Совершенствование организационной структуры управления библиотеки
Сущность и содержание организационного проектирования. Организация найма, отбора персонала. Принципы проектирования структуры управления. Краткая характеристика предметной области. Анализ технического обеспечения. Проектирование организационных изменений.
| Рубрика | Программирование, компьютеры и кибернетика |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 11.09.2018 |
| Размер файла | 1,2 M |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Справки о кандидате. Для того, чтобы лучше оценить профессиональные и личные качества кандидата, организации могут обратиться за информацией к людям и организациям, знающим его по совместной учёбе, работе, занятием спортом и т.д. Можно предложить самому кандидату назвать имена людей, которые могли бы охарактеризовать его, и затем побеседовать с этими людьми. В обоих случаях - устной или письменной рекомендации, существует проблема получения объективной информации, поскольку выбранные кандидатом люди обычно подчеркивают лишь его положительные стороны.
Получить информацию о кандидате можно и обратившись непосредственно в организации, в которых он ранее работал или учился. Однако отдел человеческих ресурсов должен быть предельно осмотрителен при оценке, полученной в результате таких контактов, характеристики кандидата - предоставляющие сотрудники могут быть необъективны, не достаточно хорошо знать кандидата и прочее.
Собеседование с линейным руководителем. Если руководитель подразделения удовлетворён результатами собеседования, проведенного сотрудником отдела человеческих ресурсов, он назначает встречу с кандидатом. В отличии от собеседования со специалистами по человеческим ресурсам, это интервью должно позволить оценить, прежде всего, профессиональные качества кандидата, его способность выполнять производственные функции. Одновременно руководитель оценивает степень своей личной, профессиональной совместимости с кандидатом и вероятность успешной интеграции последнего в подразделение.
Кроме того, руководитель представляет кандидату детальную информацию о своём подразделении, вакантной должности, функциях, которые придётся выполнять кандидату в случае его приёма на работу. Результаты собеседования фиксируются руководителем, использующим для этого стандартную форму.
Выбор кандидата и предложение. На основе анализа результатов собеседования руководитель подразделения (с участием специалиста по кадрам) выбирает кандидата который, по его мнению, наиболее подходит для данной должности. Отдел человеческих ресурсов готовит письмо предложение кандидату, содержащее описание условий его работы - дату начала, название должности, подчинённость, величину заработной платы, режим работы, продолжительность отпуска, предоставляемые организацией льготы и т.д.
Письмо-предложение, подписанное руководителем организации или подразделения, направляется кандидату.
Успешное функционирование любой организации в значительной степени зависит от её способности подобрать необходимых работников. В основе подбора управленческого персонала лежит процесс планирования человеческих ресурсов - определение когда, где, сколько и какой квалификации сотрудники потребуются организации. На основе составленного плана человеческих ресурсов с персоналом, занятым в организации, определяются вакантные должности, которые предстоит заполнить.
Для отбора на вакантную должность используются специальные методики, учитывающие систему деловых и личностных характеристик, охватывающих следующие группы качеств:
- общественно-гражданская зрелость;
- отношение к труду;
- уровень знаний и опыт работы;
- организаторские способности;
- умение работать с людьми;
- умение работать с документами и информацией;
- умение своевременно принимать и реализовывать решения;
- способность увидеть и поддержать передовое решение;
- морально-этические черты характера.
Первая группа качеств: способность подчинять личные интересы общественным; умение прислушиваться к критике, быть самокритичным; активно участвовать в общественной деятельности; обладать высоким уровнем политической грамотности.
Вторая группа качеств: чувство личной ответственности за порученное дело; чуткое и внимательное отношение к людям; трудолюбие; личная дисциплинированность и требовательность к соблюдению дисциплины другими; уровень эстетики работы.
Третья группа качеств: наличие квалификации, соответствующей занимаемой должности; знание объективных основ управления производством; знание передовых методов руководства; стаж работы в данной организации (в том числе в руководящей должности).
Четвертая группа качеств: умение организовать систему управления; умение организовать свой труд; владение передовыми методами руководства; умение проводить деловые совещания; способность к самооценке своих возможностей и своего труда; способность к оценке возможностей и труда других.
Пятая группа качеств: умение работать с подчиненными; умение работать с руководителями разных организаций; умение создавать сплоченный коллектив; умение подобрать, расставить и закрепить кадры.
Шестая группа качеств: умение кратко и ясно формулировать цели; умение излагать деловые письма, приказы, распоряжения; умение четко формулировать поручения, выдавать задания; знание возможностей современной техники управления и умение использовать ее в своем труде, умение читать документы.
Седьмая группа качеств: умение своевременно принимать решения; способность обеспечить контроль за исполнением решений; умение быстро ориентироваться в сложной обстановке; умение разрешать конфликтные ситуации; способность к соблюдению психогигиены, умение владеть собой; уверенность в себе.
Восьмая группа качеств: умение увидеть новое; умение распознать и поддержать новаторов, энтузиастов и рационализаторов; умение распознать и нейтрализовать скептиков, консерваторов и авантюристов; инициативность; смелость и решительность в поддержании и внедрении нововведений; мужество и способность идти на обоснованный риск.
Девятая группа качеств: честность, добросовестность, порядочность, принципиальность; уравновешенность, выдержанность, вежливость; общительность, обаятельность, скромность; простота; опрятность и аккуратность внешнего вида, хорошее здоровье.
В каждом конкретном случае из этого списка выбираются те позиции, которые важнее всего для конкретной должности и организации, и добавляются к ним специфические качества, которыми должен обладать претендент на конкретную должность.
Отбирая важнейшие качества для определения требований к кандидатам на ту или иную должность, следует отличать качества, которые необходимы при поступлении на работу, и качества, которые можно приобрести достаточно быстро, освоившись с работой после назначения на должность. После этого проводится работа по определению наличия этих качеств у кандидатов на вакантную должность и степени обладания ими каждым кандидатом. Кандидат, в наибольшей степени обладающий всеми необходимыми для вакантной должности качествами, занимает эту должность.
