Создание баз данных средствами Microsoft Access

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

Государственное образование учреждение высшего профессионального образования

«ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ»

Кафедра: «ИНФОРМАТИКА И ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ»

Дисциплина: «ИНФОРМАТИКА».

Пояснительная записка

к курсовой работе

на тему:

Создание баз данных средствами Microsoft Access

Выполнил студент

Е.С. Мушков

Санкт-Петербург 2012

Реферат.

Мушков Е С. /ЭС-104/Пояснительная записка к курсовой работе по дисциплине «Информатика» на тему: «Разработка баз данных»/Вариант 14/.(Электронный носитель, 26 870 символа, 1,77Мб, Курсовая работа.doc.). ПГУПС, кафедра «Информатика и информационная безопасность», СПб, 2012. редактирование таблица конструктор

Ключевые слова: БАЗА ДАННЫХ, ЗАПРОС, ОТЧЕТ, ПОЛЕ, ТИП ДАННЫХ, СУБД, ФОРМА.

На примере разработки базы данных принтера обсуждаются особенности разработки и эксплуатации современных баз данных с использованием приложения Microsoft office - Access.

На основании исходных данных, заданных вариантом 14, определить число и содержание базовых таблиц, разработать необходимые запросы и формы.

Функциональная база данных тестируется для подтверждения соответствии индивидуальному заданию.

Оглавление.

Введение

1. Постановка задачи

1.1 Словесное описание задачи

1.2 Определение состава выходных данных

1.3 Определение состава входных данных

1.4 Математическое выражение

1.5 Информационно - логическая модель

1.6 Разработка блок схемы алгоритма

2. Microsoft Access

2.1 Общие положения

2.2 Разработка таблиц в режиме «Конструктор»

2.3 Заполнение таблицы данными

2.4 Запросы

2.4.1 Запросы на выборку. Параметрические запросы

2.4.2 Итоговый запрос

2.5 Создание формы

2.6 Создание и редактирование отчета

Заключение

Введение

Современная жизнь немыслима без эффективного управления. Важной категорией являются системы обработки информации, от которых во многом зависти эффективность работы любого предприятия или учреждения. Такая система должна:

обеспечивать получение общих и детализированных отчетов по итогам работы;

позволять легко определять тенденции важнейших показателей;

выполнять точный и полный анализ данных.

Современная СУБД в основном являются приложениями Windows, так как данная среда позволяет более полно использовать возможности персональной ЭВМ, нежели среда DOS. Снижение стоимости высокопроизводительных ПК обусловил не только широкий переход к среде Windows, где разработчик программного обеспечения может в меньшей степени заботиться о распределении ресурсов, но также сделать программное обеспечение ПК в целом и СУБД в частности менее критичными к аппаратным ресурсам ЭВМ.

Среди наиболее ярких представителей систем управления базами данных можно отметить: Lotus Approach, Microsoft Access, Borland Paradox, Microsoft Visual FoxPro, Microsoft Visual Basic, а также база данных Microsoft SQL Server и Oracle, используемые в приложениях, построенных по технологии «клиент-сервер». Фактически, у любой современной СУБД существует аналог, выпускаемый другой компанией, имеющей аналогичную область применения и возможности, любое приложение способно работать со многими форматами представления данных, осуществлять экспорт и импорт данных благодаря наличию большого числа конвекторов. Общепринятыми, также, являются технологии, позволяющие использовать возможности других приложений, например, текстовых процессоров, пакетов построения графиков и т.п., и встроенные версии языков высокого уровня (чаще - диалекты SQL и/или VBA) и средства визуального программирования интерфейсов разрабатываемых приложений. Поэтому уже не имеет существенного значения, на каком языке и на основе какого пакета написано конкретное приложение, и какой формат данных в нем используется. Более того, стандартом «де - факто» стала «быстрая разработка приложений» или RAD (от английского Rapid Application Development), основанная на широко декларируемом в литературе «открытом подходе», то есть необходимость и возможность использования различных прикладных программ и технологий для разработки более гибких и мощных систем обработки данных. Поэтому в одном ряду с «классическими» СУБД все чаще упоминаются языки программирования Visual Basic 4.0 Visual C++, которые позволяют быстро создавать необходимые компоненты приложений, критичные по скорости работы, которые трудно, а иногда невозможно разработать средствами «классических» СУБД. Современный подход к управлению базами данных подразумевает также широкое использование технологии «клиент - сервер».

