Впровадження автоматизованої інформаційної системи в діяльності закладів з підготовки водіїв транспортних засобів: діловодний аспект

Размещено на http://www.allbest.ru/

Івано-Франківський національний технічний університет нафти і газу

Впровадження автоматизованої інформаційної системи в діяльності закладів з підготовки водіїв транспортних засобів: діловодний аспект

Лаба О.В.

Захара І.Я.

Постановка проблеми. Інформатизація українського суспільства простежується нині в усіх без винятку сферах суспільного життя і є не лише вимогою часу й необхідною умовою євроінтеграції України, а й законодавчою нормою, закріпленою значною кількістю нормативно-правових актів. В останні роки особливо відчутним є поступ не лише щодо правового регулювання процесів інформатизації, а й у реалізації практичних заходів цієї сфери.

Забезпечення прозорості діяльності закладів з підготовки водіїв транспортних засобів (далі -- навчальних закладів) та територіальних сервісних центрів Міністерства внутрішніх справ (далі -- ТСЦ МВС) у контексті навчання слухачів й видачі посвідчень водія в Україні відбувається шляхом впровадження автоматизованої інформаційної системи, яка здійснює автоматизацію зазначених процесів, спрощує й прискорює виконання рутинних операцій щодо їх документаційного забезпечення, а також гарантує правомірність дій як самих навчальних закладів, так і їх учнів.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Діяльність навчальних закладів з підготовки водіїв транспортних засобів в Україні порівняно нечасто стає об'єктом наукових публікацій. Серед опрацьованих публікацій слід згадати праці С.А. Стукоти [7], у яких проаналізовано функціювання закладів із підготовки водіїв автотранспортних засобів у країнах ЄС, а також В.А. Кудінова [2] та Ю.А. Коміссарчук [1] щодо функціонування автоматизованих інформаційних систем МВС України.

Виділення невирішених раніше частин загальної проблеми. В опрацьованих джерелах були розглянуті нормативно-правові й організаційні засади діяльності закладів з підготовки водіїв транспортних засобів, а також впровадження автоматизованих інформаційних систем (далі -- АІС) в органах МВС України у розрізі використання сучасних інформаційних технологій та захисту інформації в АІС. В той же час, впровадження АІС у контексті документаційного забезпечення підготовки водіїв транспортних засобів та автоматизації діловодних процесів у закладах, що здійснюють таку підготовку, не було об'єктом дослідження жодного з опрацьованих джерел.

Формулювання цілей статті. Метою дослідження є аналіз практичних аспектів використання АІС «АРМ Автошкола» в контексті автоматизації діловодних процесів закладу з підготовки водіїв транспортних засобів. Дослідження проводилися на базі курсів підготовки водіїв транспортних засобів при Івано-Франківському національному технічному університеті нафти і газу.

Виклад основного матеріалу дослідження.

Діяльність закладів з підготовки водіїв транспортних засобів в Україні врегульована нині низкою нормативно-правових актів, зокрема, Постановою КМУ № 487 від 20.05.2009 «Про затвердження Порядку підготовки, перепідготовки і підвищення кваліфікації водіїв транспортних засобів» (далі -- Порядок) [5], а також Інструкцією «Про порядок приймання іспитів для отримання права керування транспортними засобами та видачі посвідчень водія», затвердженою наказом МВС № 515 від 07.12.2009 (далі -- Інструкція) [6] тощо.

Відповідно до зазначених нормативних документів, інформація від закладу з підготовки водіїв транспортних засобів до ТСЦ МВС передається двома способами:

у вигляді паперових документів з власноручними підписами офіційних посадових осіб, засвідчених печаткою для окремих видів документів;

у вигляді електронних даних, що передаються до Національної автоматизованої інформаційної системи МВС України (далі -- НАіС).

Передачу інформації до НАІС забезпечує комп'ютерна програма «АРМ Автошкола» ТзОВ «Д.І.О.-Трейдер Інтернаціонал». Про можливості зазначеної програми подано немало інформації на сайті розробника [8]. Крім того, розробником укладена детальна покрокова інструкція з використання «АРМ Автошкола». Загалом, розробник програмного забезпечення визначає такі можливості й переваги «АРМ Автошкола» [8]:

передавання інформації про видані свідоцтва про закінчення навчального закладу до Національної автоматизованої інформаційної системи Головного сервісного центру МВС України;

передавання списків груп до ТСЦ МВС України для реєстрації;

правильний розподіл часу навчання згідно з ліцензійним обсягом закладу з підготовки водіїв транспортних засобів;

створення, редагування та автоматизований контроль розкладу навчальної програми;

проведення тестових іспитів на отримання посвідчення водія для своїх учнів, абсолютно аналогічні до реальних іспитів у ТСЦ МВС України;

отримання аналітичних звітів та персональної бази клієнтів.

Крім названих можливостей програмного забезпечення, однією з його позитивних характеристик є достатньо високий ступінь автоматизації діловодних процесів навчального закладу. Внесення даних в програму «АРМ Автошкола» про слухачів, а також працівників, навчальний заклад, місце проведення занять тощо дозволяє швидко й зручно проглядати й використовувати необхідну інформацію в потрібному розрізі, а також автоматизовано створювати більшість документів, якими супроводжується діяльність закладу з підготовки водіїв транспортних засобів.