С каждым из отобранных кандидатов заключается трудовой договор. Если по прошествии указанного срока управляющий сочтет нужным оставить работника на посту, то договор будет продлен.
От правильности формирования персонала напрямую зависит успешное функционирование организации.
1.5 Сущность и содержание организационного проектирования
Организационное проектирование как процесс - это упорядочение организационно-структурных характеристик системы для достижения или улучшения их эффективности, адаптивности и результативности.
Предметом организационного проектирования является система организации производства, труда и управления в организации в целом, в ее подразделениях или отдельных видах деятельности.
Объектом организационного проектирования могут быть мероприятия в области организации производства, управления персоналом, организации в целом.
Цель организационного проектирования - разработка новых организационных систем или предложений по изменению существующих систем.
Результат организационного проектирования - комплект технической, организационной и планово-экономической документации, необходимой для создания и осуществления на практике организационной, производственной системы.
Содержание процесса разработки новой организационной структуры в значительной мере универсально. Оно включает в себя формулировку целей и задач, определение состава и места подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления.
Этот процесс можно организовать по трем крупным стадиям:
- формирование общей структурной схемы аппарата управления;
- разработка состава основных подразделений и связей между ними;
- регламентация организационной структуры.
Формирование общей структурной схемы во всех случаях имеет принципиальное значение, поскольку при этом определяются главные характеристики организации, а также направления, по которым должно быть осуществлено более детальное проектирование как организационной структуры, так и других важнейших аспектов системы (внутриорганизационного экономического механизма, способов переработки информации, кадрового обеспечения). К принципиальным характеристикам организационной структуры, которые определяются на этой стадии, можно отнести цели производственно-хозяйственной системы и проблемы, подлежащие решению; общую спецификацию функциональных и программно-целевых подсистем, обеспечивающих их достижение; число уровней в системе управления; степень централизации и децентрализации полномочий и ответственности на разных уровнях управления; основные формы взаимоотношений данной организации с внешней средой; требования к экономическому механизму, формам обработки информации, кадровому обеспечению организационной системы. Шереметов П.В. Теория организации: Курс лекций. М.: ИНФРА - М: Новосибирск: Сибирское соглашение, 2004 - С. 104
Основная особенность второй стадии процесса проектирования организационной структуры управления -- разработки состава основных подразделений и связей между ними -- заключается в том, что предусматривается реализация организационных решений не только в целом по крупным линейно-функциональным и программно-целевым блокам, но и по самостоятельным (базовым) подразделениям аппарата управления, распределение конкретных задач между ними и построение внутриорганизационных связей. Под базовыми подразделениями понимаются при этом самостоятельные структурные единицы (отделы, управления, бюро, сектора, лаборатории), на которые организационно разделяются линейно-функциональные и программно-целевые подсистемы. Базовые подразделения могут иметь свою внутреннюю структуру. Корхов Ю.В. Организационное проектирование, Киев: Бизнес, 2001 - С. 79
Третья стадия -- регламентация организационной структуры -- предусматривает разработку количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности. Она включает: определение состава внутренних элементов базовых подразделений (бюро, групп и должностей); определение проектной численности подразделении, трудоемкости основных видов работ и квалификационного состава исполнителей; распределение задач и работ между конкретными исполнителями; установление ответственности за их выполнение; разработку процедур выполнения управленческих работ в подразделениях (в том числе на основе автоматизированной обработки информации); разработку порядка взаимодействия подразделений при выполнении взаимосвязанных комплексов работ; расчеты затрат на управление и показателей эффективности аппарата управления в условиях проектируемой организационной структуры. Смирнов Э.А. Теория организации: Учебное пособие, М.:ИНФРА - М, 2000 - С. 163
Совокупность документов, разработанных на всех стадиях организационного проектирования, образуют проект организационной структуры управления.
2. Анализ предметной области
2.1 Краткая характеристика предприятия
Библиотека направляет свою деятельность на осуществление информационного, образовательного и культурно-просветительного обслуживания студентов и сотрудников АГТУ.
Библиотека общедоступна. Пользование библиотекой бесплатно. Допускается предоставление дополнительных услуг за плату. Порядок обслуживания определяется Правилами пользования библиотекой.
Библиотека:
- обеспечивает условия для реализации прав граждан на свободный доступ к информации, получению документов (или их копий) во временное пользование и приобщению к достижениям и ценностям культуры и цивилизации;
- организует основное и внестационарное обслуживание, предоставление дополнительных услуг читателям в различных режимах пользования: выдача в самой Библиотеке и на дом, обслуживание по договору и др.;
- формирует универсальный фонд документов различных типов и видов (печатные издания, аудио документы, другие носители информации), использует любые источники комплектования;
- организует учет, обработку, рациональное размещение фонда, осуществляет контроль за использованием, сохранностью фондов, проводит переплетные, санитарно-гигиенические работы;
- осуществляет изучение и описание фонда, в том числе редких изданий, отражает их в справочно-библиографической поисковой системе: каталогах, картотеках, базах данных, информационных, библиографических пособиях;
- осуществляет составительскую работу;
- внедряет механизацию и автоматизацию библиотечно-библиографических и информационных процессов в практику работы Библиотеки;
- осуществляет исследовательскую, методическую, координационную деятельность в области библиотечного дела;
- организует самостоятельно или совместно с другими учреждениями для библиотекарей семинары, научно-практические конференции, участвует в деятельности по повышению квалификации работников Библиотеки;
- участвует в организации непрерывного образования и повышения квалификации библиотечных кадров области;
- осуществляет межведомственную координацию в области библиотечного дела, в том числе кооперативных библиотечных и информационно-библиотечных систем.
