHENA підготувала аналітичне дослідження стандартів метаданих, форматів представлення мультимедіа інформації, протоколів передавання інформації, які використовують установи культури, що передають інформаційні ресурси для “Europeana”³⁵.

У 2011 р. Європейська комісія опублікувала “Рекомендації з оциф- ровування та он-лайн доступу до культурної спадщини та електронного збереження” (“Recommendations on digitisation and online accessibility of cultural material and digital preservation”), які присвячені організаційним та правовим аспектам доступу до оцифрованих інформаційних ресурсів європейської культурної спадщини³⁶.

Проект Світова цифрова бібліотека (WDL), розроблений сімома мовами (англійська, арабська, іспанська, китайська, португальська, російська та французька) робочою групою Бібліотеки Конгресу США. Проект представлений в мережі за сприяння багатьох установ-парт- нерів із різних країн світу, підтримки Організації Об'єднаних Націй з питань освіти, науки і культури (ЮНЕСКО) та фінансової підтримки з боку цілої низки компаній і приватних фондів.

Основними цілями Світової цифрової бібліотеки є:

• стимулювання міжнародного та міжкультурного порозуміння та інформування;

• розширення представлення в Інтернеті багатомовного і мультикультурного контенту;

• надання матеріалів педагогам і сприяння науковим дослідженням;

• накопичування знань і можливостей країн, що розвиваються.

На момент початку роботи Світової цифрової бібліотеки у квітні 2009 р. її контент складала інформація, надана 26 установами та 19 країнами. Підходи до формування контенту Світової цифрової бібліотеки (WDL)³⁷ практично ті самі, що і в проекті “Europeana”. Світова цифрова бібліотека покликана забезпечити умови для розширеного пошуку інформації, використання різних функціональних особливостей, таких, як можливість “прослухати” ще раз, яка надається людям з обмеженнями зору. У бібліотеці представлено інформацію понад 40 мовами. Рідкісні книги, манускрипти, карти, фотографії, звукозаписи і фільми культурного та історичного значення входять до числа тих, що надаються для перегляду³⁸.

Розвиток інформаційного суспільства та збереження цифрової спадщини є одним із пріоритетних напрямів діяльності ЮНЕСКО. Хартія ЮНЕСКО про збереження цифрової спадщини (2003) визнає, що інформація та продукти творчого самовираження у великій кількості створюються, поширюються, передаються у доступ та зберігаються у цифровому форматі, уособлюючи нову спадщину - цифрову, яку необхідно зберігати.

Як зазначає Хартія ЮНЕСКО про збереження цифрової спадщини, багато цифрових матеріалів, що включають тексти, бази даних, статичні та динамічні зображення, аудіо- та графічні матеріали, комп'ютерні програми та веб-сторінки, набір форматів яких досить широкий та продовжує збільшуватися, мають тривалу цінність та значення, і тому становлять спадщину, яку слід захищати та зберігати для сучасного і майбутнього поколінь³⁹.

Останнє твердження засноване на аналізі численних проектів, що здійснюються різними зарубіжними інституціями, в т. ч. у межах програми ЮНЕСКО “Пам'ять світу”, прийнятій 1992 р. Програма покликана зберігати документальну спадщину світу, сприяти загальному доступу до документальної спадщини, підвищувати інформованість населення планети про значення документальної спадщини.

Рішення про включення матеріалу до Реєстру Програми “Пам'ять світу” приймаються Міжнародним консультативним комітетом на нараді, яка проводиться кожні 2 роки. Рішення приймаються на основі рекомендацій та оцінок, винесених підкомітетом Реєстру та його експертними групами, до складу яких входять фахівці з різних галузей знань⁴⁰.

Одним із напрямів цієї програми є проект “Пам'ять світу в цифрову епоху: оцифровування та збереження” (“Memory of the World in the Digital Age: Digitization and Preservation”), який спрямований на створення електронних копій архівних, музейних і бібліотечних фондів.

Кілька записів з Реєстру “Пам'ять світу” вже включено до Всесвітньої цифрової бібліотеки на підставі мовчазної угоди про включення. Це дозволить надати швидкий і інтерактивний доступ до записів з Реєстру, полегшити роботу з цими записами, а також підвищити їх повноту і якість.

