Размещено на http://www.allbest.ru/

Оренбург

2005

Программная система «Организационно-кадровая структура ВУЗа»

Содержание

• 1. Назначение программного средства
• 2. Условия выполнения программы
• 3. Установка программы
• 4. Руководство пользователя
• 4.1 Запуск программы
• 4.2 Интерфейс приложения
• 4.3 Подключение к базе данных
• 4.4 Редактирование элементов структуры подразделений
• 4.5 Добавление элемента в структуру подразделений
• 4.5.1 Простое создание подразделений
• 4.5.2 Добавление подразделения в результате слияния структурных единиц
• 4.5.3 Добавление подразделения, созданного в результате разделения некоторого элемента структуры
• 4.5.4 Создание подразделения на основе одного структурного элемента
• 4.6 Удаление элемента
• 4.7 Завершение работы с программой
• 4.8 Дополнительные функции
• 4.8.1 Поиск подразделения в структуре24
• 4.8.2 Работа с историей элемента структуры
• 4.8.3 Работа со списком элементов структуры
• 4.8.4 Обновление информации из БД
• 4.9 Вывод структуры на печать
• 4.10 Сообщения оператору
• Приложение А. Логическая структура базы данных программного средства «Организационно-кадровая структура ОГУ»

1. Назначение программного средства

Задача «Организационно-кадровая структура ОГУ» входит в комплекс задач подсистемы «Структура ОГУ».

Для реализации задачи создано программное средство Dept, которое работает с общей интегрированной базой данных информационно-аналитической системы (ИАС) ОГУ, а именно, со справочниками подразделений и типов подразделений. Соответственно, для корректной работы программы необходимо наличие созданной структуры базы данных для данной задачи.

Программное средство предназначено для:

· ведения иерархической структуры организационно-кадрового подчинения подразделений ОГУ;

· ведения истории структурных изменений;

· автоматизированного формирования выходных документов (структура ОГУ).

Программное средство позволяет:

· просматривать организационно-кадровую структуру подразделений, хранящуюся в базе данных;

· редактировать организационную структуру подразделений:

· добавлять новые элементы структуры, а также описание к ним;

· обновлять описание существующих элементов структуры;

· переводить элементы структуры в разряд «устаревших»;

· осуществлять поиск элементов структуры по их названию;

· распечатывать организационную структуру целиком или по заданным частям;

· поддерживать обновление информации, вводимой другими пользователями.

2. Условия выполнения программы

Программное средство предназначено для работы в локальной сети ВУЗа в архитектуре «клиент-сервер».

Для корректной работы необходима следующая минимальная конфигурация клиентской машины:

· процессор Intel Pentium 100 MHz (рекомендуется Intel Pentium 166 MHz и выше);

· 16 Mb оперативной памяти (рекомендуется 32 Mb);

· винчестер со свободным местом не менее 30 Mb (для возможного увеличения файла подкачки);

· видеокарта, поддерживающая режим 800Ч600 при 16-битном цвете (рекомендуется режим 1024Ч768);

· сетевая карта 10mbt/s;

· принтер.

Технические характеристики сервера БД должны быть следующими:

· процессор - не ниже Pentium3 (желательно Pentium 4) c частотой от 1 GHz;

· системная память - от 1 GB, DIMM;

· жесткий диск - 2 шт., объемом от 40 GB;

· система бесперебойного питания (UPS) с кабелем управления;

· монитор;

· видеокарта, поддерживающая Vesa (например, NVidia);

· сетевой адаптер;

· клавиатура;

· мышь;

· дополнительное коммуникационное оборудование для организации сети.

Программное средство работает под управлением ОС Windows 95/98/2000/ME/NT 4.0. На компьютере пользователя необходимо наличие установленного программного обеспечения - Oracle Client 8.1.7

программа интерфейс кадровый база

3. Установка программы

Для работы с приложением «Организационно-кадровая структура» на компьютере пользователя необходимо наличие установленного программного обеспечения - Oracle Client 8.0, настройку и установку которого производит сотрудник отдела информационного обеспечения центра информационных технологий (ауд. 1315).

На сервере базы данных должна быть установлена система управления базами данных Oracle 8.1.7 и программные средства для администрирования, настройки базы данных, позволяющие создавать ее структуру (DBA Studio, Toad, PLSQLDeveloper).

Логическая структура базы данных программного средства «Организационно-кадровая структура ВУЗа» представлена в приложении А.