Библиотека может заниматься платной деятельностью:
- изготовление копий документов на копировально-множительных аппаратах;
- работа в сети Интернет (услуги оператора);
- использование читателями библиотечных электронных изданий (СД-ROM);
- выдача на дом изданий сверх установленного срока (от одного месяца до
одного года);
- организация проведения в помещении Библиотеки рекламных мероприятий сторонних организаций (выставка-демонстрация, выставка-продажа, презентация организаций, фирм и их продукции);
- выдача литературы на дом из читального зала на ночь (ночной абонемент).
Библиотека по согласованию с руководством вуза, устанавливает цены (тарифы) на платные услуги, кроме случаев, когда законодательством Российской Федерации предусматривается государственное регулирование цен (тарифов) на отдельные виды услуг.
Библиотека не преследует цели получения прибыли.
В соответствии с законодательством Российской Федерации Библиотека может осуществлять предпринимательскую деятельность, если доход от нее направляется на достижение уставных целей Библиотеки.
2.2 Организационная структура
Во главе библиотеки АГТУ стоит директор, в подчинение которого находится 1 заместитель:
Директор подчиняется отделу кадров.
Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется ректору.
Структуру и штаты отдела утверждает директор библиотеки в соответствии с типовыми структурами аппарата управления и нормативами численности специалистов и служащих с учетом объемов работы и особенностей производства.
Научная библиотека университета - крупнейшая вузовская библиотека города Астрахани. Книжный фонд библиотеки составляет более 600 тысяч экземпляров. В фонде представлена литература универсального содержания: научная и учебно-методическая, диссертации и авторефераты диссертаций, нормативно - техническая литература и документация, информационные и библиографические материалы, иностранная литература, художественная литература. Ежегодно в фонд приобретается свыше 30 тысяч новых изданий, более 450 наименований периодических изданий. Помимо печатных изданий, в фонде имеются аудио-, видеокассеты, диски CD-ROM. Библиотека работает в сети Интернет, что позволяет студентам достаточно полно и эффективно использовать все доступные информационные ресурсы, получать обширную ценную информацию.
Библиотека имеет:
- Научный читальный зал;
- Читальный зал экономических, юридических и гуманитарных наук;
- Читальный зал естественных и технических наук;
- Читальный зал учебной литературы;
- Абонемент учебной литературы;
- Абонемент художественной литературы;
- Межбиблиотечный абонемент;
- Научно-библиографический отдел;
- Отдел комплектования и научной обработки литературы;
- Читальный зал экономических наук;
- Читальный зал юридических наук.
Библиотека расположена в четырёх корпусах. Основные услуги, предоставляемые научной библиотекой АГТУ:
- Обеспечивает возможность пользоваться всеми фондами библиотеки;
- Запрашивает документы из других библиотек в случае их отсутствия в библиотеке университета;
- Оказывает читателям помощь в выборе необходимых изданий;
- Проводит устные консультации по поиску информации;
- Предоставляет каталоги, картотеки и иные формы информирования;
- Создаёт и поддерживает комфортные условия для работы.
Библиотека оказывает читателям дополнительные платные услуги:
- Автоматизированный поиск литературы;
- Ксерокопирование;
- Ламинирование;
- Переплёт;
- Набор и распечатка текстов любой сложности;
- Сканирование;
- Запись на CD;
- Предоставление читателям компьютеров для самостоятельной работы;
Проведение занятий по информационному поиску в электронном каталоге и Интернет. Структура представлена на рис. 2.1.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Рисунок 2.1 - Организационная структура библиотеки
2.3 Анализ технического обеспечения
Особое внимание следует уделить степени автоматизации делопроизводственных процессов в организации: наличие компьютеров на рабочих местах, объединение их в сеть, использование специализированного программного обеспечения; фиксируются названия и версии программ.
Проведем анализ технического, сетевого, программного, информационного обеспечения в библиотеке.
Технические характеристики установленного оборудования представлены в табл.2.1
Схема системы автоматизированных рабочих мест в библиотеке представлена на рис.2.2.
Таблица 2.1 Техническое обеспечение
|
№ |
Наименование оборудования |
Кол-во |
|
|
1 |
Case LW-313M 250W |
3 |
|
|
2 |
Mb Epox 4 BDAE |
3 |
|
|
3 |
CPU Celeron 1700 BOX |
3 |
|
|
4 |
DIMM 256Mb PC-2700 |
3 |
|
|
5 |
VideoCard GF2 MX400 64Mb |
3 |
|
|
6 |
FDD 3,5 `' nec |
3 |
|
|
7 |
CD- ROM Teac 52x |
3 |
|
|
8 |
HDD 40Gb Seagate ST340016A7200rpm |
3 |
|
|
9 |
Принтер HP DJ 3325 |
1 |
|
|
10 |
Moden Acorp 56K PIM |
1 |
|
|
11 |
Сканер Bear Paw 1200 |
1 |
Рис.2.2 Схема системы автоматизированных рабочих мест в библиотеке
Проведем анализ информационного обеспечения библиотеки.
Для ведения библиотечных каталогов, организации поиска требуемых изданий и библиотечной статистики в базе должны храниться сведения, большая часть которых размещаются в аннотированных каталожных карточках. Анализ запросов на литературу (как читателями, так и сотрудниками библиотек) показывает, что для поиска подходящих изданий (по тематике, автору, художнику, издательству и т.п.) и отбора нужного (например, по аннотации) следует выделить следующие атрибуты каталожной карточки:
1. Автор (фамилия и имена (инициалы) или псевдоним каждого автора издания).
2. Название (заглавие) издания.
3. Номер тома (части, книги, выпуска).
4. Вид издания (сборник, справочник, монография, ...).
5. Составитель (фамилия и имена (инициалы) каждого из составителей издания).