2013 р. ЮНЕСКО спільно з Міжнародною радою архівів та іншими організаціями створили проект PERSIST -- платформу для зміцнення стабільності інформаційного суспільства в глобальному масштабі. Проект включає такі напрямки, як розроблення стратегій, визначення технічних засобів і критеріїв відбору для забезпечення збереженості цифрової спадщини.

Від 2015 р. реалізуються “Рекомендації з відбору цифрової спадщини для довготривалого збереження” (“Guidelines for the selection of digital content for long-term preservation”) в рамках проекту UNESCO/ PERSIST, які можуть використовуватися архівами, бібліотеками та іншими установами як основа для вироблення власної політики в галузі відбору та довготривалого зберігання цифрового контенту⁴¹.

У червні 2015 р. Національний архів Австралії підготував проект політики вирішення долі документів, які знаходяться на архівному зберіганні після їх оцифровування під назвою “Витримати перевірку часом” (Future Proof NSW).

Проект - це практичне розширення вже діючого дозволу, даного центральним органам виконавчої влади на знищення/передавання після оцифровування як документів короткого терміну зберігання, так і документів, що зберігають свою цінність.

Проект у першу чергу охоплює паперові документи, створені після 1995 р. із використанням комп'ютерної техніки. “Керівництво...” не поширюється на документи, які можуть втратити частину своєї цінності у разі перенесення на інший носій (наприклад, документи, що мають художню цінність або символічне, знакове значення). Найважливішою частиною проекту буде контроль якості, який забезпечує збереження всієї інформації оцифрованими документами, що містилася в оригінальних версіях.

Після оцифровування електронний документ отримує статус архівного документа, і ті з них, доступ до яких не обмежений, будуть доступні в онлайн-режимі через базу даних Національних архівів RecordSearch (“Пошук документів”). Оригінали паперових документів можуть бути повернуті відповідальному за них органу виконавчої влади, передані іншій організації або знищені⁴².

Значну увагу проблемі оцифровування рукописних документів приділяє Ватиканська апостольська бібліотека⁴³. Так, від 2011 р. бібліотека розпочала оцифровування 80 тис. своїх манускриптів із використанням технології американського аерокосмічного агентства NASA. Технологія має назву “Гнучка система передавання зображень” (Flexible Image Transport System). Процес поділений на 3 етапи: перший - проводиться сканування 8 тис. з 80 тис. рукописів, другий - сканування решти манускриптів, третій - збереження відсканованої інформації⁴⁴.

Національний архів Великобританії розробив у 2016 р. “Стратегію оцифровування” (“Digitisation Strategy”)⁴⁵. Документ представляє собою перспективний план розвитку цифрового архіву на найближчі 3 роки та складається з десяти розділів, основними з яких є: стратегічні завдання розвитку цифрового архіву; сучасний стан цифрового архіву; концепція розвитку цифрового архіву першого та другого покоління; забезпечення збереженності, концептуалізація, оцінка, використання, надання послуг, проведення наукових досліджень щодо подальшого вивчення цифрових документів; дорожня карта (січень 2017 - грудень 2019).

Бібліотека та Архів Канади (Library and Archives Canada, LAC) у червні 2016 р. представив “Національну стратегію оцифровування культурно-історичної спадщини” (“National Heritage Digitization Strategy”, NHDS).

Стратегія NHDS охоплює опубліковані та неопубліковані аналогові матеріали (книги; періодичні видання; газети; державні документи - в обов' язковому порядку для документів федеральних органів, і добровільно для інших рівнів державного управління; плакати; рідкісні книги; дисертації; артефакти; фотографії; твори документального мистецтва; фільми; відео-та аудіозаписи; карти тощо), що мають загальнонаціональне, регіональне та місцеве значення, в першу чергу - з колекцій державних і приватних архівів, бібліотек, музеїв, галерей, асоціацій та інших установ пам'яті.