Таким образом, на сегодняшний день разработчик не связан рамками какого - либо конкретного пакета, а в зависимости от поставленной задачи может использовать самые разные приложения. Поэтому, более важным представляется общее направление развития СУБД и других средств разработки приложений в настоящее время.

1. Постановка задачи

1.1 Словесное описание задачи

База данных должна содержать следующие элементы:

марка принтера;

тип принтера (матричный, струйный, лазерный);

тип подачи бумаги (рулон, пачка, лист…);

скорость печати (страниц в минуту);

возможность цветной печати;

формат листа бумаги;

стоимость;

дата изготовления;

сведения о фирме-изготовителе (название, страна).

Функции, выполняемые информационной технологией:

1. Заполнение и редактирование таблиц базы данных.

2. Формирование списка цветных принтеров, формат листа бумаги которых соответствует запрашиваемому, с указанием типа подачи, скорости печати и страны, где расположена фирма-изготовитель.

3. Вывод данных о принтере, имеющем максимальную скорость печати.

4. Формирование списка фирм, выпускающих компьютеры, с указанием средней стоимости и средней скорости печати принтера по фирме.

5. Формирование отчета, включающего полную информацию о марках принтеров, срок эксплуатации которых превышает три года с группировкой по типу принтера.

1.2 Определение состава выходных данных

Заполненная и отредактированная таблица базы данных.

Формирование списка цветных принтеров, формат листа бумаги которых соответствует запрашиваемому условию, с указанием типа подачи, скорости печати и страны, где расположена фирма - изготовитель.

Вывод данных о принтере, имеющем максимальную скорость печати.

Формирование списка фирм, выпускающих компьютеры, с указанием средней стоимости и средней скорости принтера по фирме.

Отчет, включающий полную информацию о марках принтеров, срок эксплуатации с группировкой по типу принтера.

2.3 Определение состава входных данных.

Входными данными будут являться поля созданных таблиц, необходимые для выполнения нужной задачи поиска и вывода таблицы.

Входные данные рис. 1: марка принтера, тип принтера, тип подачи бумаги, скорость печати, возможность цветной печати, формат листа бумаги, стоимость.

Входные данные рис. 2: Код фирмы,фирмы,страна.

рис. 1

рис. 2

1.4 Математическое выражение.

анализ предметной области базы данных, экземпляров связей, атрибутов;

построение таблиц, сущностей;

построение информационно - логической модели;

вывод условных зависимостей.

По второму пункту задания:

[Возможность цветной печати]=Да

[Формат листа бумаги]=A4.

По третьему пункту задания:

Max от [Скорость печати]

По четвертому пункту задания:

Avg от [Стоимость], [Скорость].

1.5 Информационно - логическая модель.

рис. 3

1.6 Разработка блок схемы алгоритма

2. Microsoft Access

2.1 Общие положения

Microsoft Access является СУБД, предназначенной для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработке.

База данных является организованной на машинном носителе совокупностью взаимосвязанных данных и содержит сведения о различных сущностях одной предметной области - реальных объектов, процессах, событиях или явлениях.

Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных двухмерных таблиц - реляционных таблиц, называемых, также отношениями, в каждой из которых содержатся сведения об одной сущности автоматизируемой предметной области.

Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Таблицы связаны по ключевому полю, которое позволяет однозначно идентифицировать каждую запись.

Значения в ключевом поле не должны повторяться.

База данных ACCESS включает в себя следующие объекты:

таблицы, запросы, схемы данных, имеющие непосредственное отношение к базе данных

формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули, называемые объектами приложения

Базы данных ACCESS работают со следующими типами данных:

текстовый - тип данных, используемый для обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов);

поле меню - специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65535символов);

дата/время - тип данных для хранения календарных дат и текущего времени;

числовой - тип данных для хранения действительных чисел;

денежный - тип для хранения денежных сумм;

счетчик - специальный тип данных для уникальных натуральных чисел с автоматическим наращиванием;

логический.

2.2 Разработка таблиц в режиме «Конструктор»

Создание таблиц, как и других БД, начинается с активизации «окна базы данных». В этом окне выбирается элемент управления «таблицы», после чего на правой панели окна будет представлен список таблиц, уже входящих в БД. Если в базе нет таблиц, то правую панель окна выводится только три элемента управления для создания новой таблицы: «создание таблиц в режиме конструктора», «создание таблиц с помощью мастера» и «создание таблиц путем ввода данных».

Таблицы БД создаются в два этапа. На первом этапе определяется её структура: состав полей, их имена, тип каждого поля, его размер и другие свойства полей. На втором этапе таблицы заполняются данными, т.е. формируются записи.