Для установки программы следует скопировать запускаемый файл dept.exe на компьютер пользователя в каталог C:\Program Files\Dept. Для облегчения работы рекомендуется создать ярлык запускаемого файла на рабочем столе.

4. Руководство пользователя

4.1 Запуск программы

Запуск программы «Организационно-кадровая структура» осуществляется путем нажатия клавиши Enter на файле dept.exe, расположенном в каталоге C:\Program Files\Dept, либо путем двойного нажатия левой клавиши мыши на ярлыке программы, установленном на рабочем столе (Рисунок 1).

Рисунок 1 - Ярлык программы

4.2 Интерфейс приложения

Главное окно программы представлено на рисунке 2. В нем можно выделить четыре части:

1) Основная часть, в которой показана древовидная структура, отображающая кадровое подчинение подразделений ОГУ, каждое подразделение в которой отображается отдельной строкой, подчиненные элементы соединяются вертикальными линиями, а подразделения, имеющие подчиненные элементы обозначены знаком «+». При нажатии на знак «+» он заменяется на знак «-», и список раскрывается, показывая подчиненные подразделения. При нажатии на знак «-», список сворачивается.

2) Панель «Описание» - описание выбранного элемента структуры, на ней отображаются данные по выбранному подразделению:

уникальный номер;

тип подразделения;

название (в полной и сокращенной форме, родительном и винительном падеже);

адрес;

руководитель;

общее число компьютеров;

городские и внутренние телефоны;

Панель включается и отключается кнопкой

3) Панель кнопок управления. Кнопки управления дублируют наиболее часто используемые пункты меню.

4) Меню, через которое можно вызвать любую функцию программы. Оно расположено в верхней части окна.

Рисунок 2 - Главное окно программы

В строке состояния окна отображается количество записей в таблице БД Dept.

4.3 Подключение к базе данных

Для работы с программой пользователь должен подключиться к базе данных, нажав кнопку «Соединиться» в основном окне приложения, или выбрав одноименный пункт меню («Файл» - «Соединиться с БД»). В появившемся окне (Рисунок 3) следует ввести имя и пароль, назначенные пользователю администратором БД. По вопросам, касающимся имени пользователя, пароля и правам доступа, используемым при работе с системой, следует обратиться в сектор информационного обеспечения БД.

Рисунок 3 - Соединение с базой данных

4.4 Редактирование элементов структуры подразделений

Для перехода в режим редактирования (Рисунок 4) необходимо выделить элемент в древовидной структуре подразделений и нажать кнопку «Редактировать» , или выбрать соответствующий пункт меню («Элемент» - «Редактировать»).

При редактировании возможны следующие операции:

переименование подразделения на основе приказа;

изменение данных о подразделении из-за ошибки, допущенной при вводе информации.

Для каждого подразделения в базе данных хранятся следующие данные: полное название, тип, численность персонала, уникальный номер, аббревиатура, сокращенное название, название в родительном падеже, название в именительном падеже, адрес, фамилия руководителя, родительское подразделение.

Рисунок 4 - Режим редактирования информации о подразделении

Обязательными из них являются: полное название, тип подразделения, аббревиатура, сокращенное название и название в именительном падеже. Если хотя бы одно из обязательных для заполнения полей будет пустым - кнопка сохранения будет недоступна, она останется серого цвета. Выбор типа подразделения и родительского подразделения производится из выпадающих списков, которые формируются из интегрированной БД. Адрес подразделения и фамилия руководителя доступны только для просмотра. Эти данные вводятся через другие приложения подсистемы «Структура ВУЗа» («Реестр помещений», «Штатное расписание»). Уникальный номер (ID) назначается программой автоматически и не может быть изменен.

Для сохранения измененных данных следует нажать на кнопку «Ok». Если родительское подразделение не было изменено, то на экран будет выведено окно, представленное на рисунке 5.

Рисунок 5 - Уточнение причины редактирования

В этом окне следует уточнить, на основании чего было произведено изменение данных. Если в результате ошибки, то следует нажать кнопку «Нет». В этом случае в журнал истории ничего записано не будет. Также можно отменить операцию редактирования, нажав кнопку «Отмена». Если данные о подразделении изменялись на основе приказа, то следует нажать кнопку «Да», в этом случае на экран будет выведено окно (Рисунок 6), в котором можно указать номер и даты приказа.

В этом окне необходимо задать номер и дату приказа. Здесь также можно ввести комментарий для создаваемого подразделения. Кнопка «По умолчанию» предусмотрена для генерации номера приказа по умолчанию (№ 407).