6. Язык, с которого выполнен перевод издания.
7. Переводчик (фамилия и инициалы каждого переводчика).
8. Под чьей редакцией (фамилия и имена (инициалы) каждого из титульных редакторов).
9. Художник (фамилия и имена (инициалы) каждого художника-иллюстратора) - для художественных изданий, иллюстрируемых оригинальными рисунками.
10. Повторность издания (второе, одиннадцатое и т.п.).
11. Характер переиздания (исправленное, дополненное, переработанное, стереотипное и т.п.).
12. Место издания (город).
13. Издательство (название издательства).
14. Год выпуска издания.
15. Издательская аннотация или реферат.
16. Библиотечный шифр (например, ББК 32.973).
17. Авторский знак (например, Д27).
Библиотечный шифр и авторский знак используются при составлении каталогов и организации расстановки изданий на полках: по содержанию (в соответствии с библиотечным шифром) и алфавиту (в соответствии с авторским знаком). Библиотечно-библиографическая классификация (ББК) распределяет издания по отраслям знания в соответствии с их содержанием. В ней используется цифро-буквенные индексы ступенчатой структуры. Каждый из девяти классов (1. Марксизм-ленинизм; 2. Естественные науки; 3. Техника. Технические науки; 4. Сельское и лесное хозяйство; 5. Здравоохранение; 6/8. Общественные и гуманитарные науки; 9. Библиографические пособия. Справочные издания. Журналы) делится на подклассы и следующие ступени деления:
Шифр ББК используется при выделении хранимым изданиям определенных комнат, стеллажей и полок, а также для составления каталогов и статистических отчетов. Авторский знак, состоящий из первой буквы фамилии (псевдонима) автора или названия издания (для изданий без автора) и числа, соответствующего слогу, наиболее приближающегося по написанию к первым буквам фамилии (названия), упрощает расстановку книг на полках в алфавитном порядке.
2.4 Анализ документооборота
На основании анализа структуры делопроизводственной службы методом наблюдения и непосредственного участия в работе с документацией приведем примеры анализа документов предприятия по признаку документационного обеспечения (табл. 2.2), анализа документов предприятия по признаку документационного обеспечения (табл. 2.3), выявления сезонности в объеме документооборота целесообразно в таблице с разбивкой входящих, исходящих и внутренних документов по месяцам (табл.2.4), анализа расчета платных услуг (табл.2.5, рис.2.3).
Таблица 2.2 Анализ структуры документооборота по признаку документационного обеспечения
|
Наименование документа |
Количество документов |
Темпы роста, % |
||||
|
2003 год |
2004 год |
2005 год |
в 2004 к 2003 |
в 2005 к 2004 |
||
|
Входящие |
124 |
203 |
240 |
164 |
118 |
|
|
Исходящие |
384 |
402 |
358 |
105 |
89 |
|
Приказыв том числе:- по основной деятельности- по командировкам- по личному составу |
870157215498 |
648116178354 |
894156222516 |
74748371 |
138134125146 |
|
Внутренние в том числе:- финансовые- служебные |
384114922349 |
25979731624 |
19721272700 |
686569 |
7613143 |
|
|
Итого в год: |
5219 |
3850 |
3464 |
74 |
90 |
|
|
В среднем за день |
18 |
13 |
12 |
72 |
92 |
|
|
Выручка от реализации, т.руб. |
7663 |
11315 |
15132 |
148 |
134 |
Таблица 2.3 Анализ структуры документооборота по подразделениям
|
Подразделение |
2003 год |
2004 год |
2005 год |
||||
|
Кол. |
% |
Кол. |
% |
Кол. |
% |
||
|
Административный отдел |
765 |
15 |
621 |
16 |
754 |
22 |
|
|
Отдел кадров |
909 |
17 |
718 |
19 |
446 |
13 |
|
|
Финасовый отдел |
715 |
14 |
537 |
14 |
345 |
10 |
|
|
Склад |
582 |
11 |
410 |
11 |
273 |
8 |
|
|
Подразделения |
551 |
10 |
319 |
8 |
259 |
7 |
|
|
Прочие |
305 |
6 |
172 |
4 |
115 |
3 |
|
|
Итого: |
5219 |
100 |
3850 |
100 |
3464 |
100 |
Таблица 2.4
Анализ структуры документооборота за 2004 год помесячно
|
Месяцы 2004 года |
Виды документов |
||||
|
Входящие |
Исходящие |
Приказы |
Внутренние |
||
|
Январь |
12 |
35 |
57 |
177 |
|
|
Февраль |
22 |
30 |
78 |
200 |
|
|
Март |
27 |
25 |
130 |
165 |
|
|
Апрель |
23 |
28 |
84 |
175 |
|
|
Май |
14 |
24 |
96 |
122 |
|
|
Июнь |
18 |
53 |
84 |
78 |
|
|
Июль |
23 |
42 |
34 |
94 |
|
|
Август |
17 |
29 |
23 |
120 |
|
|
Сентябрь |
25 |
69 |
69 |
183 |
|
|
Октябрь |
18 |
38 |
47 |
165 |
|
|
Ноябрь |
17 |
44 |
108 |
182 |
|
|
Декабрь |
24 |
44 |
79 |
211 |
Таблица 2.5 Анализ расчета платных услуг
|
Услуги |
План (руб) |
Факт(руб) |
|
|
Интернет |
16000 |
16720 |
|
|
Ксерокс |
10000 |
9900 |
|
|
Платный абонемент |
5000 |
6700 |
|
|
Сканер |
20000 |
19000 |
Рис.2.2 Анализ расчета платных услуг
Значительное внимание уделяется изучению технологий движения и обработки документов, от постановки которых во многом зависит оперативность принятия управленческих решений. Анализ полученных данных был произведен путем составления оперограммы движения конкретной категории документов (схема 2.1).