Для создания новой таблицы необходимо в окне «базы данных» выполнить щелчок на значке любого из трёх элементов управления (для создания новой таблицы) или щёлкнуть на кнопке «создать», расположенной на верхней панели окна.

Основным является режим создания таблиц с помощью «конструктора». В этом режиме пользователь сам может устанавливать параметры всех элементов структуры таблицы.

«Мастер таблиц» автоматически формирует таблицу по одному из шаблоном. Пользователю предлагается для выбора более 40 образцов таблиц. Каждая таблица шаблона содержит соответствующий набор полей, из которых можно выбрать нужные поля для включения их в создаваемую таблицу.

Рассмотрим подробнее разработку таблицы в режиме «конструктор».

Выбор режима осуществляется щелчком на значке «создание таблицы в режиме конструктора», размещенном на «окне базы данных», или режим «конструктор» выбирается в окне «новая таблица», которое открывается после выполнения щелчка на кнопке «создать» «окна базы данных».

После выбора режима на экране выводится «окно конструктора таблиц», оно разделено на две части. Верхняя часть состоит из трех колонок, в первую колонку вводятся имена создаваемых полей, во второй отображаются типы данных, третья колонка «описание» может содержать краткую информацию относительно поля таблицы. Этот раздел, как правило, заполняется редко.

Во второй (нижней) части окна отображаются свойства текущего поля. Некоторые свойства уже заданы по умолчанию, эти свойства можно по желанию пользователя изменить.

«Имя поля» является комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключение символов « . », « ! », « ` », « [ », « ] ». Имя не может начинаться с пробела, его максимальная длина составляет 64 символа.

«Тип данных» показывает, какая информация может быть внесена в поле, и определяет правила обработки этой информации. Возможные типы данных рассмотрены в разделе 2.1. Тип для каждого поля выбирается из раскрывающегося списка, открываемого кнопкой «выбора данных из списка». Она отображается только после щелчка на соответствующей ячейке. По умолчанию Access предлагает текстовый тип данных.

Определив имя поля и выбрав его тип, пользователь при необходимости может задать его «свойства». Некоторые из свойств уже определены по умолчанию. По желанию пользователя их можно заменить.

«Размер поля» - свойство, определяющее максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Размер полей для различный типов данных приведены в разделе 2.1. Рекомендуется задавать минимально допустимые размеры поля.

«Формат поля» - свойство, позволяющее определять, в каком виде будут представлены выводимые данные. В Access определены встроенные стандартные формы отображения для полей с типом данных «числовой», «дата/время», «денежный», «логический».

Свойство «число десятичных знаков» задаёт для числового и денежного типа данных число знаков после запятой.

«Подпись» - свойство, задающее заголовок поля (столбец), который отображается в режиме таблицы. Подпись может совпадать с именем поля, таки отличаться от него. Если подпись поля не задана, то Access по умолчанию использует в этом качестве название поля.

«Значение по умолчанию» - это свойство поля, определяющее значение, которое Access вставит в таблицу автоматически.

Формирование структуры таблицы может считаться завершенным, если будут заданы имена всех полей, определены их типы данных и заданы необходимые свойства полям. При создании таблицы целесообразно задать «ключевое поле». Например, необходимо сделать ключевым полем «название». Для этого выполняется щелчок правой клавишей мыши на имени поля и в открывшемся контекстном меню выбирается пункт «ключевое поле». При создании простейшей базы данных, состоящей из одной таблицы, задание ключевого поля не обязательно.

Закончив создание структуры таблицы рис. 4, рис. 5, пользователь закрывает окно «конструктора таблиц». При этом Access выдаёт запрос на сохранение таблиц и пользователь при желании задёт имя таблицы, после чего на экране появляется «окно базы данных».

рис. 4

рис. 5

Создание межтабличной связи: наличие связи между таблицами позволяет включать данные из некоторых таблиц в отчеты, формы и запросы.