Для записи введенных данных следует сначала нажать на кнопку «Ok», а затем подтвердить переименование подразделения или отменить это действие (Рисунок 7).



Рисунок 6 - Приказ на переименование подразделения

Рисунок 7 - Подтверждение переименования подразделения

Если операция переименования была подтверждена, выбранное подразделение будет переименовано, его персонал и ставки, которые существуют на данный момент, будут соотнесены с новым подразделением, а старое название будет считаться устаревшим. Также об этом будет сделана соответствующая запись в журнале истории.

Если родительское подразделение было изменено, то на экран будет выведено окно, показанное на рисунке 8. В этом окне необходимо задать номер и дату приказа. Здесь также можно ввести комментарий для создаваемого подразделения. Кнопка «По умолчанию» предусмотрена для генерации номера приказа по умолчанию (№ 407).

Для записи введенных данных следует сначала нажать на кнопку «Ok», а затем подтвердить перемещение подразделения или отменить это действие (Рисунок 9).

Рисунок 8 - Приказ на перемещение подразделения

Рисунок 9 - Подтверждение перемещения подразделения

4.5 Добавление элемента в структуру подразделений

Для добавления нового элемента необходимо выделить подразделение, в которое будет добавлено новое, и нажать кнопку , или выбрать одноименный пункт меню («Элемент» - «Добавить»). На экране появится окно диалога для подтверждения вставки нового элемента. При подтверждении откроется окно редактирования свойств нового подразделения с пустыми полями, аналогичное окну редактирования (Рисунок 4), в которое пользователю нужно будет ввести новые данные.

По нажатию на кнопку «ОК» на экран будет выведено окно, в котором необходимо указать причину создания подразделения. Для этого нужно установить переключатель на соответствующую позицию и нажать на кнопку «Принять» (Рисунок 10).

Рисунок 10 - Уточнение причины создания подразделения

Рассмотрим причины создания подразделений и соответствующие им последовательности действий. При добавлении подразделений можно выполнять следующие операции:

· Простое создание подразделения.

· Добавление подразделения, созданного в результате слияния структурных единиц.

· Добавление подразделения, созданного в результате разделения некоторого элемента структуры.

· Создание подразделения на основе одного структурного элемента.

4.5.1 Простое создание подразделений

Если подразделение создается не на основе уже существующих, то следует установить переключатель в позицию «Создание». После нажатия на кнопку «Принять» на экран будет выведено окно, показанное на рисунке 11.

В этом окне необходимо задать номер и дату приказа. Здесь также можно ввести комментарий для создаваемого подразделения. Кнопка «По умолчанию» предусмотрена для генерации номера приказа по умолчанию (№ 407).

Для записи введенных данных следует сначала нажать на кнопку «Ok», а затем подтвердить добавление подразделения или отменить это действие (Рисунок 12).

Рисунок 11 - Приказ на создание подразделения



Рисунок 12 - Подтверждение создания подразделения

После утвердительного ответа данные будут записаны в базу данных, а вновь введенное подразделение отобразится в древовидной структуре.

4.5.2 Добавление подразделения в результате слияния структурных единиц

Если подразделение создается на основе слияния уже существующих структурных единиц, то переключатель следует установить в позицию «Организация путем слияния» и нажать на кнопку «Принять». После этого на экран будет информация о процессе объединения подразделений (Рисунок 13).

Рисунок 13 - Сообщение о слиянии подразделений

Для продолжения операции слияния структурных единиц нужно нажать на кнопку «Да». В результате на экран будет выведено окно (Рисунок 14), в котором кроме номера и даты приказа следует сформировать список подразделений, на основе которых будет создано новое. В этом окне, Для добавления в список выбранного подразделения следует нажать на кнопку «Добавить в список». Можно также удалить из списка ошибочно введенное название. Для этого следует выделить его в списке выбранных подразделений и нажать на кнопку «Удалить из списка».

После того как список подразделений сформирован, для продолжения операции объединения следует нажать на кнопку «Ok». Далее на экран будет выведено окно, показанное на рисунке 15.

Если необходимо перенести сотрудников и ставки штатного расписания в новое подразделение, то следует нажать на кнопку «Да», в противном случае на кнопку «Нет». Нажатие на кнопку «Отмена» приведет к прекращению операции объединения подразделений.

Рисунок 14 - Приказ на слияние подразделений

Рисунок 15 - Уточнение слияния подразделений

Если операция объединения не была прервана, то на экран будет выведено сообщение (Рисунок 16). Для сохранения данных об объединении подразделений следует нажать на кнопку «Да», для отмены на кнопку «Нет».