|
Исполнители Операция |
Секретарь |
Руководство компании |
Ответственные структурных подразделений |
Руководство структурных подразделений |
Исполнители |
|
|
1. Прием документов |
||||||
|
2. Вскрытие |
||||||
|
3. Сортировка |
||||||
|
4. Регистрация |
||||||
|
5. Передача на рассмотрение руководства |
||||||
|
6. Рассмотрение руководством |
||||||
|
7. Получение от руководства рассмотренных документов |
||||||
|
8. Фиксация резолюции |
||||||
|
9. Постановка на контроль |
||||||
|
10. Передача в подразделение |
||||||
|
11. Получение документа подразделением |
||||||
|
12. Регистрация документов |
||||||
|
13. Рассмотрение руководством подразделения |
||||||
|
14. Фиксация рез. рассмотрения |
||||||
|
15. Передача на рассмотрение |
Схема 2.1 - Оперограмма движения входящих документов
2.5 Обоснование введения новой штатной единицы
Подробно рассмотрев организационную структуру, можно сделать вывод, что внедрение новой штатной единицы - документоведа, позволило бы проводить перечисленные мероприятия на более высоком профессиональном уровне.
Исходя, из правил построения организационных структур было выявлено, что организационная структура предприятия подлежит исправлению. Подробно рассмотрев её, можно сделать вывод, что целесообразно предложить ввести штатную единицу - документоведа.
Деятельность данной штатной единицы определяется и регламентируется должностной инструкцией. Должностная инструкция составляется для каждой должности на данном предприятии.
Должностная инструкция - документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника предприятия. Должностная инструкция необходима в случае возникновения споров, конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях. На основании должностной инструкции составляется трудовой контракт с работником.
Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается руководителем предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора (зам. директора) предприятия.
Перед данным сотрудником будут стоять следующие функциональные задачи:
- Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
- Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности подразделения, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.
- Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников подразделения.
- Организует внедрение систем ведения документации.
- Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
- Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.
- Принимает участие в постановке задач, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления.
- Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
Должностная инструкция документоведа приведена в приложении 1.
3. Проектирование организационных изменений
3.1 Технология работы
Запуск программы выполняется для настройки системы ЕВФРАТ-Документооборот.
Последовательность выполнения:
1. запустить программу Администратор через меню Windows: Пуск > Программы >ЕВФРАТ-Документооборот > Администрирование > Администратор;
2. откроется диалоговое окно подключения к Серверу Документооборота:
Рис.3.1 Запуск программы
По своему пользовательскому интерфейсу программа ЕВФРАТ- Документооборот напоминает программу для работы с электронной почтой.
Рис.3.2 Главное окно программы ЕВФРАТ-Документооборот
Регистрация пользователя
Прежде чем любой пользователь сможет работать в системе ЕВФРАТ-Документооборот, он должен быть зарегистрирован. При регистрации определяется имя и пароль пользователя для входа в систему, его права на действия с документами, заданиями и отчетами и справочные сведения о пользователе. После регистрации администратор должен сообщить пользователю сведения, необходимые для подключения к системе: системное имя и пароль пользователя, а также сетевое имя Сервера Документооборота, которые должны быть введены для запуска пользователем программы ЕВФРАТ-Документооборот.
Регистрация выполняется при настройке системы после ее первичной установки и при появлении новых пользователей системы.
После создания структурного подразделения в программу запускается входящая документация; в программе Евфрат-документооборот выбирается вкладка «Просмотр входящей документации», в которой регистрируется письмо, дается краткое содержание документу, создается резолюция, назначаются поручения, подпоручения, исполнители, контролеры. Те же операции происходят и при работе с исходящей и внутренней документацией.
Регистрация документа в системе состоит из следующих этапов:
- заполнение регистрационной карточки документа;
- присоединение файлов;
- завершение регистрации документа.
На экране появляется окно выбора потока документов, в который будет помещен регистрируемый документ.
Рис.3.3 Выбор потока документа
Рис.3.4 Бланк регистрационной карточки документа
Зарегистрированные документы и поручения при необходимости можно очень быстро найти. Евфрат имеет превосходную поисковую систему, имеющую возможность поиска по отдельным незначительным реквизитам и даже по некоторым ключевым словам из документа.
Существует три возможных варианта поиска документов:
по реквизитам, имеющимся в регистрационной форме документа (Поиск по регистрационной форме);
по реквизитам как регистрационной формы, так и по реквизитам контрольной карточки (Общий поиск);
расширенный поиск по специально сформированному пользовательскому запросу (Расширенный поиск документов).
В диалоговом окне Выбор поиска выберете переключатель Поиск по форме и выберете поток, к которому относятся искомые документы (например, исходящие документы):
Рис. 3.5 Выбор формы поиска
Для систематизации и анализа исходных данных в программе Евфрат используется вкладка Мастер журналов и отчетов (рис. 11), позволяющая создавать отчеты и выписки из системных журналов за определенный период времени в пригодном для печати формате (рис. 12).
Система Евфрат позволяет:
создавать новые отчетные формы или системные журналы;
добавлять отчетные формы в серверное хранилище;
редактировать существующие отчетные формы;
просматривать отчетные формы;
удалять отчетные формы из серверного хранилища.
Рис. 3.6 Мастер журналов и отчетов
Рис. 3.7 Генератор отчетов
3.3 Подбор кадров
Введение новых штатных единиц приведет к необходимости решения вопроса о поиске кандидатов на данную должность.
Предлагается модель программы отбора, которой можно с успехом пользоваться на практике на предприятии.
Прием в отделе кадров.
Предварительное интервью.
Отборочные испытания.
Заполнение анкеты.
Ознакомление работника с предприятием, с условиями труда, с рабочим коллективом, с администрацией и представителями общественных организаций.