Для создания связи использую общие поля. Создание межтабличных связей начинается в окне базы данных с выполнением команды «сервис» - «схема данных» или со щелчка на кнопке «схема данных». Одновременно с открытием этого окна открывается диалоговое окно «добавление таблицы». Если это окно не появляется, то его можно вызвать на экран щелчком правой клавиши мыши в окне «схема данных» и выбором из контекстного меню команды «добавить таблицу». На вкладке «таблицы» окна «добавление таблицы» можно выбрать таблицы, между которыми создаются связи. Эти таблицы выбираются щелчком на кнопке «добавить», после чего в окне «схема данных» открываются списки полей таблиц, допустим, таблица «Принтеры» имеет поля (код фирмы, фирма - изготовитель, тип принтера и т.д.) и таблица «Фирма - изготовитель» имеет поля (код фирмы и т.д.) рис. 6. То есть обе таблицы имеют одинаковое поле, создаем межтабличную связь.

рис. 6

2.3 Заполнение таблицы данными.

После определения структуры таблицы можно приступать ко второму этапу создания таблицы - вводу в неё данных. Непосредственно ввод данных осуществляется в режиме «таблицы». Переход в этот режим осуществляется из окна «базы данных» щелчком на кнопке «открыть» при выделенном имени таблицы или двойным щелчком непосредственно на значке таблицы.

Новая таблица не имеет записей, а содержит только наименования столбцов (полей). Для заполнения таблицы данными курсор устанавливается в требуемую ячейку указателем мыши. Переход к следующей ячейке можно выполнять с помощью клавиши [Tab], а в предыдущее поле можно попасть с помощью комбинации [Shift + Tab]. После заполнения последней ячейки и нажатия [Tab] курсор переместится во введённую запись рис. 7. Таким образом, после заполнения таблицы данными их сохранять не надо, Access все введённые данные сохраняет автоматически. Однако, если при работе с таблицами происходит изменение её структуры (например, менялась Шарина столбцов), то Acces попросит подтвердить эти изменения. Для увеличения или уменьшения ширины столбцов (в режиме ввода данных) необходимо указатель мыши установить в строку заголовка столбцов, на границу между столбцами, и перетащить вправо или влево.

рис. 7

2.4 Запросы

2.4.1 Запросы на выборку. Параметрические запросы

Запросы на выборку служат для отбора данных по критериям поиск. Результаты выполнения запроса отображаются в виде временной таблицы, существующей до закрытия запроса.

В нашем случае необходимо вывести перечень принтеров, формат листа которых удовлетворяет запросу.

Для решения этой задачи воспользуемся частным случаем запроса на выборку - параметрическим запросом. Пользователь может вводить значение поля в диалоговом режиме в процессе выполнения запроса.

Имя параметра может задаваться непосредственно в поле «условие отбора» в квадратных скобках. При выполнении запроса это имя появится в диалоговом окне «введите значения параметра».

Рассмотрим создание параметрического запроса рис. 9:

в окне базы данных активизировать объект «запросы» и нажать «создать»;

в окне «новый запрос» выбрать режим «конструктор», после чего на экране появится окно «запроса на выборку», а также диалоговое окно «добавления таблиц», где надо выделить главную таблицу и щелкнуть на кнопку «добавить»;

перенести из таблицы, расположенной в верхней части экрана, необходимые поля в строку «поле» бланка запроса. В данном задании необходим вывод сведений о принтерах, формат листа которых соответствует запрашиваемому условию. В строку «условие отбора» в ячейку поля «возможность цветной печати» и «формат листа бумаги» вводятся соответственно параметры: «Да» и [Введите формат листа бумаги].

рис. 9

Сохраним запрос под именем «Список Цветных принтеров».

Рассмотрим еще один пример: нужно вывести данные о принтере, имеющем максимальную скорость печати.

Для создания этого запроса необходимо создать дополнительный запрос, на основе таблицы «принтеры», а в графу групповые операции этого вспомогательного запроса ввести «Max» рис. 9. Чтобы вызвать строку «групповые операции» нужно щелкнуть по кнопке ? (групповые операции), расположенной на инструментальной панели.

рис. 12



2.4.2 Итоговый запрос

Итоговые запросы позволяют выполнять вычисления (сумм, средних значений и прочее) по всем записям для какого - либо числового поля определять количество записей. Итоговые запросы формируются, как и ранее рассмотренные виды запросов, с помощью бланка запроса по образцу. В нижнюю часть бланка запроса включаются поля, для которых рассчитываются итоговые значения, а так же поля, по которым, производится группировка записей. Например, необходим вывод сведений о фирмах, выпускающих принтеры, с указанием средней стоимости и скорости печати принтера по фирме.

Здесь необходимо щелкнуть по кнопке ? (групповые операции) расположенной на инструментальной панели, после чего появится строка «групповые операции».