Цілі стратегії:

• координація і об'єднання зусиль закладів пам'яті в галузі оциф- ровування задля пошуку, доступу та забезпечення довготривалого збереження;

• виявлення стандартів та методів, заснованих на передовому досвіді, які можуть бути використані закладами пам' яті, як великими, так і малими;

• сприяння обміну знаннями та досвідом між партнерами;

• захист схильних до ризиків матеріалів;

• поєднання переваги публікації в електронному вигляді з підходом із збереженням “останньої копії”;

• уникнення дублювання зусиль та інвестицій;

• підвищення поінформованості про існуючі можливості з отримання фінансування і створення нових можливостей.

Оцифровування документальної спадщини сприятиме прояву, поширенню та оцінці канадської самобутності, одночасно забезпечуючи доступність документальної спадщини Канади всередині країни та за кордоном. Ця робота також сприятиме повторному використанню культурно-історичних матеріалів для нових цілей, стимулюючи тим самим інновації і сприяючи економічному, соціальному і культурному розвитку країни.

У рамках Національної стратегії оцифровування впродовж найближчих десяти років (із використанням відповідних механізмів партнерства) потенційно можуть бути реалізовані такі проекти:

• оцифровування 90% всієї культурно-історичної спадщини, опублікованої до 1917 р., та 50% всіх монографій, виданих до 1940 р.;

• оцифровування всіх виданих до 2000 р. наукових журналів та прийнятих університетами Канади до захисту дисертацій;

• оцифровування всіх мікроплівок у закладах пам'яті;

• оцифровування обраних аудіо- та аудіовізуальних документів;

• оцифровування обраних архівних фондів та довідкового апарату;

• оцифровування всіх історичних карт;

• оцифровування всіх архівних документів, що представляють генеалогічний інтерес⁴⁶.

Міністерство освіти, культури і науки Нідерландів 1997 р. започаткувало національну програму забезпечення збереження бібліотечних матеріалів “Метаморфоза”. Мета програми - збереження рукописів, книг, газет та інших періодичних видань голландського походження 1840-1950 рр.

На першому етапі програми “Метаморфоза” з 1997 р. до 2000 рр. здійснювалася консервація книг, виданих у 1870-1900 рр., та газет. На другому етапі були охоплені історичні зібрання, зібрання, що представляють міжнародну культурну цінність, а також періодичні видання.

У рамках програми проводяться дослідження часу руйнування паперу, методів оцифровування мікрофільмів та ефективності масового розкислення. Результати досліджень публікуються в доповідях “Метаморфози” (Metamorfoze Reports). Розроблення тест-об'єктів та програмного забезпечення, що оцінює якість сканування, здійснила Королівська бібліотека Нідерландів⁴⁷.

Серед проектів оцифровування, які здійснюються в зарубіжних країнах, заслуговують на увагу проекти, що реалізуються в архівах Польщі. Оцифровування фондів державних архівів Польщі здійснюється з 1997 р. Від 2007 р. польські архіви беруть участь у реалізації низки масштабних проектів з оцифровування, внаслідок яких:

- в державних архівах створено 29 лабораторій оцифровування;

- оцифровано 2,2% фонду державних архівів;

- 36 млн копій архівних документів доступні в мережі Інтернет⁴⁸.

У 2012-2016 рр. державні архіви створили понад 63 млн цифрових

копій архівних документів; лише у 2016 р. створено понад 9,8 млн цифрових копій архівних документів⁴⁹.

Функції Центру компетенції у сфері оцифровування архівних документів виконує Національний цифровий архів (Narodowe Archiwum Cyfrowe). Архів здійснює нормативно-методичне забезпечення оциф- ровування архівних документів, підготовку кадрів для оцифровування, надає консультативну допомогу архівам, зокрема щодо створення лабораторій оцифровування, забезпечує зберігання та доступ до цифрових копій архівних документів.

Національний цифровий архів забезпечує зберігання копій документів, оцифрованих державними архівами. Засобом он-лайн доступу до оцифрованих документів польських архівів є інтернет-ресурс “Szukajwarchiwach.pl”, в якому представлено відомості про склад та зміст фондів державних архівів та 23 млн сканів архівних документів (їх кількість постійно збільшується).