Выяснение обстоятельств трудовой биографии нанимающегося путем наведения справок, изучения анкеты и трудовой книжки и т. п.
Медицинская комиссия.
Окончательная отборочная беседа, проводимая директором библиотеки, где нанимаемому предстоит работать.
Зачисление.
В случаях, когда в подборе кадров будет участвовать региональная биржа труда, в качестве предварительного этапа предлагается добавить собеседование на бирже.
Решение о зачислении работника на данную должность принимается директором библиотеки. После принятия решения о зачислении директор сообщает, об этом инспектору по кадрам, который и осуществляет процедуру зачисления. Предварительное интервью может носить коллективный характер.
Проведение бесед на должность - очень важный и требующий высокой квалификации сотрудника процесс. В ходе беседы должна быть получена не только информация о предыдущей трудовой карьере претендента, но и проведена его комплексная оценка: профессиональная и личностная.
При оценке и отборе кандидатов на данную вакантную должность используются специальные методики, поэтому необходимо разработать должностные требования, учитывающие систему деловых и личностных характеристик. К таким характеристикам относятся: общественно-гражданская зрелость; отношение к труду; уровень знаний; организаторские способности.
Требования при подборе кандидатов на вакантную должность:
- наличие профессиональной подготовки и квалификации по делопроизводству
- наличие опыта работы на аналогичных предприятиях и в данной сфере не менее 5 лет;
- коммуникабельность, умение работать с клиентами;
- знание нормативных документов, регламентирующих работу в данной сфере;
- сосредоточенность, усидчивость;
- соблюдение моральных и этических норм;
- умение работы с персональным компьютером
Подбор кадров на вакантную должность начинается с поиска кандидатов. Поиск кандидатов может, производится как внутри организации среди сотрудников, так и за её пределами. Поиск кандидатов за пределами организации можно производить с помощью бирж труда (организацией подаётся запрос на биржу), с помощью объявлений в Интернете, а так же объявлений в средствах массовой информации.
С пришедшим кандидатом проводится предварительное интервью по следующим вопросам:
1. Что является для Вас приоритетом при выборе работы?
2. На какую заработную плату Вы хотели бы рассчитывать?
3. Из каких компонентов, по вашему мнению, должно состоять понятие успешная карьера?
4. Какие качества в себе Вы считаете наиболее удачными?
5. Какой вид работы наиболее приемлем для Вас?
6. Ваше семейное положение?
7. Какие профессиональные качества вы хотели бы развивать в себе?
8. Имеете ли вы опыт работы в команде?
9. Имеете ли вы опыт организаторской работы?
10. Какие качества в людях вы цените больше всего?
11. Ваши профессиональные планы на ближайшие 5 лет?
12. Планируете ли вы повышать свои профессиональные качества?
13. Кто может нам дать рекомендации на Вас?
С отобранным кандидатом на должность производственного мастера заключается трудовой договор. Пример трудового договора приведен в приложении 2. После формулирования четких требований к кандидату необходимо опубликовать сведения о наличии вакансии. Для этого формируется реклама, которая должна быть направлена на соответствующую целевую группу кандидатов, содержать четкую информацию об оплате труда, указывать компанию, объявившую конкурс.
Основными источниками поступления кандидатов в процессе найма на работу выбраны:
- государственные службы занятости;
- рекламные объявления в средствах массовой информации.
Таким образом, реклама на замещение вакантной должности может быть размещена в газетах типа «Проспект», «Все для Вас», «Ягуар», «Рек-Тайм» и в центре занятости населения. Пример рекламы на замещение вакантной должности представлен ниже:
Заключение
Данный курсовой проект был посвящён вопросу совершенствования организационной структуры.
Целью курсового проекта являлись описание теоретических аспектов совершенствования организационных структур системы управления (такие как анализ состояния внешней среды, установление целей и миссии организации, выбор организационно правовой формы, анализ рынка, формирование структуры организации и т.п.) и применение полученных знаний в практической деятельности.
Основными задачами данного проекта являлись:
- изучение и освоение порядка, методов и инструментов проектирования организации;
- развитие навыков самостоятельной работы с нормативно-справочной, методической и научной литературой;
- приобретение навыков использования современных методов и инструментов проектирования организаций;
- приобретение опыта аналитической работы.
В работе были изучены теоретические основы проектирования организационной структуры, совершенствования организационной структуры, проектирования системы управления персоналом, проектирование системы подбора кадров. Были рассмотрены виды организационных структур.
Был произведён анализ предприятия, рассмотрена его организационная структура. В ходе её рассмотрения были выявлены недостатки данной организационной структуры. В результате была введена новая штатная единица. Для данной должности были разработаны должностная инструкция и трудовой договор, была спроектирована система подбора кадров.
Таким образом, в данной работе были затронуты и детально проработаны все необходимые составляющие организационной структуры управления. Применение данной организационной структуры в реальных условиях обеспечит высокий уровень эффективности работы организации.
В заключении важно подчеркнуть, что экспериментирование с разработкой и введением новых структур управления стало характерной чертой последнего десятилетия XX в.
Проектирование в современных условиях вызвано к жизни увеличивающейся сложностью управления организациями, необходимостью применения научно обоснованных методов для выполнения функций управления и специализацией управленческого труда. Этот подход качественно отличается от широко распространенных методов повышения эффективности организаций, таких, как традиционное расчленение и объединение на опытной основе подразделений или сфер ответственности руководителей, замена руководителей, улучшение тех или иных организационных процедур.