В каждой ячейке этой строки отобразиться слово «группировка». Нам необходимо среднее значение, поэтому выбираем «Avg», а в условие отбора в столбец «Название» вводим [Введите название фирмы] рис. 16, рис 17.

рис. 16

2.5 Создание формы

Access предоставляет возможность вводить данные либо непосредственно в таблицу, как было рассмотрено ранее, либо с помощью форм. Формы рекомендуется использовать, если данные часто меняются или база постоянно пополняется новыми записями.

С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать в удобном для пользователя виде.

Формы можно создавать в режиме «конструктор», либо с помощью «мастера форм», либо использовать «автоформы». В отличие от таблиц и запросов, которые рекомендуется формировать с помощью «конструктора», формы удобнее создавать, используя «автоформы» или «мастер форм», а «конструктор» применять при редактировании и форматировании форм.

Автоформы бывают трех видов: «в столбец», ленточные и табличные. Для создания автоформы в окне базы данных надо щелкнуть на значке элемента «формы» и затем щелкнуть на кнопке «создать». В диалоговом окне «новая форма» выбирается вид автоформы и источник данных (таблицу или запрос). После щелчка на кнопе «Ok» автоформа выводиться на экран рис 20.

Использование «мастера форм» позволяет отображать в форме не все поля источника данных, а выборочно, по желанию пользователя. Для выбора поля в окне «доступные поя» маркируется имя требуемого поля, а затем выполняется щелчок на кнопке переноса « > ». Для «переноса» всех полей источника данных в окно «выбранные поля» используется кнопка « > > ».

Создавая форму с помощью «мастера форм» можно выбрать внешний вид формы: в один столбец (на экране отображается только одна запись), ленточный или табличный. Можно также задать требуемы стиль и имя формы.

рис. 19

Результат рис. 20:

рис. 20

2.7 Создание отчета

Создание отчётов.

Основное назначение отчётов - это вывод данных в виде выходного печатного документа. Отчёт так же, как и формы, можно создавать с помощью «конструктора» или «мастера отчётов». Используется также автоматическое создание отчетов.

Последовательность действий при формировании отчёта с помощью «мастера отчётов» такая же, как и при создании формы. Дополнительным являются два шага: добавление уровня группировки и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям.

По каждой из групп при необходимости можно подводить итоги. Для получения итоговых значений по числовым полям необходимо после добавления уровня группировки в диалоговом окне «создание отчётов» щелкнуть на кнопке «итоги», после чего для соответствующего числового поля выбрать требуемые функции. При выборе функции Sum (суммы) для какого - либо поля, Access автоматически подсчитывает сумму значений не только для каждой группы, но и подведёт итоги по всем записям выбранного поля. Программа предусматривает вывод, как данных (записей) и итогов, так и только итогов. Если не задан уровень группировки, то кнопка «итоги» становится недоступной.

На экран отчёты в режиме «просмотра» выводятся в виде, представленном на рис. 19.

рис. 19

Из режима просмотра пользователь может скопировать отчёт в виде отдельного файла текстового редактора Word или электронной таблицы Excel. Для этого необходимо щёлкнуть на кнопке «связи с Office», расположенной на панели инструментов «предварительный просмотр».

Изменение структуры отчета.

Структура отчёта отличается от структуры формы только увеличением количества разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчёт может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов, которые необходимы для печати служебной информации, например, номеров страниц.

Для вставки в область верхнего или нижнего колонтитула номера страниц выполняется команда «вставка» - «номера страниц». Этот элемент можно перемещать из области колонтитула в другие области, например, в область заголовка отчёта, если указатель мыши принимает форму ладони.

Редактирование структуры отчёта выполняется в режиме «конструктора». Для запуска режима в «окне базы данных» маркируется имя созданного отчёта и выполняется щелчком на кнопке «конструктора». Приём редактирования отчёта и форматирования элементов управления те же, что и для форм.

Заключение

Выполнив эту работу, я освоил курс информатики за этот семестр. Хочется заметить, что применение таких программ как Microsoft Access значительно облегчает труд человека и экономит время. Эти программы очень полезны при создании картотек, баз данных, отчетов и многого другого.

Современный мир трудно представить без информационных технологий, которые в последнее время все активнее и активнее проникают во все сферы жизни, как в бытовую сферу, так и на производство. А значит потребность в науке, которая будет изучать и анализировать те знания, что сейчас накоплены о высоких информационных технологиях, будет востребована все сильнее и сильнее. И это значит, что значимость её для мира и общества будет возрастать все сильнее и сильнее.

Размещено на Allbest.ru

...