У листопаді 2017 р. Генеральний директор державних архівів Польщі затвердив “Стратегію оцифровування фондів державних архівів на 2018-2023 рр.”⁵⁰. Оцифровування визначено одним із пріоритетних напрямів діяльності Генеральної дирекції державних архівів. Стратегія передбачає, що до 2023 р. кількість цифрових копій архівних документів повинна досягти 55 млн., з яких мінімум 41 млн будуть доступні он-лайн. У документі визначені такі стратегічні цілі оцифровування:

- розширення доступу до оцифрованих фондів державних архівів (постійне збільшення опублікованих цифрових копій в сервісі szukajwarchiwach.pl);

- забезпечення можливості повторного використання фондів державних архівів (забезпечення в сервісі szukajwarchiwach.pl відкритого та безкоштового доступу до цифрових копій з можливістю їх збереження на власний комп'ютер);

- створення іміджу державних архівів як установ, що є джерелом знань для задоволення різноманітних інформаційних потреб;

- забезпечення цифрового доступу до архівних документів незалежно від форми та виду оригіналу;

- сприяння вирішенню завдання вічного зберігання архівних документів, зокрема у вигляді цифрових копій фонду державних архівів.

Для досягнення стратегічних цілей визначені оперативні цілі:

- надання он-лайн доступу до цифрових копій архівних документів відповідно до потреб користувачів;

- збільшення кількості доступних цифрових копій архівних документів;

- збереження оцифрованих архівних документів.

Для реалізації оперативних цілей в “Стратегії” визначені основні завдання, серед яких:

- планування оцифровування архівних документів. Визначення пріоритетності оцифровування відповідно до критеріїв історико-культурної цінності документів, пріоритетів архіву, технічних можливостей архіву тощо. При плануванні необхідно враховувати, що не менше 75% оцифрованих документів можуть бути доступні в мережі Інтернет; не менше 50% оцифрованих документів повинні становити джерела для генеалогічних досліджень;

- підготовка та впровадження моніторингу сервісу “Szukajwarchiwach.pl” (збирання інформації про активність користувачів ресурсу). Державні архіви матимуть доступ до зібраної інформації та зможуть враховувати її під час планування оцифровування архівних документів;

- оцифрування та забезпечення доступу до 1 тис. найцінніших документів із фондів державних архівів (30 документів з фонду кожного державного архіву);

- реалізація програми оцифровування аудіовізуальних документів;

- розвиток мережі лабораторій оцифровування в державних архівах, забезпечення їх необхідним обладнанням та кадрами;

- створення центральної лабораторії оцифровування в Національному цифровому архіві (для оцифровування документів, які архіви не мають можливості оцифрувати із-за відсутності необхідного обладнання).

У США проблемами створення стандартів та інших нормативно-методичних документів з оцифровування займалися Бібліотека Конгресу, NARA (National Archives and Records Administration, Адміністрація національних архівів та документації), Смітсонівський інститут, а з 2007 р. при уряді США - FADGI (Federal Agencies Digital Guidelines Initiative, Федеральне агентство з розвитку цифрових ініціатив), метою діяльності якого є вироблення єдиних підходів і методів оцифровування всієї суспільно значимої інформації в США⁵¹ та ін.

Так, у 2006 р. Бібліотека Конгресу опублікувала “ Технічні стандарти для перетворення в цифровий формат текстів та зображень” (“Technical Standards for Digital Conversion of Text and Graphic Materials”)⁵². У 2004 р. NARA розробила “Технічне керівництво з оцифровування архівних матеріалів для представлення в електронному середовищі” (“Technical Guidelines for Digitizing Archival Materials for Electronic Access”)⁵³.

Згодом, у 2007 р. був підготовлений проект “План оцифровування архівних матеріалів для забезпечення до них публічного доступу 2007 2016” (“Plan for Digitizing Archival Materials for Public Access, 20072016”), в якому передбачалося партнерство з різними організаціями (державними, комерційними, освітніми тощо). У документі зазначено, що партнер бере на себе основний тягар витрат (можливо, і всі витрати) з оцифровування, а Національний архів отримує можливість (хоча і не зобов'язаний) оприлюднювати зазначені матеріали в електронному вигляді у публічному доступі⁵⁴.