Список использованных источников
1. Азоев Г.А. и др., под ред. Поршнева А.Г. Управление организацией. М.: Инфра-М, 2000
2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. - 3-е изд. - М.: Экономистъ, 2004
3. Волкова К.А. и др. Предприятие: стратегия, структура, положение об отделах и службах, должностные инструкции. М.: Экономика, 1997
4. Корхов Ю.В. Организационное проектирование. Киев: Бизнес, 2001
5. Курочкин А.В. Принципы организационного проектирования//Проблемы теории и практики управления. - №1, 1999
6. Мильнер Б.З. Теория организации. М.: ИНФРА - М, 1999
7. Новицкий Н.И. Основы менеджмента: организация и планирование производства. Учебник: М.:ИНФРА-М, 2000
8. Розенбаум Ю.А. Формирование управленческих кадров. М.: ИНФРА-М, 2000
9. Смирнов Э.А. Теория организации: Учебное пособие. М.:ИНФРА - М, 2000
10. Соловьев В.С. Организационное проектирование систем управления: Учебное пособие. М.: ИНФРА - М.; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002
11. Татарников Е.А. Управление персоналом: Учеб. пособие. - М.: Издательство РИОР, 2005
12. Холл Х.Р. Организации: структуры, процессы, результаты. СПб: Питер, 2000.
13. Шереметов П.В. Теория организации: Курс лекций. М.: ИНФРА - М: Новосибирск: Сибирское соглашение, 2004
Приложения
Приложение 1
Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Астраханский государственный технический университет»
УТВЕРЖДАЮ:
______________ Ректор ФГОУ ВПО
«АГТУ» профессор Ю.Т.Пименов
Должностная инструкция
Документоведа «____»_____________ 2005 г.
«____» _____________ 200 __ г. №_____
1. Общие положения:
Документовед относится к категории специалистов.
На должность документоведа назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет.
В исключительных случаях на должность документоведа назначается лицо, не имеющее специальной подготовки или стажа работы, установленных требованиями к квалификации, но обладающее достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на него должностные обязанности.
Документовед подчиняется директору библиотеки
Назначается на должность и освобождается от нее приказом ректора по предоставлению директора библиотеки
Документовед должен знать:
1.6.1 Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающихся документационного обеспечения управления;
1.6.2 Порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники, служб документационного обеспечения управления;
1.6.3 Методы исследования, анализа, проектирования и развития доку-ментационных систем;
1.6.4 Прядок оформления, классификация, хранения, экспертизы ценности документов;
1.6.5 Организацию архивного дела, нормативные и методические документы по проектированию эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
1.6.6 Основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
1.6.7 Основы управления, эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование; отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
1.6.8 Основы экономики, организации труда и управления;
1.6.9 Законодательство о труде и охране труда РФ;
1.6.10 Правила внутреннего трудового распорядка;
1.6.11 Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
1.7 В своей деятельности документовед руководствуется:
1.7.1 Уставом Университета;
1.7.2 Положение о библиотеке АГТУ.
1.7.3 Коллективным трудовым договором;
1.7.4 Инструкцией по делопроизводству ФГОУ ВПО «АГТУ».
1.7.5 Настоящей должностной инструкцией.
II Должностные обязанности:
2.1 Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
2.2 Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности подразделения, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.
2.2 Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников подразделения.
2.4 Организует внедрение систем ведения документации.
2.5 Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
2.5 Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.
2.6 Принимает участие в постановке задач, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления.
2.7 Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
III Права:
Документов вправе:
3.1 Знакомиться с проектами решений руководства Университета, касающимися его деятельности.
3.2 Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3 В пределах своей компетенции сообщать руководителю подразделения о своих недостатках в деятельности подразделения, выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
3.4 Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя у руководителей подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.5 Пользоваться всеми правами работника ФГОУ ВПО «АГТУ».
IV Ответственность:
Документовед несет ответственность:
4.1 За ненадлежащие с исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах определенных действующим трудовым законодательством РФ.
4.2 За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности. - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
4.3 За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
Должностная инструкция разработана в соответствии с:
5.1 СТП АГТУ 06.-2004 «Порядок разработки, согласования, утверждения, издания, введения, учета и обращения должностных инструкций университета».
5.2 Квалификационными требованиями к должностям руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37 ).
Приложение 2
Трудовой договор
г. Астрахань «___» ______________ 200 г.
АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
(наименование вуза)
именуемый в дальнейшем «ВУЗ», в лице ректора ПИМЕНОВА ЮРИЯ ТИМОФЕЕВИЧА, действующего на основании Устава АГТУ и коллективного договора и _______________________________
именуемый в дальнейшем «работник» заключили договор о нижеследующем
1. «Работник» __________________________________
(фамилия, имя, отчество)
принимается в вуз на должность _______________________
на кафедру (отдел) _________________________________
2. «Работник» обязуется: соблюдать требования Устава АГТУ, коллективного договора, должностных инструкций
(перечисляются обязанности)
2.1. Соблюдать правила внутреннего трудового порядка «вуза»
2.2. Своевременно оповещать администрацию вуза (кафедры, отдела) о невозможности по уважительным причинам выполнять обусловленную договором работу
3. «Работник» имеет право: __________________________
3.1. Пользоваться оборудованием, лабораториями, источниками информации в порядке, установленном в вузе.
3.2. __________ пользоваться всеми правами работника университета__________________
(иные права)
4. Администрация вуза обязуется:
4.1. Создать условия для выполнения обусловленных договором обязанностей.
4.2. Не требовать работ, не предусмотренных договором, служебными инструкциями и должностными обязанностями без согласия «работника».
4.3. Обеспечивать условия по охране труда, предусмотренные действующими нормами и правилами.
4.4. Выплачивать должностной оклад: в соответствие со штатным расписанием (ежемесячно, по графику)
4.5. Предоставить отпуск в количестве __________________
(по заявлению, по графику)
4.6. Иные условия договора __________________________
5. Срок действия договора с «____» _____200 г. по «___» _____________200 г.
6. Стороны оставляют за собой право на досрочное расторжение настоящего договора при невыполнении обязательств одной из стороны.