Рисунок 16 - Подтверждение слияния подразделений

После утвердительного ответа объединенные подразделения станут устаревшими, а вновь введенное подразделение отобразиться в древовидной структуре.

4.5.3 Добавление подразделения, созданного в результате разделения некоторого элемента структуры

Если структурный элемент создается на основе разделения существующего подразделения, то переключатель следует установить в позицию «Организация путем разделения» и нажать на кнопку «Принять». После этого на экран будет информация о процессе разделения подразделений (Рисунок 17).

Рисунок 17 - Сообщение о разделении подразделений

Для продолжения операции разделения структурной единицы нужно нажать на кнопку «Да». На экране появится окно (Рисунок 18), в котором необходимо ввести номера и дату приказа, а также выбрать из предложенного списка подразделение, которое будет разделено.

Для записи данных о разделении выбранного подразделения следует сначала нажать на кнопку «Ok», а затем подтвердить это действие, нажав на кнопку «Да» (Рисунок 19).

4.5.4 Создание подразделения на основе одного структурного элемента

Если подразделение создается на основе одного структурного элемента, то следует установить переключатель в позицию «Создание на основе подразделения». После нажатия на кнопку «Принять» на экран будет выведено информация о процессе создания подразделения на основе выбранной структурной единицы (Рисунок 20).

Рисунок 18 - Приказ на разделение подразделений



Рисунок 19 - Сообщение о разделении подразделений

Рисунок 20 - Информация о создании подразделения на основе структурной единицы

Рисунок 21 - Приказ на создание подразделения на основе выбранной структурной единицы

Следует отметить, что в результате этой операции в отличие от переименования подразделения на основе приказа (0) исходное подразделение не удаляется, а сотрудники и ставки штатного расписания в новое подразделение не переносятся.

После утвердительного ответа на экран будет выведено окно (Рисунок 21), в котором кроме номера и даты приказа нужно выбрать подразделение, на основе которого будет создано новое.

Для записи данных о создании нового подразделения на основе выбранной структурной единицы следует сначала нажать на кнопку «Ok», а затем подтвердить это действие, нажав на кнопку «Yes» (Рисунок 22).

Рисунок 22 - Окно подтверждения выбранного действия

Для прекращения операции создания можно нажать на кнопку «Cancel» в окне приказа или на кнопку «Нет» в окне подтверждения (Рисунок 22).

4.6 Удаление элемента

Для удаления элемента из структуры следует выбрать элемент, подлежащий удалению и нажать кнопку (Рисунок 2), или выбрать пункт из меню («Элемент» - «Удалить»). Программа дважды попросит подтвердить ваше намерение (Рисунок 23, Рисунок 24) и после этого подразделение будет удалено из структуры ОГУ. Отменить удаление невозможно, поэтому использовать данную функцию следует с особой осторожностью.



Рисунок 23 - Окно первого подтверждения удаления элемента структуры подразделений

Рисунок 24 - Окно второго подтверждения удаления элемента структуры подразделений

Необходимо отметить, что удалить можно только элементы, не имеющие дочерних подразделений. При их наличии кнопка «Удалить» будет неактивна (серого цвета).

4.7 Завершение работы с программой

Для завершения работы с системой нужно сначала нажать на кнопку “Отсоединить” группы база, показанной в правом верхнем углу главного окна программы (Рисунок 2). Это приведет к отсоединению от сервера. После этого закройте это окно нажатием на крестик, расположенный в правом верхнем углу окна.

4.8 Дополнительные функции

К дополнительным функциям относятся функции поиска элемента структуры, работы с историей подразделения, алфавитной сортировки, развертывания и свертывания списка и печати.

4.8.1 Поиск подразделения в структуре

В случае, когда трудно найти нужное подразделение среди других в дереве структуры, можно использовать функцию поиска - кнопка или пункты меню «Список» - «Поиск». В появившемся окне (Рисунок 25) пользователю необходимо ввести искомую подстроку, причем это может быть просто часть искомого слова. Поиск будет производиться с элемента, следующего за выделенным, до конца списка. Если необходимо провести поиск с начала списка - необходимо отметить опцию «искать с начала списка».

Рисунок 25 - Поиск подразделения в структуре

4.8.2 Работа с историей элемента структуры

Для того чтобы открыть историю выбранного элемента структуры (Рисунок 26) следует нажать на кнопку (Рисунок 2) или выбрать пункт меню ЭлементИстория.