Для оцифровування документів Національний архів США активно використовує партнерські угоди з приватними організаціями. Наприклад, з 2006 р. укладено угоди:

• З приватною компанією щодо оцифровування всієї колекції паперів, фотографій і аудіозаписів президента Кеннеді.

• З Google про пілотний проект з оцифровування низки аудіовізуальних фондів і створення до них онлайн-доступу на сайті компанії.

• З компанією Footnote.com (надає платний доступ до інформації для передплатників) про оцифровування мільйони сторінок документів.

• З Генеалогічним товариством штату Юта - про оцифровування пенсійних справ ветеранів Громадянської війни.

Угоди містять низку базових принципів:

• під час процесу оцифрування забезпечується безпека та доступність оригінальних документів;

• партнерські угоди не пропонують виняткових прав, та у всіх таких угодах передбачається вільний доступ до викладених в Інтернеті матеріалів із розташованих на території країни читальних залів NARA;

• у всіх випадках, після закінчення певного періоду часу, до NARA переходять всі права власності на дані та графічні образи;

• для забезпечення прозорості, проекти таких угод публікуються для публічного обговорення - з тим, щоб дізнатися думку громадськості до прийняття остаточного рішення.

Робота FADGI відбувається в двох робочих групах: групи з оцифровування “нерухомих” об'єктів і групи, що спеціалізується на оцифровуванні аудіо- та відеоінформації. Серед партнерів і учасників робочих груп, створених в FADGI: Міністерство юстиції та Рахункова палата (Government Accountability Office) США, NASA, Інститут військової історії, Смітсонівський інститут, Інститут музеїв і бібліотек, Національна галерея мистецтв, Національний інститут стандартів і технологій, корпорація “Голос Америки” та ін.

У 2010 р. робоча група з оцифровування “нерухомих” об'єктів опубліковала “Технічне керівництво з оцифровування матеріалів культурної спадщини: створення майстер-файлів растрових зображень” (“Technical Guidelines for Digitizing Cultural Heritage Materials: Creation of Raster Image Master Files”) для таких матеріалів - рукописи, книги, графічні ілюстрації, мистецькі твори, карти, плани, фотографії, матеріали аерофотозйомки, об'єкти та артефакти⁵⁵. 2016 р. робоча група переглянула “Технічне керівництво...” та опублікувала його оновлену версію. У тексті “Технічного керівництва ...” подано деталізований опис процесу оцифровування, а також визначено конкретні технічні вимоги.

У розвиток цього документа в 2010 р. FADGI створив і поширив тест-об'єкти і спеціалізоване програмне забезпечення DICE (Digital Image Conformance Evaluation (DICE), яке призначене для налаштування скануючого обладнання та оцінки якості електронних копій. Також було підготовлено та опубліковано ще кілька посібників з оцифрову- вання, вибору форматів довгострокового зберігання цифрових ресур- сів⁵⁶. Більшість архівів та бібліотек штатів додержуються керівництва і програмного забезпечення FADGI.

Огляд зарубіжних нормативно-методичних документів та проектів з оцифровування свідчить, що одним із найважливіших напрямів діяльності архівних установ країн світу є впровадження нових технологій, формування цифрового контенту та подальше його використання на основі нормативних документів, що регламентують процеси оцифро- вування. У більшості країн світу розроблено або знаходяться на стадії розроблення нормативні документи (стандарти ISO, національні стандарти, керівництва, рекомендації тощо), які регулюють процеси оциф- ровування архівної спадщини. Статус таких документів може бути різним та залежить від традицій, що склалися в певній країні. У провідних країнах світу оцифровування архівних документів здійснюється в рамках національних програм (проектів, стратегій тощо). Актуальним завданням для архівної галузі України є розроблення та впровадження нормативно-методичних документів, які регулюють весь комплекс робіт з оцифровування, а також розроблення стратегії оцифровування документів Національного архівного фонду.