7. В спорных случаях стороны руководствуются ТК РФ.
Настоящий договор является основанием для издания приказа.
РЕКТОР АГТУ «Работник»
____________________ ___________________________
(подпись) Руководитель подразделения (отдела)
М. П. ___________________________
(подпись)
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Понятия и принципы, лежащие в основе систем управления базами данных для ведения учета абонентов библиотеки. Анализ предметной области. Этапы проектирования БД. Разработка алгоритмов, выбор программных средств. Методическое обеспечение пользователя.
курсовая работа [2,1 M], добавлен 27.10.2010Разновидности систем управления базами данных. Анализ предметной области. Разработка структуры и ведение базы данных. Структурированный язык запросов SQL. Организация выбора информации из базы данных. Общие принципы проектирования экранных форм, макросов.
курсовая работа [3,1 M], добавлен 26.02.2016Постановка задачи проектирования и описание предметной области. Выбор состава технических и программных средств. Составление физической структуры базы данных отдела кадров предприятия. Экспорт физической структуры в систему управления базой данных.
курсовая работа [296,6 K], добавлен 07.05.2015Выбор методологии проектирования и системы управления базами данных. Описание предметной области и проектирование физической структуры базы данных. Реализация проекта в MS SQL Server 2008. Построение инфологической модели. Ограничения целостности связи.
курсовая работа [679,2 K], добавлен 22.01.2013Анализ организационной структуры управления и бизнес-процессов компании. Разработка логистической информационной системы, включающей в себя подсистемы управления продажами, запасами и грузоперевозками. Подбор ее программного и технического обеспечения.
дипломная работа [3,2 M], добавлен 18.05.2014Понятие информации, автоматизированных информационных систем и банка данных. Общая характеристика описательной модели предметной области, концептуальной модели и реляционной модели данных. Анализ принципов построения и этапы проектирования базы данных.
курсовая работа [1,7 M], добавлен 18.01.2012Анализ функциональной структуры и обеспечивающей части АСУ. Проектирование функциональной структуры подсистемы управления проблемами, разработка модели в среде CPN Tools и алгоритма работы. Описание программного и технического обеспечения проекта.
дипломная работа [5,6 M], добавлен 26.06.2011Автоматизированные информационные системы: виды, этапы проектирования, средства создания. Анализ предметной области "Библиотека" на примере Центральной районной библиотеки Муниципального бюджетного Учреждения Городищенского района Пензенской области.
курсовая работа [60,7 K], добавлен 07.08.2013Виды и структура художественного проектирования. Феномен и специфика графического дизайна. Закономерности и принципы формообразования объектов художественного проектирования. Основные средства композиции. Этапы процесса художественного проектирования.
курсовая работа [8,1 M], добавлен 13.03.2014Основные цели и принципы построения автоматизированного проектирования. Повышение эффективности труда инженеров. Структура специального программного обеспечения САПР в виде иерархии подсистем. Применение методов вариантного проектирования и оптимизации.
презентация [259,7 K], добавлен 26.11.2014Назначение, краткая характеристика и требования к системам проектирования и управления мультимедийными учебно-методическими курсами. Обзор компьютерных дистанционных технологий обучения. Возможности системы управления контентом. Мультимедиа компоненты.
учебное пособие [60,3 K], добавлен 30.04.2009Анализ предметной области. Обеспечение качества проектной документации. Построение инфологической (концептуальной) модели предметной области. Проектирование физической структуры базы данных. Разработка интерфейса, организация ввода и поиска данных.
курсовая работа [2,5 M], добавлен 10.01.2016Теоретические аспекты проектирования баз данных. Определение предметной области информационной системы, этапы ее проектирования. Особенности инфологического и даталогического видов проектирования. Реализация проекта в среде SQL Server Enterprise Manager.
курсовая работа [511,8 K], добавлен 11.03.2014Цель инфологического моделирования предметной области. Источники данных, базы данных и система управления, разработка модели. Принципы проектирования базы данных, концептуальная, логическая, материальная разработка. Типы сущностей, атрибутов и связей.
курсовая работа [188,6 K], добавлен 15.07.2012Анализ предметной области. Обзор программ-аналогов. Рассмотрение средств решения поставленной задачи. Проектирование структуры программы и базовых алгоритмов. Изучение руководства программиста и пользователя. Проектирование структуры базы данных.
курсовая работа [1,0 M], добавлен 14.11.2017Информационное обеспечение, система автоматизированного управления. Классификаторы технико-экономической информации, унифицированные документы. Этапы проектирования информационного обеспечения. Анализ методов и матрицы смежности информационного графа.
реферат [19,0 K], добавлен 29.10.2010Оценка состояния и направления совершенствования управления на ГУП "Дагестангеомониторинг" на базе IT-технологий. Разработка информационно-программного обеспечения веб-сайта предприятия. Организация проектирования и функционирования интернет-страницы.
дипломная работа [5,4 M], добавлен 01.10.2011Этап концептуального проектирования базы данных: описание и характеристика предметной области, ограничения и допуения, модель "сущность-связь" (ER-диаграмма). Выбор модели данных. Требования к интерфейсу пользователя, создание запросов в среде Delphi.
курсовая работа [2,2 M], добавлен 25.05.2010Создание структуры базы данных на примере "Школьного журнала" с использованием метода и принципа нормализации. Понятия базы данных, архитектуры БД и проектирования. Описание предметной области; приложения для работы с базой данных TTable и TQuery.
дипломная работа [996,4 K], добавлен 01.04.2012Структура и классификация систем автоматизированного проектирования. Виды обеспечения САПР. Описание систем тяжелого, среднего и легкого классов. Состав и функциональное назначение программного обеспечения, основные принципы его проектирования в САПР.
курсовая работа [37,7 K], добавлен 18.07.2012