В роботі програми врахована необхідність друку змінних реквізитів на виготовлених поліграфічним способом бланках свідоцтв про закінчення навчального закладу. Тому передбачена можливість калібрування друку, коли користувач може перемістити змінні реквізити документа так, щоби вони співпадали з нанесеними друкарським способом постійними реквізитами.

Для більш ґрунтовного аналізу розглянемо документаційне забезпечення діяльності закладу з підготовки водіїв транспортних засобів. Навчання групи слухачів супроводжується такими документаційними процесами:

На основі особових документів потенційних слухачів їх персональні дані вносяться в програму «АРМ Автошкола», зокрема, в модуль «Навчальні групи». Відповідно до вимог Порядку [5], для вступу до закладу особа подає:

заяву на ім'я керівника закладу із зазначенням категорії транспортного засобу, право на керування яким особа бажає отримати;

копію паспорта громадянина України або документа, що посвідчує особу та підтверджує її громадянство чи спеціальний статус;

медичну довідку встановленого зразка (форми 0831/0);

одну кольорову фотокартку розміром 3,5 х 4,5 см.

В цей же розділ вводяться дані про місце проведення занять, дати початку й завершення навчання, а також про спеціалістів, розклад занять тощо на основі установчих та організаційно- розпорядчих документів закладу, відповідно до наданої ліцензії.

На основі внесених даних, програма «АРМ Автошкола» дозволяє автоматизовано формувати такі види документів, як:

а) накази на формування та випуск групи;

б) список групи;

в) навчальну програму, яка формується відповідно до розкладу й на основі Типової навчальної програми, затвердженої Кабінетом Міністрів України;

г) свідоцтва про закінчення навчального закладу та список свідоцтв;

д) протокол складання іспитів у навчальному закладі;

е) екзаменаційні картки;

є) довідку про завершення курсів підготовки водіїв транспортних засобів.

Автоматизоване формування зазначених видів документів відповідно до закладених в програмі форм цих документів свідчить про достатньо високий ступінь автоматизації діловодних процесів, який забезпечує АІС «АРМ Автошкола».

В той же час, слід відзначити, що «облік занять з теоретичної підготовки та практичного керування транспортним засобом ведеться в журналі обліку успішності підготовки та відвідування», відповідно до п. 16 Порядку [5]. Однак, «АРМ Автошкола» не дає можливості автоматизованого формування журналу.

Ще однією негативною особливістю роботи «АРМ Автошкола» в діловодному аспекті є не- врахування програмою святкових вихідних днів при формуванні навчальної програми групи, внаслідок чого доводиться вносити зміни в програму занять групи вручну.

До початку навчання інформація про начальну групу передається до ТСЦ МВС. Це відбувається як паперовим, так і електронним шляхом. У паперовому вигляді передаються до територіального сервісного центру списки груп з інформацією про слухачів, спеціалістів, початок і закінчення навчання, в електронному вигляді надсилається вся інформація про навчальну групу, в тому числі слухачів, спеціалістів, розклад занять тощо до НАІС шляхом виконання операції «Подання групи на реєстрацію». Аналогічно відбувається передача інформації про завершення навчання групи та видані екзаменаційні картки й свідоцтва як у паперовому, так і в електронному вигляді. ТСЦ дає відповідь на надіслану в електронному вигляді та опрацьовану паперову інформацію у вигляді, до прикладу, затвердження групи або повернення даних на доопрацювання. Слід звернути увагу, що «АРМ Автошкола» не дає можливості іншої форми комунікації між навчальним закладом та ТСЦ МВС, що можна вважати також певною незручністю, оскільки, до прикладу, при поверненні групи на доопрацювання в системі відсутній коментар щодо того, яка саме інформація повинна бути виправлена.

Слід зазначити, що особливістю роботи програми «АРМ Автошкола» є підписання всіх даних, що вносяться в неї, електронним цифровим підписом. Це дозволяє перевірити цілісність даних та ідентифікувати підписувача. Однак, обмежитися лише електронною формою передачі даних не вдається. Документи, сформовані автоматизовано програмою «АРМ Автошкола», роздруковуються, підписуються керівником і, в разі необхідності, засвідчуються печаткою, після чого передаються до територіального сервісного центру МВС в паперовому вигляді. Однією з можливих причин для цього є той факт, що термін дії сертифіката електронного цифрового підпису (далі -- ЕЦП) становить, зазвичай, два роки. В той же час, відповідно до вимог п. 23 Порядку [5], документи, пов'язані з підготовкою водіїв, зберігаються в закладі протягом трьох років, що перевищує термін чинності сертифіката ЕЦП. Слід сказати, що сертифікати, видані акредитованими центрами сертифікації ключів Державної фіскальної служби є в переважній більшості базовими сертифікатами, й підтвердження їх чинності неможливе після закінчення терміну їх дії.

Схематично документаційне забезпечення діяльності закладу з підготовки водіїв транспортних засобів зображене на рисунку 1.