Рисунок 26 - Окно истории структурного элемента

В программе предусмотрена возможность отображения следующих данных о выбранном элементе структуры:

номер приказа;

дата приказа;

тип события;

название закрывшегося подразделения или старое название данного;

название главного для закрывшегося подразделения или прежнее главное подразделение;

название открывшегося подразделения или новое название данного;

название главного для открывшегося подразделения или новое главное подразделение;

комментарий.

Для редактирования номера или даты приказа следует выделить соответствующий приказ и нажать на кнопку «Редактировать». Остальные данные доступны только для просмотра.

4.8.3 Работа со списком элементов структуры

Для удобства чтения и визуального поиска предназначена сортировка по названию подразделений элементов структуры. Для сортировки элементов структуры следует нажать на кнопку (см. рис. 2) или выбрать пункт меню «Список» «Сортировать».

Полное сворачивание и полное раскрытие структуры производится при нажатии кнопок , (см. рис. 2) или соответствующих им пунктов меню.

4.8.4 Обновление информации из БД

Обновление информации используется, если произведены изменения в структуре другим пользователем во время работы данного пользователя программы.

Повторное считывание информации из БД выполняется с помощью пункта меню «Список» «Построить» «Все»/«Новые» или соответствующих им кнопок на панели управления (см. рис. 2). В случае выбора подпункта меню «Все» отобразятся не только действующие подразделения, но и те которые были удалены. Эти элементы будут отмечены знаком удаленных - . Для того чтобы отобразились только существующие в данный момент подразделения, следует выбрать подпункт меню «Новые».

4.9 Вывод структуры на печать

В программе предусмотрена возможность печати древовидной структуры подразделений в файлы формата txt и файлы формата Excel. Файлы имеют одно содержание, представленное в разной форме.

Для формирования текстового файла нужно выбрать пункт меню «Файл» «Печать» «Печать в txt файл». В результате будет создан файл - Структура ОГУ.txt. Файл по умолчанию создаются в каталоге Temp. Например, если каталог Windows находится на диске «D:» , то полный путь сохранения файлов: «D:\WINDOWS\TEMP\».

Файл Структура ОГУ.txt открываются программой "Блокнот". Для того, чтобы открыть файл необходимо нажать клавишу Enter или щелкнуть 2 раза левой клавишей мыши на пиктограмме файла.

Чтобы скопировать данные в формат *.doc (Word), необходимо в программе "Блокнот" выполнить следующие действия:

5) Пункт меню "Правка", "Выделить всё".

6) Пункт меню "Правка", "Копировать".

Содержимое файла будет скопировано в буфер обмена WINDOWS.

7) Затем необходимо открыть программу WORD, создать новый документ, в который вставить содержимое буфера обмена, для этого выполняется команда: "Правка", "Вставить", или нажимается пиктограмма .

Для создания файла в формате Excel нужно выбрать пункт меню «Файл» «Печать» «Печать дерева в Excel». В результате будет сформирован файл в формате Excel. Если на компьютере установлен табличный процессор Excel, то файл со структурой будет автоматически открыт. Для сохранения файла в программе Excel следует выбрать пункт меню «Файл» «Сохранить» или нажать на пиктограмму .

Для формирования файла в формате Excel, содержащего структуру одного подразделения следует в программе «Организационно-кадровая структура» выбрать пункт меню «Файл» «Печать» «Печать подразделения в Excel».

4.10 Сообщения оператору

Сообщения, выдаваемые пользователю в ходе работы с программой, представлены в таблице 1.

Таблица 1 - Сообщения оператору

№ п\п	Текст сообщения	Причины возникновения	Действия оператора
1	Добавить подразделение в Оренбургский государственный университет?	Попытка добавить новое подразделение: выбран пункт меню «Элемент» - «Добавить» или нажата кнопка	“Yes”-подтверждение добавления нового подразделения “No” - отказ от добавления
2	Удалить подразделение?	Попытка удаления подразделения: выбран пункт меню «Элемент» - «Удалить» или нажата кнопка	“Yes” - подтверждение удаления выделенного подразделения “No” - отказ от удаления
3	Подразделение не найдено.	При осуществлении поиска: невозможно найти подразделение с заданным именем

Приложение А. Логическая структура базы данных программного средства «Организационно-кадровая структура ОГУ»

Схема таблиц БД и их взаимосвязей

Размещено на Allbest.ru

...