Рис. 1. Схема документаційного забезпечення діяльності автошколи

Виходячи з цього, можна стверджувати, що автоматизація діловодних процесів закладу з підготовки водіїв транспортних засобів відбувається за гібридною моделлю діловодства, яка передбачає, що процес документування відбувається автоматизовано, оскільки більшість документів, що супроводжують діяльність закладу, формуються з допомогою «АРМ Автошкола» (крім журналу). В той же час, документообіг відбувається як в паперовому, так і в електронному вигляді, оскільки інформація передається через «АРМ Автошкола» до НАІС МВС, разом з паперовими примірниками документів, підписаними власноручним підписом керівника.

Висновки з даного дослідження і перспективи. Аналіз автоматизації діловодних процесів автошколи дає підстави стверджувати, що програмний продукт «АРМ Автошкола» є автоматизованою інформаційною системою, однак не може вважатися класичною системою електронного документообігу, оскільки в зазначеній програмі реквізити документів зберігаються у вигляді електронних даних, а самі документи формуються відповідно до запиту користувача на основі закладених у системі форм відповідних документів у конкретний момент часу. Крім того, документообіг ведеться як в електронній, так і паперовій формі, в той же час, процес документування автоматизований значною мірою.

Перспективою в удосконаленні АІС «АРМ Автошкола» є врахування нових вимог нормативно-правових актів діловодної сфери 2017--2018 років, зокрема, Закону України «Про електронні довірчі послуги» [4], який набере чинності 07.11.20l8 й замінить Закон України «Про електронний цифровий підпис», а також Постанови КМУ від 17 січня 2018 р. № 55 «Про деякі питання документування управлінської інформації» [3], якою затверджено ряд нормативних документів щодо врегулювання електронної діловодної сфери, зокрема, Типову інструкцію з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, у якій визначено, що «основна форма провадження діловодства в установах є електронна». Це означає, що в перспективі повинні використовуватися лише електронні документи в діяльності закладу з підготовки водіїв транспортних засобів без виготовлення їх паперових примірників. Короткий термін зберігання документів щодо підготовки водіїв транспортних засобів, що становить 3 роки, дозволяє зберігання таких документів виключно в електронній формі. Тобто, у роботі АІС «АРМ Автошкола» повинні бути враховані вимоги нормативних документів діловодної сфери, що дозволить замінити у закладах з підготовки водіїв транспортних засобів гібридне діловодство сьогодення на електронне.

Список літератури

автоматизований інформаційний водій

1. Коміссарчук Ю.А., Олійник Х.А. Роль інформаційних технологій в органах Національної поліції. Проблеми застосування інформаційних технологій, спеціальних технічних засобів у діяльності ОВС і навчальному процесі : зб. наук. статей за матер. доп. учасників Всеукраїнської наук.-практ. конф. 23 груд. 2016 р. Львів, 2017. С. 45-49. URL: http://www2.lvduvs.edu.ua/documents_pdf/biblioteka/nauk_konf/konf_23.12.16_zbirnuk.pdf.

2. Кудінов В.А. Вплив структурної організації спеціального програмного забезпечення автоматизованих інформаційних систем МВС України на його стійкість функціонування. Проблеми застосування інформаційних технологій, спеціальних технічних засобів у діяльності ОВС і навчальному процесі: зб. наук. статей за матер. доп. учасників Всеукраїнської наук.-практ. конф. 23 груд. 2016 р. Львів, 2017. С. 62-64. URL: http:// www2.lvduvs.edu.ua/documents_pdf/biblioteka/nauk_konf/konf_23.12.16_zbirnuk.pdf.

3. Про деякі питання документування управлінської інформації: Постанова Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55. URL: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/55-2018-%D0%BF (дата звернення: 27.04.2018).

4. Про електронні довірчі послуги: Закон України від 05.10.2017 № 2155-VIII. Набрання чинності 07.11.2018. URL: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/2155-19 (дата звернення: 27.04.2018).

5. Про затвердження Порядку підготовки, перепідготовки і підвищення кваліфікації водіїв транспортних засобів : Постанова Кабінету Міністрів України від 20 травня 2009 р. № 487. Редакція від 05.04.2017. URL: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/487-2009-%D0%BF (дата звернення: 27.04.2018).

6. Про порядок приймання іспитів для отримання права керування транспортними засобами та видачі посвідчень водія: інструкція, затв. наказом МВС від 07.12.2009 № 515. Редакція від 03.06.2016. URL: http:// zakon3.rada.gov.ua/laws/show/z0074-10 (дата звернення: 27.04.2018).

7. Стукота С.А. Аналіз організації створення та функціонування закладів із підготовки водіїв автотранспортних засобів у країнах ЄС. Автомобільний транспорт. Безпека руху. 2015. № 6. URL: http://irbis-nbuv.gov.ua/cgi-bin/ irbis_nbuv/cgiirbis_64.exe?C21COM=2&I21DBN=UJRN&P21DBN=UJRN&IMAGE_FILE_DOWNLOAD= 1&Image_file_name=PDF/au_2015_6_4.pdf.

Размещено на Allbest.ru